Rapport. Hur mår Sveriges intranät?

Transkript

1 Rapport Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2017

2 2 (114) INLEDNING Web Service Award är digitala strateger som undersöker, analyserar och hjälper sina kunder att lyfta webbplatser, intranät, mobilsajter/appar och sociala medier till konkreta och mätbara förbättringar. Grunden för det är att ta reda på vad de faktiska besökarna tycker och tänker om organisationernas webbplatser. Web Service Award har genomfört undersökningar och analyser av Sveriges intranät och webbplatser sedan år 2000 och har byggt upp en unik benchmark-databas. Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät? redovisar resultaten från den årliga undersökning som Web Service Award genomför med syfte att bland annat ta reda på hur intranätansvariga upplever sin arbetssituation och kvaliteten på sina intranät, samt hur de ser på utvecklingen av sina intranät. Undersökningen genomfördes under september och oktober 2017 via en enkät som skickades ut som en länk via e-post. De som tillhör en verksamhet som inte har ett intranät sorterades bort ur urvalet. Studien har genomförts på liknande sätt sedan Undersökningen besvarades av 274 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner, landsting och organisationer. Undersökningen vänder sig till de företag/organisationer som har eller skulle kunna ha möjlighet att arbeta professionellt med sina intranät. De tillfrågade är både kunder och icke-kunder till WSA. Respondenterna fick svara på olika typer av frågor. Resultaten av frågorna redovisas i diagrambilderna i rapporten. Flera av frågorna är påståenden där respondenten får besvara dem enligt skala 1 (stämmer inte alls) till 5 (stämmer helt). Dessa frågor redovisas i temperaturdiagram där andelen som svarat 1 eller 2 markeras med röda fält och andelen positiva 4-5 markeras med blått. Andelen treor är neutraliserade och visas inte i staplarna. Resultaten har även jämförts med genomförda Web Service Indexundersökningar (WSI-undersökningar), se stycket om Web Service Award, för att se skillnader mellan webbplatsansvariga och besökarnas uppfattning. Vi har även ställt frågor kring navigationsstöd, publiceringsverktyg, tillgänglighetsanpassning samt tekniktrender. I rapporten har resultaten jämförts med andra utförda undersökningar av WSA: 1) Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2017 (2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009 och 2008). 2) Hur mår Sveriges webbplatser? Trendundersökning 2017 (2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009,2008, 2007 och 2006) 3) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna i kategorin intranät. 4) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna av publika webbplatser. 5) Utförda fokusgrupper och djupintervjuer med användare och ansvariga. Ovanstående trendrapporter kan beställas via vår webbplats Stockholm, december 2017 Pierre Du Rietz VD/Digital strateg, Web Service Award AB

3 3 (114) INLEDNING ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET Verksamhet Antal användare Antal intranät Ansvarsområde respondenten Arbetstid med intranätet Arbetsgruppens storlek Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet Intranätets innehåll och användning Vad används? Åtkomst till intranätet Intranätets syfte Huvudsyfte Innovationskälla Mätbara mål Sociala intranätet Sociala funktioner hur används de? Intranätets omfång Resurser Personalresurser Ekonomiska resurser Tekniska resurser Arbetar med förbättringar PUBLICERINGSVERKTYG (CMS) Hur länge har man haft sin nuvarande version Hur man uppfattar sitt CMS Utbildning/introduktion Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Support Hur nöjd är man med leverantörens support? HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? Användarvänlighet Sökfunktionen Vilka sökverktyg har man? Ansvar Analys av sökfunktionen Information Användarnyttan Behovsanpassning Kontakt KVALITETSSÄKRING Språkgranskning Ta hjälp av användaren TILLGÄNGLIGHET Riktlinjer MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? SUPPORT FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Förankring Planerat innehåll Prognos över innehållet BUDGET/INVESTERINGAR Budget/resurser för att driva intranätet Investeringar under TEKNIKTRENDER UPPFÖLJNING/UNDERSÖKNINGAR Google Analytics ANVÄNDARNYTTA BAKGRUND OM WEB SERVICE AWARD

4 4 (114) SAMMANFATTNING Hur mår Sveriges intranät 2017? Det enkla svaret blir tyvärr att de inte mår så bra. Men det finns nyanser. För att veta hur bra något är så måste man ha mål och målen måste vara mätbara. Tyvärr saknar de flesta intranät mätbara mål. Hela 69 procent av intranätansvariga svarar i trendrapporten att det inte finns mätbara mål för deras intranät. Det är även för vissa inte helt klart varför de har ett intranät. 75 procent uppger att det finns ett definierat syfte med webbplatsen och 42 procent svarar att syfte finns för webbplatsens olika undersidor. Undersökningen visar även att enbart 19 procent av intranätansvariga tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Undersökningen visar även att enbart 47 procent av intranätsvariga anser att deras ledning prioriterar intranätet. Att det inte är högre är inte så konstigt med tanke på att 69 procent av intranäten inte har några mätbara mål. Varför ska en ledning prioritera något som de inte vet vilken effekt det ger? Om man ska hårddra det så har enbart 3 av 10 intranät ett existensberättigande. Ännu mörkare bild blir det runt kvalitetssäkringen av intranäten. Enbart 24 procent uppger att det finns rutiner för att säkerställa att innehållet på deras webbplatser är korrekt. Det finns även en stark stressfaktor i intranätredaktionerna. Enbart 20 procent uppger att det finns tid avsatt för granskning av texter innan de publiceras. Man är även dålig på att ta hjälp av användarna. Enbart 32 procent uppger att de gör det. Varför är då detta viktigt? Ett starkt skäl är att det finns en stark korrelation mellan syfte, mätbara mål, kvalitetssäkring och hur hög användarnytta ett intranät ger enligt användarna. Nu finns det även ljusglimtar i rapporten. 54 procent uppger att de planerar att göra större förändringar på sina webbplatser. Mer än var fjärde, 27 procent, av intranäten planeras att byggas om helt under 2018! En stor andel kommer att strukturera om intranätet. 71 procent uppger att de kommer ha samma eller ökad budget för intranätet under För att nämna några av de positiva trenderna i rapporten. Övrigt som kan noteras i rapporten är: EpiServer är det vanligaste CMSet. Deras marknadsandel är 40 procent. 47 procent sitter med CMS som är 5 år eller äldre. 60 procent tycker att de har ett fungerande CMS. SiteVision har nöjdast kunder med hela 92 procent. 41 procent är nöjda med intranätets sökfunktion. 19 procent uppger att de jobbar aktivt med sökverktyget. 39 procent uppger att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov. 84 procent uppger att de har en eller flera sociala funktioner på sitt intranät. 22 procent uppger att de sociala funktioner används i den utsträckning som tänkts. 58 procent uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet 32 procent av intranäten är tillgänglighetsanpassade. 92 procent uppger att det går att komma åt intranätet utanför arbetsplatsen. Mobilanpassning börjar ta fart. 17 procent har ett mobilanpassat intranät. 11 procent en mobilapp för intranätet. 27 procent ska lansera ett nytt intranät under 2018!

5 5 (114) 1. ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET Detta kapitel redovisar hur det ser ut i organisationen bakom intranätet samt hur de ansvariga upplever sina resurser för intranät, hur arbetet är utformat, vilket publiceringsverktyg man har och hur fungerar det? 1.1 Verksamhet I undersökningen uppger man olika bakgrundsvariabler/demografi, dessa används för att bryta ner resultatet i olika målgrupper. I rapporten används framför allt målgrupperna statliga verk/myndigheter, kommun/landsting, organisation/förbund och företag. Bild 1: Typ av verksamhet. Andel i procent. Den största gruppen i undersökningen är kommuner/landsting med 37 procent av de tillfrågade i undersökningen. Tätt därefter kommer gruppen företag med 34 procent. Andelen statligt verk/myndighet är 21 procent och organisationer/förbund 9 procent.

6 6 (114) 1.2 Antal användare Bild 2: Antal användare. Andel i procent. Det finns en kritisk gräns med antalet användare för att skaffa ett intranät. Ju större företaget är desto större behov har man av ett intranät. De flesta undersökta intranäten har många användare. 71 procent av de i studien undersökta företagen/organisationerna har mer än 500 användare av sina intranät. Sedan sjunker andelen. Det är 10 procent som uppger att de har användare och 17 procent som har användare. Det är en bara 32 procent som har 49 eller färre användare. I årets undersökning så har haft fler uppdelningar för de med över 500 användare. (Även förra året var det 71 procent som hade fler än 500 användare). EUs definition på stora företag är över 250 anställda. Medelstora företag över 50 anställda och små företag som de med under 50 anställda. Med utgångspunkt av undersökningen så kan man säga att gränsen när man kan skaffa ett intranät går runt 50 användare (medelstora företag/organisationer), men att det är först vid över 500 som det blir riktigt vanligt att ha ett intranät. Det är viktigt att tänka på att ett intranät kräver resurser för att bli effektivt och lönsamt. Detta är lättare att få i större organisationer. Hur många användare man har för intranätet skiljer sig mellan de olika organisationsformerna, se tabell nedan.

7 7 (114). Arbe ta r du inom...? ANTAL ANSTÄLLDA Trend 2017 Statligt verk/myndighet Kommun/landsting Organisation/förbund Företag 1. Hur många har tillgång till ert intranät? 1 49 personer personer personer personer personer personer personer eller fler Bas: Samtliga Tabell 1: Tillgång till intranätet uppdelat på typ av verksamhet. Andel i procent. Störst antal användare av intranäten finns bland kommuner/landsting där hela 85 procent uppger att mer än 500 personer har tillgång till intranätet. Näst störst grupp är det bland företagen där 71 procent uppger att de har fler än 500 användare till sitt intranät. Om man i stället ser till gruppen 1001 användare och uppåt så är det 72 procent av kommuner/landstingen som har så många användare. Bland företagen är andelen 56 procent sedan kommer statliga verk/myndigheter med 36 procent. 1.3 Antal intranät Bild 3: Om det finns flera intranät inom organisationen. Andel i procent. Det är inte helt ovanligt att det finns fler än ett intranät i organisationerna. 21 procent svarade att de hade flera intranät, vilket är ungefär linje med tidigare års undersökningar.

8 8 (114). Hur många har tillgång till ert intranät? FLER INTRANÄT Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler 1. Finns det flera intranät inom er organisation? Ja Nej Bas: Samtliga Tabell 2: Antal intranät uppdelat på antalet användare. Andel i procent. Att ha ett intranät är vanligare i större organisationer. Brytpunkten där mer än var femte har fler intranät ligger på att det finns fler än 500 användare. Att det är så är rätt naturligt och kan bero på flera olika orsaker, oftast är det att man ett koncernförhållande med flera enheter/företag men även att det t.ex. finns ett för landstinget/regionen centralt men även för respektive sjukhus inom landstinget/regionen. 1.4 Ansvarsområde respondenten Bild 4: Ansvarsområde för intranätet bland respondenterna. Andel i procent. Den största andelen, 66 procent, av de tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 11 procent är huvudansvariga för en del av intranätet och 9 procent är intranätredaktörer. 6 procent är tekniskt ansvariga för intranätet. 4 procent har en annan rollbeskrivning för sitt arbete med intranätet. 4 procent av de tillfrågade arbetade inte med intranät alls och fick därför inte svara på resterande frågor om intranät.

9 9 (114) 1.5 Arbetstid med intranätet Bild 5: Andel av arbetstid för intranätet. Andel i procent. Majoriteten av de tillfrågade (72 procent) arbetar mindre än hälften av sin arbetstid med intranätet. Det är ungefär samma andel som i förra årets undersökning. 45 procent arbetar enbart upp till 25 procent med sitt intranät. Detta innebär att för de flesta av de tillfrågade så är intranätet är en arbetsuppgift bland flera andra. Andelen som arbetar mer än hälften av sin tid med intranätet är ungefär samma som i förra årets undersökning. I årets undersökning är det 14 procent som arbetar 50 till 75 procent. Andelen av de tillfrågade som arbetar upp till 100 procent med intranätet är 15 procent.. Hur många har tillgång till ert intranät? ARBETSTID Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler Hur stor del av arbetstiden arbetar du med intranätet? - 25% % % % Bas: Samtliga Tabell 3: Arbetstid för intranätet uppdelat på antalet användare. Andel i procent. Det finns en skillnad mellan hur mycket tid man lägger ner som ansvarig på intranätet och hur många användare som finns. Den tydliga skiljelinjen går vid om det är mer än 500 användare. Då blir det fler än 20 procent som jobbar procent med intranätet.

10 10 (114) Men även i de största organisationerna är det inte ens hälften av intranätansvariga som jobbar halvtid eller heltid med sina intranät. 1.6 Arbetsgruppens storlek Bild 6: Antal som arbetar med intranätet. Andel i procent. I undersökningen ställs frågan om hur många som arbetar kontinuerligt med intranätet. Det vanligaste är att det är mellan 2-5 personer, vilket 42 procent uppger. Att gruppen består av en kärna på 2-5 personer känns även igen från trendundersökningen om webbplatser där 50 procent uppgav det antalet.

11 11 (114) 1.7 Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet Bild 7: Administration av intranätet. Andel i procent. Bas 262 respondenter Bild 8: Administration av intranätet utveckling över tiden. Andel i procent. Bas 262 respondenter Resultatet som vi sett från tidigare års undersökningar av intranäten håller i sig. De flesta företag och organisationer har en decentraliserad organisation när det gäller administrationen av

12 12 (114) intranätet. I år är andelen 66 procent, 2015 var andelen 64 procent och 2015 var den 65 procent som uppgav att de hade en decentraliserad organisation. I trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser? mäter vi hur webbansvariga ser på sina webbplatser. Den rapporten visar att det är en högre andel (56 procent) som har en centraliserad administration av webbplatsen. Nackdelen med att ha en decentraliserad administration är att det kan finnas personer inom organisationen som har blivit tilldelad uppgiften att uppdatera innehållet, men som inte göra det på grund av ointresse eller okunskap om hur man gör. Risken är också att olika personer skriver på olika sätt och innehållet därför inte blir konsekvent. En fråga intranätansvariga bör ställa sig är om deras intranätredaktörer jobbar med intranätet av eget val eller om de är ditkommenderade?. Arbe ta r du inom...? ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Hur administreras ert intranät? Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera innehållet Bas: Samtliga Tabell 4: Administration av intranäten uppdelat på målgrupp. Andel i procent När vi bryter ner till organisationsform på inom vilken typ av verksamhet man tillhör, så är det tydligt att det är överlag vanligast med en decentraliserad organisation. Högst andel som har en decentraliserad organisation av administrationen av intranätet är det bland kommun/landsting med 71 procent tätt följt av förbund/organisationer med 689 procent och företag med 67 procent. Lägst andel är det bland statliga verk/företag där det är mer jämt. 52 procent och en decentraliserad organisation och 48 procent centraliserad. Om man jämför detta med hur det ser ut för administrationen av de publika webbplatserna så är det vanligare med en centraliserad organisation, i snitt har 56 procent det. Vanligaste är det bland företagen med en andel på 73 procent, följt av statligt verk/myndigheter med 63 procent. För gruppen förbund/organisationer är det 57 procent och bland kommuner/landsting enbart 27procent som har en centraliserad organisation runt sina webbplatser. Jämförelsen mellan de olika undersökningarna visar att samma företag/organisation kan välja att administrera sitt intranät och webbplatsen olika.

13 13 (114). Hur många har tillgång till ert intranät? ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler Hur administreras ert intranät? Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet. Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera innehållet Bas: Samtliga Tabell 5 Administration av intranäten uppdelat på antalet användare. Andel i procent Hur intranätet administreras beror även stor del på hur många som kan använda intranätet, d.v.s. hur stort företaget är. 72 procent av de som uppger att de har mer än 1000 användare till sitt intranät uppger att de har den decentraliserad organisation.

14 14 (114) 1.8 Intranätets innehåll och användning INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET V ilka a v följa nde områ de n finns ida g på e rt intranät? (Flera svar är möjliga ) Nyheter inom organisationen Länkar till verktyg/interna system Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) Information från ledningen Mallar och lathundar Styrdokument, riktlinjer, policys Driftinformation/IT- stöd Blanketter Handböcker Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Information om andra avdelningar/affärsområden Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om pågående projekt Kommentera innehåll Kalendarium Omvärldsbevakning Diskussionsforum Arbetsrum/projektrum Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Utbildning via nätet (E- learning) Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Bloggar Statusuppdateringar Möjlighet att bygga nätverk Annat Bas: Samtliga Bild 6: Innehållet på intranäten. Andel i procent. Intranäten har förstås en rad olika användningsområden förutom att vara en informationskanal för ledningen att nå ut till sina medarbetare. I undersökningen fick intranätansvariga dels ange vilka områden som idag finns på deras intranät, samt vilka som medarbetarna använder. Det vanligaste att intranätet innehåller är: Nyheter inom organisationen (99 procent), länkar till verktyg/interna system (97 procent), personalinformation (96 procent), information från ledningen (93 procent), mallar och lathundar (92 procent), styrdokument, riktlinjer, policys (92 procent) och driftstöd/it (91 procent). Andra funktioner som är vanliga är blanketter (89 procent), handböcker (88 procent), kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok (87 procent), information om andra

15 15 (114) avdelningar/affärsområden (84 procent) samt information om den egna avdelningen/affärsområdet som 77 procent uppger att de har på sina intranät. De områden som i minst utsträckning finns på intranäten är möjlighet att bygga nätverk (27procent), göra/läsa statusuppdateringar (29 procent), bloggar (32 procent), möjlighet att lämna förbättringsförslag/ idéer till företagets utveckling (32 procent) och e-learning som 35 procent uppger att man kan göra på deras intranät. Undersökningen visar att många av de funktioner som ingår i de sociala intranäten fortfarande har lägre andelar än de mer traditionella. Årets undersökning visar en blandad bild över utvecklingen. Hälften fortsätter sin växande trend, en ligger still samt några har minskat. Bild 9: Andelen som har olika sociala funktioner över tiden. Andel i procent. Den klart vanligaste av de i frågan undersökta sociala funktionerna är att man kan kommentera innehållet på intranätet, 66 procent uppger i år att det är möjligt. Här ser vi en fortsatt växande trend över tiden från 2011 då det gick på 36 procent av intranäten Att det finns diskussionsforum på intranätet uppger nu 41 procent att de har på sina intranät. Även här ser vi en ökad andel sen 2016 då det var 37 procent var andelen 34 procent. Även möjligheten att bygga nätverk har en stigande trend över tiden. Det är 27 procent som uppger att det går på deras intranät 2013 var andelen 15 procent.

16 16 (114) 32 procent uppger att de publicerar bloggar. Det är samma andel som förra året. Det kan vara en ny nivå. Under 2013 till 2015 var andelen 28 procent. Om vissa funktioner ökar i omfattning så är det även vissa som har en lägre andel i år. Funktionen arbetsrum/projektrum minskar i år. Andelen har sjunkit från 45 procent 2016 till 41 procent i år. Den tidigare växande trenden från 2013, då andelen var 32 procent, är nu bruten. Att kunna göra/läsa statusuppdateringar på intranätet minskar något. Andelen har sjunkit från 31 procent 2016 ner till 29 procent nu Tidigare har det varit en stadig växande trend från 2011 då andelen var 12 procent. Slår man ihop det hela så har det blivit vanligare med att intranäten har sociala funktioner. Men det är stor skillnad på hur vanliga de olika funktionerna är på intranäten. Det är inte heller helt omöjligt att vissa kommer att plana ut och att några även i framtiden kommer ha en lägre andel i beroende på utfallet av funktionerna på de olika intranäten. Det gäller att användarna ser en nytta med sociala funktioner för att de ska användas.

17 17 (114) Vad används? ANVÄNDNING AV INTRANÄTET Vilka av följande områden skulle du säga att medarbetarna främst använder intranätet till? (Flera svar är möjliga) Nyheter inom organisationen Länkar till verktyg/interna system Personalinformation (friskvård, lön, semester mm) Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Blanketter Mallar och lathundar Styrdokument, riktlinjer, policys Information från ledningen Driftinformation/IT-stöd Handböcker Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om andra avdelningar/affärsområden Arbetsrum/projektrum Information om pågående projekt Kalendarium Omvärldsbevakning Se nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Läsa bloggar Göra/läsa statusuppdateringar Kommentera innehåll Utbildning via nätet (E-learning) Diskussionsforum Lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Möjlighet att bygga nätverk Annat Tabell 7: Innehållet som används främst på intranäten. Andel i procent. I undersökningen fick intranätansvariga uppskatta olika områden som deras medarbetare använder. De ansvariga anser att medarbetarna använder intranätet till att läsa nyheter inom organisationen (73 procent), länkar till verktyg/interna system (72 procent), personalinformation (67 procent) och att få kontaktuppgifter till medarbetare (59 procent). Efter dessa fyra kommer blanketter med 48 procent samt mallar och lathundar med 46 procent. I den tidigare bilden såg vi att det var en mindre del som hade mer sociala funktioner i sitt intranät, men att det blir allt vanligare (även om det för vissa funktioner gått tillbaks). Om man ser till användandet så har det inte riktigt tagit fart utan intranäten används fortfarande mer traditionellt som informationsspridare, samt hitta olika nyttofunktioner för arbetet eller för mig som anställd. Det är en liten andel som uppger att deras användare i en större utsträckning

18 18 (114) använder sig av mäjligheten att kommentera innehåll, att man använder diskussionsforum, eller bygger nätverk och att deras medarbetare gör/läser statusuppdateringar. Frågan man kan ställa sig är varför inte fler använder funktionerna, är det för att de är felaktigt utformade, att behovet inte finns/man ser inte nyttan eller att man saknar kunskap om funktionerna och hur de ska användas? Som exempel är det bara sju procent av intranätansvariga som uppger att deras användare gör/läser statusuppdateringar. Med tanken på det så är det inte så konstigt att andelen som har den funktionen minskar. WSAs utförda användarundersökningar av sociala intranät visar på en tydlig bild att många satsar för högt på en gång. Man inför en rad olika funktioner på ett bräde utan att ta reda på hur socialt mogen organisationen är. Har alla Facebook eller LinkedIn? Hur många använder sociala funktioner och hur mycket? Men det är även viktigt att ta reda på vilka behoven av funktionerna är. Vilket kan ge störst nytta? Vilken funktion är enklast att komma igång med? Finns det ambassadörer i organisationen som kan driva på utvecklingen? Hur mycket utbildning krävs det? I många fall är det klokt att införa funktionerna succesivt. Utvärdera nyttan och användandet. Eventuellt förändra och sen införa nästa funktion. Det är även mycket viktigt att cheferna är med på tåget. Varför ska en medarbetare uppdatera sin profil om den chefer inte har gjort det? I tabellen nedan redovisas även funktionerna som man uppger finns på intranätet och de som används främst och skillnaden mellan dem.

19 19 (114) INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET Områden finns idag på ert intranät Områden som frrämst används. Skillnad Blanketter Diskussionsforum Driftinformation/IT-stöd Handböcker Information från ledningen Information om andra avdelningar/affärsområden Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om pågående projekt Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Länkar till verktyg/interna system Mallar och lathundar Nyheter inom organisationen Omvärldsbevakning Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Styrdokument, riktlinjer, policys Utbildning via nätet (E-learning) Bloggar Statusuppdateringar Kommentera innehåll Kalendarium Arbetsrum/projektrum Möjlighet att bygga nätverk Annat Tabell 8: Områden som finns, används samt skillnaden. Andel i procent.

20 20 (114) 1.9 Åtkomst till intranätet Det är väldigt vanligt att man kan komma åt intranätet utanför arbetet, 92 procent uppgav att man på olika sätt kunde det. Bild 10: Hur man kommer åt intranätet utanför arbetet. Andel i procent. De vanligaste sätten att komma åt intranätet utanför arbetsplatsen är att man antingen loggar in på intranätet via internet, 52 procent kan det, eller att man gör det via ett program som t.ex. VPN, vilket 49 procent har på sin dator. För vissa intranät finns det flera sätt att komma åt dem. Detta är ungefär samma andelar som i de tidigare trendrapporterna. Trots att vi under det senaste året sett en explosion i användandet av olika smartphones så har det mobila intranätet tidigare inte riktigt kommit i gång. Men i år ser vi en klart ökad andel som har en mobil lösning. 17 procent uppger i år att de har en mobilsajt för intranätet var andelen 10 procent. Andel var rätt stilla mellan 2014 till Att ha intranätet som en mobilapp ökar också i år. Det är i år 11 procent som uppger att de har en mobilapp för intranätet och 2015 var andelen som hade en app för intranätet bara 4 procent. Det verkar som att 2017 var det året då den mobila revolutionen med mobilanpassade intranät kom igång!

21 21 (114) 1.10 Intranätets syfte Många intranät har ett otydligt syfte! Bild 11: Syftet med intranäten. Andel i procent. Om man ska veta om sitt intranät levererar en nytta så är det viktigt att veta varför intranätet finns. Vad är syftet med intranätet? Detta borde finnas fastslaget och dokumenterat i organisationen. Men så ser det inte ute bland många intranät. I årets trendundersökning är det bara 75 procent av intranätansvariga som uppger att det finns ett definierat syfte med sitt intranät. Även om andelen borde vara 100 procent så är det en ökad andel sen 2016 då andelen var 68 procent. Det är även den högsta andelen som vi sett in undersökningen av intranätet sen frågan kom med Vilket förstås är glädjande. Men trots detta så är det synd att var fjärde intranät ansvarig inte entydigt kan svara på vad syftet med deras intranät är. Om man inte har ett syfte hur ska man då kunna se om intranätet uppfyller sina mål. Vad är värdet med att jobba med intranätet? I undersökningen ställs även frågan om man har ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Här sjunker andelen som uppfattar att det finns ner till 42 procent. Det är något bättre än 2016 då andelen var nere i 38 procent. Att så många inte vet varför olika sidor finns är inte bra för intranätens kvalité. Man bör ställa frågan varför sidorna finns om de inte har något syfte. Hur ska man kunna mäta och följa upp hur intranätet fungerar om man inte vet varför man har ett intranät och dess olika undersidor och vad man vill med dessa?

22 22 (114) Att ha ett tydligt definierat syfte med intranätet är en grund för att göra det mätbart så att man vet om det är bra eller inte. Även andelen som uppger att de arbetar med att alla i organisationen ska ha samma bild av intranätets syfte ökar i år till 42 procent, från 38 procent i förra årets undersökning. Men även 42 procent är en låg andel. Vad vi ser är att det är många organisationer som inte vet varför de har sitt intranät, det är ännu färre som vet vad undersidorna ska leverera, och det är få som jobbar med att man i organisationen ska ha samma syfte med intranätet. Hur är det då med företaget/organisationens ledning, står de bakom intranätet? 64 procent uppger att ledingen står bakom intranätet och stödjer det. Vilket även här är en högre andel än 2016 då andelen var 59 procent. Men det är en bit kvar till 2015 och 2014, då var andelarna 68 procent. Att det inte är en högre andel är 64 procent som tycker att ledningen står bakom deras intranät är rätt naturligt med tanken på att det är så många som uppger att det är oklart om varför intranätets olika delar finns. Hur ska en ledning kunna prioritera något som inte är målstyrt? När det gäller medarbetarna, de som använder intranätet, så är bilden riktigt negativ. Enbart 19 procent uppger att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Även ledningen använder intranätet dåligt. Enbart 17 procent av intranätansvariga uppger att ledingen använder intranätet som de vill att de ska göra. Siffrorna visar att här finns en klar förbättringspotential för intranäten.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns ett definierat syfte med intranätet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Tabell 9: Syftet med intranäten uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

23 23 (114) När resultatet bryts ner i de olika delmålgrupperna så ser vi en viss skillnad dem emellan. Högst andel som anser att det finns ett definierat syfte med intranätet finns bland företagen med 83 procent följt av kommuner/landsting (75 procent) och statliga verk/myndigheter där 69 procent uppger att det finns ett definierat syfte. Lägst andel, 63 procent, finns i år i gruppen förbund/organisationer. Resultatet visar på att det finns många intranät inom de olika grupperna där de ansvariga inte riktigt vet syftet med intranätet. Riktigt alarmerande blir det när vi ser till om det finns definierade syften med undersidorna.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 10: Andelen som har ett definierat syfte uppdelat på organisationstyp. Andel i procent. Totalt uppger bara 42 procent av de tillfrågade intranätansvariga att det finns definierade syften med intranätens undersidor. Mer än var fjärde (26 procent) uppger att det inte finns alls och 33 procent angav en trea, d.v.s. att de inte riktigt vet. När vi ser på målgrupper så är det skillnader mellan de olika målgrupperna. Spannet är mellan 52 procent till 34 procent. Störts andel med låga 52 procent som uppger att det finns syften med de olika undersidorna är det bland företagen. Sedan kommer organisationer/förbund med 45 procent. Sen blir det ett rejält hopp ner till 36 procent för kommun/landsting och 34 procent för statliga verk/myndigheter med 34 procent. Det borde vara glasklart vilket syfte man har med sitt intranät samt dess undersidor. Hur ska man annars kunna veta om det fungerar? Resultatet visar att det för många intranät saknas en grund för att kunna jobba strukturerat. Det kommer även vara svårt att få gehör för intranätet internt om man inte vet varför man har ett intranät eller varför man har olika sidor. Ett grundkrav bör vara att alla sidor/funktioner ska ha ett mätbart syfte

24 24 (114) om man från organisationen vill lägga ut en sida/text som man inte kan redovisa för vad de ska leverera eller varför den ska finnas på intranätet så ska den inte finnas där. Andelarna är även låg när vi frågar om att man arbetar med att alla i företaget/organisationen har samma bild av intranätets syfte. Då är det enbart 42 procent som uppger att de gör det. Men det är ju svårt att jobba med att alla ska ha samma bild av intranätets syfte om det inte finns något syfte. De flesta intranätansvariga, 64 procent, uppger att deras ledning ställer sig bakom och stödjer intranätet. Men samtidigt så uppger bara 47 procent att deras företag-/organisationsledning tyckte att intranätet är prioriterat. Det är anmärkningsvärt att det är så stor skillnad mellan att ledningen stödjer intranätet och att ledningen prioriterar detta. Vad är ett stöd värt om det inte också prioriteras? Vi ser samma stora skillnad i alla målgrupperna.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledningen ställer sig bakom intranätet och stödjer det. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Tabell 11: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

25 25 (114). Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledning tycker att intranätet är prioriterat. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 12: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent. Högst andel intranätansvariga som tycker att deras ledning stödjer intranätet finns inom organisationer/förbund och företagen med 68 procent vardera. Tätt efter kommer statliga verk/myndigheter med 66 procent. Lägst andel är det bland kommuner/landsting där andelen sjunkit ner till 57 procent. Det är en lägre andel av intranätansvariga som verkligen tycker att ledningen prioriterar intranätet. Högst andel, 55 procent, är det i gruppen företag. Men det kan jämföras med att i samma grupp så tyckte 68 procent att ledningen ställer sig bakom intranätet. Det är en stor skillnad mellan att stödja och verkligen prioritera intranäten. För övriga grupper är det färre än 50 procent av intranätansvariga som tycker att deras ledning prioriterar intranätet. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 48 procent sen sjunker andelen ner till 43 procent för kommuner/landsting och sen ytterligare ner till 33 procent för organisationer/förbund. Detta visar på att det är svårt att få gehör för internkommunikation. Intranätansvariga måste hitta sätt att lyfta intranätens status internt. Att kunna visa på vikten för organisationen med fungerande intranät och även visa på risken när intranäten inte fungerar som de ska. Om detta ska lyckas måste man visa på syftet med intranätet och ha mätbara mål som man kan redovisa för ledningen. Det är dags att börja prata med ekonomer på ekonomers språk. För att intranätet ska ha en poäng så måste det förstås användas. I undersökningen frågar vi intranätansvariga om de dels tycker att medarbetarna använder intranätet i den utstickning de vill och om även ledningen gör det. Det tycker inte de intranätansvariga att de gör. Enbart 19 procent tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning de vill och endast 17 procent att deras ledning gör det.

26 26 (114). Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som vi vill. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 13: Andelen medarbetare som använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent. När det gäller huruvida medarbetarna använder intranätet så är det även här högst andel bland statliga verk/myndigheter med den låga andelen på 28 procent. Sen blir det ett hopp ner till företagen med andelen på 23 procent. Sen blir det ett rejält hopp ner till kommuner/landsting där det är enbart 12 procent som tycker att medarbetarna använder intranätet som de vill. Klart lägst andel, 5 procent, är det i gruppen organisationer/förbund. Men det är låga andelar i alla målgrupperna vilket visar på att detta är ett generellt problem.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledningen använder intranätet i den utsträckning som vi vill. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 14: Andelen som tycker att ledningen använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

27 27 (114) När det gäller huruvida ledningen använder intranätet i den utsträckning som man vill är det här högst andel bland statliga verk/myndigheter och företagen med 23 procent vardera, vilket dock är en låg andel. Sen sjunker andelen kraftigt ner till 10 procent för organisationer/förbund och 9 procent för kommuner/landsting. Undersökningen visar att det är låga andelar i alla målgrupperna. Generellt kan man säga att varken medarbetarna eller ledningen använder intranätet i den utsträckning som intranätansvariga vill. Att det är så visar på problem med intranäten. Men för att kunna ändra detta måste man gå till grunden med problemet. Varför har man intranätet och dess undersidor? Dessa frågor ska intranätansvariga kunna svara på! 1.11 Huvudsyfte I undersökning ställde vi även en följdfråga om vad intranätansvariga själva uppfattar är huvudsyftet med sitt intranät. Bild 12: Huvudsyftet med intranäten. Andel i procent. Det vanligaste är att man uppger att intranätet är till för att göra arbetet lättare för kollegorna, vilket 83 procent uppger som ett av huvudsyftena. 80 procent uppger att huvudsyftet är kommunikation och 73 procent att det är för att stödja organisationens behov. Den stora skillnaden ifrån förra år är att det nu är klart fler som har som mål att reducera e-post. I år är det 49 procent som uppger det som syfte och 2016 var andel 39 procent. Detta borde även

28 28 (114) vara ett enkelt mätbart mål att följa upp, genom att mäta mängden intern e-post som går via företagets servrar. Om vi ser till de mer sociala syftena ligger det still. I år uppger 45 procent att de ser syftet med intranätet som en kunskapsdelare. Vilket är samma andel som Att syftet med intranätet är till för att samarbeta uppger i år 43 procent. Vilket även det är samma andel som i 2016 års undersökning. Alternativet produktivitet/effektivitet uppger 37 procent som syfte, vilket är en något lägre andel än 2016, 41 procent och 2015 då det var 43 procent uppgav detta som syfte. Det är en rätt låg andel som ser effektivitetsvinster som syftet. Det borde vara fler som ser potentialen i att intranätet hjälper organisationer att bli effektivare. Men då gäller det att man ser på intranätet med nya ögon från att vara kommunikationskanal till att bli det digitala verktyg eller den sociala nerven i företaget.. Arbe ta r du inom...? HUVUDSYFTE MED INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vad är huvudsyftet med ert intranät? (Flera svar är möjliga ) Stödja affärsstrategin Stödja verksamhetens värderingar och kultur Stödja organisationens behov Göra arbetet lättare för kollegorna Ger konkurrensfördelar Sälja mer Tilltala och behålla kompetenta medarbetare Kunskapsdelning Produktivitet/effektivitet Kommunikation Samarbete Utbildning Spara omkostnader Reducera e- post Annat Vi har inget uttalat syfte Bas: Samtliga Tabell 15: Huvudsyftet med intranätet uppdelat på målgrupper. Andel i procent. När vi bryter ner svaren per målgrupp är det skillnader med intranätens syften även om det till viss del följer varandra.

29 29 (114) Bland företagen är de tre vanligaste syftena: Kommunikation (83 procent) Göra arbetet lättare för kollegorna (79 procent) Stödja organisationens behov (67 procent). För organisationer/förbund är det: Kommunikation (82 procent) Göra arbetet lättare för kollegorna (77 procent) Stödja organisationens behov (68 procent) De tre vanligaste syftena för kommuner/landsting är: Göra arbetet lättare för kollegor (84 procent) Kommunikation (79 procent) Stödja organisationens behov (79 procent) Och för statliga verk/myndigheter är de tre vanligaste syftena: Göra arbetet lättare för kollegorna (88 procent) Kommunikation (77 procent) Stödja organisationens behov (75 procent) 1.12 Innovationskälla En av tankarna bakom de sociala intranäten är att man skall kunna fånga upp idéer och att intranätet blir en bra innovationskälla. Bild 13: Användning av intranäten. Andel i procent.

30 30 (114) I år är det bara sex procent av de tillfrågade som tycker att deras intranät är en bra innovationskälla för att fånga upp idéer som bidrar till företagets utveckling, vilket är ungefär samma låga andel som tidigare. 46 procent ansåg att deras intranät delvis var en bra innovationskälla och 48 procent ansåg att den inte var det. I undersökningen fick de som svarat att intranätet inte var en bra innovationskälla berätta varför. Det vanligaste skälet är att det saknas interaktivitet, en kanal för att kunna fånga upp idéer samt att det inte finns en sådan strategi med intranätet. Man ser intranätet mest som en kanal för envägskommunikation. Vi har inget sätt att fånga upp ideer på. Finns inget stöd för det i nuvarande intranät. Det finns inget givet ställe att lämna denna typ av input Vi har ingen upparbetad kanal för att fånga upp idéer Vi har ingen möjlighet att lämna förslag, och de nyheter som läggs ut känner jag inte att de bidrar till att medarbetare blir mer kreativa Vi har ingen förslagsfunktion, många chefer/projektledare/nyckelpersoner tänker inte kommunikativt och använder inte intranätet i den utsträckning de skulle kunna. Vi kan inte tillämpa tvåvägskommunikation i dagsläget för vi har tekniska begräsningar i vårt intranät. Den tillåter bara envägskommunikation En del svarande ser även ett problem med att medarbetarna inte använder möjligheten samt att man inte uppmuntrar till det. Eller att man i organisationen inte har ett sätt att ta emot åsikter från medarbetarna. Medarbetarna använder inte Intranätet så. Funktionen finns men ingen använder den. Kulturfråga? Kunskapsfråga? Våra medarbetare använder det inte Men det är även viktigt att ledningen tar tillvara på möjligheten. Annars faller idén. Ledningen driver det inte så. Intranätet är inte heller den primära kanalen utan det är linjeorganisationen och närmaste chef. Det är inte tillräckligt högt i tak inom företaget

31 31 (114) Flera intranätansvariga har även svarat att de har nya intranät är på gång med mer sociala funktioner. Vårt intranät är gammalt och vi håller precis på att gå över till socialt intranät Vi är inte där ännu men kommer förhoppningsvis att bli så Men det finns även de som uppger att det finnas andra kanaler att fånga upp idéer från medarbetarna, Där använder vi Facebookgrupper/Slack mm istället. Där det går lättare kommentera Myndigheten ha valt att göra det i ett annat verktyg, som finns länkat till från intranätet. Längre fram, se kap 8, redovisar vi även vilka förändringar som planeras för intranäten. Det är många som uppger att de tänker införa olika sociala funktioner. Men det är då viktigt att undersöka hur socialt mogen organisationen och ledningen är. Det är också viktigt att man har ledningens stöd eftersom detta kan innebär en organisationskulturförändring Mätbara mål Vi har tidigare sett (kap 1.10) att det är en låg andel som har ett definierat syfte med sitt intranät. Det är t.ex. enbart 42 procent som uppger att det finns ett uttalat syfte med intranätets olika undersidor. Om syftet är en grund för att veta var man är på väg och vilket mål man har med intranätet så är det också viktigt att mäta om man når sina mål. Annars är ju målen rätt poänglösa. Bild 14: Andelen som har eller inte har mätbara mål för sitt intranät. Andel i procent.

32 32 (114) Tedansen att inte styra upp sitt intranät blir väldigt tydligt när enbart 31 procent uppger att det finns mätbara mål med deras intranät. Hela 69 procent uppger att det inte finns några mätbara mål med deras intranät. Det är ungefär samma låga andel som Då det var 29 procent som hade mätbara mål. Vilka mål uppger då de 31 procenten att de har för sina intranät? Det vanligaste är att man uppger att antalet besökare är målet. Att det används av många Antal användare Alla ska gå in minst en gång varje dag. Antal besökare på viktiga sidor, antal som läser viktiga nyheter 80 % av alla medarbetare besöker intranätet varje vecka. 60% tycker att de kan hitta den information de behöver på intranätet. 40% tycker att intranätet hjälper dem i deras dagliga arbete. Utöver antalet så är det flera som uppger att de användarna ska vara nöjda Att alla medarbetare ska känna sig delaktiga och att de får information som de kan använda Övergripande nöjdhet med intranätet, Nyhetsläsning, Beteendeflöde, Besök mm Baserar våra mål på WSA:s olika delområden Snabbhet och effektivitet är också mål för vissa intranät 90 % av besökarna tycker att intranätet är ett stöd i det dagliga arbetet Intranätet ska göra det lättare för medarbetare att hitta och använda arbetsstöd och riktlinjer. Fler medarbetare ska tycka det är lätt att hitta det de behöver kunna utföra sitt arbete. Vi har mätetal på ökad effektivitet och produktivitet samt ökat engagemang och delaktighet Vi har en målbild och följande effektmål: Användarnytta, samhörighetsskapande, tidsbesparande och förvaltningsbarhet De finns även de som har som mål att medarbetarna ska uppdatera sin del av intranätet. Alla anställda ska ha ett konto, 1/4 av våra chefer ska använda funktionen för information från chefen kontinuerligt.

33 33 (114) Andel som bidrar med innehåll. Enkät där vi mäter hur de använder och uppfattar intranätet och sätter mål därefter Få så många som möjligt att fylla i sin personliga profilsida Alla på företaget ska fylla i sin personliga profilsida, mål 50 % För att nämna några av målen. Men rent generellt är det allt för få intranät som har mätbara mål 1.14 Sociala intranätet Allt fler intranät har sociala funktioner. I år uppger 84 procent att de har en eller flera sociala funktioner. Bild 15: Möjlighet att integrera. Andel i procent. I undersökningen ställer vi även en mer direkt fråga om det sociala intranätet. I årets undersökning är det 84 procent som uppger att de har en eller flera sociala funktioner. Det är fler än förra året toppnotering på 79 procent. I tidigare undersökningar har andelen legat runt 72 procent. Vilka är då de vanligaste sociala funktionerna på intranäten? Vanligaste är att användarna kan kommentera innehållet på intranätet. 68 procent av intranätansvariga uppger att det går på deras intranät. Här ser vi en stigande trend över tiden var andelen 43 procent och sen har den stigit varje år med några procent.

34 34 (114) Näst vanligaste är att användarna kan uppdatera sin profil. Det finns på 61 procent av intranäten. Det är en kraftig ökning från 2016 då andelen var 61 procent. Tyvärr visar WSAs utförda undersökningar på intranät att det är svårt att få medarbetarna att uppdatera sin profil. Tips är att börja med att se till att cheferna har uppdaterade profiler samt att visa på nyttan av att ha en uppdaterad profil. Det finns en rad olika åtgärder som kan göras för att få till detta. Tredje vanligaste är att användarna kan bidra med innehåll, vilket 46 procent av intranät ansvariga uppger att deras användare kan. Detta är ungefär samma andel som i förra årets undersökning. Att man kan jobba i projekt/arbetsrum uppger 41 procent av intranätansvariga att det går på deras intranät. Det är även 41 procent som uppger att det går att söka kompetens/egenskap på kollega. Värt att notera att det är betydligt lägre andel än de som har funktionen att man kan uppdatera sin profil. Facebook funktionen för att läsa eller att göra status uppdateringar finns på 30 procent av intranäten. Att användarna kan delta i diskussionsforum uppger 33 procent av intranätansvariga. Viket är en högre andel än 2016 då den var nere på 29 procent men lägre än 2015 då andelen var uppe i 38 procent. 23 procent uppger att det går att blogga på intranätet. 22 procent uppger att det går att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling via intranätet. Det är alltså rätt vanligt att de intranät som har sociala funktioner har flera olika funktioner men det är inte så vanligt att man har alla. Är det då bra eller dåligt? Svaret på det beror på hur väl funktionerna tas emot av användarna.

35 35 (114) Sociala funktioner hur används de? Bild 16: Om de sociala funktionerna används i den utsträckning som tänkt. Andel i procent. I årets undersökning har vi med en fråga om de som har sociala funktioner anser att de används i den utsträckning som det är tänkt. Svaret är tyvärr att enbart 22 procent av intranät ansvariga anser det. Vilket är en lägre andel än 2016 då det var 24 procent. Hela 32 procent tycker att användarna inte gör det och 46 procent vet inte riktigt. Att det inte är fler som tycker att funktionerna används som tänkt är förstås ett misslyckande. Samma tendens ser vi på WSA i våra index undersökningar av intranät. Det är inte helt ovanligt att man ser att de som har sociala intranät som går All-in inte får det resultat som man hoppats på. Oftast beror det på att användarna inte är så sociala. Långt ifrån alla startar en diskussion på t.ex. Facebook och betydligt fler är bara inne och kollar. Tänk också på att om man ska lyckas med en funktion är det extremt viktigt att användaren förstå nyttan med funktionen.

36 36 (114) 1.15 Intranätets omfång Bild 17: Intranäten växer. Andel i procent. Rätt många intranätansvariga, 45 procent, uppger att deras intranät har ökat i omfattning det senaste året. Vilket är samma nivå som förra året och en något lägre andel än i tidigare års undersökningar. Samtidigt uppger nästan var fjärde (24 procent) intranätansvarig att deras intranät har minskat i omfattning det senaste året. Det verkar som att det sker en upprensning av materialet på många intranät samtidigt som många växer Resurser Trenden från tidigare år ligger fast. Det råder fortfarande stora resursbrister i organisationerna bakom intranäten. De flesta intranätansvariga anser att de varken har den personal eller de ekonomiska resurser de behöver. Bild 18: Resurser för att hantera intranätet och dess innehåll. Andel i procent. Trenden från tidigare år håller i sig. Även i år anser organisationerna bakom intranäten att de saknar tillräckliga resurser. De upplever att de har en brist på såväl personal som tekniska och ekonomiska resurser. Tyvärr så förstärks bilden ytterligare i år med att det färre intranätansvariga som anser att de har bra med resurser än det var förra året.

37 37 (114) I en jämförelse med de publika webbplatserna (se trendrapport Hur mår Sveriges webbplatser 2017?) ser situationen sämre ut för intranäten, även om det finns stora resursbrister även för webbplatserna. Men trots de mörka siffrorna så är det ändå lite bättre i årets trendundersökning än det var Nu uppger enbart 58 procent att de arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet. Förra året var andelen 46 procent. Det är den högsta andelen vi uppmätt sen starten 2008, då andelen var 57 procent. Men samtidigt uppger lite mer än var femte intranät ansvarig att de inte alls arbetar med att förbättra för användarna. Att kontinuerligt arbeta med att intranätet ska bli lättare att hitta på borde vara en huvuduppgift för intranätansvariga. Om man inte gör det är risken mycket stor att intranätet blir svårhanterligt för användarna. Det är också ett väldigt stort gap om man jämför med aktivitetsgraden för de publika webbplatserna, där 76 procent uppger att de arbetar aktivt för att besökarna ska hitta på deras webbplats. Trendundersökningen visar att intranäten oftast får stå tillbaka för webbplatsen när det gäller fördelningen av resurser. Som tidigare visat är det många intranätansvariga som har flera arbetsuppgifter än att arbeta med intranätet. Prioriteringar av tid och resurser kommer alltid vara central. Det gäller då att vara väldigt tydlig med vilka mål man har för sitt intranät. Vilken effekt ska det ge? Och förstås att ha bra mätpunkter så att man kan rapportera till organisationen hur intranätet mår. Tyvärr visar trendrapporten att många intranätansvariga inte vet syftet med intranätet eller dess undersidor, se kap Frågan vi även i år ställer oss är: Borde inte intranäten prioriteras mer och få mer resurser. Har man råd att inte satsa på intranäten som ett effektivt redskap för medarbetarna?

38 38 (114) Personalresurser Intranätorganisationerna är underbemannade enligt de ansvariga. Enbart 30 procent anser att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll.. Arbe ta r du inom...? RESURSER Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 16: Personalresurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. När det gäller personalresurser är det en mycket stor andel i varje delgrupp som inte tycker att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll. Värst är det bland organisationer/förbund, 27 procent, och kommuner/landsting där enbart 28 procent tycker att de har tillräckligt med personal. Det är klart fler som inte alls tycker man har den personal man behöver. Bland kommuner/landsting är det hela 43 procent som tycker man saknar personal som behövs. Bland företagen är det också en låg andel, 33 procent, som anger att de har tillräckligt med resurser. Det är lika många som inte alls tycker att det har tillräckligt med personal, 33 procent. Störst andel med låga 34 procent tycker att de har tillräckligt med personella resurser finner vi bland statliga verk/företag. Men även här finns det en stor andel, 34 procent som anger att de inte alls har de resurser som de behöver. Vad vi ser är att det finns en stor andel i alla grupperna som inte anser att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätet.

39 39 (114) Ekonomiska resurser Andelen som tycker att det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll är låga 35 procent av intranätansvariga.. Arbe ta r du inom...? RESURSER Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 17: Ekonomiska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. Överlag är man även i årets undersökning i alla delmålgrupperna, rejält missnöjda med de ekonomiska resurser man har till sitt förfogande för att hantera intranätets innehåll. Högst andel som tycker att de har de ekonomiska resurser som de behöver finns bland Statliga verk/myndigheter med 39 procent. Men även i den här målgruppen är det en hög andel, 34 procent som inte tycker att de har de resurser som de behöver. Lägst andel ser vi bland kommuner/landsting där enbart 32 procent är nöjda med sina ekonomiska resurser och 34 procent tycker att de inte allt har de ekonomiska resurser de behöver.

40 40 (114) Tekniska resurser Andelen som anser att de har de tekniska resurser de behöver för att hantera intranätets innehåll ökar i årets undersökning till 35 procent från 30 procent i 2016 års undersökning. Det är dock en lägre andel än 2015 då andelen var 36 procent och 2014 då andelen var uppe i 40 procent.. Arbe ta r du inom...? RESURSER Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns tillräckliga tekniska resurser för att hantera intranätet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 18: Tekniska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. Att ha tillräckligt med tekniska resurser är jämt mellan de olika grupperna förutom för organisationer/förbund. Andelen som anser sig har tillräckligt med tekniska resurser är 37 procent bland statliga verk/myndigheter och 36 procent bland kommuner/landsting och företagen. Däremot är det en ännu lägre andel för organisationer/förbund. Där är det enbart 10 procent som uppger att de har har tillräckligt med tekniska resurser. Om man ser till de tre frågorna om man har tillräckligt med personal, ekonomi och tekniska resurser att driva intranätet så blir bilden något dyster. Att det fortfarande är så få som tycker att de har de resurser som de behöver tyder på att många jobbar med sina intranät i motvind. Intranätansvariga bör även fundera på hur de ska kunna vända den trenden. Ett sätt är att visa på vilken effekt intranätet ger. Negativt och positivt, samt vad det skulle kunna uppnå om man fick de resurser man anser sig behöva. Men då bör man sätta sig ner och ha tydliga syften med intranätet och dess lika funktioner samt få dem förankrade med ledningen. När man får det kan man visa på om intranätet lever upp till de framtagna målen. Detta ger intranätansvariga konkreta värden att tala om vilket också bör underlätta när man ska äska resurser.

41 41 (114) Arbetar med förbättringar Även andelen som aktivt jobbar med att förbättra för användarna att hitta på intranätet ökar i årets undersökning. I år är det 58 procent vilket är den högsta andelen sen var andelen nere i låga 46 procent så det är en ordentlig förbättring. Även om det är långt kvar till en bra andel.. Arbe ta r du inom...? RESURSER Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vi arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 19: Andelen som arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta fördelat på verksamhet. Andel i procent. Med tanke på hur stora intranäten rent generellt är och att de flesta tycker man har brist på resurser samt att många användare uppfattar att det är svårt att hitta på intranäten, är det synd att inte fler arbetar kontinuerligt med att göra det enklare att hitta. Att inte arbeta kontinuerligt med förbättringar brukar leda till att saker sakta men säkert blir sämre. I årets trendundersökning uppger 58 procent att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna. Det är rätt stor variation i de olika grupperna. Högst andel, 66 procent, som jobbar aktivt är det bland statliga verk/myndigheter. Tätt följt av företagen med 63 procent. Efter det kommer kommuner/landsting med 56 procent. Klart lägst andel är det bland organisationer/förbund där enbart 32 procent av intranätansvariga uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet.

42 42 (114) 2.0 PUBLICERINGSVERKTYG (CMS) Det finns tre dominanta publiceringsverktyg (CMS) för intranät i Sverige: Episerver, Sharepoint och SiteVision. Tillsammans har de en marknadsandel på 84 procent. För de tre stora ser vi en total ökad marknadsandel sen 2014 då andelen var 76 procent. Se har den stadigt stigit var deras gemensamma andel 79 procent och 2016 var andelen uppe i 82 procent och nu steg andelen ytterligare till 84 procent. Bild 19: Utvecklingen för de tre största CMSen gällande intranät. Andel i procent. Episerver fortsätter att vara det vanligaste publiceringsverktyget för intranät i Sverige med en marknadsandel på 39 procent. Det är en ökning sen 2015 då andelen var 36 procent, och 2016 då andelen var 37 procent. Men det är fortfarande en bit kvar till toppnoteringen 2013 på 42 procent. Näst störst på marknaden för intranät är även i år Sharepoint med en marknadsandel på 23 procent. Här ser vi dock en negativ trend. Sharepoints marknadsandel minskar från 27 procent 2015 och 26 procent 2016 ner till 23 procent. Även tredjeplatsen är lika som i tidigare år och hålls av SiteVision med en marknadsandel på 22 procent. SiteVision lyckas med att även i år öka sina marknadsandelar. Trenden är stadigt uppåt för SiteVision sen 2014 då deras andel var 12 procent ökade den till 16 procent, sen till 19 procent 2016 och nu till 22 procent. Om trenden håller i sig går SiteVision om Sharepoint och blir nummer två på CMS marknaden för intranät under 2018.

43 43 (114) Efter de tre drakarna kommer en rad andra CMS men de kommer inte upp till några större andelar, se diagram nedan. Bild 20: Vilka publiceringsverktyg som används. Andel i procent. I årets undersökning har de övriga CMS haft en svagare utveckling. Flera av dem kommer inte ens upp i en procent.

44 44 (114) Om man bryter ner resultatet på de fyra delmålgrupperna blir det en viss skillnad i resultatet, se tabell nedan.. Arbe ta r du inom...? CMS Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vilket publiceringsverktyg använder ni huvudsakligen för ert intranät? Content Studio Drupal Episerver Lotus Notes Sharepoint SiteVision Spintr Wordpress Eget tillverkat publiceringsverktyg Har inget publiceringsverktyg Annat Bas: Samtliga Tabell 20: Andelen för olika CMS uppdelat på målgrupper. Andel i procent. Om man bryter ner resultatet på de fyra delmålgrupperna blir det en viss skillnad i resultatet. I topp ligger EpiServer i alla målgrupperna, förutom bland företagen där Sharepoint har störst andel. EpiServer är jämnstarkt i de andra målgrupperna med en marknadsandel på 43 procent för statliga verk/myndigheter samt kommuner/landsting och 45 procent bland organisationer/förbund. Bland företagen är det 32 procent som valt EpiServer. Sharepoint är starkast i gruppen företag där deras marknadsandel är 44 procent. Men de är även starka bland organisationer/förbund med 27 procent. De har en klart lägre andel bland statliga verk/myndigheter, 13 procent, och kommuner/landsting där andelen är 12 procent. SiteVision har sitt starkaste fäste bland kommuner/landsting med en marknadsandel på 36 procent. Näst starkast är de bland statliga verk/myndigheter med 30 procent. Däremot har de det tuffare bland organisationer/förbund med en andel på 5 procent. Lägst är den bland företagen med enbart 4 procent. Om man ser på opensource verktygen som Drupal och Wordpress så har de starkast fäste bland förbund/organisationer med 14 procent (9 procent för WP och 5 procent för Drupal).

45 45 (114) 2.1 Hur länge har man haft sin nuvarande version De som uppgav att de hade ett CMS från en leverantör fick följdfrågor om CMSet, så som ålder på CMS, support, utbildning m.m. Bild 21: Publiceringsverktygens ålder. Andel i procent. En viktig aspekt i hur man uppfattar sitt CMS är även hur länge man haft sitt verktyg eller versionen av det. Det vanligaste är att man har haft sin version i fem år eller mer. Hela 47 procent uppger att deras nuvarande version av CMS är 5 år eller äldre. Undersökningen visar även att det är 18 procent som har bytt verktyg eller uppgraderat versionen under året.. Arbe ta r du inom...? PUBLICERINGSVERKTYG Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Hur länge har ni haft nuvarande version av ert publiceringsverktyg? Mindre än 1 år år år Mer än 5 år Bas: Samtliga Tabell 21. Publiceringsverktygets ålder uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent Hur gamla eller för den delen hur nya versioner man har av sitt CMS varierar kraftigt mellan organisationerna. Högst andel som haft sin nuvarande version av CMSet längst är det bland kommuner/landsting, där hela 56 procent uppger att de haft sin version i fem år eller mer. Sedan är det ett hopp ner. Bland företagen är det 44 procent, i gruppen statliga verk/myndigheter 43

46 46 (114) procent och bland organisationer/förbund är det 27 procent som har haft sin version av CMS i fem år eller mer. Att så många organisationer sitter med gamla versioner kan hämma utvecklingen av intranätet. Det har helt klart skett mycket med tekniken under de senaste fem åren. 2.2 Hur man uppfattar sitt CMS Bild 22: Uppfattning om publiceringsverktyget. Andel i procent. Andelen som anser att de har ett väl fungerande publiceringsverktyg ligger i linje med förra årets undersökning. Även i år är det 60 procent som uppger att de har ett väl fungerande CMS för sitt intranät. Vilket är ungefär samma som 2016 då andelen var 58 procent och som 2015 och 2014 var andelen 59 procent. Men nästan var fjärde (22 procent) uppger att de inte alls tycker att de har ett fungerande CMS.. Arbe ta r du inom...? CMS Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Mitt företag/organisation har ett väl fungerande publiceringsverktyg. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 22: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat i målgrupp. Andel i procent.

47 47 (114) Andelen som tycker att de har ett väl fungerande CMS varierar. Högst är det inom det offentliga och lägst bland förbund/organisationer och företag. Högst andel är det bland kommun/landsting med 70 procent och statliga verk/myndigheter med 66 procent. Sen sjunker det kraftigt ner till 49 procent för företagen och 41 procent bland organisationer/förbund. Val av CMS avgör. CMS Trend 2017 Episerver Sharepoint SiteVision Mitt före ta g/orga nisa tion ha r e tt vä l funge ra nde public e ringsve rktyg. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 23: Andelen som tycker att de har ett fungerande CMS uppdelat på de tre största CMSen. Andel i procent. När vi bryter ner resultaten på de marknadsledande verktygen så visar det att två av dem har en högre andel nöjda användare/kunder än snittet. I topp ligger även i år SiteVision. Hela 92 procent av de intranätansvariga som har SiteVision uppger att de tycker att de har ett väl fungerande CMS, vilket är en toppnotering. Det är en högre andel än i 2016 års undersökning då andelen var 90 procent, 2015 var andelen 87 procent och i 2014 års undersökning då andelen var 81 procent. Sitevision har både lyckats med att få högre marknadsandelar och en högre andel nöjda användare. Vilket är riktigt bra. För EpiServer är andelen nöjda 64 procent. Även det är högre än snittet och en högre andel nöjda än 2016 då andelen var 62 procent. Även Epi lyckas både höja sina marknadsandelar samt öka sin andel nöjda användare. Det näst största verktyget, SharePoint, har dock betydligt färre nöjda än snittet. Det är bara 33 procent av de intranätansvariga som har SharePoint som tycker att det är ett bra verktyg. Andelen

48 48 (114) som är uttalat negativa är även stort. Hela 32 procent uppger att de tycker verktyget fungerar dåligt. Här ser vi tyvärr även en negativ trend var andelen nöjda 41 procent och 2015 var andelen nöjda 44 procent. Hur gammal version påverkar! En annan viktig aspekt för hur man uppfattar sitt CMS är hur gammal version man har. Det är stor skillnad på ett verktyg nu och hur det såg ut för fem år sedan.. Hur lä nge ha r ni ha ft nuva ra nde ve rsion a v e rt public e ringsve rktyg? RESURSER Trend 2017 Mindre än 1 år 1-2 år 3-4 år Mer än 5 år Mitt företag/organisation har ett väl fungerande publiceringsverktyg. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 24: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat på hur länge man haft verktyget. Andel i procent. De som är mest nöjda med sitt nuvarande CMS är de som nyss har skaffat nytt eller bytt version. I den gruppen är hela 88 procent nöjda med sittverktyg. Sen sjunker andelen kraftigt. Reden i gruppen som haft sitt verktyg i 1 2 år så har andelen nöjda sjunkit till 59 procent. 14 procent är direkt missnöjda och 26 procent är mitt emellan. I gruppen som haft sitt CMS 3 4 år sjunker andelen som är nöjda med sitt CMS ytterligare ner till 51 procent, här är det även var femte missnöjd. I gruppen som haft sin version i fem år eller mer så är det ungefär samma andel positiva, 53 procent, men andelen missnöjda fortsätter att öka och är nu uppe i 32 procent. Det är inte en överraskning att de som haft sin nuvarande version av publiceringsverktyget längst anser att det fungerar sämst. Det nya för årets undersökning är att gränsen redan går vid 1 2 år. I tidigare års trendundersökningar så har det varit en trappa ner till 5 år eller äldre. En rimlig rekommendation blir därför att inte vänta längre än 2 år med att uppgradera sitt CMS till en ny version.

49 49 (114) 2.3 Utbildning/introduktion En viktig fråga är hur lätt eller svårt det är att introducera nya användare (redaktörer) av publiceringsverktyget. Bild 23: Uppfattning om introducering av publiceringsverktyget. Andel i procent. Andelen som tycker att det är lätt att introducera nya användare av publiceringsverktyget har i årets undersökning ökat till 57 procent från 54 procent procent tycker att det är svårt att introducera nya användare och 28 tycker varken eller. Detta är något bättre jämfört med tidigare års undersökningar, snittet är på 54 procent. Val av verktyg är avgörande över hur man uppfattar att introducera nya redaktörer till verktyget. CMS Trend 2017 Episerver Sharepoint SiteVision Hur lä tt e lle r svå rt upple ve r du a tt de t ä r a tt introduc e ra nya a nvä nda re, dvs. re da ktöre r, a v public e ringsve rktyge t? Topbox (4-5) Mycket lätt Mycket svårt Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 25: Uppfattning introduktion i publiceringsverktyget uppdelat på vanligaste verktygen. Andel i procent. Här är det rätt stor skillnad mellan de olika CMS-verktygen. 86 procent av de som har SiteVision tycker att det är lätt att introducera nya användare/redaktörer till CMSet. För EpiServer är andelen 51 procent. De som har SharePoint tycker däremot att det är betydligt svårare, endast 38

50 50 (114) procent uppger att det är lätt. Här är det även en stor andel, 35 procent, intranätansvariga som tycker att det är svårt att introducera nya användare. Hur lätt eller svårt intranätansvariga uppfattar det att introducera nya användare till CMSet ligger i linje med hur man uppfattar verktyget i stort. 2.4 Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Bild 24: Utbildning av publiceringsverktyget. Andel i procent. 77 procent av utbildningen sker främst med eget utbildningsmaterial. Enbart 7 procent uppger att de använder leverantörens utbildningsmaterial. Så de flesta förlitar sig på eget utbildningsmaterial. Detta är en trend vi även sett i tidigare års trendundersökningar. Det är intressant att det inte är fler som använder sig av leverantörens utbildningsmaterial. Varför är det så? Beror det på att leverantörerna inte har tillräckligt bra utbildningsmaterial? Är utbildning en fråga som inte har prioriterats bland leverantörerna? 50 procent av de tillfrågade uppger att de utför utbildningarna sporadiskt med eget material, och 6 procent genomför det sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial, vilket är ungefär samma andel som förra året. Totalt är det alltså 56 procent som genomför utbildningar sporadiskt. Vilket är ungefär samma nivå som 2016 och procent genomför regelbundet utbildningar med eget material och så få som 1 procent gör det regelbundet med material från leverantören. Vilket innebär att 28 procent genomför regelbundna utbildningar. Även detta är i samma nivå som 2016.

51 51 (114) Undersökningen visar även på att lite mer än var tionde, 12 procent, inte har någon utbildning. Vilket är i linje med de senaste fem årens trendundersökningar. Det har alltså inte skett några större förändringar i hur utbildningen av publiceringsverktyget ser ut.. Arbe ta r du inom...? PUBLICERINGSVERKTYG Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Regelbundet med eget utbildningsmaterial Regelbundet med leverantörens utbildningsmaterial Sporadiskt med eget utbildningsmaterial Sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial Vi har ingen utbildning Annat Bas: Samtliga Tabell 26: Utbildning kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent. De som utför utbildningar mer regelbundet i större utsträckning än andra är inom det offentliga. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 42 procent och för kommuner/landsting är andelen 33 procent. Bland företagen är andelen 21 procent och lägst är det ibland organisationer/förbund med 14 procent. Störst andel som utför utbildningen sporadiskt finns bland företagen med 56 procent tätt följt av kommuner/landsting, 54 procent, och statliga verk/myndigheter med 53 procent. Lägst andel, 50 procent, är det i gruppen organisationer/förbund. Men det är alltså rätt jämnt mellan de olika grupperna om man har sporadisk utbildning. Att inte alls ha någon utbildning är vanligast bland organisationer/förbund med 27 procent följt av företagen med 18 procent. En viktig aspekt i val av utbildning är hur intranätets organisation är organiserade. Har valt en centraliserad eller decentraliserad organisation?

52 52 (114). Hur administreras ert intranät? PUBLICERINGSVERKTYG Trend 2017 Centraliserat Decentraliserat Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Regelbundet med eget utbildningsmaterial Regelbundet med leverantörens utbildningsmaterial Sporadiskt med eget utbildningsmaterial Sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial Vi har ingen utbildning Annat Bas: Samtliga Tabell 27: Utbildning kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av administration. Andel i procent. Det är klart vanligare att ha regelbundna utbildningar när det är en decentraliserad organisation. 38 procent som har många redaktörer uppger att de gör utbildningar regelbundet. Men det är även en stor andel, 48 procent, som gör sporadiska utbildningar. Men för de med centraliserad organisation är bilden en annan. Här är det 66 procent som har sporadiska utbildningar och 11 procent som genomför regelbundna utbildningar. Andelen som inte har utbildningar är här hela 17 procent. Behovet av att ha utbildningar i CMSet kan förstås också variera. Det är troligen ett större behov av mer regelbundna utbildningar när det är många redaktörer än om det bara är ett fåtal.

53 53 (114) 2.5 Support Bild 25: Support för publiceringsverktyget. Andel i procent. När det gäller support för publiceringsverktyget/cmset är det vanligast att man har det både från leverantör men även internsupport med en andel på 37 procent. Näst vanligast är att man enbart har internsupport vilket 29 procent uppger att de har. Att anlita en extern konsult kommer trea med 15 procent. Att ha support enbart från leverantören uppger 12 procent att de har. Fyra procent uppger att de inte har någon support alls. Andelarna ligger i linje med tidigare års undersökningar.. Arbe ta r du inom...? SUPPORT FÖR PUBLICERINGSVERKTYGET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vilken support har ni för publiceringsverktyget? Enbart från leverantören Enbart intern support Både från leverantören och intern support Extern konsult Vi har ingen support Annat Bas: Samtliga Tabell 28: Support kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

54 54 (114) Om man ser på de olika sätten uppdelat på delgrupperna så är det vanligt i alla grupperna att man har någon form av support. Formen kan däremot skilja sig. Störst andel som ha en blandad support både från leverantörer och internt är det för kommuner/landsting där hela 46 procent uppgav det alternativet. Sen blir det mer jämt. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 35 procent, för organisationer/förbund är andelen 32 procent och i gruppen företag är andelen 31 procent. Att enbart ha intern support är vanligast bland företagen med en andel på 35 procent. Även här är det sen jämt mellan de andra grupperna. För statliga verk/myndigheter är andelen 25 procent, för kommuner/landsting är andelen 26 procent och för organisationer/förbund är andelen 32 procent. Att enbart ha support från leverantör är vanligast bland organisationer/förbund med andelen 18 procent Hur nöjd är man med leverantörens support? För de som svarade att de har support från sin leverantör ställdes en följdfråga om man var nöjd med leverantörens support. Totalt sett så hade 49 procent av de tillfrågade support från leverantören även om det enbart var 12 procent som enbart hade support från sin leverantör. Bild 26: Externsupport för publiceringsverktyget. Andel i procent. Bas de som angett att de har support från leverantören se bild 20 De flesta, 69 procent, som använder sig av sin leverantör för support är nöjda med supporten de får för sitt CMS. Det är en tillbakagång från förra årets toppnotering på 74 procent, men klart över värdena 2014 och bakåt.

55 55 (114) Bild 27: Andelen som är nöjda med sin leverantörssupport sett över tiden. Andel i procent. Vi har tidigare sett en stigande trend från 2010 där allt fler är nöjda med supportern för CMSet från sina leverantörer var andelen låga 44 procent och sen har den stigit 74 procent Men nu, 2017, faller den tillbaka till 69 procent. Hur nöjd man är med sin leverantörs support beror även på val av CMS.

56 56 (114). SUPPORT FRÅN LEVERANTÖREN Trend 2017 Episerver Sharepoint SiteVision Hur nöjda är ni med leverantörens support? Topbox (4-5) Mycket nöjd Mycket missnöjd Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 29: Hur nöjd man är med support uppdelat per CMS. Andel i procent. När vi bryter ner resultatet på de tre största CMSen för intranät så är det stor skillnad på hur nöjda intranätansvariga är med sin leverantörs support. Nöjdast är även i år SiteVisionanvändarna med hela 86 procent och där ingen är missnöjd. I tidigare års undersökningar har alltid EpiServer varit nummer två. Men inte i år. För första gången är Sharepoint-användarna mer nöjda med sin support än Episerver-användarna. För Sharepoint är det 69 procent som tycker de får en bra support och för Episerver enbart 52 procent.

57 57 (114) 3. HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? Hur uppfattar de ansvariga sina egna intranät? Tycker man att de är användarvänliga, informativa samt ger medarbetarna en nytta i sitt arbete? 3.1 Användarvänlighet Andelen av de ansvariga som tycker att deras intranät är stabila fortsätter att vara högt. Men däremot är det fortfarande en stor andel som varken tycker att strukturen är bra eller att det finns tillräckligt med hjälpmedel för att hitta på intranätet. Det är även en stor andel som inte tycker att deras sökfunktion är bra. Värdena stämmer även bra överens med vad vi ser i de WSI-undersökningar vi genomfört med användare av intranät. Bild 28: Uppfattning av användarvänligheten. Andel i procent. Andelen som tycker att intranätet är välstrukturerat ökar i årets undersökning. I årets undersökning så uppger 47 procent av intranätansvariga att deras intranät är välstrukturerade vilket är högre än i 2016 års undersökning då andelen var 41 procent. Men det är lägre än toppnoteringen 2015 då andelen var 53 procent. Tidigare år har andelen legat mellan 44 och 45 procent, så årets resultat är över snittet. Men nästan var femte intranätansvarig tycker inte att deras intranät är välstrukturerat. I Web Service Awards undersökningar av hur användare uppfattar intranät, är det fortfarande så att man generellt tycker att det är svårt att hitta på intranäten. Det som har enskilt störst vikt för användarna av intranäten är just navigationen. Denna trend följer även vad besökarna av de publika webbplatserna tycker är viktigast. En förklaring till varför att det är så rörigt på intranäten generellt är, som vi såg tidigare i rapporten, att intranäten år efter år har blivit eftersatta. Man har ett otydligt eller obefintligt syfte med intranätet och dess undersidor. Det finns otillräckligt med resurser för att jobba med intranäten på det sätt man skulle önska. Risken blir att intranätet blir som en slasktratt, det fylls på med allt mer innehåll men strukturen hänger inte med. Det är viktigt att tänka på att användarna av intranäten har ett syfte/mål med besöket. De är t.ex. ute efter specifik information och den informationen ska vara lätt att hitta och enkel att förstå.

58 58 (114). Arbe ta r du inom...? ANVÄNDARVÄNLIGHET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vårt intranät är välstrukturerat. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 30: Uppfattning av struktur av intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent. I alla delgrupperna är det inte mer än 50 procent av intranätansvariga som anser att deras intranät är välstrukturerat. Högsta andel, 50 procent, är det i gruppen statliga verk/myndigheter. I grupperna kommuner/landsting och företagen är det 47 procent vardera som tycker deras intranät är välstrukturerade. Lägst andel är det bland förbund/organisationer med 32 procent. Andelen negativa är stor i alla grupperna, 23 till 27 procent. Mest missnöjda med sin struktur är det inom organisationer/förbund där hela 27 procent av intranätansvariga som tycker att deras intranät dåligt strukturerat. I årets undersökning tycker 41 procent av de tillfrågade att det finns tillräckligt med hjälpmedel för att underlätta för användaren att hitta på intranätet. Detta är den högsta andelen vi uppmätt i trendundersökningarna sen starten 2008.

59 59 (114) Sökfunktionen Bild 29: Uppfattning av sökfunktionen. Andel i procent. I årets undersökning tycker 41 procent av intranätansvariga att de har en bra sökfunktion på sitt intranät. Det är en högre andel än 2016 då det var 38 procent men lägre än 2015 då andelen var 43 procent. Men det är fortfarande långt kvar till att i alla fall häften av intranäten har en bra sökfunktion. Att de ansvariga är kritiska till sin sökfunktion ser vi också på de publika webbplatserna där det är 47 procent av de ansvariga som är positiva till sökfunktionen. Med tanke på att sökfunktionen är en central del för att hitta på ett intranät så är det anmärkningsvärt att det då år efter år får fortsätta att vara undermåligt.. Arbe ta r du inom...? SÖK Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Intranätet har en bra sökfunktion, det är lätt att hitta med hjälp av sökverktyget. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 31: Uppfattning av sökfunktionen uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

60 60 (114) Hur man ser på sökfunktionen är skiljer sig lite mellan de olika grupperna. Högst andel, 45 procent, som tycker att deras sökfunktion på intranätet är bra finns bland statliga verk/myndigheter. Sen kommer kommuner/landsting och företagen med 42 procent vardera. Lägst andel, 37 procent, är det inom organisationer/förbund. I alla grupperna är det även en stor andel som är uttalat negativa till sitt intranäts sökfunktion. Tyvärr visar trendrapporten på att sökfunktionerna på intranäten även i år inte får godkänt Vilka sökverktyg har man? Bild 30: Typ av sökfunktion. Andel i procent.

61 61 (114) Bild 31: Typ av sökfunktion sett över tiden. Andel i procent. Det vanligaste är fortfarande att man använder den sökfunktion som ingår i publiceringsverktyget, vilket hela 52 procent gör. Vilket är ungefär samma andel som förra året. Näst vanligast är EpiServers egna verktyg EpiFind som i år har gått om SiteSeeker. Här ser vi en kraftig ökning under året var andelen 6 procent och i år ha den ökat till 13 procent. Den enskilda specialiserade sökfunktion som tidigare har haft störst andel är SiteSeeker. Andelen är i år 12 procent vilket är ungefär som tidigare år. Men en bra bit under 2013 års andel på 17 procent. Det är intressant att EpiFind ökar utan att SiteSeeker minskar och att så många ligger kvar med SiteSeeker som sökmotor fast de är några år sen de blev uppköpta av Episerver. Samt att Epi satsat på Epifind som sökverktyg. Andelen som använder sig något av verktygen från Google fortsätter att minska, i år är deras andel på 1 procent, vilket ska jämföras med totala andelen på 3 procent 2015, 4 procent i 2015 års undersökningar, 5 procent i 2014 års undersökning och 6 procent i 2013 års undersökning. Microsoft FAST använder sig nu 4 procent av vilket är en minskning från 2016 då 6 procent uppgav det som sitt sökverktyg. Apache Solr ligger rätt still över tiden. Andelen pendlar mellan 3 och fyra procent.

62 62 (114) Andelen som har en annan sökfunktion är 7 procent. I årets undersökning är det 1 procent som anger att de inte har någon sökfunktion på sitt intranät. Det är den lägsta andelen som vi har uppmätt Ansvar Bild 32: Ansvarig för sökfunktion. Andel i procent. Det är fortfarande en låg andel som uppger att det finns någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion. Andelen som uppger att de har någon inom organisationen som är uttalat ansvarig är låga 40 procent. Men trots det så är det den högsta andelen vi uppmätt i alla års trendundersökningar om intranät. Att inte ha någon som ansvarar för funktioner är inte nyckeln till framgång. Hur tror man att en sökfunktion ska ge ett bra resultat om det inte är någon som har ansvaret?. Arbe ta r du inom...? SÖKFUNKTION Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Har ni inom organisationen någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion? Ja Nej Vet ej Bas: Samtliga Tabell 32: Andelen som har någon ansvarig för sökfunktionen, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

63 63 (114) Den målgrupp där det är störst andel som har en uttalat ansvarig för sökfunktionen är Statliga verk/myndigheter med 56 procent följt av kommuner/landsting med 45 procent. Sen sjunker andelen ytterligare ner till 32 procent för organisationer/förbund. Absolut lägst andel, 26 procent, är det inom företagen där det är riktigt ovanligt att ha en ansvarig för intranätets sökfunktion. Under flera års tid ser vi ett mycket tydligt samband i analysen av våra användarundersökningar av intranät (WSI-undersökningar) mellan ansvar och resultat. Om det inte finns någon som är ansvarig för sökfunktionen kommer den inte att fungera speciellt bra. För att få en väl fungerande sökfunktion behöver man regelbundet arbeta med den och analysera felsökningar. Det är även mycket viktigt att man som ansvarig för sökfunktionen lätt kan få ut rapporter på hur användarna använder den. Detta borde vara ett minimikrav när man upphandlar en sökfunktion Analys av sökfunktionen Den stora anledningen till att så få sökfunktioner på intranäten håller måttet enligt intranätansvariga och användarna av den, är att man inte arbetar med sökfunktionen eller inte kan arbeta med den effektivt. Få funktioner är självgående och en sökfunktion är det definitivt inte. Våra studier visar entydigt på att de som lyckats med att få sökfunktionen att fylla sitt syfte, är de som också arbetar aktivt med dem. Bild 33: Analys av sökfunktion. Andel i procent. Som vi visat tidigare, se kap 1.16, är det 58 procent av intranätansvariga som uppger att de arbetar aktivt för att underlätta för användaren att hitta på intranätet, men det är bra 40 procent uppger att det har någon inom sin organisation som är uttalat ansvarig för sökfunktionen. Trots att 40 procent har en ansvarig så hjälper det inte om det inte finns tid att jobba med sökfunktionen. Det innebär att många sökfunktioner behandlas mycket sporadiskt om ens alls. Vilket förmodligen är anledningen till att så få, både bland ansvariga och bland användare, är nöjda med dem. Det är enbart 19 procent som aktivt arbetar med att analysera felsökningar och bara 22 procent som analyserar vanliga sökord i sökfunktionen.

64 64 (114) Sökfunktionen ska vara ett hjälpmedel för besökaren att hitta, men är också ett verktyg för de intranätsansvariga att få reda på vad användarna letar efter. Men om man inte jobbar med det kommer det inte ge den önskade effekten. I undersökningen framgår att företagen/organisationerna anser att de har stora problem med sökfunktionen på sina intranät då bara 41 procent uppger att sökfunktionen fungerar väl.. Arbe ta r du inom...? SÖKFUNKTION Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vi jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 33: Andelen som analyserar felsökningar i sökfunktionen, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Om man bryter ner resultatet på om man jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion på organisationstyp så ser vi att högst andel är det bland statliga verk/myndigheters intranät med låga 23 procent följt av företagen med 21 procent och kommuner/landsting med 20 procent. Bland organisationer/förbund är det ingen som uppger att de jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion. WSA har genom våra undersökningar sett, att nyckeln till framgång är att lägga större resurser på att uppdatera och analysera data från sökfunktionen. Genom att göra det får man även andra bonuseffekter som att t.ex. se vad som ofta söks under en viss period på året och därigenom kan detta lyftas fram tydligare i strukturen, exempelvis med en puff på startsidan eller genom att säsongsanpassa startsidan. Det gäller förstås också att sökfunktionen ger en möjlighet till analys. Tre minimikrav på en bra sökfunktion bör vara 1) Att man kan få rapporter på vilka ord som inte ger någon träff. Det är viktigt att se om det rör sig om felstavningar, synonymer m.m. så att dessa kan läggas in i sökfunktionen. Det är även viktigt att sprida information om använda synonymer till redaktörerna, så att de kan använda sig av dessa för att tagga upp artiklar så att de blir bättre sökbara.

65 65 (114) 2) Att man kan se vilka sökord som ger en träff men där användaren inte går vidare. Detta för att mäta relevansen samt att återigen hitta kopplingar mellan det användarna söker och materialet på intranätet. 3) Att man ser vilka de vanliga sökorden är så ansvariga kan använda sig av den informationen i analysen av intranätet. Slutsatsen som WSA drar är att: för att få en bra och fungerande sökfunktion, måste intranätet ha en uttalat ansvarig för sökfunktionen, som också får tid att arbeta med detta regelbundet samt att man i sökfunktionen ska ha möjlighet att ta fram rapporter för analys. Rapporterna ska sen även användas så att redaktörerna kan använda kunskapen när de lägger in texter. 3.2 Information I undersökningen fick intranätansvariga ange hur bra de tycker informationen på sitt intranät är. Bild 34: Information på intranätet. Andel i procent. Förvånansvärt många intranätansvariga uppger fortfarande att de har problem med informationen på sina intranät. Enbart 53 procent uppger att de tycker att informationen på intranätet är tydlig eller enkel för användarna. Detta är något högre andel än 2016 då det var 51 procent men lägre än 2015 då andelen var uppe i 55 procent. Det är tydligt att organisationerna inte prioriterar kvalitén på intranätets innehåll. Många organisationer verkar lida av föreställningen att alla medarbetare ändå förstår vad som skrivs, men det visar sig tydligt i Web Service Awards mätningar att medarbetarna rent generellt har svårt att ta till sig informationen på många intranät. Trots att vi tidigare sett, se kap 1.8, att många intranät framförallt är informationsbärande och att nyheter har en stor vikt, så tycker bara 59 procent av intranätansvariga att informationen på deras intranät är aktuell och uppdaterad. Även det är en högre andel än 2016 men lägre än 2015 då andelen var 62 procent. Att informationen är aktuell och uppdaterad borde ju vara ett prioriterat

66 66 (114) område med tanke på det syfte som de själva uppger att intranätet har, samt vad användarna använder på intranätet. Även när det gäller om det finns bra information om organisationen så är det en rätt låg andel som tycker att de har det på sitt intranät, 58 procent. Men det är ändå den högsta andelen som vi uppmätt sen starten Så det är bättre än tidigare men inte bra nog. Totalt visar det på att man har en rätt njugg inställning till informationen på sitt intranät. Men man kan också vända på det och säga att i alla fall hälften tycker att informationen på sitt intranät är bra.. Arbe ta r du inom...? INFORMATION Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag På vårt intranät är informationen tydlig och enkel, den är lätt för användarna att förstå. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 34: Uppfattning av förståelsen av informationen på intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Andelen som anser att informationen på deras intranät är lätt att förstå är i årets undersökning klart störst bland organisationer/förbund med 68 procent. Näst högst andel är det bland företagen med 56 procent tätt följt av statliga verk/myndigheter med 54. Sedan blir det ytterligare ett hopp ner till kommuner/landsting där enbart 47 procent av intranätansvariga tycker att informationen på deras intranät är tydlig och enkel för medarbetarna att förstå. De organisationer som har intranät som är otydliga och svåra för medarbetarna att förstå innehållet borde reflektera över kostnaden över att medarbetarna inte kan ta till sig innehållet.

67 67 (114) 3.3 Användarnyttan Är intranäten anpassade efter medarbetarnas behov? Underlättar intranätet samarbeten och kontakt, och anser de ansvariga att intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete? Att intranätet gör detta borde vara en grundförutsättning. Tyvärr tycker år efter år allt för många intranätansvariga att så inte är fallet. Bild 35: Uppfattning av användarnyttan. Andel i procent. Andelen intranätansvariga som anser att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov ökar i år till 39 procent från 34 procent Det är även den högsta andelen vi uppmätt sen Men trots detta så är 39 procent inte en acceptabel nivå. Ett minimikrav borde vara att i alla fall häften av intranätet är anpassade till medarbetarnas behov. En vän av ordning kan ju tycka att det är anmärkningsvärt att en kanal som oftast används flera gånger per dag inte är anpassat efter användarens behov. Om intranätet inte är anpassat efter medarbetarna/användarna, vem är det då anpassat för och varför? Även på frågan om intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete, så ökar andelen till 50 procent från 45 procent Även här är det den högsta noteringen vi haft. Vilket är glädjande även om andelen borde vara högre än 50 procent. Med tanke på den trend vi sett under flera år, att det rent generellt blir allt mer information och funktioner som enbart finns att komma åt via intranäten, är det anmärkningsvärt att inte fler intranät underlättar för medarbetarna i deras dagliga arbete. Även om det förstås är glädjande att det går åt rätt håll i år. Det är även anmärkningsvärt att så få intranät är anpassade efter medarbetarnas behov. Vi på Web Service Award ser det tydligt i våra utförda medarbetar/användarundersökningar (WSI-undersökningar) av intranät där kommentarer av typen det finns på intranätet är som att säga att det finns i sjön, är vanligt bland medarbetarna och återkommer år från år. Vi har även sett att det går åt mycket arbetstid i onödan att leta reda på information på intranätet. Detta skapar också mycket frustration. Men vi ser även motsatsen, intranät som fungerar och bidrar till att underlätta arbetet för medarbetarna. Det verkar som att det i många ledningsgrupper finns en attityd om att investera i intranätet enbart ses som en kostnad och därför underprioriteras. För att lyfta upp och prioritera intranätet

68 68 (114) vore det klokt att räkna på den tid som medarbetarna dagligen lägger ner på att hitta information/funktioner på intranätet och multiplicera det med en medellön. Via en sådan ekvation skulle man kunna räkna ut hur mycket pengar man skulle tjäna på att effektivisera intranätet. (Tid (att hitta information) + Tid (svara på frågor)) * Medellön = Effektivitets potential Som räkneexempel så kan vi anta att medarbetarna lägger ner 10 minuter mer än vad de borde göra per dag på att leta information eller svar på kollegornas frågor. Detta leder till att man på ett arbetsår lägger ner 37 timmar på att söka information i onödan per anställd. På frågan om medarbetarna kan hitta/kontakta/samarbeta med andra via intranätet så uppger 56 procent att det går. Även här ser vi en ökad andel var andelen 52 procent. Det verkar som nedgången förra året var ett hack i den positiva trenden mellan 2011 och 2015 som vi tidigare noterat. I våra undersökningar av intranät ser vi tydligt att kontaktmöjligheterna är ett generellt problem och en vanlig anledning till att man använder intranätet. Det är vanligt att det finns flera sökfunktioner där man kan hitta kontaktuppgifter och att kontaktuppgifterna kan finnas i olika databaser. Tyvärr är inte alltid dessa synkade. Det är också vanligt att man inte riktigt vet vem man söker utan man söker någon som har en viss egenskap.

69 69 (114) Behovsanpassning Det är fortfarande en stor andel som inte har anpassat sitt intranät efter medarbetarnas behov, även om det ser bättre ut nu än tidigare. Om det inte är anpassat efter medarbetarna vem är det då anpassat för? Troligen ingen. Detta ligger även i linje med att många intranät inte har uttalande syften och mätbara mål. Att det är så väcker frågan om hur eftersatta intranäten är, hur mycket arbetstid det tar i anspråk att inte hitta det man letar efter samt hur stor frustration detta skapar bland medarbetarna?. Arbe ta r du inom...? ANVÄNDARNYTTA Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Intranätet är anpassat efter medarbetarnas behov. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 35: Uppfattning om intranätet är behovsanpassat, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Lägst andel som anser att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov i årets undersökning finns bland organisationer/förbund med 32 procent. Kommuner/landsting har en andel på 37 procent. För övriga grupper är andelen mer jämn men även där på en låg nivå. I gruppen företag är andelen 42 procent. Högst andel är det bland statliga verk/myndigheter med 43 procent. I snitt är det alltså enbart lite mer än en tredjedel av intranäten som är anpassade efter medarbetarnas behov. Spannet ligger mellan 32 till 43 procent. Vilket visar på att det är en låg andel rent generellt oavsett bransch där intranäten är anpassade efter medarbetarnas behov. Detta ligger även i linje med det vi såg i kap 1.10 om att intranäten saknar syfte och att medarbetarna inte använder intranätet som man vill. En tanke kan ju vara att ta fram tydliga syften och förankra dessa med medarbetarna och sedan utforma intranätet med användarna i fokus.

70 70 (114). Arbe ta r du inom...? ANVÄNDARNYTTA Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 36: Uppfattning om intranätet underlättar arbetet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Hälften av intranätansvariga tycker att deras intranät underlättar för medarbetarnas dagliga arbete, vilket är högre än i tidigare års undersökningar. Äntligen har vi kommit upp i 50 procent. Vilket kan jämföras med att det var 45 procent i 2016 års undersökning. Även i årets trendundersökning är det tämligen stor spridning mellan de olika grupperna, men det är fortfarande för låga siffror. Högst andel som tycker att deras intranät underlättar för medarbetarnas dagliga arbete finns bland statliga verk/myndigheter med 58 procent. Sen blir det ett hopp ner till 48 procent för grupperna kommuner/landsting och företag. Lägst andel är det bland organisationer/förbund med 32 procent.

71 71 (114) 3.4 Kontakt Bild 36: Uppfattning av användarnyttan vad gäller kontakt/samarbeta. Andel i procent. En av grunderna i de mer sociala intranäten är möjligheten att hitta/kontakta/samarbeta med andra inom organisationen. Andelen som uppger att man kan det på deras intranät är nu 56 procent.. Arbe ta r du inom...? ANVÄNDARNYTTA Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag På vårt intranät kan man hitta /kontakta /samarbeta med andra medarbetare. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 37: På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Spannet mellan de olika grupperna är inte så stort, det ligger mellan 50 till 59 procent. Högst andel, 59 procent, där man kan hitta/kontakta/samarbeta med andra inom organisationen via intranätet är det hos kommuner/landsting. Tätt efter kommer företagen med 56 procent och statliga verk/myndigheter med 55 procent, lägst andel som tycker att det är lätt att hitta andra medarbetare på sitt intranät är de i gruppen organisationer/förbund. Här är det 50 procent som tycker att man kan det.

72 72 (114) Undersökningen visar att det generellt sett är långt kvar tills intranäten blir den samarbetsyta den skulle kunna bli, samtidigt visar undersökningen att utvecklingen i vissa organisationer kraftigt går åt det hållet. Även om det kan vara svårt att hitta/kontakta/samarbeta med andra medarbetare via intranätet så är att hitta interna kontaktuppgifter en av de centrala delarna i många intranät. Möjligheten att hitta kontaktuppgifter är betydligt vanligare än att man även kan samarbeta, d.v.s. mer statisk kontakt. 71 procent av det tillfrågade intranät ansvariga uppger att man via deras intranät ger medarbetarna möjlighet att komma i kontakt med andra via t.ex. en intern telefonkatalog. Bild 37: Det är lätt att söka medarbetare via intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Sedan 2012 års trendundersökning ställs även frågan om intranätansvariga uppfattade det som att det var lätt att söka medarbetare via intranätet, d.v.s. att det finns en bra sökfunktion för medarbetarna. Bild 38: Det är lätt att söka medarbetare via intranätet. Andel i procent. Andelen som tycker att det finns en bra sökfunktion för att söka medarbetare är i år uppe i 67 procent. Det är en ökning med hela 10 procent enheter från 2016 så andelen var på 57 procent. Vilket i sin tur var ungefär samma nivå som tidigare år. Det verkar som tagit fart med att göra sökfunktionen av medarbetena bättre på intranäten.

73 73 (114) Men det är även många, 20 procent, som inte alls tycker att det går bra att söka medarbetare via funktionen.. Arbe ta r du inom...? KONTAKT Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det är lätt att söka medarbetare via intranätet/det finns en bra sökfunktion för medarbetare. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 38: Andelen som tycker att det är lätta att söka medarbetare, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Klart högst andel, 77 procent, som tycker det är lätt att söka medarbetare via intranätet är det bland statliga verk/myndigheter. Sen blir det mer jämt, runt 64 till 66 procent för de övriga grupperna. Andelen som inte tycker att det är lätt att söka medarbetare är 20 procent och 13 procent tycker varken eller. Störst problem är det bland organisationer/förbund med 23 procent, som tycker att det är svårt att söka medarbetare via intranätet, tätt följt av företagen med 21 procent. Undersökningen visar att det har blivit enklare att söka medarbetare på intranäten men att det är fortsatt problem för var femte intranät.

74 74 (114) 4. KVALITETSSÄKRING Kvalitetssäkring av innehållet på svenska intranät är fortfarande inte en prioriterad fråga. Det finns därför stora kvalitetsrisker på de svenska intranäten. Fortfarande råder det stora brister i synen på rutiner och kvalitetstänk. Väldigt många organisationer lider även av en tidsbrist inför publicering av texter. Bild 39: Uppfattning runt kvalitetssäkring. Andel i procent. Den negativa bilden vi sett i alla de föregående årens trendundersökningar vad det gäller kvalitetssäkringen av intranätens innehåll håller även i sig i årets undersökning. Det är få organisationer som arbetar med kvalitetssäkring av innehållet på sina intranät. En mycket stor andel av företagen/organisationerna saknar rutiner för kvalitetssäkring av informationen på sina intranät. I årets undersökning är det endast 37 procent som uppger att de har rutiner för att se om informationen på intranätet är korrekt. Men det är trots sin låga andel den högsta noteringen vi haft i trendrapporten. Så det går åt rätt håll i år. Det är konstigt att inte fler har rutiner och jobbar med kvalitetsarbete kring intranätet med tanke på vilka konsekvenser det kan få om någon felaktig information publiceras eller för den delen att informationen är inaktuell. Vi ser samma tendens i de årliga trendundersökningarna för de publika webbplatserna. Majoriteten av de webbplatsansvariga anser att de inte har de resurser som krävs för att hantera webbplatsens innehåll. Det märks även tydligt när det gäller tid och rutiner för att bearbeta och språkgranska texter innan de ska publiceras på webbplatsen, då mer än var tredje webbplatsansvarig tycker att de inte har det. Man är också dålig på att arbeta aktivt med att rensa bland gamla texter, något som är viktigt med tanke på att även webbplatserna blir allt större. Men detta är fortfarande bara en västanfläkt jämfört mot hur det ser ut på intranäten.

75 75 (114). Arbe ta r du inom...? KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Mitt företag/organisation har rutiner för att informationen på intranätet är korrekt. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 39 Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Nedbrytningen i delmålgrupperna visar tydligt att problemet med rutiner för att säkerställa att det är korrekt information finns hos såväl företag som statliga verk/myndigheter, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Att det i snitt enbart är 37 procent som har några rutiner för detta väcker en orolighet över kvalitén på informationen på de flesta intranäten. Störst andel, 45 procent, som har rutiner för att säkerställa att informationen är rätt finns bland statliga verk/myndigheter följt av organisationer/förbund med 42 procent. Sedan blir det ett hopp nedåt till 37 procent för företagen. Lägst andel är det bland kommuner/landsting där enbart 35 procent uppger att de har rutiner. Detta är ett skrämmande lågt resultat som kan leda till allvarliga konsekvenser för patienter och kommuninvånare om rutiner och regler på intranätet inte är korrekta. Detta visar att det finns stora kvalitetsbrister på Sveriges intranät. Sannolikheten att information som finns på intranätet är felaktig är mycket stor om det inte finns någon kontroll över att den verkligen är korrekt. Vi märker även i utförda WSI-undersökningar på intranät att frågan om innehållet är eftersatt men efterfrågad. Medarbetarna bör ju kunna lita på intranätet men frågan är om man kan det, om det inte finns någon kvalitetskontroll och vad gör då intranätet för nytta? En annan fråga man bör ställa sig är vad detta kostar i form av dubbelarbete och tidsslöseri att informationen inte är att lita på om användarna måste dubbelkolla informationen med andra kollegor eller andra källor.

76 76 (114) 4.1 Språkgranskning Andelen som uppger att det finns tid avsatt för bearbetning/granskning av texter/innehåll inför varje publicering är låga 20 procent. Undersökningen visar också att endast 24 procent har rutiner för språkgranskning/ kvalitetssäkring av nya texter. Att det i många organisationer varken finns tid avsatt för innehållet/språket eller rutiner för kontroll är djupt oroande. Risken är uppenbar att detta kan försvåra för användarna av intranätet att ta till sig informationen samt att risken är hög att man inte förstår utan missuppfattar informationen. Att det även i år är så här pass låga siffror, även om det blivit lite bättre, bör vara ytterligare en alarmsignal för organisationernas ledning och att de måste se till att det avsätts tid för att arbeta med innehållet. Det är viktigt att man i organisationen ser över och framför allt skapar rutiner för bearbetning och kvalitetssäkring av innehållet.. Arbe ta r du inom...? KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns tid avsatt för bearbetning/granskning inför varje publicering. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 40: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i administrationssätt. Andel i procent.

77 77 (114). Arbe ta r du inom...? KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Mitt företag/organisation har rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 41: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i administrationssätt. Andel i procent. Det är en låg andel som har rutiner för språkgranskning av nya texter och anser att det finns tid för bearbetning/granskning inför publicering av innehåll på intranätet. Om man ser hur det ser ut i de olika delgrupperna så har alla en låg andel. Även om det bör ringa varningsklockor i alla delgrupperna så borde det vara en orkan av varningsklockor för kommuner/landsting och organisationer/förbund. Endast 9 procent av kommunerna/landstingen och 5 procent bland organisationerna/förbunden uppger att de har tid avsatt för granskning av texterna innan de publiceras. Det är även ringa 20 procent bland kommuner/landsting och 19 procent bland förbund/organisationerna som uppger att de har rutiner för språkgranskning. Bland företagen är det lite bättre, men inte bra. 24 procent av intranätansvariga på företagen uppger att det finns rutiner, och 30 procent uppger att det finns tid avsatt för granskning. Bäst (om man nu kan kalla detta bra) är det bland statliga verk/myndigheter där 35 procent uppger att de finns rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet. Men bara 30 procent uppger att det finns tid avsatt för granskning/bearbetning innan publicering. Att det fortsätter att råda en så stor tidsbrist i organisationerna att man inte hinner bearbeta/granska texter inför publiceringen är förstås en stor kvalitetsrisk. Om man stressar en text så är det mycket vanligt att man dels hoppar över information som läsaren behöver, samt att man använder ett otydligt språk. Risken som organisationerna även tar när de inte språkgranskar/kvalitetssäkrar nya texter på intranätet är förstås att det släpps iväg en massa texter som innehåller fakta-, syftnings- eller språkfel. Detta är en av förklaringarna till att det är en så stor andel besökare/medarbetare i WSIundersökningarna av intranät som uppger att de inte förstår informationen. Det verkar generellt råda en föreställning att medarbetarna förstår det språk som man har inom organisationen.

78 78 (114) Tyvärr verkar det inte vara så. Våra WSI-undersökningar visar på att många användare är missnöjda med språket på intranäten. Detta visar även på hur viktigt det är att våga lyssna på, och ta hjälp av medarbetarna. 4.2 Ta hjälp av användaren Att ta hjälp av användarna/medarbetarna för att kvalitetssäkra innehållet på intranäten lyser med sin frånvaro! Bild 40: Kvalitetssäkring av användarna. Andel i procent. Undersökningen visar tydliga brister på kvalitetssäkring, tid, och rutiner att granska innehållet på intranäten. Med tanke på hur stora intranäten oftast är och att de i många fall även administreras av många redaktörer, så är det näst intill omöjligt för den ytterst intranätansvarige att ha kontroll över hela innehållet på sitt intranät. Däremot ser förstås användaren om något är fel eller har svårt att förstå. I våra användarundersökningar av intranät och även publika webbplatser ser vi att användarna gärna hjälper till och påpekar brister. Användarna vill att innehållet ska vara korrekt. Det är därför förvånande att man inte tar hjälp av användarna i större utsträckning. Bara 32 procent tar hjälp av användarna att kvalitetssäkra innehållet på intranätet, vilket är lite mer än 2016 och 2014 års undersökningar då andelen låg runt 30 procent.

79 79 (114). Arbe ta r du inom...? KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Mitt företag/organisation tar hjälp av användarna för att kvalitetssäkra innehållet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 42: Kvalitetssäkring av användarna, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Om man ser på de olika delmålgrupperna har insikten att man bör ta hjälp av användarna för att kvalitetssäkra innehållet så är det rätt jämnt. Högst andel är det inom organisationer/förbund med 37 procent tätt följt av statliga verk/myndigheter med 35 procent. Sen blir det ett litet hopp ner till företagen, 32 procent, och kommun/landsting där 31 procent vardera uppger att de tar hjälp av användarna. Ser man i stället på de som inte alls tar hjälp av användarna (andelen 1:or och 2:or) så är den i snitt hela 40 procent. Att det är så få som tar hjälp av användarna är anmärkningsvärt. Det borde vara naturligt att ta hjälp av användarna/medarbetarna. Det är ju de som rimligen borde se eventuella fel eller konstigheter först. I WSAs användarundersökningar av intranät så ser vi att det är ett stort engagemang runt intranäten. Medarbetarna vill dela med sig av sina erfarenheter och hur de tycker intranätet kan bli bättre. Så en start är att börja fråga sina medarbetare via enkäter eller intervjuer. Ni kommer garanterat få många intressanta insikter och förslag på hur intranätet kan bli bättre.

80 80 (114) 5. TILLGÄNGLIGHET Tillgänglighetsanpassning av intranät är fortfarande en tämligen bortglömd eller nedprioriterad fråga. Bild 41: Tillgänglighet. Andel i procent. I år uppger 32 procent av intranätansvariga att deras intranät är tillgänglighetsanpassade. Vilket även här är en högre andel än tidigare år. Här ser vi även en svagt stigande trend från 2013 då andelen var 21 procent.. Arbe ta r du inom...? TILLGÄNGLIGHET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Har ni tillgänglighetsanpassat ert intranät? Ja Nej Vet ej Bas: Samtliga Tabell 43: Tillgänglighet uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent. Bäst på att ha tillgänglighetsanpassade intranät är kommuner/landsting med 46 procent följt av statliga verk/myndigheter med en andel på 31 procent. Sedan sjunker andelen rejält i de andra grupperna. Bland förbund/organisationer är andelen 24 procent. Lägst andel är det bland förbund/organisationer där endast 17 procent uppger att de har ett tillgängligt intranät.

81 81 (114) 5.1 Riktlinjer För de 32 procent som uppgav att de hade tillgänglighetsanpassat sitt intranät ställdes följdfrågan vilken av de olika riktlinjerna för tillgänglighet som man följt. Bild 42: Riktlinjer för tillgänglighetsarbetet. Andel i procent. Den vanligaste riktlinjen man följt om man har tillgänglighetsanpassat sitt intranät är WAI- WCAG 2.0 som 58 procent uppger att de följt, vilket är samma nivå som Här ser vi en tydlig trend att allt fler följer 2.0. I 2011 års undersökning var andelen nere i 28 procent sedan har den varje år vuxit. Näst vanligast är att man följt e-delegationens vägledning för webbutveckling som 35 procent följt. Här är det en nedgång från 2016 då andelen var 45 procent. En stor andel har dock svarat alternativet att man inte alls vet vilken riktlinje de har följt, hela 22 procent uppger detta. Så det verkar som att flera av de som uppger att de har tillgänglighetsanpassat sina intranät även vet vilka vägledningar de följt.

82 82 (114) 6. MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Bild 43: Marknadsföring av intranätet. Andel i procent. Bas 267 respondenter. 49 procent av de tillfrågade intranätansvariga anger att de arbetar aktivt med marknadsföring av intranätet för att få fler att använda intranäten och dess funktioner och 51 procent gör det inte.

83 83 (114) Bild 44: Marknadsföring av intranätet över tiden. Andel i procent. Andelen som jobbar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning sjunker i år ner till 49 procent från 51 procent 2016, och 54 procent Vi ser här en negativ trend sedan 2013 där allt färre väljer att arbeta aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i större utsträckning. Att inte fler jobbar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner kan tyckas märkligt med tanke på att enbart 19 procent av intranätansvariga uppgav att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som det är tänkt, se kap 1.10, Med tanke på det så borde man vara väldigt aktiv med att marknadsföra sitt intranät. Även med tanke på att flera intranät tar in olika sociala funktioner eller ser sig som den digitala arbetsytan så är det ännu mer anmärkningsvärt att inte trenden går åt andra hållet. Det borde ju vara ännu mer intressant att marknadsföra intranätet om det ska vara mer socialt och/eller flera av mina arbetsverktyg hamnar där. Hur aktivt man arbetar med frågan att få fler av medarbetarna att använda intranätet är tämligen lika mellan organisationerna förutom de inom organisationer/förbund, se tabell nedan.

84 84 (114). Arbe ta r du inom...? MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Arbetar ni aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i större utsträckning? Ja Nej Bas: Samtliga Tabell 44: Marknadsföring av intranätet uppdelat i bransch. Andel i procent. I årets undersökning har företagen högst andel, 57 procent, som arbetar aktivt. Sen blir det ett hopp ner till statliga verk/myndigheter, 51 procent, och sen ytterligare en nivå ner till organisationer/förbund med en andel på 45 procent som jobbar aktivt. Lägst andel är det inom kommuner/landsting där enbart 43 procent uppger att de arbetar aktivt med att få medarbetarna att använda intranätet mer. Hur ser det då ut med informationen till nyanställda? Jobbar man aktivt med att de ska få information om intranätet och om hur det ska användas? Bild 45: Informationen till nyanställda. Andel i procent. 57 procent av intranätansvariga uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas. Vilket är fler än andelen som jobbar aktivt med att marknadsföra intranätet till alla medarbetare.

85 85 (114) Bild 46: Informationen till nyanställda över tiden. Andel i procent. Resultatet ligger i linje med tidigare års undersökningar. Andelen som uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda ligger på 57 procent i snitt. Variationen över tiden runt snittet är 3 procent enheter upp eller ner. Med tanke på att intranätansvariga själva tycker att det är krångligt att hitta på sina intranät och intranäten innehåller mycket information och funktioner så är det smart att de nyanställda får en introduktion av intranäten. En sådan funktion som att man kan skapa favoriter kanske inte är självklar för alla om man inte förklarar var den finns och hur den fungerar.

86 86 (114). Arbe ta r du inom...? INFORMATION TILL NYANSTÄLLDA Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Arbetar ni aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas? Ja Nej Bas: Samtliga Tabell 45: Informationen till nyanställda, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Aktivitetsgraden kring att berätta för de nyanställda om hur intranätet ska användas varierar mellan de olika typerna av organisationer. Störst aktivitet mot de nyanställda är det inom organisationer/förbund med 68 procent. Sen kommer statliga verk/myndigheter med 63 procent tätt följt av gruppen företag med 60 procent. Lägst aktivitet är det bland kommuner/landsting där 47 procent uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda. 6.1 Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? 57 procent uppger att de arbetar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning än vad de gör idag. Till dessa ställdes en öppen svarsfråga där intranätansvariga fick skriva vad de gör för att få medarbetarna besöka intranätet oftare. Hur man arbetar med frågan skiljer sig en hel del och de flesta jobbar med flera olika sätt. Även i år är det en tydlig trend att det är att många jobbar med att utbilda och ha aktiviteter kring intranätet är stark även i år. Genom att informera om intranätet och dess funktioner visar man på nyttan och förhoppningsvis får fler att använda intranätet. Det kan vara värt att tänka på att få anställda har möjlighet? eller för den delen hinner spana runt och leta efter nya funktioner och lära sig göra egna inställningar. Artiklar i personaltidningen. Hänvisar till Intranätet på olika sätt när informationen finns där. Frukostmöten för chefer med en guidad tur på Intranätet. Vi har precis lanserat ett nytt intranät och vi arbetar aktivt med implementering. Introduktion för nyanställda, föreläsningar i ledningsgrupper, öppna föreläsningar, föreläser på apt. Det vi behöver jobba med nu är att göra huvudredaktörer och andra som arbetar i kärnverksamheten tryggare så att de kan arbeta mer aktivt på plats. En introduktion i intranätet ingår vid nyanställning men där behöver de som visar bli bättre och tryggare och få bättre utbildningsmaterial för vi märker att de som ska utbilda inte alltid har kompetens nog, eller så känner sig osäkra på hur. Missionerar ute i verksamheterna och utbildar chefer.

87 87 (114) Alla nyanställda får en introduktionsbok som heter kommunicera. Cheferna ska gå igenom innehållet en gång per år i sitt arbetslag och med nyanställda. Tipsar på olika möten. Jobbar med att publicera sådant som vi vet "gillas". Jobbar via redaktörer ute i organisationen. Vi utbildar och besöker arbetsgrupper, vi påminner när folk skickar ut massmail att de ska lägga det på intranätet istället, vi försöker flytta över funktioner som funnits på andra ställen till intranätet bla Som vi visat tidigare så har de flesta intranät ett informationssyfte. Många jobbar också aktivt med nyheter och aktualiteter för att genom det öka nyttan med att vara inne på intranätet. Man ser även intranätet som den huvudsakliga informationskanalen. Intranätet blir kunskapskällan. Vi jobbar för att all information enbart ska finnas på intranätet - du måste alltså dit. Även erbjudanden, tävlingar och information om medarbetare lockar. Lägga information endast på intranätet för att "tvinga" in användarna Uppmana dem att besöka intranätet på personalmöten. All företagsinformation publiceras på intranätet. Hänvisar till intranätet om information finns där istället för att direkt berätta om den. Bankar in att står det inte på Intranätet så gäller det inte. Publicera innehåll som berör medarbetarna tex lokala nyheter. Att intranätet är ett verktyg i deras arbete. Aktuell och uppdaterad information. Filmer och blogg. Sociala möjligheter och samarbetsrum Vissa arbetar med att tvinga in medarbetarna att arbeta via intranätet. Det vanligaste är att göra intranätet till startsida. Men även att det är där all information och funktionalitet är. Vi har satt det som obligatorisk startsida som autostartar när man startar datorn. Vi har nästan alla våra övriga system som länkar via intranätet så att man alltid "ser" förstasidan. Sociala aktiviteter, lediga massagetider osv publiceras först på intranätet. Intranätet är startsida på alla kommunens datorer

88 88 (114) Förutom att tvinga på användarna intranätet så är det flera som arbetar aktivt för att skapa en attraktiv startsida för att locka fler till besök är Jobbar med att hela tiden skapa attraktivt innehåll så att startsidan alltid är fräsch och inbjudande. Att inte gå in innebär att man missar viktiga och roliga saker. Vi som jobbar är en garant för att innehållet är bra och användarna litar till stor del på att vi gör ett bra jobb och inte slösar med deras tid. Försöker hålla startsidan levande och tillhandahålla bra genvägar till olika verktyg. Ett annat sätt att mer locka in användare är att sluta med intern e-post. Publicera information endast här och inte skicka e-post. Intressanta nyheter och aktuell information från ledningen. Alla nyheter sprids via intranätet, väldigt lite via mejl. Vill man ha information är det intranätet man ska gå till. Vid informationsmöten, information från ledningen etc så hänvisas alltid till mer och aktuell information på intranätet. Det enklaste är att faktiskt publicera viktig information på intranätet och aldrig skicka ut sådant via mejl. På så sätt blir det viktigt för varje medarbetare att faktiskt logga in ibland (även om det ständigt knorras att det krävs inloggning). Sen når de inte tidsredovisnings- och reseräkningssystemet någon annan stans än via intranätet så på så sätt tvingar vi in dem dit och hoppas förstås att de då inser att de hittar en massa annat nyttigt där och gärna återkommer. Det finns även de som hänvisar till intranätet via länkar och e-post. Minimerar e-postutskicken, och hänvisar ofta till intranätet i ev. e-postutskick. Vi lägger regelbundet ut nyheter och försöker ha en personlig touch med medarbetarnyheter etc. Lägger även ut filmade möten för de som missar. * Mail med info om nytt innehåll * Länktips till användbara sidor * Uppmuntra cheferna att hänvisa till intranätet för information, stödmaterial etc Vissa försöker även göra det mer lustfyllt via t.ex. tävlingar, quiz eller evenemang. Tävlingar, jobbar med rubriker som notifieras till alla e-postkonton när någon nyhet går ut, sedvanligt löpande tjat om material ("detta måste vi väl lägga ut på intranätet"), introduktioner för nyanställda + nyanställda chefer, lockande erbjudanden som rabatterade biljetter/fribiljetter, mycket notiser om friskvård, utbildningar, motionsaktiviteter och andra må-bra-aktiviteter etc etc Lägger exempelvis ut info om intressanta evenemang som man endast kan anmäla sig till via intranätet.

89 89 (114) Vi gör quiz med frågor från senaste månadens publiceringar. Nytt för i år är att det används olika mobila lösningar för att locka in besökarna till intranätet. Vi berättar om nyheter i bland annat som läggs ut på intranätet, även via blänkare i smartphonen och i e-post som alla medarbetarna har tillgång till. Vi har paketerat vår Digitala Arbetsplats för REACH: Vi marknadsför den genom att alla nyanställda får en smartphone som är laddad med reach: via mobilen eller datorn når du alla verktyg du behöver. Det är superenkelt och intuitivt. Dessutom arbetar vi med stöd till redaktörer, kampanjmaterial i form av film, tryckt material mm i en attraktiv mix som "säljer in användandet. Vi har passerat gränsen för intranät och kan verkligen stolt erbjuda en helt platsoberoende digital arbetsplats oberoende av plats eller teknik. En nyckel till att göra intranätet attraktivt och använt är att arbeta med att förbättra intranätet. Om ett sådant arbete görs så är det viktigt att medarbetarna ser det och kan ta del av vad som sker på intranätet. Detta har vissa organisationer tagit fasta på och visar det via bloggar. Kommunicerar löpande om pågående förbättringsarbete, exempelvis via dedikerad intranätblogg. Vi har en intranätblogg där vi tipsar om funktioner och bra sidor, vi har en sida med instruktionsfilmer som riktar sig till både användare och redaktörer, vi har en snurrade banner på startsidan med klickbara bilder som länkar till intressanta sidor, vi har en puff på startsidan med 3 snabblänkar till några av intranätets toppnyttor... En funktion som däremot inte verkar så vanlig är att puffa för tips om hur man kan arbeta bättre med intranätet och själv göra det bättre via tex puffmedelanden. Detta kan vara en smart väg att gå som kan vidareutvecklas. Den som kommer in på intranätet är ju ofta känd, det finns olika data lagrade om användarna. Det borde gå att se vilka funktioner som används och inte används. Om man t.ex. ser att många missat att lägga in länkar varför inte göra en riktad informations puff till dem? Om man inte uppdaterat sin profil så kan det komma upp en puff med det etc. Jämför med hur t.ex. LinkedIn gör för att visa funktioner och få en att skriva in mer i sin profil.

90 90 (114) 7. SUPPORT De allra flesta intranät, 90 procent, har någon typ av supportfunktion för medarbetarna inom organisationen. Det är vanligt att man har flera olika typer av support. Den vanligaste supporttypen är att organisationen har en egen supportperson/grupp, vilket 63 procent har. 10 procent uppger att de inte har någon support för intranätet. Bild 47: Typ av supportfunktion, totalt och uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Den vanligaste supportfunktionen för intranäten inom organisationerna är att ha en egen supportperson/grupp. En sådan lösning har 63 procent av de tillfrågade. Att ha en egen supportperson/grupp har även varit den vanligaste typen av support under alla år vi utfört trendundersökningen. Över tiden har snittet legat på en andel på 65 procent (+/- 4 procent). Även för de andra supportlösningarna är det rätt jämt över tiden. Att ha en egen supportperson/grupp är även den vanligaste lösningen om man ser resultaten nedbrutna per delmålgrupp, se tabell nedan, förutom för statliga verk/myndigheter. Bland statligaverk/myndigheter är det vanligast med en funktionsbrevlåda/telefon-lösning.

91 91 (114). Arbe ta r du inom...? SUPPORT Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vilken typ av support för intranätet finns inom organisationen? (Flera svar är möjliga ) Egen supportperson/grupp Funktionsbrevlåda/telefon Helpdesk Ärendehantering Annat Det finns ingen utsedd support för intranätet Bas: Samtliga Tabell 46: Typ av support för intranätet uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent. Den näst vanligaste supportvarianten är att ha en helpdesk vilket i år 40 procent uppger att de har. Vanligaste med helpdesk är det bland organisationer/förbund med en andel på 48 procent. Tätt följt av företagen på 46 procent. Sen blir det ett hopp ner till statliga verk/myndigheter med 39 procent. Lägst andel som har helpdesk för support för sitt intranät är det bland kommuner/förbund med 32 procent. Att ha support via en funktionsbrevlåda/telefon hamnar även i år på plats nummer tre med 34 procent. Vilket ungefär är samma nivå som de senaste åren. Här skiljer sig användningsgraden stort mellan de olika grupperna. Vanligast är det bland statliga verk/myndigheter där hela 52 procent uppger att de har en sådan funktion. Sen blir det ett hopp ner till kommuner/landsting där 36 procent uppger att de har en funktionsbrevlåda/telefon. Bland företagen är andelen 27 procent. Klart ovanligast är det bland förbund/organisationer där enbart 5 procent uppger detta som lösning för support av intranätet för medarbetarna. Andelen som uppger att de har ett ärendehanteringssystem för support för intranätet är ungefär som i förra årets undersökning. Nu 21 procent och 2016 var andelen 20 procent som uppger att de har ett ärendehanteringssystem. Om man har ett ärendesystem eller inte är varierar något mellan grupperna. Högst andel är det här bland organisationer/förbund där 29 procent uppger att de har ärendehantering. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 26 procent. Sen sjunker andelarna. I gruppen företag är andelen 22 procent. Lägst andel är det bland kommuner/landsting där enbart 16 procent uppger att de har ärendehantering för att ta hand om supporten för intranätet. Fem procent uppger att det har en annan typ av support för intranätet för organisationen. Bland dessa är det en rad olika varianter man anger t.ex. att redaktören eller IT-avdelningen agerar support. Att det inte finns någon utsedd support för intranätet uppger tio procent. Det är en högre andel än i 2016 års undersökning då det var sju procent som uppgav att de inte hade någon utsedd support för deras intranät.

92 92 (114) 8. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Det planeras stora förändringar under 2018! 55 procent planerar att göra om eller genomföra en större förändring av intranätet under Bild 48: Förändring av intranätet under Bas: 266 respondenter. Andel i procent Bild 49: Förändring av intranätet under Andel i procent.

93 93 (114) Det kommer ske större förändringar på över hälften av alla intranät under I årets undersökning uppger 55 procent att de planerar att göra om intranätet eller göra en större förändring under kommande år. Det är ungefär samma resultat som i 2016 års undersökning då andelen var 54 procent. Men det är även en lägre andel än i 2015 års undersökning, då andelen var 57 procent. Undersökningen visar att det är stadigt att säga att för över hälften av intranäten kommer det ske större förändringar under året. Att det sker en stor utveckling på nätet ser vi även i de utförda trendundersökningarna runt webbplatserna. Det verkar onekligen som att webbranschen kommer att fortsätta att vara glödhet och det kommer att vara spännande att följa resultatet av arbetet med den nya generationens intranät.. Arbe ta r du inom...? FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Har ni planerat att göra om intranätet eller att göra större förändringar av det under 2018? Ja Nej Bas: Samtliga Tabell 47: Förändring av intranätet under 2018, uppdelat i målgrupp. Andel i procent. Majoriteten av de tillfrågade i alla delmålgrupperna uppger att de planerar att göra om sina intranät eller genomföra en större förändring av det under Förutom i gruppen organisationer/förbund där 43 procent uppger att de ska göra om eller större förändringar av intranätet. Högst förändringsandel är det bland statliga verk/myndigheter där 63 procent ska göra större förändringar av sitt intranät under Sen kommer företagen där 58 procent ska göra om. Bland kommuner/landsting är det 52 procent som ska göra om eller större förändringar av sitt intranät. Till dem som sa att de planerar att göra om intranätet eller genomföra en större förändring av intranätet 2018 ställdes följdfrågan om vad de planerade att göra. De kunde välja flera svarsalternativ.

94 94 (114) Bild 50: Typ av förändring av intranätet under Andel i procent. Av de som planerade att förändra intranätet så kommer 48 procent att göra om intranätet helt under Detta innebär att totalt kommer mer än var fjärde (27 procent) av alla intranäten göras om under Det är även många, 60 procent, av de som ska göra om som planerar att strukturera om innehållet på sina intranät och 54 procent kommer att byta ut designen. Det verkar onekligen som att det finns stora planer på att göra om många intranät från grunden under I årets undersökning uppger hela 21 procent av de som ska göra förändringar, att de kommer att byta publiceringsverktyg under Detta innebär att det totalt är 12 procent som kommer att byta ut sitt CMS. Av de som ska genomföra förändringar är det är även en stor andel 28 procent (eller 16 procent totalt) som uppger att de kommer att uppgradera versionen av sitt befintliga publiceringsverktyg. Det visar på att det även kommer att vara stor aktivitet i CMS-branschen gällande intranät. Även funktionerna på intranäten kommer det att arbetas med. 46 procent anger att de planerar att utveckla nya funktioner till intranätet, och 37 procent att de kommer att bygga om befintliga funktioner. När det gäller frågan om att tillgänglighetsanpassa intranätet så planerar 31 procent att göra det, vilken är ungefär samma som 2016 och 2015 då andelen var 33 procent samt 32 procent. Viket är en helt ny nivå om man jämför mot tidigare då det låg på runt 20 procent. Förhoppningsvis kommer detta att innebära att flera intranät även blir tillgänglighetsanpassade. En liten oroväckande jämförelse är att 48 procent ska göra om sitt intranät helt, vilket är fler än de som ska tillgänglighetsanpassa sitt intranät.

95 95 (114) I årets undersökning uppger 30 procent att de kommer att införa olika sociala funktioner på intranäten. Vilket är betydligt lägre andel än i förra årets undersökning då det var 41 procent. Frågan om det är ett hack i utvecklingen eller om vi nu ser en avmattning av sociala funktioner på intranät. Att mobilsurfandet och utvecklingen av mobilsajter/mobilanpassade webbplatser är glödhett har troligen inte undgått någon. Sedan 2012 års trendundersökning runt intranäten har vi frågat intranätansvariga om de planerar att ta fram en mobilversion av/mobilanpassa intranätet. I årets undersökning fortsätter den starka utvecklingen mot mer mobilt. Det är hela 52 procent av de som planerar att genomföra en förändring under 2017 som uppger att de ska göra intranätet mobilt. Om man i stället ser på totala intranätpopulationen så innebär det att 29 procent kommer att ta fram en mobilversion/mobilanpassa sina intranät under Förankring Bild 51: Förankring av förändringar av intranätet. Bas: 266 respondenter. Andel i procent.

96 96 (114) Bild 52: Förankring av förändringar av intranätet. Andel i procent. Det är väldigt vanligt att intranäten är ett verktyg/informationskanal som används dagligen av användarna. Många medarbetare är också direkt beroende av intranätet för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Förändringar av intranätet påverkar således många av medarbetarna. Det är därför viktigt att de känner sig delaktiga samt vet hur funktionerna är tänkta att användas. Undersökningen visar att detta också sker till stor del. 19 procent av intranätansvariga uppger att de alltid förankrar med användarna de förändringar som man gör av intranätet som direkt påverkar användarna. Det vanligaste är att man oftast gör det, vilket 45 procent uppger. Att man ibland förankrar förändringar uppger 29 procent och 6 procent säger att de inte alls förankrar förändringar av intranätet. Årets värden ligger i linje med förra årets resultat.

97 97 (114) 8.2 Planerat innehåll Det sociala intranätet är på gång! Även i årets undersökning så dominerar sociala funktioner/innehåll över det man planerar att införa på intranäten. PLANERAT INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET Trend 2017 V ilka a v följa nde områ de n som inte re da n finns ida g pla ne ra r ni a tt införa på e rt intra nä t unde r de komma nde 12 må na de rna? (Fle ra sva r ä r möjliga ) Arbetsrum/projektrum 30 Möjlighet att bygga nätverk 29 Diskussionsforum 26 Möjlighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling 23 Kommentera innehåll 20 Statusuppdateringar 19 Utbildning via nätet (E- learning) 18 Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 16 Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok 15 Information om pågående projekt 13 Bloggar 13 Information från ledningen 11 Kalendarium 11 Omvärldsbevakning 8 Information om andra avdelningar/affärsområden 7 Information om den egna avdelningen/affärsområdet 7 Driftinformation/IT- stöd 6 Länkar till verktyg/interna system 5 Mallar och lathundar 5 Nyheter inom organisationen 5 Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) 5 Styrdokument, riktlinjer, policys 5 Blanketter 4 Handböcker 3 Annat 22 Bas: Samtliga 148 Tabell 48: Planerat innehåll. Andel i procent.

98 98 (114) I undersökningen fick de ansvariga ange vilka områden som inte redan finns idag på intranätet men som man planerar att införa på intranätet. Det fanns även en möjlighet att ange andra funktioner än de listade i enkäten. De vanligaste områdena/funktionerna man planerar att införa rör sociala funktioner. Vanligast är att man planerar att införa möjligheter att bygga nätverk på intranäten och ha arbetsrum/projektrum, vilket 30 procent uppger att de ska införa på sina intranät. Efter det så kommer möjligheten att bygga nätverk med 29 procent och diskussionsforum med en andel på 23 procent. Andra populära områden att lägga till intranätet är sociala funktionerna som att kunna kommentera innehållet, 20 procent, och göra/läsa statusuppdateringar med 19 procent. Det blir tydligt att det är många användarstyrda/sociala funktioner som kommer genomföras under 2018.

99 99 (114) 8.3 Prognos över innehållet 2018 Nedan visas en prognos över innehållet på intranäten Prognosen bygger på att vi slagit ihop värdena från de områden man uppger att man har idag samt vad de 55 procent som skulle göra förändringar planerar att införa. Innehåll som finns idag på intranätet Planerat innehåll på intranätet Prognos 2018 Information från ledningen Nyheter inom organisationen Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Länkar till verktyg/interna system Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) Driftinformation/IT- stöd Mallar och lathundar Styrdokument, riktlinjer, policys Blanketter Handböcker Information om andra avdelningar/affärsområden Kommentera innehåll Information om pågående projekt Information om den egna avdelningen/affärsområdet Arbetsrum/projektrum Kalendarium Diskussionsforum Möjlighet att bygga nätverk Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Omvärldsbevakning Utbildning via nätet (E- learning) Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Statusuppdateringar Bloggar Annat Bas: Samtliga 264 Tabell 49: Prognos över innehållet Andel i procent.

100 100 (114) 9. BUDGET/INVESTERINGAR Tidigare i denna rapport har det redovisats att 58 procent uppgav att de arbetar aktivt med att underlätta för användarna att använda intranätet. Undersökningen visar även på att en stor andel anser att de har brist på ekonomiska resurser, otillräckligt med personal och tekniska resurser för att hantera intranäten. Samtidigt uppger 55 procent av de tillfrågade att de planerar att göra om eller att genomföra större förändringar av intranätet under Därför är det intressant att se hur budgeten ser ut för intranäten. Finns det några pengar? 9.1 Budget/resurser för att driva intranätet Bild 53: Andelen som har en avsatt budget för intranätet. Bas 268 respondenter. Andel i procent.

101 101 (114) Bild 54: Andelen som har en avsatt budget för intranätet. Andel i procent. Ett sätt att se hur viktigt organisationerna ser på sitt intranät, är att se om de har en avsatt budget för intranätet eller inte. 69 procent av de undersökta intranätansvariga uppger att de har en budget. Vilket är en större andel än tidigare år då andelarna legat runt 60 procent. Men samtidigt visar undersökningen att en stor del, 22 procent, har under det gångna året ingen budget avsatt för intranätet. 10 procent vet inte om de har haft en budget eller inte vilket troligen är samma sak som att de inte har det.. Arbe ta r du inom...? BUDGET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Har ni under gångna året haft en avsatt budget för intranätet? Ja Nej Vet ej Bas: Samtliga Tabell 50: Andelen som har en avsatt budget för intranätet uppdelat på målgrupp. Andel i procent. Om man har en budget eller inte för sitt intranät varierar en del mellan de olika delmålgrupperna. Högst andel som har en budget avsatt för sitt intranät är det bland statliga verk/myndigheter där 75 procent har haft en budget avsatt för sina intranät tätt följt av företagen med en andel på 71

102 102 (114) procent. Sen blir det ett hopp ner till organisationer/förbund där 63 procent har haft en avsatt budget för intranätet. Lägst andel som haft en budget för sitt intranät är det för gruppen kommuner/landsting. Där enbart 63 procent har haft en budget. För de som uppgav att de hade en budget så fick de uppge hur stor hur stor budget de har per år för att driva intranätet (ej utveckling). Totalt var det 43 procent som kunde uppge vad de hade för budget och 57 procent som inte viste eller kunde uppge. Snitt budgeten för de 43 procenten som uppgav ett värde på sin budget var kr. Men det är en stor spridning, allt ifrån 50 tkr till över 10 miljoner. För att se hur prioriterat intranätet är ställde vi organisationernas resursallokering i relation till deras externa webbplats. En klar majoritet (67 procent) angav att man lägger ner mindre eller mycket mindre resurser på intranätet än den externa webbplatsen, se diagram nedan. Bild 55: Resurser för intranätet jämfört med externa webbplatsen. Andel i procent. Andelen som uppgav att de lägger ner lika mycket resurser på båda intranätet och den externa webbplatsen minskar i år till 14 procent. År 2016 var andelen 16 procent. Snittet över tiden är också 16 procent så det ligger rätt stabilt över tiden. Andelen som uppger att deras organisationer lägger ner mer resurser på intranätet är 13 procent. Här ser vi en negativ trend var andelen 23 procent, 2013 sjönk andelen till 21 procent, 2014 ner ytterligare till 18 procent, 2015 ner till 17 procent, 2016 ner till 14 procent och nu i år ner till 13 procent. Vad vi ser är att det är en risk att intranäten får stå tillbaka för webbplatserna om organisationerna måste prioritera dem emellan.

103 103 (114) 9.2 Investeringar under 2017 Bild 56: Andelen som avser att öka sina ekonomiska investeringar för intranätet under 2018 Andel i procent. I kap. 8 redovisades att 55 procent uppgav att de tänker göra om, eller göra större förändringar av intranäten under Intranätansvariga fick i undersökningen svara på om de avser att öka de ekonomiska investeringarna för sitt intranät under Att man skall göra det svarade 30 procent, vilket är i samma nivå som tidigare år. Att ha samma nivå på de ekonomiska investeringarna som tidigare svarade 41 procent av de tillfrågade intranätansvariga. Vilket även det är i samma nivå som förra året. 8 procent att minska sina ekonomiska investeringar för intranätet. Vilket även det är något högre än 2016 och 2015 då andelen var 6 procent. Av de tillfrågade intranätansvariga svarade 20 procent i årets undersökning att de ännu inte vet om de kommer att öka investeringarna i intranätet eller inte. Att det är en sådan stor andel som inte vet hur de ska göra ligger i linje med tidigare års undersökningar. Detta tyder på att det finns en rätt stor osäkerhet runt det långsiktiga arbetet med intranäten. Resultat visar ändå på att intranäten borde ha en bra framtid. Det verkar som att det finns mer eller lika mycket pengar som tidigare år. För de som svarade att de avser att öka de ekonomiska investeringarna för intranätet under 2018 ställdes frågor om vad de tänkt investera i.

104 104 (114) Bild 57: Vad man avser att investera främst i under Andel i procent. Av de som uppger att de vet om de kommer att göra ekonomiska investeringar under 2018 så uppger 15 procent att de tänker investera i externa inköp och resurser. 12 procent uppger att de tänker investera lika mycket internt som externt, 32 procent att de kommer lägga det på intern tid och resurser. En stor andel, 41 procent, uppger att det inte är beslutat ännu hur man ska fördela den tänkta investeringen i intranätet. Detta beror nog mycket på att det inte riktigt ännu är bestämt exakt hur man ska genomföra sina förändringar samt hur mycket extern hjälp man behöver. Andelarna ligger i linje med tidigare års undersökningar. I undersökningen ställdes även frågan om hur väl spenderade pengar på intranätet är. Bild 58: Nyttan av investerade pengar i intranätet. Andel i procent.

105 105 (114) Hela 75 procent svarade att pengar de spenderade på intranätet är väl satsat och enbart 6 procent uppger att de inte tycker att det ger något resultat. Vilket även det är samma nivåer som i tidigare års trendundersökningar av intranäten. Det är intressant att attityden till att det ger bra resultat om man investerar i sina intranät är mycket stor även för dem som väljer att inte göra någon investering. Detta tyder också på att det inte är brist på förståelse hos intranätansvariga att ett bra intranät kräver investeringar. 10. TEKNIKTRENDER Sättet man hanterar tekniktrender på är i stort sätt oförändrat från föregående år. Man har fortfarande en försiktig inställning till att prova nya trender. Bild 59: Hantering av teknikutvecklingen. Andel i procent. När det gäller hanteringen av teknikutvecklingen för intranätet är det vanligaste att man har en viss bevakning och en försiktig inställning till att pröva något nytt vilket 57 procent har. Att ha en god bevakning och prövar medvetet nya saker uppger 27 procent att de gör. Endast 7 procent har en kvalificerad bevakning och är aktiva teknikutvecklare. En rätt låg andel, 8 procent, bevakar däremot inte alls teknikutvecklingen för intranätet.

106 106 (114) 11. UPPFÖLJNING/UNDERSÖKNINGAR Google Analytics ökar kraftigt som statistikverktyg för intranäten. Bild 60: Typ av undersökningar och statistik. Andel i procent. Den vanligaste undersökningsmetoden är att man använder ett statistikverktyg för intranätet för att se antal besökare m.m. Google Analytics (GA) är det vanligaste sättet att utvärdera sitt intranät. Men andelen som uppger att de använder GA sjunker i år för första gången. Andelen är nu 53 procent och 2016 var andelen uppe i 59 procent. Under tidigare år har vi sett en kraftigt ökad trend att allt fler använder sig av GA för att göra trafikanalys på sitt intranät, men det verkar nu ha brutits. Om GA minskar så skulle man kunna tro att andra verktyg ökar, men det gör det inte i någon större utsträckning. Det är nu 20 procent som uppger att de använder ett inköpt verktyg mot 19 procent Värt att notera är att alla intranät inte har ett statistikverktyg. Det är rätt anmärkningsvärt eftersom det borde vara en grund för att göra trafikanalyser av intranätet. Om man inte ens gör det, Hur vet man då om användarna besöker intranätet och dess olika sidor? En vanlig form för att få ut mer information runt intranätet är att ställa frågor kring det i medarbetarundersökningar vilket 24 procent gör, vilket även det är en lägre andel än förra året då det var 29 procent. I år minskar även andelen som uppger att de gör egna undersökningar med egna enkätverktyg till 24 procent från förra årets notering på 27 procent.

107 107 (114) En något mindre andel, 17 procent, använder sig av professionell hjälp från ett undersökningsföretag med att göra webbaserade enkätstudier av intranätet. Det är en något lägre andel än 2016 då det var 19 procent, men högre än 2015 då det var 11 procent. I årets undersökning är det 16 procent som uppger att de arbetar med kvalitativa undersökningsmetoder som fokusgrupper/djupintervjuer. 10 procent uppger att de utför funktionstester på sina intranät. I årets undersökning hade vi även med alternativet att inte göra någon form av undersökning av intranätet, vilket 16 procent uppgav. Det är rätt anmärkningsvärt att så många som 16 procent inte har någon som helst uppföljning av hur sitt intranät mår. Det säger tyvärr en hel del om vilken status som intranätet har i de organisationerna. Men trots att många gör någon form av mätning av sitt intranät så är det många som inte analyserar det ordentligt. I kap 1.13 såg vi att enbart 31 procent uppgav att de hade mätbara mål med sitt intranät. Att bara ha ett statistikverktyg som t.ex. GA ger lite värde om man inte vet vilka målen är med intranätet. Bild 61: Uppföljning av utvärderingar. Andel i procent. Alltför stor andel av de som gör utvärderingar av sina intranät följer tyvärr inte upp dem. Andelen som inte gör en uppföljning är 58 procent. Att det är en så stor andel som inte följer upp undersökningar, för att till exempel mäta av trender eller förbättringar de gjort på intranätet, visar på att det inte finns något starkare kvalitetstänk kring arbetet med intranäten. Hur ska man kunna veta om en förändring har blivit bra om man inte följer upp den?

108 108 (114) 11.1 Google Analytics Google Analytics (GA) är det vanligaste sättet att mäta sitt intranät. 59 procent av intranätansvariga uppger att de har GA som statistikverktyg för sitt intranät. Det är därför intressant att se hur man använder verktyget och vilken kunskap man har om det. Till de som har GA ställdes även frågor om utbildning i verktyget. Bild 62: Andelen som har utbildat sig i Google Analytics. Andel i procent. Andelen som har utbildat sig i GA minskar något ner till 50 procent i årets undersökning. Den tidigare positiva trenden med att allt fler utbildat sig i Google Analytics är nu tyvärr bruten. Tidigare har det stigit från 31 procent 2012 till 51 procent Det är nu lika vanligt att man har genomgått en utbildning i GA som att man inte har det. Även om det är med minsta möjliga marginal. De som har Google Analytics som verktyg fick också en fråga om hur de uppfattar verktyget och sin kunskap om det.

109 109 (114) Bild 63: Hur uppfattar man sin kunskap i Google Analytics. Andel i procent. Undersökningen visar att de flesta, 67 procent, tycker att GA är ett bra statistikverktyg. Men det är enbart 52 procent som tycker att verktyget motsvarar sitt och sin organisations förväntningar. En förklaring till att det är så låg andel som tycker det motsvarar sina förväntningar kan vara att det är en låg aktivitetsgrad i hur man arbetar med verktyget. I år är det endast 24 procent som uppger att de själva jobbar aktivt med data i GA, och 31 procent som uppger att deras företag/organisation jobbar aktivt i verktyget. Det är således fortfarande ett fåtal som arbetar aktivt vilket innebär att det finns en stor grupp som har GA som statistikverktyg men som inte använder det. Undersökningen visar även att det väldigt få som anser sig ha goda kunskaper i GA, endast 29 procent uppger att de har goda kunskaper. Detta är dock en högre andel än 2016 då det var 25 procent, och 2015 då det var 19 procent som tyckte sig ha goda kunskaper i GA. Att det råder en brist på kunskap om verktyget visar också att det enbart är 21 procent som anser att de fått tillräckligt med utbildning i GA. Så trots att fler uppger att de har gått en utbildning i GA så är det många som tycker att de inte har tillräckligt med kunskap i verktyget. Generellt visar undersökningen att även om man har GA så jobbar man inte med det. Detta göra att det är många organisationer som inte har någon större kunskap om hur deras intranät används. Med tanke på att enbart 21 procent uppgav att de fått en tillräcklig utbildning så visar detta på behov av utbildning i GA i flera steg, både grundläggande och mer avancerat. Om de som ska använda verktyget inte får en utbildning så är risken stor att man feltolkar data, samt att man använder verktyget allt mindre.

110 110 (114) Frågan organisationerna bör ställa sig är att hur de tror att de ska få ut ett värde av verktyget om de som ska använda det inte vet hur det fungerar eller hur GA mäter. Här finns det en stor kunskapsbrist. 12. ANVÄNDARNYTTA Trendrapporten visar på att det finns stora kvalitetsbrister på Sveriges intranät. Grunden för kvalitetssäkring är att involvera användarna/medarbetarna, d.v.s. målgruppen för intranätet. Undersökningen visar att enbart 32 procent tar hjälp av användarna för att kvalitetssäkra intranätets innehåll. Undersökningen visar även på att många uppfattar att de lider av resursbrister. Men vi ser även att de flesta behåller eller ökar sin budget för intranätet samt att man tycker att investeringarna som görs på intranätet är väl använda. Detta ger en något motstridig bild över Sveriges intranät. En intressant fråga är vilken effekt som intranätet ger för användarna. Vi har i rapporten tagit fram en beräkning på detta som dels bygger på intranätansvarigas uppfattning men även hur de faktiska användarna uppfattar intranäten. I strategisk inriktning så lägger vi in om det finns ett definierat syfte med intranätet samt om det finns syfte med intranätets undersidor. Trendundersökningen visar att 75 procent av intranätansvariga uppger att det finns ett definierat syfte med deras intranät och 42 procent uppger att det finns för dess olika undersidor. I vår beräkning av strategisk inriktning har vi viktat det till 59 procent. I lösningens effektivitet tar vi in hur väl man uppfattar sitt publiceringsverktyg (CMS). 60 procent av intranätansvariga uppger att de har ett välfungerande CMS för sitt intranät. Användarupplevelsen är det värdet som användarna/besökarna ger på intranätet. Web Service Awards besöksundersökningar visar på att i snitt så tyckte 44 procent av användarna att intranätet är bra.

111 111 (114) Användarnyttan för ett genomsnittlig svenskt intranät blir då: Detta visar på att intranäten ger en mycket låg användarnytta. Med tanke på hur mycket pengar som investeras på ett intranät kan man fundera på om inte intranäten bör ge en större nytta. För varje investerad 100-lapp så får man bara ut 16 kronor. Men det visar även att det finns stora möjligheter att öka användarnyttan. Intranätansvariga bör veta vilket syftet är med sitt intranät och dess undersidor. Om man inte vet det så borde det vara ett prioriterat område att ta fram. För hur ska man kunna veta om ens intranät ger en nytta om man inte vet varför intranätet finns? Att ha ett effektivt verktyg att arbeta med är också en förutsättning för att kunna göra ett bra intranät. Här visar trendrapporten på att valet av verktyg är viktigt men även att man har en uppdaterad version. Det finns ett klart samband mellan hur gammal versionen av verktyget är och hur nöjd man är med verktyget. Användarupplevelsen måste man mäta. Om man inte frågar användarna/medarbetarna hur de upplever intranätet så vet man inte nyttan av den. Det är viktigt att man har tydliga mål och mätvärden för sitt intranät och att man följer upp genomförda undersökningar. Under de tio år som Web Service Award har genomfört studien Hur mår Sveriges intranät har det varit ett återkommande problem att man som intranätansvarig inte har tydliga mätbara mål med intranäten. Vi hoppas med att visa på räkneexempel vikten av att våga utvärdera sitt intranät ifrån flera håll. Genom att göra intranätet mätbart med tydliga mål så kan man även lättare visa på nyttan med intranätet och om det lever upp till det den ska leverera. Detta bör även göra det lättare att få rätt resurser till intranätet. Det är svårt att få gehör och äska resurser om man inte kan visa på nyttan, gärna i kronor och ören.

112 112 (114) 13. BAKGRUND Undersökningen besvarades av 274 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Urvalet till undersökningen har skett slumpmässigt från WSA:s omfattande databas över beslutsfattare som har upparbetats sedan Bland respondenterna finns både kunder och icke-kunder till WSA. Undersökningen genomfördes under augusti till september 2017 via en webbenkät med förfrågan per e-post. I urvalet sorterades de som tillhörde en verksamhet som inte hade ett intranät bort. Fördelningen i branscher/verksamheter är enligt nedan. Verksamhet Företag 34 Kommun/landsting 37 Statligt verk/myndighet 21 Förbund/organisation 9 procent Tabell 51. Fördelning av svarande uppdelat på verksamhet. Andel i procent. Majoriteten (66 procent) av tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 11 procent är huvudansvariga för en del av intranätet, 9 procent är intranätredaktörer och 6 procent är tekniskt ansvariga. 4 procent har en annan rollbeskrivning på sitt arbete med intranätet. Bakgrunden på intranät ansvariga är att de flesta har arbetat länge inom webb/intranät området. 42 procent har jobbat i branschen i 11 år eller mer. 19 procent i 7 10år och 17 procent i 5-7år. Se diagram nedan. Bild 64. Fördelning av svarande uppdelat på hur länge de arbetat med webb och intranät. Andel i procent. Det är även vanligare att det är en kvinna som är intranätansvarig. 71 procent uppgav att de var kvinnor och 29 procent att de var män.

113 113 (114) Bild 65. Fördelning av var huvudansvaret för intranätet finns. Andel i procent. När det gäller var intranätet ligger rent organisatoriskt i organisationen så är det vanligast att kommunikation är ansvariga, vilket 79 procent uppger. Det är samma nivå som Efter det är det lite utspritt var ansvaret finns. Fyra procent vardera uppger information samt IT. Två procent uppger HR. 11 procent uppger annat. I den gruppen är det vanligt att de svarat att det är flera avdelningar som ansvarar för intranätet.

114 114 (114) 14. OM WEB SERVICE AWARD Web Service Award är digitala strateger som undersöker, analyserar och hjälper sina kunder att lyfta webbplatser, intranät, mobilsajter/appar och sociala medier till konkreta och mätbara förbättringar. Sedan år 2000 genomförs Web Service Indexmätningar som visar vad Sveriges intranät och internetanvändare anser om kvaliteten på svenska företags, myndigheters och organisationers intranät och webbsatsningar. Över 150 företag/organisationer har deltagit i mätningarna under 2017 med sina webbplatser och intranät. Vi har genom åren genomfört undersökningar för företag, organisationer, förbund, kommuner, myndigheter m.fl. vilket gör att vi har en unik kunskap om trender inom intranät och Webplatsutveckling, besökares behov och diverse fallgropar. WSA har arbetat fram både metodik och tekniska lösningar för att på effektiva sätt utvärdera och presentera resultat av utvärderingar av intranät och webbplatser. Varje år delar vi även ut den åtråvärda WSA utmärkelsen till de intranät som fått högsta andel nöjda användare i WSAs undersökningar hur medarbetarna uppfattar intranäten. På vår webbplats hittar du information om Web Service Awards produkter och tjänster: RAPPORT ÖVER INTRANÄTTRENDER 2017 Producent: Web Service Award AB Saltmätargatan 5 S Stockholm Författare: Pierre Du Rietz, VD/Digital strateg Tfn: e-post: pierre@webserviceaward.com LinkedIn: Blogg: Om du citerar ur denna publikation, var god uppge: Källa: Web Service Award, Rapport: Hur mår Sveriges Intranät? Trendundersökning 2017 Officiell hashtag: #WSAintra17