Delårsrapport jan-mars 2009 Anestesi- och operationscentrum i Östergötland

Delårsrapport jan-mars 2009 Anestesi- och operationscentrum i Östergötland

2009-04-22 Sid 1 (11) Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 2 Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 3 UPPDRAG OCH VISION... 3 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 4 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET... 7 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 8 EKONOMIPERSPEKTIVET... 9 Bilagor HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM 1

2009-04-22 Sid 2 (11) Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Prognosen förutsätter att ANOPs verksamhet är oförändrad tom 31 december 2009, dvs nedan har ej tagits hänsyn till eventuell upphandling av verksamhet på LiM. Verksamheten i Anestesi- och Operationscentrum i Östergötland (ANOP) har under årets första kvartal karaktäriserats av mycket hög produktion. Intensivvården på US och ViN har haft en hög beläggning av ett stort antal svårt sjuka patienter och överbeläggningsproblematik har hanterats genom berömvärda insatser av berörd personal. Operationsverksamheten på ViN och US har nått nya rekordsiffror medan den lagda beställningen av operationstimmar på LiM ej utnyttjats fullt ut vilket fått signifikanta ekonomiska följder. Ekonomiskt innebär detta att för de enheter som har abonnemangsersättning en stor påfrestning, då intäkterna är oförändrade samtidigt som kostnadstrycket i verksamheten varit stort. För de enheter som har rörlig ersättning däremot skapar ökad volym, allt annat lika, bättre förutsättningar att uppnå en ekonomi i balans. Årets första helårsbedömning baseras på att verksamheten fortsätter i samma takt som hittills i år. En förutsättning för detta är ett fortsatt utvecklande av samarbetet med de opererande klinikerna för att optimera utnyttjandet av operationsresurserna. Givet att detta lyckas kommer produktionen i operationstimmar att bli de högsta antal operarationstimmar ANOP hittills producerat under ett år. Utfall 2008 Budget 2009 Helårsbedömning 2009 Antal anställda omräknat i heltider 669 - - Total sjukfrånvaro (%) 4,8 5,0 5,0 Total omslutning, mkr (intäkter) 495 521 530 Resultat, mkr -4,7 0 0 Eget kapital, mkr -14,9-24 -14,9 Antal vårdplatser, inkl tekniska platser 80 75 75 Antal operationstimmar 27 814 28 525 28 605 Antal NEMS-poäng 1) 138 845 145 000 145 181 Antal postoptillfällen 18 780 19 406 19 196 Not 1: NEMS= Nine Equivalents of Nursing Manpower Score, ett vårdtyngdsmått Anestesi- och operationscentrum Peter Kimme Produktionsenhetschef 2

2009-04-22 Sid 3 (11) STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT UPPDRAG OCH VISION Verksamhetsidé Värdegrund Vision Vi bedriver högklassig anestesi-, operations-, steril- och intensivvårdsverksamhet för medborgare i Östergötland, i regionen och nationellt genom att sätta patienter, medarbetare, samarbetspartners och studenter i fokus. Vi bedriver också undervisning och forskning inom vårt verksamhetsområde Vi ser hela människan Vi bemöter alla med respekt och alla är lika viktiga Vi ingår i ett lag och laget är alltid större än summan av individerna Vi arbetar i en professionell organisation och strävar ständigt efter att utveckla vår verksamhet och kompetens Vi vårdar och söver - när du bäst behöver Visionen innebär: att vi är professionella medarbetare som genom sammanhållna resurser, gemensamma metoder och gemensam kompetensutveckling skapar förutsättningar för ständiga förbättringar och en högkvalitativ vård, så att vi i nationella jämförelser ligger i frontlinjen 3

2009-04-22 Sid 4 (11) MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Målet för antal producerade operationstimmar och NEMS är uppfyllt. Antal utförda operationstimmar är 28% av årsbudgeten och antal NEMS är 30% vilket är något över vår periodiserade årsbudget. Utfallet på nyckeltalen ligger på i stort sett samma nivå som vid årsskiftet och där uppfyller vi delvis våra mål. Väsentliga insatser och resultat Verksamhet för att möta behovet av smärtlindring, som tillgodoser barns särskilda behov i samband med operationer och procedurer, erbjuds nu även på VIN och LIM. På US pågår ett projekt att formalisera en särskild Barnsmärtenhet tillsammans med ffa Barnsjukhuset. Ambitionen är att den gemensamma organisationen ska sjösättas under hösten och gälla från 1 januari 2010. Följsamheten till hygienregler prioriteras nu och resultat efterfrågas och diskuteras på månatliga centrumledningsmöten Vi har beredvilligt diskuterat olika möjliga extra insatser för att tillsammans med opererande centra förbättra tillgängligheten. Ett konkret exempel är att hittills 5 helger har ca 9 extra operationer per helg uförts i projektform. När Kirurgkliniken aviserad problematik visavi tillgänglighet för operation av patienter med cancer i lever, så initierade ANOP en flexibel lösning genom att Kvinnokliniken, som har god tillgänglighet, lånade ut en opsalsdag per vecka till kirurgen. Konsekvensen av detta följs löpande, men hittilldags är alla mycket nöjda. Ett månatligen återkommande Operationsforum på US, som leds av verksamhetschef från ANOP, har gjort en omstart med tydligare fokus på att hitta flexibla lösningar för att optimera operationssalsutnyttjandet. Liknande forum är sedan länge etablerade på ViN och LiM. Under 2008 initierade ANOP ett brett införande av startkontroll innan operationsstart. Nu går vi vidare och från mitten av juni kompletterar vi med WHOs program för sk Sign-out där det vid operations slut görs en kontroll, som dels syftar till lärande av vad som skett under operationen, dels till ökad patientsäkerhet genom att försäkra sig om att t ex speciella läkemedelsordinationer är utförda. Vi har i dialog med Neurokirurgen ökat deras årsbeställning med 300 timmar och löser detta bl a genom att i projektform öka tillgängligheten till coiling genom att rekrytera 2 st grundutbildade sjuksköterskor. Dessa ska läras upp på coilingverksamheten och om erfarenheterna är positiva och ett behov finns, så kan projektet utökas. De projektanställda sjuksköterskorna är också en möjlig rekryteringsbas för blivande operationssjuksköterskor. 4

2009-04-22 Sid 5 (11) Analys och reflektion Vårt mål är att utföra en högklassig vård som har en hög tillgänglighet, en god patientsäkerhet där våra patienter kan känna trygghet i omhändertagandet. När det gäller tillgängligheten är vi i högsta grad beroende av samarbetet med våra kunder för att kunna utnyttja våra resurser på bästa sätt. Även om vi har uppfyllt målet för antal producerade operationstimmar totalt har vi där en obalans mellan våra operationsenheter där det varit svårt att få de beställda timmarna på LIM utförda. Utfall nyckelindikatorer Strategi: Vi utför en högklassig vård Tillgänglighet Patientsäkerhet Trygghet Nyckelindikator / annan uppföljning Målvärde Utfall Senast föreg. utfall 1) Återinskrivningar på <5 % US 6,1 % IVA inom 72h 3) VIN 3,4 % Strykningsfrekvens operationsdagen (ack 08) Tillgänglighet akuta operationer P2 (ack 08) Antal åtgärdade Synergi -ärenden inom 90 dagar Följsamhet till hygienrutiner, andel mätande enheter Följsamhet till Kläder100% 99% hygienrutiner Hygien100% 80% Antal vårdtillfällen <5 % US 12,8% med komplikation 3 ) VIN 11,4% 1) Enligt årsbokslut 2008 2) December 2008 3) Från PASIVA, avser 1 kvartalet 2009 US 3,5 % VIN 4,2 % Framgångsfaktor Mättidpunkt 2009-03-31 <4 % 4,9 % 4,1 % 2009-03-31 >90 % 81 % 82 % 2009-03-31 75 % 63 % 71 % 2009-03-31 100% 100% 100% 2) 2009-03-31 92% 2) 2009-03-31 60% 2) US 9,7 % 2009-03-31 VIN 6,0 % 5

2009-04-22 Sid 6 (11) FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Målet för strategin inom förnyelseperspektivet har delvis uppfyllts. Väsentliga insatser och resultat Under första kvartalet har genomförts ytterligare bakjoursutbildning för att på så sätt främja kunskapsutbyte och öka kompetensen. På Operation US och ViN har utbildningar i Lean påbörjats för all personal. Ett av syftena med detta är att öka medarbetarnas et geansvarstagande så att förbättringsarbeten initieras från de som arbetar i verksamheten dagligen. Analys och reflektion Till denna delårsrapport har inte gjorts några mätningar av nyckeltalen. Emellertid pågår ett aktivt arbete både vad gäller forskning och verksamhetsutveckling inom centrum, inte minst genom det arbete som utförs och samordnas av våra nya FoU- och Utbildningschefer. Arbetet med Lean innebär också ett förnyelsearbete som kommer att ha långsiktig effekt inom ANOP. Noteras bör att om Lean ska få full effekt på hela patientprocessen så måste en övergripande styrning ske. Detta har diskuterats mycket konstruktivt i ett nystartat forum med intresserade aktörer från LiU och olika centra där ambitionen är att identifiera ett antal tydliga processer, som involverar flera olika centra/kliniker samt under hösten starta olika införandemodeller och medföljande uppföljning. Utfall nyckelindikatorer Strategi: Vi är nytänkande Framgångsfaktor annan uppföljning Nyckelindikator / Kreativ miljö Antal förbättringsarbeten som avslutas per år och enhet Fokus på klinisk Ant publikationer, forskning föredrag på internationella möten, samt forskningsanmälda medarbetare Systematisk avvikelse- och riskhantering per år Genomfört riskanalyser inom de två arbetsprocesser som visar störst antal avvikelser i synergi 1) Enligt årsbokslut 2008 Målvärde Utfall Senast föreg. utfall 1) Mättidpunkt >2 per enhet 29 2008-12-31 & år (18 st per år) >15 st 2009-01-31 11 Ja 2008-12-31 6

2009-04-22 Sid 7 (11) PROCESSPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Målet är delvis uppfyllt för processperspektivet. Målet för sterilprocessen är nu helt uppfyllt medan mycket återstår att göra när det gäller operationsstarterna där vi fortsatt ligger långt från uppsatt mål. Väsentliga insatser och resultat Projekt pågår för att komma igång tidigare med operationerna Analys och reflektion Starttiderna är i mycket stor utsträckning ett gemensamt ansvar mellan ANOP och de opererande klinikerna. Det är ett stort ansvar som åläggs chefer på olika nivåer i respektive centrum att anamma ett holistiskt angreppssätt och inte förfalla till kortsiktiga lösningar för att få ett arbetssätt som både ger hög patientsäkerhet och en rimlig arbetsmiljö. När det gäller andelen medarbetare med giltiga körkort ligger den nu på 68%, målet är >90%. Vi har förhållandevis nyligen börjat registrera detta i ITstöden Oliver och Tilda. Sannolikt beror den låga måluppfyllelsen delvis på att registreringen i dessa system ännu inte är helt genomförd. Utfall nyckelindikatorer Strategi: Vi är professionella Framgångsfaktor Säkra processer Produktivitet Rätt kompetens Nyckelindikator / annan uppföljning Operationsstart före kl 8.30 Andel sterilgods som hanteras inom tidsgräns, normalgods <20h, akutgods<6h Ökning OPUS12 Antal arbetade timmar i förhållande till antal operationstimmar ANOP totalt, nytt obligatoriskt nyckeltal Antal medarbetare med körkort 1)Enligt årsbokslut 2008 2) Ska vara uppnått 2013 Målvärde Utfall Senast föreg. utfall 1) Mättidpunkt >75% 18% 18% 2009-03-31 100% 100% 2009-03-31 16,04 2) 16,25 2009-03-31 +0,4% -0,89% 2009-03-31 >90% 68% 2008-12-31 7

2009-04-22 Sid 8 (11) MEDARBETARPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Målet är uppfyllt vad gäller andelen sjukskrivna men när det gäller arbetsskador och medarbetarnas kompetensutveckling finns mycket kvar att göra. Väsentliga insatser och resultat Intensiv lobbying för att locka fler grundutbildade sjuksköterskor till att studera till operationssjuksköterska, i samarbete med högskolan i Karlstad och HU så ges en distansutbildning från hösten 2009 och vi är garanterade 16 platser. Analys och reflektion Bristen på specialistsjuksköterskor, framförallt operationssjuksköterskor, är fortfarande stor, speciellt på Operation US. Vi är därför under överskådlig tid beroende av hyrsjuksköterskor för att klara produktionen och arbetsmiljön i en ytterst ansträngd situation. Det är även stor brist på specialistläkare vilket kräver fortsatt rekrytering. Inskolningsperioden för ny personal är särskilt lång inom ANOPs högspecialiserade verksamheter. Detta innebär en särskilt hög kostnad innan nya medarbetare kan arbeta självständigt och fullt bidra till verksamheten. Bristen på erfarna specialistläkare med bakjourskompetens leder till orimligt många jourer för ett fåtal. Framöver kommer detta att accentueras eftersom åldersstrukturen gör att pensionsavgångarna till stor del sammanfaller. Den outnyttjade operationskapaciteten i Motala kommer att innebära att medarbetare på operation, LIM måste erbjudas andra arbetsuppgifter inom eller utanför centrum. Utfall nyckelindikatorer Strategi: Vi är en attraktiv arbetsplats Framgångsfaktor annan uppföljning Nyckelindikator/ Ledarskap Antal anmälda arbetsskador Andel sjukskrivna enl landstingsledningens definition Andel medarbetare som haft PoU-samtal inom 18 månader Kompetensutveckling uppfyllt minst ett av Andel medarbetare som sina mål för kompetensutveckling 1)Enligt årsbokslut 2008 Målvärde Utfall Senast föreg utfall 1) Mättidpunkt < 20 st 18 30 2009-03-31 <5 % 4,96% 4,8% 2009-04-15 >90% 85% 2008-12-31 >90% 67% 2008-12-31 8

2009-04-22 Sid 9 (11) EKONOMIPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Målet är delvis uppfyllt Väsentliga insatser och resultat Operationsverksamheten, inkl den postoperativa verksamheten Under årets tre första månader har operationsverksamheten haft olika intensitet på våra tre geografiska enheter. På LiM har vi haft svårt att få operatörer och patienter för operation i den utsträckning, som vi är bemannade för enligt erhållna beställningar från våra kunder. Detta har inneburit att vår beläggning varit lägre än planerat, vilket också visat sig i våra produktionsintäkter. Verksamheten i Motala är under upphandling, men lagd ekonomisk prognos utgår från att verksamheten i Motala ligger kvar inom ANOP hela året ut. På ViN har vi uppnått en produktion som ligger i linje med överenskomna beställda operationstimmar från våra kunders sida. Fortfarande finns det dock möjligheter för ytterligare ökad produktion i våra operationssalar, vi har personal och övriga resurser, det vi saknar och inte har möjlighet att själva styra är tillgången till operatörer och patienter. Verksamhetsvolymen i operationstimmar i våra operationssalar på US har under det första kvartalet också klart legat över beställd produktionsvolym. Detta har också inneburit att de totala intäkterna ligger väl i fas med budget, även om det erhållna genomsnittspriset gått ned, delvis som en effekt av vår faktiska prissänkning men också pga ändrad produktmix. Under det första kvartalet har också verksamheten på US påverkats av ombyggnaden av operationssalarna, där vi nu under kommande månader och år får arbeta i färre antal öppna operationssalar allt eftersom gamla salar byggs om till nya. Detta är en av anledningarna till att den outnyttjade personalresursen på LiM inte kan flyttas till US eftersom det inte finns fysiska operationssalar i motsvarande utsträckning. Intensivvårdsverksamheten Våra två intensivvårdsverksamheter har en avsevärt högre produktion, mätt i NEMS, jämfört med motsvarande period föregående år. Då verksamheten är abonnemangsbaserad har vår intensivvård inte kunnat kompensera sig intäktsmässigt för denna höga beläggning, vilket visat sig innebära att dessa verksamheter under årets tre första månader går med underskott. Analys och reflektion Operationsverksamheten, inkl den postoperativa verksamheten, följer eller överstiger budgeterade volymer med undantag för LiM. Trots upprepade försök att på olika sätt fylla tillgänglig resurs har vi misslyckats och för att nå 9

2009-04-22 Sid 10 (11) ett nollresultat har nu förberedelser för övertalighetsförhandling ytterst motvilligt inletts. Inom intensivvårdsverksamheten, framför allt på US, har kostnadsutvecklingen ökat och därför har även där beslut tagits om att förbereda övertalighetsförhandlingar i syfte att säkerställa att ekonomin i fortsättningen visar på en ekonomi i balans Utfall nyckelindikatorer Strategi: Vi hushållar med våra resurser Framgångsfaktor annan uppföljning Nyckelindikator / Resultatkontroll ANOPs sammanlagda resultat ska vara lika med eller bättre än godkänd budget Lönekostnadsutveckling (exkl hyrpersonal) Balans mellan Andel resursfördelning kliniker/enheter som och användning har ett redovisat ackumulerat resultat som är lika med eller Decentraliserat ansvar bättre än budget Antal resultatansvariga med godkänd verksamhetsplan Målvärde Utfall Senast föreg. utfall Mättidpunkt 0 mkr 1,0 mkr -4,7 mkr 2009-03-31 < 3 % 3,88 % 6,5 % 2009-03-31 > 80 % 45 % 44 % 2009-03-31 100 % 100 % 100 % 2008-11-15 10

Blankett 1 PE 040 Anestesi- och operationscentrum i Östergötland Resultaträkning (tkr) Helårsbedömn 03-2009 Budget 2009 Bokslut 2008 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag 1) 8 310 14 232 13 605 Patientavgift sjukvård/tandvård 0 100 79 Försäljning sjukvård tandvård 0 0 17 Försäljning utbildning 17 6 53 Övriga intäkter, huvudverksamhet 0 0 0 Försäljning övriga tjänster 2) 502 872 502 162 475 573 Statsbidrag 648 660 1 127 Bidrag för personal 291 280 285 Övriga bidrag 3 330 3 350 3 437 Sålt material varor övr intäkter 548 581 883 Summa intäkter 516 016 521 371 495 059 Kostnader Lönekostnader -229 882-229 816-218 556 Arbetsgivaravgifter -102 383-103 257-97 782 Övriga personalkostnader -9 411-8 870-3 712 Summa personalkostnader -341 676-341 943-320 050 Kostnader för köpt verksamhet -5 620-4 413-9 501 Verksamhetsnära material och varor -59 239-58 581-58 467 Lämnade bidrag -1 131-1 077-1 153 Övriga verksamhetskostnader -91 376-96 409-96 094 Summa övriga kostnader -157 366-160 481-165 214 Summa verksamhetens kostnader -499 042-502 424-485 264 Avskrivningar -14 257-14 897-11 314 Netto 2 717 4 050-1 519 Finansiella intäkter 16-2 Finansiella kostnader -2 733-4 050-3 160 Resultat före extraord poster 0 0-4 681 Årets resultat 0 0-4 681 Noter till resultaträkning: 1) Koncernbidraget är ersättning för löpande kostnader i samband med ombyggnad av op salar på US. 2) Huvudsakligen rörlig ersättning enl ANOPs prislista

Blankett 1 PE 040 Anestesi- och operationscentrum i Östergötland Kassaflödesanalys Helårsbedömn 03-2009 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 0 Justering för av- och nedskrivningar 14 257 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 14 257 Ökning (+) /minskning(-)kortfristiga fordringar -4 727 Ökning (-) /minskning (+) förråd och varulager 1 424 Ökning (+) /minskning (-) kortfristiga skulder 2) 30 025 Kassaflöde från den löpande verksamheten 40 978 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar 1) -40 987 Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -40 987 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar 0 Minskning av långfristiga fordringar 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde -9 Likvida medel vid årets början 9 Likvida medel vid årets slut 0 Noter till kassaflödesanalysen: 1) Varav 16mkr tillhör ombyggn av op-lokaler på US och 13mkr avser ombyggn av op-lokaler på ViN 2) Ökningen av kortfristiga skulder beror till stor del på stora investeringar av op-lokaler på US och ViN

Investeringsredovisning Blankett 1 Nettoinvestering Helårsbedömn 03-2009 Budget 2009 Bokslut 2008 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier 3 159 1 074 948 Datorutrustning 720 607 5 840 Medicinteknisk apparatur 1) 37 108 42 768 14 466 Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 40 987 44 449 21 254 Noter till Investeringsredovisning: 1) Senareläggning av ombyggn av op-lokaler på US jämfört med budget

Blankett 1 PE 040 Anestesi- och operationscentrum i Östergötland Balansräkning (tkr) Helårsbedömn 03-2009 Budget 2009 Bokslut 2008 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader Mark Pågående investeringar maskiner och invent Inventarier 4 865 2 566 2 213 Datorutrustning 1 442 1 510 1 206 Medicinskteknisk apparatur 1) 94 963 105 751 71 122 Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Investering i annans fastighet Byggnadsinventarier i annans fastighet Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 101 270 109 827 74 540 Omsättningstillgångar Förråd och lager 4 334 4 334 5 758 Kundfordringar 9 9 0 Övriga kortfristiga fordringar 15 15 3 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 4 771 4 771 65 Kassa och bank 0 0 9 Summa omsättningstillgångar 9 130 9 130 5 836 Summa tillgångar 110 401 118 957 80 376 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital -14 852-24 383 10 171 Årets förändring 0 0 4 681 Summa eget kapital -14 852-24 383-14 852 Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder 0 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 0 Personalens skatter, avgifter o övr löneavdrag 2 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 30 000 30 000 24 367 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 1 400 1 400 110 Övriga kortfristiga skulder 93 852 111 940 70 749 Summa kortfristiga skulder 125 252 143 340 95 228 Summa skulder 125 252 143 340 95 228 Summa skulder och eget kapital 110 401 118 957 80 376 Noter till balansräkningen 1) Senareläggning av ombyggn av op-lokaler på US jämfört med budget