Sektor barn och utbildning Rättssäker och likvärdig elevdokumentation - Ingen elev är ett oskrivet blad
Ingen elev är ett oskrivet blad Rättssäker och likvärdig elevdokumentation För att ge stöd i rektors myndighetsutövning har sektor barn och utbildning i Skövde kommun digitaliserat dokumentationsarbetet kring bl.a. särskilt stöd, kränkande behandling och disciplinära åtgärder. Digitaliseringen har medfört: - ökad kvalitetssäkring av rektors myndighetsutövning - bättre styrning av och tydligare rollfördelning inom rektors inre organisation - förenklad internkontroll - minskad administration för rektor, lärare, elevhälsa och administrativ personal
Sektor barn och utbildning Ca 53 000 invånare i Skövde Förskoleverksamheten- 2 620 elever Grundskola- 5 100 elever. Grundsärskola- 61 elever Gymnasieskolan- 2 045 elever (varav 42 procent kommer från annan kommun) Gymnasiesärskolan- 70 elever (varav 46 procent är från annan kommun)
Bakgrund - varför digital elevdokumentation Behov av stöd till rektor i sin myndighetsutövning. Behov av att rektors beslut kring elev fattas på en likvärdig och rättssäker grund. Behov av att samla elevdokumentationen och göra den tillgänglig i det dagliga arbetet för rektor och elevhälsa Behov av att säkra elevdokumentationen mellan skolformerna. Behov av att styra och rättssäkra ärendeprocesserna från utredning till beslut. Behov att på ett enklare sätt rapportera upp till huvudman, tex delegationsbeslut och underlag inför nämndsbeslut. Behov av att säkra hanteringen av sekretesshandlingar.
Digital elevdokumentation I samband med implementeringen av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem, som även innehåller ett diarium, såg förvaltningen möjligheter att använda det nya systemet för möta identifierade behov. Tre diarium upprättades - BUN- nämnddiarium - SED- elevdiarium för förskola/grundskola - UED- elevdiarium för gymnasiet
Uppbyggnad av elevdiarium/nämnddiarium Utifrån roll och behörighet: - arbetar olika funktioner med processer kring elevdokumentation - information kan sökas mellan de tre diarierna UEDdiarium SEDdiarium elevdiarium BUN-diarium nämndsdiarium elevdiarium
Exempel på elevdokumentation Särskilt stöd: Anmälan Utredning - kartläggning och analys Åtgärdsprogram Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Utvärdering av åtgärdsprogram Kränkningsärenden: Anmälan Utredning - kartläggning och analys Beslut Övrigt: Modersmålsundervisning ansökan Modersmålsundervisning avslut Anmälan till socialtjänst Ledighetsansökan längre än 10 dagar/läsår Studieavbrott E-postkonversation t.ex. med elev/vårdnadshavare Disciplinära ärenden: Utredning Varning Omplacering Avstängning
Digitalt flöde från praktik till arkiv Arbetsgång på gymnasiet : - rektor och elevhälsa arbetar digitalt med dokumentationen av elevärenden - kurator alt. specialpedagog arbetar under elevens ärende i dokumentmallar direkt i systemet - rektorn fattar beslut i ett digitalt godkännandeflöde = processen mynnar inte ut i en fysisk handling Arbetssättet medför betydligt mindre administration både för lärare, rektorer, elevhälsan och administratörer Följande processer hanteras idag full ut i det digitala flödet: - Särskilt stöd - Kränkningsärenden - Disciplinära ärenden
Arbetsgång mellan funktioner Kurator påbörjar ett dokument i elevens ärende. När dokumentet är färdigställt, skickas dokumentet till rektor för godkännande via systemet Rektor får notifiering via mejl att dokument finns för godkännande. Efter godkännande går ett meddelande tillbaka till kurator. Kurator kontaktar registrator om handlingen ska skickas ut till elev/ vårdnadshavare. Fördelar med arbetssättet Allt arbete sker digitalt i systemet Kvalitetssäkring att rätt mall används. Tydlig logg när handlingen blivit godkänd Versionshistorik Ev. sekretess/känsligt material hanteras säkrare. Ingen risk att handlingen blir liggande/ fastnar på vägen till registrering. Registrator berörs endast om : - nytt ärende behöver läggas upp på eleven. -beslutet ska skickas ut till elev/vårdnadshavare.
Uppföljning/underlag för intern kontroll Sökbarhet - allt samlat under elevens ärende - Med en konsekvent rubricering av elevärende är det enkelt att ta fram information t ex. vid intern kontroll av åtgärdsprogram. Tidigare hade detta krävt manuellt sökande i elevakter ute på resp. skola - Registrator på skolan registrerar och kodar delegationsbeslut/anmälan om kränkning/utredning/klagomål. Det innebär att nämndsekreteraren enkelt kan ta fram underlag inför nämnd samt material till sammanställningar/ rapporter. Tidigare skickades denna information via mejl alternativt internpost till stadshuset.
Logg och version av handling Alla handlingar rektor godkänner loggas under elevens ärende. Alla handlingar rektor har godkänt kan sökas fram. Det syns tydligt när rektor godkände dokumentet samt vilken version.
Statistik Gymnasium Skövde startade sitt elevdiarie januari 2013-1400 ärenden har hittills upprättas - 3460 dokument är diarieförda Grundskolan i Skövde startade hösten 2014 - är i implementeringsskede - 740 ärenden - 1420 dokument
Implementering på gymnasiet rektor administratör kurator specialpedagog SYV Information administratörer chefer handläggare Utformning av arbetsätt och rutiner i dialog med användarna Målgruppsanpassad utbildning registratorer chefer handläggare
Resultat Rättssäker, likvärdig, enhetlig ärendehantering ex. tid för överklagan syns när handlingar delges vårdnadshavare Samlad elevdokumentation Stöd/underlag (mallar) för alla myndighetsbeslut från anmälan till utredning och avslut Elevdokumentationen följer eleven från förskola till gymnasium Lätt sökbart material Minskat administration för rektorer, lärare, elevhälsans personal samt administrativ personal på skolan.
Framgångsfaktorer Processerna är viktigast systemet ska vara ett stöd för genomförande av process Systemet byggs efter den ärendegång/rutin som används Målgruppsanpassad utbildning (dvs olika för administratör, elevhälsopersonal, rektor) Olika kompetenser involverade i införandet (ex. nämndsekreterare, jurist, verksamhetscontroller, elevhälsochef, administrativ chef) Strategisk rubricering och kodning med nyckelord för sökbarhet