2004-10-13 Kommunstyrelsen Revisionsrapport, september 2004, efter granskning av rutinerna för återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster Kommunrevisionen har under hösten 2004 granskat rubricerade rutiner. Revisionsrapport har upprättats i september månad, bilaga. Vi konstaterar att ansvaret för själva återsökningen är centraliserat till kommunkontorets ekonomiavdelning medan det är envar nämnds ansvar att, genom konteringen av fakturor, tillse att underlaget för återsökningen säkerställs. I vår granskning, som avser första kvartalet 2004, har Barn- och skolnämnderna, Socialnämnden, Vård- och omsorgsnämnden samt Nämnden för Lundafastigheter varit berörda. Våra iakttagelser avseende granskningsperioden (3 månader) visar på en rad brister vad avser bevakningen av återsökningsobjekt. Dessa brister redovisas i rapporten och bör snarast åtgärdas. Då det är möjligt att återsöka momsen retroaktivt sex år bakåt i tiden bör kommunen, med anledning av nu aktuella iakttagelser från granskning av en tremånadersperiod, överväga att göra en rekonstruktion av tidigare år för hela kommunen. Tillämpningen av gällande rutiner bör härutöver stramas upp för att säkra kommunens rätt till återsökning. Revisionsrapporten överlämnas till Kommunstyrelsen för kännedom och åtgärder. Kommunstyrelsens återredovisning av vidtagna och eventuellt planerade åtgärder emotser Kommunrevisionen före utgången av januari månad 2005. Revisionsrapporten översändes för kännedom till av granskningen berörda nämnder. FÖR LUNDS KOMMUNS REVISORER......... Per Olsson Anna-Klara Arvidsson Eva Ekelund Olsson Ordförande Vice ordförande 2:e vice ordförande Bilaga Revisionsrapport, september 2004, efter granskning av rutinerna för återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster.
Återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster Lunds kommun September 2004 Jörgen Persson Peter Andersson
1. Inledning Försäljning av verksamhet inom sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning är till största delen befriad från mervärdesskatt vilket medför att försäljande organisation inte får göra avdrag för sina momskostnader. Om en kommun själv bedriver samma verksamhet kan avdrag göras för mervärdesskatten. För att få konkurrensneutralitet har kommunerna därför möjlighet att återsöka statsbidrag vid köp av tjänster inom dessa verksamheter. Reglerna innebär i korthet att kommunen för sådana kostnader kan erhålla statsbidrag med antingen - 6 procent av den totala kostnaden, eller - 18 procent av lokalkostnaderna och 5 procent av övriga kostnader Det finns därtill möjlighet för kommunen att ansöka om statsbidrag för 18 procent av hyreskostnaderna för omsorgsbostäder. 1.1 Syfte I sammanhanget kan noteras att det finns möjligheter att retroaktivt ansöka om statsbidrag. Lunds kommuns revisorer har beslutat att granska kommunens återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster. Syftet med granskningen är att undersöka om det finns tillfredsställande rutiner för återsökning av statsbidrag. Revisionsfrågorna i denna granskning är följande: Återsöks 6- eller 18- och 5 procent av kostnaderna för momsfria köp av verksamheter korrekt? Finns det rutiner som möjliggör att statsbidrag återsöks vad gäller externa hyreskostnader avseende omsorgsbostäder (18%)? 1.2 Metod och avgränsning Granskningen har omfattat januari 2004 till och med mars 2004. Som underlag för granskningen har listor tagits fram ur ekonomisystemet för de kostnadsslag i ekonomisystemet som avser köp av verksamheter. Endast kostnader som kodas med nämnda slag har granskats. 2
Listorna från ekonomisystemet har bearbetats via registeranalys. Fakturor där moms direktregistrerats i ekonomisystemet har tagits bort från listorna då statsbidrag inte kan sökas för dessa fakturor. För fakturor som registrerats i ekonomisystemet framgår bland annat leverantörsnamn i listorna. Utifrån bland annat leverantörsnamnet och verksamhet har vi i ett första skede valt bort vissa fakturor eftersom vi bedömt att dessa inte är återsökningsbara. För övriga fakturor har vi begärt fakturakopior från förvaltningarna för att kunna bedöma om kostnaderna medför möjlighet att söka statsbidrag. En del av fakturorna som avser individ- och familjeomsorgen registreras i IFO-systemet innan posterna kommer in i ekonomisystemet vilket medför att leverantörens namn inte kan utläsas i ekonomisystemet. Granskningen av dessa fakturor har skett genom en kartläggning av systemet och manuell stickprovskontroll. Statsbidraget för externt förhyrda omsorgsbostäder har bedömts utifrån om det finns rutiner som möjliggör återsökning och har inte detaljgranskats. 1.3 Regelverket Försäljning av verksamheter inom områdena sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning är till största delen momsbefriad vilket medför att försäljande organisation inte får dra av momsen för sina kostnader. Undantagna är stat, landsting och kommuner. Att försäljande organisation inte får dra av momsen för sina kostnader medför att deras kostnader blir högre än motsvarande verksamhet inom kommunen. För att få konkurrensneutralitet mellan kommunen och försäljande organisationen finns det en möjlighet för kommunen att återsöka statsbidrag för köp av vissa verksamheter. Sedan skattereformen år 1991 har det skett ett flertal förändringar och tillägg till lagstiftningen. Bland annat finns det möjlighet för kommunerna att återsöka 6- eller 18- och 5 procent av kostnader för inköp inom områdena sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning. För att 18 procent (för lokalkostnader) och 5 procent (för resterande kostnader) av kostnader ska kunna återsökas i statsbidrag krävs att det finns uppgifter på fakturan om hur stor andel av priset som avser lokalkostnader. Görs ingen uppdelning får endast 6 % av den totala kostnaden återsökas. Det finns också möjlighet att söka 18 procentig ersättning för hyra av s.k. omsorgsbostäder. 1.4 Rutinen för återsökning Återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster sker centralt av kommunkontorets ekonomiavdelning. För att ekonomiavdelningen ska få underlag för återsökningen används ekonomisystemets konteringar. I ekonomisystemet finns sammanlagt 4 fordringskonto som används vid uppbokningar av statsbidragsfordran. Det är 3
dessa konton som förvaltningarna ska använda när de konterar en faktura där statsbidrag kan återsökas. Utifrån förvaltningarnas konteringar tar kommunkontorets ekonomiavdelning fram listor ur ekonomisystemet för ovan nämnda fordringskonton. Dessa listor är sedan underlag för ansökan till skatteverket. För perioden januari till och med mars 2004 har följande statsbidrag återsökts. Ökade kostnader vid upphandling Hyra av omsorgsbostäder Totalt 6% 5% 18% 18% Januari 680 2 955 270 680 4 585 Februari 796 592 388 449 2 225 Mars 624 578 402 514 2 118 Totalt 2 100 4 125 1 060 1 643 8 928 Tabell 1: Återsökt statsbidrag för perioden januari till och med mars 2004. Noterbart i tabellen är att återsökt 5 procentigt statsbidrag för januari avviker stort från övriga månader. Enligt uppgift berodde det på att felaktig procentsats används av den som registrerat fakturorna. Korrigering har skett i senare ansökan. 2. Granskningsresultat 2.1 Återsökning av fakturor som registrerats i ekonomisystemet. Via ekonomisystemet har fakturor sökts ut där moms inte har dragits och som ej konterats på så sätt att ekonomikontoret kan återsöka statsbidrag. Utifrån framtagen lista har förvaltningarna ombetts att skicka in underlag i form av fakturakopior till revisionen. Vi kan vid genomgången av fakturakopiorna konstatera att ca 1,1 Mkr i kostnader ej konterats på så sätt att återsökning av statsbidrag kunnat ske. Det innebär att kommunen för den granskade perioden kan återsöka ca 67 kkr ytterligare i statsbidrag. Listor med ej återsökta kostnader har lämnats till kommunkontorets ekonomiavdelning för rättning. Av de ovan beskrivna 1,1 miljoner kronorna är nästan 450 kkr kostnader för personlig assistans. Övriga kostnader består både av skolkostnader och omsorgskostnader. Revisionens synpunkter 4
Kommunen bör utnyttja möjligheten att söka statsbidrag när så är möjligt. Rättning bör ske av ovan nämnda brister. Vi bedömer att det finns möjlighet för kommunen att rätta redovisningen till särskilda skattemyndigheten i Ludvika sex år bakåt i tiden. 2.2 Återsökning på fakturor som registrerats i Procapita. Då leverantörens namn inte framgår för fakturor som registreras i IFO-systemet har granskningen inriktas till att genom manuella stickprov bedöma om rutinen för återsökningen fungerar tillfredsställande. I Procapita registreras vad fakturan avser, vilket i sin tur styr den konteringen som fakturan får i ekonomisystemet när uppgifterna i Procapita integreras med ekonomisystemet. Varje månad tar sedan socialförvaltningen fram listor från ekonomisystemet som visar hur mycket kostnader som konterats på sådant sätt, att återsökning av statsbidrag kan ske. Utifrån listorna bokas sedan upp en fordran på statsbidraget på samma sätt som för övriga fakturor. För fakturor som konterats på så sätt att återsökning av statsbidrag ska ske, har stickprov tagits för att säkerställa att korrekt återsökning har skett. Dessa stickprov gav ingen anledning till anmärkning. För fakturor som konterats som köp från externa företag med konto 6185 (Öppen vård, köp) har alla fakturor överstigande 10.000 kr granskats. För perioden januari till och med mars år 2004 innebär det att fakturor för drygt 900 kkr granskats. För samtliga granskade fakturor med undantag av en faktura bedöms statsbidrag kunna återsökas. Det innebär att för den granskade perioden kan ytterligare knappt 60.000 kr i statsbidrag återsökas. Om motsvarande brist i återsökan funnits under åren 2002-2003 skulle kommunen kunna återsöka ytterligare drygt 280 kkr i statsbidrag. Revisionens synpunkter Socialförvaltningen bör utnyttja möjligheten att söka statsbidrag när så är möjligt. Rättning bör ske av ovan nämnda brister. Eventuell rättning bör också göras bakåt i tiden. Utredning härom bör göras. 2.3 Återsökning av moms för omsorgsbostäder I det fall kommunen hyr omsorgsbostäder av en extern förhyrare som inte är stat, landsting eller kommun kan kommunen söka 18 procentigt statsbidrag för hyreskostnaden. I lagen om mervärdesskattekonto för kommuner och landsting (SFS 1995:1518) anges vilka typer av boende som kommunen kan få statsbidrag för. I lagtexten hänvisas till tre typer av boende: boende för äldre som behöver särskilt stöd (Socialtjänstlagen 5 kap 5 andra stycket) 5
boende för personer som möter betydande svårigheter i sin livsföring (Socialtjänstlagen 5 kap 7 tredje stycket) boende/bostäder till personer som enligt lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade har rätt till boende/bostad ( 9 punkt 8 och 9). Det är inom nämnden för Lundafastigheters, socialnämndens och vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde som inhyrning av omsorgsfastigheter sker. Det är respektive förvaltning som hyr från externa förhyrare som har ansvar för att kontera så att återsökning av statsbidrag kan ske. I de fall som Lundafastigheter betalar hyran till den externa förhyraren är det Lundafastigheter som har detta ansvar. En gång per år skickar Lundafastigheter ett brev till socialförvaltningen och omsorgsförvaltningen för att få information om vilka av lundafastigheters hyrda fastigheter som avser omsorgsbostäder. Utifrån svaren konteras hyresfakturorna. Enligt uppgift sker också eventuell rättning bakåt i tiden. Inom socialförvaltningen finns en ekonomiassistent som hanterar alla hyresfakturor inom avdelningen för vuxna och avdelningen för psykiskt funktionshindrade. Ekonomiassistenten tillsammans med beslutsattestanten har ansvaret för att kontering sker så att statsbidrag kan sökas. Enligt uppgift från ekonom inom omsorgsförvaltningen är det främst en ekonomiassistent som hanterar återsökning av statsbidrag för omsorgshyror. Anmälningar om förändringar i innehav av omsorgsbostäder sker till ekonomiassistenten. Det är beslutsattestanten tillsammans med ekonomiassistenten som har ansvaret för att kontering sker så att statsbidrag kan sökas. I övrigt används två verksamhetskoder i ekonomisystemet för att ange om kostnaderna avser servicebostäder samt gruppbostäder. Bedömning Vi bedömer att nuvarande rutiner ger förutsättning för kommunen att återsöka statsbidrag där så är möjligt. Rutinerna bör dokumenteras. 6