Offentlig upphandling inom byggsektorn - vägledning för upphandlande myndigheter 2010:6

Transkript

1 Offentlig upphandling inom byggsektorn - vägledning för upphandlande myndigheter 2010:6

2 Tänk på att informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

3 Publicerad: Version: 2010:6.5 (reviderad )

4 Innehåll 1. Om vägledningen Bakgrund och syfte Omfattning Om informationen Samråd 3 2. Lagstiftningen 4 3. Begrepp och definitioner 5 4. Förbereda en upphandling Kompetens Roller inom den upphandlande myndigheten Konsultjäv Undersök marknaden Informera företagen Definiera behovet Anpassa uppdraget Välja upphandlingsförfarande Beräkna kontraktets värde Upphandlingsförfaranden under tröskelvärdet Upphandlingsförfaranden över tröskelvärdet Upphandlingsförfaranden som kan tillämpas både över och under tröskelvärdet Ramavtal Genomföra en upphandling Utforma förfrågningsunderlag Annonsera Frågor och svar Ta emot anbud Öppna anbud Rätta och komplettera anbud Kvalificera anbudsgivare samt pröva och utvärdera anbud Tilldelningsbeslut Avtalsspärr Teckna kontrakt Överprövning och skadestånd Ansöka om överprövning Tidsfrister för ansökan om överprövning Domstolens beslut Förlängd avtalsspärr Tiodagarsfrist Överprövning av kontrakts giltighet Skadestånd Följa upp kontraktet Kontraktet Styra leveransen Kontakt med leverantören Utvärdera kontraktsperioden Sammanfattningsvis 60

5 2 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 1. Om vägledningen 1.1 Bakgrund och syfte Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel och att därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Inom ramen för detta uppdrag ska Upphandlingsstödet särskilt beakta de behov som finns vid offentliga upphandlingar inom byggsektorn. Syftet är att stödja offentliga beställare, byggherrar och leverantörer i upphandlingsprocessen samt att finna former för att, utöver produktionskostnaden, lyfta fram och betona livscykelkostnader och kvalitetskriterier. Syftet med denna vägledning är att underlätta för upphandlande myndigheter att genomföra en offentlig upphandling av byggentreprenader. 1.2 Omfattning Vägledningen omfattar endast den klassiska sektorn med fokus på upphandlingar enligt 15 kap. LOU dvs. upphandlingar under tröskelvärdet. Vägledningen ger övergripande information om reglerna vid upphandling inom byggsektorn samt tips och råd vad man som upphandlande myndighet ska tänka på när man genomför en offentlig upphandling. För utförligare information om regelverket hänvisas till vägledningen Upphandlingsprocessen steg för steg för upphandlare som finns att ladda ner och beställa på

6 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Om informationen Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att upphandlande myndigheter vid behov inhämtar kompetens för att genomföra upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt. Avsikten med vägledningen är inte att ge svar på oklara rättsfrågor. Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår webbplats upphandlingsstöd.se och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk med innehållet. 1.4 Samråd Vägledningen har tagits fram i samråd med en referensgrupp. Den har bestått av Annica Bengtsson (Trafikverket), Johan Hagetoft (SKL), Jan Henriksson (Q-gruppen), Magnus Kristiansson (SKL), Johan Lundvall (Affärskoncept), Fredrik Malmberg (ShBygg) och Lars Svensson (Boverket). Därutöver har förankring skett i en styrgrupp. Den har bestått av Bo Antoni (Sveriges Byggindustrier), Mats Björs (Byggherrarna), Pernilla Norman (Svenska Teknik och Designföretagen) samt Nikolaj Tolstoj (Boverket). Till dessa riktas ett varmt tack!

7 4 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 2. Lagstiftningen Upphandlingen inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen om offentlig upphandling (LOU) samt lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Därutöver berörs den offentliga upphandlingen av t.ex. konkurrenslagen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och förordningen om antidiskrimineringsvillkor. Upphandlande enheter som bedriver verksamhet inom bland annat vatten-, energi-, transport- och postområdena tillhör de så kallade försörjningssektorerna. Upphandlande myndigheter som bedriver övrig verksamhet tillhör den klassiska sektorn. Tröskelvärden är de beloppsgränser som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna i 15 kap. LOU. Tröskelvärdet för byggentreprenader fr.o.m t.o.m uppgår till kronor. Tröskelvärdet ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för kontraktets hela löptid. Även eventuella optioner och förlängningsklausuler ska räknas in som om de kommer att utnyttjas. Grundläggande principer för offentlig upphandling är icke-diskriminering likabehandling ömsesidigt erkännande proportionalitet öppenhet Syftet med upphandlingsreglerna är primärt att främja fri rörlighet inom EU. Upphandlande myndigheter ska uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad och därigenom på bästa sätt använda de medel som finansierar offentliga upphandlingar. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att konkurrera på lika villkor i varje upphandling.

8 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 5 3. Begrepp och definitioner I texten används genomgående ett antal begrepp för vilka följande definitioner gäller. Allmänt tillgänglig databas Databas för annonsering av upphandlingar. TED (Tenders Electronic Daily) är EU:s databas för annonsering över tröskelvärdet. Visma/Opic, E-avrop, Licitio och Mercell är exempel på nationella databaser för annonsering under tröskelvärdet och av B-tjänster. Anbudsgivare Den som lämnar anbud. Avtalsspärr Tidsfrist efter tilldelningsbeslut då kontrakt inte får tecknas. Tidsfristen är 10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssättet. Avtalsspärren syftar till att ge leverantörer möjlighet att begära överprövning. Beställare Sakkunnig och kravställare vid den upphandlande myndigheten för den byggentreprenad som ska upphandlas. Branschdokument AB 04 (Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader). ABT 06 (Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggningsoch installationsarbeten). AMA AF 12 (Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader). Förfrågningsunderlag Samlingsbegrepp för allt underlag som den upphandlande myndigheten tillhandahåller en leverantör för anbudsgivning i en upphandling. Underlaget kan omfatta bland annat upphandlingsföreskrifter, teknisk specifikation och/eller uppdragsbeskrivning, krav på leverantör samt administrativa och kommersiella villkor.

9 6 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Förhandsinsyn En frivillig annonsering i TED (Tenders Electronic Daily) om att den upphandlande myndigheten avser att tilldela kontrakt genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering, eller en allmänt tillgänglig databas om att den upphandlande myndigheten avser att tilldela kontrakt genom direktupphandling. En avtalsspärr på 10 dagar inträder och ett kontrakt kan efter den tidens utgång inte förklaras ogiltigt av domstol. Leverantör De företag på marknaden som tillhandahåller varor, tjänster eller utför byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer. Ramavtal Ett avtal som tecknas mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för en senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod. Tilldelningsbeslut Den upphandlande myndighetens beslut om att tilldela ett kontrakt eller teckna ett ramavtal. Om det finns flera anbudsgivare och/eller anbudssökande ska dessa underrättas om tilldelningsbeslutet och skälet för det. Tilldelningskriterier De kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelningen av ett kontrakt. Kallas även utvärderingskriterier eller bör-krav. Tröskelvärde Beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna. Upphandlare Sakkunnig i upphandlingsfrågor vid den upphandlande myndigheten.

10 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 7 Upphandlande myndighet Statliga och kommunala myndigheter samt landsting. Med myndigheter jämställs beslutande församlingar i kommuner och landsting samt offentligt styrda organ. Med sådana organ avses bland annat vissa statliga och flertalet kommunala bolag såsom kommunala bostadsbolag.

11 8 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 4. Förbereda en upphandling Under detta avsnitt beskrivs vilka förberedelser som den upphandlande myndigheten bör göra inför en kommande upphandling. Förberedelserna kan bland annat omfatta att analysera marknaden och definiera myndighetens behov att sätta sig in i olika upphandlingsförfaranden och principer för tilldelning av kontrakt att utforma förfrågningsunderlag. 4.1 Kompetens Upphandlingsreglerna kan upplevas som komplicerade av båda parter. Genom att ha rätt kompetens inom upphandlingsområdet samt vara lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor, kan den egna insatsen i upphandlingsarbetet förbättras vilket i sin tur gynnar den goda affären. En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad beställarorganisation, kompetenta byggherrar, professionella upphandlare som arbetar nära beställare och byggherrar samt eventuella resurser för projektstyrning och kontraktsuppföljning. Därutöver är det viktigt att även de medarbetare som gör enskilda avrop och beställningar, bland annat från befintliga ramavtal, har rätt utbildning och kompetens. Lagarna innehåller krav såväl på den upphandlande myndigheten som på anbudsgivaren. Det är också viktigt att följa utvecklingen med lagändringar, ny rättspraxis etc. Ändringarna kan innebära förenklingar, men det förekommer också kompletteringar av lagarna där nya krav kan ställas på den upphandlande myndigheten med avseende på t.ex. annonsering och utvärdering eller helt nya upphandlingsförfaranden och ändrade tröskelvärden. Beställarens och upphandlarens kompetens omfattar också att kommunicera myndighetens värderingar och behov internt och externt samt bevaka ramavtalstrohet.

12 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Roller inom den upphandlande myndigheten Inom en upphandlande myndighet bör det i normalfallet finnas en klar rollfördelning mellan de olika befattningar som deltar i upphandlingsprocessen. Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita extern konsult för exempelvis utformning av förfrågningsunderlag UNDER UPPHANDLINGEN Beställaren och slutanvändaren Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för den byggentreprenad som ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid utformningen av kravspecifikationen (beskrivning av den byggentreprenad som ska upphandlas) som vid prövning och utvärdering av anbud. Därutöver kan också slutanvändaren (exempelvis berörda lärare och elever när en skola ska byggas eller repareras) delta i upphandlingen både som kravställare och vid anbudsprövningen. Upphandlaren Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlaren ansvarar för Utformning och sammanställning av förfrågningsunderlaget i sin helhet, information till leverantörerna under upphandlingsprocessen kvalificering av leverantörer prövning och utvärdering av anbud (bland annat tillsammans med beställaren) upprättande av tilldelningsbeslut. Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist. Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som sakkunnig och kravställare.

13 10 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER NÄR KONTRAKTET HAR TECKNATS När kontraktet har tecknats går ansvaret över från den/de person/er som haft ansvaret under upphandlingen till den/de som ansvarar för kontraktsuppföljningen, vanligtvis beställaren, projektansvarig eller i vissa fall någon på upphandlingsfunktionen. Inom en upphandlande myndighet kan det även finnas medarbetare med rätt att göra avrop från befintliga ramavtal. Tänk på att Tänk på att beslut i en upphandling om val av leverantör eller annat beslut kopplat till upphandlingen ska fattas av den upphandlande myndigheten. 4.3 Konsultjäv I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformning av förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv. Den upphandlande myndigheten bör också vara försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka vid och påverka t.ex. utformningen av förfrågningsunderlaget inför en upphandling som denne själv eller någon närstående person kan delta i som anbudsgivare. En konsult ska uteslutas från anbudsgivning, om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens eller leverantörens produkter fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget m.m. som andra anbudsgivare inte fått, eller genom sin medverkan fått annan form av otillbörlig konkurrensfördel. Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda annan anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult.

14 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 11 Däremot anses sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre påläst eller har ett visst tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, normalt inte som otillbörliga. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse. Innan uteslutning sker måste en konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillbörlig konkurrensfördel. 4.4 Undersök marknaden Mellan upphandlingarna bör beställare och upphandlare skaffa sig marknadskännedom för att lättare kunna precisera den upphandlande myndighetens behov och krav inför kommande upphandlingar. Undersök vad såväl stora som medelstora och små företag inom olika segment kan erbjuda. Det kan också vara värdefullt att föra en dialog med företagen. Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att dessa inte blir otillbörliga genom att vissa företag gynnas, vilket strider mot likabehandlingsprincipen, eller att företagen kan uppfatta det som en förhandling eller att en upphandling påbörjats. Denna typ av kontakter bör heller aldrig tas i direkt anslutning till att en upphandling ska påbörjas.» TIPS! Sök information genom branschorganisationer och medlemsregister. Besök pågående och färdiga projekt inom byggsektorn. Besök mässor. Utbyt erfarenheter med andra beställare. Delta i nätverk.

15 12 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 4.5 Informera företagen Möjligheten till bra upphandlingar ökar genom att söka olika vägar för att attrahera rätt anbudsgivare. Det kan alltså behövas marknadsföring även från den upphandlande myndighetens sida. Öppenhet och tydlighet uppskattas av alla företag. Relevant information på hemsidan eller i samband men informationsmöten är därför alltid till nytta, inte minst för de företag som har mindre kunskap om möjligheten att göra affärer med offentlig sektor, vilka olika moment som ingår och vad dessa innebär. Se till att upphandlingarna blir kända i god tid så att företagen hinner planera och förbereda anbudsgivningen. Även om vissa insatser kan vara kostsamma att genomföra i stor skala så kan insatsen definitivt löna sig om fler väljer att lämna anbud och anbud blir korrekta och därmed mer attraktiva. All slags information måste naturligtvis skötas professionellt så att den inte uppfattas som otillbörlig. Var också försiktig med när i tiden informationen lämnas. Information kring en specifik upphandling bör aldrig genomföras i direkt anslutning till att upphandlingen ska påbörjas med mindre än att samtliga presumtiva anbudsgivare har möjlighet att få tillgång till denna information.» TIPS! Publicera information på hemsidan om vilka rutiner som gäller samt vilka krav som brukar ställas i upphandlingar. Belys gärna vad som är viktigt vid en anbudsgivning, hur krav ska besvaras, vilka dokument som ska bifogas och hur en utvärdering sker. Bjud in företagen under en halvdag och informera om kommande upphandlingar och projekt och ge gärna vägledning kring upphandlingsprocessen. Förhandsannonsera. Se avsnitt 5.2.

16 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Definiera behovet En förutsättning för bra upphandlingar är att den upphandlande myndighetens behov kan definieras och formuleras och att relevanta krav på anbudsgivare kan preciseras. För detta krävs ett grundligt förarbete genom nära samarbete mellan berörda parter inom den upphandlande myndigheten. Det är viktigt att ta in upphandlaren tidigt i processen och säkerställa att det finns ett nära samarbete mellan upphandlaren och beställaren samt därutöver andra berörda exempelvis den/de som kommer att ansvara för ledning, uppföljning och drift av byggentreprenaden. I vissa fall kan även slutanvändaren kopplas in. 4.7 Anpassa uppdraget Fundera innan upphandlingen påbörjas på hur entreprenaden kan anpassas till marknaden för att bästa resultat ska kunna uppnås. Hur anpassningen ska ske får bedömas från fall till fall. En möjlighet kan vara att tillåta att anbud läggs på delar av uppdraget, t.ex. enstaka kompetensområden eller geografiska områden. Ett sådant förfarande ger normalt större administration hos den upphandlande myndigheten med fler leverantörer och kontrakt samt därmed mer komplexa uppföljningar. I gengäld ges även mindre företag förutsättningar att delta i anbudsgivningen, konkurrensen blir större och ger ökade möjligheter att jämföra prestationer. Observera att en upphandling inte får delas upp i syfte att dess olika delar ska understiga tröskelvärdet för att därmed kunna kringgå reglerna i LOU. Se avsnitt 4.9.

17 14 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 4.8 Välja upphandlingsförfarande Värdet av kontraktet för den byggentreprenad som ska upphandlas avgör vilket upphandlingsförfarande som ska väljas. I de fall värdet av upphandlingen uppgår till eller överstiger tröskelvärdet för byggentreprenader ( kronor exklusive mervärdesskatt), ska öppet, selektivt eller förhandlat förfarande användas. I de fall värdet av upphandlingen uppgår till eller överstiger kronor exklusive mervärdesskatt, med understiger kronor, ska förenklat eller urvalsförfarande användas. I de fall upphandlingens värde understiger kronor exklusive mervärdesskatt, kan även direktupphandling användas. Därutöver finns ytterligare två upphandlingsförfaranden, konkurrenspräglad dialog och elektronisk auktion, vilka kan användas vid upphandling såväl över som under tröskelvärdet. För upphandlingar över tröskelvärdet föreskriver LOU exakta tider för inlämnande av anbud. Tidsfristerna kan förkortas om vissa i LOU föreskrivna villkor är uppfyllda. För upphandlingar under tröskelvärdet gäller att anbudstiden ska vara skälig dvs. tillräckligt lång för att anbudsgivarna ska kunna avlämna fullständiga och korrekta anbud. De olika upphandlingsförfarandena liksom tidsfristerna beskrivs i avsnitt Beräkna kontraktets värde Värdet av kontraktet ska beräknas som det totala belopp som betalas till leverantören för den entreprenad som ska upphandlas. Beräkningen av värdet ska avse värdet vid den tidpunkt då upphandlingen annonseras. Eventuella options- eller förlängningsklausuler ska räknas med i kontraktsvärdet som om de utnyttjas. Det sistnämnda innebär att om ett kontrakt tecknas på 2 år, med rätt till ytterligare förlängning med 1 år, så utgör kontraktsvärdet det 3-åriga värdet av kontraktet.

18 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 15 Om ett byggentreprenadkontrakt delas upp i flera mindre delar ska varje delvärde ingå i beräkningen av kontraktets värde. Om tröskelvärdet då överskrids ska varje enskild upphandling av delkontrakt göras enligt bestämmelserna för upphandlingar över tröskelvärdet. Den upphandlande myndigheten behöver dock inte upphandla ett sådant delkontrakt enligt de regler som gäller över tröskelvärdet om värdet på det aktuella delkontraktet understiger euro. Detta under förutsättning att det sammanlagda värdet av sådana delkontrakt inte överstiger 20 % av det sammanlagda värdet av alla delkontrakten. Vid upphandling av den typ av delkontrakt som inte behöver upphandlas enligt de regler som gäller över tröskelvärdet ska 15 kap. LOU tillämpas. Vid beräkning av värdet av ett byggentreprenadkontrakt ska man räkna in såväl kostnaden för entreprenaden som värdet av de varor och tjänster, som den upphandlande myndigheten tillhandahåller leverantören för att entreprenaden ska kunna genomföras. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt och avrop som planeras under ramavtalets löptid (3 kap. 13 LOU). Observera att en upphandling inte får delas upp i syfte att dess olika delar ska understiga tröskelvärdet för att man därmed ska kunna kringgå reglerna i LOU Upphandlingsförfaranden under tröskelvärdet En offentlig upphandling under tröskelvärdet ska göras genom förenklat förfarande, urvalsförfarande eller i form av en direktupphandling FÖRENKLAT FÖRFARANDE Vad är ett förenklat förfarande? Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Termen förenklat förfarande markerar att förfarandet är förenklat i förhållande till de mer detaljerade krav som ska vara uppfyllda vid upphandling över tröskelvärdet. Kravet på de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna dvs. icke- diskriminering, likabehandling, ömsesidigt erkännande, proportionalitet samt öppenhet gäller emellertid även det förenklade förfarandet.

19 16 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Vad händer vid ett förenklat förfarande? Inbjudan sker via annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller via annonsering på annat sätt som leder till effektiv konkurrens, t.ex. i en branschtidning eller i en större dagstidning. När anbudstiden gått ut och anbud öppnats sker en kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbud med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska upphandlas. Därefter sker en utvärdering av anbud utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Förhandlingar får genomföras med en eller flera anbudsgivare. Det är den upphandlande myndigheten som avgör om förhandlingar behövs för att få bästa möjliga villkor. Den upphandlande myndigheten är dock inte skyldig att förhandla med någon anbudsgivare. Förhandling får ske kring samtliga delar i uppdraget, även priset. En förhandling får emellertid inte leda fram till att de ovillkorliga kraven för upphandlingen väsentligen ändras. Då kan upphandlingen behöva göras om så att principerna om likabehandling och öppenhet upprätthålls. Tidsfristen för att lämna anbud ska vara skälig. Hänsyn ska tas till hur komplex upphandlingen är och en bedömning ska göras av hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta ett anbud URVALSFÖRFARANDE Vad är ett urvalsförfarande? Urvalsförfarande innebär att alla leverantörer har rätt att inkomma med en ansökan om att få lämna anbud (en så kallad anbudsansökan) och att den upphandlande myndigheten därefter bjuder in vissa leverantörer att lämna anbud. Detta upphandlingsförfarande kan beskrivas som ett selektivt förfarande under tröskelvärdet och används vanligen i de fall man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud och att den upphandlande myndigheten därigenom uppnår ett rimligt förhållande mellan värdet på upphandlingen och de administrativa kostnaderna för anbudshanteringen.

20 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 17 Vad händer vid ett urvalsförfarande? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Av inbjudan ska det framgå hur en anbudsansökan får lämnas samt den dag då ansökan senast ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten får i inbjudan ange det antal leverantörer som den avser att bjuda in att lämna anbud. Antalet ska bestämmas med hänsyn till arten av det som ska upphandlas och vara tillräckligt stort för att en effektiv konkurrens ska uppnås. Antalet kan anges inom ett intervall, lägsta respektive högsta antal. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats görs ett urval av de anbudssökande och den upphandlande myndigheten bjuder in utvalda anbudssökande att lämna anbud. Till dessa skickas, vid ett och samma tillfälle, en inbjudan med förfrågningsunderlag. Den upphandlande myndigheten får bjuda in det antal anbudssökande som i förekommande fall angetts i annonsen. Om inget antal angetts i annonsen ska samtliga kvalificerade anbudssökande bjudas in till anbudsgivning. När anbudstiden gått ut och anbud öppnats sker en prövning av anbud med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av anbud utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Den upphandlande myndigheten får bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling. Förhandlingen får ske kring samtliga delar i uppdraget, även priset. En förhandling får inte leda fram till att de ovillkorliga kraven för upphandlingen väsentligen ändras. Då kan upphandlingen behöva göras om så att principerna om likabehandling och öppenhet upprätthålls. Tidsfristen för att inkomma med ansökningar och anbud ska vara skälig. Hänsyn ska tas till hur komplex upphandlingen är och en bedömning ska göras av hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta en ansökan eller ett anbud. Tidsfristen för att lämna en anbudsansökan får dock aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan blev publicerad.

21 18 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER DIREKTUPPHANDLING Vad är en direktupphandling? Direktupphandling är upphandling utan krav på annonsering och innebär ett enklare förfarande i förhållande till övriga upphandlingsförfaranden. Direktupphandling ska dock alltid ske med hänsyn till de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Vid direktupphandling finns det inga lagbestämmelser om hur anbud ska utformas. Anbud kan således vara muntliga eller skriftliga. Anbud kan även lämnas genom elektronisk överföring eller på ett annat sätt som den upphandlande myndigheten bestämmer. Den eller de leverantören/leverantörerna som får lämna anbud väljs ut av den upphandlande myndigheten. För att få inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det således att den upphandlande myndigheten har kännedom om företaget. Den upphandlande myndigheten bör i normalfallet ta in flera anbud och göra prisjämförelser. När får en direktupphandling användas? Direktupphandling får endast användas om upphandlingens värde uppgår till högst 15 procent av det tröskelvärde som avses i 3 kap. 1 första stycket LOU, eller om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda, eller om det finns synnerliga skäl. Direktupphandling är tillåten om värdet av byggentreprenaden uppgår till högst kronor exklusive mervärdesskatt (fast beloppsgräns) vilket motsvarar 15 procent av kronor enligt beskrivningen i avsnitt ovan. Vidare är direktupphandling tillåten då förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Exempel på detta är att det vid förenklat förfarande/urvalsförfarande inte lämnats några anbud eller anbudsansökningar alternativt att anbuden inte är lämpliga. Detta gäller under förutsättning att de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändras väsentligt.

22 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 19 Därutöver är direktupphandling tillåten när det gäller kompletterande byggentreprenader som inte ingår i det ursprungliga projektet eller kontraktet eller det gäller en ny byggentreprenad som är en upprepning av tidigare byggentreprenader. Observera att för dessa båda fall krävs att särskilda omständigheter är uppfyllda vilka redovisas i 4 kap. 8 LOU. Ytterligare skäl till direktupphandling är i de fall det finns synnerliga skäl vilket bland annat avser oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd beroende på dålig planering medför inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling. En otillåten direktupphandling kan leda till att kontraktet ogiltigförklaras eller att den upphandlande myndigheten döms till skadestånd eller upphandlingsskadeavgift. Läs mer i vägledningen Direktupphandling som finns att ladda ner och beställa på Upphandlingsförfaranden över tröskelvärdet En offentlig upphandling över tröskelvärdet ska göras genom öppet, selektivt eller förhandlat förfarande ÖPPET FÖRFARANDE Vad är ett öppet förfarande? Öppet förfarande innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Förhandling får inte förekomma. Vad händer vid ett öppet förfarande? Inbjudan sker via annonsering i TED. När anbudstiden gått ut och anbud öppnats sker en kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbud med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska upphandlas. Därefter ska en utvärdering av anbud ske utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris.

23 20 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Tidsfristen för att lämna anbud vid öppet förfarande är som huvudregel minst 52 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att lämna anbud kan förkortas i de fall annonsen skickats med elektroniska medel och/eller leverantören själv kan ladda ner samtliga upphandlingsdokument direkt från den webbplats som angetts i TED SELEKTIVT FÖRFARANDE Vad är ett selektivt förfarande? Selektivt förfarande innebär att alla leverantörer får lämna in anbudsansökan. Efter en kvalificering bjuder den upphandlande myndigheten in utvalda leverantörer att lämna anbud. Förhandlingar får inte förekomma. Ett skäl till att använda ett selektivt förfarande är att man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud och att den upphandlande myndigheten därigenom uppnår ett rimligt förhållande mellan värdet på upphandlingen och de administrativa kostnaderna för anbudshanteringen. Ett annat skäl kan vara att upphandlingens art ställer speciella krav på leverantören. Vad händer vid ett selektivt förfarande? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED. Av annonsen ska klart framgå de regler och kriterier som gäller för att få delta i anbudsgivningen samt därutöver det lägsta och i förekommande fall, det högsta antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in att lämna anbud. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska minst uppgå till 5 stycken. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som angetts i annonsen. Till dessa skickas, vid ett och samma tillfälle, en inbjudan med förfrågningsunderlag. I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven är färre än det lägsta antalet som angetts i annonsen, får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som är kvalificerade.

24 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 21 När anbudstiden gått ut och anbud öppnats sker en prövning av anbud med avseende på de krav som ställts på den byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av anbud utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid selektivt förfarande är som huvudregel minst 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud kan förkortas i de fall annonsen har skickats elektroniskt. Tidsfristen för att lämna anbud vid selektivt förfarande är som huvudregel minst 40 dagar räknat från den dag då inbjudan med förfrågningsunderlag skickades till utvalda anbudssökande. Tidsfristen för att lämna anbud kan förkortas om leverantören själv kan ladda ner samtliga upphandlingsdokument direkt från den webbplats som angetts i den elektroniska annonsen FÖRHANDLAT FÖRFARANDE Vad är ett förhandlat förfarande? Vid upphandlingar över tröskelvärdet är möjligheterna att förhandla med anbudsgivare mycket begränsade. Öppet eller selektivt förfarande är de ordinarie upphandlingsförfarandena. Det finns två former av förhandlat förfarande, med och utan föregående annonsering. Förhandlat förfarande med föregående annonsering Förhandlat förfarande med föregående annonsering innebär att alla leverantörer får lämna in anbudsansökan. Efter en kvalificering bjuder den upphandlande myndigheten in utvalda anbudssökande till anbudsgivning/förhandling. Förhandlat förfarande med föregående annonsering är endast tillåtet om särskilda skäl föreligger. Ett exempel är om de anbud som lämnats vid öppet eller selektivt förfarande är ogiltiga eller inte kan antas av andra skäl som anges i 4 kap. 2 LOU allt under förutsättning att villkoren inte väsentligt ändras. Ett annat exempel är upphandling av en byggentreprenad som enbart har forsknings-, provnings- eller utvecklingsändamål och som inte syftar till vinst eller till att täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

25 22 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED. Av annonsen ska klart framgå de regler och kriterier som gäller för att få delta i anbudsgivningen/förhandlingen samt därutöver det lägsta och i förekommande fall det högsta, antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in till anbudsgivning/förhandling. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska minst uppgå till 3 stycken. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som angetts i annonsen. Till dessa skickas, vid ett och samma tillfälle, en inbjudan med förfrågningsunderlag. I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven och kriterierna är färre än det lägsta antalet som angetts i annonsen, får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som är kvalificerade. Förhandling sker med anbudsgivarna för att anpassa anbud till de krav på byggentreprenaden som har angetts i annonsen och i förfrågningsunderlaget för att på så sätt få fram det bästa anbudet. Förhandlingarna kan också ske i successiva steg för att gradvis minska antalet anbud. I de fall den upphandlande myndigheten har för avsikt att använda detta förfaringssätt ska det anges i annonsen eller förfrågningsunderlaget. Det successiva urvalet ska ske utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten är dock inte skyldig att förhandla med någon anbudsgivare. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid förhandlat förfarande med föregående annonsering är som huvudregel minst 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud kan förkortas om annonsen skickats elektroniskt. Tidsfristen för att lämna anbud vid förhandlat förfarande bestäms vid varje enskilt tillfälle.

26 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 23 Förhandlat förfarande utan föregående annonsering Förhandlat förfarande utan föregående annonsering innebär att den upphandlande myndigheten får vända sig direkt till en enda leverantör, en slags direktupphandling således. Vid upphandling av byggentreprenader kan förfarandet tillämpas bland annat om det vid ett öppet eller selektivt förfarande inte lämnats några anbud eller anbudsansökningar eller att anbuden inte är lämpliga under förutsättning att de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändras väsentligt, eller om byggentreprenaden endast kan utföras av en leverantör p.g.a. ensamrätt eller av tekniska eller konstnärliga skäl, eller om det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet men synnerlig brådska, orsakad av omständigheter utanför den upphandlande myndighetens kontroll, gör det omöjligt att använda andra upphandlingsförfaranden. Därutöver får förhandlat förfarande utan föregående annonsering tillämpas i de fall det gäller kompletterande byggentreprenader som inte ingår i det ursprungliga projektet eller kontraktet samt i de fall det gäller en ny entreprenad som är en upprepning av tidigare byggentreprenader. Observera att för båda dessa fall krävs att särskilda omständigheter är uppfyllda vilka redovisas i 4 kap. 8 LOU. Läs mer i vägledningen Dialog och förhandling som finns att ladda ner och beställa på Upphandlingsförfaranden som kan tillämpas både över och under tröskelvärdet Konkurrenspräglad dialog och elektronisk auktion är upphandlingsförfaranden som kan användas vid upphandling såväl över som under tröskelvärdet.

27 24 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER KONKURRENSPRÄGLAD DIALOG Vad är en konkurrenspräglad dialog? Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande där alla leverantörer kan begära att få delta och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i detta förfarande. Konkurrenspräglad dialog kan under vissa förutsättningar användas när det kontrakt som ska upphandlas är särskilt komplicerat och det t.ex. inte är möjligt att definiera de prestanda- eller funktionskrav som kan tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Vad händer vid en konkurrenspräglad dialog? Ansökningsinbjudan sker via annonsering i TED vid upphandling över tröskelvärdet och i en databas som är allmänt tillgänglig vid upphandling under tröskelvärdet. Av annonsen och det beskrivande dokumentet ska klart framgå de villkor, krav och kriterier som gäller för att få delta i dialogen liksom tilldelningskriterierna. Därutöver det lägsta och i förekommande fall det högsta, antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in till dialog. Antalet anbudssökande som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in ska uppgå till minst 3 stycken. När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en kvalificering av de anbudssökande. Därefter bjuder den upphandlande myndigheten, vid ett och samma tillfälle, skriftligt in det antal kvalificerade anbudssökande till dialog som har angetts i annonsen. Av inbjudan ska bland annat framgå tid och plats för dialogen samt hänvisning till beskrivande dokument. I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven och kriterierna är färre än det lägsta antalet som angetts i annonsen får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som är kvalificerade.

28 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 25 Dialogen ska resultera i en eller flera lösningar som sedan utgör grunden för de anbud som deltagarna bjuds in att lämna. Alla frågor kring kontraktet är möjliga att diskutera. Dialogen får emellertid inte medföra att de förutsättningar som angetts i annonsen, beskrivande dokument eller inbjudan till att delta i dialogen ändras väsentligt eftersom detta strider mot principerna om likabehandling och öppenhet. Dialogen fortsätter till dess det finns en eller flera acceptabla lösningar som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Efter avslutad dialog uppmanar den upphandlande myndigheten deltagarna att lämna sina slutgiltiga anbud. Anbud ska utvärderas utifrån de tilldelningskriterier som angetts i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Hur dessa kriterier ska värderas (viktning eller fallande prioritetsordning) ska anges senast i inbjudan till att delta i dialogen. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska alltid användas som grund för tilldelningen av kontrakt vid konkurrenspräglad dialog. Tidsfristen för att ansöka om att få delta i konkurrenspräglad dialog är minst 37 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få delta i konkurrenspräglad dialog kan förkortas i de fall annonsen skickas elektroniskt. Läs mer i vägledningen Konkurrenspräglad dialog som finns att ladda ner och beställa på ELEKTRONISK AUKTION Vad är en elektronisk auktion? Elektronisk auktion utgör inget fullständigt upphandlingsförfarande utan kan användas som en avslutande fas i upphandlingar såväl över som under tröskelvärdet. Elektronisk auktion kan också användas vid avrop med förnyad konkurrensutsättning från ett ramavtal. Vad händer vid en elektronisk auktion? Eftersom den elektroniska auktionen utgör en avslutande del av upphandlingen innebär det att den ska föregås av en fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget. Förutsättningen för att en elektronisk auktion ska kunna användas som avslutande del är att förfrågningsunderlaget kan uttryckas med tillräcklig exakthet. Inbjudan att lämna nya anbud i auktionen kan endast omfatta sådana delar av anbudet som kan uttryckas i siffror och procenttal och därmed bli föremål för en automatisk bedömning och rangordning.

29 26 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Förutsatt att dessa villkor är uppfyllda, kan elektronisk auktion användas såväl vid upphandlingar när kontraktet ska tilldelas den leverantör som erbjudit det lägsta priset, som när kontraktet ska tilldelas den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om den upphandlande myndigheten avser att avsluta en upphandling med en elektronisk auktion ska detta anges i annonsen. I förfrågningsunderlaget ska anges vilka delar samt vilka objekt eller områden som ska ingå i auktionen. Resultatet av auktionen är helt avgörande för vilken anbudsgivare som tilldelas kontraktet. Inbjudan till auktionen skickas elektroniskt, vid ett och samma tillfälle, till de anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud. I inbjudan ska bland annat anges om auktionen ska genomföras i etapper och i så fall tidplanen för varje etapp när auktionen börjar (tidigast inom två arbetsdagar), villkoren för hur auktionen ska avslutas information om möjligheter att testa det elektroniska auktionssystemet i förväg. Läs mer i vägledningen Elektronisk auktion som finns att ladda ner och beställa på

30 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Ramavtal RAMAVTAL MED FASTSTÄLLDA VILLKOR Ramavtal med fastställda villkor kan tecknas med en eller flera leverantörer. I de fall villkoren i ramavtalen är fastställda och ramavtal har tecknats med fler än en leverantör, ska kontrakt (avrop) tilldelas den leverantör som lämnat det bästa anbudet. Detta kan ske via rangordning av ramavtalen och avrop görs från den ramavtalsleverantör som är överst i rangordningen och således har lämnat det bästa anbudet. Det är därför viktigt att leverantören har kapacitet att leverera i enlighet med vad denne angivit i sitt anbud. Om den tillfrågade leverantören inte kan leverera till avtalat pris eller enligt övriga villkor som är avtalade, ska nästföljande leverantör tillfrågas. Om ett ramavtal enbart har tecknats med en leverantör kan avrop ske direkt från denne leverantör enligt villkoren i avtalet RAMAVTAL MED FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING I de fall ett eller flera villkor i ramavtalet inte är fastställda sker en förnyad konkurrensutsättning. Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud lämnas till ramavtalsleverantörerna i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Dessa villkor får om nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av ramavtalet. I praktiken genomförs en miniupphandling. Anbudsgivare ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, men hänsyn ska tas till upphandlingens art och omfattning.

31 28 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 5. Genomföra en upphandling Under detta avsnitt beskrivs de olika stegen från det att förfrågningsunderlaget utformas till dess att kontraktet tecknas. 5.1 Utforma förfrågningsunderlag BESKRIVA UPPDRAGET Förfrågningsunderlaget ska innehålla en beskrivning av den byggentreprenad som ska upphandlas. Entreprenad- och ersättningsform ska tydligt anges liksom en noggrann beskrivning av kvantiteter och kvaliteter. Uppdraget får emellertid inte beskrivas på ett sådant sätt att endast en leverantör kan komma ifråga om enda syftet är att få just denna leverantör. Samtliga krav som ställs på byggentreprenaden ska finnas med i förfrågningsunderlaget. Det är inte tillåtet att tillföra nya krav eller väsentligen ändra befintliga krav under upphandlingens gång. Om den upphandlande myndigheten under upphandlingens gång skaffar sig sådan kunskap som medför att nya krav bör ställas eller befintliga krav väsentligen ändras, måste upphandlingen avbrytas och göras om. Det är också viktigt att fastställa en rimlig kravnivå. För lågt ställda krav leder till dyrare köp om de medför tillägg, kompletteringar eller ny upphandling längre fram. För högt ställda krav, som inte kommer till nytta i verksamheten, är slöseri med medel och dessutom konkurrensbegränsande. Kraven på byggentreprenaden ska vara väl förankrade hos berörda intressenter inom den upphandlande myndigheten. Ett väl genomarbetat, fullständigt och tydligt förfrågningsunderlag underlättar utvärderingen av anbud och utformningen av kontrakt. Ju tydligare ett underlag är, desto bättre blir anbudsgivningen och möjligheterna att jämföra olika konkurrerande anbud. Dessutom minimeras risken för överprövning eller skadestånd.

32 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 29 Om underlaget inte är tillräckligt tydligt kan det leda till att anbudsgivare helt eller delvis missuppfattar vad som efterfrågas eller tolkar åtagandet olika. För att då få jämförbarhet vid anbudsutvärderingen kan antingen kompletteringar krävas (i de fall detta kan ske inom ramen för vad som anges i 15 kap. 12 LOU) för att göra anbuden jämförbara eller en ny tidsödande upphandling med tydligare underlag UNDERLÄTTA FÖR ANBUDSGIVAREN Anbudsgivaren måste kunna grunda sitt anbud på de kompletta och formella krav som angetts i förfrågningsunderlaget och med hjälp av dessa lämna ett korrekt anbud och göra exakta beräkningar av anbudspriset. Av underlaget ska anbudsgivaren också kunna se vilka krav som ställs för kvalificering samt vad som kommer att tillmätas betydelse vid värderingen av tilldelningskriterierna. Se avsnitt 5.7. Företagen är i hög grad beroende av att lätt kunna avgöra om de har kvalifikationer nog att delta i anbudsgivningen. Sammanställ därför kraven på ett tydligt och lättförståeligt sätt. För att främja även mindre företags medverkan i anbudsgivningen, bör den upphandlande myndigheten vara uppmärksam på att inte ställa högre krav på anbudsgivaren än vad som behövs för aktuell upphandling. Ställda krav måste för övrigt alltid vara proportionerliga med hänsyn till vad som efterfrågas i den aktuella upphandlingen, detta kallas proportionalitetsprincipen. Tänk också på att vissa mindre företag kan ha bristfälliga kunskaper kring juridik, formalia etc UTGÅ FRÅN BRANSCHDOKUMENTEN För upphandling och genomförande av byggentreprenader finns idag en fungerande systematik i de branschdokument med föreskrifter och regler som genomgående används inom byggsektorn (AMA AF). Dessa branschdokument bör också utgöra stommen vid upprättandet av förfrågningsunderlag vid offentlig upphandling. Val av entreprenadform styr vilken föreskrift som ska gälla. Redovisningen nedan avser utförandeentreprenad. Under AFC och i AMA AF angivna föreskrifter förutsätter därmed att AB 04 tillämpas.

33 30 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Det är viktigt att redovisa de olika kraven under rätt rubrik i AMA AF-strukturen. För att underlätta för anbudsgivarna kan kraven med fördel även samlas i ett separat anbudsformulär. På så sätt minimeras risken att anbudsgivaren missar att besvara frågor och krav och därmed riskerar att diskvalificeras. Samlade krav underlättar också för den upphandlande myndigheten vid kvalificering av anbudsgivare samt prövning och utvärdering av anbud. Kontrollera också att samma information och/eller krav inte anges på olika ställen i dokumentet. AFA omfattar sådana uppgifter som avser en allmän orientering om entreprenaden. Under AFA.1 med underrubriker lämnas information om och kontaktuppgifter för den upphandlande myndigheten (beställaren). Under AFA.2 med underrubriker lämnas en övergripande orientering om den entreprenad som upphandlas (objektet) liksom uppgift om objektets geografiska läge. Under AFA.3 anges och förklaras de förkortningar som finns i de administrativa föreskrifterna. Under AFA.4 anges vedertagna begrepp om upphandling av och avtal om entreprenader. AFB omfattar sådana uppgifter som avser upphandlingsföreskrifter. Under AFB.1 med underrubriker anges information om upphandlingsförfarande, entreprenadform, ersättningsform samt särskilda förutsättningar för upphandlingen. Under AFB.2 med underrubriker anges information om förfrågningsunderlaget; tillhandahållande, förteckning och komplettering. Under AFB.3 med underrubriker redovisas information om anbudsgivning, anbudets form och innehåll, huvudanbud/alternativa utföranden, anbudstidens utgång, anbuds giltighet samt hur anbud ska adresseras. Under AFB.4 anges när anbudsöppning ska ske.

34 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 31 Under AFB.5 med underrubriker anges hur anbudsprövning (kvalificering, prövning och utvärdering av anbudsgivare och anbud) ska ske, vilka tilldelningskriterier som gäller samt hur beslut om val av leverantör kommer att meddelas. AFC omfattar sådana uppgifter som avser entreprenadföreskrifter vid utförandeentreprenad. Under AFC.1-AFC.9 med underrubriker redovisas bland annat förutsättningarna för entreprenaden, skydds- och säkerhetsföreskrifter, krav på kvalitets- och miljöledning, kvalitets- och miljöplan, underentreprenör, försäkringar, ersättningsregler, betalnings- och faktureringsvillkor samt regler för hävning och tvist. Nedan anges under vilka avsnitt i AMA AF som de vanligast förekommande kraven i en offentlig upphandling ska anges. Förteckningen omfattar därmed inte alla avsnitt/rubriker i AMA AF. AFA ALLMÄN ORIENTERING AFA.12 Beställare: Här anges uppgifter såsom organisationsnummer, namn och adress avseende den upphandlande myndigheten (beställaren). Det kan handla om en myndighet eller om en sammanslutning av flera myndigheter i s.k. samordnade upphandlingar. Här beskrivs även den upphandlande myndighetens verksamhet i den mån det är relevant för anbudslämning. AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden: Här anges namn och kontaktuppgifter för den person som företräder den upphandlande myndigheten (beställaren) under anbudstiden. AFA.21 Översiktlig information om objektet: Här lämnas en övergripande beskrivning kring den entreprenad som ska upphandlas. Beskriv också kortfattat upphandlingen, dess syfte och sammanhang. AFA.22 Objektets läge: Här lämnas information om var den entreprenad som ska upphandlas är belägen geografiskt.

35 32 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER AFB.11 Upphandlingsform: Här anges vilken upphandlingsform (delad entreprenad, generalentreprenad eller samordnad generalentreprenad) som gäller för den aktuella upphandlingen. AFB.12 Upphandlingsförfarande vid offentlig upphandling: Här anges information om vilket upphandlingsförfarande som gäller i den aktuella upphandlingen, exempelvis förenklat förfarande, urvalsförfarande, direktupphandling eller konkurrenspräglad dialog. Här anges också information om var upphandlingen har annonserats. AFB.13 Entreprenadform: Här anges information om entreprenadform, i denna vägledning utförandeentreprenad. AFB 14. Ersättningsform: Här anges information om hur priset ska lämnas dvs. fast pris eller löpande räkning. Detaljerade uppgifter kring ersättningen samt reglerna för kostnadsändring (indexuppräkning) återfinns under AFC.61 respektive AFC.614. AFB.15 Ersättning för anbudsgivning: Här anges om ersättning kommer att lämnas för anbudsgivning och villkor för detta. AFB.17 Förutsättningar för upphandlingens genomförande: Här anges, om skäl för detta föreligger, under vilka förutsättningar upphandlingen kan komma att avbrytas, t.ex. i de fall ett politiskt beslut eller finansieringen uteblir. Här anges även reservationer mot eventuella myndighetsbeslut som tillkommer under anbudstiden eller kontraktsperioden vilka kan få konsekvenser för omfattningen av entreprenaden. AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag: Här anges var förfrågningsunderlaget finns tillgängligt och i vilken form det kommer att distribueras. AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag: Här beskrivs vilka handlingar som ingår i förfrågningsunderlaget.

36 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 33 AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag: Här anges vad som gäller beträffande kompletterande förfrågningsunderlag exempelvis att dessa ska utfärdas skriftligen och vem som ska utfärda dessa kompletteringar för att de ska vara giltiga. Här anges också rutiner för frågor och svar från/till anbudsgivaren under anbudstiden samt den sista dagen för att ställa frågor. AFB.31 Anbuds form och innehåll: Här anges vilka uppgifter anbudet ska innehålla, hur det ska utformas, på vilket språk det ska lämnas, om anbud ska lämnas med elektroniska medel, i vilken valuta priset ska anges samt vem som ska underteckna anbudet. Här anges också vilka kontaktuppgifter avseende anbudsgivaren som ska lämnas. Under denna rubrik kan vidare anges villkoren för underentreprenörer och vilka uppgifter avseende underentreprenörer som ska lämnas. Jmf AFC.35. AFB.311 Huvudanbud: Här anges om enbart huvudanbud accepteras, om utvärdering endast kommer att ske på grundval av huvudanbudet och på vilka grunder huvudanbudet ska lämnas. AFB 313 Alternativa utföranden: Här anges om alternativa utföranden accepteras eller inte samt vilka minimikrav som ska vara uppfyllda för att det alternativa utförandet ska accepteras. Jmf begreppet sidoanbud AFB.312. AFB.32 Anbudstidens utgång: Här anges sista dag för inlämnande av anbud dvs. när anbudet senast ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda. Anges inte klockslag gäller AFB.33 Anbuds giltighet: Här anges hur länge anbudsgivaren ska vara bunden till sitt anbud. Kan anges i dagar efter anbudstidens utgång eller med ett fast datum. AFB.34 Adressering: Här anges vilken adress anbudet ska skickas till eller lämnas på, fysisk adress alternativt e- postadress eller faxnummer. Här anges också hur anbudet ska paketeras och märkas med referensnummer eller liknande samt antalet kopior. AFB.4 Anbudsöppning: Här anges vilken dag och tid som anbud ska öppnas samt, i förekommande fall, på vilken adress detta kommer att ske.

37 34 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare: Här anges vilka omständigheter som kan medföra uteslutning av anbudsgivare. Se AFB.52. AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet: Här anges hur bevis i form av intyg etc. från exempelvis skatte- och kronofogdemyndigheter ska inhämtas. AFB.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet: Här anges hur kvalificering av anbudsgivare kommer att gå till samt vilka krav som ska vara uppfyllda och vilka eventuella bevis för detta som ska bifogas anbudet för att klara kvalificeringen. Det kan gälla kontroll och prövning av anbudsgivarna med avseende på krav kopplade till 10 kap. LOU (uteslutning av leverantör) samt 11 kap. Se avsnitt Krav på kvalitetsledningssystem samt miljöledningssystem anges under AFC.221 respektive AFC.222. AFB.53 Prövning av anbud: Här anges hur anbud kommer att utvärderas. Vilken grund som kommer att användas; lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud samt de tilldelningskriterier som ligger till grund för den slutliga utvärderingen samt viktning eller prioritetsordning för dessa. Se avsnitt AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud: Här anges hur anbudsgivare och anbudssökande kommer att underrättas om tilldelningsbeslut. Här anges också avtalsspärrens längd och när kontrakt tidigast kan tecknas. AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar: Här anges information om vad som gäller för sekretess i offentlig upphandling, att anbudsgivare ska ange om denne önskar sekretessbelägga vissa delar av anbudet samt reglerna för sekretessprövning. AFB.56 Kontraktstecknande: Här anges villkor för kontraktets tecknande. AFC ENTREPRENADFÖRESKRIFTER VID UTFÖRANDEENTREPRENAD AFC.21 Kvalitetsangivelser: Här anges om alternativa och likvärdiga arbetsutföranden och/eller varor kan accepteras för entreprenaden.

38 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 35 AFC.221 Kvalitetsledning: Här anges vad som krävs vad avser anbudsgivares kvalitetsledningssystem. Se avsnitt AFC.222 Miljöledning: Här anges vad som krävs vad avser anbudsgivarens miljöledningssystem. Se avsnitt AFC.224 Entreprenörens kvalitets- och miljöplan: Här anges vilka krav som ställs på anbudsgivarens kvalitetsplan och miljöplan samt hur dessa ska vara utformade. Se avsnitt och AFC Entreprenörens ombud m.fl.: Här anges om och i så fall vilka uppgifter avseende anbudsgivarens ombud, arbetschef, platschef, kvalitetsanvarig, miljöansvarig etc. som ska lämnas. AFC.342 Arbetsledning: Här anges om och i så fall vilka uppgifter som ska lämnas vad avser utbildning och erfarenhet för personer i arbetsledande ställning hos anbudsgivaren. AFC.35 Underentreprenör: Här anges om samråd ska ske med den upphandlande myndigheten vid val av underentreprenör. Se AFB.31. AFC.54 Försäkringar: Här anges vilka krav den upphandlande myndigheten ställer på försäkringar såsom allrisk- och ansvarsförsäkring. AFC.61 Ersättning: Här anges detaljerade uppgifter avseende på vilket sätt ersättningen ska erläggas. AFC.614 Ersättning för kostnadsändring: Här anges om kontraktssumman ska indexregleras och vilka regler som i så fall ska tillämpas. AFC.622 Betalningsplan: Här anges förskrifter för upprättande av betalningsplan med tidpunkter för fakturering av kontraktssumman samt mervärdesskatt. AFC.623 Förskott: Här anges om förskott medges.

39 36 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER AFC.624 Fakturering: Här anges vilka uppgifter som leverantören ska ange på fakturan i form av referenser, registreringsnummer för mervärdesskatt, organisationsnummer, post- och bankgironummer, notering om F-skattsedel, hur ersättningen ska specificeras samt den upphandlande myndighetens fakturaadress. Här anges också betalningsvillkoren, exempelvis 30 dagar netto. Vidare anges om elektronisk fakturering ska tillämpas och villkoren för sådan fakturering. AFC. 631 Säkerhet till beställaren: Här anges, i de fall förskott medges, förskottets storlek samt vilken form av säkerhet för förpliktelser som ska ställas av entreprenören till beställaren. AFC.8 Hävning: Här anges grunderna för hävning av kontraktet. AFC.9 Tvistelösning: Här anges hur en eventuell tvist mellan parterna ska avgöras AVSTEG FRÅN BRANSCHDOKUMENTEN Generellt gäller att avsteg från branschdokument ska undvikas. Avsteg ska endast ske i de fall det är absolut nödvändigt. Av branschdokumenten ska framgå hur avsteg från standardformuleringar ska hanteras. Ange avstegen på ett tydligt sätt och undvik att införa ändringar som medför att företag i onödan väljer att inte lämna anbud GRUNDER FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Det finns två grunder för tilldelning av kontrakt, det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och lägsta pris. I förfrågningsunderlaget ska det tydligt anges vilken av grunderna som gäller för den aktuella upphandlingen. Överväg noga vid varje enskild upphandling vilken grund som är bäst lämpad för att nå önskat resultat.

40 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 37 Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är att även andra aspekter (tilldelningskriterier) än pris, såsom exempelvis kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna utvärderas. Slutresultatet kan då bli en på sikt mer kostnadseffektiv lösning än då enbart priset avgör valet av leverantör. Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som utvärderingsmetod ska de tilldelningskriterier som ska värderas tydligt definieras i förfrågningsunderlaget. Det ska också beskrivas vad som kommer att beaktas vid värderingen samt på vilka grunder bedömningen och poängsättningen kommer att ske. Tilldelningskriterierna ska viktas eller anges i fallande prioritetsordning. Vid upphandlingar över tröskelvärdet gäller att tilldelningskriterierna i första hand ska viktas, fallande prioritetsordning är endast tillåten då viktning inte är möjlig. Exempel på tilldelningskriterier är pris tid för genomförande miljöegenskaper driftkostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. Lägsta pris Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa lägsta pris ska priset klart definieras med beskrivning av vad som ska ingå och hur priset ska anges exempelvis totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme etc. Viktigt är också att ange betalningsvillkoren då dessa kan påverka prisbilden. Tydligt definierade prisvillkor gäller givetvis också då priset oftast utgör ett av tilldelningskriterierna vid utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

41 38 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. beaktas men då i form av relevanta krav som således måste uppfyllas men däremot inte utvärderas. Se avsnitt 5.7. Lägsta pris är endast att rekommendera vid små och relativt okomplicerade upphandlingar. Vanligtvis är emellertid upphandlingar inom byggsektorn komplexa varvid det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är att rekommendera som grund för tilldelning av kontrakt.» TIPS! Säkerställ att det som anbudsgivare är möjligt att förstå vad den upphandlande myndigheten efterfrågar och på vilka grunder detta kommer att utvärderas. Tänk noga igenom tilldelningskriterierna så att dessa har ett samband med den aktuella byggentreprenaden. Tänk på att tilldelningskriterierna ska ha en differentierande effekt. Säkerställ att tilldelningskriterierna är möjliga att kontrollera. Ange exakt hur tilldelningskriterierna viktas och/eller rangordnas. Exemplifiera gärna hur utvärderingsmodellen fungerar praktiskt. Simulera utvärderingsmodellen för att säkerställa att önskat resultat uppnås. Kontrollera att det är finns tydlig åtskillnad mellan kvalificeringskrav (krav på anbudsgivare), krav på den byggentreprenad som ska upphandlas och tilldelningskriterier KRAV I UPPHANDLING I en offentlig upphandling kan krav ställas på anbudsgivaren som företag samt på den byggentreprenad som ska upphandlas. Det är också vanligt att man i förfrågningsunderlaget anger på förhand givna kontraktsvillkor som ska gälla under kontraktsperioden och som ska ligga till grund för det kontrakt som tecknas. Därutöver kan krav ställas i form av administrativa villkor t.ex. vad avser anbudets utformning anbudets giltighetstid

42 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 39 det sätt som anbudet ska lämnas på (papper, elektroniskt, fax etc.) var anbudet ska lämnas sista anbudsdag. Samtliga krav (som ibland benämns ska-krav) måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Krav ska således uppfyllas medan tilldelningskriterier utvärderas. Se avsnitt KVALITETSLEDNING OCH KVALITETSKRAV PÅ BYGGENTREPRENADEN Det är viktigt att skilja på företagets kvalitetsledningssystem och kvaliteten i den upphandlade byggentreprenaden. Kvalitetsledning En leverantör kan vara kvalitetssäkrad enligt en specifik standard (ledningssystem för kvalitet) som t.ex. ISO Leverantören har då fått sitt ledningssystem kontrollerat via ett oberoende certifieringsorgan enligt någon ISO-standard. Som bevis på att företaget uppfyller de krav som standarden sätter, blir företaget certifierat. En leverantör kan också bedriva ett egenutvecklat systematiskt kvalitetssäkringsarbete och för detta ändamål ha tagit fram ett ledningssystem med dokumenterade processer samt olika verktyg till stöd i detta arbete. Den upphandlande myndigheten kan kräva att en anbudsgivare har någon typ av kvalitetsledningssystem eller att anbudsgivaren uppfyller de krav som gäller för viss certifiering eller standard. Kravnivån på kvalitetsledningssystem måste vara proportionerlig i förhållande till entreprenadens omfattning. Den upphandlande myndigheten kan begära att anbudsgivaren styrker sitt kvalitetsledningsarbete genom intyg utfärdat av ett oberoende certifieringsorgan eller på annat sätt visar att kravet är uppfyllt. Den upphandlande myndigheten kan också begära att anbudsgivaren styrker sitt kvalitetsledningsarbete genom en redogörelse för de kvalitetssäkringsrutiner som leverantören iakttar. Det kan t.ex. vara en beskrivning av rutiner vid produktion, ärendehantering eller reklamationshantering. Observera dock att krav på formell certifiering inte kan ställas.

43 40 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Krav på kvalitetsledning ställs på anbudsgivaren som företag och tillhör därmed kvalificeringsfasen. Kvalitetsledningen speglar dock inte de specifika kvalitetskraven i den enskilda byggentreprenad som upphandlas. Kvalitetskrav på byggentreprenaden Kvalitetskraven på byggentreprenaden kan dels omfatta i förfrågningsunderlaget beskrivna, specifika krav på den aktuella byggentreprenaden, dels hänvisa till internationella eller nationella standarder eller relevanta regelverk. För att säkerställa den specifika kvalitet som efterfrågas i den enskilda byggentreprenaden, kan den upphandlande myndigheten ställa krav på att anbudsgivaren upprättar en kvalitetsplan. Kvalitetsplanen kan t.ex. innehålla en redovisning av kvalitetspåverkande åtgärder eller redovisning av omfattning och utförande av egenkontroll. Kvalitetsplanen utgör ett slags kundanpassat kvalitetssäkringssystem för den aktuella entreprenaden MILJÖLEDNING OCH MILJÖKRAV PÅ BYGGENTREPRENADEN Det är viktigt att skilja på företagets miljöledningssystem och miljökrav i den upphandlade byggentreprenaden. Miljöledning Den upphandlande myndigheten kan ställa krav på att anbudsgivaren har någon typ av miljöledningssystem, helt eller i vissa delar, alternativt att anbudsgivaren uppfyller de krav som gäller för viss certifiering eller standard. Kravnivån på miljöledningssystem måste vara proportionerlig i förhållande till entreprenadens omfattning. Krav på miljöledning ställs på anbudsgivaren som företag och tillhör därmed kvalificeringsfasen. Miljöledningen speglar dock inte de specifika miljökraven i den enskilda byggentreprenaden som upphandlas. Miljökrav på byggentreprenaden För att säkerställa att de specifika miljökraven på byggentreprenaden uppfylls, kan den upphandlande myndigheten ställa krav på att anbudsgivaren upprättar en miljöplan i vilken denne ska redovisa vissa miljöpåverkande faktorer för att den totala miljöbelastningen ska minska. Miljöplanen kan innehålla t.ex. val av energisystem, redovisning av källsortering samt beskrivning av hur anbudsgivarens uppfyller myndighetens krav på miljömässiga egenskaper vid val av varor.

44 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER LIVSCYKELKOSTNADER Vid upphandling av byggentreprenader är det viktigt att beakta livscykelkostnaden. Detta kan ske genom att den upphandlande myndigheten fastställer ett antal klart definierade krav (ska-krav) som anbudsgivaren ska uppfylla. Exempel på detta kan vara krav på ett visst material eller en viss teknik som ger låga drifts- och underhållskostnader, krav på energiförbrukning i form av maximalt antal kilowattimmar per kvadratmeter och år eller krav på ett visst uppvärmningssätt. Livscykelkostnad kan också ligga till grund för anbudsutvärderingen när det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska antas. Detta för att klargöra den upphandlande myndighetens verkliga kostnad under användningstiden. För att få stöd med att ta fram krav och kriterier samt beräkning av livscykelkostnader hänvisas till Miljöstyrningsrådets hemsida Annonsera Upphandlingar ska annonseras. För de ekonomiskt betydelsefulla upphandlingarna, dvs. de där värdet överstiger tröskelvärdet, finns ett grundläggande krav på att dessa ska bli kända för alla som kan ha ett intresse av att delta i upphandlingar. Annonsering måste ske i databasen TED. Observera att det för vissa upphandlingar under tröskelvärdet kan vara lämpligt att skapa internationell konkurrens och således låta annonsera upphandlingen i TED trots att detta inte föreskrivs i LOU. Enligt LOU kan också förhandsannonsering ske i TED av planerade upphandlingar över tröskelvärdet. På så sätt blir upphandlingarna i god tid kända för presumtiva anbudsgivare som därmed får ökade möjligheter att avsätta tid och resurser för anbudsgivning. Vad gäller upphandlingar under tröskelvärdet ställs krav på annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller annons i annan form som leder till effektiv konkurrens t.ex. annonsering i fackpress eller större dagstidning. Vid urvalsförfarande ska emellertid ansökningsinbjudan alltid ske via annons i allmänt tillgänglig databas.

45 42 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Utöver annonsering kan med fördel annonser finnas väl synliga på den upphandlande myndighetens hemsida. Annonsen kan också skickas direkt till företag. På så sätt når den upphandlande myndigheten även de som inte har tillgång till databaserna. Det är emellertid inte lämpligt att skicka förfrågningsunderlaget då detta kan strida mot likabehandlingsprincipen. Blanketter för annonsering tillhandahålls elektroniskt av de nationella databaserna. Om blanketterna fylls i enligt anvisningarna säkerställer man att alla obligatoriska uppgifter kommer med i annonsen. Annonsen ska innehålla följande uppgifter. Upphandlande myndighet. Kontaktuppgifter till myndighet. Kort beskrivning av uppdraget. Upphandlingsform. Kontraktsperiodens längd. Dag då anbudet senast ska ha inkommit för att kunna prövas. Varifrån förfrågningsunderlaget kan beställas. Datum för avsändande av annons till TED (gäller vid upphandling över tröskelvärdet). Villkor för tilldelning av kontrakt (gäller vid selektivt förfarande). Det antal leverantörer som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in att lämna anbud (gäller selektivt och urvalsförfarande). Uppgift om hur anbud respektive anbudsansökan får lämnas. Den dag till vilken anbudet ska vara bindande. Annonsen i fack- eller dagspress ska innehålla samma uppgifter som i databasen. 5.3 Frågor och svar Var noga med att ta emot och besvara frågor från företagen under pågående upphandling. En kontaktperson bör vara tillgänglig under hela upphandlingsprocessen. Ange kontaktuppgifter i förfrågningsunderlaget. Frågor om innehållet i förfrågningsunderlaget eller andra frågor relaterade till upphandlingen bör ställas skriftligt.

46 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 43 I enlighet med likabehandlingsprincipen måste alla företag, vid ett och samma tillfälle, få tillgång till samtliga ställda frågor och svaren på dessa. Frågor och svar publiceras därför med fördel löpande på den upphandlande myndighetens hemsida alternativt på annan plats där förfrågningsunderlaget publicerats, exempelvis via de offentliga annonsorganen. Sekretessreglerna ska beaktas vilket bland annat innebär att frågeställarnas identitet inte röjs. 5.4 Ta emot anbud Anbud med tillhörande dokumentation ska förvaras på ett betryggande sätt. Anbud datumstämplas när de kommer in och förvaras oöppnade och inlåsta fram till anbudstidens utgång. Enligt de särskilda regler som gäller avseende sekretess vid upphandling är det förbjudet att lämna ut uppgifter om vilka eller hur många som lämnat anbud eller uppgifter om anbudens innehåll. Anbud och anbudsansökningar får lämnas med hjälp av något elektroniskt medel, under förutsättning att den upphandlande myndigheten kan säkerställa att innehållet i anbud eller anbudsansökningar inte röjs förrän dessa öppnas (se 9 kap. 3 3 stycket LOU). Den upphandlande myndigheten får bestämma att elektroniska anbud ska vara försedda med en avancerad elektronisk signatur. Den upphandlande myndigheten får tillåta att ansökan om att få lämna anbud görs per fax eller telefon. Den upphandlande myndigheten får begära att anbudsansökningar som lämnas per fax ska bekräftas genom ett annat elektroniskt medel eller med en egenhändigt undertecknad originalhandling som ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda före utgången av ansökningstiden. Anbudsansökningar som lämnas via telefon ska alltid bekräftas enligt ovan. 5.5 Öppna anbud Anbudsförsändelserna öppnas vid ett och samma tillfälle vid en förrättning där den upphandlande myndigheten ska ha utsett minst två personer, varav den ene bör vara ansvarig upphandlare, att delta vid öppnandet. Deltagande personer bestyrker sin närvaro genom att sätta sitt signum på samtliga anbudshandlingar och på en speciell handling där anbud förtecknas, ett så kallat anbudsöppningsprotokoll. Anbud ska också pagineras så att det tydligt framgår att samtliga sidor som ingår i anbudet finns med.

47 44 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Försändelserna ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. För att rätt beakta förvaltningslagens bestämmelser om när en handling anses inkommen i rätt tid, är det lämpligt att öppna anbud två arbetsdagar efter anbudstidens utgång. Ett anbud räknas som inkommet först när det kommit den upphandlande myndigheten tillhanda. Poststämplingsdag gäller inte. Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas. Ett för sent inkommet anbud får aldrig prövas. En anbudsgivare kan på egen bekostnad begära att en person som Handelskammaren utsett ska närvara vid anbudsöppningen. Handelskammarens representant äger rätt att ta del av anbuden i den utsträckning som är nödvändig för kontrollen. Representanten kan exempelvis kontrollera att anbudsomslagen inte är brutna att den upphandlande myndigheten signerar handlingarna att anbud inkommit i tid att anbudsöppningsprotokoll upprättas namnen på anbudsgivare och anbudssumman. Representanten ska informeras om rådande sekretess och också skriva under en tystnadspliktsförbindelse. 5.6 Rätta och komplettera anbud Anbud måste vara kompletta och jämförbara. En upphandlande myndighet får medge att en anbudsgivare eller anbudssökande rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller anbudsansökan. En upphandlande myndighet får också begära att ett anbud eller anbudsansökan kompletteras och/eller förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydligande och kompletteringar kan också göras av de handlingar (bevis) som lämnats vad avser kraven i 10 och 11 kap. LOU. Det innebär ofta en fördel och är ibland en förutsättning för fullständig anbudsutvärdering att kunna medge rättelse och förtydliganden. Den upphandlande myndigheten bör emellertid alltid tänka igenom eventuella konsekvenser som detta kan medföra.

48 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Kvalificera anbudsgivare samt pröva och utvärdera anbud När anbudstiden gått ut öppnas och förtecknas de anbud som inkommit i tid och därefter genomförs följande moment. 1. Kvalificering av anbudsgivarna dvs. kontroll och prövning av anbudsgivarna med avseende på krav kopplade till 10 kap. LOU (uteslutning av leverantör), 11 kap. LOU (ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet) samt administrativa villkor (anbudets giltighet, utformning m.m.). 2. Prövning av anbud med avseende på de krav som ställts i förfrågningsunderlaget på den byggentreprenad som ska upphandlas samt kommersiella villkor. 3. Utvärdering av anbud utifrån fastställda tilldelningskriterier alternativt lägsta pris. I steg 1 och 2 kontrolleras och prövas att ställda krav på anbudsgivaren (kvalificering) samt administrativa villkor liksom krav på byggentreprenaden och kommersiella villkor uppfylls och att, i förekommande fall, begärda bevis har bilagts anbudet. I steg 3 sker en utvärdering av hur anbudet uppfyller de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris. Det finns inte några krav på i vilken ordning kvalificering, prövning och utvärdering ska ske. Dock kan endast de anbud som uppfyller kraven på kvalificering enligt steg 1 och kraven på byggentreprenaden och de kommersiella villkoren enligt steg 2 antas som leverantör. Kvalificering av anbudsgivare liksom prövning och utvärdering av anbud ska således utgå från kraven i förfrågningsunderlaget vilka ska säkerställa anbudsgivarens möjligheter att fullfölja åtagandet. För att uppfylla kravet på objektivitet och likabehandling är det absolut nödvändigt att inte avvika från vad som krävts i förfrågningsunderlaget. Kvalitet, prestanda m.m. som inte efterfrågats får inte värderas och kan inte heller väga upp en brist i anbudet KVALIFICERA ANBUDSGIVARE Här genomförs en kontroll av att de krav som ställts på anbudsgivaren som företag är uppfyllda samt att anbudet uppfyller kraven i de administrativa villkoren.

49 46 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Kvalificeringskraven finns definierade i 10 kap. LOU och innebär att anbudsgivare får, eller i vissa fall ska, uteslutas när denne begått oegentligheter av olika slag bland annat vad avser inbetalning av skatt och sociala avgifter eller brott i yrkesutövningen. En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandling, enligt 10 kap. 1 LOU, om det kommit till den upphandlande myndighetens kännedom att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till sådan brottslighet som rör deltagande i kriminell organisation bestickning bedrägeri penningtvätt. Ovanstående brott rör brott riktade mot Europeiska gemenskapernas finansiella intressen. En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i en upphandling, enligt 10 kap. 2 LOU, om anbudsgivaren efter kontroll är i konkurs eller likvidation är under tvångsförvaltning är föremål för ackord eller tillsvidare har ställt in sina betalningar eller har näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation etc. är dömd för brott avseende aktuell yrkesutövning enligt en lagakraftvunnen dom är belastad med allvarliga fel i aktuell yrkesutövning, inte har fullgjort sina åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar om dessa förhållanden i något väsentligt hänseende. Vidare finns kvalificeringskrav, definierade i 11 kap. LOU, vilka omfattar krav på anbudsgivarens ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för att säkerställa att anbudsgivaren klarar av att leverera den typ av byggentreprenad som upphandlas. Det kan gälla krav på viss ekonomisk omsättning försäkring registrering i aktiebolagsregister erfarenhet av tidigare utförda byggentreprenader.

50 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 47 Dessa krav avser upphandlingar över tröskelvärdet med kan med fördel även användas vid kvalificering av anbudsgivare vid upphandling under tröskelvärdet. I samband med detta kan krav ställas på olika dokument eller information (bevis) för att verifiera att ställda krav uppfylls. Det kan gälla årsredovisningar, registreringsbevis, försäkringsbrev och förteckning över utförda byggentreprenader, värdet av dessa samt hur de utförts (referensuppdrag). Vilka uppgifter den upphandlande myndigheten begär in kan variera beroende på den aktuella upphandlingens omfattning. I vissa fall kan kanske någon eller några av ovan uppräknade uppgifter eller handlingar utelämnas. För att underlätta för anbudsgivarna vid anbudstillfället kan den upphandlade myndigheten tillåta att vissa dokument lämnas in i efterhand, dvs. i samband med att ett kontrakt tecknas. Bevis för att verifiera att anbudsgivaren betalat in skatt och sociala avgifter ska den upphandlande myndigheten själv hämta från berörd myndighet. Det är viktigt att den upphandlande myndigheten tecknar kontrakt med seriösa leverantörer som uppfyller ställda krav på arbetsgivaransvar när det gäller att följa arbetsmarknadens lagar och förordningar, inbetalda skatter, socialförsäkringsavgifter etc. Krav på kollektivavtal kan däremot inte ställas då krav på kollektivavtal missgynnar vissa leverantörer och därmed strider mot principen om ickediskriminering. Det är viktigt att skilja på de krav som ställs på anbudsgivarens ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet (kvalificering) och de krav på kvalitet som ställs på den entreprenad som upphandlas (prövning) samt bedömningen av tilldelningskriterierna (utvärdering). Krav som hänför sig till anbudsgivarens ekonomiska och tekniska kapacitet får inte prövas/utvärderas i utvärderingen. Referensuppdrag för att verifiera teknisk och yrkesmässig kapacitet och erfarenhet tillhör kvalificeringen. Om referenser används vid utvärderingen (tilldelningskriterium) avses de omdömen som lämnas vid en eventuell referenstagning. Krav på kvalitets- och miljöledningssystem tillhör också kvalificeringskraven.

51 48 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER PRÖVA ANBUD Här prövas att anbudet uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget avseende prestanda, kvalitet, garanti, leveranstid etc. samt kommersiella villkor såsom betalningsoch leveransvillkor, uppföljningsrutiner och vitesklausuler för den byggentreprenad som upphandlas UTVÄRDERA ANBUD Här utvärderas anbud utifrån ett antal tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget, såsom pris, kvalitet och miljö alternativt utifrån lägsta pris. Se avsnitt En upphandlande myndighet får förkasta ett anbud om priset är onormalt lågt. Innan detta kan ske ska dock den upphandlande myndigheten begära in en skriftlig förklaring till det låga priset från anbudsgivaren. Inkommer inget svar eller kan svaret inte motivera det låga priset, får anbudet förkastas. Vid upphandling över tröskelvärdet ska anbudsgivaren även beredas tillfälle att yttra sig över den upphandlande myndighetens beslut att förkasta anbudet och skälen för detta innan beslutet formellt kan fattas. I 12 kap. 3 LOU uppräknas ett antal omständigheter som kan gälla som förklaring till det låga anbudet, exempelvis särskilt kostnadseffektiva metoder eller att anbudsgivaren kan utnyttja tekniska lösningar eller särskilt gynnsamma förhållanden för att fullgöra kontraktet. Läs mer i vägledningen Anbudsutvärdering vid offentlig upphandling av byggentreprenad som finns att ladda ner och beställa på Tilldelningsbeslut Efter genomförd kvalificering, prövning och utvärdering av inkomna anbud och innan ett kontrakt tecknas, ska samtliga anbudsgivare och anbudssökande skriftligen underrättas om beslutet om val av leverantör, det så kallade tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslut ska även lämnas efter förnyad konkurrensutsättning av ramavtal. Anbudsgivarna ska underrättas för att ges en möjlighet att begära överprövning av beslutet om val av leverantör enligt bestämmelserna i 9 kap. 9, 15 kap. 19 och 16 kap. 1 LOU.

52 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 49 Tilldelningsbeslutet ska innehålla både motivering och beslut. Det ska alltså framgå på vilka grunder vissa anbudsgivare valts bort vid kvalificeringen och prövningen samt hur tilldelningskriterierna bedömts. Poängsättningen bör redovisas i tabellform eller på annat sätt. Tilldelningsbeslutet kan med fördel följa upphandlingsprocessens olika steg kronologiskt. På så sätt kan anbudsgivaren följa hela processen och se var i denna som anbudsgivaren eventuellt fallit bort och skälen för detta eller, minst lika viktigt, varför anbudsgivaren vunnit upphandlingen. Tilldelningsbeslutet ska även innehålla uppgift om eventuell avtalsspärr samt hur länge spärren löper. Se avsnitt 5.9. Enligt huvudregeln i avtalslagen utgör ett tilldelningsbeslut, om att anta ett visst anbud, en accept vilket innebär att ett civilrättsligt bindande kontrakt uppkommer mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren. Det är därför viktigt att tydligt ange i förfrågningsunderlaget och tilldelningsbeslutet att kontrakt sluts först när kontraktet undertecknats av båda parter efter det att avtalsspärren löpt ut. I vissa fall kan den upphandlande myndigheten även ha en separat genomgång med enskilda anbudsgivare, något som främst de mindre företagen har nytta av. Det är en fördel om anbudsgivaren lär sig principerna för anbudsprövning, vilka eventuella brister som de kan tänkas ha men också vilka styrkor. På så sätt ökar förtroendet för den upphandlande myndigheten liksom möjligheterna att anbudsgivarna vill delta även i framtida upphandlingar. 5.9 Avtalsspärr Med avtalsspärr avses den period efter det att tilldelningsbeslutet har skickats till anbudssökande och anbudsgivare under vilken kontrakt inte får tecknas.

53 50 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Avtalsspärren löper från den dag då tilldelningsbeslutet skickas och gäller i 10 eller 15 dagar beroende på om tilldelningsbeslutet skickats med elektroniskt medel eller på ett annat sätt. Dag 0 är dagen då tilldelningsbeslutet skickas och avtalsspärr börjar gälla. Därefter följer minst 10 eller 15 dagar då avtalsspärr råder. Dag 11 eller 16 kan kontrakt tecknas. Om sista dagen för avtalsspärren exempelvis är söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att kontrakt inte kan tecknas förrän nästkommande vardag, det vill säga tisdag i det här fallet. Den upphandlande myndigheten kan dock välja fritt att iaktta en längre tidsfrist. Information om avtalsspärrens längd ska anges i tilldelningsbeslutet. Vid direktupphandling och förhandlat förfarande utan föregående annonsering gäller avtalsspärr enbart i de fall den upphandlande myndigheten frivilligt valt att annonsera sin avsikt att tilldela kontrakt, så kallad förhandsinsyn. Annonsering sker i allmänt tillgänglig databas (förenklad upphandling) respektive TED (förhandlat förfarande med föregående annonsering). Avtalsspärren löper då från den dag då annonsen publicerats och gäller i 10 dagar Teckna kontrakt Kontrakt ska tecknas efter det att tilldelningsbeslutet fattats och anbudsgivarna underrättats om beslutet och den aktuella avtalsspärren löpt ut. Den upphandlande myndigheten bör vara den part som formulerar kontraktet och det ska följa de kontraktsvillkor (kommersiella villkor) som angetts i förfrågningsunderlaget med tillägg för innehållet i uppdraget som sådant. Många av de färdiga kontraktsförslag som anbudsgivarna åberopar är marknadens egna förslag som i första hand tillvaratar leverantörernas intressen. För att undvika en alltför omfattande beskrivning av uppdraget i kontraktet kan en hänvisning ske till anbudet och förfrågningsunderlaget som sedan bilägges kontraktet och därmed bildar en kontraktshandling. I kontraktet anges i vilken ordning de olika dokumenten ska gälla om de i något avseende skulle vara motsägelsefulla.

54 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 51» TIPS! Planera för upphandlingar och annonsera i god tid. Annonsens utformning och tydlighet är även ett instrument för marknadsföring. Förenkla kraven i branschdokumenten så långt det går och rensa bland krav som inte är absolut nödvändiga. Ställ relevanta krav på t.ex. ekonomi och kapacitet så att även mindre företag kan delta. Undvik snäva tidplaner för förberedelser efter tecknandet av kontrakt. Särskilt mindre företag kan ha behov av längre tid för förberedelser. Skilj på krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav), krav på den entreprenad som upphandlas och tilldelningskriterier. Krav måste uppfyllas, tilldelningskriterier utvärderas. Underlätta för anbudsgivaren genom att själv begära in bevis på ekonomisk kapacitet och registreringsskyldighet (årsredovisningar, registreringsbevis m.m.) från behörig myndighet.

55 52 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 6. Överprövning och skadestånd 6.1 Ansöka om överprövning En leverantör kan ansöka om överprövning om leverantören anser att den upphandlande myndigheten har gjort fel eller brutit mot gällande lagstiftning i samband med upphandlingen och att leverantören på grund av detta har lidit eller kan komma att lida skada. Ansökan om överprövning ska göras hos förvaltningsrätten i vars domkrets den upphandlande myndigheten har sin hemvist dvs. oftast den förvaltningsrätt som ligger närmast den upphandlande myndighetens huvudkontor. Det finns tre olika typer av överprövning. 1. Överprövning av en upphandling. 2. Överprövning av ett ingånget kontrakts giltighet. 3. Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling. 6.2 Tidsfrister för ansökan om överprövning FÖRENKLAT FÖRFARANDE, URVALSFÖRFARANDE, ÖPPET FÖRFARANDE, SELEKTIVT FÖRFARANDE, FÖRHANDLAT FÖRFARANDE MED FÖREGÅENDE ANNONSERING OCH KONKURRENSPRÄGLAD DIALOG Vid förenklat förfarande, urvalsförfarande samt öppet, selektivt och förhandlat förfarande med föregående annonsering samt konkurrenspräglad dialog har leverantören möjlighet att ansöka om överprövning från det att upphandlingen startar till dess att avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren gäller i 10 eller 15 dagar, räknat från den dag då tilldelningsbeslutet skickats, beroende på om tilldelningsbeslutet skickats till anbudssökande och anbudsgivare med elektroniskt medel eller på ett annat sätt. Se avsnitt 5.9.

56 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER DIREKTUPPHANDLING SAMT FÖRHANDLAT FÖRFARANDE UTAN FÖREGÅENDE ANNONSERING Vid direktupphandling samt förhandlat förfarande utan föregående annonsering kan i normalfallet överprövning av upphandlingen ske fram till dess att ett kontrakt har tecknats. Efter det att kontrakt tecknats kan emellertid överprövning av kontraktets giltighet ske, se avsnitt 6.6. Avtalsspärr gäller enbart i de fall den upphandlande myndigheten frivilligt valt att annonsera sin avsikt att teckna kontrakt, så kallad förhandsinsyn. Vid förhandsinsyn, dvs. då den upphandlande myndigheten frivilligt valt att annonsera vid direktupphandling eller förhandlat förfarande utan föregående annonsering, har leverantören möjlighet att bevaka de kontrakt en upphandlande myndighet avser att ingå. Om leverantören upplever att en upphandlande myndighet har brutit mot någon bestämmelse i LOU, kan denne ansöka om överprövning innan den särskilda avtalsspärren om 10 kalenderdagar löpt ut. Om ingen begäran om överprövning sker innan den frivilliga avtalsspärren har löpt ut, upphör också möjligheten att överpröva kontraktets giltighet. 6.3 Domstolens beslut Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna eller någon annan bestämmelse i LOU och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan en rättelse gjorts. När avtalsspärr inte gäller får rätten besluta att den upphandlande myndigheten inte får ingå kontrakt innan något annat har bestämts av domstolen, ett s.k. interimistiskt beslut. Rätten får dock avstå från att fatta ett sådant beslut om den skada eller olägenhet som åtgärden skulle medföra bedöms vara större än skadan för leverantören. 6.4 Förlängd avtalsspärr Vid ansökan om överprövning i förvaltningsrätten förlängs tiden för avtalsspärr per automatik under målets handläggning. Detta kallas förlängd avtalsspärr. Rätten kan också undantagsvis besluta att förlängd avtalsspärr inte ska gälla.

57 54 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Vid ett överklagande i andra instanser (kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen) krävs det ett formellt beslut från rätten för att förlänga avtalsspärren dvs. leverantören måste vid överklagande yrka på ett interimistiskt beslut. 6.5 Tiodagarsfrist I de fall en förlängd avtalsspärr gäller under handläggning i förvaltningsrätten får kontrakt inte tecknas förrän efter 10 dagar (tiodagarsfrist) från det att förvaltningsrätten har avgjort målet eller upphävt beslutet. Tiodagarsfristen öppnar upp för möjligheten att eventuellt överklaga domstolens beslut till kammarrätten. Om ett kontrakt tecknats i strid med avtalsspärr eller förlängd avtalsspärr kan det leda till att kontraktet kan ogiltigförklaras och att den upphandlande myndigheten kan bli skyldig att betala en upphandlingsskadeavgift. 6.6 Överprövning av kontrakts giltighet En leverantör kan i vissa fall ansöka om att ett kontrakt som tecknats efter en felaktig eller otillåten upphandling ogiltigförklaras. Detta ska ske inom 30 dagar i de fall den upphandlande myndigheten skickat en annons till Europeiska kommissionen angående tilldelning av kontrakt eller ramavtal (gäller främst vid upphandling över tröskelvärdet) eller lämnat sådan information som avses i 9 kap. 10 LOU. I annat fall gäller 6 månader. Möjlighet till överprövning av ett kontrakts giltighet finns i följande situationer. Vid otillåtna direktupphandlingar, dvs. kontrakt som tecknats utan att annonsering har skett enligt bestämmelserna i LOU. Om kontrakt har tecknats innan tilldelningsbeslut har skickats eller kontrakt har slutits i strid med ett interimistiskt beslut, avtalsspärr eller tiodagarsfrist och de grundläggande principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har överträtts och detta har medfört att leverantören har lidit eller kommer att lida skada. Vid överträdelse av bestämmelserna vid avrop (förnyad konkurrensutsättning) från ett ramavtal om detta medför att en leverantör kan komma att lida skada.

58 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 55 En leverantör kan ändra sin talan i målet från överprövning av upphandlingen till överprövning av ett kontrakts giltighet om t.ex. ett kontrakt tecknats under tiden överprövning av upphandlingen pågår KONSEKVENSEN AV ATT ETT KONTRAKT OGILTIGFÖRKLARAS I de fall ett kontrakt ogiltigförklaras bortfaller skyldigheten att fullgöra kontraktet för båda parter. Parterna befinner sig igen i exakt samma situation som de befann sig i innan kontraktet tecknades. Detta innebär att om förpliktelser i kontraktet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna återgå vilket i praktiken betyder att det som redan fysiskt är levererat ska återställas till leverantören. Om detta inte är möjligt ska förmögenhetsläget återställas dvs. parterna ska ekonomiskt vara i samma läge som innan kontrakt tecknades NÄR KONTRAKT INTE FÅR OGILTIGFÖRKLARAS I följande fall kan inte ett kontrakt ogiltigförklaras. Om annons vid förhandsinsyn har skett. Om den upphandlande myndigheten har iakttagit frivillig avtalsspärr efter kontraktstilldelning med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal. Om det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intresse (t.ex. skydd för människors liv och hälsa). 6.7 Skadestånd En leverantör kan väcka talan om skadestånd vid allmän domstol. Skadeståndstalan måste väckas inom ett år från den tidpunkt då kontrakt har tecknats mellan den upphandlande myndigheten och leverantören eller inom ett år från den tidpunkt då kontraktet förklarats ogiltigt genom ett avgörande som vunnit laga kraft. Tingsrättens dom kan överklagas till hovrätten och hovrättens dom till Högsta domstolen (HD).

59 56 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER Leverantören kan väcka talan och tilldömas skadestånd för kostnaderna att förbereda anbud och att i övrigt delta i upphandlingen, om åsidosättandet av LOU:s bestämmelser har påverkat leverantörens möjligheter att tilldelas kontrakt i upphandlingen. En leverantör kan i vissa fall tilldömas skadestånd fullt ut, dvs. inte bara ersättning för onödiga kostnader utan även för det positiva kontraktsintresset. Med detta avses att leverantören ska sättas i samma ställning som om kontraktet hade uppfyllts på ett riktigt sätt. Det kan således bli fråga om mycket stora summor om inte LOU efterlevs och tillämpas korrekt.

60 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Följa upp kontraktet Under detta avsnitt beskrivs den uppföljning som sker efter kontraktets tecknande. Hur den upphandlande myndigheten kontrollerar att leverantören fullgör sina skyldigheter. 7.1 Kontraktet Direkt efter det att kontraktet har tecknats bör samtliga berörda medarbetare hos den upphandlande myndigheten sätta sig in i detaljerna kring kontraktet och ha en genomgång av detta och det kommande projektet tillsammans med ansvariga hos leverantören. I kontraktet anges bland annat när byggentreprenaden ska färdigställas. Diskutera gärna de exakta leveransplanerna med leverantören. Leveransen ska inte alltid påbörjas direkt efter kontraktets tecknande. Bestämmelser om insyn, uppföljning och kontroll ska tas in i kontraktet och fungerar som ett juridiskt styr- och kontrollinstrument. Ansvariga personer för uppföljning ska utses av båda parter. Den upphandlande myndigheten kan på så sätt säkerställa att leverantören fullgör sina åtaganden och att entreprenaden levereras till rätt kvalitet och i rätt tid för den avtalade ersättningen. 7.2 Styra leveransen För ett bra slutresultat, men även för trovärdigheten vid kommande upphandlingar, måste den upphandlande myndigheten styra leveransskedet. Uppdraget ska genomföras i enlighet med vad som avtalats. Säkerställ att leverantören fullgör sina åtaganden och att de ställda kraven i upphandlingen följs. Ett företag som avstått från att delta i upphandlingen på grund av att denne inte uppfyller ställda krav kan reagera negativt om de ställda kraven inte efterlevs och företaget väljer kanske därför att avstå ifrån att lämna anbud i framtida upphandlingar.

61 58 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 7.3 Kontakt med leverantören Regelbundna kontakter med leverantören lägger grunden till ett gott samarbete. Genom att under kontraktstiden hålla en tät kontakt med leverantören ökar förutsättningarna för ett problemfritt samarbete. Leverantören kan tidigt fånga upp eventuellt missnöje och åtgärda det. Risken för att problem uppstår minimeras och chansen ökar för ett lyckat genomfört uppdrag. Tänk på att leverantören ytterst företräder den upphandlande myndigheten i omgivningens ögon. Alla typer av störningar inverkar negativt. Säkerställ därför att leverantörens personal uppträder på ett professionellt sätt gentemot t.ex. kvarboende eller andra som berörs av den pågående byggentreprenaden LÖPANDE Samverkan mellan parterna bör vara reglerat i kontraktet, t.ex. hur ofta möten ska hållas, vilka som ska delta samt vad som ska avhandlas. Finns inte några klausuler om detta i kontraktet kan den upphandlande myndigheten, tillsammans med leverantören, komma överens om hur ofta avstämning av samarbetet ska ske. Vid kortare leveranser kan det vara lämpligt att stämma av med leverantören i början av en leverans och efter varje avslutad leverans. Löper leveransen under en längre tid behöver avstämningar göras med jämna mellanrum. Den upphandlande myndigheten bör förmedla sina samlade åsikter kring samarbetet när kontraktstiden löper ut för att leverantören ska kunna ta med sig dessa inför nästa upphandling.

62 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER ÄNDRINGAR Var flexibel när det gäller mindre önskemål men kom ihåg vad parterna har skrivit kontrakt om. Säkerställ också kostnaderna för eventuellt extraarbete som ändringarna medför för att undvika en överraskning när fakturan anländer. Några väsentliga ändringar i kontraktet får emellertid inte ske eftersom det då blir fråga om en ny upphandling. 7.4 Utvärdera kontraktsperioden Det är viktigt att utvärdera vad kontraktsperioden har inneburit för den upphandlande myndigheten, inte minst för att kunna dra lärdom av detta inför kommande upphandlingar. Ta ställning till exempelvis följande. Har kontraktet varit lönsamt? Tillkom kostnader utöver vad som avtalats? Höll tidplanen? Uppfyllde entreprenaden avtalade kvalitetskrav? Var kontraktet tillräckligt tydligt? Har samarbetet fungerat? Hade ansvariga för upphandlingen rätt kompetens? Är intressenterna nöjda?

63 60 OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGGSEK TORN VÄG L EDNING FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGH ETER 8. Sammanfattningsvis En attraktiv upphandlande myndighet agerar professionellt genom hela upphandlingsprocessen är väl förtrogen med gällande lagstiftning, kan definiera sina behov utformar ett tydligt förfrågningsunderlag med relevanta krav är närvarande och öppen utformar tydliga tilldelningsbeslut följer upp att leveranser sker i enlighet med vad som avtalats.