Innehållsförteckning 1 OM VÄGLEDNINGEN... 3 1.1 BAKGRUND OCH SYFTE... 3 1.2 INNEHÅLL OCH OMFATTNING... 3 1.3 SAMRÅD... 3 2 LAGSTIFTNINGEN... 3 3 BEGREPP OCH DEFINITIONER... 4 4 FÖRBEREDA EN UPPHANDLING... 5 4.1 KOMPETENS... 6 4.2 ROLLER INOM DEN UPPHANDLANDE MYNDIGHETEN... 6 4.2.1 Beställaren och brukaren... 6 4.2.2 Upphandlaren... 6 4.2.3 När kontraktet har tecknats... 7 4.3 KONSULTJÄV... 7 4.3.1 När kan konsultjäv uppstå?... 7 4.3.2 Informera i god tid... 8 4.4 UNDERSÖK MARKNADEN... 8 4.5 INFORMERA FÖRETAG... 10 4.6 DEFINIERA BEHOVET... 10 4.7 ANPASSA UPPDRAGET... 11 4.8 VÄLJA UPPHANDLINGSFORM... 11 4.9 BERÄKNA KONTRAKTETS VÄRDE... 11 4.10 UPPHANDLINGSFORMER UNDER TRÖSKELVÄRDET... 12 4.10.1 FÖRENKLAT FÖRFARANDE... 12 4.10.2 URVALSFÖRFARANDE... 13 4.10.3 Direktupphandling... 14 4.11 UPPHANDLINGSFORMER ÖVER TRÖSKELVÄRDET... 15 4.11.1 Öppet förfarande... 15 4.11.2 Selektivt förfarande... 15 4.11.3 Förhandlat förfarande... 16 4.12 UPPHANDLINGSFORMER SOM KAN TILLÄMPAS BÅDE ÖVER OCH UNDER TRÖSKELVÄRDET... 18 4.12.1 Konkurrenspräglad dialog... 18 4.12.2 Elektronisk auktion... 19 4.13 RAMAVTAL... 20 4.13.1 Ramavtal med fastställda villkor... 20 4.13.2 Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning... 20 4.14 UTARBETA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 21 4.14.1 Beskriva uppdraget... 21 4.14.2 Underlätta för anbudsgivaren... 21 4.14.3 Utgå från branschdokumenten... 22 4.14.4 Avsteg från branschdokumenten... 25 4.14.5 principer för tilldelning av kontrakt... 26 4.14.6 Krav i upphandling... 28 4.14.7 Kvalitetsledning och kvalitet på byggentreprenaden... 28 4.14.8 Miljöledning och miljökrav på byggentreprenaden... 29 1
4.14.9 Livscykelkostnader... 29 5 GENOMFÖRA EN UPPHANDLING... 30 5.1 ANNONSERA... 30 5.2 FRÅGOR OCH SVAR... 31 5.3 TA EMOT ANBUD... 31 5.4 ÖPPNA ANBUD... 31 5.5 RÄTTA OCH KOMPLETTERA ANBUD... 32 5.6 Kvalificera anbudsgivare samt pröva och utvärdera anbud... 32 5.6.1 Kvalificera anbudsgivare... 34 5.6.2 Pröva anbud... 34 5.6.3 Utvärdera anbud... 34 5.7 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT... 35 5.8 AVTALSSPÄRR... 36 5.9 TECKNA KONTRAKT... 36 6 ÖVERPRÖVNING OCH SKADESTÅND... 37 6.1 ANSÖKA OM ÖVERPRÖVNING... 37 6.2 TIDSFRISTER FÖR ANSÖKAN OM ÖVERPRÖVNING... 37 6.2.1 Förenklat förfarande, urvalsförfarande, öppet förfarande, selektivt förfarande och förhandlat förfarande med föregående annonsering... 37 6.2.2 Direktupphandling samt förhandlat förfarande utan föregående annonsering... 37 6.3 DOMSTOLENS BESLUT... 38 6.4 FÖRLÄNGD AVTALSSPÄRR... 38 6.5 TIODAGARSFRIST... 38 6.6 TIODAGARSFRIST... 38 6.6.1 Konsekvensen av att ett kontrakt ogiltigförklaras... 39 6.6.2 När kontrakt inte får ogiltigförklaras... 39 6.7 SKADESTÅND... 39 7 FÖLJA UPP KONTRAKTET... 39 7.1 KONTRAKTET... 40 7.2 STYRA LEVERANSEN... 40 7.3 KONTAKT MED LEVERANTÖREN... 40 7.3.1 Löpande... 40 7.3.2 Ändringar... 41 7.4 UTVÄRDERA KONTRAKTSPERIODEN... 41 8 SAMMANFATTNINGSVIS... 41 2
1 Om vägledningen 1.1 Bakgrund och syfte Kammarkollegiets upphandlingsstöd har till uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målsättningen ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för upphandlingsprocessen och att därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Inom ramen för detta uppdrag ska särskilt beaktas de behov som finns vid offentliga upphandlingar inom byggsektorn. Syftet är att stödja offentliga beställare, byggherrar och leverantörer i upphandlingsprocessen samt att finna former för att, utöver produktionskostnaden, lyfta fram och betona livscykelkostnader och kvalitetskriterier. I detta sammanhang är utformningen av förfrågningsunderlaget särskilt viktig. Syftet med detta dokument är att ge vägledning för upphandlande myndigheter vad avser offentlig upphandling av byggentreprenader. 1.2 Innehåll och omfattning Vägledningen omfattar endast den klassiska sektorn, enligt definition nedan, med fokus på upphandlingar enligt LOU 15 kap. dvs. upphandlingar under tröskelvärdet. Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att den upphandlande myndigheten vid behov inhämtar kompetens för att genomföra upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt. Avsikten med vägledningen är således inte att ge svar på oklara rättsfrågor. 1.3 Samråd Vägledningen har tagits fram i samråd med upphandlande myndigheter, leverantörer och intresseorganisationer inom byggsektorn. 2 Lagstiftningen Upphandlingen inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen om offentlig upphandling (LOU) samt lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Därutöver berörs den offentliga upphandlingen av t.ex. konkurrenslagen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och förordningen om antidiskrimineringsvillkor. Upphandlande enheter som bedriver verksamhet inom bl.a. vatten-, energi-, transport- och postområdena tillhör de så kallade försörjningssektorerna. Upphandlande myndigheter som bedriver övrig verksamhet tillhör den klassiska sektorn. 3
Tröskelvärden är de beloppsgränser som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna (LOU 15 kap.). Tröskelvärdet för byggentreprenader år 2010 uppgår till 48 193 215 kronor. Tröskelvärdet ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för kontraktets hela löptid. Även eventuella optioner och förlängningsklausuler ska räknas in som om de kommer att utnyttjas. Grundläggande principer för offentlig upphandling är proportionalitet, likabehandling, ickediskriminering, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Syftet med LOU är att skattebetalarnas pengar ska användas på bästa sätt genom att dra nytta av den konkurrens som finns på marknaden. Samtidigt ska lagstiftningen säkerställa att anbudsgivarna ges möjlighet att konkurrera på lika villkor. 3 Begrepp och definitioner I texten används genomgående ett antal begrepp för vilka följande definitioner gäller. Allmänt tillgänglig databas: Anbudsgivare: Avtalsspärr: Beställare: Branschdokument: Förhandsinsyn: Databas för annonsering av upphandlingar. TED (Tenders Electronic Daily) är EU:s databas för upphandlingsannonser över tröskelvärdet och det finns nationella databaser såsom Allego, E-avrop, Eniro upphandling, Licitio, Mercell och OPIC för upphandlingar under tröskelvärdet och B-tjänster. Den som lämnar anbud. Tidsfrist efter tilldelningsbeslut då avtal inte får ingås och som är 10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssättet. Avtalsspärren syftar till att ge leverantörer möjlighet att begära överprövning. Sakkunnig och kravställare vid den upphandlande myndigheten för den byggentreprenad som ska upphandlas. AB 04 (Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggningsoch installationsentreprenader), ABT 06 (Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten) samt AMA AF 07 (Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader). En frivillig annonsering i TED (Tenders Electronic Daily) som är EU:s databas för upphandlingsannonser över tröskelvärdet respektive en allmänt tillgänglig databas om att den upphandlande myndigheten avser att tilldela kontrakt genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller genom direktupphandling. En avtalsspärr på 10 dagar inträder och ett kontrakt kan efter den tidens utgång inte förklaras ogiltigt av domstol. 4
Förfrågningsunderlag: Leverantör: Ramavtal: Tilldelningsbeslut: Tilldelningskriterier: Tröskelvärde: Upphandlare: Upphandlande myndighet: Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling som tillhandahålls en leverantör, bl.a. upphandlingsföreskrifter, teknisk specifikation och/eller uppdragsbeskrivning, krav på leverantör samt administrativa och kommersiella villkor. De företag på marknaden som tillhandahåller varor, tjänster eller utför byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer. Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för en senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod. Upphandlande myndighets beslut om att tilldela ett kontrakt eller sluta ett ramavtal och skälen för besluten. Om det finns flera anbudsgivare och/eller anbudssökande ska dessa underrättas om tilldelningsbeslutet. De kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelningen av ett kontrakt. Kallas även utvärderingskriterier eller bör-krav. Beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna. Sakkunnig i upphandlingsfrågor vid den upphandlande myndigheten. Statliga och kommunala myndigheter. Med myndigheter jämställs beslutande församlingar i kommuner och landsting samt offentligt styrda organ. Med sådana organ avses vissa statliga och flertalet kommunala bolag såsom kommunala bostadsbolag. 4 Förbereda en upphandling Under detta avsnitt beskrivs vilka förberedelser som den upphandlande myndigheten bör göra inför en kommande upphandling. Förberedelserna kan omfatta att analysera marknaden och definiera behoven men också att sätta sig in i olika upphandlingsförfaranden och principer för tilldelning av kontrakt, samt att utforma förfrågningsunderlag. 5
4.1 Kompetens Upphandlingsreglerna kan upplevas som komplicerade av båda parter. Genom att ha rätt kompetens inom upphandlingsområdet samt vara lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor, kan den egna insatsen i upphandlingsarbetet förbättras vilket i sin tur gynnar den goda affären. En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad beställarorganisation, kompetenta byggherrar, professionella upphandlare som arbetar nära beställare och byggherrar samt eventuella resurser för projektstyrning och avtalsuppföljning. Därutöver är det viktigt att även de medarbetare som gör enskilda avrop och beställningar, bl.a. från befintliga ramavtal, har rätt utbildning och kompetens. Lagarna innehåller krav såväl på den upphandlande myndigheten som på anbudsgivaren. Det är också viktigt att följa utvecklingen med lagändringar, ny rättspraxis etc. Ändringarna kan innebära förenklingar, men det förekommer också kompletteringar av lagarna där nya krav kan ställas på den upphandlande myndigheten vad avser t.ex. annonsering och utvärdering eller helt nya upphandlingsformer och ändrade tröskelvärden. Beställarens och upphandlarens kompetens omfattar också att kommunicera myndighetens värderingar och behov internt och externt samt bevaka ramavtalstrohet. 4.2 Roller inom den upphandlande myndigheten Inom en upphandlande myndighet bör det i normalfallet finnas en klar rollfördelning mellan de olika befattningar som deltar i upphandlingsprocessen. 4.2.1 Beställaren och brukaren Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för den byggentreprenad som ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid utformningen av kravspecifikationen (beskrivningen av den byggentreprenad som ska upphandlas) som vid prövningen och utvärderingen av anbuden. Därutöver kan också brukaren, exempelvis berörda lärare och elever när en skola ska byggas eller repareras, delta i upphandlingen både som kravställare och vid utvärderingen. 4.2.2 Upphandlaren Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlaren ansvarar för utformningen av förfrågningsunderlaget i sin helhet information till företagen under upphandlingsprocessen kvalificering av leverantörer prövning och utvärdering av anbuden (tillsammans med beställaren) samt upprättande av tilldelningsbeslutet. 6
Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist. Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som sakkunnig och kravställare. 4.2.3 När kontraktet har tecknats Efter kontraktets tecknande går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren alternativt till den projektansvarige eller chef vilken/vilka ansvarar för kontraktsuppföljningen. Inom en upphandlande myndighet kan det även finnas medarbetare med rätt att göra avrop från befintliga ramavtal. Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita extern konsult för exempelvis utformning av förfrågningsunderlag. 4.3 Konsultjäv I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv. Den upphandlande myndigheten bör på samma sätt vara försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd medverka vid och påverka t.ex. utformningen av förfrågningsunderlaget inför en upphandling som denne själv eller någon närstående person kan delta i som anbudsgivare. 4.3.1 När kan konsultjäv uppstå? En konsult får inte delta i anbudsgivning, själv eller genom att biträda en leverantör vid anbudsgivning, om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten kan ha styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens eller leverantörens produkter fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget m.m. som andra anbudsgivare inte får, eller genom sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult. Däremot anses sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre påläst eller har ett visst tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, normalt inte medföra att konkurrensfördelen är att betrakta som otillbörlig. En förutsättning är dock att alla konsultens arbetsresultat redovisas i förfrågningsunderlaget. Även annan information som konsulten kan ha fått när det gäller krav, budget m.m. måste redovisas i förfrågningsunderlaget. Det är i 7
dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse. Tänk på att beslut i en upphandling om val av leverantör eller annat beslut alltid ska fattas av den upphandlande myndigheten. Beslut får således inte överlåtas till konsulten. 4.3.2 Informera i god tid Den upphandlande myndigheten är skyldig att fatta beslut om att förkasta anbud p.g.a. konsultjäv så snart myndigheten har den information som behövs för att göra en sådan bedömning. Det/de företag som inte har rätt att delta i upphandlingen ska därefter meddelas om beslutet snarast möjligt. Att i onödan vänta med informationen till efter tilldelningsbeslutet kan i värsta fall leda till skadeståndsskyldighet för den upphandlande myndigheten avseende leverantörens onödiga kostnader under upphandlingsförfarandet. Innan en uteslutning sker måste en konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten konkurrensfördel. En konsult som är osäker på om denne har rätt att lämna anbud har rätt att få ta del av den upphandlande myndighetens beslut på ett tidigt stadium. Om en konsult, som exempelvis anlitas för utformningen av förfrågningsunderlaget, inte kommer att kunna delta som anbudsgivare i den senare upphandlingen på grund av otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult innehålla en upplysning om detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja i vilket av de båda uppdragen som det är mest intressant att delta. 4.4 Undersök marknaden Mellan upphandlingarna bör alla beställare skaffa sig marknadskännedom för att lättare kunna precisera den upphandlande myndighetens behov och krav inför kommande upphandlingar. Undersök vad såväl stora som medelstora och små företag inom olika segment kan erbjuda. Det kan också vara värdefullt att föra en dialog med företagen. Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att dessa inte blir otillbörliga genom att vissa företag gynnas, vilket strider mot likabehandlingsprincipen, eller att företagen kan uppfatta det som en förhandling eller att en upphandling påbörjats. Denna typ av kontakter bör heller aldrig tas i direkt anslutning till att en upphandling ska påbörjas. 8
Tips Sök information genom branschorganisationer och medlemsregister. Besök pågående och färdiga projekt inom byggsektorn. Besök mässor. Utbyt erfarenheter med andra beställare. Delta i nätverk. 9
4.5 Informera företag Möjligheten till bra upphandlingar ökar genom att söka olika vägar för att attrahera rätt anbudsgivare. Det kan alltså behövas marknadsföring även från den upphandlande myndighetens sida. Öppenhet och tydlighet uppskattas av alla företag. Relevant information på hemsidan eller i samband men informationsmöten är därför alltid till nytta, inte minst för de företag som har mindre kunskap om olika begrepp inom offentlig upphandling, vilka olika faser som ingår och vad dessa innebär. Se till att upphandlingarna blir kända i god tid så att företagen hinner planera och förbereda anbudsgivningen. Även om vissa insatser kan vara kostsamma att genomföra i stor skala så kan insatsen definitivt löna sig om fler väljer att lämna anbud och anbuden blir korrekta och därmed mer attraktiva. All slags information måste naturligtvis skötas professionellt så att den inte uppfattas som otillbörlig. Informationen bör heller aldrig genomföras i direkt anslutning till att en upphandling ska påbörjas. Tips Publicera information på hemsidan om vilka rutiner som gäller samt vilka krav som brukar ställas i upphandlingar. Belys gärna vad som är viktigt vid en anbudsgivning, hur krav ska besvaras, vilka dokument som ska bifogas och hur en utvärdering sker. Bjud in företagen under en halvdag och informera om kommande upphandlingar och projekt men ge också vägledning kring upphandlingsprocessen. Förhandsannonsera. Se avsnitt 5.1. 4.6 Definiera behovet En förutsättning för bra upphandlingar är att kunna definiera och formulera den upphandlande myndighetens behov och att kunna precisera relevanta krav på anbudsgivare. För detta krävs ett grundligt förarbete. Detta sker genom samarbete mellan berörda parter inom den upphandlande myndigheten. Det är viktigt att ta in upphandlaren tidigt i processen och säkerställa att det finns ett nära samarbete mellan upphandlaren och beställaren samt därutöver andra berörda exempelvis den/de som kommer att ansvara för ledning, uppföljning och drift av byggentreprenaden. 10
4.7 Anpassa uppdraget Fundera innan upphandlingen påbörjas på hur entreprenaden kan anpassas för att bästa resultat ska kunna uppnås. Hur anpassningen ska ske får bedömas från fall till fall. En möjlighet kan vara att tillåta att anbud läggs på delar av uppdraget, t.ex. enstaka kompetensområden eller geografiska områden. Ett sådant förfarande ger normalt större administration hos den upphandlande myndigheten med fler leverantörer och kontrakt samt därmed mer komplexa uppföljningar. I gengäld ges även mindre företag förutsättningar att delta i anbudsgivningen, konkurrensen blir större och ger ökade möjligheter att jämföra prestationer. Observera att en upphandling inte får delas upp i syfte att dess olika delar ska understiga tröskelvärdet för att därmed kunna kringgå reglerna i LOU. Se vidare avsnitt 4.9. 4.8 Välja upphandlingsform Värdet av kontraktet för den byggentreprenad som ska upphandlas avgör vilken upphandlingsform som ska väljas: I de fall värdet av upphandlingen uppgår till eller överstiger tröskelvärdet för byggentreprenader (48 493 215 kronor exklusive mervärdesskatt), ska öppet, selektivt eller förhandlat förfarande användas. I de fall värdet av upphandlingen uppgår till eller överstiger 287 000 kronor exklusive mervärdesskatt, ska förenklat eller urvalsförfarande användas. I de fall upphandlingens värde understiger 287 000 kronor exklusive mervärdesskatt, kan även direktupphandling användas. Därutöver finns ytterligare två upphandlingsförfaranden, konkurrenspräglad dialog och elektronisk auktion, vilka kan användas vid upphandling såväl över som under tröskelvärdet. För upphandlingar över tröskelvärdet föreskriver LOU exakta tider för inlämnande av anbud. Tidsfristerna kan förkortas om vissa i LOU föreskrivna villkor är uppfyllda. För upphandlingar under tröskelvärdet gäller att anbudstiden ska vara skälig för att anbudsgivarna ska kunna avlämna fullständiga och korrekta anbud. De olika upphandlingsformerna liksom tidsfristerna beskrivs i avsnitt 4.10-4.12 med underrubriker. 4.9 Beräkna kontraktets värde Värdet av kontraktet ska uppskattas till det totala belopp som betalas till leverantören för den entreprenad som ska upphandlas. Beräkningen av värdet ska avse värdet vid den tidpunkt då upphandlingen annonseras. För kontrakt som löper under en bestämd tid, upp till 12 månader, ska värdet beräknas till kostnaden för kontraktet under hela denna tid. För kontrakt som löper på längre tid ska värdet beräknas till den totala kostnaden för hela kontraktsperioden. Eventuella options- eller 11
förlängningsklausuler ska räknas med i kontraktsvärdet som om de utnyttjas. Det sistnämnda innebär att om ett kontrakt tecknas på 2 år, med rätt till ytterligare förlängning med 1 år, så utgör kontraktsvärdet det 3-åriga värdet av kontraktet. Om ett byggentreprenadkontrakt delas upp i flera mindre delar ska varje delvärde ingå i beräkningen av upphandlingens värde. Om tröskelvärdet då överskrids ska varje enskild upphandling av delkontrakt göras enligt bestämmelserna över tröskelvärdet. Den upphandlande myndigheten behöver dock inte ta med delkontrakt för byggentreprenader som understiger 1 000 000 euro under förutsättning att summan av delkontrakten inte överstiger 20 % av upphandlingens totala värde. Vid beräkningen av värdet av ett byggentreprenadkontrakt ska man räkna in såväl kostnaden för entreprenaden som värdet av de varor och tjänster, som den upphandlande myndigheten tillhandahåller leverantören för att entreprenaden ska kunna genomföras. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt och avrop som planeras under ramavtalets löptid (LOU 3 kap. 13 ). Observera att en upphandling inte får delas upp i syfte att dess olika delar ska understiga tröskelvärdet för att därmed kunna kringgå reglerna i LOU. 4.10 Upphandlingsformer under tröskelvärdet En offentlig upphandling under tröskelvärdet ska göras genom förenklat förfarande, urvalsförfarande eller i form av en direktupphandling. 4.10.1 Förenklat förfarande Vad är ett förenklat förfarande? Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Termen förenklat förfarande markerar att förfarandet är förenklat i förhållande till de detaljerade krav som ska vara uppfyllda vid upphandling över tröskelvärdet. Kravet på de grundläggande principerna för offentlig upphandling dvs. proportionalitet, likabehandling, icke- diskriminering, öppenhet och ömsesidigt erkännande gäller emellertid även det förenklade förfarandet. Vad händer vid ett förenklat förfarande? Inbjudan sker via annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller via annonsering på annat sätt som leder till effektiv konkurrens, t.ex. i en branschtidning eller i en större dagstidning. När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbuden med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska upphandlas samt därefter en utvärdering av anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. 12
Förhandlingar får genomföras med en eller flera anbudsgivare. Det är den upphandlande myndigheten som avgör om förhandlingar behövs för att få bästa möjliga villkor. Den upphandlande myndigheten är dock inte skyldig att förhandla med någon anbudsgivare. Förhandling får ske kring samtliga delar i uppdraget, även priset. Om en förhandling leder fram till att de ovillkorliga kraven för upphandlingen väsentligen ändras, ska dock upphandlingen göras om så att principerna om likabehandling och öppenhet upprätthålls. Tidsfristen för att lämna anbud ska vara skälig. Hänsyn ska tas till hur komplex upphandlingen är och en bedömning ska göras av hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta ett anbud. 4.10.2 Urvalsförfarande Vad är ett urvalsförfarande? Urvalsförfarande innebär att alla leverantörer har rätt att inkomma med en ansökan om att få lämna anbud och att den upphandlande myndigheten bjuder in vissa leverantörer att lämna anbud efter en genomförd kvalificering. Denna upphandlingsform kan beskrivas som ett selektivt förfarande under tröskelvärdet och används vanligen i de fall många leverantörer väntas vara intresserade av att delta i upphandlingen. Vad händer vid ett urvalsförfarande? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Av inbjudan ska det framgå hur en anbudsansökan får lämnas samt den dag då ansökan senast ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten ska i inbjudan ange det antal leverantörer som den avser att bjuda in att lämna anbud. Antalet ska bestämmas med hänsyn till arten av det som ska upphandlas och vara tillräckligt stort för att en effektiv konkurrens ska uppnås. Antalet kan anges inom ett intervall. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande myndigheten bjuder in kvalificerade anbudssökande. Till dessa skickas en inbjudan med förfrågningsunderlag ut samtidigt. När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en prövning av anbuden med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Den upphandlande myndigheten får bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling. Förhandlingen får ske kring samtliga delar i uppdraget, även priset. Om en förhandling leder fram till att de ovillkorliga kraven för upphandlingen måste ändras ska dock upphandlingen göras om så att principerna om likabehandling och öppenhet upprätthålls. 13
Tidsfristen för att inkomma med ansökningar och anbud ska vara skälig. Hänsyn ska tas till hur komplex upphandlingen är och en bedömning ska göras av hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta en ansökan eller ett anbud. Tidsfristen för att lämna en anbudsansökan får dock aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan blev publicerad. 4.10.3 Direktupphandling Vad är en direktupphandling? Direktupphandling är upphandling utan krav på annonsering och innebär ett förenklat förfarande i förhållande till övriga upphandlingsförfaranden. Direktupphandling ska dock alltid ske med hänsyn till de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Vid direktupphandling finns det inga lagbestämmelser om hur anbuden ska utformas. Anbuden kan således vara muntliga eller skriftliga. Anbuden kan även lämnas genom elektronisk överföring eller på ett annat sätt som den upphandlande myndigheten bestämmer. De utvalda leverantörerna får lämna anbud i de fall den upphandlande myndigheten ber om det. För att få inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det således att den upphandlande myndigheten har kännedom om företaget. Ofta väljer den upphandlande myndigheten att ta in flera anbud och göra prisjämförelser. När får en direktupphandling användas? Direktupphandling får endast användas om upphandlingens värde uppgår till högst 15 procent av det tröskelvärde som avses i LOU 3 kap. 1 första stycket, eller om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda, eller om det föreligger synnerliga skäl. Direktupphandling är tillåten om värdet av byggentreprenaden uppgår till högst 287 000 kronor exklusive mervärdesskatt (fast beloppsgräns) vilket motsvarar 15 procent av 1 919 771 kronor enligt beskrivningen ovan. Vidare är direktupphandling tillåten då förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Exempel på detta är att det vid förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnats några anbudsansökningar eller anbud eller att anbuden inte är lämpliga - allt under förutsättning att de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändras väsentligt. Ett annat exempel är i de fall där det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet men att det på grund av synnerlig brådska, av skäl som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse, gör det omöjligt att hålla tidsfristerna för förenklat eller urvalsförfarande. 14
Därutöver är direktupphandling tillåten när det gäller kompletterande byggentreprenader som inte ingår i det ursprungliga projektet eller kontraktet eller det gäller en ny byggentreprenad som är en upprepning av tidigare byggentreprenader. Observera att de två sista ovan angivna omständigheterna där direktupphandling är tillåten inte gäller generellt utan endast i de fall de särskilda förutsättningar som anges i LOU 4 kap. 8 är uppfyllda. Ytterligare skäl till direktupphandling är i de fall det finns synnerliga skäl vilket bl.a. avser oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd beroende på dålig planering medför inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling. En otillåten direktupphandling kan leda till att kontraktet ogiltigförklaras eller att den upphandlande myndigheten döms till skadestånd eller upphandlingsskadeavgift. 4.11 Upphandlingsformer över tröskelvärdet En offentlig upphandling över tröskelvärdet ska göras genom öppet, selektivt, eller förhandlat förfarande. 4.11.1 Öppet förfarande Vad är ett öppet förfarande? Öppet förfarande innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Förhandling får inte förekomma. Vad händer vid ett öppet förfarande? Inbjudan sker via annonsering i TED. När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbuden med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska upphandlas samt därefter en utvärdering av anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Tidsfristen för att lämna anbud vid öppet förfarande är som huvudregel 52 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att lämna anbud kan förkortas i de fall annonsen skickats med elektroniska medel och/eller leverantören själv kan ladda ner samtliga upphandlingsdokument direkt från den webbplats som angetts i TED. 4.11.2 Selektivt förfarande Vad är ett selektivt förfarande? Selektivt förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att inkomma med en ansökan om att få lämna anbud och att den upphandlande myndigheten bjuder in vissa leverantörer att lämna anbud efter en genomförd kvalificering. Förhandlingar får inte förekomma. 15
Ett skäl till att använda selektivt förfarande kan vara att den upphandlande myndigheten därigenom uppnår ett rimligt förhållande mellan värdet på upphandlingen och de administrativa kostnaderna för anbudshanteringen. Ett annat skäl kan vara att upphandlingens art ställer speciella krav på leverantören. Vad händer vid ett selektivt förfarande? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED. Av annonsen ska klart framgå de villkor och krav som gäller för att få delta i anbudsgivningen samt därutöver det lägsta och i förekommande fall, det högsta antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in att lämna anbud. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska minst uppgå till 5 stycken. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som angivits i annonsen. Till dessa skickas inbjudan med förfrågningsunderlaget ut samtidigt. I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven är färre än det lägsta antalet som angivits i annonsen, får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som uppfyller kraven. När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en prövning av anbuden med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid selektivt förfarande är som huvudregel 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud kan förkortas i de fall annonsen har skickats elektroniskt. Tidsfristen för att lämna anbud vid selektivt förfarande är som huvudregel 40 dagar räknat från den dag då inbjudan med förfrågningsunderlag skickades till utvalda anbudssökande. Tidsfristen för att lämna anbud kan förkortas om leverantören själv kan ladda ner samtliga upphandlingsdokument direkt från den webbplats som angetts i den elektroniska annonsen. 4.11.3 Förhandlat förfarande Vad är ett förhandlat förfarande? Vid upphandlingar över tröskelvärdet är möjligheterna att förhandla med anbudsgivare mycket begränsade. Öppet eller selektivt förfarande är de ordinarie upphandlingsformerna. Det finns två former av förhandlat förfarande, med och utan föregående annonsering. Förhandlat förfarande med föregående annonsering Förhandlat förfarande med föregående annonsering innebär att alla leverantörer får lämna in en anbudsansökan. Efter en kvalificering bjuder den upphandlande myndigheten in utvalda anbudssökande till anbudsgivning/förhandling. 16
Förhandlat förfarande med föregående annonsering är endast tillåtet om särskilda skäl föreligger. Ett exempel är om de anbud som lämnats vid öppet eller selektivt förfarande är ogiltiga eller inte kan antas av andra skäl som anges i LOU 4 kap. 2 - allt under förutsättning att villkoren inte väsentligt ändras. Ett annat exempel är upphandling av en byggentreprenad som enbart har forsknings-, provnings- eller utvecklingsändamål. Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED. Av annonsen ska klart framgå de villkor och krav som gäller för att få delta i anbudsgivningen/förhandlingen samt därutöver det lägsta och i förekommande fall det högsta antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in till anbudsgivning/förhandling. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska minst uppgå till 3 stycken. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som angivits i annonsen. Till dessa skickas inbjudan med förfrågningsunderlaget ut samtidigt. I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven är färre än det lägsta antalet som angivits i annonsen, får den upphandlande enheten bjuda in det antal som uppfyller kraven. Förhandling sker med anbudsgivarna för att anpassa anbuden till de krav på byggentreprenaden som har angivits i annonsen och i förfrågningsunderlaget för att på så sätt få fram det bästa anbudet. Förhandlingarna kan också ske i successiva steg för att gradvis minska antalet anbud. I de fall den upphandlande myndigheten har för avsikt att använda detta förfaringssätt ska det anges i annonsen och det successiva urvalet ska ske utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten är dock inte skyldig att förhandla med någon anbudsgivare. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid förhandlat förfarande är som huvudregel 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud kan förkortas om annonsen skickats elektroniskt. Tidsfristens för att lämna anbud vid förhandlat förfarande bestäms vid varje enskilt tillfälle. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering Förhandlat förfarande utan föregående annonsering innebär att den upphandlande myndigheten får vända sig direkt till en leverantör via en skrivelse, dvs. genom att förfrågningsunderlaget sänds till en anbudsgivare, en slags direktupphandling således. Vid upphandling av byggentreprenader kan förfarandet tillämpas om det vid ett öppet eller selektivt förfarande inte lämnats några anbud eller anbudsansökningar eller att anbuden inte är lämpliga under förutsättning att de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändras väsentligt eller om byggentreprenaden endast kan utföras av en leverantör p.g.a. ensamrätt eller av tekniska eller konstnärliga skäl eller i händelse av synnerlig brådska orsakad av omständigheter utanför den upphandlande myndighetens kontroll. 17
Därutöver får förhandlat förfarande utan föregående annonsering tillämpas i de fall det gäller kompletterande byggentreprenader som inte ingår i det ursprungliga projektet eller kontraktet samt i de fall det gäller en ny entreprenad som är en upprepning av tidigare byggentreprenader. Observera att för båda dessa fall krävs att särskilda omständigheter är uppfyllda vilka redovisas i LOU 4 kap. 8. 4.12 Upphandlingsformer som kan tillämpas både över och under tröskelvärdet Elektronisk auktion och konkurrenspräglad dialog är upphandlingsformer som kan användas vid upphandling såväl över som under tröskelvärdet. 4.12.1 Konkurrenspräglad dialog Vad är en konkurrenspräglad dialog? Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande där alla leverantörer kan begära att få delta och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i detta förfarande. Konkurrenspräglad dialog kan användas när det kontrakt som ska upphandlas är särskilt komplicerat och det inte är möjligt att definiera de prestanda- eller funktionskrav som kan tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Läs mer i vägledningen om konkurrenspräglad dialog Vad händer vid en konkurrenspräglad dialog? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED vid upphandling över tröskelvärdet och i en databas som är allmänt tillgänglig vid upphandling under tröskelvärdet. Av annonsen ska klart framgå de villkor, krav och kriterier som gäller för att få delta i dialogen liksom tilldelningskriterierna. Därutöver, i förekommande fall, det lägsta och det högsta antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in till dialog. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska uppgå till minst 3 stycken vid upphandlingar över tröskelvärdet. Vid upphandlingar under tröskelvärdet finns inget minimiantal angivet, men antalet leverantörer under dialogen ska vara tillräckligt många för att tillförsäkra att en effektiv konkurrens uppnås vid upphandlingen. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande. Därefter bjuder den upphandlande myndigheten vid ett och samma tillfälle skiftligt in det antal kvalificerade anbudssökande som, i förekommande fall, har angivits i annonsen till dialog. Av inbjudan ska bl.a. framgå tid och plats för dialogen samt hänvisning till beskrivande dokument. 18
I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven är färre än det lägsta antalet som angivits i annonsen får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som uppfyller kraven. Dialogen ska resultera i en eller flera lösningar som sedan utgör grunden för de anbud som deltagarna bjuds in att lämna. Alla frågor kring kontraktet är möjliga att diskutera. Dialogen får emellertid inte medföra att de förutsättningar som angivits i annonsen, beskrivande dokument eller inbjudan till att delta i dialogen ändras väsentligt eftersom detta strider mot principerna om likabehandling och öppenhet. Dialogen fortsätter till dess det finns en eller flera acceptabla lösningar som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Efter avslutad dialog uppmanar den upphandlande myndigheten deltagarna att lämna sina slutgiltiga anbud. Anbuden ska utvärderas utifrån de tilldelningskriterier som angivits i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Hur dessa kriterier ska värderas (viktning eller fallande prioritetsordning) ska anges senast i inbjudan till att delta i dialogen. Det ekonomiskt mest fördelaktigt anbudet ska alltid användas som grund för tilldelningen av kontrakt vid konkurrenspräglad dialog. Tidsfristen för att ansöka om att få delta i konkurrenspräglad dialog vid upphandlingar över tröskelvärdet är 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få delta i konkurrenspräglad dialog kan förkortas i de fall annonsen skickas elektroniskt. För upphandlingar under tröskelvärdet finns det inte angivet någon tidsfrist, tiden bör dock vara skälig. 4.12.2 Elektronisk auktion Vad är en elektronisk auktion? Elektronisk auktion utgör inget fullständigt upphandlingsförfarande utan kan användas som en avslutande fas i upphandlingar såväl över som under tröskelvärdet. Elektronisk auktion kan också användas vid avrop med förnyad konkurrensutsättning från ett ramavtal. Vad händer vid en elektronisk auktion? Eftersom den elektroniska auktionen utgör en avslutande del av upphandlingen innebär det att den ska föregås av en fullständig utvärdering av anbuden i enlighet de tilldelningskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget. Förutsättningen för att en elektronisk auktion ska kunna användas som avslutande del är att förfrågningsunderlaget kan uttryckas med tillräcklig exakthet. Inbjudan att lämna nya anbud i auktionen kan endast omfatta sådana delar av anbudet som kan uttryckas i siffror och procenttal och därmed bli föremål för en automatisk bedömning och rangordning. Förutsatt att dessa villkor kan uppfyllas, kan elektronisk auktion användas såväl vid upphandlingar när kontraktet ska tilldelas den leverantör som erbjudit det lägsta priset, som när kontraktet ska tilldelas den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om den upphandlande myndigheten avser att avsluta en upphandling med en elektronisk auktion ska detta anges i annonsen. I förfrågningsunderlaget ska anges vilka delar samt vilka objekt eller områden som ska ingå i auktionen. 19
Resultatet av auktionen är helt avgörande för vilken anbudsgivare som tilldelas kontraktet. Inbjudan till auktionen skickas elektroniskt, vid ett och samma tillfälle, till de anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud. I inbjudan ska anges om auktionen ska genomföras i etapper och i så fall tidplanen för varje etapp när auktionen ska börja (tidigast inom två arbetsdagar) villkoren för hur auktionen ska avslutas samt information om möjligheter att testa det elektroniska auktionssystemet i förväg. Läs mer om i vägledningen om elektronisk auktion 4.13 Ramavtal 4.13.1 Ramavtal med fastställda villkor I de fall villkoren i ramavtalen är fastställda och ramavtal har tecknats med fler än en leverantör, tilldelas kontrakt (görs avrop) enligt den fördelningsnyckel som bestämts i förfrågningsunderlaget. En vanlig typ av fördelningsnyckel är rangordning och avrop görs i dessa fall från den leverantör som är överst i rangordningen och således har lämnat det bästa anbudet. Det är därför viktigt att leverantören har kapacitet att leverera i enlighet med vad denne angivit i sitt anbud. Om den tillfrågade leverantören inte kan leverera till avtalat pris eller enligt övriga villkor som är avtalade, ska nästföljande leverantör tillfrågas. En alternativ fördelningsnyckel är en procentuell uppdelning av hur avropen ska fördelas mellan leverantörerna. Ramavtal med alla villkor fastställda som upphandlas enligt 15 kap. LOU kan ingås med ett valfritt antal leverantörer. 4.13.2 Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning I de fall ett eller flera villkor i ramavtalet inte är fastställda sker en förnyad konkurrensutsättning. Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud lämnas till ramavtalsleverantörerna i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Dessa villkor får om nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av ramavtalet. För varje kontrakt som ska tilldelas från ramavtalet ska den upphandlande myndigheten samråda skriftligt med de ramavtalsleverantörer som kan genomföra kontraktet. I praktiken genomförs en miniupphandling. Anbudsgivare ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, men hänsyn ska tas till upphandlingens art och omfattning. 20
4.14 Utarbeta förfrågningsunderlag 4.14.1 Beskriva uppdraget Förfrågningsunderlaget ska innehålla en beskrivning av den byggentreprenad som ska upphandlas. Entreprenad- och ersättningsform ska tydligt anges liksom en noggrann beskrivning av kvantiteter och kvaliteter. Uppdraget får emellertid inte beskrivas på ett sådant sätt att endast en leverantör kan komma ifråga. Samtliga krav som ställs på byggentreprenaden ska finnas med i förfrågningsunderlaget. Det är inte tillåtet att tillföra nya krav under upphandlingens gång. Om den upphandlande myndigheten under upphandlingens gång skaffar sig kunskap som medför att nya krav bör ställas, måste upphandlingen avbrytas och göras om. Det är också viktigt att fastställa en rimlig kravnivå. För lågt ställda krav leder till dyrare köp om de medför tillägg, kompletteringar eller ny upphandling längre fram. För högt ställda krav, som inte kommer till nytta i verksamheten, är slöseri med medel. Kraven på byggentreprenaden ska vara väl förankrade hos berörda intressenter inom den upphandlande myndigheten. Ett väl genomarbetat, fullständigt och tydligt förfrågningsunderlag underlättar utvärderingen av anbud och utformningen av kontrakt. Ju utförligare ett underlag är, desto bättre blir anbudsgivningen och möjligheterna att jämföra olika konkurrerande anbud. Dessutom minimeras risken för överprövning eller skadestånd. Om underlaget inte är tillräckligt tydligt kan det leda till att anbudsgivare helt eller delvis missuppfattar vad som efterfrågas eller tolkar åtagandet olika. För att då få jämförbarhet vid anbudsprövningen krävs antingen kontakter för att göra anbuden jämförbara eller en ny tidsödande upphandling med tydligare underlag. 4.14.2 Underlätta för anbudsgivaren Anbudsgivaren måste kunna grunda sin beräkning och anbudsgivning på de kompletta och formella krav som angivits i förfrågningsunderlaget och med hjälp av dessa kunna räkna fram sina kostnader för anbudet. Av underlaget ska anbudsgivarna också kunna se vad som kommer att tillmätas betydelse vid anbudsprövningen och hur utvärdering ska gå till. Se vidare avsnitt 5.6 med underrubriker. Företagen är i hög grad beroende av att lätt kunna avgöra om de har kvalifikationer nog att delta i anbudsgivningen. Sammanställ därför kraven på ett tydligt och lättförståeligt sätt. Tänk på att vissa mindre företag kan ha bristfälliga kunskaper kring juridik, formalia etc. För att främja även mindre företags medverkan i anbudsgivningen, bör den upphandlande myndigheten inte i onödan ställa högre krav på anbudsgivaren än vad som behövs för aktuell upphandling. Ställda krav måste alltid vara proportionerliga med hänsyn till vad som efterfrågas i den aktuella upphandlingen, detta kallas proportionalitetsprincipen. 21
4.14.3 Utgå från branschdokumenten För upphandling och genomförande av byggentreprenader finns idag en fungerande systematik i de branschdokument med föreskrifter och regler som genomgående används inom byggsektorn (AMA AF). Dessa branschdokument bör också utgöra stommen vid upprättandet av förfrågningsunderlag vid offentlig upphandling. Valet av entreprenadform styr vilken föreskrift som ska gälla. Redovisningen nedan avser utförandeentreprenad. Under AFC och i AMA AF angivna föreskrifter förutsätter därmed att AB 04 tillämpas. Det är viktigt att redovisa de olika kraven under rätt rubrik i AMA AF-strukturen. För att underlätta för anbudsgivarna kan kraven med fördel även samlas i ett separat anbudsformulär. På så sätt minimeras risken att anbudsgivaren missar att besvara frågor och krav och därmed risken att diskvalificeras. Samlade krav underlättar också för den upphandlande myndigheten vid kvalificering av anbudsgivare samt prövning och utvärdering av anbuden. Kontrollera också att samma information och/eller krav inte anges på olika ställen i dokumentet. AFA omfattar sådana uppgifter som avser en allmän orientering avseende entreprenaden. Under AFA.1 med underrubriker lämnas företagsuppgifter avseende den upphandlande myndigheten (beställaren) samt uppgift om myndighetens ombud under anbudstiden. Under AFA.2 med underrubriker lämnas en övergripande orientering om den entreprenad som upphandlas (objektet) liksom uppgift om objektets geografiska läge. AFB omfattar sådana uppgifter som avser upphandlingsföreskrifter. Under AFB.1 med underrubriker anges information om upphandlingsförfarande, entreprenadform, ersättningsform samt särskilda förutsättningar för upphandlingen. Under AFB.2 med underrubriker anges information om förfrågningsunderlaget; tillhandahållande, förteckning och komplettering. Under AFB.3 med underrubriker redovisas information om anbudets form och innehåll, huvudanbud/sidoanbud, anbudstidens utgång, anbudets giltighet samt hur anbudet ska adresseras. Under AFB.4 anges när anbudsöppning ska ske. Under AFB.5 med underrubriker anges hur anbudsprövning (kvalificering av anbudsgivare) ska ske, vilka tilldelningskriterier som gäller samt hur beslut om val av leverantör kommer att meddelas. AFC omfattar entreprenadföreskrifter vid utförandeentreprenad. Under AFC.2-AFC.9 med underrubriker redovisas bl.a. krav på kvalitets- och miljöledning, kvalitets- och miljöplan, underentreprenör, försäkringar, ersättningsregler samt betalnings- och faktureringsvillkor. Nedan anges under vilka avsnitt i AMA AF som de vanligast förekommande kraven i en offentlig upphandling ska anges. Förteckningen omfattar därmed inte alla avsnitt/rubriker i AMA AF. 22