Svensk orienterings IT-system och hantering av IT-frågor

Transkript

1 EN BESKRIVNING AV Svensk orienterings IT-system och hantering av IT-frågor VERSION Syfte och målgrupp Det här dokumentet syftar till att beskriva de IT-system som finns inom svensk orientering och förklara hur IT-frågor hanteras av Svenska Orienteringsförbundet. Målgruppen är alla som har intresse av IT-frågor tävlande, arrangörer och ideella som professionella IT-utvecklare. På samma sätt som IT-världen ständigt förändras kommer även det här dokumentet att vara levande och hållas uppdaterat kontinuerligt för att möta dagens och morgondagens behov. Innehåll 1. Vision, mål och syfte 2 2. En beskrivning av nuläge 3 3. En beskrivning av önskat läge 5 4. Förvaltning 7 5 Stimulerande IT-miljö för medlemmar (Obasen.nu) 11 6 Kommunikation och information 11 7 Övrigt 12 Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se

2 1. Vision, mål och syfte Svensk orientering vill vara världens bästa idrott. Genom att vara det kan vi: Växa och attrahera fler människor, samtidigt som vi behåller alla dem som redan utövar världens bästa idrott. Ha världens bästa landslag över tid. Orienteringssporten är unik med sin teknik. Det finns en stor potential att nå nya utövare i en värld där ungdomar redan idag lär sig karta och navigering med sin mobil. SOFT ska driva IT-utvecklingen på ett sådant sätt att det bidrar till att vi växer och blir fler. Fler blir vi genom att rekrytera nya människor, behålla dessa, samt behålla de sedan tidigare redan etablerade. Rekrytera: För att rekrytera nya utövare till sporten ska de IT-tjänster som erbjuds vara synliga, öppna, lättillgängliga, attraktiva och lättanvända. Behålla: För att behålla både nya och etablerade utövare ska tjänsterna stimulera till en ökad aktivitet, skapa ett mervärde till de aktiviteter som utövas, samt bidra till att utveckla individen och föreningen. Utvecklas individen och föreningen bidrar det i sin tur till världens bästa landslag. Tjänster som utvecklas ska alltid uppnå minst något av ovanstående syften. SOFT ska också skapa IT-verktyg i syfte att underlätta den orienteringsrelaterade verksamheten i klubbarna och distrikten, t ex att förenkla arrangerandet av olika aktiviteter och att minska klubbarnas och distriktens administration. Direkta intäkter Eventuella intäkter som en tjänst genererar ska i första hand gå till förvaltning, drift och support så att tjänsten bär sig själv. Intäkter ska i andra hand gå till nyutveckling så att tjänsten överlever på sikt. I tredje hand ska intäkter ge återbäring till svensk orientering. Indirekta intäkter Om en av förbundet redan utvecklad tjänst, med mindre kompletterande nyutveckling, har potential att ge återbäring tillbaka till svensk orientering, i syfte att uppnå svensk orienterings visioner och mål ovan, bör sådan utveckling ske. Sådan återbäring kan till exempel komma från motionärer utan klubbtillhörighet, eller från utländska orienterare som använder svensk orienterings tjänster. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 2 av 12

3 2. En beskrivning av nuläge IdrottOnline (RF:s centrala IT-system) Eventor (SOFTs centrala IT-system) Externa orienteringstjänster Persondata Organisationsdata Användaruppgifter Medlemshantering Utbildningsmodul Hämtning av data en gång varje timme (kan hämtas manuellt från Eventor). Tävlingskalender Orienteringsrelaterade roller Klubbaktiviteter Personliga tävlingsinställningar Hämtning av data via s k API. Schema enligt externa tjänstens inställningar. Inloggning från IdrottOnline Orienteringsrelaterade roller från Eventor 2.1 IdrottOnline RF äger idag det centrala IT-systemet IdrottOnline som lagrar och visar information som är gemensam för alla idrotter. IdrottOnline innehåller bland annat organisations- och personinformation, en utbildningsmodul och en hemsidelösning för förbund och klubbar. 2.2 Eventor SOFT äger idag det centrala IT-systemet Eventor, där fokus ligger på tävlingsverksamheten (tävlingsprogram, tävlingsanmälan och tävlingsadministration för arrangörer). Eventor lagrar endast orienteringsspecifik information. Exempel på orienteringsspecifik information som lagras i Eventor är bricknummer och standardklass. Eventor är framtaget i syfte att administrera och förvalta informationen. 2.3 Externa orienteringstjänster Eventor är också framtaget i syfte att kunna förenkla utvecklingen av externa tjänster som kommunicerar med Eventor, via ett s k API, samt att styra över hur informationen används av tredje part (sponsorer, media, tredje parts-utvecklare etc). SOFT tillhandahåller idag följande tredjepartslösningar, alla kopplade mot Eventor: Hitta orientering, en tjänst för att hitta orienteringsaktiviteter och produkter, samt köpa dessa direkt via nätet. Winsplits online, en sträcktidstjänst. Liveresultat, en realtidlösning för resultat från tävlingar i Eventor, men också från tävlingar utanför Eventor. Motionsorientering.se, en webbplats med alla motionsorienteringar i Sverige. Naturpasset.se, en webbplats med en förteckning över alla naturpassområden i Sverige. Innehåller information om hur länge kontrollerna sitter ute samt var man kan köpa ett paket med karta och kontroller. Sverigelistan, en poänglista baserad på resultat uppnådda i tävlingsklass. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 3 av 12

4 2.4 Tävlingsadministration SOFT äger idag också tidtagningssystemet OLA. Ett tidtagningssystem är centralt för att kunna arrangera en tävling. Tävlingsinformation från Eventor förs över till OLA som används av arrangörer under själva tävlingstillfället. Lottning av startlista görs i OLA och laddas upp till Eventor. Efter tävling laddas resultatlistan upp mot Eventor. Eventor (före tävling) OLA tidtagningssystem (under tävling) Eventor (efter tävling) SOFT äger OLA i syfte att kunna erbjuda arrangörsklubbarna ett helhetsalternativ med en kostnad för nyutveckling och buggrättning som delas mellan distrikt och arrangörsklubbar. Prioritering av nyutveckling och buggrättning görs utifrån rörelsens behov och i förhållande till det regelverk för fyra grenar som styr orienteringssporten idag och i morgon. Det innebär att tillgodose önskemål och behov från: Både klubbanslutna och ej klubbanslutna Eventor-användare. Både distrikt och klubbar av varierad storlek och struktur, inklusive administratörer i dessa, samt medlemmar med andra roller. Arrangörer med olika förutsättningar, till exempel: o Arrangörer av såväl större som mindre tävlingar för alla fyra grenar. o Arrangörer av tävlingar med individuell start, masstart och jaktstart. o Arrangörer av individuella tävlingar, stafettävlingar, patrulltävlingar och tävlingar med kval och final. o Arrangörer av såväl endagars- som flerdagarstävlingar. Genom att SOFT äger OLA kan också utvecklingen synkroniseras med utvecklingen av Eventor som till stora delar använder sig av OLAs databasmodell. Att Eventor använder OLAs databasmodell har flera fördelar: Integrationen mellan Eventor och OLA blir enklare. Förvaltningen av de båda blir enklare och billigare. Nyutvecklingen blir billigare. OLA är idag också det enda alternativ som har fullt stöd för de båda stämplingssystemen Sportident och Emit, samt fullt stöd för de olika typer av stafetter som finns (parallella sträckor, tävlingsuppehåll mm). OLA har dessutom fullt stöd för SOFTs egen tävling O- Ringen, inklusive resultat och grafik på TV-skärmar och storbild. 2.5 Omaps SOFT äger idag också Omaps, ett webbaserat centralt register för orienteringskartor med georeferering och som är direkt kopplat mot Eventor. SOFT förvaltar Omaps medan kartorna fortsatt ägs av kartägarna, ofta klubbarna. Kartorna ska kunna delas av kartägaren och därmed nås av externa tjänster via ett API. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 4 av 12

5 3. En beskrivning av önskat läge 3.1 Policy vid framtagande av nya tjänster och utvecklande av befintliga tjänster SOFTs tjänster ska: Prioritera användarvänlighet, tillgänglighet och långsiktighet. Interagera med IdrottOnline och Eventor. Erbjuda inloggning med användaruppgifter från IdrottOnline/Eventor. 3.2 Utveckling Utveckling av Allt om orientering (arbetsnamn), alltom.orientering.se Svensk orienterings produktportfölj består av ett lapptäcke av aktiviteter och tjänster. I projektet Orientera flera och mera tas det fram en digital plattform i syfte att sy ihop detta lapptäcke med en röd tråd för att öka förståelsen för vilken aktivitet eller tjänst som passar vem och hur de hänger samman Utveckling av Hitta orientering, hitta.orientering.se En del i den digitala plattformen nämnd ovan är Hitta orientering. Den ska bestå av två delar som enkelt ska gå att växla mellan: En kalenderfunktion med tävlingar och motionsaktiviteter. En kartbaserad funktion där tävlingar, motionsaktiviteter, orienteringskartor och klubbstugor visas på en Sverigekarta och sorteras ut via olika filterknappar. Hitta orientering Hitta via kalender Tävlingar och motionsaktiviteter Hitta via karta Tävlingar, motionsaktiviteter, kartor och klubbstugor Eventor Centralt IT-system Tävlingar Motionsaktiviteter Klubbstugor Omaps Centralt kartregister Orienteringskartor med tillhörande information Informationen ska: Hämtas från Eventor och Omaps. Gå att köpa direkt via webben och i mobilen. Kunna delas av informationsägaren och därmed nås av externa tjänster via ett API. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 5 av 12

6 3.2.3 Utveckling av Live arena (arbetsnamn), livearena.orientering.se SOFT ska också utveckla och tillhandahålla en central livetjänst för media och publik. Den erbjuder resultat, GPS, speakerljud, bild, samt ska kunna användas vid TV-sändningar. Livetjänsten ska initialt fungera enkelt. Arrangör lägger in länkar under sin tävling i Eventor till olika externa livetjänster och dessa syns sedan automatiskt i livetjänsten. Vid framtagandet av Live arena ska dialog föras med IOF som tar fram en ny version av sin motsvarighet, Live center Utveckling av OLA SOFT ska fortsatt äga, förvalta och utveckla tidtagningsprogrammet OLA, där prioritet den närmsta tiden ska ligga på buggrättning och förbättrad användarupplevelse Utveckling av Omaps SOFT ska fortsatt äga, förvalta och utveckla Omaps som på sikt ska ge återbäring till svensk orientering genom att gå på export. Nästa steg är ett enkelt stöd för versionshantering. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 6 av 12

7 4. Förvaltning 4.1 Upprätthållning Förvaltningsorganisation Utsedd personal på SOFTs kansli ansvarar för förvaltningen av tjänster och programvara Drift och tillgänglighet Produktionsmiljön för webbtjänster och program som ägs av SOFTs ska ligga och driftas i molnet. Med program avses källkoden till programmet. Webbtjänster med stora mängder användare ska vara skalbara. Tjänster ska ha hög s k upptid och ha seriösa backuprutiner som ska kunna återställa data äldre än 24 timmar. Utformning av utvecklingsmiljö gör SOFT inget anspråk på. Testmiljön behandlas senare Teknisk dokumentation Alla tjänster ska inneha teknisk dokumentation av hög kvalité i syfte att förenkla en kommande kompetensöverföring. Koden ska vara kommenterad med förklaringar på engelska i de fall den anses vara svårtydd för annan utvecklare Versionshantering och leveransbeskrivning Lansering av ny version sker vid behov, dvs det finns inga fasta lanseringsdatum. Lanseringsdatum, samt leveransens innehåll, kommuniceras mellan SOFT och utvecklare. Innehåll i nya leveranser ska finnas dokumenterade i en leveransbeskrivning Språk Tjänster ska erbjudas på svenska och på engelska. Textmassan ska ligga separerad från kod för enklare uppdatering och översättning till övriga språk. 4.2 Vidareutveckling och nyutveckling Budget Inför nytt budgetår gör SOFT en tjänstvis behovsanalys av vidareutveckling och nyutveckling, vilken bygger på inkomna felrapporter (buggar) och utvecklingsönskemål Ärendehantering Felrapporter och önskemål hanteras av SOFT i ärendehanteringssystemet Sharepoint. En publik lista över ärendena ska finnas på orientering.se. Listan innehåller ärendenamn och beskrivning. Prioritering av ärendena, samt när ny funktionalitet förväntas lanseras, hålls intern till dess att beställning är gjord Prioritering av ärenden Buggrättning och utveckling som påverkar många användare ska prioriteras. I övrigt ska följande prioritetsordning för ärenden beaktas: 1. I första hand för medlemmar i svenska klubbar och distrikt. 2. I andra hand SOFT centralt. 3. I tredje hand nya potentiella orienterare. 4. I fjärde hand utländska deltagare på svenska aktiviteter. 5. Utländska deltagare på utländska aktiviteter. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 7 av 12

8 Tjänster som vänder sig till utländska användare ska bygga på redan utvecklad tjänst och ska generera en ansenlig mängd mer återbäring än vad den alstrar resurser en återbäring som går till svensk orientering Kvalitetssäkring av beställningar och levererad kod Nyutveckling och prioritering kommuniceras med SOFTs utsedda IT-coacher, vilka utgör särskild referensgrupp för IT-frågor inom svensk orientering. Denna grupp utgör också kvalitetssäkrare av beställd nyutveckling. Inom referensgruppen finns en särskild OLA-grupp som granskar och testar levererad OLAkod som ska produktionsättas, både från ideella och professionella leverantörer Beställningar Utveckling beställd av SOFT Utveckling och buggrättning beställd av SOFT sker alltid med koppling mot ärendenummer i ärendehanteringssystemet. Större beställningar ska alltid ske efter offertförfrågan, levererad offert och offertgodkännande enligt följande hantering: 1. SOFT gör en offertförfrågan med förslag till kravspecifikation, framställd ihop med utvecklare, till leverantör. Fast högsta pris ska eftersträvas om möjligt. 2. Leverantören ger offert med timmar, timpris, leverensdatum och annan nödvändig information. 3. SOFT gör en beställning med kravspecifikation bifogad. 4. Leverantören utvecklar. Utveckling ska om möjligt ske i tät kontakt med SOFT. 5. Leverantören levererar till testmiljön. 6. SOFT utför tester, samt vid slutleverens, acceptenstester. 7. SOFT godkänner produkten. 8. Leverantör levererar till produktionsmiljön. Av SOFT beställd nyveckling som i någon form påverkar viktiga användare, till exempel arrangörer av värdetävlingar såsom O-Ringen, Tiomila och 25manna, ska kommuniceras med dessa användare i god tid. SOFT garanterar också att inga större uppdateringar utförs i systemen för nära inpå vare sig en värdetävling eller dess olika anmälningsstopp. Offertförfrågningar och beställningar från O-Ringen Offertförfrågningar och beställningar från O-Ringen ska alltid godkännas av SOFT enligt följande: 1. O-Ringen delger SOFT planerad offertförfrågan. 2. SOFT stämmer av offertförfrågan med övriga ärenden i ärendehanteringssystemet. 3. SOFT godkänner offertförfrågan, öppnar ett ärende i ärendehanteringssystemet samt återkopplar till O-Ringen. 4. O-Ringen sköter offertförfarande, beställning, dialog, samt acceptanstester, direkt mot av SOFT utsedd leverantör. All relevant information om ärendet dokumenteras i ärendehanteringssystemet. 5. Då färdig produkt är levererad till produktionsmiljön ska en leveransbeskrivning delges SOFT. Framförhållning och kommunikation med SOFT centralt är en förutsättning för att en seriös förvaltning av webbtjänster och programvara ska kunna upprätthållas. Utveckling beställd av tredje part (annan än O-Ringen) Av tredje part beställd utveckling och buggrättning föregås av en offertförfrågan och en av tredje part godkänd offert. Dialog sker mellan SOFT och tredje part, om inget annat anges. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 8 av 12

9 4.2.6 Acceptenstester Acceptenstester sker av SOFT och av SOFT utsedda personer, samt, i de fall tredje part gjort beställningen, även av tredjeparten. Undantag är beställning gjord av O-Ringen, där O- Ringen står för acceptenstesterna direkt mot leverantör Avtal Avtal med leverantör av utveckling av tjänster och program, samt avtal med större användare som använder SOFTs tjänster och program, upprättas på mellan 1 och 5 år Upphandling För att upprätthålla en seriös förvaltning ska SOFT sträva åt att använda så få kontaktytor som möjligt på leverantörsnivå. För att undvika personberoende i större projekt säkerställer leverantören snabb kompetensöverföring om huvudutvecklare byts ut. Det här regleras genom avtal. SOFT ska vid upphandling för användning av befintliga externa IT-tjänster på marknaden väga kvalitet mot ekonomi, samt i första hand välja vältestade och robusta tjänster som uppvisar långsiktighet. 4.3 Användarstöd FAQ och guider I första hand hänvisas användarna till vanliga supportfrågor som samlas på en särskild sida för frågor och svar (FAQ). Finner inte användaren svar ska det för de mer avancerade tjänsterna finnas användarguider tillgängliga Hjälp och support Finner inte användaren svar i vare sig FAQ eller guide, hänvisas användaren till den tekniska supporten som ska erbjuda hög servicegrad. Användare ska nå en s k förstanivåsupport både via ett telefonnummer under kontorstid och via e-post. Unika supportadresser ska finnas för de mest använda tjänsterna, medan support för mindre tjänster hänvisas till teknisksupport@orientering.se. Följande ärendehantering gäller för supporten: 1. Inrapportering sker. 2. För e-post ges automatiskt supportsvar om att rapporten är mottagen. 3. Utredning/analys/specifikation görs i samråd med utvecklare. Om ärendet inte är av akut karaktär och kan lösas omedelbart rapporteras det in i Sharepoint. 4. Enklare åtgärd, eller besked om när åtgärd kan ske, ska normalt ha skett inom 5 arbetsdagar. 5. Övriga åtgärdade fel (gärna ihop med planerad leverans till produktionsmiljön), meddelas inte rapportören, men kommuniceras som utförda enligt publik leveransbeskrivning (se annan punkt). Ansvarig för förstanivåsupporten är också ansvarig för all kommunikation med utvecklarna, om inget annat anges. Kommunikation som tillåts direkt mellan slutanvändare och utvecklare ska ske med kontinuerlig uppdatering till förstanivåsupporten, t ex genom e-postkopior. För att kunna leva upp till ovanstående bör supporten skötas av en extern leverantör. För större kunder, som använder SOFTs tjänster och programvara via avtal, så kan högre grad av support erbjudas mot ersättning, till exempel 24/7-support under vissa tidsperioder. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 9 av 12

10 4.3.3 Utbildning SOFT har ambitionen att årligen kunna erbjuda och samordna ett antal utbildningar inom tävlingsadministration och de programvaror SOFT ansvarar för. De webbtjänster som erbjuds ska vara så pass användarvänliga att behov av utbildning ej finns Testmiljö SOFT ska om möjligt upprätthålla en testmiljö för sina tjänster. Testmiljön ska vara öppen för slut-användare. Datainnehåll i miljön uppdateras med en frekvens bestämd av SOFT i samråd med utvecklare. 4.4 Öppenhet Tillgång till data via API SOFT ska främja öppenhet, där information i SOFTs tjänster ska kunna delas av informationsägaren via API. För produkt som ges åtkomst till mer data än för den enskilda föreningens data gäller följande: Produkten får inte konkurrera med tjänst som ger en intäkt till Svenska Orienteringsförbundet, exempelvis Hitta orientering eller Sverigelistan. Produkten får inte vara en kommersiell produkt. Det betyder att eventuell prissättning endast får täcka drift och support. Databasen för API-anrop ska vara en replikering av den skarpa databasen för tjänsten och det ska alltid finnas en ställbar maxgräns för hur mycket data ett API-anrop kan hämta Tillgång till källkod Källkod kan delas till ideella aktörer som vill bidra till att utveckla svensk orientering. Delning regleras i särskilt avtal med respektive aktörer. Intresserade av källkoden kontaktar SOFT via teknisksupport@orientering.se Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 10 av 12

11 5 Stimulerande IT-miljö för medlemmar (Obasen.nu) SOFT ska fortsätta att tillhandahålla Obasen.nu, en IT-miljö som stimulerar ideella krafter att driva utveckling av tjänster som verkar för att uppnå svensk orienterings vision och mål. Intresserade som önskar ha sin tjänst på Obasen.nu kontaktar SOFT via 6 Kommunikation och information 6.1 Kommunikation med slutanvändarna Kommunikation med slutanvändare sker i första hand via orientering.se, via telefon och via e-post. Ett forum ska finnas tillgängligt i Eventor, men har till främsta syfte att skapa diskussion mellan slutanvändare. För att SOFT ska kunna bemöta inlägg inom rimlig tid ska forumet innehålla en påminnelsefunktion via e-post. Ansvarig för forumet är samma person eller personer som är ansvariga för förstanivåsupporten (se eget avsnitt). 6.2 Information om IT-tjänster En egen avdelning på orientering.se ger en översikt på vilka tillgängliga tjänster som SOFT erbjuder sina medlemmar och övriga. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 11 av 12

12 7 Övrigt 7.1 Stämplingssystem Godkända stämplingssystem ska framgå av orientering.se. SOFT utför ingen egen godkännandeprocedur utan utgår från IOF:s procedur för godkännande. 7.2 Förstärkning av nät på värdetävlingar SOFT ansvarar för att en översyn görs av förutsättningar för mobilnätet på tävlingar som arrangeras på uppdrag av SOFT, samt vid behov och om möjligt, att nätet förstärks så att mobiltrafiken fungerar tillfredsställande i tävlingsområdet och på arenan under tävlingen. 1. Mobilnät över tävlingsområde X X 2. Mobilnät på arena O 4. WiFi-nätverk 3. Internetlina X = Mobilmaster O = Knutpunkt WiFi Uppbyggnaden av en IT-struktur sker enligt följande prioritetsordning: 1. Tävlingsområde. Stabil GPRS-trafik över tävlingsområdet. Syfte: Så att GPS-enheter för eliten kan skicka positioneringsdata. 2. Arena. Bra mobiltäckning på arenan (både 3G och om möjligt 4G). Syfte: Så att deltagare, media och publik kan kommunicera via sina mobiltelefoner, både genom att ringa och surfa. Sådan servicegrad ska kunna förväntas på en tävling inom nivå Till arenan. Stabil och stark internetlina in till arenan. Syfte: Så att data kan levereras till olika livetjänster på Internet. Internetlinan kan bestå av stabil 4G-uppkoppling. 4. På arenan. Robust men enkelt WiFi-nät på arenan. Syfte: Så att datatrafiken avlastas i mobilnätet, men också för att som arrangör kunna erbjuda lokala lösningar för deltagare, media och publik via nätverket. I de fall en webbproduktion erbjuds, en driftssäker och stark internetlina in till arenan, så att bild och ljud kan gå ut på Internet. 7.3 Av SOFT ägd hårdvara för uthyrning SOFT tillhandahåller ett antal GPS-enheter som finns till uthyrning med priser efter särskild prislista på orientering.se. SOFT erbjuder också ett antal olika IT-lösningar genom O-Ringen, vilka kan hyras av O- Ringen direkt. 7.4 IT-coacher Förutom att vara behjälplig som referensgrupp, vilket tidigare nämnts, är huvuduppdraget för SOFTs IT-coacher att coacha arrangörer och kontrollanter vid tävlingar inom nivå 1. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 12 av 12