FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2017

Transkript

1 Sid 1 FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2017 Föreningens medlemmar kallas till ordinarie föreningsstämma lördagen den 15 april 2017, kl Stämman hålls i möteslokalen bredvid polisstationen i Manilva. Reservdag, om stämman inte blir beslutsför, är den 15 april 2016 kl.12.00, samma lokal. Huvudspråk vid mötet är svenska, men översättning sker löpande till engelska. Medlem som är förhindrad att delta kan använda bifogat fullmaktsformulär (bilaga 1). Kallelsen till föreningsstämman skickas ut till samtliga medlemmar samt kommer att anslås på föreningens anslagstavla. Varje fastighet i Monte Viñas som fullgjort sina betalningsskyldigheter gentemot föreningen äger en rösträtt på stämman. För att representera en fastighet skall du antingen vara registrerad ägare till fastigheten alternativt inlämna en fullmakt från den registrerade ägaren. Observera att om du använder autogiro så måste du ha pengar på kontot den dagen som medlemsavgiften skall dras. Föreningen får varje år onödiga kostnader för de konton där pengar saknas. För att stämman skall bli beslutsför måste minst 50% av de röstberättigade medlemmarna vara närvarande, personligen eller genom ombud. Det är därför viktigt att lämna fullmakt, till någon du har förtroende för, om du inte själv kan närvara. Ett fullmaktsformulär finns bifogat kallelsen.

2 Sid 2 FÖREDRAGNINGSLISTA Kapitel 1. Stämmans öppnande samt val av ordförande för stämman. Kapitel 2. Fastställande av dagordning. Kapitel 3. Val av sekreterare och två justeringsmän som tillika är rösträknare. Kapitel 4. Upprop och fastställande av röstlängd. Medlem som vid stämmans öppnande häftar skuld till föreningen har inte rösträtt. Kapitel 5. Stämmans stadgeenliga utlysande. Kapitel 6. Fråga om stämman är beslutsför. Kapitel 7. Verksamhetsberättelse. Kapitel 8. Revisorernas berättelse. Kapitel 9. Fastställande av resultat- och balansräkning. Kapitel 10. Motioner från medlemmar samt yttranden. Kapitel 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. Kapitel 12. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för år 2017 Kapitel 13. Styrelsens förslag till budget samt medlemsavgift för år Kapitel 14. Styrelsens förslag till målsättning för den långsiktiga verksamheten. Kapitel 15. Förslag och meddelanden från styrelsen Kapitel 16. Val av ledamöter och suppleanter till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt ledamöter till valberedningen. Kapitel 17. Medlemmar med skuld till föreningen (ej rösträtt). Kapitel 18. Övriga frågor - bl.a. prisutdelning till vinnaren i Monte Viñas golf masters. Kapitel 19. Tid och plats för nästa ordinarie föreningsstämma. Kapitel 20. Stämmans avslutande. Bilaga nr 1: fullmaktsformulär

3 Sid 3 Kapitel 7 VERKSAMHETSBERÄTTELSE LEDNING och ADMINISTRATION Styrelsen och övriga funktionärer har varit följande: Ordförande Sekreterare Kassör Vice ordf. Ledamot Per-Johan Diedrichs Elisabeth Wahlström Marica Brandin Rob Potter Claes Rosvall Suppleant Elisabeth Vehmanen " Stig Berglind " Helen Johansson " Lennart Josefsson " Leif Näs Revisor Bo Tjernberg " Jan Lundgren Revisorssuppleant Lars Fridérus " Gerhard Hornich Valberedning Marica Brandin " Rolf Eliasson " Roger Johansson Föreningens administratör är Victor Lõpez. Han biträder styrelsen i dess arbete och är arbetsledare för föreningens vaktmästare/trädgårdsmästare samt tillfälligt anställd personal. Han har även ansvaret för att engagerade entreprenörer genomför sina uppdrag. Föreningen har, sedan Agustins pensionering i augusti 2016, en tillfälligt anställd vaktmästare/trädgårdsmästare, Juan Antonio Vaca Fernandez, med ansvar för skötsel av föreningens gemensamma anläggningar som grönområden, planteringar, poolanläggning etc. Han har en egen arbetsbeskrivning.

4 Sid VERKSAMHET Styrelsen har haft 4 protokollförda sammanträden under verksamhetsåret Under oktober månad anordnades en stor fest på torget i MV men anledning av Agustins pensionering. Festen var mycket uppskattad av såväl de boende i MV som av Agustin med familj och vänner. Styrelsemedlemmarna har under sin närvaro i Monte Viñas tillsammans med administratören medverkat i veckovisa arbetssammanträden, s.k. casitamöten. Trädgårdsmästaren/vaktmästaren har deltagit i flertalet möten och vissa entreprenörer har temporärt inbjudits att medverka, särskilt när offerter diskuterats. Ägarbyten av 7 st fastigheter har anmälts till styrelsen under året, hus nr 13, 64, 67, 76, 78, 82 och 90. Under året har styrelsen i enlighet med gällande planer genomfört ett antal olika projekt. Några redovisas nedan: - En poolpump har reparerats och en har bytts ut mot ny - Nya handledare/räcken har monterats vid trappor med flera platser för att underlätta för alla att ta sig till fots i området. - Nya parkeringsskyltar har satts upp i backen - Utöver ovan nämnda verksamheter har ett flertal åtgärder i form av underhållsreparationer, underhåll av gräsmattor och buskar/träd m.m. gjorts 7.2 EKONOMI Årets resultat visar ett överskott på Årsavgiften för år 2016 har varit KAPITEL 8. REVISIONSBERÄTTELSE Utdelas separat

5 Sid 5 KAPITEL 9. Comunidad Monte Vinas Resultaträkning (belopp i Euro) Budget Budget Föreningens intäkter Medlemsavgifter Räntor bank 4 13 Räntor medlemmar Summa intäkter Föreningens kostnader Administration*) Styrelsen Underhåll Underhåll poolen Vatten o avlopp Electricitet Trädgårdssopor Personalkostnader**) Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda utgifter***) Totala löpande kostnader Investeringar****) Reserv för obetalda avgifter Totala kostnader Resultat *)Arvode Victor och arvode för skattedeklarationer 8.720, kontorskostnader 234 = 8954 **) Avskedspresent till Agustin; 2500, Ersättning till Agustin under året; Ersättning till Juan Antonio under året; = ***)Diverse kostnader, varav lokal för GM 100, Skyltar Parkering 197, Avskedsfest för Agustin 209 = 506 ****)Handledare och räcken vid trappor mm i Monte Vinas

6 Sid 6 Comunidad Monte Vinas Balansräkning (in Euro) Tillgångar Omsättningstillgångar Unicaja cta crrte Unicaja cta No Unicaja cargos Banco Atlántico Kassa Kassa Victor 0 31 Summa bankmedel Kortfristiga fordringar Förfallna medlemsavgifter Not Förfallna räntor Not Euro-avrundning 1 1 Väntande betalning Summa kortfristiga fordringar Fastigheter Fastigheten tomt 101 Not Fastigheten tomt 102 Not Summa fastigheter Summa tillgångar Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Innehållen skatt o sociala avgifter Upplupna kostnader Not Inbetalningar för postboxar Förskottsbetalda medlemsavgifter Summa skulder Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Reserver för Comunidad Monte Vinas Totala skulder och eget kapital Föreningen har ett eget kapital på Av detta kapital är endast likvida medel. Resten består av fordringar på medlemmar om och tomterna med samt euroavrundning 1. Not 1:Casa 2; 1424, Casa 10; 25, Casa 14; 1424, Casa 15; , Casa 31; , Casa 38; 406, Casa 44; , Casa 45; 100, Casa 48: 8.072, Casa 56; 1.781, Casa 60; , Casa 61; 54147, Casa 72; 3797, Casa 94: 4.259, Casa 100; 821 Not 2: Fastigheterna är upptagen till samma belopp som föreningen betalat för dem Not 3: Trädgårdssopor 18, decemberlön Juan Antonio 930, 50% IBI Transformador ; 198

7 Sid 7 KAPITEL 10 Motioner Motion 1 från Anders Stegmark, Rolf Eliason, Karl-Erik Hjalmarsson, Roger Johansson, Åke Carlsson, Diethardt Scholz och Stig Stieberth Informationspolicy Bakgrund: som relativt nybliven ägare till casa 4 har vi själva fått skaffa oss information om vad som gäller i vår urbanisation. Många rykten uppstår om att detta gäller eller att inte detta gäller. För att undvika missförstånd och onödiga konflikter har vi som förslag att en informationspolicy tas fram för vår urbanisation. Syfte: Öka trivsel och gemenskap och undvika spekulationer och rykten samt få en organsiserad/strukturerad form på all information till alla boende i Monte Vinas. Förslag: Informationspolicy tas fram och som kan innehålla följande: Välkomstbrev (bifogar förslag) som alla nya ägare i Monte Vinas erhåller vid ett personligt besök av styrelsemedlem (-ar) Att en informationskanal skapas (t.ex. ny hemsida/facebook) för att löpande informera alla boende i MV om vad som händer i/påverkar boende i MV. Informationen kan vara av övergripande natur och som berör alla boenden i MV. Att Styrelsen utser en/flera informationsansvariga som ska se till att information lämnas till alla i MV genom beslutade informationskanaler. Att även varje husägare i MV har rätt att lägga in information på facebooksidan (som är en sluten grupp) Att inga personliga förhållanden/påhopp accepteras på aktuell sida. Att Behörighetsansvarig, som utses av styrelsen, förbehåller sig rätten att ta bort olämpliga skrivningar på facebook/hemsida. Information som kan lämnas är på hemsida/facebook är t.ex. Vad gäller för inlämnande av skattedeklaration och skatterabatt, golftävlingar, vandringstider och turer, bouletävling, körsångstider, gemensamma resor, samåkningsbehov, informationskanal för styrelsen. Förslag till beslut för Årsstämman Årsstämman beslutar att en Informationspolicy skall tas fram för Monte Vinas boende. Denna kan/skall innehålla följande: Välkomstbrev ska delas ut till alla nya ägare i MV genom ett personligt besök av styrelseledamot (-er) Nuvarande hemsida skall uppdateras och moderniseras Undersöka möjligheterna till att ha ett digitalt Monte Vinas Nytt (= digitalt Nyhetsbrev) Monte Vinas Anders Stegmark Rolf Eliason Karl-Erik Hjalmarsson Casa 4 Casa 83 Casa 71 Roger Johansson Åke Carlsson Diethardt Scholz Stig Stieberth Casa 99 Casa 96 Casa 66 Casa 46

8 Sid 8 Styrelsens yttrande Styrelsen har under våren skickat ut en enkät till föreningens medlemmar. 27 svar har inkommit på enkäten. Enkäten visar på att informationsbehovet varierar mycket mellan olika medlemmar i föreningen men att den information som de flesta efterfrågar är av social karaktär. Styrelsen har redan tidigare skapat en FB-grupp för föreningens medlemmar där av information av social karaktär kan anslås av gruppens medlemmar. Alla medlemmar har idag möjlighet att lägga ut information i den befintliga FB-gruppen Föreningens hemsida skall innehålla så statisk information som möjlighet. Styrelsens informationsansvar torde endast omfatta händelser i området som styrelsen själva kontrollerar. Förslag till beslut Att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att Utse en kommitté bland föreningens medlemmar som ska, utifrån direktiv från styrelsen utreda och tillgodose medlemmarnas behov av information. Att formulera ett välkomstbrev som skall skickas till nya medlemmar Motion2 från Anders Stegmark, Rolf Eliason, Karl-Erik Hjalmarsson, Roger Johansson, Åke Carlsson, Diethardt Scholz och Stig Stieberth Underhållsplan Bakgrund. Föreningen har många utestående fodringar och som på sikt kan innebära ett hot mot föreningens ekonomi och existens. Underhållet av föreningens gemensamma anläggningar är av yttersta vikt och att dessa håller hög nivå både på standard och utseende. Detta är av största betydelse för områdets status och rykte i omvärlden. Vi vill ju alla att Monte Vinas ska vara ett attraktivt område att bo på. För att kunna uppfylla ovanstående har vi som förslag att en Underhållsplan tas fram som innebär att åtgärder beskrivs för varje år och att planen innehåller en flerårig planering. Utgångspunkten måste givetvis vara i förhållande till vad ekonomin tillåter. Fördelen med en sådan plan är också att det blir lättare för alla medlemmar att ha koll på vad som pågår och vilket underhåll som planeras på både kort och lång sikt. Det kan också innebära en större långsiktighet i underhållet. Vi föreslår att Underhållsplanen har ett 3 årigt perspektiv. År 1 vad som skall utföras under innevarande budgetår, år 2 och 3 vad som planeras. Löpande underhåll, såsom målning, klippning av träd och sedvanligt trädgårdsarbete och skötsel av pool ska inte ingå i Underhållsplanen. Förslag till beslut Årsstämman 2017 Styrelse får i uppdrag av stämman att ta fram en Underhållsplan med ett 3 årigt perspektiv. År 1 vad som skall utföras under aktuellt budgetår, år 2 och 3 vad som planeras. Löpande underhåll, såsom målning, klippning av träd och sedvanligt trädgårdsarbete och skötsel av pool ska inte ingå i Underhållsplanen.

9 Sid 9 På Årsstämman redovisas Underhållsplanen med genomförda och planerade åtgärder för aktuella år. Årsstämman fastställer varje år föreslagen Underhållsplan Styrelsen ansvarar för genomförandet av beslutad Underhållsplan. Monte Vinas Anders Stegmark Rolf Eliason Karl-Erik Hjalmarsson Casa 4 Casa 83 Casa 71 Roger Johansson Åke Carlsson Diethardt Scholz Stig Stieberth Casa 99 Casa 96 Casa 66 Casa 46 Styrelsens yttrande Styrelsen ser inte något behov av annan plan än den som årligen meddelas i kallelsen till årsmötet. Förslag till beslut Att årsstämman avslår motion Motion3 Från Egil Glorud It is expressly and unanimously acknowledged by the Community of Owners of Urbanización Pueblo Andaluz Monte Viñas, that the surface area of the plot of land indicated with NUMBER THIRTY SEVEN of this development, owned by EGIL GLORUD, has always been and currently is square meters. Unanimous consent of the Community of Owners of Urbanización Pueblo Andaluz Monte Viñas is given for the granting of the declaration of new building works of a single-family home and a warehouse, existing on the plot of land indicated with NUMBER THIRTY SEVEN of this development, owned by EGIL GLORUD. Styrelsens förtydligande Egil Glorud, ägare till tomt 37 i Monte Viñas, saknar lagfart på fastigheten och behöver få årsstämmans bekräftelse och godkännande på att tomten om 92,71 kvm är bebyggd med ett 1-familjs hus samt en verktygsbod. Förslag till beslut Att årsmötet bifaller motionärens önskan.

10 Sid 10 KAPITEL 12 FÖRSLAG till VERKSAMHETSPLAN år 2017 Styrelsen vill utveckla och förvalta Monte Vinas så att området håller en god standard och att alla skall trivas samt att relationerna till våra spanska grannar är goda. För år 2017 föreslår styrelsen följande: Styrelsen påbörjar arbete med att utreda åtgärder av områdets avloppssystem. Styrelsen fortsätter arbeta för att lösa problemen med de fastighetsägare som häftar i skuld till föreningen. Styrelsen arbetar för att få fram en bra och långsiktig lösning av områdets skötsel Underhåll av planteringar och gräsmattor samt målning av kantstenar, och murar ses över i syfte att höja kvaliteten. Regelbundna möten med Manilva kommun. GM föreslås besluta: Att uppdra till styrelsen att genomföra ovan nämnda verksamhetsplan Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar med motparter som Manilva kommun, olika telefonoperatörer m.fl. Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar och komma fram till avbetalningslösningar med de husägare som häftar i skuld till föreningen.

11 Sid 11 KAPITEL 13 Comunidad Monte Vinas Förslag till budget 2017 Budget Resultat Budget Föreningens intäkter Medlemsavgifter Räntor bank 4 Räntor medlemmar Summa intäkter Föreningens kostnader Administration Styrelsen Underhåll Underhåll poolen Vatten o avlopp Electricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda utgifter Totala löpande kostnader Investeringar Reserv för obetalda avgifter Totala kostnader Resultat Kostnader som bokförs i ovanstående budget visar ett nollresultat. I verkligheten vet vi att medlemmarna ligger efter med sina årsavgifter. Styrelsen har därför i budgeten avsatt en reserv för obetalda medlemsavgifter om Euro. När föreningen väl fått in dessa avgifter kommer medlen att användas för områdets skötsel och underhåll. Fortsätter den låga betalningsmoralen betyder det att vi måste höja vår avgift för att ha disponibla medel till absolut nödvändiga drifts- och underhållskostnader. Styrelsen föreslår GM besluta: Att godkänna den föreslagna budgeten samt Att fastställa medlemsavgiften till /år.

12 KAPITEL 14 Sid 12 FÖRSLAG till MÅLSÄTTNING för den LÅNGSIKTIGA VERKSAMHETEN Föreningen ska genom styrelsen utveckla och underhålla urbanisationen väl samt tillvarata medlemmarnas önskemål och intressen. Styrelsen ska i sina beslut se till hela urbanisationens bästa. Detta är övergripande mål som alltid är styrelsens utgångspunkt Föreningen har vidare som mål att medlemmarna ska kunna känna sig: stolta över att hela Monte Viñas är välskött och vackert nöjda med den tekniska och administrativa skötseln ha rimliga driftkostnader säkra och trygga med avseende på geologiska förutsättningar (rasrisker) väl bemötta av valda funktionärer och anställda väl informerade omgiven av hänsynsfulla och hjälpsamma grannar insatta i den spanska kulturen och samhällsutvecklingen Styrelsen ska: vidta åtgärder som fordras för att ovanstående mål ska kunna uppfyllas fortsätta att utveckla informationen till medlemmarna höja nivån på underhållet av de gemensamma anläggningarna kontinuerligt överse organisation och administration kommittéarbete, sponsring och frivilliga medlemsinsatser knyta kontakter med Manilva kommun Styrelsen föreslår GM besluta: Att föreningsstämman uppdrar till styrelsen att verka i ovanstående anda och inriktning. KAPITEL 15 FÖRSLAG och meddelanden från STYRELSEN KAPITEL 16 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Ordförande: Omval av Per-Johan Diedrich 2 år Ledamot: Omval av Rob Potter 2 år Suppleant: Omval av Helen Johansson Suppleant: Nyval av Gunilla Stegmark 2 år 2 år Revisor: Omval av Bo Tjernberg 2 år Rev.suppl: Nyval av Nils Skantze 2 år

13 Kvarstår till GM2018 Kassör: Marica Brandin Ledamot: Elisabeth Wahlström Ledamot: Claes Rosvall Sid 13 Suppleanter: Revisor: Rev. suppl: Lennart Josefsson Leif Näs Elisabeth Vehmanen Jan Lundgren Lars Fridérus Kapitel 17 MEDLEMMAR MED SKULD TILL FÖRENINGEN Nedanstående medlemmar häftade i skuld till föreningen vid utgången av år 2016: Casa 2; 1424, Casa 10; 25, Casa 14; 1424, Casa 15; , Casa 31; , Casa 38; 406, Casa 44; , Casa 45; 100, Casa 48: 8.072, Casa 56; 1.781, Casa 60; , Casa 61; 54147, Casa 72; 3797, Casa 94: 4.259, Casa 100; 821 För att föreningen på ett juridiskt korrekt sätt skall kunna driva in fordringar från medlemmar behöver föreningsstämman bekräfta de utestående fordringarna samt ge styrelsen mandat att vidta nödvändiga åtgärder för att driva in dem. Ovanstående belopp kommer att uppdateras med räntor och eventuellt övriga kostnader beroende på vid vilken tidpunkt skulderna betalas. Styrelsen föreslår GM besluta: Att bekräfta utestående fordringar avseende gäldenär och belopp Enligt stadgarna skall uraktlåtenhet att betala inom föreskriven tid medföra skyldighet att erlägga 25% årlig ränta på utestående belopp. Styrelsen kan vidtaga domstolsförfarande med ansvarsyrkande mot den betalningsskyldige. KAPITEL 18 ÖVRIGA FRÅGOR

14 Bilaga 1 Fullmaktsformulär (En person äger rätt att genom fullmakt företräda högst tre medlemmar) Undertecknad ägare till hus nr..uppdrar härmed åt eller till den han/hon utser att representera mig på Comunidad de Propietarios de Pueblo Andaluz Monte Viñas föreningsstämma Datum Underskrift