Granskning av intern kontroll i utbetalningsprocesserna

R E V I S I O N S R AP P O R T 2009-01-20 Dnr 08REK20 Socialnämnden För information: Kommunstyrelsen KLK Ekonomi KLK Personal KLK Säkerhetsenheten Granskning av intern kontroll i utbetalningsprocesserna Socialnämnden Det är viktigt att Socialnämnden har god intern kontroll i sina utbetalningar. Kommunrevisionen har genomfört en granskning av rutinerna för utbetalningar för bistånd, ersättning till familjehem och fakturabetalningar till hem för vård och boende och andra externa vårdformer inom Socialtjänsten. Rapporten har slutbehandlats av revisorskollegiet 2009-01-20. Överväganden och ställningstaganden Årligen betalar Socialtjänsten ut drygt 200 mkr i olika former av direkta ersättningar och betalning för vård. Sammanfattningsvis kan sägas att de tekniska möjligheterna till rutiner och kontroller som finns i verksamhetssystemen inte utnyttjas fullt ut. Rapporten innehåller en rad konkreta förslag till förbättringar av nuvarande rutiner för att stärka den interna kontrollen och minska risken för oavsiktliga och avsiktliga fel. Ett av förslagen att införa banken som kontohållare innebär mindre arbete och färre felkällor. Denna bankservice används redan idag i andra rutiner i kommunen. Revisorerna i Gävle kommun Rune I Wiebe Revisorskollegiets ordförande Henry Lundberg Revisionschef Bilaga: Granskningsrapport Granskning av intern kontroll i utbetalningsprocesserna Socialnämnden Gävle kommun K O M M U N R E V I S I O N E N Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx) kommunrevisionen@gavle.se

(tom baksida)

Granskningsrapport Granskning av intern kontroll i utbetalningsprocesserna Socialnämnden Gävle kommun Gävle kommun December 2008 Robert Heed Johan Skeri

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och slutsatser... 3 2. Bakgrund och uppdrag... 5 2.1 Syfte med granskningen... 5 2.2 Revisionsfrågor och genomförande... 5 2.3 Metod... 6 2.4 Avgränsning... 6 3. Allmän information Individ och familjeomsorgen... 7 4. Treserva... 8 4.1 Revisionell bedömning... 8 5. Försörjningsstöd... 10 5.1 Processflödet försörjningsstöd... 10 5.2 Revisionell bedömning... 12 6. Familjehem... 13 6.1 Val av familjehem... 13 6.2 Utbetalning... 14 6.3 Uppföljning... 15 6.4 Revisionell bedömning... 15 7. Köpt vård... 16 7.1 Fakturahantering... 16 7.2 Revisionell bedömning... 17 8. Integrationer... 18 8.1 Integrationer med ekonomisystemet... 18 8.2 Integrationer med lönesystemet... 18 8.3 Revisionell bedömning... 18 2

1. Sammanfattning och slutsatser Granskningen ska besvara frågan om Gävle kommun uppfyller kraven på en god intern kontroll avseende utbetalningar av ekonomiskt bistånd, ersättning till familjehem samt fakturabetalningar till hem för vård och boende och andra externa vårdformer. Utifrån denna frågeställning har följande revisionsfrågor bedömts: Hur ser den interna kontrollen ut vid nyupplägg och förändringar av uppgifter för klienter och leverantörer som är betalningsmottagare? För att undvika problem bör socialtjänsten i framtiden standardisera aktiviteterna kring nyupplägg och förändringar av klienter/leverantörer i Treserva, samt vad som ska sparas i akten. Eftersom de flesta leverantörerna när det gäller köpt vård är upphandlade genom kommunens upphandlingsbolag, anses kontrollen av dessa vara tillfredsställande. Hur ser flödet organisatoriskt ut, vilken intern kontroll som byggts in i attestfunktioner i Treserva (behörigheter) och uppdelning av utförandet? Aktiviteter som skulle höja den interna kontrollen är speciella behörighetsblanketter som undertecknas av chef vid alla förändringar. Behörighetskontrollen av upplagda användare borde ligga som en aktivitet i internkontrollplanen. Under granskningen framkom att det fanns användare som hanterade ärenden ensamma från upplägg till utbetalning, vilket inte är inom ramen för en god internkontroll. Antalet användare med fullständiga rättigheter i Treserva ska vara klart begränsat. Fungerar integrationer och utbetalningar via ekonomisystemet Aditro med god intern kontroll? Den enda integrationen som finns med ekonomisystemet är att det skapas en bokföringsfil i Treserva som läses in i ekonomisystemet. Denna fil innehåller inga personuppgifter, utan endast bokföringsposter. Bedömningen är att hanteringen är tillfredsställande. Tidigare gjordes samtliga utbetalningar via Treserva, men under hösten har en ny rutin införts som innebär att samtliga leverantörsfakturabetalningar görs via ekonomisystemet. Det är för tidigt att göra en bedömning av hela hanteringen, men förutsättningarna finns för att hanteringen ska uppfylla en god intern kontroll. Fungerar integrationer och utbetalningar via personalsystemet IFS med god intern kontroll? Det finns inga integrationer mellan Treserva och personalsystemet, utan samtliga underlag hanteras manuellt och registreras in i personalsystemet. Bedömningen är att det finns brister i den interna kontrollen när det gäller uppföljning av utbetalning av ersättning till bland annat familjehem. En rutin bör införas där man månatligen följer upp 3

de utbetalningar som görs. Det bör utredas om vilka möjligheter som finns för att automatisera integrationerna mellan Treserva och lönesystemet, för att förbättra möjligheterna till en god intern kontroll. Finns någon form av akuta utbetalningar, som hanteras annorlunda än den normala rutinen och vilken intern kontroll finns för detta? Akututbetalningar kan göras upp till 500 kr och hanteras via Plusgirot (s k PG-A). Till stor del ingår även dessa utbetalningar i den normala hanteringen och innefattas av den interna kontrollen som finns för försörjningsstöd i övrigt. 4

2. Bakgrund och uppdrag Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering och information om verksamheten. Den interna kontrollen skall utformas för att med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att verksamhetens mål kan uppnås och att lagar/riktlinjer efterlevs. En viktig del i den interna kontrollen blir därmed att skapa tillförlitliga system och rutiner för de olika verksamhetsprocesserna. Omfattning av olika kontrollmoment skall vägas mot de risker som finns i verksamheten. Till detta hör att ansvars- och arbetsfördelningen skall vara sådan att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. I kontrollrutinerna ingår även att skydda mot och upptäcka avsiktliga eller oavsiktliga fel. Hanteringen av ekonomiskt bistånd i en kommun är en process som berör många både inom och utom kommunen. Riskfyllda aktiviteter inom ramen för intern kontroll är att rätt beslut fattas med rätt belopp och att utbetalning sker till rätt person. 2.1 Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att bedöma om Gävle kommun uppfyller kraven på en god intern kontroll avseende utbetalningar av ekonomiskt bistånd, ersättning till familjehem samt fakturabetalningar till hem för vård och boende och andra externa vårdformer. 2.2 Revisionsfrågor och genomförande Hur ser den interna kontrollen ut vid nyupplägg och förändringar av uppgifter för klienter och leverantörer som är betalningsmottagare? Hur ser flödet organisatoriskt ut, vilken intern kontroll som byggts in i attestfunktioner i Treserva (behörigheter) och uppdelning av utförandet? Fungerar integrationer och utbetalningar via ekonomisystemet Aditro med god intern kontroll? Fungerar integrationer och utbetalningar via personalsystemet IFS med god intern kontroll? Finns någon form av akuta utbetalningar, som hanteras annorlunda än den normala rutinen och vilken intern kontroll finns för detta? 5

2.3 Metod Granskningen har genomförts via studier och analys av förekommande styrdokument, rutinbeskrivningar och processen från beslut till utbetalning. Intervjuer har genomförts med handläggare och ansvariga för verksamheten inom socialnämnden samt inom kommunstyrelsens ekonomienhet. Stickprov har genomförts i ett antal försörjningsstödsärenden, samt kring användarbehörigheter i Treserva. 2.4 Avgränsning Granskningen har inriktat sig mot interna kontrollen kring utbetalningar, ej hur ärendehandläggningen har genomförts enligt gällande lagstiftning (bedömning). Vidare utgör granskningen inte någon IT-säkerhetsgranskning eller om Treserva uppfyller sekretesslagstiftningen. 6

3. Allmän information Individ och familjeomsorgen Gävle kommun använder sedan hösten 2006 verksamhetssystemet Treserva för att administrera sin verksamhet inom Individ- och Familjeomsorgen (IFO), alltifrån beslut kring den enskilde individen till utbetalning av ekonomiskt bistånd. Inom individ- och familjeomsorgen finns cirka 200 användare av Treserva. Treserva är integrerat med andra system, enligt figuren nedan: Vårdfaktura (bortplock) Upplägg klient Utredning Beslut Vårdfaktura Treserva SKV Manuellt Övrig utbetaln. Manuellt Effektuering Aditro Bokföringsfil Plusgiro Utbetaln.fil RFV Lönesystem (familjehem) Integrationer sker till ekonomisystemet, genom bokföringsfilen som automatiskt skapas och inläses i ekonomisystemet. Vid utbetalning skapas en betalningsfil som skickas via Plusgirot till olika betalningsmottagare. Två gånger i veckan inläses en fil från Riksförsäkringsverket (RFV) med inkomstuppgifter och en gång per dag en fil från Skatteverket (SKV) med folkbokföringsuppgifter som uppdaterar folkbokföringsregistret. Det ekonomiska ansvaret är delegerat inom IFO till respektive budgetansvarig, men uppföljning utförs av ekonomifunktionen månatligen. Ekonomifunktionen har även ansvaret för att göra rutinbeskrivningar och att utföra kontroller av systemet och processerna enligt den antagna internkontrollplanen. Under hösten 2008 genomfördes en omorganisationen med syftet att minska kostnaderna totalt sett inom IFO, vilket har fått till följd att administrationen inom förvaltningen minskat sin bemanning. Den nya organisationen innebär bland annat att assistenterna har samlats i en gemensam assistentgrupp. 7

4. Treserva Socialförvaltningens verksamhetssystem Treserva är ett webbaserat system. Systemet består av en applikationsserver som är mellanlänken mellan användaren och databasen med dess information. Inloggning till Treserva kräver att behörig person är inloggad på datorn (s k Single Sign-on) samt ett lösenord på minst 8 tecken. Treserva sköts och underhålls av en systemförvaltare och en biträdande systemförvaltare. Dessa två personer, samt en person till har fullständiga behörigheter i Treserva, d v s alltifrån upplägg av användare och klienter till att skicka iväg utbetalningsfil till Plusgirot. De två systemförvaltarna utför inget praktiskt arbete i Treserva, såsom upplägg av klienter, beslut eller effektuering, utan utför endast administrativa aktiviteter i systemet. Den tredje personen arbetar bland annat med rapportuttag. Socialnämnden har ett gemensamt attestreglemente, där olika attestnivåer (behörighetsprofil) bland användarna fastställs beroende på respektive arbetsbeskrivning. Vid nyupplägg och avslut av användare i Treserva erhåller systemförvaltaren vanligtvis en fastställd blankett, denna arkiveras sedan av systemförvaltaren. Vid förändringar av behörigheter på befintliga användare finns inga standardiserade underlag som systemförvaltaren erhåller. Några gånger per år genomför systemförvaltarna kontroller av användarna och deras behörigheter. Alla assistenter i servicegruppen har behörighet att lägga upp nya/förändra klienter i Treserva. För att dagens utbetalningar ska kunna skickas från Treserva till Plusgirot, krävs att tre personer manuellt attesterar de tre utbetalningslistor som har skapats i systemet. Dessa tre personer har även handläggarbehörighet i Treserva. Fram till hösten 2008 har systemförvaltaren osystematiskt genomfört analyser av händelseloggar i systemet och rapporterat till användares närmaste chef vid misstanke om olovligt bruk av Treservas klientinformation. Under hösten/vintern 2008 har en ny rutin framtagits avseende händelseloggen i Treserva. 4.1 Revisionell bedömning Med tanke på konsekvenserna av vad ett felaktigt bruk av Treserva kan innebära för den enskilde, samt den ekonomiska-/förtroendeskada kommunen kan råka ut för borde behörigheten med fullständiga rättigheter, vara ytterst begränsad. Endast systemförvaltarna bör ha denna totala behörighet. 8

Genomförda stickprov gällande behörigheten på olika funktioner påvisade vikten av regelbundna genomgångar av samtliga användare och dess behörigheter. Behörighetskontrollen av upplagda användare borde ligga som en aktivitet i internkontrollplanen. Det finns tre assistenter som har uppläggningsbehörigheten och även har rätt att fatta beslut i enskilda ärenden, samt genomföra effektueringen. Detta förfarande ligger inte inom ramen för en god intern kontroll, eftersom assistenten ensam kan genomföra hela kedjan från upplägg, beslut till att sända iväg utbetalningen till Plusgirot. Vid någon förändring (nyupplägg, ändring, avslut) av behörighet borde det finnas ett särkskilt dokument som ska undertecknas av ansvarig chef och sedan distribueras till systemförvaltaren för åtgärd i Treserva. Den nya rutinen gällande hur händelseloggen i Treserva ska analyseras ses som ett positivt initiativ i riktningen mot att upprätthålla en god intern kontroll. 9

5. Försörjningsstöd 5.1 Processflödet försörjningsstöd Processen med försörjningsstöd inleds med att klienten kontaktar socialtjänsten och sedan slussas vidare till någon handläggare. Om handläggaren bedömer att klienten kan ha rätt till bistånd sker en aktualisering i Treserva. Gruppchefen för försörjningsstödet beslutar sedan i vilket team det nya ärendet ska hamna för vidare handläggning. Servicegruppen skickar ut en utredningsblankett och när den kommer tillbaka, fördelas ärendet och handläggaren sänder ut information om tid för besök samt vilka handlingar som ska finnas med vid besöket. Klienten ska alltid vid första besöket legitimera sig, överlämna ett kontobevis samt en ekonomisk översikt. Efter besöket beslutar handläggaren om klienten ska läggas upp i Treserva som ett ärende för försörjningsstöd och om så är fallet utarbetas en handlingsplan för ärendet framgent. Handläggaren har inte behörighet att lägga upp den nya klienten i Treserva, utan detta sker genom någon assistent i servicegruppen. De erhållna personuppgifterna avstäms mot folkbokföringen samt mot Försäkringskassans inkomstuppgifter. Om ärendet är av karaktären löpande läggs det över på servicegruppen för vidare handläggning enligt den uppgjorda handlingsplanen. De klienter som erhåller försörjningsstöd löpande är tvungen att personligen infinna sig på personligt besök och legitimera sig inför varje utbetalningstillfälle. Vid avsteg från handlingsplanen, återgår ärendet till försörjningsstödshandläggarna. Utbetalningen av försörjningsstöd sker genom Plusgirot till respektive klients konto. Varje dag klockan 11.00 påbörjas effektueringen av någon av de delegerade assistenterna i servicegruppen, d v s stängning av systemet för att förbereda dagens beslutade utbetalningar. En utbetalningsrapport som heter Dagens uttagna betalningar innehållande klientens personnummer, namn, kontonummer och biståndssumma samt handläggare av ärendet skrivs ut i tre olika listor. Efter att samtliga tre attesttanter har godkänt sin lista kan någon av de behöriga assistenterna skicka iväg utbetalningsfilen till Plusgirot. Attesttanternas kontroller består i en övergripande rimlighetsbedömning (ändamål, belopp, handläggare etc) av samtliga utbetalningar, dock djupgranskas alla utbetalningar över 20 000 kr. Inga kontroller görs av angivna kontonummer, varken av attesttanterna eller av effektuerande assistenter. Den attesterade listan sparas i en särskild pärm hos servicegruppen. Eventuella fel som upptäcks efter effektueringen medför att den aktuella klientens utbetalning makuleras från dagens utbetalningar och återsänds till aktuell handläggare för åtgärd. 10

5.1.1 Betalning av klientfakturor Klientfakturorna skannas inte in i kommunernas ekonomisystem utan registreras och utbetalas direkt genom Treserva. Dessa arkiveras i pärmar per utbetalningsdatum och inte i akterna. Rutinen för betalningen av klientfakturor som handhas via förmedlingsmedel hanteras på likartat sätt. 5.1.2 Övriga utbetalningar Det görs i undantagsfall (oftast akutfall) vissa utbetalningar av försörjningsstöd via PG A, exempel är utbetalning för bensin, mat och olika transportbiljetter. Försörjningsstödshandläggaren gör en rekvisition samt registrerar beslut i Treserva, sedan skriver servicegruppen ut rekvisitionen och attesterar denna och lämnar ut denna till klient efter legitimationskontroll. Klienten kan hämta ut pengarna på till exempel Pressbyrån. Maximala beloppet för en akututbetalning är 500 kronor. Akututbetalningar bokförs manuellt in i ekonomisystemet. 5.1.3 Kontroller försörjningsstödsärenden Efter att betalningsfilen har skickats, skrivs en kvittenslista ut från Treserva innehållande en sammanställning på utbetalt belopp per utbetalningssätt, som sedan avstäms mot kontoutdraget som har återsänts från Plusgirot. Varje månad görs en total avstämning mellan kvittenslistan och kontoutdragen från Plusgirot. Ingen avstämning genomförs av utbetalningsmottagarnas kontonummer. Inga speciella rutiner eller dokumentation finns kring kontrollerna av det utbetalda försörjningsstödet, däremot genomgås samtliga pågående ärenden igenom av handläggargruppen två gånger per år. Förutom att varje beslutsattesttant granskar alla utbetalningar över 20 000 kr varje dag, har även servicegruppen en egen kontroll av dessa stora utbetalningar. Vid ärendeavslut görs inga rutinmässiga kontroller av klientens försörjningsstödsärende. Inga poliskontroller görs vid anställningen av personal inom försörjningsstöd. 5.1.4 Rutiner försörjningsstöd Inom Gävle kommuns intranät och på servicegruppens server finns ett antal rutinbeskrivningar på hur arbetet kring försörjningsstödet ska skötas. Rutinansvarig är respektive gruppchef inom försörjningsstödet. 11

5.2 Revisionell bedömning Processen för försörjningsstödet vid ett nytt ärende uppfyller delvis en god internkontroll med tanke på att flera personer är inblandade, både när det gäller fördelning av ärenden, beslut och nyupplägg i Treserva. Dock finns det en brist i Treserva eftersom betalningsmottagarens konto kan ändras av handläggare som fattar beslutet. Andra brister som inte är i linje med en god intern kontroll är exportförfarandet av utbetalningsfilen, dock kan intern kontrollen förbättras genom bättre behörighetsstyrning samt uppföljning av betalningsmottagarna utifrån Plusgirots återsända kontoutdrag. Stickprov visade att de som attesterat dagens utbetalningar, även hade sina egna handläggningsbeslut på listorna. Detta innebär att de godkände sina egna beslut, vilket inte är i linje med en god intern kontroll. Vid sådana fall bör attestering ske i förening med annan attestbehörig. Det saknas rutinbeskrivningar samt dokumentation kring olika kontroller som görs av försörjningsstödet både den dagliga kontrollen och de som genomförs två gånger per år av handläggargruppen. Inget framkom heller om att det genomförs någon kontroll av klienternas kontonummer i samband med utbetalning. En sådan kontroll blir även svår att genomföra eftersom stickproven på akterna visade att det inte alltid fanns något kontobevis/utdrag i akten som kunde verifiera klinternas konton. Det bör övervägas om socialförvaltningen ska börja använda en rutin för utbetalning till klienternas konton, där banken är kontohållare. Detta innebär att utbetalningfilen endast innehåller personnummer/saldon och sedan matchar den aktuella banken det angivna personnumret mot personens konto. Verksamhetssystemet Treserva är förberett för att kunna hantera den här typen av utbetalningslösningar. Vetskapen om de gemensamma rutinbeskrivningarna kring handläggningen som är samlat i intranätet var något begränsade bland de intervjuade personerna. 12

6. Familjehem Beslut om en familjehemsplacering tas på en av de två utredningsgrupperna, en för barn 0-12 år och en för barn 13-20 år. Utredningsgruppen utreder behovet och om det framkommer ett behov går ärendet över till familjehemsgruppen. Under tiden ett hem framtas kan barnet erhålla en tillfällig placering på ett jourhem. 6.1 Val av familjehem Nya familjehem rekryteras via en rekryteringsgrupp inom familjehemsgruppen. De krav som finns är att man noga ska utreda hemmet på ett vedertaget sätt, vilket sker genom strukturerade djupintervjuer. Rekrytering av familjehem görs bland annat via marknadsföringsåtgärder där familjer anmäler ett intresse. Familjerna kontrolleras efter medgivande mot polis- och socialregister innan man gör ett första hembesök och lämnar information. Efter en tid tas en ny kontakt och om båda parter vill gå vidare görs ett nytt hembesök. Efter detta genomförs djupintervjuer, där man i regel är två som genomför dessa tillsammans och sedan görs en analys av en psykolog. En utredning tar i bästa fall 3-4 månader. Av totalt antal sökande familjer, som svarar på en annons, går ca 15-20 % hela vägen och blir godkända. Många hoppar av efter en allmän information när de får kännedom om vad som gäller. När en familj har gått igenom en familjehemsutredning/medgivandeutredning och har blivit godkänd går man igenom vilka barn som är i behov av placering och vilka som skulle passa i den aktuella familjen. Diskussion sker i regel med ansvarig handläggare och nya besök kan genomföras. När man har hittat ett barn och en familj går ärendet alltid upp i socialnämnden, som tar beslut om placering. Alla beslut om familjehem registreras sedan i Treserva. 6.1.1 Jourhem Det kan vara svårt att hitta ett familjehem. I väntan på hem så kan barnen placeras i jourboenden under väntetiden. Jourhemmen går igenom samma prövning, men dessa kontrakteras som jourhem och erhåller ersättning varje månad oavsett placering. Jourhemmen får ett generellt godkännande från socialnämnden. Om jourhemmet blir ett permanent familjehem ska socialnämnden ta beslut om detta. 13

6.1.2 Kontaktfamilj De familjer som är kontaktfamiljer erhåller ett kontrakt som bland annat reglerar ersättningen, förvaltningen har delegation att upprätta kontraktet. Beslut om kontaktfamilj övervägs av utredningsgruppen var 6:e månad. 6.2 Utbetalning Utbetalning av arvoden till familjehem genomförs genom att manuella underlag sänds till löneenheten och utbetalas via personalsystemet IFS. Ersättningen läggs i regel tills vidare och attesteras av ansvariga på familjehemsenheten. Vid avslut av en placering eller vid justerad ersättning sänds ett underlag till löneenheten för ändring. Ett avslut ska signaleras av handläggaren. Någon uppföljning av avslutade ärenden genomförs inte som regel. Uppdragstagare får arvode samt kostnadsersättningar. Det finns ett generellt beslut i socialnämnden kring att familjehemmen ska erhålla kostnadsersättningar i enlighet med en rekommendation från Sveriges Kommuner och Landsting. Om ersättning som beslutas ligger inom ramen har ansvariga för familjehemsgruppen delegation att skriva avtal med familjehemmen. Handläggarna har rätt att besluta om ersättning för extra utrustning (t.ex. cykel) med högst 25 % av basbeloppet. Dessa delegationsbeslut rapporteras sedan varje månad till socialnämnden. Överstiger beloppet 25 % av basbeloppet krävs beslut i socialnämnden. 6.2.1 Kontroller Möjlighet till kontroll av utbetalda månadsersättningar finns antingen via listor från lönesystemet eller via systemet Budget- och prognos. Det genomförs dock inga löpande kontroller av utbetalda månadsersättningar. Det görs inte heller någon uppföljning av avslutade ärenden. En gång per år (december/januari) tas listor ut ur lönesystemet och alla placeringar gås igenom för att justera/räkna upp ersättningen. Listan attesteras av ansvariga på familjehemsenheten. 6.2.2 Kontaktfamilj Det tecknas avtal med respektive kontaktfamilj som reglerar omfattningen av uppdraget och vilken ersättning som ska utgå. Om ersättningen ligger inom ramen för avtalet går underlaget från assistenten till löneenheten. När en kontaktfamilj ska erhålla ersättning måste de sända in underlag (kvitton eller dylikt) för att erhålla ersättning. 14

6.2.3 Externa familjehem I de fall man anlitar externa familjehem sker utbetalning av ersättning genom fakturering. Rutinen hanteras i enlighet med den nya rutinen för utbetalning av vårdfakturor. 6.3 Uppföljning Varje placering måste ha en vårdplan och en genomförandeplan. Dessa måste enligt lag följas upp minst två gånger per år. Uppföljning görs via ett standardiserat formulär av handläggarna och rapporteras till socialnämnden två gångar per år. Den standardiserade modellen säkerställer en likartad uppföljning. 6.4 Revisionell bedömning Valet av familjehem är omfattande och bedömningen är att hanteringen uppfyller kraven på en god intern kontroll. Däremot är kontrollen av utbetald ersättning samt avslut av ärenden inte tillfredsställande. Socialtjänsten bör införa en rutin där man månatligen kontrollerar utbetald ersättning samt säkerställer att avslutade ärenden hanteras på ett korrekt sätt. För att säkerställa en bra utbetalningsrutin för ersättning av familjehem bör en utvärdering göras av den arvodesrutin som finns i Treserva, men som inte i dagsläget brukas av kommunen. 15

7. Köpt vård 7.1 Fakturahantering Platser på t.ex. behandlingshem upphandlas enligt huvudregeln av kommunförbundet Inköp Gävleborg. I samband med detta genomförs även en kvalitetssäkring av utvalda hem. Det förekommer dock att placeringar sker utanför ramavtal beroende på t.ex. typ av ärende eller behov av plats. Om placeringar inte görs hos leverantörer med ramavtal, ska beslutet motiveras och beslutas av gruppchef. Beslut om placering registreras i Treserva. Enligt tidigare rutin gick samtliga fakturor direkt till socialkontoret som sorterade ut och sände ej sekretessklassade fakturor till en skanningsleverantör medan de sekretessklassade hanterades manuellt på socialkontoret. Det finns inte någon möjlighet att ankomstregistrera fakturor i Treserva utan detta gjordes istället i ekonomisystemet. När man hade gjort detta makulerades de på nytt i ekonomisystemet. Utbetalningar gjordes sedan via Treserva och hanterades av ekonomifunktionen på socialkontoret. Från och med oktober 2008 har rutinen kring utbetalningar ändrats. Enligt den nya rutinen ska samtliga fakturor skannas och hanteras via ekonomisystemets fakturasystem. En leverantörsfaktura sänds in till socialkontoret och sändes därefter vidare till en extern skanningsleverantör. Där sorteras fakturorna per förvaltning och de som tillhör socialkontoret sorteras ut och skannas och tolkas. Fakturorna bildar sedan en utdatafil samt en bildfil som sänds till kommunen och läses in i ekonomisystemets fakturahanteringsmodul. Fakturorna sändes sedan till en mottagningsgrupp på socialkontoret som konterar fakturorna och sänder dem vidare. I samband med att fakturan attesteras på socialkontoret stäms den av mot beslutet i Treserva där det även görs en x-betalning. Det görs även en notering av Treservas betalningsnummer i fakturans anteckningsfält. 7.1.1 Sekretess För att underlätta för skanningsleverantören sekretessklassas alla fakturor som härrör till socialkontoret under den kommande 50 års perioden. Personalen på socialkontoret bedömer om sekretessklassningen ska släppas eller inte på fakturan. Pappersfakturorna arkiveras i låsta lådor hos leverantören. I avtalet med leverantören måste man begära in tillåtelse om någon vill ta del av den fysiska fakturan. Skanningsföretaget har varken i avtalet eller i efterhand medgivit att de lyder under kommunens sekretessbestämmelser. 16

7.1.2 Nya leverantörer Om en faktura skannas in och det saknas information om leverantören, fastnar den i loggen och skanningsleverantören meddelar kommunen. Alla nya leverantörer läggs i enlighet med den nya rutinen upp av ekonomienheten på kommunledningskontoret och kontrolleras innan de läggs upp. Manuella leverantörer ska fortsättningsvis endast läggas upp i undantagsfall. 7.1.3 Loggfunktion Under hösten kommer en ny loggfunktion att införas i ekonomisystemets fakturahanteringsmodul som medför att alla som tittar på en sekretessfaktura kommer att loggas. Om man vill titta på en sekretessfaktura kommer en varning upp om att man valt att titta på en sekretessfaktura. Om man svarar ja, kommer en ny dialogruta anges som meddelar att händelsen har loggats och om man önskar att fortsätta. 7.1.4 Behörighet Alla som jobbar med fakturor på socialkontoret har behörighet att titta på sekretessklassade fakturor. Detta medför att en enhet kan se övriga enheters fakturor. För övriga användare kan alla som har behörighet i fakturahanteringssystemet slumpmässigt söka upp en faktura. 7.2 Revisionell bedömning Den nya rutinen för hantering av fakturor har startats upp under hösten och varit i drift under för kort period för att man ska kunna göra en bedömning över hela hanteringen. Den nya rutinen bör utvärderas när den har varit i drift under en period, för att se att den fungerar tillfredsställande. Bedömningen är dock att fakturahanteringen via ekonomisystemet har förutsättningar att fungera med en god intern kontroll, vilket förstärks med den nya loggfunktionen som kommer att medföra möjlighet till kontroller av att ingen obehörig tar del av sekretessfakturorna. En rutin bör utvecklas för att genomföra kontroller kopplade till den nya loggfunktionen. En fördel med den nya hanteringen är att leverantörsuppgifterna läggs upp av ekonomienheten på kommunledningskontoret, vilket medför att dessa genomgår samma kontroll som övriga leverantörer och att detta blir skilt från den övriga hanteringen på socialkontoret. Bedömningen är att även kommunens anlitade skanningsföretag ska vara underordnad kommunens sekretessbestämmelser. 17

8. Integrationer 8.1 Integrationer med ekonomisystemet I samband med utbetalning av försörjningsstöd i Treserva skapas en utbetalningsfil och en bokföringsfil. Samtliga utbetalningar görs direkt från Treserva, medan bokföringsfilen sänds till ekonomisystemet och läses in. Bokföringsfilen är den enda integration som finns mellan Treserva och ekonomisystemet. Integration av bokföringsfilen, går helt med automatik och startar upp genom att integrationshanteraren kontrollerar om det ligger någon fil i integrationsmappen. Om det ligger en fil i mappen hämtas filen och integrationen startar. Om det uppstår några fel i samband med integrationen sänds ett meddelande om detta till redovisningsenheten. I regel läses filen in och eventuella konteringsfel hanteras i felhanteraren. Hela filen kan undantagsvis bli avvisad om t.ex. filen saknar slutpost. Vid en genomgång av bokföringsfilen konstaterades att filen var uppdelad per post, men inte innehöll några personuppgifter. Filen innehöll bland annat verifikationsnummer samt ett nummer från Treserva som identifikation. 8.1.1 Avstämning Det finns en kontroll att inte samma fil kan läsas in två gånger. I sådana fall avvisas posten. Ansvaret för avstämningar av genomgångskonton kopplade till Treserva ligger på socialkontoret. 8.1.2 Kvittenser I ekonomisystemet finns en loggfunktion där man kan se vilka filer/poster som lästs in. Av loggen framgår bl.a. belopp samt antal poster i filen. 8.2 Integrationer med lönesystemet Det finns inga integrationer med lönesystemet utan alla underlag för uppdragstagare hanteras genom att manuella underlag sänds till löneenheten för registrering. 8.3 Revisionell bedömning Bedömningen är att integrationen av den bokföringsfil som läses in i ekonomisystemet fungerar tillfredsställande. För att förbättra möjligheterna till en god intern kontroll, bör det utredas vilka möjligheter som finns för att automatisera integrationen mellan Treservera och lönesystemet. 18