FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2004

Transkript

1 FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2004 Föreningens medlemmar kallas till ordinarie föreningsstämma måndagen (annandag påsk) den 12 april 2004 kl Stämman hålls i Manilva kommunhus. Reservdag, om stämman inte blir beslutsför, är den 14 april d.å., samma tid. Huvudspråk vid mötet är svenska, men översättning sker löpande till engelska. Medlem som är förhindrad att delta kan använda bifogat fullmaktsformulär (bilaga 2). Kallelsen till föreningsstämman skickas ut till samtliga medlemmar samt kommer att anslås på föreningens anslagstavla. FÖREDRAGNINGSLISTA Kapitel 1. Stämman öppnas. Val av ordförande för stämman. Kapitel 2. Fastställande av dagordning. Kapitel 3. Val av sekreterare och två justeringsmän som tillika är rösträknare. Kapitel 4. Upprop och fastställande av röstlängd. Medlem som vid stämmans öppnande häftar skuld till föreningen har inte rösträtt. Kapitel 5. Stämmans stadgeenliga utlysande. Kapitel 6. Fråga om stämman är beslutsför. Kapitel 7. Verksamhetsberättelse. Kapitel 8. Revisorernas berättelse. Kapitel 9. Fasställande av resultat- och balansräkning. Kapitel 10. Motioner från medlemmar samt yttranden. Kapitel 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. Kapitel 12. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för år Kapitel 13. Styrelsens förslag till budget samt medlemsavgift för år Kapitel 14. Styrelsens förslag till målsättning för den långsiktiga verksamheten. Kapitel 15. Förslag och meddelanden från styrelsen. Kapitel 16. Val av kassör, ledamot och suppleanter till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt ledamöter till valberedningen. Kapitel 17. Medlemmar med skuld till föreningen (ej rösträtt). Kapitel 18. Övriga frågor - bl.a. prisutdelning till vinnaren i Monte Viñas golf masters. Kapitel 19. Tid och plats för nästa ordinarie föreningsstämma ( i Manilva kommunhus). Kapitel 20. Stämmans avslutande. Bilagor: Nr Motion 1 Kalkyl uppvärmning poolen... 2 Fullmaktsformulär. 3 1

2 Kapitel 7 VERKSAMHETSBERÄTTELSE LEDNING och ADMINISTRATION Styrelsen och övriga funktionärer har varit följande: Ordförande Per-Johan Diedrichs V.ordförande Hans Lundström Kassör Marica Brandin Sekreterare Claes Rosvall Ledamot Desmond Chalker Suppleant Stig Stieberth " Elisabeth Wahlström " Jan Müller " Stanley-John Cutts " Lennart Josefsson Revisor Jan Eriksson " Leif Näs Revisorssuppleant Lennart Lehrmark " Gerhard Hornich Valberedning Per-Johan Diedrichs " Roger Larsson " Rob Potter Föreningens administratör är Victor Lõpez. Han biträder styrelsen i dess arbete och är arbetsledare för föreningens vaktmästare/trädgårdsmästare samt tillfälligt anställd personal. Han har även ansvaret för att engagerade entreprenörer genomför sina uppdrag. Agustin Ferrer Garcia är anställd som föreningens vaktmästare/trädgårdsmästare med ansvar för skötsel av föreningens gemensamma anläggningar som grönområden, planteringar, poolanläggning etc. Han har en egen arbetsbeskrivning. Under sommarmånaderna har föreningen haft en badvakt anställd. 2

3 7.1 VERKSAMHET Styrelsen har haft 1 protokollfört sammanträde. Informationsbladet Monte Viñasnytt har sänts ut 1 gång. Styrelsemedlemmarna har under sin närvaro i Monte Viñas tillsammans med administratören medverkat i veckovisa arbetssammanträden, s.k. casitamöten. Agustin har deltagit i flertal möten och vissa entreprenörer har temporärt inbjudits att medverka, särkilt när offerter diskuterats. Ägarbyten av 5 fastigheter har anmälts till styrelsen under året. För att uppfylla målsättningen att hela Monte Viñas ska hållas vackert har styrelsen påtalat för några husägare att vissa åtgärder behöver vidtas från deras sida. Det har gällt synliga fasadens kondition vad avser målning eller att trädgården är i så dålig kondition att den bl. a. förfular området. Styrelsens åtgärd ska ses mot bakgrunden av att alla ska trivas att bo i Monte Viñas. Olika arbeten har genomförts under det gångna året. Några redovisas nedan; - En geologisk undersökning har påbörjats och en preliminär slutrapport är planerad till mars Taket har höjts till maskinrummet vid poolen i enlighet med kommunens åläggande. - Poolen har vid poolstegarna åtgärdats i syfte att bättre anpassas till pooltäcket. - Öppningen mellan gångvägen och hus nr 18 har lagts igen. - Vatten/avloppslåset vid "rashörnet" monterat med positivt resultat. - Ledstång satts upp i "parkeringsbacken" för att förhindra halktillbud. - Ljusrelä uppsatt i syfte att automatiskt tända och släcka ytterbelysningen i urbanisationen - Förhandlingarna med ägaren till hus nr 101 (Snöbohm) som ombesörjes av föreningens advokat har fortgått under året och fortgår alltjämt. - Den nedre yttre gränsen har, på grund av oenighet, diskuterats mellan en av husägarna i Monte Viñas och och en extern granne vilket bl a resulterat i att de yttre gränserna inte kunnat fastställas. 3

4 - Viss belysning har bytts och kompletterats i urbanisationen. - Styrelsens hemsida har vidareutvecklats. En engelsk version är under framtagning och beräknas kunna vara i drift under våren En översyn har gjorts av Augustins arbete vilket bla resulterat i att urbanisationen blockindelats. Vidare har diskuterats om vissa målningsarbeten skall läggas ut på entreprenad. - Utöver ovannämnda verksamheter har ett flertal åtgärder i form av underhållsreparationer, underhåll av gräsmattor och buskar/träd m.m. gjorts. - Under hösten har vidare offerter inhämtats för vissa arbeten/inköp som kommer att utföras/levereras under våren De arbeten som kommer att utföras under våren är: Utbyggnad av den automatiska bevattningen. Ramp utmed hus 38 och 40. Uppsättning av Casares sten mm vid toppgrinden. Upprustning av Röda Torget. Nya plattor vid entrén till poolen. Desssutom kommer nytt pooltäcke att levereras under våren En representant från styrelsen har tillsammans med vår administratör träffat borgmästaren i Manilva då bl a frågor som trafiksituation, parkeringsplatser, jordläggning av högspänningskabeln samt bebyggelse runt Monte Viñas diskuterats. Nya uppföljningsmöten är planerade. 7.2 EKONOMI Vår kassör har fortsatt att utveckla nya administrativa rutiner tillsammans med vår administratör. Detta arbete är tänkt att fortsätta i syfte att eliminera dubbelarbete och därmed kunna hålla nere föreningens administrativa kostnader. Revisorerna har under året fått fortlöpande information om verksamheten och ekonomins utveckling. Årets resultat visar ett underskott på 714. Årsavgiften för år 2003 har varit

5 KAPITEL 8. REVISIONSBERÄTTELSE Utdelas separat KAPITEL 9. COMMUNIDAD DE PROPIETARIOS PUEBLO ANDALUS MONTE VIÑAS Bokslut år 2003 Resultaträkning. Belopp i Euro Föreningens intäkter Budget Medlemsavgifter Räntor medlemmar 524 Räntor bank Övriga intäkter 100 Summa intäkter Driftskostnader Administration Styrelsen Underhåll reparationer Trädgårdskommittén Underhåll poolen Vatten o avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt Statlig skatt Räntor o kostnader bank Summa driftskostnader Investeringar Förbättringar området Trädgårdskommittén Förbättringar poolen Projektering o geologisk undersökning Summa investeringskostnader Årets kostnader Årets resultat

6 COMMUNIDAD DE PROPIETARIOS PUEBLO ANDALUS MONTE VIÑAS Balansräkning Belopp i Tillgångar Omsättningstillgångar Unicaja cta crrte Unicaja, cargos Banco Atlántico Banco Atlántico Deposito Kassa Summa bankmedel Kortfristiga fordringar Fordran sanering hus 101 (exkl förseningsräntor enligt lag) Förfallna medlemsavgifter (not 1) Förfallna räntor (not 1) Summa kortfristiga fordringar Fastigheter Fastigheten tomt 102 (not 2) Summa tillgångar Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Inneh. Skatt o soc. avgifter Upplupna kostnader (not 3) Inbet. för postboxar Förskott medlemsavgifter Kassa Victor Lopez 680 Summa kortfristiga skulder Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Reservfond Summa skulder och eget kapital not 1. Hus 5: 714, Hus 9: 102, Hus 27: 15, Hus 43: 12, Hus 84: 939, Hus 101: not 2. Fastigheten är upptagen till samma belopp som föreningen betalt. Diff mot 2002 avser kompletterande skatter och avgifter för övertagandet. not 3. Vatten och avlopp 2 545, elektricitet 2 000, Decoytec 279, underhåll området 3 800, förbättringar området 3 600, automatisk bevattning 2 000, geologisk undersökning

7 KAPITEL 10 Motioner En motion inkommit från husägare nr 6, Rob Potter. Angående engelska som huvudspråk vid GM Motionären föreslår att GM skall hållas på engelska då nästan 40% av husägarna är icke-svenskar och då stora flertalet förstår/talar engelska. Vår administratör Victor talar heller inte svenska. Vinsten med att hålla mötena på engelska skulle vara att inte behöva översätta varenda kommentar och därmed slippa ha två möten i ett möte. Skulle någon inte förstå vad som är sagt skulle kommentarerna översättas till svenska. Detta skulle också undvika att missförstånd uppstår vilket verkar ha hänt då översättaren inte på ett korrekt sätt översatt vad talaren sagt. Styrelsens yttrande: Då alltjämt ca 65 % av urbanisationens medlemmar är skandinaver och där de svenska medlemmarna är i klar majoritet skulle en övergång till det engelska språket på GM försvåra kommunikationen. Alla skandinaver har inte så goda kunskaper i det engelska språket att de skulle kunna följa ett årsmöte och eventuellt ställa frågor och föra en konversation. Att det för närvarande tar lång tid att översätta allt till engelska under mötet är i och för sig en nackdel men skulle omvänt taga minst lika lång tid att översätta till svenska och skall vägas mot att alla kan deltaga på ett årsmöte och därmed ur ett demokratiskt perspektiv kan fler röster göra sig hörda. Vidare ser styrelsen det som viktigt att om det svenska språket används skapas en större rekryteringsbas för eventuellt deltagande i styrelsearbetet. Styrelsen kommer att tillförsäkra sig om att förtydliganden görs så att eventuella oklarheter elimineras då en översättning sker till det engelska språket. Styrelsen avslår motionen enligt ovanstående skäl. KAPITEL 12 FÖRSLAG till VERKSAMHETSPLAN år 2004 Styrelsen vill förvalta och utveckla Monte Vinas så att alla skall trivas samt att relationerna till våra spanska grannar är goda. För år 2004 föreslår styrelsen följande: 0mrådets el-ledningar har ytterligare granskats varvid konstaterats att kostnaden för en nydragning, oavsett jord- eller luftledningar, samt ett överlämnande till Sevillana skulle innebära en kostnad som vida överstiger den summa vi idag betalar för reparation och underhåll. Enligt inkommen offert skulle en jordläggning av de elektriska kablarna kosta totalt Om luftledningar skulle dras uppgår kostnaden till Under de senaste åren har kostnaderna för reparation och underhåll av elledningarna uppgått till år ,75 år ,00 år ,00 år ,95 7

8 Mot ovanstående bakgrund föreslår styrelsen således att inga åtgärder behöver vidtagas för tillfället vad gäller dragning av nya elkablar. diskussion om jordläggning av telefonkabeln alternativt trådlös överföring initieras med olika operatörer. eventuella förslag till omfattande åtgärder, beroende på resultatet av den geologiska undersökningen, får presenteras på ett kommande GM-möte. uppvärmningsanordningen till poolen har tjänat ut och går inte att reparera. Ett nytt aggregat köps in i syfte att förlänga badsäsongen och därmed bibehålla urbanisationens attraktionskraft. Styrelsen föreslår uppvärmning med värmeväxlare då det är ett billigare alternativ samt att det inte innebär något ingrepp på befintlig bebyggelse. (Bilaga.1) upprustning av pool-områ det påbörjas. upprustning av "rashörnet" genomförs gångvägar byggs om/repareras och trasiga VA-ledningar byts ut vid behov underhåll av planteringar och gräsmattor samt målning av kantstenar, trappnosar och murar ses över i syfte att höja kvaliteten arbetet med att finna en godtagbar lösning på hanteringen av trädgå rdsavfall skall fortsätta vakt- och trädgårdsmästarens Agustins arbete är föremål för löpande översyn. följande frågor kommer att vid regelbundna möten diskuteras med kommunen: trafiksituationen runt Monte Viñas underhållet på vägarna runt vårt område. bebyggelse runt urbanisationen. ytterliggare P-platser. arbetet med att fastställa de yttre gränserna skall fortsätta handikappramperna kommer att utökas så att rullstolsbundna personer ska kunna ta sig fram. ett samarbete för erfarenhetsutbyte med andra urbanisationer i Manilva skall utvecklas. GM föreslås besluta: Att uppdra till styrelsen att genomföra ovannämnda verksamhetsplan Att ta ut en extra avgift om 200 för varje husägare för installation av uppvärmningsanordning till poolen för år 2004 Att för GM redovisa åtgärder samt finansiering vid omfattande arbete för att stabilisera området i det fall den geologiska undersökningen så kräver Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar med motparter som Manilva kommun, olika telefonoperatörer m.fl. 8

9 KAPITEL 13 Budgetförslag 2004 INTÄKTER BUDGET Medlemsavgifter Extra utdebitering Räntor bank 500 Summa intäkter DRIFTSKOSTNADER Administration Styrelsen Underhåll reparationer Trädgårdskommitén Underhåll poolen Vatten o avlopp Elektricitet Trädgårdssopor Personalkostnader Sociala avgifter Försäkringskostnader Fastighetsskatt 350 Räntor o kostnader bank 300 Oförutsedda utgifter Summa driftskostnader INVESTERINGAR Förbättringar området Trädgårdskommittén Förbättringar poolen Utsättning yttre gränser Uppvärmning poolen Summa investeringar Årets kostnader Årets resultat Styrelsen föreslår GM besluta: Att godkänna den föreslagna budgeten samt Att fastställa medlemsavgiften till 964 /å r. 9

10 KAPITEL 14 FÖRSLAG till MÅLSÄTTNING för den LÅNGSIKTIGA VERKSAMHETEN Föreningen ska genom styrelsen tillvarata medlemmarnas intressen samt utveckla och vårda urbanisationen. Styrelsen ska i sina beslut se till hela urbanisationens bästa. Fastigheter och gemensamma anläggningar ska ha högsta möjliga värde ur såväl kulturell som ekonomisk synpunkt. Detta är övergripande mål som alltid är styrelsens utgångspunkt Föreningen har vidare som mål att medlemmarna ska kunna känna sig:..stolta över att hela Monte Viñas är välskött och vackert..nöjda med den tekniska och administrativa skötseln..ha rimliga driftkostnader..säkra och trygga med avseende på geologiska förutsättningar (rasrisker)..väl bemötta av valda funktionärer och anställda..väl informerade..omgiven av hänsynsfulla och hjälpsamma grannar..väl insatt i den spanska kulturen Styrelsen ska: - vidtaga åtgärder som fordras för att ovanstående mål skall kunna uppfyllas - fortsätta att utveckla informationen till medlemmarna - höja nivån på underhållet av de gemensamma anläggningarna - kontinuerligt ha kontroll över organisation och administration - stödja kommittéarbete, sponsring och frivilliga medlemsinsatser - knyta kontakter med Manilva kommun och andra serviceinrättningar Föreningsstämman uppdrar till styrelsen att verka i ovanstående anda och inriktning. KAPITEL FÖRSLAG och meddelanden från STYRELSEN 1.2 Styrelsen har i uppdrag från tidigare GM att föreslå nya stadgar med anledning av den nya urbanisationslagen. Styrelsen är klar över sitt uppdrag, men behöver ytterligare tid för bearbetning. 10

11 1.3 Arbetsutskottet har föreningsstämmans mandat att skyndsamt slutföra förhandlingarna med ägaren till fastigheten 101 på ett sätt som tillvaratar föreningens ekonomiska intressen. Snöbohms skuld per uppgår till 4.910, bestående av ej erlagd medlemsavgift för 2:a halvåret 2003 jämte ränta härför samt för saneringskostnaderna. Till detta kommer förseningsräntor enligt spansk lag. Det innebär att Snöbohm inte har rösträtt på GM Styrelsen har med ägaren till det gula huset diskuterat ommålning. 1.5 Styrelsen har under året konstaterat att ett stort antal byggnationer/renoveringar av hus liksom tomter ägt rum. Detta ser styrelsen som något positivt att urbanisationen utvecklas och underhålles. Tyvärr kan styrelsen också notera i detta sammanhang att de regler som finns för byggnation långt ifrån efterlevs. Regler som finns angivna i våra stadgar och ordningsföreskrifter är till för att bl.a utveckla urbanisationen och skapa goda relationer med grannar och andra boende i vår urbanisation. Enligt våra föreskrifter får endast tillbyggnader eller väsentliga ändringar göras efter föreningens godkännande (stadgarna 26). Fastigheterna omfattar såväl byggnader samt tomt- och trädgårdsanläggningar. GM har bestämt att gången för att inhämta föreningens tillstånd för tillbyggnad skall vara enligt följande: 1. Fullständiga ritningar delges berörda grannar. 2. Grannarnas skriftliga yttrande skall inhämtas. 3. Ansökan om att få utföra tillbyggnader/ändringar insändes till styrelsen. Ritningarna och grannarnas yttrande bifogas. 4. Om samtliga berörda grannar godtagit tillbyggnad/ändringar kan styrelsen enligt GM:s fullmakt lämna föreningens tillstånd. I annat fall hänskjutes ärendet av styrelsen till GM. 5. Då föreningens tillstånd erhållits skall husägaren ansöka om byggnadslov hos kommunstyrelsen och därvid styrka att tillstånd har erhållits av föreningens styrelse. 6. Då byggnationen är klar skall detta anmälas till styrelsen. Berörda grannar i detta sammanhang är de som från huset/trädgården kan se tillbyggnaden/ändringen i fråga och vars utsikt, ljusförhållanden eller solmöjligheter kan påverkas. För mindre tillbyggnader /ändringar erfordras inget tillstånd. Vid tveksamhet - kontakta styrelsen. Ovan nämnda regler är alltså till för allas vår trevnad. Att efterleva dem är att visa respekt. 11

12 KAPITEL 16 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG I tur att avgå : Kvarstår till 2005 Ledamot Claes Rosvall Ordf. Per-Johan Diedrichs Kassör Marica Brandin Ledamot Desmond Chalker Ledamot Hans Lundström Suppleant Elisabeth Wahlström Suppleant Jan Müller Suppleant Stig Stieberth Suppleant Lennart Josefsson Suppleant Stanley-John Cutts Revisor Leif Näs Revisor Jan Eriksson Rev.suppl. Lennart Lehrmark Rev.suppl. Gerhard Hornich Efter kontakter och överväganden har valberedningen kommit fram till följande förslag till årets val: Ledamot Claes Rosvall Omval Kassör Marica Brandin Omval Ledamot Hans Lundström Omval Suppleant Jan Müller Omval Suppleant Lennart Josefsson Omval Revisor Leif Näs Omval Rev.suppl. Lars Friderus Nyval.KAPITEL 17 MEDLEMMAR MED SKULD TILL FÖRENINGEN Nedanstående medlemmar häftade i skuld till föreningen vid utgången av år 2003: Hus Hus Hus Hus Hus Hus För att föreningen på ett juridiskt korrekt sätt skall kunna driva in fordringar från medlemmar behöver föreningsstämman bekräfta de utestående fordringarna samt ge styrelsen mandat att vidta nödvändiga åtgärder för att driva in dom. Ovanstående belopp kommer att uppdateras med räntor och eventuellt övriga kostnader beroende på vid vilken tidpunkt skulderna betalas. Styrelsen föreslår GM besluta: Att bekräfta utestående fodringar avseende gäldenär och belopp 12

13 KAPITEL 18 ÖVRIGA FRÅGOR 13

14 Bilaga 1 Proposal to the Board for the AGM Now that Monte Vinas is becoming more International (i.e. over 30% of house owners are now non-swedish nationals) I wish to propose that the AGM (Annual General Meeting) is held in English. We should bear in mind that the vast majority of Swedish either speak or understand spoken English, as do the other non-swedish house owners. We should also bear in mind that our administrator, Victor, does not speak Swedish and this will surely make his job easier to carry out. The benefits of holding the meeting in English would considerably reduce the time taken over the meeting by not having every comment translated for the benefit of others, which means we virtually have two meetings in one. Should anyone not understand what has been said, I would suggest that the comment is then translated to Swedish as necessary. I also feel that this would alleviate any misunderstandings of the translation, as appears to have happened at past meetings when the translator has not correctly translated what the speaker said. I trust that the above proposal will be accepted for the benefit of all concerned. Proposed by Rob Potter House No.6 14

15 Bilaga 2 A. Inköpskostnad "elektrisk" värmeväxlare inkl installation Driftskostnad 12 /dag B. Inköpskostnad "sol panel" inkl installation Driftkostnad 0 /dag Solpanelen kostar mer i inköp. Med en driftkostnad på 12 /dag innebär detta att vi för samma pris som solpanelinstallationen kan "köra" värmeväxlaren 679 dagar. Detta innebär att vi kan "köra" värmeväxlaren 120 dagar/år (4 månader) under drygt 5,5 år till samma kostnad som installation av en solpanel skulle kosta. Styrelsen förordar mot nämnda bakgrund samt att då inga ingrepp/byggnationer behöver göras vid installation på hus eller mark inköp av elektriska värmeväxlare 15

16 Bilaga 3 Fullmaktsformulär (En person äger rätt att genom fullmakt företräda högst tre medlemmar) Undertecknad ägare till hus nr..uppdrar härmed åt eller till den han/hon utser att representera mig på Comunidad de Propietarios de Pueblo Andaluz Monte Viñas föreningsstämma Datum Underskrift 16