Protokoll 1 Sammanträdesdatum Kultur- och tekniknämnden

Transkript

1 Protokoll 1 Plats och tid Plåtslagarvägen 17 13: ande Övriga närvarande Benny Eriksson (S) Anna-Lena Fjellstöm (S) Ann-Margret Bäckström (S) Anders Wallgren (M) Lilian Lagergren Johansson (C) Stig Svedin (V) Peter Granåsen (FP) Roger Öberg (S) tjg ers Inga-Lill Rylander (S) tjg ers Börje Belin (S) tjg ers Christer Brodén tjg ers Ronnie Söderlund, förvaltningschef Jan-Anders Ekman, ekonom Kristina Olofsson, nämndsekreterare Per-Gunnar Nordin, avd.chef fastighet o anläggn, 3 Utses att justera Anders Wallgren och Inga-Lill Rylander Justeringens plats och tid Plåtslagarvägen 17 den 28 februari 2013 Underskrifter Benny Eriksson, ordförande Kristina Olofsson, sekreterare Anders Wallgren, justerare Inga-Lill Rylander, justerare ANSLAG / BEVIS Justering av Kultur- och tekniknämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Förvaringsplats för protokollet Kultur- och teknikförvaltningen Anslaget uppsatt den Anslaget nedtas den Paragrafer 1-16 Kristina Olofsson

2 Protokoll 2 1 Dokumenthanteringsplan 2013 Dnr KTN/2012:332 Anta reviderad dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen har uppdragit till nämnderna att årligen revidera sina dokumenthanteringsplaner och att återrapportera till arkivmyndigheten (kommunstyrelsen). Kultur- och teknikförvaltningen har upprättat förslag till reviderad dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Arkivarie

3 Protokoll 3 2 Taxor och avgifter 2013 Dnr KTN/2012:329 Godkänna upprättat förslag till taxor och avgifter att gälla fr o m Kommunfullmäktige har i samband med antagande av budget och verksamhetsplan för , punkt 5, uppdragit till styrelser och nämnder att årligen genomföra en översyn av gällande taxor och avgifter i den kommunala verksamheten. Kultur- och teknikförvaltningen har gjort en översyn av samtliga avgifter och har förslag på höjningar enligt sammanställning. Kommunledningskontoret

4 Protokoll 4 3 Arbetsmiljöfråga vid Ala skola Dnr KTN/2012: Uppdra till förvaltningen att fortsätta pågående ombyggnation av ventilation med nytt aggregat i vinkelbyggnaden samt förbättrat väderskydd med sadeltak över delar av vinkelbyggnaden. 2. Uppdra till förvaltningen att fortsätta pågående utredning och genomgång av kommunens fastigheter i syfte att kostnadsberäkna framtida underhållsbehov som ska vara klar i maj/juni 2013 för att kunna tas med i investeringsbudgeten för Uppdra till förvaltningen att under februari-mars 2013 kontakta barn- och utbildningsförvaltningen för samråd och upprättande av ett program avseende förbättring av utemiljön. Programmet ska vara klart under Kultur- och tekniknämnden har från barn- och utbildningsnämnden erhållit protokollsutdrag om att skyndsamt vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön, både ute och inne, för elever och personal vid Ala skola. De åtgärder som är aktuella att vidtas för Ala skola under är ombyggnation av ventilation med nytt aggregat i vinkelbyggnaden samt förbättrat väderskydd med sadeltak över delar av vinkelbyggnaden. I övrigt har förvaltningen inga medel beviljade till upprustning av Ala skola. s tidigare behandling BUN Barn- och utbildningsnämnden Avd.chef fastighet och anläggning

5 Protokoll 5 4 Kommittén för "Årets Timråbo" Dnr KTN/2012:330 Kultur- och tekniknämnden fortsätter att delta i kommittén för Årets Timråbo. Kultur- och tekniknämnden beslutade att utse Ann-Margret Bäckström (S) som ordinarie ledamot i kommittén för Årets Timråbo samt uppdra till förvaltningen att se över kommunens deltagande i kommittén. Kommittén för Årets Timråbo består av 2 representanter vardera från Hässjö, Tynderö och Ljustorps hembygdsföreningar och Vivstavarvs intresseförening samt ordförande Ann-Margret Bäckström och vice ordförande Kenneth Westberg från kultur- och tekniknämnden. Årets Timråbo får för utmärkelsen vid årets slut ett tennfat med de fyra sockensigillen samt ett hängsmycke vid nationaldagsfirandet. Ordförande upplever att samarbetet fungerar bra och att representanterna varit nöjda med arbetet samt att den positiva publiciteten för kommunen har ökat. Förvaltningen föreslår att kultur- och tekniknämnden även fortsättningsvis deltar i kommittén för Årets Timråbo. s tidigare behandling KTN Ann-Margret Bäckström Kenneth Westberg

6 Protokoll 6 5 Remiss - Förslag till riktlinjer avseende tillstånd för servering av alkoholdrycker Dnr KTN/2012:343 Inte ha något att erinra mot förslaget. Socialförvaltningen har upprättat förslag till riktlinjer avseende tillstånd för servering av alkoholhaltiga drycker i Timrå kommun. Synpunkter på förslaget ska vara socialförvaltningen tillhanda senast Förvaltningen överlämnar ärendet utan förslag till arbetsutskottet. Socialförvaltningen

7 Protokoll 7 6 Revisionsrapport "Verifikationsgranskning" Dnr KTN/2012:303 Uppdra till förvaltningen att två gånger per år informera berörda anställda om gällande rutiner för intern kontroll. Revisionen har via KPMG genomfört en verifikationsgranskning. En motsvarande granskning genomfördes Granskningen inkluderar därför även en uppföljning av 2009 års iakttagelser och rekommendationer för att se att åtgärder har vidtagits för att förbättra den interna kontrollen. Uppföljningen av granskningen från 2009 visar att nämnderna till viss del inte har vidtagit beslutade åtgärder och att de därför inte alltid har fått avsedd effekt. Tre fjärdedelar av de granskade fakturorna för kurser och personalutbildning samt resor uppfyller inte kraven i reglementet. Kommunstyrelsen ska lämna svar till revisionen senast angående rapportens synpunkter och rekommendationer. Övriga nämnder ska också senast meddela vilka åtgärder de avser att vidta för att förbättra rutinerna. För kultur- och tekniknämndens del avses sex stycken fakturor där antingen program och/eller deltagarförteckning eller syfte och deltagare saknats. Förvaltningen har påtalat bristerna för berörda handläggare och samtliga fakturor har kompletterats med saknade uppgifter. För att förbättra rutinerna föreslår förvaltningen att nämnden beslutar ge förvaltningen i uppdrag att två gånger per år informera berörda anställda om gällande rutiner för intern kontroll. Revisionen, KPMG Kommunstyrelsen

8 Protokoll 8 7 Intern kontroll Dnr KTN/2013:3 1. Överlämna uppföljningsrapporten för år 2012 till kommunstyrelsen för utvärdering. 2. Överlämna övrig information kring internkontrollarbetet till kommunstyrelsen. 3. Godkänna upprättat förslag till Plan för internkontroll Kultur- och teknikförvaltningens rapport avseende resultat från uppföljning av den interna kontrollen för år 2012 samt förslag till Plan för internkontroll för år Kommunstyrelsen Förvaltningschef Ekonom Exp / 2013

9 Protokoll 9 8 Ansökan föreningsbidrag Åstö Fiskarmuseinämnd - Byte av spåntak fiskarstugor Skeppshamn Dnr KTN/2012: Bevilja Åstö Fiskarmuseinämnd kronor i bidrag för byte av spåntak på fiskarstugor i Skeppshamn. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. Åstö Fiskarmuseinämnd har inkommit med en ansökan om bidrag på kronor avseende byte av spåntak på fiskarstugor på fastigheten Åkerö 3:17, Skeppshamn, Åstön. Åstö Fiskarmuseinämnd har av Länsstyrelsen beviljats bidrag med 75% av kostnaden. Förvaltningen föreslår att Åstö Fiskarmuseinämnd beviljas kronor i bidrag för byte av spåntak på fiskarstugor i Skeppshamn och att medel tas från kontot föreningsbidrag. Åstö Fiskarmuseinämnd Ekonom

10 Protokoll 10 9 Ansökan föreningsbidrag Utsjöbryggor - Iordningställande av brygga Söråkeröviken Dnr KTN/2012: Bevilja Intresseföreningen för Utsjöbryggor kronor i bidrag för iordningställande av brygga i Söråkeröviken. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. Intresseföreningen för Utsjöbryggor har inkommit med en ansökan på kronor för iordningställande av brygga i Söråkeröviken för det regionala båtlivet samt båtturismen i regionen. Förvaltningen föreslår att Intresseföreningen för Utsjöbryggor beviljas kronor i bidrag för iordningställande av brygga i Söråkeröviken. Intresseföreningen för Utsjöbryggor Ekonom

11 Protokoll Ansökan föreningsbidrag Timrå Hästsportförening - Projektet "Tillsammans" Dnr KTN/2012:282 Avslå ansökan med hänvisning till att projektet borde inrymmas i den ordinarie verksamheten. Timrå Hästsportförening har inkommit med ansökan om bidrag till projektet Tillsammans. Föreningen har beviljats bidrag till projektet vid några tillfällen tidigare. Förvaltningen föreslår att ansökan avslås med hänvisning till att projektet borde inrymmas i den ordinarie verksamheten. Timrå Hästsportförening

12 Protokoll Ansökan föreningsbidrag Timrå Hästsportförening - Särskilda insatser för skolungdomar Dnr KTN/2012:290 Avslå ansökan med hänvisning till att särskilda insatser för skolungdomar borde inrymmas i den ordinarie verksamheten. Timrå Hästsportförening har inkommit med ansökan om särskilda föreningsbidrag för extra bidrag om kronor till gäststallet samt kronor för särskilda insatser för skolungdomar. Föreningen har blivit beviljade kronor till gäststallet av kommunfullmäktige. Förvaltningen föreslår att ansökan om kronor avslås med hänvisning till att särskilda insatser för skolungdomar borde inrymmas i den ordinarie verksamheten. Timrå Hästsportförening

13 Protokoll Ansökan föreningsbidrag Timrå SOK - Kart- och verksamhetsbidrag Dnr KTN/2012:326 Avslå ansökan. Timrå SOK s orienteringssektion har inkommit med ansökan om kart- och verksamhetsbidrag på kr. Föreningen kommer 2013 att anordna den prestigefyllda tävlingen Silva League Cup som ställer stora krav på kartmaterialet samt att föreningen vill fortsätta med friskvårdsprojektet Hitta ut som har blivit en succé. Förvaltningen överlämnar ärendet utan förslag till arbetsutskottet. Timrå SOK orientering Ekonom

14 Protokoll Ansökan föreningsbidrag Ljustorps IF - Spårutrustning Dnr KTN/2012: Bevilja Ljustorps IF s skidsektion kronor i bidrag för inköp av spårdragningsutrustning. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. Ljustorps IF s skidsektion har inkommit med en ansökan om bidrag på kronor för inköp av skoterdragen spårdragningsutrustning. Förvaltningen överlämnar ärendet utan förslag till arbetsutskottet. Ljustorps IF Ekonom

15 Protokoll Ansökan föreningsbidrag NTF Västernorrland - Medlemsstöd Dnr KTN/2012:340 Avslå ansökan. NTF Västernorrland har inkommit med en ansökan om medlemsstöd till Äldrerådet som är ett rådgivande organ till NTF Västernorrland som verkar för ökad trafiksäkerhet i länet. Medlemsstödet bör förslagsvis motsvara minst en krona per pensionär. Det är ca kronor i Timrå kommun. Förvaltningen överlämnar ärendet utan förslag till arbetsutskottet. NTF Västernorrland

16 Protokoll Delegationsbeslut Dnr KTN/2013:1 Anmälan av delegationsbeslut läggs med godkännande till handlingarna. För kultur- och tekniknämndens godkännande har nedanstående delegationsbeslut upprättats av kultur- och teknikförvaltningen. Förvaltningschef: 2.16/12 Utbetalning av föreningsbidrag för OL-arrangemang Silva League deltävling 7 o 8 Edsåker, Timrå SOK Orientering, kr. 2.1/13 Kultur- och teknikförvaltningens beslutsattestanter 2013 avseende driftbudget. Lokalvårdschef 2.2:1/12 Utökning av lokalvårdstjänst från 92% till 100% Söråkers skola fr o m Avd.chef väg och trafik 2.3:2/12 om utfärdande av grävtillstånd. Trafikhandläggare 2.4A-19/12 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade med besl.nr tom Avslag ansökan parkeringstillstånd för rörelsehindrad med besl.nr B-20/12 Trafikregleringar i samband med VA-arbeten på Hökarvägen med besl.nr 61.12, Fasanvägen med besl.nr samt Köpmangatan med besl.nr C-21/12 Nyskrivning av lokal trafikföreskrift med besl.nr Kulturchef 2.12:1/12 Utbetalning av bidrag till studieförbund; ABF, Studiefrämjandet, NBV, Bilda, Sensus och Vuxenskolan med totalt kr.

17 Protokoll Rapporter och informationsärenden Dnr KTN/2013:2 Med godkännande lägga rapporterna och informationsärendena till handlingarna. 1. Enligt antagen plan för intern kontroll har granskning utförts enligt följande: Kontering av fakturor och inköp enligt ramavtal för verksamheterna 051, 052, 056, 082, 085, 091, 1038, 2158, 2302, 341, 342, 344, 345, 346, 347, 348, 407, 440, 450, 24321, 24322, 3003, 3004, 3150, 320, 350, 3501, 8321, 86531, 8700, 8702, 8705, 8707, 8708, 8800, 24323, 24324, 24325, 24326, 24327, 24328, 24329, 24331, 24332, 24334, 24335, 24338, 24339, 2438, 24351, 250, 270, 31521, 8001, Granskarna har inget att erinra. Fakturor för mobiltelefoner för verksamhet fastighet och anläggning, väg och trafik samt administration. Granskarna har inget att erinra. Fakturor för inköp av inventarier. Granskaren har inget att erinra. Fakturor för kurser och konferenser för alla verksamheter. I samband med revisionsrapport Verifikationsgranskning påtalades att fakturor för kurser och personalutbildning samt resor inte uppfyller kraven i reglementet. För kulturoch teknikförvaltningens del är dessa fakturor kompletterade med de uppgifter som fattades. Granskaren har därför inget att erinra men föreslår att alla berörda anställda informeras om gällande regler två gånger per år. Reseräkningar, lönerapportering vid frånvaro, delegationsordningar, uppfyllelse av satta mål samt budget i balans. Granskaren har inget att erinra. Bensinkort och driftjournaler för verksamheterna fastighet och anläggning samt väg och trafik. Granskaren har inget att erinra. 2. Ekonomisk periodrapport t o m november 2012 avseende kultur- och tekniknämnden. 3. Renhållningstaxa och slamtaxa Avslutningsåtgärder nedlagda deponier, PM Minnesanteckningar från Kulturforum Västernorrland

18 Protokoll Protokollsutdrag kommunstyrelsen , Överenskommelse om samverkan för ökad trygghet i Timrå Protokollsutdrag kommunfullmäktige , Budget- och verksamhetsplan Protokollsutdrag kommunfullmäktige , Kultur- och tekniknämndens ansökan om finansiering av åtgärder. 9. Protokollsutdrag kommunfullmäktige , Riktlinjer om rökfri arbetstid i Timrå kommun. 10. Protokollsutdrag kommunfullmäktige , Genomförandeavtal för anläggningsåtgärder inom området för planerat logistikcenter i Torsboda Söråker. 11. Protokollsutdrag barn- och utbildningsnämnden , Representanter till översynen av kommunens fritidsgårdsverksamhet.