DATAINSAMLING BAKGRUND SAMMANSTÄLLNING AV FRÅGORNA

Transkript

1 DATAINSAMLING BAKGRUND Vi har fått i uppdrag att granska Ladok på webb. Hitta eventuella problem och förslag på ändringar, detta skall vi ta reda på igenom att intervjua de personer som använder tjänsten och administrerar den. Under denna 30 minuter långa intervjun kommer vi kunna ställa frågor om hur tjänsten fungerar idag och eventuella problem. De som vi skall intervjua är följande personer, Birgitta Svensson, administratör, Sven-Åke Johansson, lärare, Martin Kling, programansvarig NS, Morgan Rydbrink, programansvarig ID. De frågor vi har förberett och vill ha svar på är följande, Hur går ni tillväga när ni rapporterar betyg idag? Vad fungerar inte med betygsrapporteringen idag? Hur skulle ni vilja att det fungerade? Rapporterar ni elev för elev eller alla elever samtidigt? Hur arbetar ni när ni tar emot en betygsrapport? Har ni någon önskan kring hur systemet skall se ut? Vi valde dessa frågor för att få reda på rutinerna och få en inblick i deras problem och önskemål. Under intervjun så antecknade vi vad som sades. Efter intervjun så renskrev vi våra anteckningar och tar ut de viktigaste punkterna. SAMMANSTÄLLNING AV FRÅGORNA Under intervjun fick vi reda på hur tjänsten fungerar. Ladok på webb och Ladok är två skiljda system, Ladok på webb används av lärare och elever där lärare kan hämta ut uppgifter om elever, och där elever kan registrera sig till kurser och se slutbetyg på kurserna. Informationen på Ladok på webb hämtas från Ladok. Ladok används av administratören Birgitta Svensson som då rapporterar in betygen efter hon har fått betygsrapporten av lärarna. När betygen är inrapporterade måste respektive lärare skriva under på slutgiltiga betygsrapporteringen. Ett av problem med tjänsten är att rutinerna för att lägga till betyg är omständiga och ostrukturerade. Betygsrapporteringen skiljer sig mycket från lärare till lärare, vissa lämnar in Excel dokument andra Word dokument. Hur lärarna strukturerar betygsrapporteringen är också upp till varje enskild lärare, vilket försvårar för administratörerna då det inte finns några riktlinjer för hur det ska se ut. Det har tidigare funnits en mall för betygsrapportering men den används inte längre på grund av att kurserna förändras och lärare har olika sätt att lägga upp betygssättningen för kursen. Önskemål som kom fram under intervjuerna var att en lista på alla elever skulle finnas tillängligt på webben där man kan sätta betyg och gradera laborationer, där även elever ska kunna se hur de ligger till i kursen och delmomenten. Vilket även underlättar för administratören då all betygsrapportering är strukturerad på samma sätt. Ett annat problem med Ladok är att det inte är så användarvänlig och svår för ovana användare att använda, så om administratören inte är tillänglig så kan ingen annan hantera betygsrapporteringen.

2 PERSONA LÄRARE Namn: Elias Häger Ålder: 45 Yrke: Lärare på Linnéuniversitetet Elias är en medelåldersman som arbetar som lärare på Linnéuniversitetet och har en årsinkomst på 250,000 kr. Elias har ett stort teknikintresse där han på fritiden leker med sin smartphone som han även använder för att kolla sin mail. Han är en van datoranvändare som använder MSN, Skype, Adobe Connect, Outlook och har bra kunskaper i Office-paketet. Elias föreläser en gång i veckan och använder ofta datorn för att handleda studenterna delvis genom forum, Skype och MSN. Jobbet är mycket viktigt för Elias och jobbar ofta övertid för att hjälpa studenter som alltid kommer först i hans ögon. Det är mycket viktigt för Elias att rapportera in betyg i god tid och på ett korrekt sätt. För att få en överblick och rapportera in betygen använder han Ladok på Webb minst tre gånger i veckan samt använder och uppdaterar kurshemsidan dagligen. Elias bor tillsammans med sin sambo och två barn i ett radhus i utkanten av Kalmar. Där han på fritiden gillar att umgås med vänner och bekanta. En gång i veckan tränar han på det lokala gymmet. Han umgås även mycket med sin familj och tar gärna barnen till badhus eller andra aktiviteter. PERSONA ADMINISTRATÖR Namn: Ingrid Lindquist Ålder: 55 år Yrke: Administratör på Linnéuniversitetet Ingrid är en medelinkomsttagare som bor i utkanten av Kalmar tillsammans med sin man och två barn. När hon ska ta sig in till jobbet åker hon tillsammans med sin man. Det första hon gör när hon kommer till jobbet på morgonen är att starta upp Outlook för att kontrollera om det finns någon inkommen e-post att svara på. Under hela dagen sitter Ingrid väldigt mycket i ett system som heter Ladok, där arbetar hon med att fylla i uppgifter om elever och rapportera in de betyg som kommit via lärarna på skolan. Varje dag blir Ingrid avbruten 2-3 gånger för att svara på frågor eller hjälpa någon student. Ingrids ledord är att studenterna alltid ska komma först, därför försöker hon fylla in information så snabbt som möjligt samt hjälpa de elever som behöver hjälp dagligen. Intresset för teknik är inte stort, däremot har Ingrid goda kunskaper i hur man använder en dator och de vanliga program, såsom Officepaketet och Internet Explorer. Ingrid anser att de system hon jobbar med ska hjälpa henne till att få sina uppgifter gjorda i tid så att hon slipper lägga tid och tankar på jobbet när hon är hemma. Ingrid brukar inte kommunicera så mycket privat på Internet, hon är inte medlem i några communities utan använder andra klassiska kontaktformer när hon vill komma i kontakt med sin släkt och vänner.

3 BEHOV Lärarnas behov Att på ett lätt sätt kunna rapportera in betyg. Betygsrapporteringsmallen ska vara lätt att anpassa för varje kurs. På ett enkelt sätt kunna få ut kurslistor. Det ska vara lätt att navigera. Administratörens behov Lätt att hantera systemet. Enkelt att rapportera in betygen. Lärarna använder sig av en mall för att rapportera betygen så det är lätt att se vilket betyg som är satt. Få in betygen i god tid från lärarna. Att inte få in ströuppgifter, utan att få in de klassvis. ANVÄNDERFALL 1 Uppgift: Rapportera betyg Beskrivning: Läraren ska rapportera in betyg för samtliga i klassen Aktör: Läraren, systemet 1. Läraren går till Ladok på Webb. 2. Läraren loggar in på sitt konto. 3. Läraren klickar på betygrapportering i menyn. 4. Läraren väljer kursen som är avslutad. 5. Läraren klickar på klassen han vill rapportera (WP09C, WP09D, ID09C etc.) 6. Läraren får då fram hela klasslistan och kan sätta betygen via en dropdown meny (U, 3, 4, 5, Komplettering). 7. När alla betyg är satta klickar läraren på Slutför och får se en bekräftelse där han kan dubbelkolla om han gjort rätt. Alternativ 1 Missade att skriva in betyg på någon elev. Vid steg 7 så visas ett felmeddelande om läraren glömmer att sätta betyg på en student. 7a Läraren får en indikation på vilken student han har missat och kan sätta betyget på studenten. 7b Läraren klickar på Slutför igen och om alla betyg är satta visas bekräftelse. ANVÄNDERFALL 2 Uppgift: Hämta kurslistor Beskrivning: Läraren ska hämta en kurslista Aktör: Läraren, systemet 1. Läraren går till Ladok på Webb. 2. Läraren loggar in på sitt konto. 3. Läraren klickar på hämta kurslistor. 4. Lärare väljer den aktiva kursen som han vill ha kurslista på. 5. Läraren ser då hela kurslistan. 6. Läraren kan genom att klicka på skriv ut och får ut kurslistan.

4 SCENARIO INGER LINDQUIST Inger vaknar alltid klockan kvart i sju på vardagarna, hon tar på sig sina tofflor och morgonrock för att gå till köket och äta en stadig frukost. Den består oftast av fil tillsammans med svartvinbärssylt, en ost och skinkmacka slinker också gärna ned. Inger läser alltid tidningen på morgonen. När Inger kommer till jobbet blir hon avsläppt av sin sambo, hon går snabbt in för att sätta på första koppen kaffe. Det första Inger gör när hon kommer till datorn är att starta Outlook för att kolla sin kalender efter eventuella möten som inte får missas. Därefter börjar Inger läsa samt svara på eventuella nyinkomna mail. Det är inte ovanligt att den första halvtimmen går åt till just detta. Efter att svarat på de mail som inkommit går hon direkt in på systemet Ladok På Webb, när hon loggat in ser hon ett meddelande om att det finns nya aktiviteter att behandla. Två stycken kursansvariga har rapporterat in sina studenters betyg och dessa måste hanteras. Hon klickar på en länk i meddelandet som går direkt till de aktiviteter hon behöver utföra för att godkänna en inskickad betygsrapport. När hon godkänt en av rapporterna går hon snabbt vidare på den andra betygsrapporten, där misstänker hon att någonting inte riktigt står rätt till, hon ringer därför upp Elias (kursansvarige) för att kontrollera att uppgifterna stämmer. Elias bekräftar Ingrids misstanke, detta var ett litet fel så Ingrid kunde ändra det manuellt och därefter godkänna betygsrapporteringen. KRAVSPECIFIKATION Vilka huvudfunktioner skall finnas? o Hämta kurslistor o Sätta betyg o Rapportera betyg på ett enkelt sätt Varje huvudfunktion bör också beskrivas utifrån följande: Vilka funktionella krav har dessa? o Dropdown meny för att sätta betyget. o Hämta kurslistorna i olika format. o Betygen skickas till administratören o Notifikation för administratör vid nya inrapporteringar av betyg. Vilka icke-funktionella krav finns? o Fungera i alla webbläsare o Lättanvändligt Vilka kontextbaserade krav finns? o Dator o Internetuppkoppling Vilka databaserade krav finns? o Betygsskalor, U, 3, 4, 5 och Komplettering. o Betygslistor i Excel-format och Word-format Vilka användarbaserade krav finns? o Lätt att förstå gränssnittet.

5 o Lätt att navigera och använda systemet. Vilka användarhetskrav finns? o Lätt att hitta det man söker o Förstå vad PROTOTYPING Vi började med att ta fram en low fidelity prototyp igenom att skapa ram och linjer samt text i photoshop som vi sedan skrev ut och för att illustrera interaktivitet så som dropdown menyer och popups så använde vi pappersbitar med alternativen på. Våra test av low fidelity prototypen visade en hel del funktionella brister. Bland annat blev testpersonerna över när man skulle välja kurs och klass, vilket resulterade i att vi la till en kort beskrivning över dropdown menyerna samt en Visa knapp för att förenkla momentet. Sen framkom de att vissa menyalternativ krockade på grund utav likheter i namn. Ett annat problem som framkom var att det var oklart hur arkiv knappen skulle fungera samt vad den gjorde. Detta löste vi genom att lägga till en beskrivning av knappens funktion. En av testpersonerna påpekade att det var svårt att veta om betygen hade skickats in, genom att ha en popup box efter att man har bekräftat. Annars så fick vi väldigt bra feedback på vår funktionalitet. När vi tog fram vår high fidelity prototyp så implementerade vi den feedback vi fått från vår low fidelity prototyp. Som grund för vår design använde vi den nuvarande Ladok på Webb som vi sedan modifierade genom att ta bort de menyerna som var överflödiga. Samt lade till lite menyval så som logga in, betygsrapportering, hämta kurslista och Nya händelser. För att förtydliga våra listor bytte vi färg på varannan rad för att förenkla betygssättandet. PLANERING INFÖR UTVÄRDERINGEN De mål vi har för utvärderingen är att vi och kunden ska få en bättre förståelse för produkten samt eventuellt designbrister och andra fel som vi har missat. Vi har vid den här tiden god kännedom om vår användare samt deras behov. För att förenkla för användaren är alla sidor konsistenta och enkla att förstå. Hi-fidelity mockupen är baserad på dagens system som vi har förbättrat igenom att ta bort överflödiga menyer och förbättrat gränssnittet. De begränsningar vi har är tekniken som används på systemet idag. Frågeställningar Uppfyller det nya systemet användarens krav? Är det lätt för användaren att använda systemet? För att utvärdera systemet samt besvara frågeställningarna så började vi med att intervjua användarna, sedan gjorde vi användartester på vår low-fidelity prototyp. I high-fidelity prototypen skall alla delar testas samt en tillämpning av Donald Normans designprinciper. De praktiska problem som framkom under vår test av low-fidelity prototypen löste vi när vi skapade highfidelity prototypen. Användaren är självklart viktig att involvera i själva utvärderingsprocessen men användare har oftast en svag uppfattning om vad han eller hon vill ha. Utvärderingsteamet är väl insatt i utvecklingen och har godkännedom om systemet. Vilket gör att teamet har en liten partisksyn på det hela.

6 GENOMFÖRANDE AV UTVÄRDERING VISUELLT I det stora hela är det visuella väl tydligt och enkelt att förstå, dock har vi märkt att arkiv funktionen (moment1.pdf Sida 4) är överflödig och skulle kunna implementeras i den rullista som finns för terminerna. Tankegångarna går kring att man istället skulle kunna anpassa den lista för kurserna efter vilka kurser man står som ansvarig för under vald termin, och att den uppdateras vid nytt val av termin. FEEDBACK Det finns olika saker man kan jobba med på detta plan också, det meddelande man får när man skickat in betygen är väldigt stel. Man skulle kunna använda sig av färger (t.ex. grön färg) för att kunna visa för användaren på ett annat sätt att man lyckats med vad man försöker utföra. På samma sätt skulle man kunna använda sig av gul alternativt röd färg vid felmeddelanden och hålla sig till det genom hela systemet för att ge ett enkelt system som användaren lätt kan lära sig. För att betona den hjälpen som ges på hemsidan skulle man även här använda sig av färger, förslagsvis blå färg för att undvika att använda en färg som kan ses som varnande eller liknande. BEGRÄNSNINGAR Användaren har en del begränsningar i systemet, hon kan t.ex. inte fylla i betyget på egen hand utan måste använda får fördefinierade lista med tillgängliga betygnivåer. Samma begränsningar finns vid kursval, användaren kan inte välja vilken kurs som helst utan enbart de kurser som hon står som ansvarig för. I systemet har vi inte lämnat allt för mycket utrymme för egna tolkningar, utan informationen som presenteras är ganska mycket straight forward och så minimalistiskt som möjligt. Vi har samtidigt försökt att hålla systemet så lika som möjligt i input och output, om man klickar på bekräfta och har sorterat listan i en viss ordning borde även outputten av den ordningen bli densamma vid nästa sida som på föregående sida, för att undvika förvirring eller irritation.