Upphandlingsprocessenstegförsteg

Transkript

1 Upphandlingsprocessenstegförsteg Vägledningförupphandlare För upphandling under tröskelvärdena 2011:9

2 Tänk på att informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

3 Publicerad Version 2011:9.4 (reviderad )

4 Om vägledningen Bakgrund och syfte Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för upphandlingsprocessen och därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Syftet med denna vägledning är att underlätta för upphandlare att genomföra upphandlingar av varor och tjänster enligt 15 kap. LOU, det vill säga för upphandling upp till EU:s tröskelvärden samt för B-tjänster oavsett värde. För upphandling av byggentreprenader har Upphandlingsstödet tagit fram en separat vägledning. Omfattning I den här vägledningen får du en beskrivning av hela upphandlingsprocessen från planering av inköp till avslutad leverans och uppföljning. Vi går igenom grunderna för upphandlingen och vänder oss till dig som inte är van vid att arbeta med offentlig upphandling. Om informationen I vägledningen hänvisas till lagrum i LOU. Där det i lagen görs rena hänvisningar från 15 kap. LOU till materiella regler i övriga kapitel har hänvisningsregeln inte omnämnts. Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att en upphandlande myndighet vid behov inhämtar kompetens för att genomföra upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt. Begrepp och definitioner På de sista sidorna hittar du en förteckning över de begrepp och definitioner som används i vägledningen. Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras kontinuerligt bl.a. vad gäller aktuella tröskelvärden. Upphandlingsstödet vill dock tipsa om att även ta del av vår mer omarbetade steg för steg-vägledning på 1

5 Innehållsförteckning Om vägledningen Upphandlingsprocessen Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Ramavtal Elektronisk auktion Förbereda en upphandling Kompetens Roller inom den upphandlande myndigheten Definiera verksamhetens behov Marknadsanalys Utforma en upphandlingsstrategi Välj upphandlingsförfarande Genomföra en upphandling Utforma ett förfrågningsunderlag Annonsera Frågor från leverantörer Anbudsöppning Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud Uteslutning Leverantörskvalificering Pröva och utvärdera anbud Förhandling Avbryta en upphandling Underrättelse av beslut om tilldelning av avtal Teckna avtal Avsluta upphandlingsprocessen Följa upp Avtalsuppföljning Utvärdering av upphandlingen Överprövning och skadestånd Överprövning av en upphandling Överprövning av ett avtals giltighet Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar Skadestånd Begrepp och definitioner

6 1 Upphandlingsprocessen Så går en upphandling till 3

7 1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster Gällande lagar När den offentliga sektorn köper varor och tjänster måste reglerna i LOU följas (lag om offentlig upphandling, SFS 2007:1091). För försörjningssektorerna finns en särskild lag, LUF (lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1092). För vissa former av tjänster inom främst vård- och omsorg samt hälso- och sjukvård finns ytterligare en lag, LOV (lag om valfrihetssystem, SFS 2008:962). Den här vägledningen handlar om upphandling enligt LOU. I huvudsak är reglerna i LOU riktade mot den upphandlande myndigheten som genomför upphandlingen. Varför offentlig upphandling? Regelverket för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv som syftar till att skapa en inre marknad inom EU. Myndigheterna ska enligt reglerna vara sakliga och välja leverantör med hänsyn enbart till det som köps. Annan hänsyn, som lojalitet mot det egna landets leverantörer eller tidigare leverantörer får inte förekomma. Valet av leverantör ska ske på affärsmässig grund och ska leda till den leverantör som erbjuder den bästa varan/tjänsten till de bästa villkoren. Regelverket syftar till att ge leverantörer från Sverige och resten av EU möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Offentlig upphandling finns till för att undanröja ageranden som begränsar konkurrens underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna till de mest förmånliga villkoren vinner främja kostnadseffektivt användande av skattemedel. Vilka offentliga organ ska upphandla? De offentliga organ som definieras som en upphandlande myndighet ska tillämpa lagstiftningen. Dessa är stat, kommun och landsting beslutande församlingar i kommun och landsting offentligt styrda organ sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter. Ett offentligt styrt organ är ett bolag, en förening, en delägarförvaltning, en särskilt bildad samfällighetsförening eller en stiftelse som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och 1. som till största delen är finansierad av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, 2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller 3. i vars styrelse, eller motsvarande ledningsorgan, mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet. 4

8 När behöver man inte upphandla enligt LOU? LOU gäller inte för alla anskaffningar. Enligt 1 kap. 6 LOU gäller inte LOU för avtal som avser förvärv av fastighet, arrenderätt, hyresrätt, bostadsrätt, tomträtt, servitutsrätt eller någon annan rättighet till fastighet, dock gäller lagen för upphandling av finansiella tjänster med anledning av avtal som avses i denna punkt anskaffning, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett för radio- och TV-program samt upphandling av sändningstid skiljemanna- eller förlikningsuppdrag finansiella tjänster i samband med utfärdande, försäljning, förvärv eller överlåtelse av värdepapper eller andra finansiella instrument anställningar forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillkommer en upphandlande myndighet i den egna verksamheten och betalas av myndigheten, eller verksamhet som rör förvaltning av statsskulden eller som avser tjänster från en centralbank. Tjänstekoncessioner omfattas i huvudsak inte av LOU men enligt etablerad EU-rättslig praxis ska de upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Tips Även i de fall LOU inte gäller bör ändå alltid konkurrensen på marknaden utnyttjas för att skattebetalarnas pengar ska användas på ett så effektivt sätt som möjligt. Upphandlingsrättsliga principer De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa. Icke-diskriminering Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet. Den upphandlande myndigheten får därmed inte ställa några krav som enbart svenska företag kan känna till eller utföra. Likabehandling Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling om det för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt, varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs av orden eller likvärdig. Ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen om etableringsfrihet. 5

9 Proportionalitet Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören. Öppenhet Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. Laghänvisning 1 kap. 6 LOU Särskilda undantag 1 kap. 9 LOU Principer för offentlig upphandling 2 kap. 12 LOU Offentligt styrt organ 2 kap. 19 LOU Upphandlande myndighet 1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som väljs beror på avtalets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande du väljer. Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet Tröskelvärde är ett beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag inom EU/EES förväntas vara intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna. Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen skedde den 1 januari Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är kronor för statliga myndigheter kronor för kommuner och landsting och deras bolag m.fl. Tröskelvärdet för byggentreprenader är kronor för samtliga upphandlande myndigheter. 6

10 Tjänster Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster som anses mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett avtalets värde. Beräkning av avtalets värde Avtalets värde behöver beräknas för att avgöra om en upphandling hamnar över eller under tröskelvärdena. Beräkningen av avtalets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Beräkningen ska baseras på hela avtalsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar som om de utnyttjas. Moms ska inte medräknas när värdet för avtalet beräknas. Liknande kontrakt som återkommer under en tolvmånadersperiod eller ett räkenskapsår ska läggas samman vid beräkningen. Laghänvisning 3 kap. 1 LOU Tröskelvärdenas storlek 3 kap. 3-4 LOU Beräkning av värdet av ett avtal 3 kap. 10 LOU Återkommande kontrakt Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Möjliga förfaranden över tröskelvärdet Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Dessutom kan ramavtal användas. Det finns ramavtal som har alla villkor fastställda (rangordning eller annan fördelningsnyckel) inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning) 7

11 1.2.1 Direktupphandling Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form. En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis genom köp direkt i butik eller genom ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera leverantörer. För att uppnå bästa möjliga resultat samt upprätthålla en god konkurrens bör den upphandlande myndigheten ha en rimligt god kännedom om företagen på marknaden. Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet. När kan direktupphandling användas? Direktupphandling kan användas om avtalets värde inte överstiger kronor, eller om det finns synnerliga skäl, eller vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt. 8

12 Beloppsgräns för direktupphandling En direktupphandling är möjlig att göra om värdet uppgår till högst kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling ska alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret räknas samman. Samma beloppsgräns gäller oavsett om man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader. Direktupphandling om det finns synnerliga skäl Direktupphandling kan användas om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför i normalfallet inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling. Direktupphandling i vissa situationer Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud genom annons. Några av dessa situationer är följande. Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller om lämnade anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att avtalsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt. Om det som upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt. När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande. Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 LOU. Tillvägagångssätt Det bör eftersträvas att minst tre anbud ska inhämtas vid direktupphandling (vid värden överstigande kronor) för att tillförsäkra konkurrens och möjlighet till prisjämförelse. För att undvika missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra eventuella villkor även om det inte finns något krav på skriftliga anbud. När myndigheten har valt en leverantör kan myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett enklare avtal. Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet välja att annonsera sin avsikt att genomföra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen ogiltigförklaras om det visar sig att det inte funnits skäl att genomföra direktupphandlingen. Förhandsinsyn En förhandsinsyn ger leverantörer möjlighet att ansöka om överprövning under de tio dagar som avtalsspärr råder efter annonseringen, ifall de anser att det inte finns grund för en direktupphandling. Annons om förhandsinsyn ska innehålla följande uppgifter: 1. Den upphandlande myndighetens namn och kontaktuppgifter. 9

13 2. Föremålet för och värdet av avtalet. 3. Namn och kontaktuppgifter avseende den eller de som tilldelats avtalet. 4. Skälen till att upphandlingen inte har annonserats. 5. De upplysningar i övrigt som är relevanta. Laghänvisning 2 kap. 23 LOU Definition 4 kap. 5-9 LOU Situationer då en direktupphandling får ske 15 kap. 3 LOU Direktupphandling 15 kap. 3a LOU Beräkning av värdet av ett avtal 15 kap. 5a LOU Annonsering vid förhandsinsyn 16 kap. 3 LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn Läs mer om Direktupphandling i vägledningen på Förenklat förfarande Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 1. Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud. 3. En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet. 4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget. 5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, det vill säga det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. 6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten). 7. När ett beslut har tagits om tilldelning av avtal ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. 10

14 Laghänvisning 2 kap. 24 LOU Definition 15 kap. 3 LOU Förenklat förfarande 15 kap. 4 LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 LOU Tidsfrist att lämna anbud 15 kap. 13 LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 LOU Prövning av anbud 15 kap. 16 LOU Tilldelningsgrunder 15 kap. 19 LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr Urvalsförfarande Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 1. Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få lämna anbud, så kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades. 3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. 4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget. 5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, det vill säga det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. 6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten). 7. När ett beslut har fattats om tilldelning av avtal ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud. 11

15 Laghänvisning 2 kap. 25 LOU Definition 15 kap. 3 LOU Urvalsförfarande 15 kap. 4 LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud 15 kap. 13 LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 LOU Prövning av anbud 15 kap. 16 LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr Konkurrenspräglad dialog Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt komplicerat avtal, om förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av avtal. För att ett avtal ska anses särskilt komplicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten, objektivt sett, inte kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt. 1. Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen. 3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att delta i dialogen. 4. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Alla aspekter av avtalet får diskuteras. 5. Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det aktuella behovet. En underrättelse om detta ska skickas till de deltagande leverantörerna. 6. När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud. 7. Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 8. Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden. 9. När ett beslut har fattats om tilldelning av avtal ska samtliga sökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 10. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. 12 Laghänvisning 2 kap. 9b LOU Definition 4 kap LOU Konkurrenspräglad dialog 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr Läs mer om Konkurrenspräglad dialog i vägledningen på

16 1.2.5 Projekttävling Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag. 1. En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen. 3. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara färre än att en effektiv konkurrens uppnås. 4. En jury utser det vinnande bidraget. 5. Juryn ska bestå av fysiska personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen och motivera sitt beslut. 6. Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet. 7. Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänsteavtal ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling. Laghänvisning 2 kap. 14 LOU Definition 14 kap. 1, 4, 6-9 LOU Förfaranderegler 15 kap. 23 LOU Projekttävling för upphandling som inte omfattas av direktivet Ramavtal Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer, i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av avtal under en given tidsperiod. En upphandlande myndighet har sedan möjlighet att tilldela ett avtal, ett så kallat avrop, under ramavtalets löptid. Ramavtal är således inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något av förfarandena. Ramavtal finns i två varianter (fastställda villkor och förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig beträffande på vilket sätt avtal tilldelas, det vill säga hur avropet sker. Avrop vid fastställda villkor Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av avtal (avrop). Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av avtal ske utifrån den fastställda fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor som leverantören angivit i sitt anbud. Om den 13

17 leverantör som är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris, eller enligt de övriga villkor, som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas. Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt avtalsvillkoren. Avrop vid förnyad konkurrensutsättning Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske. Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken genomförs en miniupphandling. Tidsfrister Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art och omfattning. Inköpscentral Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral som genomför upphandlingen åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet eller SKL Kommentus) eller regionala. Laghänvisning 2 kap. 15 LOU Definition 5 kap. 1 LOU Upphandling av ramavtal 5 kap. 4 LOU Ramavtal med en leverantör 5 kap. 5 LOU Ramavtal med flera leverantörer 5 kap. 6 LOU Avrop vid fastställda villkor 5 kap. 7 LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning 15 kap. 2 LOU Ramavtal för upphandling som inte omfattas av direktivet Elektronisk auktion En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där man, vid en upprepad process och med hjälp av elektroniskt medel, presenterar nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av anbuden. Auktionen genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden. Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen. Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska det av förfrågningsunderlaget bland annat framgå: 14

18 1. Vilka delar av anbuden, vars värden måste kunna kvantifieras och uttryckas i siffror eller procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen. 2. Eventuella gränser för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för upphandlingen. 3. Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske. 4. Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen. 5. På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden som kan ha bestämts. 6. Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna utrustning. Laghänvisning 2 kap. 6a LOU Definition 5a kap. 1 LOU Tillämpningsområde 5a kap. 3 LOU Annonsering 5a kap. 4 LOU Förfrågningsunderlag Läs mer om Elektroniska auktioner i vägledningen på 15

19 2 Förbereda en upphandling Under detta avsnitt får du veta hur du kan förbereda dig inför en kommande upphandling. Med grundliga förberedelser ökar chanserna till en lyckad upphandling. Här handlar det bl.a. om att analysera marknaden och definiera den upphandlande myndighetens faktiska behov. Förberedelserna kan omfatta att analysera marknaden och definiera behoven, men också att sätta sig in i olika upphandlingsförfaranden och principer för tilldelning av avtal, samt att utforma förfrågningsunderlag 2.1 Kompetens Båda parter kan uppleva upphandlingsreglerna som komplicerade. Se till att ha rätt kompetens inom upphandlingsområdet och var lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor. På så sätt kan du förbättra den egna insatsen i upphandlingsarbetet och gynna den goda affären. En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad och tydlig beställarorganisation professionella upphandlare som arbetar nära beställarna avsatta resurser för projektstyrning och avtalsuppföljning I de fall det finns ett ramavtal att följa gäller det att säkerställa rätt utbildning och kompetens hos de medarbetare som gör enskilda avrop och beställningar. Här gäller det t.ex. att kommunicera myndighetens värderingar och behov internt och externt samt bevaka att alla medarbetare faktiskt följer ramavtalet. Lagarna innehåller krav både på myndigheten och på leverantören. Därför är det viktigt att följa utvecklingen med lagändringar och ny rättspraxis. Ändringarna kan innebära förenklingar, men också nya krav på myndigheten om t.ex. annonsering, utvärdering, nya upphandlingsformer eller ändrade tröskelvärden. 2.2 Roller inom den upphandlande myndigheten Den upphandlande myndigheten fördelar ofta ansvaret för olika delar av upphandlingsprocessen mellan olika befattningar. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan variera. Ibland kan man anlita en extern konsult för att t.ex. utforma förfrågningsunderlaget. De roller som beskrivs i detta avsnitt visar enbart hur rollfördelningen kan se ut inom den upphandlande myndigheten. Tips Det är viktigt att känna till vilka förutsättningarna är för att göra inköp inom just sin egen organisation. Ta därför reda på om det finns någon intern upphandlingspolicy eller andra internt antagna regler för inköp. Rätten till inköp kan även utgå från t.ex. myndighetens delegationsordning. 16

20 Beställaren och slutanvändaren Beställaren är kravställare för det som ska upphandlas. Beställaren deltar aktivt vid utformningen av det som ska upphandlas (kravspecifikationen) och vid prövningen av anbuden. Slutanvändaren kan också delta i upphandlingen både som kravställare och vid anbudsprövningen. Upphandlaren Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlaren ansvarar för att utforma förfrågningsunderlaget i sin helhet informera företagen under upphandlingsprocessen avgöra vilka leverantörer som är kvalificerade pröva och utvärdera anbuden (bland annat tillsammans med beställaren) upprätta tilldelningsbeslutet Upphandlaren upprättar också avtalet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist. Upphandlaren kan ibland även ha rollen som sakkunnig och kravställare. När kontraktet har tecknats När kontraktet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren. Ibland går ansvaret istället över till den projektansvariga eller den chef som ansvarar för kontraktsuppföljningen. Inom den upphandlande myndigheten kan även medarbetare ha rätt att göra avrop från ramavtal. Konsultjäv I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv. En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens produkter fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget med mera som andra anbudsgivare inte fått eller genom sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda en annan anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult. Sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre påläst eller har ett visst tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, anses vanligtvis inte som otillbörliga. En förutsättning är dock att alla konsultens arbetsresultat, liksom annan information som konsulten fått när det gäller krav, budget med mera, måste redovisas i förfrågningsunderlaget. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse. Den upphandlande myndigheten bör fatta beslut om att förkasta anbud på grund av konsultjäv så snart myndigheten har den information som behövs för att göra en sådan bedömning. Det/de företag som inte 17

21 har rätt att delta i upphandlingen bör därefter meddelas om beslutet snarast möjligt. Innan en uteslutning sker måste berörd konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten konkurrensfördel. En konsult som är osäker på om denne har rätt att lämna anbud har rätt att få ta del av den upphandlande myndighetens beslut på ett tidigt stadium. Om en konsult, som exempelvis anlitas för utformningen av förfrågningsunderlaget, inte kommer att kunna delta som anbudsgivare i den senare upphandlingen på grund av otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult innehålla en upplysning om detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja i vilket av de båda uppdragen som det är mest intressant att delta. Tips Var försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka i arbetet med upphandlingen om den anställda eller någon närstående är anbudsgivare. 2.3 Definiera verksamhetens behov Förberedelsestadiet bör inledas med att ta fram en kravbild utifrån verksamhetens behov. Syftet är att identifiera vad som behövs och under vilken tidsperiod behovet kommer att uppstå. Involvera slutanvändaren Genom att tidigt involvera slutanvändaren i upphandlingen säkerställer du att det som köps in motsvarar er verksamhets behov. Klargör behovet redan vid behovsanalysen genom att ställa frågor till slutanvändaren i intervjuer eller enkäter. Men fokusera inte på att hitta lösningar på det som ska levereras. Även om slutanvändaren känner till behovet är det inte säkert att den vet hur det ska tillgodoses på bästa sätt. Ta hänsyn till hela myndigheten Identifiera hela upphandlande myndighetens behov. Om olika delar av myndigheten har liknande behov, kan man samordna upphandlingen så att allas behov tillfredsställs. Det är även viktigt att säkerställa att anskaffandet av sådana varor och tjänster som är av samma slag räknas samman inom den upphandlande myndigheten (t.ex. vid direktupphandling). Se till att behovsanalysen innehåller en utvärdering av vad som är bra och dåligt i det nuvarande avtalet, om upphandlingen ersätter ett tidigare avtal. Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn Det är möjligt att beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn, om upphandlingen motiverar det. Sådan hänsyn kan tas genom att ställa kvalificeringskrav för att kunna lämna anbud. Kravnivån måste dock vara proportionerlig i förhållande till kontraktsföremålet. Kraven ska även vara relevanta för att 18

22 uppnå syftet med upphandlingen. Den upphandlande myndigheten kan även ta sådan hänsyn vid utvärderingen av anbuden (såsom utvärderingskriterier). Det är den upphandlande myndigheten som självständigt avgör om, på vilket sätt och i vilka skeden i en upphandlingsprocess som sådana hänsyn ska tas. För att få stöd med att ställa sociala och etiska krav, se Miljöstyrningsrådets hemsida Laghänvisning 1 kap. 9a LOU Om miljöhänsyn och sociala hänsyn 11 kap. 15 LOU Om att ställa krav på standarder för miljöledning 12 kap. 1 LOU Om alternativa grunder för tilldelning av kontrakt Beräkna värdet Behovsanalysen bör innehålla en beräkning av värdet på det som kommer att upphandlas. Värdet avgör vilket upphandlingsförfarande som den upphandlande myndigheten får använda och kraven på de anbudsgivande företagen. Uppskatta upphandlingens värde redan i budgetprocessen. Ändra kraven eller de ekonomiska förutsättningarna om det som ska upphandlas inte ryms inom budgeten. Tips Var noga med att definiera behovet. Detta ska ligga till grund för beskrivningen i förfrågningsunderlaget. Tänk på att om möjligt ge anbudsgivaren viss frihet att själv komma med förslag på lösningar. 2.4 Marknadsanalys Varför behövs en marknadsanalys? Marknadsanalys behövs för att skaffa sig kunskap om vad marknaden erbjuder och vilka leverantörer som finns. Marknadsanalysen bör genomföras i god tid innan upphandlingen inleds. LOU innehåller inget förbud mot att kontakta leverantörer inför en upphandling, så länge man iakttar principerna om likabehandling och icke-diskriminering. Marknadsanalysen är ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i förfrågningsunderlaget och genomföra upphandlingen under god konkurrens. Se till att kraven i förfrågningsunderlaget är väl avvägda i förhållande till myndighetens behov och den specifika branschen. Om man saknar tillräcklig kunskap om en marknad riskerar man att ställa krav i 19

23 upphandlingen som leverantörer har svårt att leva upp till. Ogenomtänkta krav kan också leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud. Kontakta flera olika leverantörer Det är en god idé att kontakta flera leverantörer för att få en så objektiv bild som möjligt av det som ska upphandlas. Det kan även vara värdefullt att kontakta branschorganisationer. Var försiktig med att föra detaljerade diskussioner om förfrågningsunderlaget och olika krav. Leverantörerna vill givetvis att förfrågningsunderlaget gynnar det egna företaget. Kontakta andra myndigheter Marknadsanalysen kan också omfatta kontakter med andra upphandlande myndigheter som har erfarenhet av upphandling av den aktuella varan eller tjänsten. Likabehandling Det är viktigt att alla leverantörer behandlas lika. En marknadsanalys får inte innebära att den upphandlande myndigheten inleder förhandlingar eller ger löften om framtida leveranser till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget. Om en leverantör påverkar förfrågningsunderlagets utformning för mycket kan det innebära att leverantören har särbehandlats. Det kan i sin tur leda till att upphandlingen behöver rättas eller göras om. Tips En marknadsanalys bör bland annat ge svar på dessa frågor: Vad erbjuder marknaden utifrån det behov som den upphandlande myndigheten har? Vilka är leverantörerna på marknaden? Är de uppställda kraven rimliga? Kan leverantörerna på marknaden uppfylla uppställda krav? Sker konkurrensen på marknaden genom pris eller kvalitet etc.? Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till? 2.5 Utforma en upphandlingsstrategi Innan upphandlingen påbörjas är det en god idé att utforma en upphandlingsstrategi för att säkerställa att exempelvis följande frågor har beaktats. 20 Gäller LOU för den aktuella upphandlingen? Finns det ett ramavtal som täcker det aktuella behovet? Har myndigheten tillräcklig kännedom om de olika möjligheter som marknaden erbjuder? Ryms upphandlingen inom budgeten? Är det klart vem som får fatta beslut om att genomföra upphandlingen och vem som är behörig att underteckna det avtal som upphandlingen resulterar i?

24 Innebär upphandlingen någon risk för myndigheten som medför särskilda överväganden innan upphandlingen påbörjas? Har krav som skulle medföra ett onödigt högt pris på det som upphandlas undvikits? Har förfrågningsunderlag utformats på ett sätt som möjliggör för innovativa lösningar? Har slutanvändaren fått lämna synpunkter på förfrågningsunderlaget? Finns det någon som har möjlighet att svara på frågor från intresserade leverantörer? 2.6 Välj upphandlingsförfarande Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt för respektive upphandling. Den upphandlande myndigheten måste dock ta hänsyn till dels värdet av det som ska anskaffas men även om det t.ex. finns ett giltigt ramavtal som myndigheten omfattas av. För mer information om vilka de olika upphandlingsförfarandena är och när de är tillämpbara hänvisar vi dig till länk direkt till avsnitt 1.2 om Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden. Ramavtal Innan det är dags att påbörja en upphandling bör du alltid först undersöka om det finns ett ramavtal som täcker det aktuella behovet. Att använda sig av ett ramavtal innebär i de flesta fall fördelar jämfört med att genomföra upphandlingen själv. Du sparar tid och de ekonomiska villkoren kan vara mer fördelaktiga. Upphandlande myndigheter har ofta interna regler om att alltid använda ramavtal om sådana finns. Statliga myndigheter ska alltid använda ramavtal som slutits av Statens inköpscentral, om inte någon annan form av avtal sammantaget är bättre för det aktuella behovet. Läs mer om ramavtal och Statens inköpscentral på Beräkna värdet av det som ska anskaffas Om ramavtal saknas ska upphandling ske och då är det värdet av det som ska anskaffas som avgör vilket förfarande som kan användas. Om värdet uppgår till högst cirka kronor (beloppet gäller från 1 januari 2014) kan direktupphandling vara möjlig att göra. Vid beräkning av beloppsgräns vid direktupphandling ska alla direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret räknas ihop. Om värdet överstiger kronor men understiger tröskelvärdena ( kronor för statliga myndigheter och kronor för kommuner och landsting) kan förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog eller projekttävling användas. I särskilda situationer kan även direktupphandling användas. Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena ska andra upphandlingsförfaranden användas (dessa beskrivs dock inte i denna vägledning). För beskrivning av de olika upphandlingsförfarandena hänvisas till avsnitt 1.2 med underrubriker. 21

25 3 Genomföra en upphandling Här tar vi upp stegen från utformning av förfrågningsunderlag och annonsering till anbudsprövning, förhandling och tecknande av avtal. 3.1 Utforma ett förfrågningsunderlag Behovsanalysen och marknadsanalysen har gett dig tillräcklig information om varan eller tjänsten. Nu är det dags att formulera era krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. Genom förfrågningsunderlaget ska den upphandlande myndigheten säkerställa att upphandlingen 22 tillgodoser verksamhetens behov utnyttjar konkurrensen på marknaden genomförs rättssäkert och effektivt Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och innehålla alla krav på det som upphandlas. Det ska också vara så klart och tydligt att en leverantör kan förstå vilka krav som ställs och hur utvärderingen ska ske. Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som finns angivet i förfrågningsunderlaget. De krav som ställs ska inte vara mer omfattande än nödvändigt för den aktuella anskaffningen av varan eller tjänsten. De krav som ställs ska kunna verifieras av leverantören. Den upphandlande myndigheten kan exempelvis ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och som bevis på det kräva att ett examensbevis eller kursintyg som styrker detta bifogas anbudet. Alla ställda krav kan inte verifieras genom dokumentation. För vissa krav kan det i stället vara lämpligt att leverantören endast intygar att kravet är uppfyllt. Ett annat sätt kan vara att leverantören lämnar en beskrivning över hur kravet uppfylls eller kommer att uppfyllas vid avtalsstart. Den dokumentation och de handlingar som begärs in ska alltid vara kopplade till ett krav eller tilldelningskriterium. Det är exempelvis inte meningsfullt att begära in en årsredovisning om det inte finns ett krav avseende exempelvis leverantörens omsättning, soliditet eller likviditet. Samtliga krav (som i vissa fall benämns ska-krav) måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Krav ska uppfyllas medan tilldelningskriterier utvärderas. För ytterligare information hänvisar vi till vår vägledning om utformning av förfrågningsunderlag (2011:4) som du hittar på Innehåll i ett förfrågningsunderlag Dela upp förfrågningsunderlaget i olika avsnitt så blir det lättare att överblicka. Följande avsnitt är vanliga: 1. Allmän orientering om upphandlingen. 2. Administrativa villkor för upphandlingens genomförande. 3. Krav på leverantören. 4. Krav på varan eller tjänsten (även benämnd teknisk specifikation eller kravspecifikation) som beskriver upphandlingsföremålet. 5. Anbudsutvärdering (lägst pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt) samt tilldelningskriterier. 6. Kommersiella villkor som ska gälla under avtalstiden.

26 Allmän orientering I detta avsnitt ska läsaren få en överblick över upphandlingen. Följande uppgifter kan ingå. Övergripande beskrivning av upphandlingen Referensnummer Uppgift om den upphandlande myndigheten Beskrivning av varan eller tjänsten som upphandlas Optioner Eventuell möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen De förutsättningar som gäller för upphandlingens genomförande Administrativa villkor I detta avsnitt ställs olika krav på upphandlingens formella delar. Följande uppgifter kan ingå. Upphandlingsförfarande Om förhandling kommer att genomföras Hur den upphandlande myndigheten behandlar frågor och svar kring förfrågningsunderlaget Förutsättningar för anbudsinlämningen (anbudets form, innehåll, språk, tillåtna sätt att lämna anbud, anbudsmärkning och adress, anbuds giltighetstid, tilldelningsbeslut och upphandlingssekretess) Ange sista dag Ange en sista dag när myndigheten presenterar svar, förtydliganden och kompletteringar i förfrågningsunderlaget. På så sätt får alla leverantörer ta del av eventuell kompletterande information samtidigt. Ange hur frågor kan ställas Ange hur leverantörerna kan ställa frågor om förfrågningsunderlaget. Ange gärna ett sista datum, så att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan de lämnar in anbudet. Tips Undvik att ställa sådana krav som inte är kopplade till varan eller tjänsten som upphandlas och inte är relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas, som exempelvis att anbud ska lämnas i ett anonymt ytterkuvert och att anbudet ska lämnas i två exemplar. Formulera hellre dessa som önskemål. Ange att anbudens giltighet förlängs automatiskt vid en eventuell överprövning. På så sätt garanterar du att anbuden är giltiga under överprövningen. Som en tumregel kan en sådan förlängning gälla i fyra till sex månader. Bedömning måste göras i varje enskilt fall. 23

27 Krav på leverantören De krav som den upphandlande myndigheten ställer måste vara kopplade till varan eller tjänsten som upphandlas och måste vara relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas. Ställ därför t.ex. inte krav på att anbuden ska lämnas i ett anonymt ytterkuvert eller att anbudet ska lämnas i två exemplar. Formulera hellre dessa som önskemål. Enligt proportionalitetsprincipen ska den upphandlande myndigheten inte ställa andra eller högre krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med kraven. Verifikationer behövs oftast Leverantören ska kunna verifiera de krav som ställs. Den upphandlande myndigheten kan t.ex. ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och som bevis på det kräva att leverantören bifogar ett examensbevis eller kursintyg som styrker detta. Men alla krav kan inte verifieras genom dokumentation. Ibland kan det därför räcka att leverantören bara intygar att kravet är uppfyllt eller beskriver hur kravet uppfylls eller kommer att uppfyllas vid avtalsstart. Koppla dokumentation till krav och kriterier Koppla alltid den dokumentation och de handlingar som begärs in till ett krav eller tilldelningskriterium. Det är ingen idé att begära in en årsredovisning om det inte finns ett krav på leverantörens omsättning, soliditet eller likviditet. Laghänvisning 11 kap 1 LOU Den upphandlande myndighetens kontroll av leverantörens lämplighet. 11 kap 2 LOU Förutsättningarna för att ställa krav på en lägsta nivå för leverantörens ekonomiska och yrkesmässiga kapacitet. De krav som ställs måste stå i proportion till vad som krävs för kontraktet. Uteslutningsgrunder och kvalifikationskrav Leverantörer ska eller får uteslutas i vissa fall, t.ex. när de har begått grov ekonomisk brottslighet, gått i konkurs eller inte har betalat skatt och socialförsäkringsavgifter. Hämta därför in uppgifterna från Skatteverket kräv inte in uppgifterna från leverantören. För att de frivilliga uteslutningsrundorna ska kunna tillämpas måste du ange dem i förfrågningsunderlaget. Följande uppgifter kan ingå i avsnittet krav på leverantören : Vilka som är de obligatoriska uteslutningsgrunderna Vilka som är de frivilliga uteslutningsgrunderna Vad som ställs som krav på bevis om registrering Bedöm även vilken kravnivå ni behöver ställa på leverantören för dennes förmåga att kunna leverera den vara eller utföra den tjänst som upphandlingen avser. Detta gör ni genom att kontrollera att leverantören uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen. 24

28 Om leverantören inte uppfyller kvalifikationskraven får den inte tilldelas avtalet. Ett undantag är om leverantören uppfyller kraven genom ett annat företag. Exempel på kvalifikationskrav är: teknisk och yrkesmässig kapacitet ekonomisk ställning kvalitetsledningssystem miljöledningssystem förteckning över utförda uppdrag (referenser) Laghänvisning 10 kap. 1 LOU De obligatoriska uteslutningsgrunderna. 10 kap. 2 LOU De frivilliga uteslutningsgrunderna. 11 kap. 6 LOU Förutsättningar för att ställa krav på bevis om registrering. Krav på varan eller tjänsten I detta avsnitt, som ofta även benämns kravspecifikation eller teknisk specifikation i förfrågningsunderlaget, beskrivs varan eller tjänsten som ska upphandlas. Det finns två sätt att utforma kraven: Ange detaljerade specifikationer för varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras eller beskriv den funktion och de mål som ska uppnås. Genom att utforma funktionella krav ger du leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om du inte beskriver tillvägagångssättet detaljerat bör du noga precisera vilket resultat som ska uppnås. Tips Den främsta anledningen till att använda funktionskrav är att sänka kostnaderna och öka effektiviteten. Läs mer om detta och om att upphandla mer innovationsvänligt i vår vägledning för innovationsvänlig upphandling (2012:3) som du hittar på vår webbplats Samla liknande krav på samma ställe Undvik att skriva samma eller liknande krav på flera ställen. Då blir förfrågningsunderlaget onödigt omfattande och det finns risk för motstridigheter. Hänvisa inte till ursprung, tillverkning eller varumärke Hänvisa inte till ursprung, tillverkning eller varumärke om det finns risk att vissa företag kan gynnas eller missgynnas. Om det inte är möjligt att beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt tydligt utan sådana hänvisningar se till att kravet följs av orden eller likvärdigt. 25

29 Ställ fullständiga, tydliga och rimliga krav Förfrågningsunderlaget ska innehålla alla krav på det som upphandlas. Formulera texten tydligt så att leverantörerna förstår vilka krav som ställs och hur utvärderingen går till. Tänk på att samtliga ställda krav måste uppfyllas för att leverantörens anbud ska kunna antas.! Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som står i förfrågningsunderlaget. Se därför till att kraven (kallas ibland ska-kraven) inte omfattar mer än vad som är nödvändigt för det som ska upphandlas. Fundera även igenom följande frågor: Innebär kraven och villkoren att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster än svenska företag? Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara med och lämna anbud. Är kraven och villkoren utformade på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag? Syftet med upphandling är att göra det möjligt för företag att delta i den offentliga upphandlingen på lika villkor. Anbudsutvärdering I detta avsnitt beskrivs vilken tilldelningsgrund och vilka tilldelningskriterier som ska användas. Det finns två tilldelningsgrunder: det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris Du får välja fritt vilken tilldelningsgrund du vill tillämpa men tilldelningsgrunden ska klart anges i förfrågningsunderlaget. Överväg noga vilken princip som ska användas.! Tänk på att kraven i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas av leverantören medan tilldelningskriterierna ska utvärderas av den upphandlande myndigheten. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är att andra aspekter än pris, såsom exempelvis kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna beaktas och värderas. Slutresultatet kan då bli en, på sikt, mer kostnadseffektiv lösning än då enbart priset avgör valet av leverantör. Om du väljer att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet definiera då tilldelningskriterierna i förfrågningsunderlaget. Beskriv också vad som beaktas vid värderingen och grunden för bedömningen och poängsättningen. För upphandlingar under tröskelvärdena gäller att tilldelningskriterierna antingen ska viktas eller anges i fallande prioritetsordning. 26

30 Ange också betalningsvillkoren, eftersom de kan påverka prisbilden. Tydligt definierade prisvillkor gäller givetvis också när priset utgör ett av tilldelningskriterierna vid utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Exempel på tilldelningskriterier är: pris leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper såsom livscykelkostnader driftkostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd Du kan komplettera och ersätta tilldelningskriterierna med andra, om de har anknytning till den vara eller tjänst som upphandlingen avser. Men utvärdera inte krav som ingår i leverantörskvalificeringen som tilldelningskriterier. Lägsta pris Om du avser att tillämpa lägsta pris ska du tydligt ange för leverantören vad som avses. Det måste framgå hur priset ska anges exempelvis totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme etc. Ange också betalningsvillkoren, eftersom de kan påverka prisbilden. Du kan beakta kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. även när du tillämpar lägsta pris. Men ange dem då i form av relevanta krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla men som inte utvärderas. Tips Tänk noga igenom tilldelningskriterierna så att dessa har ett samband med den vara eller tjänst som upphandlas. Ange hur tilldelningskriterierna viktas och/eller rangordnas. Exemplifiera gärna hur utvärderingsmodellen fungerar praktiskt. Simulera utvärderingsmodellen för att säkerställa att rätt resultat uppnås. Laghänvisning 12 kap 1 LOU Om de alternativa grunderna för tilldelning av kontrakt. 12 kap 2 LOU Om viktning av tilldelningskriterierna. 27

31 Kommersiella villkor (avtalsvillkor) I detta avsnitt beskrivs avtalsvillkoren. Det kan vara lämpligt att i vissa fall hänvisa till ett standardavtal, till exempel ALOS05 (allmänna bestämmelser vid leverans av varor till offentliga sektorn) eller till ett annat standardavtal om vissa frågor inte särskilt regleras i avtalet eller exempelvis köplagen (1990:931). Följande klausuler kan ingå i avtalet. Avtalsparter Avtalsperiod med angivande av eventuell förlängningsmöjlighet Avtalshandlingar med inbördes rangordning Option Leveransvillkor Ändringar och tillägg under avtalsperioden Kontaktpersoner Pris och prisjustering Betalningsvillkor Dröjsmål med betalning Kontroll av leverans Faktureringsvillkor Immateriella rättigheter Begränsning av publicering och marknadsföring Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Underleverantör Ansvar vid fel eller brister Produktförändringar Ansvarsförsäkring Force majeure Skadestånd och viten Hävning Tvistlösning, tillämplig lag Villkor för samarbete (det vill säga hur avtalet kommer att följas upp av avtalsparter) Övrigt Bifoga gärna följande till förfrågningsunderlaget: en checklista över de dokument som ska bifogas till anbudet ett separat anbudsformulär som innehåller samtliga krav som ska besvaras Detta underlättar leverantörens arbete för att lämna anbud och minskar risken att leverantören av misstag inte besvarar uppställda krav eller inte bifogar efterfrågade bevis och därmed riskerar att diskvalificeras Tips Krav och villkor ska formuleras klart och tydligt för att lämna minsta möjliga utrymme för tolkning bör formuleras på ett sådant sätt att anbudsprövningen kan göras på ett enkelt sätt ska vara möjliga att kontrollera, utvärdera och följa upp. Uppmana anbudsgivarna att bara svara på det som efterfrågas. Broschyrer och annat utan relevans för upphandlingen beaktas inte. 28

32 ! Fundera också över om krav eller villkor: Innebär att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster än svenska företag. Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara med och tävla om offentliga avtal. Är utformade på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag. Syftet med upphandling är att göra det möjligt för företag att tävla om offentliga avtal på lika villkor. Är proportionella och relevanta i förhållande till det som upphandlas. Omfattande krav eller krav som inte har en naturlig anknytning till det som ska upphandlas ska inte ställas eftersom det i onödan kan försvåra för leverantörer att delta i upphandlingen. Läs mer om Utformning av förfrågningsunderlag och Anbudsutvärdering i vägledningarna på Annonsera Annonsens innehåll Annonser måste följa de upphandlingsrättsliga principerna. Annonser ska därför uppfylla kraven på likabehandling och proportionalitet med mera. Vid annonsering av upphandlingar under tröskelvärdet ska minst följande framgå av annonsen. Uppgift om föremålet för upphandlingen. Kontaktuppgifter till den upphandlande myndigheten. Vid förenklat förfarande ska dessutom följande framgå i annonsen. Hur anbud får lämnas. Den dag då anbud senast ska ha kommit in. Till vilken dag anbudet ska vara bindande. Vid urvalsförfarande ska dessutom följande stå i annonsen. Hur anbudsansökan ska lämnas in. Den dag ansökan senast ska ha kommit in.! Vid urvalsförfarande får du i ansökningsinbjudan ange hur många leverantörer du avser att bjuda in. Bestäm antalet utifrån vad som ska upphandlas och vad som krävs för att uppnå en effektiv konkurrens. 29

33 Ofta förekommer följande information i annonser: Rubrik CPV-kod Sammanfattning av upphandlingen Verksamhet som upphandlingen avser Upphandlande myndighet Plats för fullgörande av upphandlingen Kontaktpersoner/ombud Sista anbudsdag Förfarande Typ av dokument Diarienummer eller ärendebeteckning Många upphandlande myndigheter använder sig av elektroniska databaser för annonsering av upphandlingar. Dessa databaser tillhandahåller annonsformulär där du fyller i relevanta uppgifter om upphandlingen. Om du använder ett elektroniskt upphandlingssystem skapas annonsen automatiskt. Exempel på svenska elektroniska databaser där du kan publicera en annons om upphandling är följande, anges i bokstavsordning. E-avrop - Eniro upphandling - Mercell - VISMA OPIC - Det kan finnas ytterligare databaser. Annonser som publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser. Tips Även om annonsering sker kan det underlätta för leverantörer om upphandlingar även läggs ut på den upphandlande myndighetens hemsida. Utforma annonsen på ett sätt som skapar intresse hos leverantörerna att delta i upphandlingen. Tänk på att om du skickar din annons sent på eftermiddagen så kan det hända att den publiceras först nästföljande dag. Laghänvisning 15 kap. 4 LOU Annonsering vid förenklat förfarande 15 kap. 4 LOU Annonsering vid urvalsförfarande 15 kap. 5 LOU Innehåll i annons 30

34 3.3 Frågor från leverantörer För att få in korrekta och kompletta anbud är det nödvändigt att leverantörerna har all nödvändig information om upphandlingen och har förstått den. Frågor och svar Förtydliga och svara på frågor om förfrågningsunderlaget så tidigt som möjligt. Lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före sista anbudsdag (under förutsättning att du fått frågan i god tid). Ange gärna ett sista datum för att ta emot frågor, så att alla leverantörer hinner läsa svaren innan de lämnar in sina anbud. När du lämnar kompletterande information, var uppmärksam på att samtliga leverantörer som tagit del av förfrågningsunderlaget, eller kommer ta del av det, får tillgång till den. Svara till exempel på myndighetens webbplats, via annonsorganet eller via upphandlingssystemet. Förändring av annons eller förfrågningsunderlag Visar det sig att annonsen eller förfrågningsunderlaget har brister kan du göra mindre förtydliganden eller rättningar. Men förutsättningarna för upphandlingen får inte förändras väsentligt. Vad som avses med väsentlig förändring beror på omständigheterna i den enskilda upphandlingen. En måttstock kan vara om en leverantör som avstått från att lämna anbud, efter ändringen bedömer att upphandlingen är av intresse. Laghänvisning 15 kap. 10 LOU Kompletterande upplysningar 3.4 Anbudsöppning Anbuden ska förvaras oöppnade till anbudstidens utgång. Absolut sekretess råder till dess ett beslut har fattats om tilldelning, att avbryta eller att göra om upphandlingen. Öppna försändelser med anbud så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Minst två personer från den upphandlande myndigheten ska närvara. Alla anbud ska föras upp i en förteckning som ska signeras av de närvarande. Anbudsgivaren eller anbudssökanden får inte delta vid öppningen, men de får begära att en person utsedd av en handelskammare närvarar. Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas. 31

35 Laghänvisning 15 kap. 11 LOU Mottagande och öppnande av anbud 15 kap. 15 LOU Prövning av anbudsansökningar och anbud 3.5 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud Om den upphandlande myndigheten anser att det finns en brist i ett anbud eller i en anbudsansökan finns möjlighet att tillåta rättelse, förtydligande eller komplettering. Den upphandlande myndigheten avgör vad som tillåts Det är alltid den upphandlande myndigheten som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar ska tillåtas. En leverantör kan dock alltid framföra önskemål om en sådan åtgärd. Endast vissa rättelser, förtydliganden och kompletteringar är tillåtna Om ett anbud eller en ansökan om att lämna anbud innehåller en uppgift som är uppenbart felaktig i form av en felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel, får den upphandlande myndigheten tillåta att anbudsgivaren eller anbudssökanden rättar felet. Den upphandlande myndigheten kan också begära att anbudet eller en ansökan om att lämna anbud förtydligas eller kompletteras. Men det gäller bara om det sker utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Tänk på att en komplettering eller ett förtydligande inte får innebära att tidigare lämnade uppgifter ersätts med nya. Bara mindre sakuppgifter får tillföras. Undantag är uppgifter av enklare karaktär såsom t.ex. ett felaktigt telefonnummer. Däremot är det tillåtet att konkretisera redan lämnade uppgifter. Om myndigheten medger kompletteringar eller förtydliganden måste möjligheten vara lika för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivarna måste förtydliga eller komplettera innan beslutet om tilldelning fattas. Tips Utnyttja möjligheten till rättelse, förtydliganden och komplettering av anbud om det kan leda till en effektivare konkurrens i den aktuella upphandlingen. Laghänvisning 15 kap. 12 LOU Rättelse av fel, förtydligande och komplettering. 32

36 3.6 Uteslutning Vissa omständigheter medför att leverantören måste uteslutas och andra omständigheter medför att leverantören får uteslutas men bara om myndigheten har angett det i förfrågningsunderlaget. Leverantören måste uteslutas Leverantören måste uteslutas från upphandlingen om den till exempel dömts för allvarlig ekonomisk brottslighet. Är leverantören en juridisk person ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Kontrollera om det finns skäl att utesluta en leverantör bara om du har skäl för misstankarna. I en sådan situation är det leverantören som ska kunna visa att misstanken är obefogad. Leverantören får uteslutas Den upphandlande myndigheten får besluta att vissa uteslutningsgrunder ska gälla vid en upphandling. Ange dem i så fall i förfrågningsunderlaget. Om du formulerar dem som krav i förfrågningsunderlaget måste myndigheten pröva dem. En upphandlande myndighet får bestämma att en leverantör ska uteslutas om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är leverantören en juridisk person får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen: är dömd för brott avseende yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta. Ansvar för kontroll av skatter och socialförsäkringsavgifter Kontrollera att anbudsgivarna har fullgjort sina skyldigheter vad gäller inbetalning av socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. Visar kontrollen att det finns en anmärkning ge leverantören möjlighet att visa att det inte finns skäl för uteslutningen. Leverantören kan t.ex. ha betalat skatter eller upprättat en avbetalningsplan för en skatteskuld. 33

37 Laghänvisning 10 kap. 1 LOU Omständigheter som måste medföra uteslutning. 10 kap. 2 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning. 15 kap. 13 LOU Kontroll och uteslutning av leverantör 15 kap. 13a LOU Uppgifter om skatt och socialförsäkring 3.7 Leverantörskvalificering Leverantörskvalificeringen ska följa de krav som ställs i förfrågningsunderlaget eller i annonsen. I detta skede av upphandlingen ska du kontrollera om leverantörerna uppfyller kraven på: ekonomisk ställning teknisk och yrkesmässig kapacitet. En leverantör som inte uppfyller kvalifikationskraven ska inte gå vidare i anbudsprövningen. Vid leverantörskvalificeringen avgörs bara om leverantören uppfyller kraven. Om kraven klaras med stor eller liten marginal saknar därför betydelse. Åberopande av andra företags kapacitet En leverantör kan uppfylla kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet genom att hänvisa till ett annat företags kapacitet. Då måste det finnas ett bevis (åtagande) för att leverantören förfogar över de angivna resurserna när avtalet ska fullgöras, t.ex. ett avtal med en underleverantör. Begränsning av kontroll av uppgifter Den upphandlande myndigheten får begränsa kontrollen av intyg, certifikat, betyg och andra handlingar om leverantörernas lämplighet. Vid förenklat förfarande kontrollera före förhandling eller tilldelning av avtal. Vid urvalsförfarande eller konkurrenspräglad dialog kontrollera innan leverantören får en inbjudan att lämna anbud eller delta i dialogen. Tips Den administrativa bördan minskar om du bara kontrollerar de leverantörer som kan bli aktuella för avtal. Men tänk på att upphandlingsprocessen fördröjs om de utvalda leverantörerna sedan inte uppfyller kraven. Laghänvisning 15 kap. 13b LOU Begränsad kontroll 15 kap. 15a LOU Tillgång till andra företags kapacitet 34

38 3.8 Pröva och utvärdera anbud Vilka uppgifter ska bedömas? Bedöm bara de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat i sitt anbud och vid eventuella kompletteringar, förtydliganden eller förhandlingar. Andra uppgifter får inte bedömas, t.ex. om du eller en kollega har upplysningar som gör en leverantörs erbjudande mer attraktivt än vad som framgår av anbudet. Pröva anbud Kontrollera att leverantören uppfyller kraven på varan eller tjänsten. Alla krav i förfrågningsunderlaget måste uppfyllas. Även övriga krav och villkor, exempelvis kommersiella villkor, måste accepteras eller uppfyllas av leverantören. Anbud som inte uppfyller de ställda kraven får inte antas. Prövningen ska ske i enlighet med de krav på varan eller tjänsten som anges i förfrågningsunderlaget. Endast anbud som uppfyller samtliga ställda krav får antas. Därefter utvärderas de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av avtal. Utvärdera anbud Utvärdera de kvarvarande anbuden (d.v.s. de anbud som uppfyller samtliga ställda krav på varan eller tjänsten enligt vad som ställts i förfrågningsunderlaget) utifrån de grunder som myndigheten valt för tilldelningen av avtalet. De två grunderna är: Lägst anbudspris. När denna grund används är priset det enda tilldelningskriteriet. Anbudet med lägst pris ska antas givet samtliga krav och villkor är uppfyllda. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. När denna grund används ska utvärdering ske utifrån de angivna tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen. Det anbud som efter utvärdering är det mest ekonomiskt fördelaktigt ska antas. Det är inte tillåtet att frångå vald tilldelningsgrund eller utvärderingsmodell, eftersom det strider mot kravet på förutsebarhet. Onormalt låga anbud Om du finner att det pris leverantören angivit i anbudet är onormalt lågt kontakta anbudsgivaren skriftligen och be om en förklaring. Den upphandlande myndigheten är skyldig att ge leverantören en sådan möjlighet. Det är alltså leverantören som har bevisbördan för att motivera det låga priset. Det kan dock finnas godtagbara förklaringar. Exempel på sådana är: Leverantören kan utnyttja särskilt kostnadseffektiva metoder. Leverantören kan utnyttja tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden för att fullgöra kontraktet. Leverantören har fått möjlighet att erhålla statligt stöd. Förkasta anbudet om du inte får ett tillfredsställande svar. 35

39 Laghänvisning 15 kap. 16 LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 17 LOU Onormalt lågt anbud 3.9 Förhandling Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande. Var uppmärksam på att förhandling bara är tillåten i de fall lagen uttryckligen anger att förhandling är möjlig. I övriga fall får förhandling inte förekomma. Utgångspunkten är att leverantörer ska lämna sitt bästa anbud Leverantören har normalt bara en chans att lämna sitt bästa anbud. Leverantören ska därför räkna med att anbudet blir prövat och utvärderat utan justeringar, kompletteringar eller möjlighet att ge lägre pris eller bättre villkor. Leverantören bör därför lämna ett konkurrenskraftigt anbud redan från början. Förfrågningsunderlaget ska vara så tydligt att leverantören kan lämna ett komplett anbud utifrån det. Förhandlingen ska inte ses som ett komplement till ett ofullständigt förfrågningsunderlag. Varför förhandla? Syftet med förhandlingen är att den upphandlade myndigheten vill få mer förmånliga villkor. Det är den upphandlande myndigheten som tar initiativet till förhandlingen, med en eller flera anbudsgivare. Ett skäl till att förhandla kan vara att myndigheten bedömer att det kommer att gynna resultatet av upphandlingen.! En leverantör kan inte kräva att få förhandla. Det är den upphandlande myndigheten som bestämmer om en förhandling ska ske. Emellertid är den upphandlande myndigheten bunden av det som utlovats i annonsen eller förfrågningsunderlaget: har det angivits att förhandling ska genomföras så måste det ske. Vad kan förhandlingen omfatta? Förhandlingar kan avse: alla avtalsvillkor, även priset mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget Tänk på att följa de upphandlingsrättsliga principerna. Om du t.ex. ger samtliga anbudsgivare möjlighet att komma in med nya prisuppgifter säkerställer du kravet på likabehandling. Det är inte tillåtet att: tillföra nya krav förhandla bort grundläggande krav och villkor i förfrågningsunderlaget. 36

40 Om sådana förändringar görs av förfrågningsunderlaget kan det inte uteslutas att en leverantör, som valt att avstå från att lämna anbud på grund av att han eller hon inte anser sig kunna uppfylla de ursprungliga kraven, mycket väl skulle kunna uppfylla kraven i det reviderade förfrågningsunderlaget. Förhandla enbart med leverantörer som uppfyller ställda krav Förhandling får endast ske med de leverantörer som uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget. Under förhandlingen råder sekretess Ingen anbudsgivare ska få veta om förhandlingar förs med andra anbudsgivare eller vad förhandlingarna leder till. Upprätta en dagordning Skicka dagordningen till anbudsgivarna inför förhandlingen. Dokumentera förhandlingarna genom ett förhandlingsprotokoll och övriga kontakter med anbudsgivarna genom tjänsteanteckningar.! Några bestämmelser som närmare anger hur förhandlingen ska ske finns inte. Utgångspunkten ska vara att en förhandling inte får innebära risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Avbryta en upphandling Du får avbryta en upphandling om: det finns sakliga skäl avbrytandet följer de upphandlingsrättsliga principerna. En upphandlande myndighet kan av olika skäl vilja avbryta en påbörjad upphandling. Det finns inget i LOU som reglerar när en påbörjad upphandling får avbrytas utan förutsättningarna för att avbryta en upphandling har utvecklats av domstolarna. Nedanstående exempel är ett axplock av situationer där det ansetts att sakliga skäl finns. Det är den upphandlande myndigheten som ska bevisa att det faktiskt föreligger sakliga skäl för avbrytande. Bristande konkurrens Du får avbryta upphandlingen om bara en leverantör återstår efter leverantörskvalificeringen. Däremot är det inte obligatoriskt att avbryta upphandlingen. Oförutsedda händelser Oförutsedda händelser kan vara skäl för att avbryta upphandlingen. Ett exempel kan vara om verksamhetsbehovet förändrats på grund av händelser i omvärlden. Förutsättningarna för den upphandlande myndighetens verksamhet kan också ha ändrats. 37

41 Felaktigt utformad utvärderingsmodell Du får avbryta upphandlingen om utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget lett till att det vinnande anbudet inte ger det affärsmässigt bästa resultatet. Mindre felaktigheter i förfrågningsunderlaget är däremot i normalfallet inte skäl avbryta upphandlingen. Alltför högt pris Du får avbryta upphandlingen om budgeten överskrids för att varan eller tjänsten blev dyrare än beräknat. Den upphandlande myndigheten måste kunna visa att anbudspriserna verkligen överstiger de budgeterade medlen. Se till att detta framgår av förfrågningsunderlaget, så säkerställer du kravet på förutsebarhet och öppenhet för leverantörer. Ett sätt att undvika en sådan situation är att inför upphandlingen göra en noggrann bedömning av vad upphandlingen kommer att kosta. Underrättelse till anbudsgivare om avbrytande av upphandling Underrätta de leverantörer som lämnat anbud om du avbryter upphandlingen. Ange alltid skälen för beslutet. Som upphandlande myndighet har du en skyldighet att just informera om sådant beslut och skälen för detta. Överprövning av beslut om avbruten upphandling En leverantör kan begära överprövning av den upphandlande myndighetens beslut att avbryta upphandlingen i förvaltningsrätten. En begäran om överprövning måste ske innan tidsfristen har löpt ut (minst 10 eller 15 dagar). Tidsfristen räknas från den dag den upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslutet och angett skälen för detta. Den påföljande dagen är den första dag som räknas vid beräkningen av tidsfristens längd. Om du inte skickat underrättelsen om beslutet till samtliga anbudsgivare samma dag, utgår du ifrån dagen då den sista underrättelsen skickades. Laghänvisning 15 kap. 19 LOU Underrättelse om beslut om avbrytande 16 kap. 12 LOU Ansökan om överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling 3.11 Underrättelse av beslut om tilldelning av avtal Underrättelse Efter att ha prövat anbuden beslutar myndigheten om vilken anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. Underrätta snarast samtliga anbudsgivare och anbudssökanden. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. Om underrättelsen är ofullständig kan det leda till att möjligheten till prövning i domstol fortsätter. 38

42 En fullständig underrättelse ska: vara skriftlig informera om vald leverantör ange skälen till beslutet informera om den eventuella avtalsspärrens längd. Vid direktupphandling behöver underrättelsen inte vara skriftlig och skälen till beslutet inte motiveras. Upphandlingens sekretess hävs I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Sekretessen hävs även om ett beslut fattats att upphandlingen ska avbrytas eller att upphandlingen ska göras om. Även om den absoluta sekretessen hävs kan det finnas skäl att handlingar i en upphandling fortsättningsvis omfattas av sekretess. Ett sådant fall är uppgifter drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess, om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifter röjs. Ett annat fall är om det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs. Du kan normalt inte sekretessbelägga priset i det vinnande anbudet.! Om grund för sekretess föreligger eller inte, ska alltid prövas vid en begäran att få ut allmänna handlingar. Laghänvisning 15 kap. 19 LOU Underrättelse om beslut om kontraktstilldelning 19 kap. 3 Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 3.12 Teckna avtal Du kan teckna avtal när: beslutet om tilldelning har fattats och tidsfristen för avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärr Avtalsspärr är en period under vilken avtal inte får ingås. Detta beror på att anbudsgivarna under avtalsspärren ska kunna ansöka om överprövning av beslutet. Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, såsom exempelvis e-post eller telefax. Om beslutet meddelas på ett annat sätt, till exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. 39

43 En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut skickats. Obligatorisk avtalsspärr gäller inte: vid direktupphandling eller tilldelning av avtal genom avrop från ramavtal Man kan även besluta om en frivillig avtalsspärr under vissa förhållanden. Beräkning av avtalsspärrens längd Dag 0 är dagen då underrättelse om tilldelningsbeslut skickas och avtalsspärr börjar gälla. Därefter följer minst 10 eller 15 dagar då avtalsspärr råder. Dag 11 eller 16 kan avtalet tecknas. Om avtalsspärrens sista dag infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs avtalsspärren till och med nästkommande vardag (den så kallade söndagsregeln). Om sista dagen för avtalsspärren exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att avtal inte kan tecknas förrän nästkommande vardag, det vill säga på tisdag i det här fallet. Om en leverantör begär överprövning i förvaltningsrätt innan avtalsspärren har löpt ut, kommer avtalsspärren att förlängas automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning och upphör att gälla 10 dagar (tiodagarsfrist) efter att förvaltningsrätten har avgjort målet. Har ett avtal slutits i strid mot avtalsspärren kan man överklaga avtalets giltighet. Laghänvisning 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr 16 kap. 2 LOU Undantag från avtalsspärr Avtal ingås genom att avtalet skrivs Avtalet ingås genom att behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtalet i två likalydande exemplar. Förutsättningarna för hur ett avtal ingås bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet. Det blir då tydligt för den antagna leverantören att det inte är tilldelningsbeslutet som är den bindande accepten på det lämnade anbudet utan avtalet. Avtalets innehåll Avtalet ska baseras på innehållet i annonsen förfrågningsunderlaget anbudet resultatet av eventuell förhandling samt rättelse, förtydligande eller komplettering. Några övriga ändringar eller tillägg får inte göras. 40

44 3.13 Avsluta upphandlingsprocessen Arkivering När upphandlingen är avslutad ska handlingarna förvaras på ett betryggande sätt i minst fyra år från den dag avtalet tilldelades. Arkiveringen gäller följande handlingar: anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar anbudsförteckningar sammanställningar protokoll och liknande handlingar Många upphandlande myndigheter har dock en skyldighet att bevara handlingar längre tider och i större omfattning än vad som anges i LOU. Detta eftersom de flesta upphandlande myndigheter är skyldiga att följa arkivlagens bestämmelser, som reglerar skyldigheten att bevara handlingar. De upphandlande myndigheter som omfattas av arkivlagens bestämmelser har ofta en mer långtgående skyldighet att bevara handlingar enligt 3 arkivlagen och de mer detaljerade föreskrifter som Riksarkivet utfärdar. I annan lagstiftning kan det också finnas bestämmelser om arkivering. Enligt bokföringslagen ska exempelvis handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efterannonsering Upphandlingar av B-tjänster över tröskelvärdena ska efterannonseras i ett särskilt annonseringsformulär i TED (Tenders Electronic Daily), EU:s databas för meddelande om upphandlingar. Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte efterannonseras. En upphandlande myndighet kan dock frivilligt använda sig av efterannonsering. Syftet med detta är att förkorta tidsfristen för leverantörer att ansöka om överprövning av ett avtals giltighet från 6 månader till 30 dagar. Denna möjlighet ges vid alla typer av upphandlingar som omfattas av LOU. Laghänvisning 15 kap. 20 LOU Arkivering 15 kap. 21 LOU Efterannonsering av B-tjänster överstigande tröskelvärdena 41

45 4 Följa upp 4.1 Avtalsuppföljning När du utformar förfrågningsunderlaget och avtalsvillkoren är det viktigt att du tänker på hur avtalet ska följas upp. Förbered avtalsuppföljningen och reglera hur uppföljning och samverkan ska gå till så att leveranserna kan fungera på bästa sätt. Tydligt avtal Formulera avtalsvillkoren så tydligt att det inte finns utrymme för tolkning eller missförstånd. Upprätta alltid en konkret uppföljningsplan. Då har du en god grund för uppföljning. Informera om avtalet Informera internt om det är flera avdelningar eller enheter inom er upphandlande myndighet som ska använda avtalet, t.ex. genom e-post, intranät och informationsmöten. Med grundläggande kunskaper om avtalet är det lättare att reagera om leveransen avviker från avtalet. Skapa även rutiner så att användarnas åsikter om leveransen tas till vara på ett systematiskt sätt. Det kan exempelvis göras genom att skapa en användargrupp som träffas regelbundet under avtalsperioden. Användargruppen kan sedan fungera som kravställare vid nästa upphandling. Tips Gäller avtalet en tjänst som ska utföras under en längre tid? Samla alla berörda på myndigheten och leverantören vid ett startmöte och gå igenom avtalet. Kontaktpersoner Utse en kontaktperson från er upphandlande myndighet och en från leverantören för leveransen eller uppdraget. Ibland behövs även en ansvarig för avtalsfrågor. Reglera hur samverkan ska ske Det kan vara lämpligt att avtalet reglerar hur samverkan mellan parterna ska ske. Avtalet kan exempelvis innehålla uppgift om att avstämningsmöten ska hållas. Det kan vara lämpligt att ange: hur ofta de ska hållas vad som ska avhandlas vilka personer som ska medverka vid mötena. Är uppdraget stort kan du låta leverantören löpande redovisa förberedelserna inför uppdragsstarten och leveransen. På så sätt får du en mer detaljerad redovisning än under anbudsgivningen. Ge synpunkter på detta så säkerställer du en bra leverans redan från avtalsstarten. 42

46 Kontroll vid leverans I samband med leverans är det lämpligt att du utför en leverenskontroll. Gäller det en tjänst kan du kontrollera om: målen som angivits i avtalet har uppnåtts leveranserna har skett enligt tidsplan alla handlingar som överenskommits har överlämnats av leverantören eventuellt material som myndigheten tillhandahållit lämnats i retur. Gäller leveransen varor kan du kontrollera om: den levererade varan typ och kvantitet överensstämmer med vad som avtalats och vad som anges på följesedel och beställningsunderlag varan har den funktion och prestanda som avtalet anger leveransen har utförts i tid. I samband med leverans är det lämpligt att du utför en leveranskontroll. Fel eller dröjsmål vid leverans Om du upplever att leveransen inte motsvarar vad som avtalats bör du i ett tidigt skede kontakta leverantören och påtala de brister som du anser finns. Påtala bristerna skriftligen för att undvika missförstånd. Om du i stället har ett möte med leverantören skriv minnesanteckningar och låt båda parter underteckna dem. Påföljd vid avtalsbrott Vissa avtal innehåller påföljder vid avtalsbrott, exempelvis vite eller skadestånd. Kräv alltid påföljd vid sådana avtalsbrott. Om den upphandlande myndigheten avstår från att begära viten eller förhandlar bort dem, kan det strida mot de upphandlingsrättsliga principerna. Anledningen är att andra leverantörer kan ha avstått från att lämna anbud på grund av klausuler vid avtalsbrott i förfrågningsunderlaget. Prisregleringsklausuler Längre avtal innehåller ofta prisregleringsklausuler. Du bör kontrollera om det finns grund för att justera priserna. Tänk på att det även kan vara frågan om sänkta priser. Läs mer om Kontraktsuppföljning i vägledningen på Utvärdering av upphandlingen Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och förbättra upphandlingen och för att uppnå den goda affären. Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av utfallet av en genomförd upphandling. Syftet med utvärdering är framåtsyftande, det vill säga att utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna inför framtida upphandlingar. Uppföljning av att avtalad tjänst eller vara levereras i enlighet med avtalet beskrivs i avsnitt

47 Vad ska utvärderas? Utvärderingen kan undersöka hur målen för upphandlingen har uppnåtts eller hur upphandlingen har fungerat. Fokus kan ligga på olika aspekter, exempelvis: i vilken utsträckning upphandlingen har uppfyllt verksamhetens behov hur tydligt och förståeligt förfrågningsunderlaget har varit för leverantörerna hur effektiv konkurrensen varit vid upphandlingen hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat etc. att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna riktlinjer på den upphandlande myndigheten. Beroende på vad utvärderingen ska omfatta kan utvärderingen involvera såväl den verksamhet som ska använda varan eller tjänsten som upphandlingsfunktionen, ledningen och leverantörer. Av samma skäl kan tidpunkten för utvärderingen variera beroende på vad som ska utvärderas. Utvärderingen kan ske utifrån: a) hur de på förhand fastställda målen har uppnåtts, eller b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut. Vad ska utvärderingen leda till? En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning för att höja upphandlingsverksamhetens kvalitet och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten. Allt för att i slutändan öka nyttan för slutanvändaren och bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden. 44

48 5 Överprövning och skadestånd Det finns tre olika typer av överprövning. Överprövning av en upphandling. Överprövning av ett ingånget avtals giltighet. Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling. Skadestånd kan betalas ut om en upphandlande myndighet inte följt LOU och det därigenom uppkommit skada för en leverantör. 5.1 Överprövning av en upphandling En förutsättning för överprövning är att en upphandlande myndigheten har brutit mot upphandlingsrättsliga principer eller någon annan bestämmelse i LOU, och detta har medfört, eller kan komma att medföra, att en leverantör lider skada. Vad kan en ansökan om överprövning av en upphandling leda till? Att ansöka om överprövning av en upphandling kan resultera i att rätten beslutar att upphandlingen ska göras om upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts ansökan om överprövning avslås. Tidsfrist för att ansöka om överprövning Leverantörerna kan ansöka om överprövning av en upphandling fram tills avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren inleds när den upphandlande myndigheten underrättar anbudsgivarna om tilldelningsbeslutet. För mer information om avtalsspärren se avsnitt Ibland finns det inte någon avtalsspärr, t.ex. vid direktupphandling. Då kan man ansöka om överprövning fram tills ett avtal har ingåtts. Därefter kan man bara ansöka om överprövning av avtalets giltighet. Kontakta först den upphandlande myndigheten Uppmana leverantören att kontakta er för att undvika överprövning på grund av missförstånd om någon omständighet. Var dock uppmärksam på att en sådan kontakt aldrig får medföra en begränsning av leverantörens möjlighet att ansöka om överprövning. Laghänvisning 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr 16 kap. 2 LOU Undantag från avtalsspärr 16 kap. 6 LOU Förutsättningar för överprövning 45

49 5.2 Överprövning av ett avtals giltighet Förutsättningar Ett avtals giltighet får överprövas i följande situationer: vid otillåtna direktupphandlingar felaktigt slutna avtal, överträdelse av avtalsspärr, en princip har överträtts brott mot ramavtal. Otillåtna direktupphandlingar Otillåtna direktupphandlingar är avtal som slutits utan att annonseringen följt LOU. Ett undantag är om den upphandlande myndigheten har iakttagit förhandsinsyn (frivillig avtalsspärr). Fel vid avtalstecknande, överträdelse av avtalsspärr eller av upphandlingsprinciperna Överprövning får även ske om en leverantör lidit skada eller kan komma att lida skada på grund av att: ett avtal slutits innan underrättelse om tilldelningsbeslut skickats ett avtal har slutits i strid med ett interimistiskt beslut om en avtalsspärr eller en tiodagarsfrist har överträtts om de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har överträtts. Brott mot ramavtal Överprövning får ske om en leverantör har lidit skada eller kan komma att lida skada för att den upphandlande myndigheten brutit mot bestämmelserna om avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning. Detta gäller inte om den upphandlande myndigheten har skickat en underrättelse om tilldelningsbeslut och iakttagit en frivillig avtalsspärr.! En leverantör kan ändra talan i mål om överprövning av upphandlingen, till överprövning av ett avtals giltighet om exempelvis ett avtal tecknas under tiden överprövningen av upphandlingen pågår. När överklagar man senast ett avtals giltighet? En ansökan om överprövning av ett avtals giltighet ska ha kommit in till förvaltningsrätten inom sex månader från det att avtalet slöts. Det finns dock två undantag från denna regel. En ansökan om överprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten innan 30 dagar har gått från det att: 46 en efterannonsering har publicerats i TED om resultatet av en upphandling, eller den upphandlande myndigheten har lämnat sådan information som avses i 9 kap. 10 LOU. Tidsfristen kan bara förkortas om kraven på efterannonsering och upplysningar vid meddelande om tilldelning är uppfyllda.

50 Vad händer om avtalet blir ogiltigt? Ingen part är skyldig att fullgöra avtalet om det förklaras ogiltigt. Då ska parternas förmögenhetssituation återställas till samma situation som före avtalet. Detta innebär att om förpliktelser i avtalet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna i första hand återgå. I andra hand ska förmögenhetsläget återställas. När får ett avtal inte ogiltigförklaras? Ett avtal kan inte ogiltigförklaras: om annonsering vid förhandsinsyn har skett om den upphandlande myndigheten har iakttagit en frivillig avtalsspärr (se avsnitt 3.12) efter avtalstilldelningen med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal om det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intresse (exempelvis skydd av människors liv och hälsa). Laghänvisning 16 kap. 3 LOU Förhandsinsyn 16 kap. 13 LOU Överprövning av avtals giltighet 16 kap LOU Undantag från ogiltighet av avtal 16 kap. 17 LOU Tidsfrister 5.3 Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling Ansökan om överprövning måste lämnas in till förvaltningsrätten inom tiden för avtalsspärr (10 eller 15 dagar beroende på vilket kommunikationsmedel som använts). Tidsfristen räknas från den dag den upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen samt angett skälen för detta. Laghänvisning 15 kap. 19 LOU Underrättelse vid avbrytande av upphandling 16 kap. 12 LOU Tidsfrist 5.4 Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar Vad kostar en domstolsprocess? Vardera parten står själv för sin kostnad för processen och eventuella ombud. Däremot betalar man inte något till domstolen för själva överprövningen. 47

51 Hur sker domstolsprocessen? Domstolen avgör oftast målet utifrån de skriftliga handlingarna som lämnas in (muntlig förhandling är ovanligt). Rätten beaktar bara de omständigheter som tas upp i överklagan. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar som leverantören framför i sin ansökan. Söndagsregeln Vid beräkningen av tidsfristen för att ansöka om överprövning ska den så kallade söndagsregeln tillämpas. Söndagsregeln innebär att om den sista dagen för att ansöka om överprövning inträffar på en helgdag (lördag eller söndag eller en annan helgdag) förlängs tiden till den närmaste vardagen. Förlängd avtalsspärr Vid överprövning i förvaltningsrätten förlängs avtalsspärren automatiskt under målets handläggning. Den upphör tio dagar efter det att domstolen har avgjort målet (tiodagarsfrist). Vid överprövning i kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen måste dock leverantören yrka på ett formellt beslut från rätten för att förlänga avtalsspärren (interimistiskt beslut). Interimistiskt beslut När det inte finns någon avtalsspärr får domstolen besluta att avtal inte får ingås innan något annat bestäms (interimistiskt beslut). Då gäller en tiodagarsfrist när avtal inte får ingås efter det att förvaltningsrätten eller kammarrätten har avgjort målet eller upphävt det interimistiska beslutet. En tiodagarsfrist gäller också när Högsta förvaltningsdomstolen har fattat ett interimistiskt beslut och återförvisat målet till lägre instans.! Tiodagarsfristen är till för att ge tid åt leverantören till eventuella överklaganden till högre instanser. Laghänvisning 16 kap. 5 LOU Behörig domstol 16 kap. 8 LOU Förlängd avtalsspärr 16 kap. 9 LOU Interimistiskt beslut. 16 kap. 10 LOU Tiodagarsfrist 16 kap. 18 LOU Söndagsregeln 48

52 5.5 Skadestånd Förutsättningar En leverantör som har lidit skada på grund av att en upphandlande myndighet brutit mot bestämmelser i LOU kan föra talan om skadestånd. Tidsfrist En leverantör som vill begära skadestånd måste ansöka om överprövning hos tingsrätten. Ansökan måste ha kommit in inom ett år från den tidpunkt då avtalet slöts eller förklarades ogiltigt genom ett avgörande som vunnit laga kraft. Skadeståndets storlek beror på överträdelsens karaktär, nedlagda kostnader och utsikterna till vinst. Leverantören kan få ersättning för kostnader i samband med att förbereda anbud och i övrigt delta i en upphandling (så kallat negativt kontraktsintresse). Förutsättningen är att den upphandlande myndigheten har brutit mot LOU och att detta menligt har påverkat anbudsgivarens möjligheter att tilldelas avtalet. Flera anbudsgivare kan få skadestånd samtidigt. Leverantören kan dessutom få skadestånd för utebliven vinst (så kallat positivt kontraktsintresse). Förutsättningarna är att den upphandlande myndigheten har brutit mot LOU och att anbudsgivaren sannolikt hade tilldelats avtalet om den upphandlande myndigheten hade följt LOU. Vad kostar en domstolsprocess? Vanligtvis får den förlorande parten även stå för motpartens rättegångskostnader, exempelvis kostnad för advokat eller annat ombud. Hur går domstolsprocessen till? Domstolen avgör vanligtvis frågan efter en muntlig förhandling. Rätten beaktar inte omständigheter som inte har åberopats. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar som leverantören framför i sin talan. Laghänvisning 16 kap. 20 LOU Skadestånd 16 kap. 21 LOU Tidsfrister 49

53 Begrepp och definitioner I texten används genomgående ett antal begrepp för vilka följande definitioner gäller. Begrepp A A-tjänst Anbud Anbudsgivare Anbudsprövning Anbudssökande Anbudstid Anbudsutvärdering Annons Ansökningsinbjudan Avrop Avtal Definition Tjänster som finns angivna i bilaga 2 till LOU/LUF. Dessa tjänster har typiskt sett ansetts mer lämpade för gränsöverskridande handel och omfattas därför av EU:s upphandlingsdirektiv. Bindande svar från leverantör på förfrågningsunderlag från upphandlande myndighet/enhet. Den som lämnar anbud. Prövning av anbud enligt de krav och kriterier som angetts i förfrågningsunderlaget, det vill säga uteslutning av leverantör (10 kap.), leverantörskvalificering (11 kap.) och tilldelning av kontrakt (12 kap.). Den som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande eller i ett urvalsförfarande. Tiden från det att anbudsinbjudan offentliggörs till sista dag för att lämna anbud. Bedömning av vilket/vilka anbud som ska antas utifrån vald tilldelningsgrund, antingen "det ekonomiskt mest fördelaktiga" eller "lägsta pris". Annonseringens syfte är att skapa transparens och konkurrens. Upphandlingar över tröskelvärdena annonseras i Tender Electronic Daily (TED). Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster annonseras i nationell allmänt tillgänglig elektronisk databas eller (vid förenklat förfarande) på annat sätt som möjliggör effektiv konkurrens. Tilldelning av kontrakt avseende LOV annonseras i en särskild databas, Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud vid selektiv- eller urvalsupphandling. Tilldelning av kontrakt från ett ramavtal. Se även beställning. Se kontrakt. 50

54 Avtalsspärr Tidsfrist efter underrättelse om tilldelningsbeslut då avtal inte får ingås, 10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssätt. Avtalsspärren syftar till att ge leverantörer möjligheter att begära överprövning. Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, såsom exempelvis e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat sätt, till exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut skickats. B Behovsanalys Förberedelse inför en upphandling i syfte att fastställa och identifiera den upphandlande myndighetens behov. Beställning En begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställning är den del i inköpsprocessen som följer efter att kontrakt tilldelats en leverantör. B-tjänst Tjänster som anges i bilaga 3 till LOU/LUF och upphandlas enligt 15 kap. Dessa tjänster har typiskt sett ansetts mindre lämpade för gränsöverskridande handel. Omfattas inte av EU:s upphandlingsdirektiv, däremot av de grundläggande EU-rättsliga principerna. Byggentreprenad Bör-krav D Direktupphandling E Efterannonsering Elektronisk auktion F Förenklat förfarande Förfrågningsunderlag Utförande eller utförande och projektering av ett byggnads- eller anläggningsarbete (se avd. F i bilaga 1 till LOU). Se tilldelningskriterier. En upphandling utan krav på annonsering och utan krav på anbud i en viss form. Meddelande i TED om en avslutad upphandling. Efterannonsering är obligatorisk för alla upphandlingar över tröskelvärdena, även vid upphandling av B-tjänster. En upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden. Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att delta och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare (enbart 15 kap.). Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling som tillhandahålls leverantörer, bland annat teknisk specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på leverantör, administrativa och kommersiella villkor med mera. 51

55 Förhandlat förfarande Förhandsinsyn Förlängd avtalsspärr Förnyad konkurrensutsättning Försörjningssektorerna I Ickediskrimineringsprincipen Inköpscentral K Klassiska sektorn Kommersiella villkor Konkurrenspräglad dialog Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande myndigheten eller enheten bjuder in utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. En frivillig annonsering i TED respektive i en allmänt tillgänglig databas om att den upphandlande myndigheten/enheten avser att tilldela kontrakt utan föregående annonserat upphandlingsförfarande. Avtalsspärr på 10 dagar inträder och ett kontrakt kan efter den tidens utgång inte förklaras ogiltigt av domstol. Ett automatiskt förbud att ingå avtal efter en ansökan om överprövning i förvaltningsrätt. Förnyad inbjudan att lämna anbud vid ramavtal med flera leverantörer när samtliga villkor inte är fastställda. Statliga och kommunala myndigheter samt offentliga företag som bedriver verksamhet inom områdena vatten, energi-, transport- och posttjänster. Även övriga (privata) företag som bedriver verksamhet inom försörjningssektorerna med stöd av särskilda rättigheter eller ensamrätt. Omfattas av LUF. Se principen om icke-diskriminering En upphandlande myndighet som 1. ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller 2. medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter. Statliga och kommunala myndigheter och offentligt styrda organ som inte bedriver någon av de verksamheter som hör till försörjningssektorerna. Omfattas av LOU. De villkor som reglerar kontraktsrättsliga förhållanden under avtalstiden. Ett upphandlingsförfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt. 52

56 Kontrakt Krav Kvalificering Kvalificeringskrav L Leverantör Leverantörskvalificering Likabehandlingsprincipen LOU LOV LUF Ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som 1. sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer 2. avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster 3. undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. Krav vid upphandlingen som måste uppfyllas av anbudsgivaren för att ett kontrakt ska kunna tilldelas. Se leverantörskvalificering Krav på leverantörens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga förmåga och kapacitet. Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer. Den del av anbudsprövningen där den upphandlande myndigheten/enheten kontrollerar att de leverantörer som lämnat anbud uppfyller de så kallade kvalificeringskrav som ställs i upphandlingen. Syftet är att bedöma om leverantören har tillräcklig förmåga att leverera den vara, utföra den tjänst eller genomföra de byggnadsentreprenadsarbeten som upphandlingen avser. Se principen om likabehandling Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte lag (1992:1528) om offentlig upphandling. Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). LOV reglerar vad som ska gälla när upphandlande myndigheter överlåter till slutanvändaren att välja utförare bland leverantörer i ett valfrihetssystem. Lagen gäller för kommuner och landsting när de inför valfrihetssystem för bland annat hälsovård-, social- och primärvårdstjänster och för Arbetsförmedlingen vid tillhandahållande av valfrihetssystem med etableringslotsar för nyanlända invandrare, samt inom myndigheternas arbetsmarknadspolitiska verksamhet. Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Med upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande enhet i syfte att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader för viss verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte lag (1992:1528) om offentlig upphandling. 53

57 M Marknadsundersökning O Offentlig upphandling Offentligt styrda organ Ogiltigförklaring av avtal Option Förberedelse inför en upphandling i syfte att undersöka vad marknaden kan erbjuda för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov. De åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Benämns inom försörjningssektorerna enbart "upphandling". Sådana bolag och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av kommersiell karaktär, och 1. som till största delen finansieras av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet 2. vars verksamhet står under kontroll av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller 3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än hälften av antalet ledamöter är utsedda av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet. Avtal som ingåtts efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot något förbud mot att ingå avtal (avtalsspärr, förlängd avtalsspärr, interimistiskt beslut, tiodagarsfrist och avtal innan tilldelningsbeslut har meddelats) kan under vissa förutsättningar förklaras civilrättsligt ogiltigt av förvaltningsrätt efter ansökan av leverantör. En möjlighet att förlänga eller ändra omfattningen (tilläggstjänster eller ytterligare köp av samma vara/tjänst) av ett kontrakt. Ska anges i förfrågningsunderlaget och kontraktet. Otillåten direktupphandling Ingående av avtal med en leverantör utan föregående annonsering, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett annonserat förfarande enligt LOU eller LUF. P Principen om ickediskriminering Förbud att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och ges så lika förutsättningar som möjligt. Principen om proportionalitet Principen om ömsesidigt erkännande De krav som ställs i en offentlig upphandling ska inte gå längre än vad som är lämpligt, effektivt, relevant och ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Upphandlande myndighet/enhet är skyldig att erkänna och acceptera handlingar, exempelvis intyg, examina etc. som utfärdats av behöriga myndigheter i andra medlemsstater inom unionen. 54

58 Principen om öppenhet Projekttävling Proportionalitetsprincipen R Ramavtal Rangordning S Selektivt förfarande Ska-krav (skall-krav) Skadestånd T TED Teknisk specifikation Tidsfrister Tilldelningsbeslut Tilldelningskriterier Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet, bland annat genom annonsering och underrättelse av beslut. En tävling om arkitekttjänster eller andra tjänster, som syftar till att upphandlande myndighet/enhet erhåller en ritning eller projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag. Se principen om proportionalitet Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod. Ordning för tilldelning av kontrakt (avrop) enligt villkor angivna i ramavtal. Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta, och den upphandlande myndigheten/enheten bjuder in vissa leverantörer som får lämna anbud. Förhandling får inte ske. Se krav. Ersättning till leverantörer som lidit skada på grund av att den upphandlande myndigheten/enheten har brutit mot upphandlingsreglerna. Ansökan sker till tingsrätt inom ett år från det att avtalet har slutits eller att avtalet har förklarats ogiltigt genom ett avgörande som har vunnit laga kraft. EU:s databas för annonser där värdet av upphandling överskrider tröskelvärdena. Förkortningen står för Tenders Electronic Daily. Beskrivning av föremålet för upphandlingen. Kan utformas med hänvisning till standarder eller som funktions- eller egenskapskrav. Vid de olika upphandlingsförfarandena gäller olika tidsfrister för lämnande av anbud och ansökan om att få lämna anbud. Upphandlande myndighets/enhets beslut om att tilldela ett kontrakt eller sluta ramavtal och skälen för beslutet. Tilldelningsbeslut ska underrättas om det finns flera anbudsgivare. De kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. Kallas även utvärderingskriterier eller "bör-krav". 55

59 Tiodagarsfrist Tjänstekoncession Tjänstekontrakt Förbud mot att ingå avtal under tio dagar efter domstolsavgörande eller upphävande av interimistiskt beslut i mål om överprövning. Se även avtalsspärr. Ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att utnyttja tjänsten, exempelvis ta att betalt av användare. Tjänstekoncession faller utanför tillämpning av LOU och LUF. Med tjänstekontrakt enligt LOU avses ett kontrakt som gäller utförande av tjänster enligt bilaga 2 eller 3 (A- eller B-tjänster) och som inte utgör ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 eller ett varukontrakt enligt 21. Ett kontrakt som avser varor och som även omfattar A- eller B-tjänster ska behandlas som ett tjänstekontrakt, om värdet av tjänsterna är högre än värdet av varorna. Ett kontrakt som avser A- eller B-tjänster och omfattar verksamhet som hänförs till byggentreprenader enligt bilaga 1, men som är underordnad kontraktets ändamål i övrigt, ska behandlas som ett tjänstekontrakt. Transparensprincipen Tröskelvärden U Underrättelse om tilldelningsbeslut Upphandlande enheter Se principen om öppenhet. Beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller reglerna i LOU 15 kap. Skriftlig underrättelse till anbudssökande eller anbudsgivare om de beslut som fattats om att tilldela ett kontrakt eller sluta ett ramavtal samt om skälen för besluten. Organisationer (verksamheter) som omfattas av LUF. Dels upphandlande myndigheter (se nedan) och dels sådana företag som bedriver verksamhet inom något av områdena energi, vatten, transporter eller posttjänster med stöd av särskild rättighet eller ensamrätt. Upphandlande myndigheter Organisationer som omfattas av LOU. Statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting och vissa offentligt styrda organ (exempelvis flertalet kommunala och en del statliga bolag). Även sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Upphandling Med upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande enhet i syfte att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Observera att upphandling ofta är en benämning på offentlig upphandling. 56

60 Upphandlingsförfaranden Upphandlingskontrakt Upphandlingsrättsliga principer Upphandlingssekretess Urvalsförfarande Uteslutning av leverantör Utvärderingskriterier V Varukontrakt Ö Öppenhetsprincipen Öppet förfarande Överprövning Förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog och direktupphandling ska tillämpas enligt förutsättningarna i 15 kap. LOU/LUF. Öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog ska tillämpas enligt förutsättningarna i 4 kap. LOU/LUF. Se kontrakt. Principerna om likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, öppenhet (transparens) samt principen om ömsesidigt erkännande. Dessa principer gäller vid upphandlingar enligt LOU och LUF (även för 15 kap.), enligt LOV samt vid tilldelning av tjänstekoncessioner. Är en del av grundläggande EU-rättsliga principer. Anbud och information som lämnas till en upphandlande myndighet/enhet vid en upphandling omfattas av sekretess. Sekretess gäller enligt huvudregeln till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och får förhandla med en eller flera anbudsgivare (endast 15 kap.). Uteslutning ska ske (obligatoriskt uteslutning) om anbudsgivare gjort sig skyldig till vissa brott och får ske (frivillig uteslutning) om anbudsgivare exempelvis inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatt eller socialförsäkringsavgifter. Se tilldelningskriterier. Ett kontrakt som avser köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor under förutsättning att det inte anses vara- tjänste- eller byggentreprenadkontrakt. Se principen om öppenhet. Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Förhandling får inte ske. Prövning i förvaltningsdomstol enligt LOU eller LUF efter ansökan av leverantör som anser sig ha lidit skada eller kan komma att lida skada i en upphandling på grund av överträdelse av upphandlingsreglerna eller grundläggande principer. Överprövning kan resultera i att upphandlingen ska göras om eller rättas till eller att ett avtal ska förklaras ogiltigt. 57

61