Webbaserad allmän rättsdatabastjänst

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Regeringskansliet Therése Westerlund Upphandling Webbaserad allmän rättsdatabastjänst FA2014/613/RK KOM Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1. Allmän orientering 1.1. Beskrivning av upphandlingen Regeringskansliet inbjuder Er att lämna anbud avseende tillgång till en webbaserad allmän rättsdatabastjänst. Regeringskansliet avser att träffa ramavtal med en (1) leverantör som kan tillhandahålla tillgång till en webbaserad allmän rättsdatabastjänst. Handläggare inom Regeringskansliets samtliga departement har behov av tillgång till en allmän rättsdatabastjänst. Det största antalet sökningar finns inom följande områden i rättsdatabastjänsten: -nyhetstjänster, -förarbeten och -lagtext Presentation av myndigheten I myndigheten Regeringskansliet ingår Statsrådsberedningen, departementen och Förvaltningsavdelningen. Statsrådsberedningen har till uppgift att leda och samordna arbetet i Regeringskansliet. Departementen handlägger regeringens ärenden inom sina respektive sakområden. Förvaltningsavdelningen ansvarar bland annat för gemensamma administrativa frågor. Avtal som Regeringskansliet tecknar kan även användas av kommittéer och utredningar som tillsatts av regeringen liksom av utrikesrepresentationen. En utförligare presentation redovisas på Regeringskansliets webbplats Volym och optioner Avtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med att det undertecknats av båda parter och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet kan efter skriftlig överenskommelse förlängas i ytterligare högst arton (18) månader sammanlagt, varefter Sida 1 av 14

2 det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Regeringskansliet uppskattar att kostnaden för avtalet uppgår till ca kr per år Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen Regeringskansliet accepterar endast anbud som omfattar hela upphandlingen Bilagor Avtalsbilaga 1: Regeringskansliets allmänna villkor för tjänster Avtalsbilaga 2: Antidiskrimineringsklausul Avtalsbilaga 3: Sanningsförsäkran 2. Administrativa krav 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling Förhandling Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Frågor om upphandlingen Frågor avseende denna upphandling ska ställas via upphandlingssystemet TendSign. Frågor och svar angående denna upphandling presenteras via TendSign. För att Regeringskansliet ska ha möjlighet att besvara frågor före anbudstidens utgång, ska dessa ställas senast sju dagar dessförinnan. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Endast skriftliga svar är bindande för Regeringskansliet Förutsättningar för att lämna anbud Anbudets form, innehåll och språk Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Regeringskansliet kommer i sin bedömning inte att ta hänsyn till information på annan plats än i anbudet, till exempel hemsidor/webbsidor på Internet. Detta gäller även om anbudsgivaren i anbudet hänvisar till informationen. Regeringskansliet kommer inte heller att ta hänsyn till uppgifter i annat material, till exempel broschyrer eller rapporter, som bifogats anbudet utan att de har efterfrågats i detta förfrågningsunderlag. Anbud med alternativa utföranden accepteras inte Elektronisk anbudsgivning Regeringskansliet använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via TendSign. Anbudsgivaren får genom TendSign: - Tillkommande information, - Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet Sida 2 av 14

3 För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSign support på Sista anbudsdag Anbud ska ha inkommit till Regeringskansliet senast 25 maj Anbudets giltighetstid Anbudet är bindande till och med 31 augusti Acceptera att anbudet är bindande till och med 31 augusti (/ svar) 2.5. Beslutsfattare Beslut i denna upphandling fattas av Eva Corp Departementsråd RK Kommunikation 2.6. Underrättelse om beslut När Regeringskansliet fattat beslut om val av leverantör, kommer samtliga anbudsgivare att informeras via den e-postadress som angivits till kontaktpersonen. Ett bindande avtal är ingånget först när ett skriftligt avtal är upprättat och undertecknat av båda parter Sekretess Efter att en upphandling har avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer dock att vissa uppgifter i anbud kan vara sekretessbelagda. Bland annat gäller sekretess för uppgifter som rör ett företags affärs- eller driftförhållanden, om företaget har trätt i affärsförbindelse med en myndighet och det av särskild anledning kan antas att det lider skada om uppgifterna röjs (31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen). Om en anbudsgivare anser att vissa uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas, ska anbudsgivaren precisera vilka uppgifter det gäller och lämna en motivering till på vilket sätt den skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Observera att ett önskemål om sekretess från en anbudsgivare inte innebär någon garanti för att uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det är Regeringskansliet som enligt offentlighets- och sekretesslagen vid varje enskilt tillfälle ska besluta om en uppgift ska lämnas ut eller inte. Innehåller anbudet uppgifter som kan omfattas av sekretess? (Fritextsvar) Precisera vilka handlingar (bilagor eller hänvisa till punkt/sida i anbudet) som anses omfattas av sekretess. (Fritextsvar) Precisera lagrum och/eller paragraf som åberopas. (Fritextsvar) Precisera vilken skada anbudsgivaren eventuellt kan lida om dess uppgifter röjs. (Fritextsvar) Sida 3 av 14

4 3. Prövning av anbud Prövning av anbud görs i flera steg. I det första steget görs en kvalificering av anbudsgivarna utifrån formella krav enligt avsnitt 4, Krav på anbudsgivare. Därefter prövas de anbud som klarat kvalificeringsfasen utifrån de krav som anges för uppdragets genomförande enligt avsnitt 5, Krav på tjänsten. Samtliga krav i förfrågningsunderlagets avsnitt 4, Krav på anbudsgivaren, avsnitt 5, Krav på tjänsten och avsnitt 6, Pris måste uppfyllas av en anbudsgivare för att dennes anbud ska gå vidare till avsnitt 7, Anbudsutvärdering. 4. Krav på anbudsgivare 4.1. Obligatoriska uteslutningsgrunder En anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i denna upphandling om Regeringskansliet får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för något av de brott som anges i 10 kap 1 lagen om offentlig upphandling. I korthet gäller detta brott som innefattar: 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en kriminell organisation, 2. bestickning, 3. bedrägeri, eller 4. penningtvätt. Är anbudsgivaren en juridisk person, kommer anbudsgivaren att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Föreligger skäl för uteslutning enligt punkt 4.1? (/ svar) 4.2. Icke-obligatoriska uteslutningsgrunder Regeringskansliet förbehåller sig rätten att utesluta en anbudsgivare från deltagande i denna upphandling om anbudsgivaren enligt 10 kap 2 lagen om offentlig upphandling: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, och Regeringskansliet kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap lagen om offentlig upphandling. Är anbudsgivaren en juridisk person, får anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkten 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkten 4. Om uteslutningsgrund enligt punkt 4.2 föreligger ska anbudsgivaren här ange vilken/vilka. (Fritextsvar) 4.3. Bevis på registrering Svenska anbudsgivaren ska vara registrerad för inbetalning av F-skatt. Regeringskansliet kommer att göra en egen undersökning för att säkerställa att dessa krav är uppfyllda. Sida 4 av 14

5 Svenska anbudsgivare behöver därför inte presentera någon egen dokumentation utan enbart bekräfta om kraven är uppfyllda. Utländska anbudsgivare ska bifoga dokumentation från behöriga myndigheter i hemlandet som styrker att denne innehar en motsvarande skattregistrering. Blanketten, eller motsvarande dokumentation, får vid dagen för anbudsöppning inte vara äldre än tre månader räknat från behörig myndighets utskriftsdatum. Är ovanstående krav uppfyllt? (/ svar) 4.4. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Regeringskansliet kommer att pröva anbudsgivarens ekonomiska ställning genom att ta in uppgifter från ett kreditupplysningsföretag. Eventuella ytterligare upplysningar om företagets ekonomiska ställning ska lämnas på begäran. Är ovanstående krav uppfyllt? (/ svar) 4.5. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att tidigare ha tillhandahållit en webbaserad allmän rättsdatabastjänst samt ha erfarenhet av support och utbildning. För att styrka tidigare erfarenhet ska anbudsgivaren redovisa två (2) referensuppdrag för liknande tjänst som efterfrågas. Uppdragen ska ha utförts kontinuerligt under minst ett år någon gång under perioden juni 2011 till maj Namn, telefonnummer och e-postadress till kontaktperson för verifiering av uppgifternas riktighet ska lämnas nedan. Regeringskansliet förbehåller sig rätten att kontakta angivna referenser för verifiering av ovanstående. De angivna uppdragsgivarna ska vara vidtalade och kunna verifiera att lämnade uppgifter stämmer. Omfattar referensuppdrag 1 tillhandahållande av webbaserad rättsdatabastjänst samt support och utbildning? (/ svar) Ange under vilken tid referensuppdrag 1 har utförts. (Fritextsvar) Ange namn, telefonnummer och e-postadress till kontaktperson hos referenten för referensuppdrag 1. (Fritextsvar) Är angiven kontaktperson för referensuppdrag 1 vidtalad? (/ svar) Omfattar referensuppdrag 2 tillhandahållande av webbaserad rättsdatabastjänst samt support och utbildning? (/ svar) Ange under vilken tid referensuppdrag 2 har utförts. (Fritextsvar) Sida 5 av 14

6 Ange namn, telefonnummer och e-postadress till kontaktperson hos referenten för referensuppdrag 2. (Fritextsvar) Är angiven kontaktperson för referensuppdrag 2 vidtalad? (/ svar) 4.6. Åberopande av annans kapacitet Vid åberopande av annans kapacitet ställer Regeringskansliet samma krav på underleverantörer som på anbudsgivaren. Det innebär att även underleverantörer ska uppfylla kraven enligt punkt Anbudsgivaren är huvudleverantör och avtalspart samt juridiskt ansvarig gentemot Regeringskansliet. Anbudsgivaren svarar för underleverantörers arbete såsom för sitt eget. Om anbudsgivaren avser att anlita en eller flera underleverantörer för att tillhandahålla tjänsten ska underleverantörer redovisas i anbudet. Uppgift om underleverantörers namn och organisationsnummer ska anges. Det ska tydligt framgå av anbudet vilken tjänstvarje underleverantör tillhandahåller. En anbudsgivare som åberopar annans kapacitet ska till anbudet bifoga ett skriftligt åtagande eller avtal som visar att anbudsgivaren förfogar över resurserna när kontraktet ska fullgöras. Ange namn och organisationsnummer för underleverantör. (Fritextsvar) Beskriv vilka delar av uppdraget som underleverantör ska utföra. (Fritextsvar) Är angiven underleverantör vidtalad så att denne kan verifiera att lämnade uppgifter stämmer? (Fritextsvar) Ange namn och kontaktuppgifter till underleverantörs kontaktperson som kan verifiera att lämnade uppgifter i anbudet är korrekta. (Fritextsvar) Bifoga ett skriftligt åtagande eller avtal som visar att anbudsgivaren förfogar över resurserna när kontraktet ska fullgöras. (Fritextsvar) 4.7. Gemensamt anbud Med gemensamt anbud avses här situationen att anbudsgivaren inte är en juridisk eller fysisk person (med i anbudet angivna underleverantörer) utan att det är en grupp av flera juridiska eller fysiska personer som tillsammans lämnar ett anbud med i anbudet angivna underleverantörer. I de fall en grupp anbudsgivare åberopar annans kapacitet gäller punkt 4.6. Avtal tecknas med en företrädare för gruppen såsom den redovisat i anbudet, nya parter kan inte tillkomma i gruppen. Företrädaren kan vara en av de fysiska eller juridiska personer som ingår i gruppen eller en juridisk person som bildats för att företräda gruppen. En grupp anbudsgivare som lämnar anbud gemensamt ska till anbudet bifoga kopia av bindande avtal om att gruppen för det fall gruppen vinner upphandlingen, och därefter delta i och solidariskt ansvara för åtagandet som följer av avtalet. Ange om det är en grupp av anbudsgivare som lämnar ett gemensamt anbud och bifoga kopia av gruppens avtal. (Fritextsvar) Sida 6 av 14

7 4.8. Miljö Regeringskansliet bedriver ett aktivt miljöarbete där miljöhänsyn och resurshushållning är integrerade i verksamheten. Regeringskansliet kräver därför att en framtida leverantör genom ett systematiskt och genomtänkt miljöarbete för den egna verksamheten bidrar till en bättre miljö. Anbudsgivaren behöver inte bifoga någon beskrivning av det egna interna miljöarbetet utan bara bekräfta att ovanstående krav uppfylls. Den anbudsgivare som tilldelas uppdraget ska visa att kravet uppfylls vid undertecknande av avtalet. Är ovanstående krav uppfyllt? (/ svar) 5. Krav på tjänsten Regeringskansliet har i sin verksamhet behov av tillgång till en webbaserad bred allmän rättsdatabastjänst för att ge myndighetens anställda inklusive utlandsmyndigheter och kommittéer tillgång till lättillgänglig juridisk information, samt en juridisk nyhetstjänst som är integrerad i tjänsten. Regeringskansliets medarbetare har framför allt behov av att söka juridisk information i sitt utredningsarbete Tjänstens utformning och tillgänglighet Följande krav ska uppfyllas: -Den offererade rättsdatabasen ska vara en på marknaden existerande och webbaserad (ej så kallad betaversion) i vilken allt offererat innehåll och samtliga offererade funktioner finns i drift senast vid avtalets tecknande. -Inloggning ska ske via ip-nummer för de som sitter på Regeringskansliets nätverk. Dessutom ska inloggning kunna göras via användarnamn och lösenord för de som vill jobba utanför Regeringskansliets nät. -Tjänsten ska göras tillgänglig för informationssökning dygnet runt alla dagar, med undantag för nödvändiga underhåll samt planerade åtgärder och uppgraderingar. Planerade avbrott ska meddelas. -Tjänsten ska vara webbaserad och inte kräva mer än tillgång till en modern webbläsare som följer aktuella standarder. Regeringskansliet använder i dagsläget Internet Explorer version 9 och senare. Det ska finnas funktioner för både autoinloggning (med IP-adress) och manuell inloggning. Lokal installation på användarens PC ska inte behövas göras. -Tjänsten ska finnas tillgänglig i ett mobilanpassat gränssnitt som går att använda via personliga inloggningsuppgifter. -Samtliga medarbetare (ca 4600 st.) på Regeringskansliet ska ha tillgång till tjänsten. Minst 100 medarbetare ska kunna vara inloggade samtidigt. -Leverantören ska tillhandahålla användarmanual. -Tjänsten ska uppdateras kontinuerligt varje vardag Regeringskansliet har önskemål om att leverantören lämnar ut sin metadata för att göra databasinnehållet sökbart inom RK i olika samsökningsverktyg. Uppfylls kraven i punkten ovan? (/ svar) 5.2. Sökverktyg Tjänstens sökfunktion och innehåll ska vara på svenska, förutom EU-rätten vars innehåll ska finnas tillgängligt på både svenska och engelska.tjänsten ska innehålla ett sökverktyg som möjliggör både enkla och avancerade sökningar. Sökresultatet ska kunna filtreras och Sida 7 av 14

8 sorteras. Med enkel sökning avses en fritextsökning, d.v.s. att sökordet finns var som helst i texten. Med avancerad sökning avses att sökningen minst måste kunna avgränsas och kombineras med hjälp av booleska operatorer eller liknande. Sökverktyget ska möjliggöra ett rimligt antal relevanta träffar. Det ska vara möjligt att kunna spara tidigare sökresultat. Det ska vara möjligt att skriva ut, kopiera och klistra för eget bruk. Resultatet av sökningen såsom t.ex. dom, lagtext etc. ska kunna skrivas ut i pdf-format. Uppfylls kraven i punkten ovan? (/ svar) 5.3. Lagtext Tjänsten ska innehålla: -alla gällande SFS i fulltext -författningsregister med alla gällande SFS -urval av upphävda SFS i fulltext -SFS ska uppdateras första vardagen efter det att den getts ut elektroniskt. I anslutning till författningstexten ska finnas hänvisningar till rättsfall och förarbeten. Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.4. Förarbeten Tjänsten ska innehålla: -propositioner och skrivelser (pdf) 1971 framåt -utskottsbetänkande i fulltext 1989/90 framåt -kommittédirektiv i fulltext 1987 framåt -snabbprotokoll i fulltext 1989/90 framåt -referenser till SOU och Ds 1975 framåt -SOU i fulltext (pdf) 1999 framåt Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.5. Rättsfall Tjänsten ska innehålla: -Högsta domstolen: referat och notiser (NJA I) i fulltext 1960 framåt -Högsta domstolen: referat (NJA I) i kortform Hovrätterna: referat (RH) i fulltext 1981 framåt -Hovrätterna: domar i fulltext 2008 framåt -Miljööverdomstolen: avgöranden i fulltext 1999 framåt -Miljööverdomstolen: referat i urval 2000 framåt -Tingsrätter: referat i urval 2000 framåt -Tingsrätter: domar i fulltext 2012 framåt -Regeringsrätten/Högsta förvaltningsdomstolen: referat (RÅ) fulltext 1972 framåt -Regeringsrätten/Högsta förvaltningsdomstolen: notiser i fulltext 1977 framåt -Kammarrätterna : referat i fulltext Sida 8 av 14

9 -Kammarrätterna: referat i urval 2000 framåt -Kammarrätterna: domar i fulltext 2008 framåt -Försäkringsöverdomstolen: referat i fulltext Migrationsöverdomstolen: referat i urval 2000 framåt -Migrationsöverdomstolen: avgöranden i fulltext 2006 framåt -Förvaltningsrätter: Domar i fulltext 2013 framåt -Arbetsdomstolen: domar i fulltext 1974 framåt -Bostadsdomstolen: referat i fulltext Marknadsdomstolen: avgöranden i fulltext Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.6. Myndighetsavgöranden (JO, JK) Tjänsten ska innehålla: -JK:s beslut i urval (fulltext) 1987 framåt -JO:s beslut i urval (fulltext) 2001 framåt Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.7. Europarätt Tjänsten ska innehålla: -EU-rätt (svensk/engelsk version) i pdf 1998 framåt -Fördrag, direktiv, förordningar, COM-dokument m.m. i pdf 1998 framåt -Konsoliderade rättsakter i pdf 1957 framåt -Avgöranden från EU-domstolen, Generaladvokatens yttranden och avgöranden från Tribunalen/Förstainstansrätten i referat eller fulltext -Avgörande från Europadomstolen (går bra med länk till domstolens sökformulär). -EU-rätten ska vara länkad till och från svensk rätt. Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.8. Litteratur Tjänsten ska innehålla: -Tidskriften Riksdag & Departement (Fulltext) 2001 framåt -Referenser till juridisk litteratur Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) 5.9. Allmän nyhetstjänst Tjänsten ska innehålla: Sida 9 av 14

10 -Nyheter om författningsändringar, rättspraxis, lagförslag och utredningsarbete -Nyheter om rättsaktsändringar, förberedande rättsakter, ändringar av svenska författningar med anledning av EU-rätten, propositioner, utredningsarbete, domstolsavgöranden (både från EU-domstolen och svenska domstolar), samt avgöranden från JO och JK som gäller EU-rätten Vidare ska tjänsten: -spänna över samtliga rättsområden som leverantören bevakar -uppdateras kontinuerligt varje vardag -genom hyperlänk eller på annat sätt innehålla de rättskällor i fulltext som kommenteras i nyhetsform -förmedlas via e-post där användaren kan välja vilka rättsområden han eller hon vill bevaka - vara utformad så att användaren kan välja med vilken frekvens nyheter skickas ut Är det möjligt att söka fram information enligt punkten ovan? (/ svar) Utbildning Leverantören ska kunna erbjuda användarutbildning under avtalstiden. Utbildning ska ske 1-3 gånger per år à 2 timmar, i Regeringskansliets lokaler som ligger centralt i Stockholm. Användarutbildningen ska ingå i angivet pris i avsnitt 6. Utöver detta ska det även finnas möjlighet till användarutbildning via telefon eller via webbaserade genomgångar (t.ex. webex). Om ytterligare kurser efterfrågas ska Regeringskansliet ha möjlighet att avropa fler utbildningar efter överenskommelse med leverantören. Uppfylls kravet i punkten ovan? (/ svar) Support Med support avses att leverantören, per telefon och/eller via e-post, på vardagar, under kontorstid ger råd och hjälp avseende tjänstens användande. Support ska ingå i angivet pris i avsnitt 6. Uppfylls kravet i punkten ovan? (/ svar) Option För det fall Leverantören under avtalstiden utökar sitt utbud till att omfatta även andra angränsande tjänster ska Regeringskansliet ha möjlighet att nyttja även dessa tjänster. Uppfylls kravet i punkten ovan? (/ svar) 6. Pris Sida 10 av 14

11 Anbudsgivare ska ange pris i SEK exklusive mervärdesskatt. Angivet pris ska omfatta totalkostnaden för tillhandahållande av tjänsten under ett år och innefatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av uppdraget, exempelvis support och information om tjänstens användande. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Anbud som innehåller avvikelser kan komma att förkastas. Priset ska omfatta maximalt 100 st samtidiga användare. Ange pris (Prisruta) 7. Anbudsutvärdering 7.1. Tilldelningsgrund I denna upphandling tillämpas principen om lägsta pris. Det anbud som uppfyler samtliga ska-krav och har lägst pris enligt avsnitt 6 kommer att antas. 8. Avtalsvillkor 8.1. Allmänna avtalsvillkor Avtalsparter [ange parter] Avtalsansvariga och kontaktpersoner Avtalsansvarig för det här avtalet är För Leverantören: [ange] För Regeringskansliet: [ange] Kontaktperson för det här avtalet är För Leverantören: [ange namn, telefonnummer och e-post] För Regeringskansliet: [ange namn, telefonnummer och e-post] Kontaktpersonen är den som ska kontaktas vid frågor med anledning av avtalet. Part ska skriftligen underrättas om ny avtalsansvarig eller kontaktperson utses Avtalshandlingar I avtalet ingår följande handlingar: 1. Eventuella skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal vilka skriftligen godkänts av båda parter 2. Detta avtal 3. Regeringskansliets allmänna villkor för tjänster/varor version 2009:1 (Avtalsbilaga 1 ) 4. Antidiskrimineringsklausul (Avtalsbilaga 2) 5. Sanningsförsäkran (Avtalsbilaga 3) Avtalshandlingarna ska i första hand tolkas så att de överensstämmer med varandra. Vid behov kan förfrågningsunderlaget utföra grund för tolkning av avtalshandlingarna. Om det trots sådan tolkning finns villkor i avtalshandlingarna som strider mot varandra gäller ovan angiven rangordning Avtalets omfattning Leverantören ska för Regeringskansliet (kommittéer och utredningar som tillsatts av regeringen liksom av utrikesrepresentationen), tillhandahålla tillgång till en bred allmän Sida 11 av 14

12 rättsdatabas, i enlighet med detta Avtal Avtalsperiod Avtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med att det undertecknats av båda parter och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet kan efter skriftlig överenskommelse förlängas i ytterligare högst arton (18) månader sammanlagt, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning Ändringar och tillägg till avtalet under avtalsperioden Ändringar och tillägg till avtalet får bara göras av avtalsansvariga Tillgänglighet Tjänsten med tillhörande sökfunktion ska hållas tillgänglig dygnet runt, samtliga dagar året runt. Leverantören har under öppettid rätt att vidta åtgärder som påverkar tillgängligheten till Tjänsten om det är påkallat av tekniska, underhålls-, drifts- eller säkerhetsmässiga skäl. Leverantören ska utföra sådan åtgärd skyndsamt och på ett sådant sätt att störningarna begränsas. I de fall Leverantören planerar för avbrott ska Regeringskansliet underrättas senast en vecka innan det planerade avbrottet ska ske Villkor för motverkande av diskriminering Den 1 juli 2006 trädde Förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt i kraft. Regeringskansliet åläggs tillsammans med 29 andra statliga myndigheter, som ansetts genomföra de till antalet och till omfattningen största upphandlingarna, uppställa villkor i sina upphandlingar som motverkar diskriminering hos leverantörerna. Förordningen omfattar tjänster eller byggentreprenader som utförs i Sverige med ett beräknat kontraktsvärde på minst SEK (kontraktets värde exklusive moms) och en avtalstid på minst åtta månader. Det är endast i formen av ett särskilt kontraktsvillkor som villkoren kan införas, d.v.s. ett villkor för kontraktets utförande. Se vidare bifogad avtalsbilaga 2 och avtalsbilaga 3. Ytterligare information finns på Konkurrensverkets webbsida: Kommersiella villkor Ersättning [ange priser från vinnande anbud] Faktureringsvillkor Elektronisk faktura till Regeringskansliet Fakturering sker i första hand som elektronisk faktura, helst Svefaktura, alternativt i andra hand enligt beskrivning under punkt Ekonomisystem: Agresso Växel: Itella Identitet växel: Organisationsnummer: Adress: Regeringskansliet, Stockholm Av faktura ska framgå kostnadsställe, beställare/avropare och departement (om detta inte Sida 12 av 14

13 framgår av adressen). Avtalsnummer ska framgå av fakturan. Kostnadsställe anges i beställarreferens 1, beställarens/avroparens namn anges i beställarreferens 2. Eventuella bilagor som behövs som underlag till elektronisk faktura sänds till: Regeringskansliet RK EKOL Stockholm Bilagorna ska märkas med fakturanummer. Underlag märkta med fakturanummer kan även sändas via e-post till fa.e-faktura-support@regeringskansliet.se Pappersfaktura till Regeringskansliet Faktura sänds till: Regeringskansliet [ange departement] Stockholm Av faktura ska framgå kostnadsställe, beställare/avropare och departement (om detta inte framgår av adressen). Avtalsnummer ska framgå av fakturan Prisjustering Avtalade priser ska vara fasta under de första två åren. Vid eventuell förlängning kan avtalade priser justeras om part så begär. Underlag för prisjustering ska Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor AKI, tabell AKI (TK) näringsgren SNI J " Informations- och kommunikationsföretag" användas. Justering ska ske efter det av SCB publicerad preliminära indexvärdet (januari 2008=100). Som basmånad gäller februari 2014 och som jämförelsemånad februari efterföljande år. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas till den andra parten minst en månad före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av båda parterna för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att Regeringskansliet godkänt ändringen. Nya priser gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske om prisändringarna uppgår till mer än +/- 2 procent Nyttjanderätt Leverantören upplåter, under angiven avtalstid, en icke-exklusiv nyttjanderätt till aktuell rättsdatabastjänst, vilket innebär en rätt för Regeringkansliet att använda, (t.ex. läsa, kopiera, skriva ut) rättsdatabastjänsten. Nyttjanderätten ska även omfatta tillgång till tjänsten utanför Regeringskansliets lokaler under förutsättning att det sker inom ramen för användarens yrkesverksamhet Utveckling av tjänsten Leverantören ska löpande förbättra rättsdatabastjänsterna ur ett tekniskt perspektiv. Fortlöpande förbättringar av offererad rättsdatabastjänst ska ingå i priset enligt detta Avtal Försäkring Leverantören är skyldig att teckna och under Avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna Avtalet. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Regeringkansliet uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. Sida 13 av 14

14 8.6. Uppföljning Parterna ska ha en löpande dialog för att upprätthålla en god avtalsrelation. Leverantören och Regeringskansliet ska ha minst en (1) avstämning per år i syfte att förvalta goda affärsrelationer. Det åligger Regeringskansliet att vara sammankallande vid dessa tillfällen där vardera parten uppbär sina egna kostnader Statistik Leverantören ska inkomma med statistik efter varje kalenderår. Statistiken avser antal sökningar och antal framtagna dokument. Det ska vara möjligt för Regeringskansliet att jämföra statistik mellan de respektive avtalsåren Accept Regeringskansliets avtalsvillkor samt tillhörande avtalsbilagor ska i sin helhet accepteras av anbudsgivaren. Accepteras Regeringskansliets avtalsvillkor i sin helhet? (/ svar) Sida 14 av 14