KOMMED. Användarhandledning. Revision 2

Transkript

1 KOMMED Revision 2 Användarhandledning KomMed är en 24-timmars webbtjänst för professionell insamlingsverksamhet, administrativ medlemshantering samt bokningar av olika slag. KomMed underlättar en samverkan mellan organisationens öppna webbplats och den bakomliggande databasen med givare, medlemmar och intressenter.

2 KOMMED ANVÄNDARHANDLEDNING 1 INLEDNING Denna användarhandledning är avsedd att användas av användare i medlems och betalsystemet tillhandahållet av Kommed AB. I denna manual kommer detta benämnas som systemet. Ett register med hänvisningar till olika delar av systemet hjälper dig att enkelt hitta de avsnitt du söker. Denna manual följer menysystemets hierarki, och man kan enkelt följa olika steg som är sammankopplade till menyer och undermenyer. 2 SUPPORT Kommed erbjuder support till alla kunder som använder systemet. Har du några frågor eller hittar fel när du jobbar i systemet är du välkommen att kontakta oss, antingen via telefon eller via vår Support- Web. 3 KOMPATIBLITET Systemet kräver ingen installation eller serverhårdvara från användaren. Systemet används helt uteslutande via en internetförbindelse och någon av nedanstående webbläsare, därför fungerar systemet på en rad olika plattformar. Alla större webbläsare stöds av systemet, några exempel på sådana visas nedan. Internet Explorer 6.0 eller nyare Mozilla Firefox Safari Google Chrome Sida 1

3 4 Innehåll 1 INLEDNING SUPPORT KOMPATIBLITET SUPPORTSYSTEMET Support via Telefon Support online SupportSuite välkomstskärm Skicka ett nytt supportärende Skärmdump Hantera ett redan inskickat ärende Kunskapsbank Felsökningshjälp Nyheter Nerladdningar av supportdokument Support via mail Bifogade filer vid mailsupport INLOGGNING FÖR ER ORGANISATION Adress (url) Användarnamn och lösenord VÄLKOMSTSKÄRMEN NAVIGERING PERSON/FÖRETAG Sök Fliksystemet Personfliken Medlemsfliken Insamlingsfliken Prenumerationsfliken Grupper Utföra en sökning Spara sökningar och flerstegs sökningar Sammanfattning av sökfunktionen Lathund för sökning Funktionsmenyn Sammanfoga dubbletter Dubblettmatchning Ändra inställningar för en grupp "Action gubben" Sparade sökningar Lägga till framsökta namn till en kampanj Ta bort framsökta namn från en kampanj Lägg till/dra ifrån framsökta namn till grupp Sida 2

4 Skapa ett mail-utskick för framsökta personer/företag Skicka SMS till framsökta adresser Givartrappa för sökresultat Länsstatistik Åldersstatistik Exportera adresser till Excel Exportera valfri data till Excel Valfri export Anpassad export och visning Exportera till Pacsoft Pacsoftexport Utskriftsmenyn Registrera ny person/företag Person/medlems administration Fliken - Visa Info Fliken Visa givarinfo Skapa ett nytt Gåvoavtal Fliken Visa reskontra Fliken Ant. Och Dok. (Anteckningar och Dokument) Fliken Reg. Betalning Fliken Visa medlem Skapa faktura för medlemsavgiften Fliken Engagemang ORGANISATION Översikt Administrering av organisationsträdet Redigera kontaktuppgifter för en organisation Redigera avgifter för en organisation Skapa grupper till organisationer FAKTURERING Skapa fakturor Faktura utskrift Etikettutskrift för fakturor Sök faktura/bunt Registrera betalningar Översikt Reg. Betalningar Registrera betalning Registrera betalning Ett exempel Korrigera en felaktigt registrerad inbetalning Registrera försäljning Översikt över Registrera försäljning Registrera en försäljning Ett exempel ADMINISTRATION Inställningar Fliken - Betalningar Fliken Gåvoändamål Sida 3

5 Fliken Postnummer Administration av artiklar Översikt av administration av artiklar Lägga till nya artiklar Administration av befintliga artiklar Ta bort en befintlig artikel Språk Översikt över språkbilden Söka efter en textsträng Skapa en ny textsträng Översätta en textsträng Användare Fliken Alla användare Fliken Skapa ny användare Fliken Ändra användare Administrera användare Ett exempel Egenskaper Att skapa en ny egenskap Grupper Fliken Visa Fliken Ändra rättigheter Behörighet Filhantering Fliken Filinläsning Felmeddelanden Fliken Uttag ag-filer Fliken Aviseringsfiler Exempel aviseringsfiler Fliken SPAR filer KAMPANJ Fliken Översikt Fliken Skapa ny kampanj Fliken Administration Skriva ut inbetalningskort GÅVOÄNDAMÅL Fliken - Översikt Fliken Skapa ändamål Att skapa ett nytt gåvoändamål Fliken Administration RAPPORTER Tackbrev Exempel på uttag av tackbrev Välkomstbrev Sida 4

6 Välkomstbrev ett exempel Konteringslista Statusrapport Exempel uttag av statusrapport Kundlista Säljarinformation Kundsidan Utloggning LOGGA UT Automatisk utloggning Sida 5

7 5 SUPPORTSYSTEMET För att få support snabbt och för att Kommed skall kunna lösa de eventuella problem som uppstår så effektivt som möjligt, så använder Kommed ett webbaserat supportsystem där vi administrerar de ärenden som kommer in. För att web-supporten skall fungera så behöver viktig information om ditt ärende matas in för att vår supportpersonal skall kunna avhjälpa felet och assistera er så effektivt som möjligt Support via Telefon Självklart fungerar det även att ringa till oss, telefonnummer till Kommeds support är Support online Adressen till Kommeds web-support är Inloggningsskärmen för onlinesupporten heter KomMed - SupportSuite och har ett fält för inloggning. Här använder du den e-postadress och lösenord som du blivit tilldelad. Saknar du den informationen måste du kontakta Kommed för att erhålla inloggningsinformationen. FIGUR 5-1 Sida 6

8 5.1.3 SupportSuite välkomstskärm När du har matat in dina inloggningsuppgifter och loggat in kommer du se SupportSuites välkomstskärm, enligt Figur 5-2 nedan. FIGUR Dagens datum. 2. Status och informationsfönster. 3. Visar inskickade ärenden som har eller väntar på att bli besvarade. 4. Kunskapsbanken innehåller detaljspecifik information för att lösa problem och svara på frågor. 5. Här hittar man nyheter från Kommeds supportavdelning. 6. Använd den här länken för att skicka in ett nytt ärende till supporten. 7. Felsökningshjälpen låter dig följa upp en mängd frågor för att finna ett visst svar. 8. Här finns ett urval av manualer och informationsblad i digitalt format. 9. Menysystem, har samma funktion som de beskrivna alternativen högre upp. 10. Här står namnet på den som har loggat in. 11. Under länken Mitt konto kan du ändra namnet som visas enligt punkt Under Byt Lösenord har du möjlighet att byta ut lösenordet som är kopplat till användaren. 13. Här söker du efter valfritt ord på SupportSuite. 14. Det förvalda språket visas. Här har man möjlighet att ändra språket som SupportSuite visas i. De språk som finns tillgängliga är Svenska och Engelska. Sida 7

9 5.1.4 Skicka ett nytt supportärende När man skickar in ett nytt ärende till supporten väljer man först från vilken avdelning som ärendet skickas. I de flesta fall är den avdelning du loggar in från förvald och inga val behöver göras. För att gå vidare klickar man här på Nästa. FIGUR 5-3 I nästa bild skriver vi in beskrivningen av det ärendet vi vill skicka till supporten, samt skickar med en sk. Skärmdump i de fall det är användbart. (Se rubriken skärmdump nedan). När man beskriver felet eller problemet man vill ha hjälp med är det viktigt att ge så mycket information som möjligt. Har man problem med att registrera ett fält i någon undermeny är det t.ex. viktigt att man förklarar under vilken huvudmeny man arbetar, samt i vilket steg det är man får problem. I fältet Ärende skriver man i titeln på meddelandet man vill skicka och i meddelandeinformationsrutan skriver man in själva meddelandet. När man har skrivit sitt meddelande och lagt till sin eventuella skärmdump så klickar man på Skicka, och då skickas ärendet till Kommeds supportavdelning. Sida 8

10 FIGUR 5-4 När ärendet är skickat och mottagit i systemet får man en bekräftelse på att ärendet tagits emot, se Figur 5-5. Här ser man även att ärendet har fått ett ärende ID. Sida 9

11 FIGUR Skärmdump Under fönstret med meddelandeinformation finns det ett fönster med titeln Ladda upp fil(er). När man arbetar i Windows har man möjligheten att ta en bild av hur arbetsytan ser ut vid ett visst tillfälle, man kan jämföra det med att ta ett foto av bildskärmen. Detta är ett mycket effektivt sätt att beskriva för supportpersonalen hur skärmen såg ut när problemet uppstod. För att hämta en sparad bildfil så trycker man på Bläddra och kan därefter välja vilken fil man vill skicka med. För att ta en skärmdump gör man följande (Denna beskrivning fungerar under Windows XP) 1. Trygg på knappen Print Screen på ditt tangentbord kallas ibland PrtSc 2. Starta programmet Ms Paint, snabbaste sättet är att trygga Windows-tangent + K och därefter skriva mspaint och därefter trycka på kör. 3. Gå till Redigera och välj sedan Klistra in, din bild dyker nu upp i Paint. 4. Gå till arkiv och välj Spara, alternativ trycker man Ctrl-S. 5. Välj vart du vill spara filen och ge den ett namn, välj även format till JPEG. 6. Klicka på Spara Var observant på vart du sparade din fil, så du enkelt kan hitta den inifrån SupportSuite, en bra regel brukar vara att spara dessa bilder direkt på skrivbordet Hantera ett redan inskickat ärende Sida 10

12 Under det här menyalternativet kan du se de ärenden du redan har skickat in, och se hur ditt ärende följs upp. Här kommer du kunna hitta ärendenumret som visades på bekräftelseskärmen när ärendet skickades in, enligt punkten ovan. FIGUR 5-6 Här kan man följa ärendet, se dess status och vilket prioritet som ärendet är tilldelat just nu, samt vilket datum som ärendet skickades in. Klickar man på ett ärende får man upp eventuella svar, samt ser detaljerad information om statusen för ärendet, se figur 7. I exemplet nedan ser vi att ett svar har kommit in från supporten, när fler svar eller följdfrågor ställs relaterat till detta ärendet kommer även dessa att synas på samma sätt. Sida 11

13 FIGUR Kunskapsbank Kunskapsbanken innehåller artiklar med information rörande systemet. När man matar in en fråga söker systemet efter lämpliga lösningar till ditt problem. Man får då upp en lista med förslag under textrutan för felbeskrivning. Klicka på någon av de länkar som beskrivs för att läsa artikeln Felsökningshjälp Felsökningshjälpen är under utveckling och finns ännu ej tilllgänglig Nyheter Här kan man läsa nyheter relaterade till supportfunktionen i Kommed AB. För nyheter rörande Kommed som företag hänvisar vi till vår hemsida Nerladdningar av supportdokument Den senaste versionen av manualen till Kommeds system finns tillgänglig för nedladdning inifrån supportsystemet. Nya och uppdaterade versioner publiceras löpande Support via mail Alla ärenden som skickas in till Kommed enligt det sätt som beskrivits ovan hamnar i ett hanteringssystem som används för att deal upp de olika typerna av ärenden. All vidare korrespondens sker via mail, man mailar då till support@kommed.se Det är den adress som står som avsändaradress från Kommeds supportsystem. Sida 12

14 Bifogade filer vid mailsupport Möjligheten att bifoga filer, som t.ex. skärmdumpar finns även då man skickar in sitt ärende via mail. Bifoga enkelt din bild i mailet med beskrivningen av ditt ärende och skicka till ovan angivna mailadress. Sida 13

15 6 På hittar man Kommed AB s officiella hemsida. Detta är vår portal för befintliga och blivande kunder. Här hittar du alltid de senaste nyheterna om företaget och information om kommande systemuppdateringar, men även redan utförda förbättringar. FIGUR INLOGGNING FÖR ER ORGANISATION Adress (url) För att logga in i Kommed använder ni er webbläsare (Ex. Internet Explorer) och skriver adressen i adressrutan (Se figur 9), adressen till systemet är där xxx är just er organisations specifika förkortning. Den förkortningen tilldelades er vid uppstarten av systemet. Om ni saknar er förkortning ber vi er kontakta supporten. FIGUR 7-1 I följande exempel kommer vi att använda adressen När rätt adress har skrivits in och webbläsaren har laddat in sidan så ser man inloggningsskärmen till Kommed. Sida 14

16 7.1.2 Användarnamn och lösenord För att få tillgång till systemet måste en inloggning med användarnamn och lösenord utföras. När webbläsaren har laddat inloggningssidan måste korrekt användarnamn samt lösenord matas in innan man kan klicka på Logga in. Inloggningsskärmen visas i figurfigur 7-2. FIGUR 7-2 I figur Figur 7-2 är det inmatat ett användarnamn (Som i den här användarhandledningen är satt till demo) samt ett lösenord. Lösenordet visas i maskerad form för att obehöriga inte skall se vilket lösenord som skrivs in. När man försäkrat sig om att man matat in rätt användarnamn och lösenord klickar man på Logga in. Sida 15

17 8 VÄLKOMSTSKÄRMEN Efter en lyckad inloggning kommer man till startsidan, där en del nyheter visas som är kopplade till användningen av systemet. Här kan man även se annan information som man själv kan utforma för att bäst passa just er organisation. Den utformning som presentationsytan i systemet har, är beskrivet nedan i figur Figur 8-1. Den exakta utformningen av Startsidan och navigationsmenyn varierar mellan olika organisationer, om inte den bild du arbetar med ser ut exakt som exemplet ovan behöver det inte betyda att något är fel. FIGUR Titel för sidan som visas 2. Menyn, här navigerar man till de olika delarna av systemet 3. Presentationsytan, här visas den information man navigerar till via menyn till vänster. I toppen av denna yta presenteras även eventuella extra länkar (Navigeringsknappar). 4. Här visas vem som är inloggad och vilken behörighet vederbörande har. 5. Detta fält används för att visa sk. Snabb-tips. Dessa visas som en kort instruktion till formulärfält, klickar man i ett fält för att fylla i information så får man tips om hur man bör utforma sin inmatning. Sida 16

18 9 NAVIGERING I Följande kapitel följer en genomgående förklaring av varje menyalternativ i navigeringsmenyn. 10 PERSON/FÖRETAG Denna vy hanterar administrationen av medlemmar i registret. Här lägger man till, tar bort och redigerar informationen för registermedlemmar. Klickar man på Person/Företag kommer man automatiskt till samma bild som visas när man klickar på Sök. De menyalternativ som kommer behandlas i det här avsnittet synd i figur Figur 10-1 nedan. FIGUR Sök Sökbilden är uppdelad i flikar bestående av; Person Medlem Insamling Prenumeration (Under utveckling) Grupper Engagemang I figur Figur 10-2 (På nästa sida), visar sökbilden med de flikar som nämns ovan tillsammans med en beskrivning av de olika fälten. Sida 17

19 FIGUR ID I systemet har varje registrerad medlem eller givare ett ID nummer. För att söka på ett id nummer fyller man i detta här. I Avsnitt xx beskrivs olika sökmetoder för att kunna söka på ett mer fritt och effektivt sätt. Vill man t.ex. söka på flera id-, (Komma). nummer samtidigt kan man separera dessa med 2. Typ Systemets register är uppdelat i olika typer. De typer som är standard är Person, Företag och Alla. Sedan finns kundanpassade typer som då varierar från kund till kund. I de fall man söker på typen Företag kommer bilden att förändras något. I figur 13a nedann visas den förändrade bilden med påverkadee fält markerade. Sida 18

20 FIGUR 13A Företag: Företagets namn Avdelning: Avdelning på företage Att: Till vem på företaget försändelser skall adresseras Box: Postbox Media: Är en Egenskap specificerad för just företag Observera ett företag att i ett fall där man vill byta en person till att bli eller vice versa är det viktigt att notera följande: Företagspost < Blir > Personpost Företag <-> Förnamn Inget värde <-> Efternamn Avdelning Att: <-> Inget värde <-> Inget värde Inget värde <-> c/o Man måste därför noga kontrollera värdena efter ett byte. 3. Titel 4. Förnamn 5. Efternamn 6. c/o 7. Gatuadress 8. Extra adressrad Titel kan vara t.ex. Doktor Dr. eller någon annan titel. Personens förnamn Personens Efternamn Care of adress T.ex Frestavägen 78 I de fall de behövs en extra adressrad skall detta fält användas Sida 19

21 9. Postnummer Postnummer t.ex Kan anges både med och utan mellanslag eller som ovan Ort Ortsnamn. T.ex. Sundbyberg 11. Land Land T.ex. Sverige 12. Fritidsintresse (Egenskap) I figur 13 visas egenskapen Fritidsintresse. Detta är emellertid endast ett exempel. Fler egenskaper kan visas beroende på användarens/kundens behov. Man kan läsa mer om egenskaper i kap Telefon Te.x Mobiltelefon T.ex E-Post T.ex. fornamn.efternamn@testpost.se E-postfältet markeras med en färg för att indikera om adressen fungerat vid föregående utskick. Olika färgkoder representerar olika status för inmatad e-post adress. Det fungerar enligt nedan: Grönt = Adress ok (om den har testat i ett epost utskick) eller ny adress som inte använts ännu Rött = Personen har själv avböjt e-post utskick (Mottagaren har gjort en reply med "Unsubscribe" i ämnesfältet) Blått = Permanent fel, fel i adressen, mottagaren finns inte, domänen finns inte Gult = tillfälligt fel mottagarens konto är fullt 16. Fax T.ex Arb. Telefon 18. Arb. Mobil 19. Arb. E-post 20. Arb. Fax Det är bara grön och gula som kommer med i massmailen 21. Födelsedatum Här kan man ange födelsedatum i formatet Personnummer Personnummer anges i formatet SPAR Status Spar statusen anger vilken status en post har efter att en SPAR genomgång gjorts. De alternativ som finns är; Inget personnummer Sida 20

22 Den status man får vid nyupplägg i KomMed. Kan endast bytas om man personnummersätter eller blir godkänd för autogiro. Bom Namn- och adressuppgifter har varit hos PAR för personnummersättning, men de har inte lyckats identifiera personen. Personnummersatt Namn- och adressuppgifter har varit hos PAR och personnummersatts, eller personen har precis blivit godkänd för autogiro (personnumret har verifierats av BGC). Uppdaterad Personnumret har skickats in till PAR för uppdatering (görs endast en gång, nästa status är Aviserad). Tillbaka har vi fått folkbokföringsadress och status (levande/död...) Aviserad Personnumret har uppdaterats och skickas nu in till PAR för kontroll av adress/status en gång i månaden. 24. Kön De alternativ som finns tillgängliga för kön är; Kvinna, Man och Inte angivet 25. Status Statusen för en person är ett viktigt verktyg för administratörer av systemet. För att kunna kategorisera poster i registret (personer/företag) efter olika händelser använder man statusflaggan. De alternativ som finns är; Aktiv Aktiv är standardstatusen. När statusen aktiv är satt kommer posten att hittas vid normala sökningar. Passiv Passiv anger att denna post för tillfället inte är aktiv. Det kan vara när en medlem/givare inte har betalat medlemsavgiften eller helt enkelt inte skall synas i registret längre. Man kan likställa det med att ta bort en post, fast det man de facto gör är att gömma den från normala sökningar. Okänd adress Info Avpersonifierad Har ingen aktiv kontakt ägt rum de senaste tre åren skall en registerpost sättas till Avpersonifierad. Det betyder i korthet att personen inte längre är intressant att ha kvar i registret. Detta har även kopplingar till lagom om lagring av persondata. Avliden Sida 21

23 Info 26. Utskickssätt 27. Betalsätt 28. E-post Status Anger på vilket sätt givaren vill bli kontaktad. Detta värde påverkar; -Förifyllt värde vid skapande av givaravtal. I övrigt används detta för att bättre definiera sina sökningar. Anger vilket typ av betalsätt som används för givaren ifråga. Ok, ej testad = Grönt Avanmäld = Rött Okänd status/permanent fel = Blått Temporärt fel = Gult Fliksystemet Personflikenn Fliken är huvudbilden (som visas i figur 13 ovan), som används för sökning i medlemsregistret. Sökning kan ske i alla fält, det räcker med att fylla i ett fält för attt starta en sökning. Vill man att sökningen skall styras av flera parametrar kan man välja att fylla i fler fält. Sökningar kan även utvidgas till att inkludera flera flikar. I figur 13 ovan syns markeringarnaa A och B. Dessa markerar funktioner för sparade sökningar. Eftersom vissa sökningar kan sträcka sig över flera flikar och bli avancerade i sin utformning finns en funktion för att spara sökningar, för att kunna köra dem igen vid ett senare tillfälle. A. Kör samma fråga en gång till. B. Hämta en tidigare sparad fråga för att köra igen. Mer information om hur man arbeta med sparade sökningar beskrivs i kap Medlemsfliken Medlemsfliken visar information om vilken eller vilka organisationer medlemmen är kopplad till. Här kan man söka efter medlemmar som fyller just de krav man villl för sin sökning, t.ex. om man vill söka fram medlemmar ur en specifik underorganisation. Figur 34 nedan visar hur medlemsfliken ser ut. FIGUR 34 Sida 222

24 Alla fält under medlemsfliken är sökbara. Genom att fylla i ett värde i någon eller flera av fälten innan man klickar på Sök. Nedan följer en beskrivning av de olika fältens beskrivning. 1. Medlemsnummer Visar personens medlemsnummer. Observera att detta inte är samma som personens ID nummer. 2. Organisation Visar vilken organisation medlemmen tillhör. 3. Medlemskategori Vilken medlemskategori personen tillhör. 4. Status Status för medlemmen. Är vanligtvis antingen Passiv eller Aktiv. 5. Aktuell period Period som för närvarande löper för denna medlem. 6. Medlem sedan Visar vilket datum denna person blev medlem. 7. Betalt t.o.m. Visar t.o.m. vilket datum medlemmen har betalt 8. Fakturaref. Detta fält används om fakturan behöver märkas för att komma till rätt person/avdelning. 9. Försändelser 10. Antal ex Hur många exemplar av de tidningar/infoblad som skickas till just denna person/personerna som skall skickas. 11. Anteckningar Dessa anteckningar sparas direkt i anteckningsrutan, och är inte kopplade till fliken för anteckningar och dokument. Dessa anteckningar är sökbara, genom att skriva sökfras i anteckningsrutan Insamlingsfliken Figur 10-3 nedan visar insamlingsfliken. Sida 23

25 FIGUR 10-3 Alla fält under insamlingsfliken är sökbara. Genom att fylla i ett värde i någon eller flera av fälten innann man klickar på Sök. Nedan följer en beskrivning av de olika fältens betydelse. Gåvoavtal Gåvor som ges enligt ett gåvoavtal Anger vilket belopp varje inbetalning skall bestå av Startdatum för detta gåvoavtal. Sida 24

26 3. Slutdatum för detta gåvoavtal. 4. Anger vilket betalsätt som skall användas. 5. Anger med vilket intervall (periodicitet) medlemmen betalar. 6. Hur ofta en avi kommer skickas ut till medlemmen. 7. Vilket ändamål pengarna skall gå till. 8. Värvare. Vem som värvat den givare som ger enligt gåvoavtalet. Gåvor Här söker man på engångsgåvor 9. Gåvans Belopp 10. Under vilket intervall som gåvan inkommit. T.ex. < (Alla gåvor inkomna efter 1 januari 2009). Eller en period (Alla gåvor inkomna mellan de två angivna datumen) Tänk på att det skall vara två bindestreck mellan de två datumen. 11. Typ av gåva är fördefinierade alternativ. Dessa kan vara gåvor i samband med t.ex. Testamenten eller Högtider, men även som en minnesgåva eller en gåva som ej är kopplad till någon av de ovanstående. 12. Vilket ändmål gåvorna man söker efter skall ha gått till. 13. Vilket betalsätt som använts. Förstagåva Sökfunktion för att hitta givare baserat på när de gav första-tredje gåvan. 14. I datumfältet anger man antingen ett specifikt datum eller ett internvall, < (Alla gåvor inkomna efter 1 januari Eller en period (Alla gåvor inkomna mellan de två angivna datumen) Tänk på att det skall vara två bindestreck mellan de två datumen. I beloppfältet anger man vilket storlek en gåva skall ha haft. Det går även här bra att ange ett intrvall eller ett >,< (Större än/mindre än) tecken. T.ex. >100 (Större än 100 kronor). Frekvens Dessa fält ger möjlighet att söka ut givare baserat på deras gåvofrekvens. 15. I fältet för intervall anger man under vilket intervall man önskar söka på frekvens. Det går även bra att använda sig av >,< tecken. 16. Antal gåvor som skall ha inkommit under det angivna intervallet. Ackumulerad gåva Möjlighet att söka på ackumulerad gåva under ett intervall. 17. I fältet för intervall anger man under vilket intervall man önskar söka på frekvens. Det går även bra att använda sig av >,< tecken. Sida 25

27 Man kan antingen söka på alla medlemmar i en grupp, eller alla rollinnehavare, t.ex. "Sekreterare". Alternativt söker man fram en specifik person genom att välja både grupp och roll Utföra en sökning Vill man söka efter en medlem i registret börjar man med att öppna sökbilden enligt ovan. Man har möjlighet att söka på Person, Företag eller Alla, därefter väljer man i vilket eller vilka fält man vill söka. Man kan även söka i flera flikar samtidigt, söka på både person-, medlems- och insamlingsuppgifter i samma sökning. [KOMMED] Användarhandledning 18. Kampanj I beloppsfältett anger man den ackumulerade summan man vill ha som kriterium. Kampanjer som är inlagdaa av er organisation finns att välja här. De olika sökalternativenn möjliggör sökningar på svarsgrad och sätt. Välj vilken kampanj du villl begränsa sökningen till. Det går bra att välja flera kampanjer, sökningen görs då över alla valda kampanjer. "J"/"N" alternativet möjliggör sökning på enbart de som gett någon respons på kampanjer ("J") eller enbart på de som inte svarat på kampanjen ("N"). Fyller man inte i denna ruta söker systemet på alla. Belopp styr hur mycket man skall ha givit för att vara med i sökningen. Det går även här bra att ha med kriterie så som, >< tecken. Använd "sök" knappen för att påbörja sökningen Prenumerationsfliken Avsiktligt lämnad blank Grupper Grupper i KomMed är direkt kopplade till organisation (Läs mer om organisationsträdet och tillhörande funktioner i kap. 11 nedan). Figur 10-4 nedan visar bilder för sökning i grupper. Alla skapade grupper finns med i grupplistan, samt alla roller som tillhör grupperna. FIGUR 10-4 Sida 26

28 Efter att du fyllt i de personuppgifter du vill söka på, klicka på nästa flik och fortsätt fylla i. Exempel 1 Anta att vi vill söka efter användare som har förnamnet Per. Först väljer vi typ till Person, ställer oss sedan i fältet för förnamn, och skriver Per och trycker sedan på Sök. Systemett söker då i medlemsregistret efter personer men inte företag. Sökträffar visas i tabellform, vilket visas i Figur 10-5 nedan; FIGUR 10-5 I listan nedan beskrivs de olika delarna av sökresultatet. 1. Visar antal sidor med svar. Träffarna genereradee under denna sökning får inte plats på en sida. Totalt finns det sju sidor med sökträffar. Du har även möjlighet att i listan välja hur många träffar du vill skall synas per sida. De alternativ som finns är; 50 Sida 27

29 Alla 2. Här visar systemet hur många träffar den utförda sökningen gav. 3. Funktionsmenyn. Denna används för att bearbeta dina sökresultat, det kan vara allt från export till märkning av framsökt grupp. (Läs mer om hur funktionsmenyn fungerar under rubrik ) 4. Id nummer för de sökträffar sökningen gav. ID numret är den märkning en givare, eller potentiell givare som är registrerad i databasen har, varje registrerad person har ett individuellt id nummer. 5. Efternamn 6. Förnamn 7. Adress 8. Postnummer 9. Postort Exempel 2 Anta att vi vill söka efter medlemmar (Person) med namnet Per, som andra kriterium vill vi att sökningen endast skall visa de medlemmar som bor i Stockholm. Som i exempel 1 så skriver vi Per i fältet för förnamn och matar sedan även in Stockholm i fältet Ort. Resultatet av sökningen kan ses i Figur Sida 28

30 FIGUR 10-6 Exempel 3 Anta att vi nu vill söka efter medlemmar som har givit ett löfte om att ge Kr. För att åstadkomma detta väljer vi sök och sedan fliken Insamling. I Beloppsrutan skriver vi <400 och tryckerr sedan på Sök. <400 betyder mindre än 400, vilket alltså talar om för sökfunktionen attt man vill se alla givare som är inom detta intervall. Se Figur 10-7 nedan. Sida 29

31 FIGUR Spara sökningar och flerstegs sökningar När databasen av givare och insamlingssätt växer, blir det även viktigt att kunna utföra exakta och mer anpassade sökningar. Som nämns i avsnitten ovan har man möjlighet att söka i allaa de flikar som visas på söksidan. Man fyller i ett värde i en flik och klickar sig sedan vidare till nästa flik och fyller på med fler sökkriterier. I vissa fall kommer detta inte att räcka till. Som exempel är scenariot där man vill söka fram alla givare i hela Sverige med undantag för alla som bor i Stockholm och Göteborg. För att klara av detta exempel måste vi kunna göra flera sökningar, samt drar ifrån och eventuellt lägger till ytterligare sökningar. Detta hanterar systemet med den funktionen som kallas Sparade sökningar Sammanfattning av sökfunktionen Lathund för sökning Sökningen kan, som visas i de tre exemplen ovan skräddarsys för att ge precis de sökträffar man som administratör vill få fram. Alla fält är sökbara, vilket ger en stor frihet att få fram de träffar man söker. I de fall där sökningen endast genererar ett svar, t.ex. En person, så kommer sökfunktionen automatiskt visa den medlemmens detaljsida (personbilden). Sida 30

32 Sökfunktionen är till för att administrera de medlemmar som finns i er organisations register, men ytterligare en viktig funktion är att de sökträffar som presenteras kan användas för att administrera kampanjmedlemmar, göra utskick, se statistik över sökresultatet etc. Dessa funktioner styrs från funktionsmenyn (Punkt 3 i figur 14). För att effektivt kunna utföra sökningar finns nedanstående alternativ som kan effektivisera sökningarna ännu mer. Tecken Betydelse Exempel! Inte Används om man vill utesluta värden från sökningen > Större än Tar med alla värden strikt större än det angivna. Fungerar även på strängar!1234 Tar inte med t.ex. id 1234 i sökningen >1234 Tar med alla t.ex. id större än 1234 >Östberg Tar med alla t.ex. efternamn större än Östberg (som Öster) < Mindre än Tar med alla värden strikt mindre än det angivna. Fungerar även på strängar - Intervall Tar med alla värden mellan två angivna. Fungerar inte på strängar -- Datumintervall Tar med alla datum mellan två angivna. Fungerar bara på Tomt Kräver att det angivna fältet ska vara tomt.? Wildcard Ersätt ett tecken med vad som helst <1234 Tar med alla t.ex. id mindre än 1234 <Andersson Tar med alla t.ex. efternamn större än Andersson (som Anderberg) Tar med alla t.ex. id mellan 1000 och Tar med alla t.ex. inträdesdatum mellan 1 juni och 30 juni 2007?onas Tar med såväl Jonas som Tomas, Flera värden 12,14,16 Tar med t.ex. id 12 och 14 och 16 * Wildcard Ersätter inget eller flera tecken, vilka som helst. *sson Tar med Andersson, Johansson och alla andra som slutar på Sida 31

33 sson Funktionsmenyn Funktionsmenyn visas i sökbilden, se Figur 10-8 nedan. FIGUR 10-8 På bilden med träffar från den sökningen som gjorts visas, visas även automatiskt funktionsmenyn i överkant. Nedan följer en beskrivning av respektive funktion. Eftersom vissa av funktionerna är kopplade till senare avsnitt kommer viss information att hänvisas till andra kapitel Sammanfoga dubbletter Dubblettmatchning Funktionen syftar till attt eliminera bekräftade dubbletter utan att förlora data. När två eller fler poster i databasen uppmärksammats som dubletter kan man med hjälp av denna funktion sammanfoga alla registrerade data på dubbletterna och samtidigt sammanfoga de två givarna så att bara en post återstår i databasen. Exempel För att demonstrera hur en sådan sammanslagning går till har vi skapat upp två givare som heter Förnamn Efternamn. En sökning på Förnamn har gett ett sökresultat som ser ut enligt figur Figur FIGUR 10-9 I de fall dessa två är bekräftade av en administratör i systemet som dubblett, klickar man på dubblettmatchningsknappen, varpå en pop-up ruta öppnar sig. Se figur Figur nedan. Sida 32

34 FIGUR I det här fallet vill vi använda den övre givaren (Id: ). Givaren man väljer till vänster kommer alltså vara den som sparas. Till höger väljer vi vilka i sökresultatet som skall ingå i sammanslagningen. Här klickar man i båda eftersom all data från båda dessa givare skall slås ihop i givare Dessa inställningar visas i figur Figur nedan. FIGUR Klicka sedan på spara. Hopslagningen är nu klar och systemet svara med en dialogruta enligt figur Figur nedan. FIGUR Ändra inställningar för en grupp "Action gubben" Den första ikonen som visas på funktionsmenyn är en liten grön gubbe med en pil. Denna kallas för "action gubben" då vi vidare nämner den i manualen. För att kunna justera en grupp av poster samtidigt Sida 333

35 behöver använder man sig av "Action gubben" ". Detta kan vara t.ex. då man vill lägga till ett helt sökresultat till en egenskap. Exempel För att ge exempel på vilka funktioner som ligger bakom "action gubben" har en sökning gjorts med kriterierna Förnamn: "Karl" Efternamn: "e", denna sökning ger oss alla som har förnamnet "Karl" och ett efternamn som börjar på "e". Sökresultatet visas nedan i Figur FIGUR 10-8 För att kunna använda "action gubben" måste an först markera de rader av sökresultatet som man vill påverka. Till detta använder man klickrutorna framför varje rad, alternativt använder man "markera alla" rutan som är markerad i figuren. Sökresultatet i exemplet ovan är relativt kort (17 rader). Vill man manipulera sökresultat som är paginerat måste man först välja "visa alla", enligt Figur 10-1 nedan. Är inga rader markerade kommer inte knappen att ha någon effekt. FIGUR 10-1 Sida 34

36 Klicka på sökresultat för att öppna menynn för val av åtgärd. De möjligheter man har till att modifiera ett är enligt Figur 10-2 nedan; Avpersonifiera, byt typ, Byt säljare och byt egenskap. FIGUR 10-2 I tabellen nedan beskrivs de olika alternativen; Avpersonifiera Avpersonifieringen används för att ta bort alla dataa som kan kopplas till en viss individ. Enligt gällande regler har man inte rätt att hålla kvar personuppgifter i ett register längre än 3 år, om ingen kontakt eller respons upprättats med kontakten. För att kunna ha kvar alla statisktik kopplad till en då tidigare givare vill man kunna ta bort all persondata utan att mista statistikuppgifter kopplade till detta id. Avpersonifieringen tar bort alla personuppgifter utom förnamn och efternamn för de valda kontakterna. Dessa går sedan inte att återskapa. Byt typ Byt säljare Byt egenskap Vill man byta typ använder man detta alternativ. Det kan t.ex. vara en grupp "prospekt" som skall ändras till Typ; "Person". För de organisationer som har försäljning via systemet finns ofta behovet av att flytta grupper av kunder/givare mellan olika säljare, då dessa t.ex. slutar eller byter tjänst. För att "märka" upp önskade givare med en viss egenskap. I det här exemplet vill vi lägga till en egenskap till alla de framsökta namnen. De egenskaper vi har tillgängliga är enligt markering i Figur 10-3 nedan. Sida 35

37 FIGUR 10-3 Vi väljer att markera dessa framsökta persone med egenskapen "Intressent". I pop-up rutan som öppnas när man klickar på, väljer man byt egenskap (enligt Figur 10-2). I nästa steg väljer man vilken egenskap man vill använda, enligt Figur 10-4 nedan; FIGUR 10-4 När man valt det värde man vill ha klickar man på "Utför", och måste då bekräfta sitt val genom att klicka på "OK" i den dialogruta som öppnas. Visas i Figur 10-5 nedan; Sida 36

38 FIGUR 10-5 Systemet svarar med ett meddelande om att egenskaperna ändrades enligt Figur 10-6 nedan; FIGUR 10-6 För att avsluta exemplet gör vi nu en sökning på enbart egenskapen "Intressenter", på det sättet kan man kontrollera att de inställningar man just gjort trädde i kraft. En sådan sökning skall då innehålla de sökresultat som användes från början Sparade sökningar I vissa fall är sökningar av den typen att man inte kan få fram ett önskat resultat genom at bara göra en sökning. Sparade sökningar kan även benämnas "seriesökning", eftersom den bygger på en mängd sökningar sammanslagna till en. För att förstå hur sparade sökningar fungerar skall man tänka sig den gröna påsen ( ), som just en påse. Alla sökningar du gör läggs i påsen, antingenn drar man ifrån ett sökresultat, eller så lägger man till. Sparade sökningar används med hjälp av de sex ikonerna som visas ovan. innan man har aktiverat en seriesöknig är ikonerna "gråa" d.v..s. avaktiverade. Därefter tänds de och används enligt beskrivning nedan; Börja spara sökning Ikonen är aktiverad när ingen tidigare sparad sökning finns i "minnet", och visas ovanför ett sökresultat. klickar man på ikonen startar man den sparade sökningen, systemet visar en Sida 37

39 dialogruta som meddelar att sökningen är sparad. Lägg till sökresultat till den sparade söknigen Efter att man aktiverat funktionen för sparad sökning kan man utföra fler sökningar som man sedan lägger till den startade frågan. Dra ifrån sökresultat från den sparade sökningen Vill man dra ifrån ett sökresultat från den redan sparade sökningen använder man den här knappen. Skulle ditt sökresultat innehålla fler rader än de som redan finns i den sparade frågan spelar det ingen roll. Funktionen matchar ut just de rader som den hittar i den sparade sökningen. Kör den kombinerade frågan För att utföra den kombinerade frågan klickar man på denna ikon. Systemet kommer då att köra alla de samlade frågorna och presentera resultatet. Spara din kombinerade sökning Inbyggt i funktionen finns det möjlighet att spara din "sparade sökning". Man har d.v.s. möjlighet att spara sin kombinerade fråga till ett senare tillfälle. Klickar man på denna ikon öppnas en "pop-up ruta" där man får fylla i ett namn och en beskrivning av frågan. Därefter kan man när som helst enkelt köra den kombinerade frågan igen genom att hämta den i sökbilden. Sparade sökningar finns tillgängliga för alla administratörer i systemet. Töm fråga Funktionens "reset" knapp, vill man börja om och alltså, "rensa" minnet klickar man på den röda påsen. Systemet meddelar då att frågan är tömd Lägga till framsökta namn till en kampanj Ett av målen med en sökning kan vara att få fram en grupp som på ett eller annat sätt skall knytas till ettt visst projekt, eller en kampanj. Vill man lägga till de personerna/företag man har sökt fram till en kampanj, använder man ikonen;. När man trycker på knappen för att lägga till öppnas det ett nytt fönster, en sk. pop-up ruta" innehållande de alternativ vi nu skall gå igenom, pop-up bilden kan ses I Figur 10-7 nedan. FIGUR 10-7 Sida 38

40 Välj vilken kampanj dessa namn skall adderas till, med hjälp av rullgardinsmenyn. Se till att knappen med valet Lägg till namn till kampanj är ibockad, tryck sedan på Spara. De namn din sökning innehöll är nu tillagda till vald kampanj Ta bort framsöktaa namn från en kampanj För att ta bort de medlemmarna/företagen som din sökning innehåller, använder man knappen;. När man trycker på knappen för att ta bort öppnas det en sk. Pop-upp ruta, som visas i Figur 10-7 ovan. Välj vilken kampanj dessa namn skall tas bort ifrån, med hjälp av rullgardinsmenyn. Se till att knappen med valet Ta bort namn från kampanj är ibockad, tryck sedan på Spara. De namn din sökning innehöll är nu borttagna från vald kampanj Lägg till/dra ifrån framsökta namn till grupp Grupper är kopplade till organisationsträdet. Under er organisations organisationsträd finns möjligheten att skapa grupper ör respektive underavdelning. Det kan t.ex. vara styrelsen för en länsorganisation eller en valberedning. Grupperna skapas i organisationsbilden, men för att underlätta administrationen av grupperna har man möjlighet att lägga till och ta bort medlemmar ur grupperna direkt från sökbilden. När man gör en sökning och vill lägga till den till en grupp klickar man på + ikonenn som visas ovan. Systemet presenterar då en "pop-up ruta", visas nedan i figur Figur FIGUR 10-8 Läs mer om organisationsträdet och skapandet av grupperr i kap Skapa ett mail-utskick för framsökta personer/företag Det finns möjlighet att på en snabbt och enkelt sätt skicka grupp-mail till de personerna/företag en sökning har gett. För att göra detta klickar man på;. När man trycker på knappen för mail-utskick öppnas det en guide i ett nytt fönster, en sk. pop-up ruta, som innehåller de alternativ och inställningar som behöver göras innann mailet kan skickas. Bilden visas i Figur 10-9 nedan. Sida 39

41 FIGUR 10-9 Här visas information om hur många mailadresser som detta utskick kommer gå till tillsammans med antalet personer. Under informationen Antal med två E-post adresser kan man se hur många av dem som har två mailadresser. Det är alltså inte fråga om att en dubblett skickas, utan att någon eller några av de personer som söktes fram har mer än en E-post adress registrerad, och ett val måste göras till vilken av adresserna som mailet skall skickas till. Man väljer därför till vilken E-post adress man vill att detta utskick skall gå, vilket man gör längst ner på sidan. När man gjort dessa observationer och eventuella val trycker man på Vidare. Efter att man tryckt på Vidare visas nästa bild, som visas i Figur nedan. Parameterstyrning förnamn är en inställning som möjliggör att lägga en personlig hälsning till mailet, man kan d.v.s. få ämnesraden i mailet att lyda; Hej Kalle, där varje användares namn finns med i ämnesraden. Vill man inte ha en personlig hälsning i ämnesraden väljer man Ingen parameterstyrning på förnamn och trycker på Vidare. Vill man däremot ha en hälsning väljer man alternativet Parameterstyrning på förnamn. Sida 40

42 Uppe i högra hörnet av bilden som visas i Figur finns det en Excel symbol uppe i högra hörnet. Klickar man på denna genererar systemet automatiskt hela urvalets kontaktinformation med e- postadress. FIGUR När alternativen är granskade och inställda klickar man på Vidare. Därefter skall själva meddelandet skrivas tillsammans med meddelandets titel. Se Figur nedan. Systemet erbjuder en enklare "editor" (redigeringsverktyg för text), som används för att formatera innehållet i mailet. Sida 41

43 FIGUR I Figur ovan har vi möjlighet att infoga en parameterstyrd hälsningsfras, eftersom vi inte valde detta visas det inte någon rad för det i Figur Därefter skriver man mailet som man vill att det skall se ut hos mottagaren. När formateringen av texten i meddelandet är färdig klickar man på Vidare. Innan mailet slutligen skickas så kommer vi att få en förhandsgranskning av hur det kommer se ut, denna bild kan vi se i Figur nedan. Man har här även möjligheten att sicka enstakaa testmail till valfri adress. Det är mycket värdefullt att kunna kontrollera formateringen av mailet innan man skickar det till hela sitt urval. Sida 42

44 FIGUR I Figur ovan ser vi en förhandsgranskning på hur ettt meddelande vi som skrivits ser ut Ämnet här är att till Detta är en demonstration". Själva meddelandee texten som skrevs in är en demo-text, men en formaterad rubrik. När man är nöjd med förhandsgranskningen klickar man på Skicka, varpå meddelandet skickas till alla valdaa mottagare. I Figur visas testmeddelandet inuti den standardmall som utgör formateringen runt mailet. Detta HTML-mall som ger mailet en inramning och bifogar er logotyp måste specialanpassas. Kontakta därför supporten i god tid innan utskicken skall göras, för hjälp med utformning och installation av mallen. Om man här ser att något är fel, och väljer att trycka på Avbryt så försvinner ditt meddelande, anteckna därför ditt meddelande så du enkelt kan skriva in det igen Skicka SMS till framsökta adresser Systemet erbjuder ett mycket användarvänligt sätt att kommunicera med siva givare med hjälp av SMS. Ett sökresultat innehållandes mobiltelefonnummer kan genast adresseras med ett sms genom att klicka på sms-ikonen som visas ovanför varje sökresultat. En "pop-upp ruta" visass för inmatning av meddelandet, denna visass nedan i Figur Sida 43

45 FIGUR För att sms funktionen skall fungera måste er organisation först aktivera den. Kontakta supporten för att få hjälp med detta. Det finns även inställningsmöjligheter för hur mycket sms en användare av systemet skall kunna skicka, för att kunna begränsa kostnader samt för att undvika misstag eller "abuse" av funktionen Givartrappa för sökresultatt Denna grafiska funktionn möjliggör att se en sammanställning för ett sökresultat i form av en givartrappa. För att öppna bilden med givartrappan klickar man på funktionsikonen;. Då öppnas det ett pop-up fönster som visar givartrappan, se Figur nedan, tillsammans med en förklaring av de olika stegen. FIGUR Summa Varje trappsteg motsvarar en fördefinierad summa av gåvor. När en givare når över gränsen för nästa trappsteg flyttas den gröna markeringen upp. Sida 444

46 Antal Varje trappsteg motsvarar ett fördefinierat antal gåvor. Precis som ovan så flyttas den gröna markeringen upp när en användare når över värdet för nästa nivå. Egen Trappan längst till höger definierar ni själva. Det är fri tolkning på vad de olika stegen skall representera. Det kan vara en sammansättning av en mängd olika parametrar, som ålder, gåvor, geografiskt område etc Länsstatistik För att visa länsstatistik för ett sökresultat klickar man på funktionsikonen; öppnas en pop-up ruta. Figur nedan.. Det kommer då att Bilden visar en översikt över landets län, både grafiskt och i siffror. Här kan man välja om man vill visa per Andel eller per Antal. Skillnaden mellan ovanstående är att antal är det faktiska antalet personer i ett län, medans andel är antalet person delat med antalet boende i länet. FIGUR Sida 45

47 Åldersstatistik För att visa åldersstatistik för en sökning klickar man på funktionsikonen;. Det öppnar en pop-up ruta som visar åldersfördelningen enligt ett givet antal alternativ som visas i Figur nedan. Här har man även möjlighet att skriva ut bilden genom att trycka på knappen Print nere i högra hörnet. För att se en specifik stapels värde, håller man musen över den och får då upp värdet i en grå liten box, som visas i Figur FIGUR Sida 46

48 FIGUR Exportera adresser till Excel Efter en sökning har man möjligheten att exportera sitt sökresultat till Excel, direkt från funktionsmenyn genom att klicka på funktionsikonen;. Man får då direkt en förfrågan från webbläsaren om var man vill spara filen. Spara filen på en plats där du enkelt kan hitta filen, eller välj Öppna för att öppna filen direkt. Excelfilen innehåller all kontaktdata från personbilden, med undantag för e-post Exportera valfri data till Excel Valfri export Funktionen valfri export möjliggör enkel och snabb export av data för ett sökresultat. Exporten sker till Excel, och man väljer själv vilka data som skalll följa med vid exporten. Exempel Funktionen arbetar med ett sökresultat, ovanför sökresultatet finns funktionsmenyn. För att påbörja den valfria exporten klickar man på knappen. Ett pop-up fönster öppnas då som visas i Figur Sida 47

49 FIGUR 0-18 De alternativ som visas i denna pop-up är de alternativ man har för export av data för de givarna som sökresultatet innefattar. Klickar man i ID, Förnamn, Efternamn samt Antal gåvor, får man ett excelark innehållandes dessa kollumner, när man klickar på knappen Exportera till Excel. Ett utrag ur ett excelark ifrån ovanstående visas nedan i Figur FIGUR Anpassad export och visning Till skillnad från valfri export som beskrivs ovanför, har funktionen för att anpassa export och visning en mer interaktiv funktion. Man kan med hjälp av detta modifiera den informationn som visas i sökresultatet. Efter att man utfört en sökning och listan med sökresultatt visas är de standardiserade rubrikerna; ID, Efternamn, Förnamn, Gatuadress, Postnummer, Ort. Ibland behöver man laborera med sina resultat och forska i fler detaljer för de framsökta kontakterna. Därför finns funktionen Anpassad export och visning, som möjliggör att ändra och byta ut rubriker i sökresultatet. Sida 48