FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2013

Transkript

1 FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2013 Föreningens medlemmar kallas till ordinarie föreningsstämma lördagen (påskafton) den 30 mars 2013 kl Stämman hålls i kommunens möteslokal (samma lokal som 2012) bredvid polisstationen i Manilva. Reservdag, om stämman inte blir beslutsför, är den 1 april samma år. kl Kallelsen till föreningsstämman skickas ut till samtliga medlemmar samt kommer att anslås på föreningens anslagstavla. Huvudspråk vid mötet är svenska, men översättning sker löpande till engelska. Medlem som är förhindrad att delta kan använda bifogat fullmaktsformulär. Varje fastighet i Monte Viñas som fullgjort sina betalningsskyldigheter gentemot föreningen äger en rösträtt på stämman. För att representera en fastighet ska du antingen vara registrerad ägare till fastigheten alternativt lämna en fullmakt från den registrerade ägaren. Observera att om du använder autogiro så måste du ha pengar på kontot den dagen som medlemsavgiften skall dras. Föreningen får varje år onödiga kostnader för de ägarkonton där pengar saknas. För att stämman skall bli beslutsför måste minst 50% av de röstberättigade medlemmarna vara närvarande, personligen eller genom ombud. Det är därför viktigt att lämna fullmakt, till någon du har förtroende för, när du inte själv kan närvara. Bilaga 1 Fullmaktsformulär. Bilaga 2 Kostnader för arbeten i rasområdet.

2 Sid 2 FÖREDRAGNINGSLISTA Kapitel 1. Stämmans öppnande samt val av ordförande för stämman. Kapitel 2. Fastställande av dagordning. Kapitel 3. Val av sekreterare och två justeringsmän för stämman som tillika är rösträknare. Kapitel 4. Upprop och fastställande av röstlängd. Medlem som vid stämmans öppnande häftar skuld till föreningen har inte rösträtt. Kapitel 5. Stämmans stadgeenliga utlysande. Kapitel 6. Fråga om stämman är beslutsför. Kapitel 7. Styrelsens verksamhetsberättelse inkl ekonomisk rapport. Kapitel 8. Revisorernas berättelse. Kapitel 9. Fastställande av resultat- och balansräkning. Kapitel 10. Motioner från medlemmar samt yttranden. Kapitel 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. Kapitel 12. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för år Kapitel 13. Styrelsens förslag till budget samt medlemsavgift för år Kapitel 14. Styrelsens förslag till målsättning för den långsiktiga verksamheten. Kapitel 15. Förslag eller meddelanden från styrelsen. Kapitel 16. Val av ordförande, ledamöter och suppleanter till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt ledamöter till valberedningen. Kapitel 17. Medlemmar som har skuld till föreningen (har ej rösträtt). Kapitel 18. Övriga frågor - bl.a. prisutdelning till vinnaren i Monte Viñas golf masters. Kapitel 19. Tid och plats för nästa ordinarie föreningsstämma. Kapitel 20. Stämmans avslutande.

3 Sid 3 Kapitel 7 VERKSAMHETSBERÄTTELSE :1 LEDNING och ADMINISTRATION Styrelsen och övriga funktionärer har varit följande: Ordförande: Per-Johan Diedrichs Sekreterare: Roger Larsson Kassör: Marica Brandin V. ordförande: Rob Potter Ledamot: Claes Rosvall Suppleant: Sandra Aquilera " Michael Healy " Lennart Josefsson " Jan Müller " Larsjöran Rosén Revisor Leif Näs " Bo Tjernberg Revisorsersättare Lars Fridérus " Gerhard Hornich Valberedning: Marica Brandin, Bertil Ivarsson och Berit Nyström. Föreningens administratör är Victor Lõpez. Han biträder styrelsen i dess arbete och är arbetsledare för föreningens trädgårdsmästare/vaktmästare samt annan tillfälligt anställd personal. Han har även ansvar för att anlita entreprenörer som genomför föreningens uppdrag. Agustin Ferrer Garcia är anställd som föreningens trädgårdsmästare/vaktmästare med ansvar för skötsel av föreningens gemensamma anläggningar som grönområden, planteringar, poolanläggning etc. Agustin har deltagit i flertalet möten och med entreprenörer. Han har egen arbetsbeskrivning. 7.1 VERKSAMHET Styrelsen har haft 4 protokollförda sammanträden under år Styrelsens medlemmar har under sin närvaro i Monte Viñas tillsammans med administratören medverkat i veckovisa arbetsmöten, de s. k. Casita mötena.

4 Ingen fastighet har bytt ägare under året. Sid 4 Under året har styrelsen i enlighet med gällande planer genomfört ett antal olika projekt. Några redovisas nedan: - Reparerat gångvägar och målat kantlinjer i området. - Området har målats om och den gemensamma utrymmen har rustats upp. - Arbetat för återställande av områdets gemensamma områden och infrastruktur som skadats efter skyfallen och rasen. - Justerat ritningar för gemensam återuppbyggnad av området. - Haft ett flertal möten med våra arkitekter och tekniker, advokat och entreprenörer. - Ett flertal möten med Manilva kommun har ägt rum. - Utöver ovannämnda verksamheter har åtgärder i form av underhållsreparationer, underhåll av gräsmattor och buskar/träd, målning m.m. gjorts. - Medlemmarna har fått 8 kommunikationsmeddelande mm från styrelsen. De skadedrabbade har dessutom fortlöpande fått ytterligare information. Arbetet med att färdigställa föreningen del av rasområdet blev inte färdigt till den 31 december 2012 som föreskrevs i kontraktet med entreprenören. Arbetet fortgår och beräknas vara klart under mars månad EKONOMI Årets resultat visar ett bokföringsmässigt överskott på Euro. Detta överskott är dock i praktiken ett finansiellt underskott då många medlemmar inte betalar sina medlemsavgifter, vilket leder till att fonderade medel får tas i anspråk för att täcka de löpande kostnaderna. Detta förfarande är ohållbart i längden och det är bara en tidsfråga innan de fonderade medlen tar slut. Under året har föreningens fordran på medlemmar ökat med Euro och våra likvida medel har minskat till Euro. Årsavgiften för år 2012 har varit Euro. KAPITEL 8. REVISIONSBERÄTTELSE Redovisas separat på GM.

5 KAPITEL 9. Sid 5 Resultaträkning (belopp i Euro) Budget Föreningens intäkter Medlemsavgifter Räntor bank Räntor medlemmar Övriga intäkter 0 0 Summa intäkter Föreningens kostnader Administration*) Styrelsen**) Underhåll o reparationer Underhåll poolen Vatten och avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda kostnader***) Reserv enligt spansk lag Summa driftskostnader Investeringar Totala kostnader Resultat *)Arvode Victor och arvode för skattedeklarationer 8.318, kontorskostnader 430 **)Innefattar extra resa för två styrelsemedlemmar p g a av extra årsmöte ***) Diverse kostnader 2.722, varav lokal för GM; 100, topograf för att fastställa tomtgräns hus 96; 765, advokatkostnader för indrivning skulder; 986,Internet; 718, nota simple; 3 och hemsidan; 150.

6 Balansräkning (Belopp i Euro) Sid Tillgångar Omsättningstillgångar Unicaja cta crrte Unicaja cargos 14 0 Banco Atlántico Banco Atlántico dep./unicaja dep Kassa Kassa Victor Tillgång på Consorcio bankkonto Summa bankmedel Kortfristiga fordringar Förfallna medlemsavgifter Not Förfallna räntor Not Euroavrundning. 2 0 Summa kortfristiga fordringar Fastigheter Fastigheten tomt 101 Not Fastigheten tomt 102 Not Summa fastigheter Summa tillgångar Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Innehållen skatt o sociala avgifter 19 0 Upplupna kostnader Not Inbetalningar för postboxar Förskotterade medlemsavgifter Fordran Consorcio Euroavrundning 0 1 Summa kortfristiga skulder Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Reservfond Reservfond enligt spansk lag Summa skulder och eget kapital Föreningen har ett eget kapital på Euro. Av detta kapital är endast Euro likvida medel. Resten består av fordringar på medlemmar om Euro och i tomterna med Euro. Not 1: Casa 4; 5.932, Casa 5; 4.667, Casa 10; 8.148, Casa 14: 1.530, Casa 15; 3.786, Casa 31; 1.496, Casa 35; 5.206, Casa 38; 208, Casa 44; , Casa 56; 2.275, Casa 60; 9.516, Casa 61; , Casa 66; 657, Casa 72; 1.266, Casa 89; 1.429, Casa 90; 1.699, Casa 95; 124 Not 2: Fastigheterna är upptagna till samma belopp som föreningen betalat för dessa Not 3: Trädgårdssopor

7 Kostnaderna för arbetsinsatser i rasområdet framgår av bilaga 2 KAPITEL 10 Sid 7 Motioner Inga motioner har avgivits. KAPITEL 12 FÖRSLAG till VERKSAMHETSPLAN år 2013 Styrelsen vill utveckla och förvalta Monte Vinas så att området håller en god standard och att alla skall trivas samt att relationerna till våra spanska grannar är goda. För år 2013 föreslår styrelsen följande: - Fortsatt återställande av de gemensamma områden som skadats efter rasen och skyfallen. - Gångvägar byggs om/repareras och trasiga El-kablar, VA-ledningar och brunnslock byts ut vid behov - Armaturer byts ut vid behov. - Underhåll av planteringar och gräsmattor samt målning av kantstenar, trappnosar och murar skall ses över i syfte att höja kvaliteten. - Arbetet med att finna en godtagbar lösning på hanteringen av trädgårdsavfall ska fortsätta. - Vakt- och trädgårdsmästarens Agustins arbete är föremål för löpande översyn. - Regelbundna möten med Manilva kommun. GM föreslås besluta: Att uppdra till styrelsen att genomföra ovan nämnda verksamhetsplan Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar med motparter som Manilva kommun, olika myndigheter, företag m.fl.

8 KAPITEL 13 Sid 8 Förslag till budget 2013 Budget 2013 Budget 2012 Föreningens intäkter Euro Medlemsavgifter Räntor Summa intäkter Föreningens kostnader Administration Styrelsen Underhåll o reparationer Underhåll poolen Vatten och avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Räntor o kostnader bank Oförutsedda kostnader Reserv enligt spansk lag Summa driftskostnader Investeringar 0 0 Summa kostnader Årets resultat 0 0 Kostnader som bokföres enligt lag i ovanstående budget visar ett nollresultat. I verkligheten vet vi att medlemmarna ligger efter med sina årsavgifter. Låt oss ta exemplet att tio husägare ej betalar. Då minskar vår likviditet (disponibla medel) med Euro. Det betyder att vi inom överskådlig tid måste höja våra avgifter för att ha disponibla medel till driftoch underhållskostnader. Styrelsen föreslår GM besluta: att godkänna den föreslagna budgeten samt att fastställa medlemsavgiften till Euro/år. 550 Euro betalas senast den 1 juli att avgiften för 1:a halvåret 2014 föreslås vara 600 Euro.

9 KAPITEL 14 Sid 9 FÖRSLAG till MÅLSÄTTNING för den LÅNGSIKTIGA VERKSAMHETEN Föreningen ska genom styrelsen utveckla och underhålla föreningen väl samt tillvarata medlemmarnas önskemål och intressen. Styrelsen ska i sina beslut se till hela föreningens bästa. Detta är övergripande mål som alltid ska vara styrelsens utgångspunkt. Föreningen har vidare som mål att medlemmarna ska kunna känna sig: - stolta över att hela Monte Viñas är välskött och vackert - nöjda med den tekniska och administrativa skötseln - ha rimliga driftkostnader - säkra och trygga med avseende på geologiska förutsättningar - väl bemötta av valda funktionärer och anställda - väl informerade - omgiven av hänsynsfulla och hjälpsamma grannar - insatta i den spanska kulturen och samhällsutvecklingen Styrelsen ska: - vidta åtgärder som fordras för att ovanstående mål ska kunna uppfyllas - fortsätta att utveckla informationen till medlemmarna - höja nivån på underhållet av de gemensamma anläggningarna - kontinuerligt överse organisation och administration - stödja kommittéarbete, sponsring och frivilliga medlemsinsatser - knyta kontakter med Manilva kommun Styrelsen föreslår GM besluta: Att föreningsstämman uppdrar till styrelsen att verka i ovanstående anda och inriktning.

10 KAPITEL 15 Sid 10 FÖRSLAG och meddelanden från STYRELSEN Styrelsen avser att låta GM ta upp frågan om begränsning av husdjur och låsning av poolområdet. KAPITEL 16 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Ordförande: Ledamot: Suppleant: Suppleant: Revisor: Rev. suppl.: Omval av Per-Johan Diedrichs 2 år Omval av Rob Potter 2 år Omval av Michael Healy 2 år Omval av Larsjöran Rosén 2 år Omval av Bo Tjernberg 2 år Omval av Gerhard Hornich 2 år Kvarstår till GM 2014 (1 år) gör följande: Kassör: Ledamot: Ledamot: Suppleant: Suppleant: Suppleant: Revisor: Rev.suppl: Marica Brandin Roger Larsson Claes Rosvall Sandra Aquilera Lennart Josefsson Jan Müller Leif Näs Lars Fridérus

11 KAPITEL 17 Sid 11 Medlemmar med skuld till föreningen. Nedanstående medlemmar häftade i skuld till föreningen vid utgången av år 2012: Casa 4; 5.932, Casa 5; 4.667, Casa 10; 8.148, Casa 14: 1.530, Casa 15; 3.786, Casa 31; 1.496, Casa 35; 5.206, Casa 38; 208, Casa 44; , Casa 56; 2.275, Casa 60; 9.516, Casa 61; , Casa 66; 657, Casa 72; 1.266, Casa 89; 1.429, Casa 90; , Casa 95; 124 Juridisk process pågår eller har under verksamhetsåret inletts mot ägarna av husen 4, 5, 10, 15, 35, 44, 60 och 61. Processen med hus 77 har avslutats under året. Närmare information kommer att lämnas på GM. För att föreningen på ett juridiskt korrekt sätt skall kunna driva in fordringar från medlemmar behöver föreningsstämman bekräfta de utestående fordringarna samt ge styrelsen mandat att vidta nödvändiga åtgärder för att driva in dem. Ovanstående belopp kommer att uppdateras med räntor och eventuellt övriga kostnader beroende på vid vilken tidpunkt skulderna betalas. Styrelsen föreslår GM besluta: Att bekräfta utestående fordringar avseende gäldenär och belopp Enligt stadgarna skall uraktlåtenhet att betala inom föreskriven tid medföra skyldighet att erlägga 25% årlig ränta på utestående belopp. Styrelsen kan vidtaga domstolsförfarande med ansvarsyrkande mot den betalningsskyldige. KAPITEL 18 Övriga frågor

12 Bilaga 1 Fullmaktsformulär En person äger rätt att genom fullmakt företräda högst tre medlemmar. Undertecknad ägare till hus nr..uppdrar härmed åt eller till den han/hon utser att representera mig på Comunidad de Propietarios de Pueblo Andaluz Monte Viñas föreningsstämma Fullmakten överlåtes till. Datum Underskrift