KRISPLAN HANDLINGSPLAN FÖR KRISHANTERING INOM SKOLFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 KRISPLAN HANDLINGSPLAN FÖR KRISHANTERING INOM SKOLFÖRVALTNINGEN Norra verksamhetsområde BONDSJÖHÖJDENS SKOLA MURBERGSSKOLAN BONDSJÖ FÖRSKOLA MURBERGETS FÖRSKOLA ÄNGETS FÖRSKOLA Reviderad

2

3 KRISBEREDSKAP VARFÖR? Det är bra om skolorna förbereder sig för traumatiska kriser som orsakas av plötsliga, oväntade och ovanligt svåra och intensiva händelser. Det är viktigt att vara förberedd eftersom krissituationer skapar ångest och oro. Vanliga känslor är förvirring, lamslagenhet, hjälplöshet, ovisshet och rädsla. I värsta fall uppstår panik. Skolans verksamhet och vardagsrutiner rubbas och det blir svårt att koncentrera sig på skolarbetet. Handlar det om mycket dramatiska händelser börjar rykten spridas och medierna anländer. I förväg överenskomna modeller för hur man handlar gör det lättare att kontrollera krissituationer samtidigt som människornas ångest lindras. Då vet var och en hur man skall handla och var det finns hjälp att få. En handlingsmodell är som en karta som gör det lättare att agera och gå framåt i svåra situationer. Det är bra att vara medveten om att den upprörande händelsen berör och påverkar både eleverna eller de studerande och skolpersonalen. Skolor är särskilt sårbara, eftersom barn och unga har föga eller ingen erfarenhet av hur man möter kriser. Det är inte roligt att förbereda sig för situationer som ingen önskar. Då krisen inträffar är det emellertid för sent att planera någonting alls, varför handlingsmodellerna skall göras upp i förväg. Projektet Kriser i skolan visade att så gott som alla lärare som deltog i fortbildning inom ramen för projektet hade erfarenhet av krissituationer i skolan. Många hade i åratal efteråt funderat på om de kunnat handla riktigt eller eventuellt kunnat göra någonting annorlunda. Med handlingsmodeller som tänkts ut tillsammans behöver ingen i skolan reda sig ensam. KRIS FÖR OSS För oss innebär kris:dödsfall, svår sjukdom, svår olycka eller annan allvarlig händelse som berör elev- eller personalgrupp. KRISGRUPP I SKOLAN För att utveckla och upprätthålla krisberedskap och organisera krisverksamheten vore det bra med en krisgrupp i skolan. Krisarbetet lämpar sig väl för elevhälsoteamet. Hela elevhälsoteamet eller en del av den kan fungera som krisgrupp. Det kan vara lyckat om det till krisgruppen också hör andra som arbetar i skolan, till exempel skolvärden eller skolvärdinnan. Krisgruppen skall komma överens om den inbördes arbetsfördelningen för att undvika oreda och överlappningar. Varje skola ska ha en krisgrupp. Vid krissituationer är rektor den främsta ansvariga, varför rektor bör fungera som ledare för krisgruppen. Vid kriser som berör flera enheter kopplas skolförvaltningens eller kommunens krisgrupp in.

4 KRISGRUPPENS UPPGIFT Krisgruppens uppgift är att: göra upp en skriftlig krisplan för skolan anteckna gruppens inbördes arbetsfördelning och ansvarskedja reda ut vilka samarbetsparter som är viktiga i krissituationer handleda personalen genom fortbildning och anskaffning av litteratur informera eleverna eller de studerande, föräldrarna och samarbetsparterna om planen organisera verksamheten i krissituationer sköta om det omedelbara behovet av andligt stöd och av eventuella fortsatta åtgärder värdera de åtgärder som vidtagits i krissituationer och göra behövliga förändringar i krisplanen uppdatera krisplanen (förändringar i kontaktuppgifterna eller i situationen i skolan) upprätthålla krisberedskapen genom att handleda ny personal i krisplanen samt genom att årligen ordna information och fortbildning om den för hela personalen Krisplanen ska ha klara och entydiga handlingsdirektiv. Trots att alla situationer inte kan förutses kan de uppgjorda handlingsmodellerna också tillämpas i andra situationer. KRISLÅDA Vidare ska varje enhet ha en krislåda med hjälpmedel och rekvisita som t.ex. stearinljus, vit duk, uppslag till morgonsamlingar, sorgmusik, dikter o dyl Krislådan placeras i anslutning till krispärmen. Ansvariga för krislådan är Murbergsskolan Bondsjöhöjdens skola Bondsjö fsk Ängets fsk Murbergets fsk Eva Melander Charlotte Åkerman Helena Norell Lena Gustafsson Lena Gustafsson VÅR KRISGRUPP Befattning Namn Tel arb Tel bost. Mobiltelefon Ulla N Theander Helena Norell Förskolechef Lena Gustafsson Kurator Ylva Brundin Skolsköterska Cajsa Vikman Skolassistent Alarcon Eva Melander Skolassistent Charlotte Åkerman

5 VIKTIGA TELEFONNUMMER VID AKUTLÄGE! AMBULANS/BRANDKÅR/POLIS 112 Förvaltningschef skola BUP Socialförvaltning IFO-chef Socialjouren 112 Fältare Giftinformationscentralen Röda korsets samtalsjour Jourhavande präst 112 Vårdcentralen Sundet Sundsvall sjukhus, växel Tandvård Taxi Polis Skolskjuts Arbetsmiljöverket, distrikt Härnösand AKUTPÄRM På varje enhet ska det finnas en, varje terminsstart, uppdaterad personal- och barn/elevförteckning, samt uppgifter om telefon till anhöriga för så väl barn/elever som för personal. Denna akutpärm ska finnas på en tillgänglig plats väl känd för alla. Akutpärms placering Bondsjöhöjdens skola expedition Murbergsskolan personalrum C-huset Ängets förskola personalrum Murbergets förskola personalrum Bondsjö förskola personalrum HANDLINGSPLAN vid KRISSITUATION 1. Kontakta någon i krisgruppen då du tycker att det är nödvändigt. Den i krisgruppen som du kontaktat har skyldighet att ta de ytterligare kontakter som krävs. Berörd rektor ska alltid kontaktas. 2. All personal på skolan informeras. Personal som inte är i tjänst skall också informeras. 3. Bryt inte skoldagen och låt inte eleverna gå hem utan information. Försäkra dig om att vårdnadshavare till berörd klass eller grupp fått tillräcklig information innan elev lämnar skola. En fördjupad och detaljerad information ges först efter att den drabbades anhöriga gett sitt tillstånd.

6 4. eller en av krisgruppen utsedd person sköter ALL kontakt med journalister. Övrig personal skall aldrig ge information till journalister eller icke inblandade. Var tydlig i kommunikationen med dem. Avvisa i en neutral ton och hänvisa till den som fått ansvaret. Exempel på hur man kan svara: Jag ger inga kommentarer, Ring rektor tel Elever och personal skall skyddas. 5. Använd den krislåda som finns på enheten. 6. Avsätt mycket tid för samtal i elev- och personalgruppen. 7. Informera den drabbades anhöriga om vad som sagts och gjorts i skolan. 8. Krisgruppen kan vara behjälplig vid utformning av minnesstund/begravningsritual, flaggning, utformning av dödsannons m.m. Ett dödsbud får ALDRIG ges till den drabbades familj/anhörig via telefon SAMTAL KRING ETT DÖDSFALL Låt det ta den tid det tar. Information Berätta vad som hände. Tag endast med fakta. Kom ihåg att när ni ger fördjupad information skall samråd ha skett med den drabbades vårdnadshavare/anhörig. Alla reaktioner är tillåtna. Ingen är tvungen att yttra sig. Tankar och känslor: Vad tänker du om det som skett? Vad var det värsta i det som hände? Var det någon annan som upplevde det på samma sätt? Hjälp barnen sätta ord på sina känslor, uppmuntra teckningar, dikter etc. Vad skulle du säga om han/hon (den drabbade) hört dig nu? Sammanfattning: Försök visa samstämmighet i tankar och reaktioner. Vi är lika. Hur går vi vidare? Visa vad elever kan göra mer: Tala med varandra, syskon, föräldrar och vänner. Besöka olycksplatsen.

7 Skaffa mer information. Skriva dagbok. Göra något för och kanske tillsammans med de efterlevande. Besöka graven. HANTERING AV DÖDSFALL I SKOLAN/FÖRSKOLAN Kom ihåg att symbolhandlingar är mycket viktiga. Exempel på symbolhandlingar är att läsa dikt, lyssna på musik, skriva brev, ta fram foto, rita teckning, skriva minnesbok etc. Markera den avlidnes "plats" i personalrummet och/eller klassrummet med t ex ljus och duk från krislådan, minnessaker, blommor, teckningar. Arrangera en minnesstund med symbolhandling. Tillåt elev och personal att delta i avskedsstund, gudstjänst eller begravning. Elev som skall delta i begravning skall ha en vårdnadshavare med sig. Låt en "plats" stå tom i klassrummet/personalrummet under en längre tid. Uppmärksamma under en tid speciella minnesdagar t ex vecko-, månads- eller födelsedag. Eventuellt anordnas klassbesök för vårdnadshavare. Håll klassamtalet (se bilaga 2) i gång. Utnyttja krisgruppen och låt tiden arbeta för er i den bearbetning som startat. Tänk på vikten av lång tids kontakt med hemmet.

8 HANDLINGSPLAN VID ELEVS DÖDSFALL Åtgärd Ansvar Lokal Sammankalla krisgruppen Murbergsskolans exp Kontakt med vårdnadshavare om Hemmet dödsfallet skett på skolan Information till all personal inkl musikskolan Berörd enhets personalrum Information till drabbad klass Klassrum Information till övriga klasser Klassrum Flaggning på halv stång, efter att Vaktmästare alla informerats Kondoleansblommor Skolassistent Kontakta vårdnadshavare till elever i berörd klass..så att det finns någon vuxen hemma efter skolans slut. Besöka drabbad familj vid lämplig tidpunkt som passar familjen Minnesstund med ljus. Lådan finns vid anhörigpärm/personalrum Sammankomst för avstämning, debriefing efter 2-3 v. Krisgruppen delegerar uppgifter Mentorer/Klasslärare Hemmet Präst Klassrummet eller annan lämplig lokal Arbetslagsvis Krisgrupp

9 HANDLINGSPLAN VID ELEVS FÖRLUST AV NÄRA ANHÖRIG Åtgärd Ansvar Lokal I samband med att skolan Per telefon underrättats frågar man familjen om elevens klass kan underrättas. Information till krisgruppen Information till berörda lärare Berörd enhet Skicka kondoleansblommor Skolassistent Ev närvaro vid begravning Vid tillåtelse, tala öppet. Mentorer/Klasslärare Klassrum Förbered kamraterna på att eleven kan vara känsligare än vanligt och att de därför bör visa extra omtanke. Inför barnets återgång till skolan Mentorer/Klasslärare tas kontakt med Vårdnadshavare för att höra om det är något speciellt att tänka på. Var observant på elevens sorge- Mentorer/Klasslärare reaktioner. Följ upp eleven. Eventuellt anlita skolpsykolog, kurator, skolsköterska eller skolpräst. Lär mer i Atle Dyregrovs Barn i kris.

10 HANDLINGSPLAN VID STOR OLYCKA Åtgärd Ansvar Lokal Sammankallande av krisgruppen Murbergsskolans exp Fördelning av arbetsuppgifter Murbergsskolans exp Information till personal Berörd enhet Kontakta präst och psykolog/bup Krisgrupp Information till berörda föräldrar Information till berörda elever Ta hand om drabbade barn/syskon Presskontakt Ev. flaggning på halv stång sedan Vaktmästare alla underrättats Svara på frågor från anhöriga Krisgrupp Fika vid behov Skolassistent Lokal att samlas i om skolan ej är lämplig Krisgrupp

11 HANDLINGSPLAN VID PERSONALS DÖDSFALL Åtgärd Ansvar Lokal Kontakta krisgruppen Kontakta anhöriga om dödsfallet skett på skolan Kontakta präst Information till personal inom skolområdet Information till eleverna Flaggning på halvstång när alla informerats Kontakta vårdnadshavare till elever i berörd klass per telefon Skriftlig information till vårdnadshavare i alla klasser Minnesstund Kontakt med anhöriga om hur de vill ha det på begravningen. Vid behov, återkommande samtal med eleverna om vad som skett. Berörd skolledare Vaktmästare Mentorer Präst Krisgrupp Mentor Kurator

12 HANDLINGSPLAN VID SKOLBRAND Åtgärd Ansvar Lokal Larmet går Skolledning eller * delegerad personal Utrymning av klassrum Undervisande lärare Information till Räddningstjänsten Pärmbäraren Krisgruppen sammankallas Återsamling efter inräkning av Krisgruppen elever och personal Ta hand om chockade barn i Krisgruppen väntan på vårdnadshavare Kontakta berörda vårdnadshavare Mentorer Kontakta lokalradion för information till vårdnadshavare i övrigt. Läs mer i Atle Dyregrovs Barn i kris * Utrymningsplan tas med ut.

13 HANDLINGSPLAN VID VÅLD OCH/ELLER HOT MOT ELEV Åtgärd Ansvar Lokal Sammankallande av krisgruppen Murbergsskolans exp Fördelning av arbetsuppgifter Sammankallande krisgruppen Information till personal HANDLINGSPLAN VID VÅLD OCH/ELLER HOT MOT PERSONAL Åtgärd Ansvar Lokal Sammankallande av krisgruppen Murbergsskolans exp Fördelning av arbetsuppgifter Sammankallande krisgruppen Information till personal

14 Informationsplan vid extraordinära händelser och andra samhällsstörningar (En bilaga) 1 Syfte I ett krisläge kan vi förvänta oss att informationsbehovet hos allmänheten kommer att vara väldigt stort. Krisledningsnämnden är den instans som avgör om en händelse skall behandlas som en extraordinär händelse. Med en extraordinär händelse avses en olycka eller annan händelse, som är så påfrestande att kommunens ordinarie organisation räcker till för att hantera problemen. Informationsfunktionen skall också vara ett stöd till den operativa ledningen i hanteringen av en krissituation. Denna plan syftar till att förbereda ett kommunalt informationsarbete, som skall kunna möte ett extremt informationsbehov. Informationsbehovet kommer att finnas dels internt inom kommunen hos olika operativa grupper och hos personalen, dels externt hos andra deltagande organisationer och hos allmänheten. 2 Ordinarie informationsorganisation Inom information och marknadsföring arbetar idag tre personer. En informatör som även har marknadsföringsansvaret och två webbredaktörer som utvecklar och underhåller hemsida och intranät. Informatören har ansvaret att informera internt samt externt och är placerad i kommunkansliet. De två webbredaktörerna tillhör och är placerad på ITavdelningen. 2.1 Mindre tillbud Om händelsen inte är så allvarlig som en extraordinär händelse men som ändå kräver extra informationsinsatser hanteras händelsen antingen centralt av informationsenheten eller enbart av den förvaltningen eller/ och kommunala bolag som är direkt berörda eller i samarbete. Ett samarbete mellan de kommunala bolagen, Räddningstjänsten Höga Kusten Ådalen och kommunen gällande information och marknadsföring sker redan idag och kommer även att finnas vid en extraordinär händelse. Kommunchefen har även möjlighet att ge i uppdrag till informationsansvarige att inrätta en upplysningscentral utan att dra igång den stora Härnösands Kommun 2(9) Informationsorganisationen. Om resurser behövs från andra förvaltningar sker det i samråd med förvaltningscheferna. 3 Krisledning i Härnösands kommun Kommunstyrelsens presidium är utsedd som Krisledningsnämnd för Härnösands kommun. Kommunstyrelsens ordförande, kommunchefen samt Räddningschef för Höga Kusten Ådalens Räddningstjänst äger rätt att kalla in krisledningsnämnden. Krisledningsnämnden eller kommunchefen beslutar om att starta upp delar eller hela informationsorganisationen. 4 Förklarat Krisläge 4.1 Samlingsplats När krisledningsnämnden har förklarat att krisläge gäller inkallar informationschefen berörd personal vid informationscentrum. Alla skall inställa sig snarast i Rådhuset, fullmäktigesalen för en första information om läget och uppstart av arbetet. Inom två timmar skall informationsfunktionen vara organiserad och i aktion.

15 4.2 Informationsorganisation Kommunens informatör är ansvarig chef för informationsorganisationen direkt underställd chefen för ledningsstaben. I en krissituation organiseras en särskild informationsorganisation under ledningsstaben. Om den extraordinära händelsen får ett utdraget förlopp och informationsorganisationen behöver extra förstärkning är det även möjligt att rekrytera informationspersonal från andra kommuner om de ej är belastade av krisen. Organisationen framgår av bild nedan. Av den framgår också lokaliseringen för respektive grupp. Härnösands Kommun 3(9) De personer som skall arbeta i informationsorganisationen framgår av bilaga Informationsorganisationens grupper Informationschef huvudansvarig för informationsorganisationen, ingår i kommunens ledingsstab för extra ordinära händelser och ansvarar för strategiska informations- och kommunikationsfrågor. Informationschefen ansvarar även för att ledningsstaben får information från upplysningscentralen samt att information från ledningen ges till ställföreträdande informationschef som är ansvarig för upplysningscentralen. Informationschefen är också huvud ansvarig för kontakterna med massmedia och ansvarar för att media får kontinuerliga uppgifter om händelsen via pressmeddelanden och presskonferenser. Informationschefen är också ansvarig för att få till stånd möten enligt fastlagt schema med informationsorganisationen, förutom upplysningscentralen som krävs i bruk kontinuerligt. Ställföreträdande informationschef ersättare för informationschefen och ansvarig för upplysningscentralen. Ställföreträdande informationschef larmas av informationschefen och ska därmed öppna upplysningscentralen. Upplysningscentralen har till uppgift att svara på frågor i telefon från drabbade, anhöriga och allmänhet. De skall fortlöpande ges aktuell information från redaktörerna. Alla frågor telefoninformatörerna tar emot ska registreras på särskilda meddelandeblanketter som finns i kriskonferensen i FirstClass. Informationen ska lämnas vidare till redaktörerna och analysgruppen. Redaktörer arbetar operativt med insamling och vidareförmedling av information. Informationschefen kommer också att utse en av redaktörerna till ansvarig för presscentret. Redaktörerna har till uppgift att samla in, bearbeta och sprida information om krislägets utveckling, beslut, åtgärder samt hur allmänheten bör förhålla sig eller de åtgärder de behöver vidta. Informationen vidarebefordras till upplysningscentral, webbredaktion, växel, massmedia m.fl efter godkännande från chefen för ledningsstaben. Inkommen ny information om läget och förändringar skall lämnas till informationschefen och ledningsstaben. Webbredaktörer har som uppgift att aktivera krisstartsidan för hemsidan. Har sedan till uppgift att lägga ut information på hemsidan, intranätet samt en lägesrapport på Wis. De skall fortlöpande ges aktuell information från redaktörerna f.v.b. till hemsidan. Härnösands Kommun 4(9) Presscenter en av redaktörerna får den uppgiften vid behov. Centret ska fungera som en central för journalisterna och där kommer även alla presskonferenser att hållas.

16 4.2.2 Lokaler Upplysningscentralen- disponerar 3 rum i stadshuset bottenplan i anslutning till kommunreceptionen. De rum som är tilltänkta är: 134, 133, 108, 107. Informationschef samt redaktörer kommer att förfoga över Rådhusets bottenplan, rum 108, 109, 110, 112, 118, 119. Presscenter- upprättas vid Johannesbergsskolan. Presskonferenser skall hållas i aulan på översta planet enligt en tidsplan, som upprättas av informationsavdelningen så snart som möjligt. En av Komvux datasalar skall upplåtas för att journalisterna skall kunna koppla upp sig på Internet. Elevcafeterian skall ställas till förfogande för journalisterna. Webbredaktörerna kommer att sitta på It-avdelningen, våning tre i Stadshuset, rum 321. Lokalt informationscentrum- Vid behov skall ett begränsat, mobilt informationscentrum kunna anordnas i anslutning till platsen för den aktuella händelsen. 4.3 Arbetssätt När det är beslutat att starta upp krisinformationsorganisationen, eller delar av den, larmar informationschefen den ställföreträdande chefen som gemensamt ska kalla in resterande bemanning, för information i fullmäktigesalen, Rådhuset. Larmlista finns i kriskonferensen i FirstClass, samt hos kommunreceptionen och hos informationsansvarige. Efter ett inledande skede skall en uppdelning ske av resurserna till två arbetslag. Detta för att få uthållighet genom att arbetslagen tjänstgör växelvis enligt schema som upprättas i samband med start av verksamheten. Informationschefen ansvarar för att upprätta ett mötesschema för informationsorganisationen. Arbetssättet blir beroende av hur störningsläget är för telefon, Internet och massmedia. Informationsfunktionen skall kunna möta bortfall av el, teleförbindelser och Internet. Härnösands Kommun 5(9) Informationschefen beslutar om eventuell uppstart av krisstartsidan på Webbredaktörernas uppgift är att aktivera och uppdatera sidan kontinuerligt. Samt att lägga ut lägesrapporter på WIS-sidan Informationsspridning Ingen information ska lämnas ut annat än den som kommer från ledningsgruppen. Alla uppgifter som kommer till informationsorganisationen måste förankras hos ledningsgruppen innan dessa bekräftas till allmänhet, media och samverkande parter Upplysningscentral Den ställföreträdande informationschefen har ansvaret för att inrätta en eventuell upplysningscentral och att upprätta ett arbetsschema för informatörerna i upplysningscentralen. Grundbemanningen är 3 personer och tre skift, antalet kan utökas eller minskas efter behov. I upplysningscentralen ska alla inkomna frågor registreras på särskilda meddelandebrevmallar för upplysningscentralen, som finns i First class, kriskonferensen. Dessa fylles i direkt på datorn och skickas till en konferens som lagrar allt för senare dokumentation och analys Informationskanaler Intern information - Intranät - FirstClass - Fax Val av informationskanal skall göras utifrån den målgrupp man vill nå med informationen. För intern information till hela personalen används Intranet och FirstClass. En särskild

17 konferens läggs upp för den händelse, som har inträffat. Vid behov flashas särskilt viktig information på FC till all personal. Faxmeddelande användas för att nå arbetsplatser, som inte kan nås på annat sätt. Extern information Information till allmänheten skall enbart lämnas genom Informationsorganisationen och Upplysningscentralen för att undvika att budskapen från kommunen blir otydliga. Valet av kanal avgörs efter vilken målgrupp som skall nås och informationens art. Hemsida- En förberedd krisstartsida finns för Där hittar medborgarna direkt information om händelseförloppet och viktiga telefonnummer. Webbredaktionen har redan i normalläge en förberedd Härnösands Kommun 6(9) särskild startsida för krissituation. Information skall läggas ut löpande och minst en gång per timme även om inget nytt har inträffat eller tillkommit. Den förberedda startsidan kan ha följande texter förberedda: Vad som hänt samt vem som är ansvarig för informationen. Källan för informationen bör också anges. Tidpunkt för informationen och när händelsen inträffade. När sidan senast uppdaterades Tid för nästa uppdatering Konsekvens på kort sikt Konsekvens på lång sikt: Länk till ev. pressmeddelande Namn på kontaktpersoner Länk till POSOM-gruppen Telefonnummer där information kan ges till allmänheten Att sidan är tillfällig och används vid krissituationer En länk till ordinarie startsida. Upplysningscentralen- lämnar information via telefon till allmänheten. Telefonväxeln ska slussa frågor kring den aktuella händelsen vidare till upplysningscentralen men växeln ska även vara uppdaterade om läget. Aktuella nummer till upplysningscentralen skall framgå av personalförteckningen för informationscentrum, bilaga 1. Svar skall kunna lämnas på texttelefon. Förutom svenska skall svar kunna lämnas på engelska och om möjligt på andra språk. Information på andra främmande språk skall om möjligt organiseras genom kommunens tolkförmedling. Informationsavdelningen skall så snart som möjligt kontakta tolkförmedlingen vid integrationsavdelningen vid en krissituation, så att tolkar kan förberedas. En annan mycket viktig uppgift för upplysningscentralen är att ta emot information om händelseutvecklingen och vidarebefordra informationen till ledningsstaben. Skolornas anslagstavlor- Vid ström och telefonavbrott kommer information till allmänheten att finnas på anslagstavlor vid allmänna samlingslokaler, skolor, förskolor.

18 Lokalradio- För att nå ut med snabba meddelanden ring Radio Västernorrland ftn eller Myndighetsmeddelande- Det är en myndighets rätt att få ut information kostnadsfritt i Sveriges Radio, sveriges television, Tv 4 och lokalradion. Radio-och TV-lagen ger alla myndigheter rätt att begära sändning av viktiga meddelanden. Det kan vara tex inställda skolskjutsar, störning i Härnösands Kommun 7(9) vatten, avlopp eller el. Dock är det mediet som bestämmer hur det ska sändas till skillnad från ett VMA som media är bundna till att sända. VMA- Det finns två typer av VMA. Det ena är varningsmeddelande och det andra informationsmeddelande. Varningsmeddelande sänds omedelbart på begäran av behörig räddningsledare eller myndighet eller företag i situationer då omedelbar risk bedöms föreligga för skada på liv, egendom eller i miljön. Ett varningsmeddelande skall upprepas inom fem minuter. Varningsmeddelandet sänds alltid i samtliga medverkande radio- och TV-kanaler. Informationsmeddelande sänds, dock utan krav på omedelbarhet, på begäran av behörig räddningsledare eller myndighet och företag för att förebygga och begränsa skador på människor eller egendom eller i miljön. Ett informationsmeddelande ska upprepas inom tio minuter. Vilka massmedia sänder ut VMA? Informationsmeddelandet kan begäras bli sänt i alla medverkande radio- och TV-kanaler. Överenskommelser finns med Sveriges Radio, Sveriges Television, Sveriges Utbildningsradio, SVT Text, TV4 och den privata lokalradion. Även de satellitsändande TV-kanalerna TV3, Kanal 5, TV8 och ZTV har också förbundit sig att sända viktiga meddelanden. Vem får begära utsändning av VMA? Nedan anges personer/funktioner med behörighet att begära utsändning av myndighetsmeddelande. Räddningschef Polischef Räddningsledare Länsstyrelsen, enligt myndighetens beslut Kustbevakningen, enligt myndighetens beslut Luftfartsverket, enligt myndighetens beslut Rikspolisstyrelsen, enligt myndighetens beslut Räddningsverket, enligt myndighetens beslut Sjöfartsverket, enligt myndighetens beslut Jourhavande brandbefäl i kommunal räddningstjänst Jourhavande polismästare/polisbefäl.

19 4.4 Informationskvalité I ett krisläge är det viktigt att budskapen är korrekta, entydiga och trovärdiga. Dessutom skall informationen lämnas utan dröjsmål. Om det inte finns något nytt att meddela skall information i så fall lämnas regelbundet om att ny information för närvarande inte finns. Härnösands Kommun 8(9) Genom upprepning av informationen ökas genomslagskraften för budskapen. Alla budskap som lämnas från Härnösands Kommun skall förses med tydlig information om att Härnösands kommun är avsändare, t.ex. inledas med orden Information från Härnösands Kommun Dokumentation av mottagen och lämnad information Den information som tas emot och som lämnas skall dokumenteras på särskilda meddelandeblanketter. Avsändare, mottagare och tidpunkt för informationen skall alltid noteras. Kopia på meddelande skall förvaras i kronologisk ordning t.ex. i pärmar. Var och en i informationsgruppen, som upprättar eller tar emot information ansvarar för dokumentation av sin information. Efter händelsen har avslutats samlar dokumentationsgruppen in all information och sammanställer en slutrapport på lämpligt sätt Massmedia I alla lägen där massmedia fungerar normalt blir tidningar, radio och TV viktiga kanaler för att nå ut till allmänheten. Informationsavdelningen skall därför omedelbart upprätta kontakt med länets tidningar, radio och TV vid en krissituation. Vid den första kontakten ges information om vem som kommer att ha det primära ansvaret för kontakterna med massmedia. Normalt är det kommunens informatör tillika chef för informationsavdelningen. Det är mycket viktigt att kommunens syn på vad som har hänt ges till massmedia. Vilken osäkerhets som gäller för den första bedömningen av den inträffade händelsen, vilka motåtgärder kommunen har vidtagit eller kommer att vidta m.m. De som arbetar med massmediakontakter i kris skall ha särskilda telefonnummer för dessa kontakter. Numren skall lämnas ut via pressmeddelanden och via telefonväxlarna Informationsställen vid el och telefonbortfall I en situation där teleförbindelser, Internet och massmedia inte fungerar skall kommunen ha reservförfaranden. Förskolor, skolor och allmänna mötesplatser skall kunna förses med skriftlig information och allmänheten skall där kunna hämta information. Information skall lämnas minst två gånger per dygn även om inget nytt har tillkommit. För detta skall kommunen ha reservtryckmöjligheter i tryckeriet. På informationsplatserna skall allmänheten också kunna lämna meddelanden till ledningsgruppen. 5. Personalvård För att informationsverksamheten skall fungera bra under lång tid krävs att personalen tas om hand på ett bra vis i en pressad och stressad situation. Härnösands Kommun 9(9) Därför är det viktigt med pauser i arbetet liksom tillgång till mat och dryck. Informationschefen skall tillse att detta fungerar. Mat och dryck organiseras genom Navet. Personalen som arbetar med information om en svår händelse kan inte undgå att påverkas psykiskt. Om påfrestningarna blir mycket stora skall informationschefen i god tid ta kontakt med Företagshälsovården för att den skall kunna ge stöd med krisbearbetning, stödsamtal och andra insatser.