Granskning av representation

www.pwc.se Revisionsrapport Markus Zackrisson Cert. kommunal revisor Sofia Blixtberg Granskning av representation Mjölby kommun

Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning...2 1.1. Revisionsfråga och revisionskriterier...2 1.2. Metod...2 1.2.1. Avgränsning...3 2. Lagstiftning...4 2.1. Skatteverkets krav...4 3. Iakttagelser...5 3.1. Representationens omfattning...5 3.2. Styrdokument och rutiner...5 PM- Representation med mera, Mjölby kommun...5 LATHUND MOMS...5 Regler för minnesgåva till arbetstagare och förtroendevalda...6 Alkohol- och drogpolicy samt handlingsplan för anställda i Mjölby kommun...6 Upphandlingspolicy och tillhörande riktlinjer...6 3.2.1. Analys och bedömning...7 3.3. Tillämpas styrdokument och rutiner?...7 Konto 6443 Övrigt livsmedel...7 Konto 7052 Hotell och logi, Sverige... 8 Konto 7053 Hotell och logi, utlandet... 8 Konto 7101 Representation extern... 8 Konto 7102 Gåvor externt... 8 Konto 7113 Personalrepresentation... 8 Konto 7114 Gåvor till anställd personal... 8 Konto 7461 Måltider... 8 Konto 7473 Friskvård och fritidsaktiviteter... 8 Konto 7619 Övriga avgifter... 8 Konto 7641 Förättningsavgifter...9 Konto 7651 Pers. utb., kurs och konf. extern...9 Konto 7652 Pers. utb, kurs o konf intern...9 3.3.1. Analys och bedömning...9 3.4. Skatteverkets krav...9 3.4.1. Analys och bedömning...9 4. Revisionsfrågan besvaras... 10 Mjölby kommun

Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av representation. Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Är kommunstyrelsens interna kontroll avseende representation tillräcklig? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsens interna kontroll avseende representation inte är tillräcklig. Vi baserar vår bedömning på följande granskningsiakttagelser: Det finns styrdokument och rutiner för representation som enligt vår bedömning i huvudsak är ändmålsenliga. För ökad tydlighet och vägledning kan dock styrdokumenten utvecklas inom några områden. Stickprovskontrollen och registeranalysen visar att styrdokumenten inte alltid efterlevs. I många fall saknas det tillräckliga uppgifter för att i efterhand kunna bedöma utgiftens kontering och korrekthet. Granskningen visar likaså att deltagarförteckning och ändamål saknas i ett flertal fall. Kommunstyrelsen bör, enligt vår bedömning, säkerställa att den interna kontrollen avseende representation förbättras. Exempelvis kan det finnas behov av riktade utbildningsinsatser. Enligt vår bedömning kan även löpande stickprovskontroller av representationskonton och närliggande konton med fördel införlivas i kommunstyrelsens internkontrollplan. Mjölby kommun 1 av 11

1. Inledning Under de senaste åren har ett flertal händelser aktualiserat vikten av att det finns tydliga regler och rutiner för hur kommunerna hanterar skattebetalarnas pengar, inte minst när det gäller representation. Representation är ett samlingsbegrepp som avser de händelser då personer inom en organisation antingen mottar eller visar uppskattning via exempelvis gåvor eller gästfrihet. I begreppet extern representation innefattas aktiviteter som har ett direkt samband med verksamheten och som syftar till att inleda eller utveckla viktiga förbindelser med utomstående aktörer. Representationen kan även vara intern och riktas då mot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja god atmosfär på arbetsplatsen. Det är viktigt att representationen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har utifrån genomförd riskbedömning beslutat att granska kommunens interna samt externa representation. 1.1. Revisionsfråga och revisionskriterier Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Är kommunstyrelsens interna kontroll avseende representation tillräcklig? För att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan har fyra revisionskriterier utarbetats: Representationens omfattning Styrdokument och rutiner för representation Styrdokumentens förankring och tillämpning Följsamhet till gällande lagstiftning 1.2. Metod Inledningsvis efterfrågades styrdokument och rutiner för representation i Mjölby kommun. Styrdokumenten och rutinerna har därefter granskats i förhållande till gällande lagstiftning. Granskningen innefattar även en kartläggning av kontrollmoment kopplade till representation inom internkontrollarbetet. Med hjälp av registeranalys har ett urval av transaktioner och konton med anknytning till representation granskats. Avvikelser har noterats för vidare Mjölby kommun 2 av 11

utredning och analys genom granskning av fakturor samt övriga underlag. Kontrollen har skett både mot kommunens styrdokument och gällande lagstiftning. Utdrag från huvudboken efterfrågades för följande konton: 6443 Övrigt livsmedel 7052 Hotell och logi, Sverige 7053 Hotell och logi, utlandet 7101 Representation extern 7102 Gåvor externt 7113 Personalrepresentation 7114 Gåvor till anställd personal 7461 Måltider 7473 Friskvård och fritidsaktiviteter 7619 Övriga avgifter 7641 Förättningsavgifter 7651 Pers. utb., kurs och konf. extern 7652 Pers. utb, kurs o konf intern En övergripande analys genomfördes av utdragen där avvikelser markerades för vidare utredning och analys. Avvikelserna kompletterades med slumpmässigt valda poster inom varje konto. Utifrån urvalet kontrollerades fakturor samt underlag på plats. En dialog fördes med ansvarig personal kring de underlag som under granskningen identifierats som antingen otydliga, ofullständiga eller felaktiga. Under samtalet ställdes även några kompletterande frågor kring arbetsprocessen och tillämpningen av styrdokument. Det valda tillvägagångssättet medför att vi troligtvis har hittat fler avvikelser och fel än vid ett helt slumpmässigt urval. Revisionsrapporten har varit föremål för sakgranskning. 1.2.1. Avgränsning Granskningen inriktas mot både extern representation och personalrepresentation. En genomgång görs av samtliga nämnders representation (januari 2013 maj ). Mjölby kommun 3 av 11

2. Lagstiftning 2.1. Skatteverkets krav I föreliggande avsnitt beskrivs kortfattat några punkter som betonats i Skatteverkets råd och publikationer. Skatteverket understryker att representationen måste ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Förmån av kost vid extern eller intern representation är skattefri (11 kap. 2 inkomstskattelagen (1999:1 229 IL). När det gäller intern representation gäller skattefriheten enbart vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Skatteverket framhåller att det är en förutsättning att det är fråga om i huvudsak interna möten, sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka och mötet ska inte heller hållas regelbundet med kort mellanrum. Likaså ska det vara gemensamma måltidsarrangemang. I Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. (SKV A 2004:5) ställs det krav på underlag och dokumentation. Anteckningar ska föras på restaurangnota eller liknande verifikat som visar representationsutgiftens storlek samt ett samband mellan de personer som deltar och den aktuella verksamheten. Exempelvis bör uppgifter kring datum för representationen, namn och befattning eller yrke på de personer som representationen utövas mot samt syfte antecknas. Uppgifterna på verifikatet bör, enligt Skatteverket, antecknas på ett varaktigt sätt. Mjölby kommun 4 av 11

3. Iakttagelser 3.1. Representationens omfattning Under perioden januari 2013 till maj uppgick den totala kostnaden för representation i Mjölby kommun, bokförda på antingen konto 7113 Personalrepresentation eller konto 7101 Representation extern, till 1 096 583 kronor. Av den totala representationskostnaden stod den interna representationen, konto 7113 Personalrepresentation, för 875 939 kronor. Kostnaden för extern representation, konto 7101 Representation extern, uppgick till 220 644 kronor. Den totala kostnaden för externa gåvor, konto 7102, uppgick under samma period till 58 443 kronor. Kostnaden för gåvor till anställd personal, konto 7114, uppgick total till 1 095 020 kronor under perioden. 3.2. Styrdokument och rutiner I Mjölby kommun finns det en rad styrdokument och rutiner som anknyter till ämnesområdet representation. PM- Representation med mera, Mjölby kommun Dokumentet är ursprunglien från 2009-06-04 men har uppdaterats -04-16. Enligt framställningen ska kommunens verksamhet följa skattelagstiftningens regelverk. I dokumentet fastslås bl.a. att verifikationer avseende utgifter för kurs- och konferensresor, måltider, gåvor och andra utgifter av personlig karaktär ska förses med uppgift om deltagare och ändamål. Kursprogram och motsvarande ska bifogas verifikationen, alternativt ska hänvisning till beslut om deltagande noteras på verifikationen. När det gäller representation ska alkoholrestriktivitet beaktas enligt kommunens fastställda plan för alkohol och droger. Om alkohol ska förtäras i samband med representation krävs tillstånd av KS-AU eller fullmäktiges presidium. Vid speciella personalaktiviteter kan tillstånd medges av förvaltningschef. LATHUND MOMS Lathunden gäller från och med -01-01. I dokumenten anges att någon avdragsrätt inte föreligger för representation som överstiger 300 kr/person, vilket motsvarar ett maximalt avdrag på 36 kr/person och måltid. I lathunden anges även att verifikationer som avser extern representation måste innehålla notering om deltagarnas namn, befattning och vilket företag gästen representerar samt representationens syfte. Mjölby kommun 5 av 11

När det gäller intern representation betonas det i lathuden att det för personalfest medgives momsavdrag för maximalt två fester per år. Verifikationer som avser intern representation måste innehålla uppgift om deltagarnas namn samt syftet med representationen. I lathunden poängteras att interna kurser och konferenser inte utgör intern representation ur avdragssynpunkt. Avdragsrätten för kostnaderna i samband med interna kurser och konferenser är därmed obegränsad. Förutsättningen är dock att den interna konferensen eller kursen varar minst den huvudsakliga delen av dagen (6 timmar av en 8 timmarsdag) och högst en vecka åt gången. Regler för minnesgåva till arbetstagare och förtroendevalda Dokumentet Regler för Mjölby kommuns minnesgåva till arbetstagare och förtroendevalda antogs av kommunfullmäktige 76/2003 och gäller från och med januari 2003. I framställningen anges b.la. följande: Till förtroendevalda, som under minst 12 år varit ordinarie ledamot av kommunfullmäktige och/eller ordinarie ledamot av kommunal nämnd, utdelas konstverk. Till förtroendevald som under minst 24 år varit ordinarie ledamot av kommunfullmäktige och/eller ordinarie ledamot av kommunal nämnd, utdelas istället ett armbands ur av guld (guld på stål) eller ett guldarmband med motsvarande värde. Till arbetstagare som varit anställd av kommunen under minst 25 år utdelas ett armbandsur i guld (guld på stål) eller guldarmband av motsvarande värde. Till arbetstagare som avgår genom pensionering och som varit anställd under minst 15 år, utdelas konstverk. Om synnerliga skäl föreligger, kan minnesgåva utdelas, om ovan angivna villkor ej är uppfyllda. Till den, som vid avgång från uppdrag/anställning ej uppfyller villkoren för erhållande av minnesgåva eller tidigare har erhållit minnesgåva, utdelas blommor/blomstercheck. Alkohol- och drogpolicy samt handlingsplan för anställda i Mjölby kommun Policydokumentet antogs av kommunfullmäktige 2008-04-22 39. I framställningen anges att representation med inslag av alkohol kräver tillstånd av kommunstyrelsens arbetsutskott eller kommunfullmäktiges presidium. När det gäller speciella personalaktiviteter kan tillstånd lämnas av förvaltningschef. Det ska enligt policydokumentet alltid finnas tillgång till ett alkoholfritt alternativ. Upphandlingspolicy och tillhörande riktlinjer Upphandlingspolicyn gäller för Boxholms, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshögs kommun. Policydokumentet antogs 2012-01-25. I dokumentet finns det Mjölby kommun 6 av 11

ett avsnitt kring upphandlingsetik. I avsnittet betonas att personer som arbetar med upphandlingar betraktas som särskilt integritetskänsliga och ska inte ta emot gåvor eller delta i studieresor, studiebesök och konferenser där någon annan än kommunen står för hela eller delar av kostnaden. Deltagande i resor där en övervägande del av innehållet kan betraktas som nöjen, exempelvis revy, teater och sportarrangemang, får inte förekomma. 3.2.1. Analys och bedömning Det finns styrdokument som reglerar intern samt extern representation i Mjölby kommun. I dokumentet PM-Representation med mera, Mjölby kommun anges att verifikationer avseende utgifter för kurs- och konferensresor, måltider, gåvor och andra utgifter av personlig karaktär ska förses med uppgift om deltagare och ändamål. Eventuellt kan det i styrdokumentet förtydligas att riktlinjen inte enbart gäller för de händelser som konteras inom traditionella representationskonton. Att uppgift om deltagare och syfte anges vid samtliga utgifter som rör måltider, gåvor andra utgifter av personlig karaktär förenklar möjligheterna till efterkontroll och minskar risken för felaktigheter. Av samma anledning är det även viktigt att verifikationerna förses med uppgift om deltagarna är egen personal, elever eller utomstående. Om deltagaren är en utomstående bör uppgift om befattning likaså finnas med. När det gäller gåvor bör det i styrdokumentet förtydligas att gåvomottagare ska anges. Verifikationen bör, enligt vår bedömning, tydliggöra att de villkor som uppställs i kommunens regler för minnesgåva till arbetstagare och förtroendevalda har uppfyllts i det aktuella fallet. Det bör även framgå om det rör sig om en minnesgåva, julklapp, födelsedagspresent eller annan gåva. Styrdokumenten ger ingen tydlig vägledning när det gäller gåvor till externa mottagare och denna del kan enligt vår bedömning utvecklas. Det kan även finnas anledning att se över kommunens regler och riktlinjer när det gäller avtackning av personal, julgåvor och födelsedagspresenter. Sammanfattningsvis bedömer vi att revisionskriteriet i huvudsak är uppfyllt. 3.3. Tillämpas styrdokument och rutiner? Inom ramen för granskningen har stickprov genomförts inom en rad konton. Nedan redovisas övergripande granskningsiakttagelser för respektive konto. Konto 6443 Övrigt livsmedel I granskningen av kontot Övriga livsmedel identifierades ett stort antal felkonteringar. En del av felkonteringarna rör exempelvis läromedel. I andra fall är det utgifter för restaurangbesök, interna möten och avtackning. I några fall rör det sig troligtvis om intern representation i andra fall är det elever som har bjudits på mat. Mjölby kommun 7 av 11

Konto 7052 Hotell och logi, Sverige Ett fåtal felkonteringar och otydligheter har identifierats i granskningen av konto 7052. Otydligheterna rör utgifter i samband med interna samt externa utbildningar. Det framgår inte med tydlighet varför utgifterna har konterats på 7052. Konto 7053 Hotell och logi, utlandet Ett fåtal felkonteringar och otydligheter har identifierats i granskningen av konto 7053. Det framgår inte med tydlighet varför utgifterna har konterats på 7053. Konto 7101 Representation extern Ett flertal felkonteringar och otydligheter har identifierats i granskningen av konto 7101. I ett flertal fall saknas det uppgift om deltagare och syfte samt att det är svårt att avgöra om kostnaden är representation. Ett fåtal felhanteringar av moms har identifierats i granskningen. Konto 7102 Gåvor externt I ett flertal fall saknas det uppgift om gåvomottagare och syfte. Konto 7113 Personalrepresentation Ett flertal felkonteringar och otydligheter har identifierats i granskningen av konto 7113. I ett flertal fall saknas det uppgift om deltagare och syfte. Ett fåtal felhanteringar av moms har identifierats i granskningen. Konto 7114 Gåvor till anställd personal I ett flertal fall saknas det uppgift om gåvomottagare och upplysning om att villkoren i kommunens regler för minnesgåva till arbetstagare och förtroendevalda har uppfyllts alternativt uppgift om att det rör sig om julklappar, födelsedagspresenter eller andra gåvor. Utifrån den information som angetts är det i några fall svårt att avgöra om föremålet är en gåva/julklapp/present eller ej. Kontot innehåller också några felkonteringar exempelvis utgifter för planeringsmöte, livsmedel och underhållning. Konto 7461 Måltider I ett flertal fall har restaurangbesök konterats som måltid. I stor utsträckning saknas det i dessa fall deltagarförteckning samt syfte. Troligtvis rör det i sig några fall om intern representation. Konto 7473 Friskvård och fritidsaktiviteter Även inom kontot friskvård och fritidsaktiviteter finns det felkonteringar. I några fall har restaurangbesök utan deltagarförteckning och syfte konterats som friskvård och fritidsaktiviteter. Eventuellt rör det sig om intern representation. Konto 7619 Övriga avgifter Inom kontot övriga avgifter återfann vi några utgifter som eventuellt är intern representation exempelvis bowling, gokart och avtackning. Mjölby kommun 8 av 11

Konto 7641 Förättningsavgifter En felkontering återfanns på kontot. Troligtvis rör det sig om utgifter i samband med en intern utbildning. Konto 7651 Pers. utb., kurs och konf. extern I ett flertal fall saknas det en deltagarförteckning. I några fall finns det inte program eller syfte. Konto 7652 Pers. utb, kurs o konf intern I några fall saknas deltagarförteckning, syfte eller program. 3.3.1. Analys och bedömning Stickprovsgranskningen och registeranalysen visar att det inom de granskade kontona finns en rad felkonteringar. I många fall saknas det tillräckliga uppgifter och underlag för att kunna bedöma postens riktighet och kontering. I dokumentet PM-Representation med mera, Mjölby kommun anges att verifikationer avseende utgifter för kurs- och konferensresor, måltider, gåvor och andra utgifter av personlig karaktär ska förses med uppgift om deltagare och ändamål. Granskningen visar att deltagarförteckning och ändamål saknas i ett flertal fall. Vi bedömer därmed att de rådande styrdokumenten i många fall inte tillämpas. Att det finns en rad felkonteringar och otydligheter medför att kartläggningen av representationens storlek inte blir helt rättvisande eftersom både intern och extern representation samt gåvor även återfinns på andra konton. 3.4. Skatteverkets krav Granskningen av verifikationer visar att Skatteverkets krav på underlag och dokumentation inte alltid åtföljs. Namn och befattning alternativt yrke på de personer som representationen utövas mot saknas i ett flertal fall. Granskningsresultatet visar även på brister i dokumentationen av representationens syfte. Felaktigheter har även identifierats när det gäller avdrag för mervärdesskatt. 3.4.1. Analys och bedömning Vi bedömer att avvikelserna bör följas upp och åtgärdas. För att förbättra efterlevnaden av gällande lagstiftning och Skatteverkets krav kan det likväl, enligt vår bedömning, finnas behov av riktade informations- samt utbildningsinsatser. Mjölby kommun 9 av 11

4. Revisionsfrågan besvaras Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Är kommunstyrelsens interna kontroll avseende representation tillräcklig? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsens interna kontroll avseende representation inte är tillräcklig. Granskningen har identifierat några områden där åtgärder bör vidtas: Det finns styrdokument och rutiner för representation som enligt vår bedömning i huvudsak är ändmålsenliga. För ökad tydlighet och vägledning kan dock styrdokumenten utvecklas inom några områden. Stickprovskontrollen och registeranalysen visar att styrdokumenten inte alltid efterlevs. I många fall saknas det tillräckliga uppgifter för att i efterhand kunna bedöma utgiftens kontering och korrekthet. Granskningen visar likaså att deltagarförteckning och ändamål saknas i ett flertal fall. Kommunstyrelsen bör, enligt vår bedömning, säkerställa att den interna kontrollen avseende representation förbättras. Exempelvis kan det finnas behov av riktade utbildningsinsatser. Enligt vår bedömning kan även löpande stickprovskontroller av representationskonton och närliggande konton med fördel införlivas i kommunstyrelsens internkontrollplan. Mjölby kommun 10 av 11

-08-27 Markus Zackrisson Projektledare Karin Jäderbrink Uppdragsledare Mjölby kommun 11 av 11