FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2014

Transkript

1 FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2014 Föreningens medlemmar kallas till ordinarie föreningsstämma lördagen den 12 april 2014 kl Stämman hålls i kommunens möteslokal (samma lokal som 2013) bredvid polisstationen i Manilva. Reservdag, om stämman inte blir beslutsför, sker stämman dagen efter d v s den 13 april 2014 kl Kallelsen till föreningsstämman skickas ut till samtliga medlemmar samt kommer att anslås på föreningens anslagstavla. Huvudspråk vid mötet är svenska, men översättning sker löpande till engelska. Medlem som är förhindrad att delta kan använda bifogat fullmaktsformulär. Varje fastighet i Monte Viñas som fullgjort sina betalningsskyldigheter gentemot föreningen äger en rösträtt på stämman. För att representera en fastighet ska du antingen vara registrerad ägare till fastigheten alternativt lämna en fullmakt från den registrerade ägaren. Observera att om du använder autogiro så måste du ha pengar på kontot den dagen som medlemsavgiften skall dras, vilket sker i början av januari och juli. Banken gör endast ett försök att dra pengar via autogiro. Finns inga pengar den dagen blir inte avgiften betald. Föreningen får varje år onödiga kostnader för de ägarkonton där pengar saknas. För att stämman skall bli beslutsför måste minst 50% av de röstberättigade medlemmarna vara närvarande, personligen eller genom ombud. Det är därför viktigt att lämna fullmakt, till någon du har förtroende för, när du inte själv kan närvara. Bilaga 1 Fullmaktsformulär. Bilaga 2 Kostnader för arbeten i rasområdet.

2 Sid 2 FÖREDRAGNINGSLISTA Kapitel 1. Stämmans öppnande samt val av ordförande för stämman. Kapitel 2. Fastställande av dagordning. Kapitel 3. Val av sekreterare och två justeringsmän för stämman som tillika är rösträknare. Kapitel 4. Upprop och fastställande av röstlängd. Medlem som vid stämmans öppnande häftar skuld till föreningen har inte rösträtt. Kapitel 5. Stämmans stadgeenliga utlysande. Kapitel 6. Fråga om stämman är beslutsför. Kapitel 7. Styrelsens verksamhetsberättelse inkl ekonomisk rapport. Kapitel 8. Revisorernas berättelse. Kapitel 9. Fastställande av resultat- och balansräkning. Kapitel 10. Motioner från medlemmar samt yttranden. Kapitel 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. Kapitel 12. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för år Kapitel 13. Styrelsens förslag till budget samt medlemsavgift för år Kapitel 14. Styrelsens förslag till målsättning för den långsiktiga verksamheten. Kapitel 15. Förslag eller meddelanden från styrelsen. Kapitel 16. Val av kassör, ledamöter och suppleanter till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt ledamöter till valberedningen. Kapitel 17. Medlemmar som har skuld till föreningen (har ej rösträtt). Kapitel 18. Övriga frågor - bl.a. prisutdelning till vinnaren i Monte Viñas golf masters. Kapitel 19. Tid och plats för nästa ordinarie föreningsstämma. Kapitel 20. Stämmans avslutande.

3 Sid 3 Kapitel 7 VERKSAMHETSBERÄTTELSE :1 LEDNING och ADMINISTRATION Styrelsen och övriga funktionärer har varit följande: Ordförande: Per-Johan Diedrichs Sekreterare: Roger Larsson Kassör: Marica Brandin V. ordförande: Rob Potter Ledamot: Claes Rosvall Suppleant: Sandra Aquilera " Michael Healy " Lennart Josefsson " Jan Müller " Larsjöran Rosén Revisor Leif Näs " Bo Tjernberg Revisorsersättare Lars Fridérus " Gerhard Hornich Valberedning: Per-Johan Diedrichs vår President, Jan Berset och Owe Rull. Föreningens administratör är Victor Lõpez. Han biträder styrelsen i dess arbete och är arbetsledare för föreningens trädgårdsmästare/vaktmästare samt annan tillfälligt anställd personal. Han har även ansvar för att anlita entreprenörer som genomför föreningens uppdrag. Agustin Ferrer Garcia är anställd som föreningens trädgårdsmästare/vaktmästare med ansvar för skötsel av föreningens gemensamma anläggningar som grönområden, planteringar, poolanläggning etc. Agustin har delvis deltagit i möterna. Ibland har det skett med entreprenörer i Casitan. Agustin har en egen arbetsbeskrivning. 7.1 VERKSAMHET Styrelsen har haft 3 protokollförda sammanträden under år 2013.

4 Sid 4 Styrelsens medlemmar har under sin närvaro i Monte Viñas tillsammans med administratören medverkat i veckovisa arbetsmöten, de s. k. Casita mötena. Fyra fastighet har bytt ägare under året. Hus 4. Caixa Bank. Hus 9. Steve och Loulain Scott, Ramsgate. Hus 35. Robert Attlevik och Helen Johansson, Västra Frölunda Hus 66. Diethart och Lena Scholtz, Steninge. Under året har styrelsen i enlighet med gällande plan genomfört flera projekt. En del redovisas nedan: - Lagt asfalt och plattor på den nya casitans tak och anslutning mot hus Målat den nya casitan. Satt upp staket mot taket på den nya casitan. - Satt upp handledare och delvis målat dessa på den nya trappan från rasområdet mot poolen. - Området har målats om och upprustats, bl. a. har muren mot vägen från hus 85 upp till den övre entregrinden målats. - Förskönat området mellan hus 16 och 38 med nya plattor av Casaressten och förbättrad bortledning av regnvatten som tenderat att rinna ner mot hus Arbetat med återställande av områdets gemensamma områden och infrastruktur som skadats efter skyfallen och rasen har fortsatt. El-mätarna som borttagits från skadedrabbade hus för att undvika skador har återmonterats. - Ritningar för den gemensamma återuppbyggnaden av området har justerats. - Haft ett flertal möten med vår arkitekt och tekniker samt advokat. - Varit de enskilda skadedrabbade medlemmarna behjälpliga med information, råd och anvisningar. - Möten med Manilva kommun har ägt rum. - Utöver ovannämnda verksamheter har åtgärder i form av underhållsreparationer av vår tekniska material, underhåll av gräsmattor och buskar/träd samt målningsinsatser m.m. har gjorts. - Företaget som skött föreningens hemsida har lagts ner. Styrelsen har beslutat att i framtiden göra uppdateringar i egen regi. Därför har det inte gjorts några uppdateringar under 2:a halvåret.

5 - Styrelsen har beslutat om att byta elbolag för att minska driftskostnaderna. Iberdrola blir vårt nya bolag. Sid 5 - Medlemmarna har fått 5 kommunikationsmeddelande mm från styrelsen. De skadedrabbade har dessutom fortlöpande fått ytterligare 10 informationsmeddelanden rörande byggnationernas fortlöpande för att sjäva kunna planera sin del av återuppbyggnaden och återbesök i sina hus. Arbetet med att färdigställa föreningens del av rasområdet blev inte färdigt till den 31 december 2012 som föreskrevs i kontraktet med entreprenören. Arbetet drog ut på tiden och vi fick flera nya datum under våren Den 19 augusti 2013 nämns som ett datum för övertagande av ansvar för byggnadsområdet. Styrelsen har beslutat att de enskilda husägarna tar över ansvaret för de egna tomterna från detta datum. Det var då Site:s underentreprenör avslutatade den nya pooltrappan från rasområdet. SITE hävdar i sin tur att slutdatumet skedde i skiftet mellan februari-mars. Det har inte skett ett formellt övertagande av rasområdet eftersom ingen gemensan slutbesiktning skett. Garantitiden löper ett år efter genomförd slutbesiktning. Med tanke på att det finns en del brister och framför allt för stora allvarliga frågetecken med läckande vatten på minst tre ställen. Dessa måste lösas innan föreningen blir nöjd. Flera av dessa brister har omtalats i Monte Viñas Nytt EKONOMI Årets resultat visar ett bokföringsmässigt överskott på Euro. Detta överskott är dock i praktiken ett finansiellt underskott då många medlemmar inte betalar sina medlemsavgifter, vilket leder till att fonderade medel får tas i anspråk för att täcka de löpande kostnaderna. Detta förfarande är ohållbart i längden och det är bara en tidsfråga innan de fonderade medlen tar slut. Under året har föreningens fordran på medlemmar ökat med Euro och våra likvida medel är Euro. Personalkostnaderna har överskridits p g a Agustins sjukskrivning och att Juan Antonio vikarerat för honom och att han hjälpt oss med den nya trappen till poolen och taket på föreningens nya Casita. Han var anställd tre månader längre än brukligt. Dessutom har de sociala avgifterna höjts kraftigt. Årsavgiften för år 2013 har varit Euro.

6 KAPITEL 8. REVISIONSBERÄTTELSE Sid 6 Redovisas separat på GM. KAPITEL 9. Resultaträkning (belopp i Euro) Budget Föreningens intäkter Medlemsavgifter Räntor bank Räntor medlemmar Övriga intäkter 0 0 Summa intäkter Föreningens kostnader Administration*) Styrelsen Underhåll o reparationer Underhåll poolen Vatten och avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda kostnader**) Reserv enligt spansk lag Summa driftskostnader Investeringar Totala kostnader Resultat *)Arvode Victor och arvode för skattedeklarationer 8.714, kontorskostnader 280 **)Diverse kostnader 996, varav lokal för GM 100, Julklapp till Agustin 102, Monte Vinas Master 31, Telefon 29, internet 713, apoteksvaror 21

7 Balansräkning (Belopp i Euro) Sid Tillgångar Omsättningstillgångar Unicaja cta crrte Unicaja cargos 0 14 Banco Atlántico Kassa Kassa Victor Tillgång på Consorcio bankkonto Summa bankmedel Kortfristiga fordringar Förfallna medlemsavgifter Not Förfallna räntor Not Euroavrundning. 1 2 Summa kortfristiga fordringar Fastigheter Fastigheten tomt 101 Not Fastigheten tomt 102 Not Summa fastigheter Summa tillgångar Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Innehållen skatt o sociala avgifter Upplupna kostnader Not Inbetalningar för postboxar Förskotterade medlemsavgifter Summa kortfristiga skulder Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Reservfond Reservfond enligt spansk lag Summa skulder och eget kapital Föreningen har ett eget kapital på Euro. Av detta kapital är endast Euro likvida medel. Resten består av fordringar på medlemmar om Euro och i tomterna med Euro. Not 1: Casa 5; 3.252, Casa 10; 7.886, Casa 14; 619, Casa 15; 6.101, Casa 31; Casa 38; 260, Casa 44; , Casa 48; 1.352, Casa 56; 2.844, Casa 60; , Casa 61; , Casa 62; 619, Casa 72; 1.748, Casa 76; 619, Casa 89; 724, Casa 95; 155 Not 2: Fastigheterna är upptagna till samma belopp som föreningen betalat för dessa Not 3: Trädgårdssopor Kostnaderna för arbetsinsatser i rasområdet framgår av bilaga 2

8 KAPITEL 10 Sid 8 MOTIONER Motion ang. vattenläckage i husen 86 och 85 mm. Monte Viñas Husägarna till casa 86 och 85 avlämnar en gemensam motion ang. vattenläckage i terrassen till casa 85, gemensam trappa samt garage till hus 86. Vi vill uppmärksamma föreningen på att det efter raset 2010 har uppstått omfattande läckage under terrassen till hus 85 och trappan till hus 86 samt garaget till hus 86. Redan när hus 86 garagevägg byggdes påtalade vi att vissa dagvattenledningar under terrassen till hus 85 var trasiga. De hade med största sannolikhet skjuvats sönder p.g.a. att husens terrasser satt sig. Vattnet från terrassen till hus 85 rinner ut i garaget till hus 86. Under tiden för återuppbyggnaden har onsdagsmötets (läs styrelsens) ledamöter och suppleanter samt vår administratör besökt våra hus och då konstaterat att omfattande vattenläckage förekommer. Detta har dokumenterats genom fotografering. Som en gemensam uppfattning meddelade dom att de ville avvakta den kommande regnperioden för att kunna avgöra hur kommande reparationer borde genomföras. Denna period är nu över varför vi vill bli informerade hur föreningen tänkt åtgärda de aktuella vattenläckagen. Risken är synnerligen stor att undermineringar i terrass till hus 85 kan medföra ytterligare ras. Vi vill ta del av föreningens och besiktninginspektörens förslag till åtgärder ang. våra vattenläckage och att husägarna friskrivs från kostnader i samband därmed. Den s.k. gatumuren bör målas i den vita färgen som är utmärkande för Andalusiens byar. Entreprenören som restaurerat fastigheterna har nu stabiliserat hela Monte Viñas på ett föredömligt sätt. Detta kommer alla boende i vår urbanisation tillgodo. Dock har han inte återställt allt till ursprungligt skick. Utefter vägen från casa fanns planteringar som entreprenören grävde bort. Det kan vara förståeligt eftersom planteringarna kunde hindra de arbeten som skulle genomföras. Men planteringarna ska återställas ex.vis med blommiga träd som därmed skulle eliminera känslan av så mycke betong. Det skulle försköna området och bidra till lika vackra och lummiga omgivningar som vi i övrigt har i Monte Viñas. Dessutom bör slänterna mot vindalen jämnas till och de nya plantorna förses med matjord.

9 Vi vill sammanfattningsvis: Sid 9 Att föreningen vidtar åtgärder så att vattenläckagen under våra hus upphör samt Att föreningen tillser att ovannämnda planteringar och målningar utförs. Ann och Johnne Karlsson casa 86. B.Owe Rull casa 85 Styrelsens yttrande: Styrelsen har samma uppfattning som motionärerna i frågan om dagvattensläckaget under terrassen. Vi har framfört problemet till vår administratör som i sin tur låtit vår arkitekt och besiktningsman ta del av detta via bilder och på plats. De hävdar att problemet är av sådan art att SITE skall åtgärda detta som en garantiåtgärd. Styrelsen har mottagit beskedet att denna fråga skall tas upp i samband med garantibesiktningen. Föreningen har inga egna medel för att åtgärda läckan. Styrelsen kan inte ta i anspråk medel som innehållits för garantier utan SITE:s medgivande. Ytterligare information kommer att ges på GM av vår administratör. Styrelsen tycker också att området förskönas med en vitmålad mur och planteringar utanför densamma. Det är inget som föreningen beställt av SITE. Vi kan således inte ställa dessa krav på företaget. Det är något som vi får bekosta själva. Marken utanför muren ägs dessutom av enskilda personer. Föreningen har krav på SITE om att putsa muren framför allt mellan murkrönet och marmorskivan som täcker murkrönet. SITE skall dessutom uppmanas att byta ut marmorskivor på krönet som skadats av grävare. I avvaktan på garantiåtgärder från SITE:s sida, kan styrelsen idag inte ta ställning till önskemålen. Dessa får således vänta och prioriteras mot andra åtgärder i området samt tillgång på medel. Förslag till beslut GM beslutar att besvara motionen med vad styrelsen anfört.

10 Sid 10 KAPITEL 12 FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN ÅR 2014 Styrelsen vill utveckla och förvalta Monte Vinas så att området håller en god standard och att alla skall trivas samt att relationerna till våra spanska grannar är goda. För år 2014 föreslår styrelsen följande: - Fortsatt återställande av de gemensamma utrymmerna efter raset. - Börja inreda den nya Casitan - Staket och portar runt poolområdet skall målas. - Städa upp på fontäntorget med tillhörande entreér. - Se över användandet av föreningens gemensamma utrymmen. - Gångvägar byggs om/repareras och trasiga elkablar, VA-ledningar och brunnslock byts ut vid behov - Armaturer byts ut vid behov. - Underhåll av planteringar och gräsmattor samt målning av kantstenar, trappnosar och murar skall ses över i syfte att höja kvaliteten. - Arbetet med att finna en godtagbar lösning på hanteringen av trädgårdsavfall ska fortsätta. - Vakt- och trädgårdsmästarens Agustins arbete är föremål för löpande översyn. - Regelbundna möten med Manilva kommun. GM föreslås besluta: Att uppdra till styrelsen att genomföra ovan nämnda verksamhetsplan Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar med motparter som Manilva kommun, olika myndigheter, företag m.fl.

11 KAPITEL 13 Sid 11 FÖRSLAG TILL BUDGET 2014 Budget 2014 Utfall 2013 Budget 2013 Föreningens intäkter Euro Medlemsavgifter Räntor Summa intäkter Föreningens kostnader Administration Styrelsen Underhåll o reparationer Underhåll poolen Vatten och avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda kostnader Reserv för obetalda avgifter Summa driftskostnader Investeringar Summa kostnader Årets resultat Kostnader som bokföres i ovanstående budget visar ett nollresultat. I verkligheten vet vi att medlemmarna ligger efter med sina årsavgifter. Styrelsen har därför i budgeten avsatt en reserv för obetalda medlemsavgifter om Euro. När föreningen väl fått in dessa avgifter kommer medlen att användas för områdets skötsel och underhåll. Fortsätter den låga betalningsmoralen så betyder det att vi måste höja vår avgift för att ha disponibla medel till absolut nödvändiga drift- och underhållskostnader. Styrelsen föreslår GM besluta: att godkänna den föreslagna budgeten samt att fastställa medlemsavgiften till Euro/år. 600 Euro betalas senast den 1 juli att avgiften för 1:a halvåret 2015 föreslås vara 600 Euro.

12 Sid 12 KAPITEL 14 FÖRSLAG till MÅLSÄTTNING för den LÅNGSIKTIGA VERKSAMHETEN Föreningen ska genom styrelsen utveckla och underhålla föreningen väl samt tillvarata medlemmarnas önskemål och intressen. Styrelsen ska i sina beslut se till hela föreningens bästa. Detta är övergripande mål som alltid ska vara styrelsens utgångspunkt. Föreningen har vidare som mål att medlemmarna ska kunna känna sig: - stolta över att hela Monte Viñas är välskött och vackert - nöjda med den tekniska och administrativa skötseln - ha rimliga driftkostnader - säkra och trygga med avseende på geologiska förutsättningar - väl bemötta av valda funktionärer och anställda - väl informerade - omgiven av hänsynsfulla och hjälpsamma grannar - insatta i den spanska kulturen och samhällsutvecklingen Styrelsen ska: - vidta åtgärder som fordras för att ovanstående mål ska kunna uppfyllas - fortsätta att utveckla informationen till medlemmarna - höja nivån på underhållet av de gemensamma anläggningarna - kontinuerligt överse organisation och administration - stödja kommittéarbete, sponsring och frivilliga medlemsinsatser - knyta kontakter med Manilva kommun Styrelsen föreslår GM besluta: Att föreningsstämman uppdrar till styrelsen att verka i ovanstående anda och inriktning.

13 Sid 13 KAPITEL 15 FÖRSLAG OCH MEDDELANDEN FRÅN STYRELSEN Inga förslag föreligger från styrelsen. KAPITEL 16 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Meddelas separat. KAPITEL 17 MEDLEMMAR MED SKULD TILL FÖRENINGEN Nedanstående medlemmar häftade i skuld till föreningen vid utgången av år 2013: Casa 5; 3.252, Casa 10; 7.886, Casa 14; 619, Casa 15; 6.101, Casa 31; Casa 38; 260, Casa 44; , Casa 48; 1.352, Casa 56; 2.844, Casa 60; , Casa 61; , Casa 62; 619, Casa 72; 1.748, Casa 76; 619, Casa 89; 724, Casa 90; , Casa 95; 155 Juridisk process pågår eller har under verksamhetsåret inletts mot ägarna av husen 5, 10, 15, 31, 44, 60 och 61. Processen med hus 4 och 35 har avslutats under året. Närmare information kommer att lämnas på GM. För att föreningen på ett juridiskt korrekt sätt skall kunna driva in fordringar från medlemmar behöver föreningsstämman bekräfta de utestående fordringarna samt ge styrelsen mandat att vidta nödvändiga åtgärder för att driva in dem. Ovanstående belopp kommer att uppdateras med räntor och eventuellt övriga kostnader beroende på vid vilken tidpunkt skulderna betalas. Styrelsen föreslår GM besluta: Att bekräfta utestående fordringar avseende gäldenär och belopp Enligt stadgarna skall uraktlåtenhet att betala inom föreskriven tid medföra skyldighet att erlägga 25% årlig ränta på utestående belopp. Styrelsen kan vidtaga domstolsförfarande med ansvarsyrkande mot den betalningsskyldige. KAPITEL 18 Övriga frågor

14 Bilaga 1 Fullmaktsformulär En person äger rätt att genom fullmakt företräda högst tre medlemmar. Undertecknad ägare till hus nr..uppdrar härmed åt eller till den han/hon utser att representera mig på Comunidad de Propietarios de Pueblo Andaluz Monte Viñas föreningsstämma Fullmakten överlåtes till. Datum Underskrift