DC UTBILDNING Excel 2013 Grundkurs 1 dag EX13G-1

Transkript

1 DC UTBILDNING Excel 2013 Grundkurs 1 dag EX13G-1

2 Excel 2013, grundkurs DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: Internet: EX13G-1

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 5 Excel-grundkurs... 5 Microsoft Office...5 Förkunskaper... 6 Läsning... 6 Exempel... 6 Övningsuppgifter... 6 Tips... 6 Huvuddelar... 6 Fortsättnings- och fördjupningskurs... 6 Programmering... 6 Fillista... 7 Kompatibilitet...7 INLEDNING... 9 Start... 9 Skärmbildens utseende Verktygsfälten Tangenttips Använda de nya tangentbordsgenvägarna GRUNDERNA I EXCEL Skriva in och redigera Ändra kolumnbredd Radera cell Markera celler Markera cellområde Markera rader och kolumner Markera med tangentbordet Markera aktuellt område Markera hela bladet Ändra radhöjd Infoga och ta bort kolumner Infoga och ta bort rader Dölja och visa rader resp. kolumner Filhantering Zoom Infoga kommentar GRUNDLÄGGANDE BERÄKNINGAR Skriva formler Fler funktioner Logisk Autofyll FLERA BLAD Bladflikslisten Markera ett blad Byt namn på ett blad Byt färg på en bladflik Flytta eller kopiera blad Infoga blad Blad i ny arbetsbok Markera flera blad - Gruppering Ta bort blad KOPIERA OCH FLYTTA Klippa och klistra Dra och släpp Klistra in special Kopiera mellan blad FORMAT Talformat DC UTBILDNING Excel grundkurs 3

4 Datumformat Valutaformat Windows-inställningar Justering Teckensnitt Infoga specialtecken Kantlinjer Fyllning och mönster Teckenfärg Kopiera format Cellformat Formatfällor Radera format RITA PÅ KALKYLBLAD/BILDER Ritverktygen Textruta Pil Infoga andra figurer Infoga linje Infoga bild Flytta/ta bort bild Bildformat Bild i sidhuvud/sidfot UTSKRIFT Förhandsgranska Utskriftsformat Skriv ut Slutkontroll DIAGRAM Skapa diagram Flytta, kopiera, ta bort och storleksförändra Redigera ett diagram ASCII KORTKOMMANDON INDEX DC UTBILDNING Excel grundkurs

5 Förord Excel-grundkurs Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version 2013 av programmet. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska Excel-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II. Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram, VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna storoch minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få ett komplett system med dator, skrivare och program för kr. När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan, som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och kolumner hade tal som etiketter, dvs cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette R1C1 etc. Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program, Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som användes på PC. När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkylprogrammet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen, så levererades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på Windowsplattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år Därefter har Excel fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkylprogrammet både för Windows och Macintosh. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint). Ett helt knippe andra program kallas också Office-program, eftersom de har många funktioner gemensamma med de vanliga Office-programmen. Skärmbilderna är hämtade från Excel 2013 körd under Windows 7 Enterprise, svensk eller engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version. DC UTBILDNING Excel grundkurs 5

6 Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen. utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Huvuddelar Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (register). En koncentrerad endagskurs i Excel består av en genomgång av kalkyldelen samt en översiktlig genomgång av några diagramtyper. Fortsättnings- och fördjupningskurs Fortsättningskursen följt av fördjupningskursen består av fördjupning av kalkyldelen och diagramanpassning, databas, pivottabeller, översiktligt om makroprogrammering, mallar m.m. Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs. 6 DC UTBILDNING Excel grundkurs

7 Fillista Följande filer kan hämtas från Efter installation finns de i övningsmappen: Berakna.bmp Budget 1.xlsx Budget 2.xlsx Budget 3.xlsx Budget 4.xlsx Budget 5.xlsx Noodles 2.xlsx Noodles 3.xlsx OM 1.xlsx Order 1.xlsx Order 2.xlsx Order 3.xlsx Order 4.xlsx Region 1.xlsx Region 2.xlsx Region 3.xlsx Sverige 1.xlsx Sverige 2.xlsx Sverige 3.xlsx Utskr01.xls Utskrift 2.xlsx Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft Excel 7.0 (ofta kallat Excel 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri Excel-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att Excel 5.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn ( ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat ett dokument med Excel 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.xls, så kommer det att se ut som VNINGS~1.XLS, när det öppnas med Excel 5.0 för Windows 3.x. Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre Excel-versioner. Excel har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. DC UTBILDNING Excel grundkurs 7

8 Välj Arkiv-menyn, Spara som. Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du Excel arbetsbok. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). 8 DC UTBILDNING Excel grundkurs

9 Inledning Start Programmet kan startas på flera sätt: Alt. 1. Starta genom att klicka på ikonen för Excel. Denna finner du normalt genom att välja Start, Alla program (All programs), Microsoft Office, Microsoft Excel. Alt. 2. Välj Start, skriv Excel i Sök-rutan, välj sedan att klicka på Excel-ikonen under Program. Alt. 3. Genom att klicka på Excel-ikonen som kan ligga på skrivbordet, i Start-menyn eller finnas i Aktivitetsfältet. Rubrikradsikon/ Systemmenyn Menyfliksområdet (The Ribbon) Minimeringsknapp Stängningsknapp Maximeringsknapp resp Återställ nedåt Verktygsfältet Snabbåtkomst Namnlist/ Titelrad Namnruta Formelfält Kolumnrubrik Radrubrik Bladflikslist Statusfält Rullningslist DC UTBILDNING Excel grundkurs 9

10 Skärmbildens utseende Namnlist På namnlisten (titelraden - Title Bar) står namnet på programmet och aktuell arbetsbok (Workbook). Längst till vänster finns rubrikradsikonen. Om du klickar på den öppnas Systemmenyn. Alldeles därunder finns Arkiv (File)-menyn. Om du klickar på den öppnas Arkiv-menyn, med vilken du bland annat kan stänga Excel. Till höger om namnlisten finns en hjälpruta samt knappar för minimering och maximering eller återställning samt avsluta. Arbetsbok (Work Book) kallas de datafiler som skapas av Excel. Namnet är valt eftersom varje arbetsbok ofta består av flera blad framförallt kalkylblad och diagramblad. Menyfliksområdet Menyfliksområdet (The Ribbon) innehåller de flesta av de kommandon som finns i Excel. Dessa finns i menyer, som visas när du klickar på aktuell menyflik. Det är ungefär samma val som i Microsoft Word och PowerPoint. Det kan minimeras genom att dubbelklicka på en flik. Ännu en dubbelklickning återställer. Menyfliksområdet består av tre grundläggande delar: 1. Flikar. Som standard finns det 8 stycken utmed överkanten. Var och en representerar basuppgifter, som du utför i Excel. Anpassade installationer kan till exempel innehålla ytterligare en flik Tillägg. 2. Grupper. Varje flik innehåller grupper, som visar relaterade objekt tillsammans. 3. Kommandon. Ett kommando kan vara en knapp, en ruta, där du skriver information, eller en meny. När du håller muspekaren över ett kommando visas en beskrivning. 10 DC UTBILDNING Excel grundkurs

11 Verktygsfältet Snabbåtkomst Till höger om Excel-knappen finns Verktygsfältet snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). Där finns som standard Spara (Save), Ångra (Undo) och Gör om (Redo). Genom att klicka på pilen till höger om fältet kan du lägga till fler kommandon. Åtgärdsfönster I Excels Åtgärdsfönster (Task Pane), dyker upp som ett extra verktygsfält längst till höger eller till vänster, när Excel behöver större utrymme (t.ex. för att visa Urklipp). Verktygsfälten Start (Home) Infoga (Insert) Sidlayout (Page Layout) Formler (Formulas) Data DC UTBILDNING Excel grundkurs 11

12 Granska (Review) Visa (View) Tillägg (Additions) Snabbmeny Med hjälp av höger musknapp kan du ta fram en kortfattad meny (Shortcut Menu), där man placerat de mest förekommande kommandona. Snabbmenyns innehåll beror på vad som markerats. Om en cell är markerad ser den ut som här bredvid. Om däremot en rad eller en kolumn etc är markerad, så är innehållet annorlunda. Ovanför snabbmenyn finns ett litet anpassat verktygsfält. Det kallas Mini. Redan när du markerar en text, visas verktygsfältet Mini. Övre raden: Använder teckensnitt (Font) Använder teckensnittsstorlek (Font Size) Öka teckenstorlek (Increase Font Size) Minska teckenstorlek (Decrease Font Size) Använder valutaformat i markerade celler (Accounting Number Format) Använder procentformat i celler (Percent Style) Sätter in tusentalsavgränsare i celler (Comma Style) Centrera kolumner (Merge and Center) Nedre raden: Formaterar markerad text med fet stil (Bold) Formaterar markerad text med kursiv stil (Italic) Centrerar text i celler, textrutor eller knappar (Center) Ändrar fyllningsfärg (Fill Color) Ändrar teckensnittets färg (Font Color) Lägger till kantlinjer (Borders) Lägger till en decimal till talformat (Increase Decimal) Drar ifrån en decimal till talformat (Decrease Decimal) Hämta format (Format Painter) 12 DC UTBILDNING Excel grundkurs

13 Formelfält I Formelfältet (Formula Bar) visas innehållet i den aktuella cellen. Om cellen innehåller en formel visas själva formeln i formelfältet, medan resultatet visas i den aktuella cellen. Fältet kan numera expanderas, t.ex. genom att klicka på vinkeln t.h. Namnruta Till vänster om Formelfältet visas vanligtvis Namnrutan (Name Box). I vissa lägen ersätts denna av Formelpaletten (Functions). Rad- och kolumnrubrik Kalkylen är indelad i rader och kolumner som är numrerade från 1 till respektive från A till XFD ( st kolumner). Om t.ex. cellen C5 är markerad, så blir även kolumnrubriken C och radrubriken 5 markerade. Rullningslister Med hjälp av den vertikala och den horisontella rullningslisten (Scroll Bar) kan du rulla kalkylen uppåt och nedåt respektive åt höger och vänster. När du tar tag i listens markering så kommer en ruta att visa aktuell rad respektive kolumn. Bladflikar (Tabs) I bladflikslistan visas vilka blad som ingår i arbetsboken. Aktuellt blad (Sheet) visas med vit bakgrund. Som standard får du 1 blad när du öppnar en ny arbetsbok. Endast arbetsminnet sätter gräns för antalet blad! Programmet klarar filer upp till 2 GB. Statusfält Statusfältet (Status Bar) visar olika typer av meddelanden. En kort beskrivning av pågående åtgärd visas. Till höger visas om bl.a. CapsLock- och NumLock-tangenten är aktiverad. Om celler innehållande värden är markerade så visas bland annat deras summa också i statusfältet. Andra inställningar kan också göras genom att högerklicka på statusfältet och välja från den meny som öppnas. I Statusfältet finns som standard följande knappar med visningsalternativ: Normal, Sidlayout (Page Layout), Förhandsgranska sidbrytning (Page Break Preview). Filtyper I Excel är följande de vanligaste filtyperna: XLSX: standardformat i Excel XLS: arbetsbok kompatibel med tidigare Excel-versioner XLTX: mallfil HTM: HTML-fil PDF: Adobe Acrobat-fil XML: XML-fil (kompatibel med Excel ) ODS: Open Document Spreadsheet (som är alternativt standardformat, används bl.a. av Open Office och Libre Office) DC UTBILDNING Excel grundkurs 13

14 Hjälp Klicka på Hjälp-knappen (Help) på namnlisten Förklaringsfunktionen når du på följande sätt: Det blanka fältet använder du för att på vanligt talspråk be om hjälp! Därefter trycker du på knappen Sök (Förstpringsglaset). Där finns en hjälpmeny med vissa val, bland annat: 14 DC UTBILDNING Excel grundkurs

15 Tangenttips Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Då visas tangenttipsen för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttipsen för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel. 1. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. 2. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras (H för Home). 3. Tryck på E och sedan på E igen om du vill centrera den markerade texten. DC UTBILDNING Excel grundkurs 15

16 Plats för anteckningar 16 DC UTBILDNING Excel grundkurs

17 Grunderna i Excel Skriva in och redigera En cell i Excel kan innehålla text, tal eller formler. När du vill skriva in någonting i Excel måste du först flytta markören till den cell där du vill att inmatningen ska hamna. Enklast gör du detta genom att peka och klicka med musen i den cell dit du vill flytta markören, men du kan också använda tangentbordet. Piltangenterna flyttar markören ett steg i respektive riktning. Det finns även en del andra tangenter för att flytta markören: HOME - flyttar markören till början (första kolumnen) av den rad du står på. END och därefter Pil Höger - flyttar markören till den sista cellen som du skrivit in någonting i på den rad du står på. CTRL + HOME - flyttar markören till den första kolumnen och den första raden (det vill säga till cellen A1). CTRL + END - flyttar markören till cellen i nedre högra hörnet av din kalkyl. Så fort du skriver in tecken i en cell dyker dessa upp både i cellen och på formelfältet. När du skrivit in någonting måste du bekräfta inmatningen. Detta kan du göra antingen genom att trycka på ENTER, TAB eller genom att göra en markörförflyttning med hjälp av musen eller med tangentbordet. Ett litet varningens ord dock! Om du har redigerat innehållet i en cell kan du inte bekräfta ändringarna genom att flytta markören. Den metoden är inte heller särskilt lämplig när man skriver in formler. Du lade kanske märke till att extra knappar dök upp i formelfältet när du började inmatningen. Att klicka på bocken är ett tredje sätt att bekräfta en inmatning. TUMREGEL: Bekräfta alltid inmatningar med [ENTER], [TAB] eller bocken vid formelfältet, aldrig genom markörförflyttning. Knapparna i formelfältet (Formula Bar). Krysset avbryter inmatningen, bocken bekräftar inmatningen. fx för dig till en guide för att skriva en funktion. Med knappen längst till vänster (den med tre prickar) nedtryckt, kan du ändra formelfältets storlek. Om du skriver fel så kan du, så länge du inte bekräftat inmatningen, använda BACKSTEG (Back Space) för att radera det senast inskrivna tecknet. Du kan också avbryta inmatningen genom att trycka på ESC eller klicka på krysset i formelfältet. Då kommer det som var inmatat i cellen tidigare tillbaka. Om du redan hunnit bekräfta inmatningen kan du ångra denna genom att klicka på knappen Ångra (Undo) i verktygsfältet. Kortkommandot för Ångra är CTRL + z. Det finns ett kortkommando för bocken också: CTRL + Enter. Observera! Om inmatningen är en text kommer innehållet i cellen automatiskt att vänsterjusteras, och om inmatningen är ett tal eller datum högerjusteras cellens innehåll. Givetvis kan man ändra på detta i efterhand. Om en text inte får plats i en cell visas denna över cellerna som står till höger under förutsättning att DC UTBILDNING Excel grundkurs 17

18 dessa är tomma. I annat fall ligger texten bakom och syns alltså inte. Kolumnbredden måste i det här fallet ökas. Alternativt kan man medge radbyte (under Format, Celler, Justering - Format, Cells, Alignment). Om ett tal inte får plats i en cell visas det med ####### eller som tiopotens. Även angivelse av datum och tid som inte får plats i cellen, visas som # (detta tecken är för övrigt svenskt karttecken för Brädgård). Pekar du i cellen visas en ruta med värdet. Vid vissa typer av inmatningar (t.ex. datum och valuta) utökar Excel automatiskt kolumnbredden så att inmatningen får plats i cellen. Om du däremot först har modifierat kolumnbredden, så åsidosätts den automatiska kolumnbreddningen. Text som inte får plats i en cell visas över cellerna som ligger till höger om, men endast om dessa är tomma. Tal som inte får plats visas med ##### eller som tiopotens. 1,2E+08 betyder 1,2 gånger tio upphöjt till åtta, dvs Lägg märke till att andra gången du skriver Text som, så kommer programmet att föreslå texten. Det kallas för automatisk avslutning och fungerar endast med text, dvs. inte med tal, datum etc. Ändra kolumnbredd Om text eller tal inte får plats i en cell måste du öka kolumnbredden. Ett sätt att göra detta är att ta tag i högerkanten på skarven till höger om kolumnbokstaven på den kolumn du vill ändra bredd på. Musmarkören ändrar då utseende till stort svart plus kompletterad med en dubbelriktad pil. Du kan också göra följande: 1. Klicka med höger musknapp på den kolumn du vill ändra bredd på. 2. Välj Kolumnbredd... (Column Width ) i snabbmenyn som kommer fram. 3. Skriv in bredden. Bredden anges som antal tecken (av genomsnittsbredd och som är skrivna med standardteckensnittet). 4. Klicka på OK. 18 DC UTBILDNING Excel grundkurs

19 Ett tredje sätt att ändra kolumnbredden är att låta Excel anpassa bredden till den som behövs för att allting i alla celler i kolumnen ska visas. Detta gör du genom att dubbelklicka på högerkanten på kolumnbokstavsknappen. Om du vill redigera någonting du skrivit in i en cell kan du markera cellen och skriva över innehållet, det vill säga skriva om allting från början. Ett mer effektivt sätt att redigera är givetvis att endast ändra det som verkligen ska ändras. För att kunna redigera i en cell kan du antingen dubbelklicka i cellen, så kallad direkt cellredigering, eller markera cellen och klicka i formelfältet. Förutsättningen för att direkt cellredigering ska fungera är att detta alternativ är förkryssat på fliken Avancerat (Advanced) under Alternativ... (Options ) i menyn Arkiv (File), se vidare nedan. Ett tredje alternativ är att markera cellen och därefter trycka F2. Markören placeras då sist i den aktuella cellen. Om du trycker på Arkiv-fliken och sedan väljer Alternativ (Options) kan du göra en hel del inställningar. Välj Avancerat (Advanced), så kan du till exempel se om Tillåt redigering direkt i celler (Allow editing directly in cells) är aktiverat. Här bestämmer du också om du vill att markören ska flyttas (en rad ner, till höger etc) när du bekräftar med ENTER (tangenten kallas för Retur i dialogrutan). Standardinställningarna i Excel framgår av bilden. DC UTBILDNING Excel grundkurs 19

20 Skriv in följande kalkyl: Tips: Låt kolumn A och rad 1 var tomma. Det beror på att vi ska använda denna kalkyl för att göra exempel på formateringar i senare kapitel. Det är att rekommendera att du skriver in alla rubrikerna (dvs kolumn B) först. Använd ENTER för att bekräfta inmatningarna. Anpassa därefter kolumnbredden. Klicka därefter med musen i C4 och skriv in värdena. C6 t.o.m. C8 ska lämnas tomma för ögonblicket. Lättast gör du detta genom att trycka ENTER när du kommit till respektive cell. Ändra i cell B2 till BUDGET Ändra i cell C4 till Lösningsförslag: BUDGET 1.XLSX i övningsmappen. Radera cell Om du vill radera innehållet i en cell markerar du cellen och trycker på BACKSTEG eller (hellre) DELETE. Observera dock att det är endast innehållet, det vill säga text, tal eller formler, som raderas. Om cellen innehåller något format finns detta kvar efter raderingen. För att även formatet ska raderas väljer du Radera Format (Clear Formats) enligt nedan. Du ser alla alternativen på bilden. Tänk på att även mellanslag lagras i celler. Du bör därför inte radera genom att ersätta en inmatning med ett mellanslag! 20 DC UTBILDNING Excel grundkurs

21 Markera celler Ett grundläggande arbetssätt med samtliga program man startar under Windows är att man börjar med att markera det eller de objekt man vill utföra ett kommando på och sedan väljer man kommandot. Så är det förstås även i Excel. För att markera en enda cell klickar du helt enkelt på den - det har du redan sett. Markera cellområde Om du vill markera ett sammanhängande område av celler gör du följande: 1. Peka på en av hörncellerna i det område du vill markera. 2. Tryck ner musknappen och håll den nedtryckt. 3. Dra till det diagonalt motsatta hörnet. 4. Släpp musknappen. Lägg märke till att det markerade områdets kolumn- och radrubriker visas med fet stil. I Excel är det alltid precis en cell som är inmatningscell. Denna cell är vit men med svart ram. I exemplet är B2 inmatningscell. Om du vill behålla markeringen men göra en förflyttning inom det markerade området måste du välja ENTER eller TAB! I annat fall släcks markeringen ut. Du kan kombinera dessa tangenter med SHIFT för att få förflyttning i motsatt riktning! Om det är ett stort område som ska markeras kan det vara lättare att göra på följande sätt: 1. Klicka i en av hörncellerna i det område du vill markera. 2. Håll ner SHIFT. 3. Klicka i den diagonalt motsatta cellen. 4. Släpp SHIFT. Det markerade cellområdet blir färgat med undantag för den cell du började peka på. Observera dock att även denna cell är med i markeringen, vilket du ser på den tjocka ramen som går runt markeringen. Du kan även markera flera områden genom att markera det första området på vanligt sätt och sedan hålla CTRL nedtryckt under tiden du markerar övriga områden. För att avmarkera klickar du någonstans på kalkylbladet. DC UTBILDNING Excel grundkurs 21

22 Markera rader och kolumner Om du vill markera en hel rad klickar du helt enkelt på radnumret och vill du markera en hel kolumn klickar du på kolumnbokstaven. För att markera flera rader pekar du på det första radnumret, håller ner musknappen samtidigt som du drar muspekaren till den sista raden du vill markera. På samma sätt kan du markera flera kolumner. Markera med tangentbordet Om du håller SHIFT nedtryckt kan du lätt utöka eller minska markeringen genom att använda markörflyttningstangenterna (PilUpp, Home etc). Markera aktuellt område Om du vill markera hela den aktuella kalkylen eller tabellen kan du använda ett s.k. kortkommando. Håll CTRL nedtryckt och tryck på * på det numeriska tangentbordet. Detta skriver man CTRL+*. Som alternativ till * på det numeriska tangentbordet kan du använda tangenten till höger om Ä, men då måste du också hålla SHIFT nedtryckt! Du kan faktiskt även använda CTRL+a, men se nedan! Markera hela bladet För att markera hela kalkylbladet samtidigt, så klickar du enklast på hörnstenen som finns mellan kolumnknappen A och radknappen 1 i övre, vänstra hörnet av kalkylbladet. Du kan uppnå samma funktion med kortkommandot CTRL+a 2 gånger (alternativt 1 gång, beroende på vilken cell som är markerad)! Ändra radhöjd Du kan ändra radhöjd på samma sätt som du ändrar kolumnbredden, det vill säga dra i eller dubbelklicka på skarven under radnumret. Vill du ställa in radhöjden exakt gör du följande: 1. Klicka med höger musknapp på den rad du vill ändra höjd på. 2. Välj Radhöjd... (Row Height) i snabbmenyn som kommer fram. 3. Skriv in höjden. Höjden anges i punkter (1 punkt är 0,376 mm). 4. Klicka på OK. Du kan också klicka på Start (Home), Celler (Cells), Format och där välja Autopassa radhöjd (AutoFit Row Height). Samma resultat får du, om du ställer dig på strecket mellan radnumren nedanför raden och dubbelklickar. Ändra på kolumnbredden på kolumn B och C. Låt Excel anpassa kolumnbredd för kolumn B och ändra själv till godtycklig bredd på kolumn C genom att dra i högerkanten av kolumnbokstavsknappen. Ändra sedan kolumnbredden på kolumn C till 10 (i dialogrutan kolumnbredd). 22 DC UTBILDNING Excel grundkurs

23 Infoga och ta bort kolumner Om du vill infoga en kolumn i din kalkyl gör du så här: 1. Klicka med höger musknapp på kolumnbokstaven för den kolumn du vill infoga en ny framför. 2. Välj Infoga (Insert) i snabbmenyn som kommer fram. Om du vill ta bort en kolumn klickar du på kolumnbokstaven med höger musknapp och väljer sedan Ta bort (Delete) i snabbmenyn som kommer fram. Infoga och ta bort rader Att infoga och ta bort rader går till på motsvarande sätt som att infoga och ta bort kolumner. Infoga en tom rad före rad 3. Ändra på radhöjden på raderna 2, 4, 8 och 13 till 20 punkter. Minska på radhöjden på rad 3. Ta slutligen bort den tomma rad 3! Återställ övriga rader till ursprunglig radhöjd. Kalkylen ska nu ha återgått till det utseende den hade före övningen. Dölja och visa rader resp. kolumner Ibland är det önskvärt att dölja en rad eller kolumn, eftersom man t.ex. inte önskar skriva ut hela kalkylen. Detta åstadkommer du genom att markera önskad (önskade) rad (rader) eller kolumn (kolumner), varefter du högerklickar på radens/kolumnens etikett och väljer Dölj (Hide). På motsvarande sätt tar du sedan fram det dolda området genom att markera omgivande rader/kolumner (eller Markera allt, om samtliga dolda områden ska tas fram) och sedan högerklicka och välja Ta fram (Unhide). Du kan också ta fram en dold kolumn genom att ställa muspekaren på strecket mellan kolumnbokstäverna. Därefter flyttar du markören en liten bit åt höger. Då ändras markören och en spalt kommer att visas och du kan dra fram den dolda kolumnen! Filhantering Spara Första gången du ska spara ditt arbete i Excel måste du ange ett namn på kalkylen. Namnet kan vara upp till ca 250 tecken (inkl sökväg) långt och får inte innehålla bl.a.?, / och komma (,). Ange helst ditt nyckelord i början av filnamnet. Det är en del som har system som endast kan förstå 8 tecken långa filnamn och därför trunkerar (kapar av) eller omformar filnamnet, så endast delar av det syns. Jobbar du i nätverk eller skickar du en fil som bilaga till ett e-postmeddelande så är ju dessa överväganden viktiga! För att ange filnamn och spara dokumentet väljer du Spara som... (Save As) i Arkiv-menyn. Välj därefter Dator (Computer). I dialogrutan som kommer upp skriver du in ett filnamn och anger i vilken mapp du vill spara. DC UTBILDNING Excel grundkurs 23

24 Nästa gång du ska spara samma dokument behöver du inte ange filnamn och mapp. Du väljer då Spara (Save) i Arkiv-menyn eller klickar på Spara- (Save-) knappen i Verktygsfältet snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). Då kommer inte någon dialogruta fram, utan dokumentet sparas med samma namn och i samma mapp. Skulle du vilja spara samma dokument med ett annat filnamn eller i en annan mapp måste du dock välja Spara som (Save As). Kortkommandot för Spara är CTRL+s. Spara kalkylen under namnet BUDGET i lämplig mapp. 24 DC UTBILDNING Excel grundkurs

25 Egenskaper Tillsammans med arbetsboken kan du spara ytterligare uppgifter om kalkylen, så kallade Dokumentegenskaper. Man kallar dessa ofta för metadata. För att ange dokumentegenskaper väljer du Arkiv (File)-menyn, Info, Egenskaper (Advanced Properties). I dialogrutan till höger kan du bl.a. ange Författare, Titel, Taggar (Nyckelord) och Kategorier (Author, Title, Subject, Tags/Keywords och Categories). Som alternativ kan du välja Visa dokumentpanel (Show Document Panel) med de viktigaste fälten Stänga arbetsboken För att stänga arbetsboken väljer du Stäng (Close) i Arkiv-menyn. Öppna För att öppna en kalkyl i Excel väljer du Öppna. (Open) i Arkiv-menyn. Välj Dator (Computer), sedan vilken mapp du vill öppna kalkylen ifrån, klicka på filnamnet och sedan på OK. Du kan också leta rätt på filen med hjälp av Utforskaren och öppna den direkt därifrån genom att dubbelklicka på filens ikon. De senast öppnade filerna syns genast, som du klickar på Öppna. DC UTBILDNING Excel grundkurs 25

26 Växla mellan öppna arbetsböcker Om du har flera arbetsböcker öppna samtidigt (t ex för att kunna läsa i en och skriva i en annan), kan det vara bra att på ett enkelt sätt kunna växla mellan dem du vill se för tillfället. Även om våra datorer kan hålla reda på flera filer samtidigt, kan vi själva trots allt inte arbeta i mer än en i taget! Gör så här: 1. Klicka på menyfliken Visa (View) 2. Klicka på Växla fönster (Switch Windows), så ser du en lista över de olika öppna arbetsböckerna 3. Klicka på den arbetsbok du vill arbeta med. Du kanockså växla mellan dokument med knapparna i Aktivitetsfältet eller med. Nytt För att öppna en ny arbetsbok väljer du Nytt (New) i Arkiv-menyn och väljer Tom arbetsbok (Blank Workbook). Zoom Zoom-inställningen når du lättast i statusfältet genom att dra i reglaget. Här kan du förstora (zooma in) resp. förminska (zooma ut). Du kan också klicka på %-angivelsen och därefter göra ditt val. Zoomningsgraden påverkar inte utskriftsformatet. Under Sidlayout, Utskriftsformat, Sida (Page Layout, Page Setup, Page) görs motsvarande inställning för utskrift. 26 DC UTBILDNING Excel grundkurs

27 Infoga kommentar Många gånger önskar du knyta en minnesanteckning till en cell. Det gör du genom att högerklicka i cellen och därefter välja Infoga Kommentar (Insert Comment). Du lägger märke till att cellen får en röd markering i övre högra hörnet. När du för musmarkören till cellen visas kommentaren. I Arkiv-menyn, Alternativ, Avancerat, Visa (File, Options, Advanced, Display) kan du välja hur kommentaren och markören ska visas. Under Sidlayout, Utskriftsformat, Blad (Page Layout, Page Setup, Sheet) görs motsvarande inställning för utskrift. Kommentaren tas bort genom att högerklicka i cellen och i snabbmenyn välja Ta bort kommentar (Delete Comment). När kommentaren är markerad kan du också ändra storlek på den och även flytta den. Vill du att en viss kommentar ska vara öppen, så kan du högerklicka på tillhörande cell och där välja Visa/dölj kommentar (Show/Hide Comments). Infoga en kommentar till cell B4 med texten Löneförhöjning januari Spara filen DC UTBILDNING Excel grundkurs 27

28 Plats för anteckningar. 28 DC UTBILDNING Excel grundkurs

29 Grundläggande beräkningar Skriva formler Den viktigaste funktionen i Excel är formlerna. Det är dessa som utgör skillnaden mellan en vanlig tabell med text och tal och en kalkyl. En formel är en instruktion till Excel att någonting ska räknas ut. Oftast hämtas värdena från olika celler, vilket innebär att om du ändrar värdet i en cell så uppdateras resultatet automatiskt i alla de celler som innehåller formler som använder den cellens värde. Du kan skapa formler på flera olika sätt: skriva in dem för hand, använda pekmetoden och med Infoga funktion (Insert Function). Om det till exempel är en summering du ska göra, så har du dessutom summaknappen. Gemensamt för alla formler, oavsett vilken metod du skapar dem med, är att de börjar med ett likhetstecken, just för att Excel ska veta att det är en formel. Det är faktiskt möjligt att inleda en formel med + (plus) eller (minus) också, men vi rekommenderar att du vänjer dig vid = (likhetstecknet). Egna formler Ett sätt att skapa en formel är att helt enkelt skriva in den för hand. En egenhändigt skriven formel för att räkna ut nettolönen på bruttolönen kr med skattesatsen 32% kan till exempel se ut så här: Lön: Skatt: * 32% Nettoinkomst = Lön Skatt, dvs formeln blir: = * 32% Du kan använda alla fyra räknesätten när du skriver egna formler. Multiplikation och division räknas ut före addition och subtraktion. Vill du ändra uträkningsordningen får du använda dig av parenteser. Det som står inom parentes räknas ut först. Om du skriver in ovanstående formel i en cell kommer Excel att svara med att visa resultatet i cellen. Själva formeln kan du se i formelfältet, när cellen är markerad. Det är naturligtvis därför det heter just formelfältet! Se upp med en sak: ett tal, som står ensamt i en cell och är omgivet av parenteser räknas som negativt, dvs. (3000) betyder -3000! Det här sättet att skriva formler är emellertid inte flexibelt. Du kunde lika gärna ha använt en miniräknare och sedan skrivit in resultatet i cellen. Om till exempel bruttolönen eller skattesatsen ändras måste ju formeln redigeras. Önskvärt vore att resultatet ändrades automatiskt om bruttolönen eller skatten ändras. Ett bättre sätt är därför att skriva in lönen i en cell, till exempel cell C4, och skattesatsen i en annan cell, till exempel cell C5 och räkna ut skatten i kronor i cell C6. Formeln för nettoinkomsten skriver du in i cell C7, men du ska först ändra lite på den. Istället för att skriva in talet DC UTBILDNING Excel grundkurs 29

30 23000 så hänvisar du till cell C4 och istället för att skriva 32% i formeln så hänvisar du till cell C5. Din formel för att beräkna skatten kommer då att se ut så här: =C4 * C5. Vid skrivning av formler och där ena eller båda cellerna innehåller något annat format än Allmänt (General), kan den resulterade formeln komma att innehålla något av formaten. För att undvika detta väljer du att markera cellen och sedan välja Start, Redigering, Radera Format (File, Editing, Clear Formats). Om lönen i cell C4 eller skattesatsen i cell C5 ändras uppdateras skattebeloppet automatiskt. Försök alltså att hänvisa så mycket som möjligt till celler som innehåller ett visst värde istället för att skriva värdet direkt i formeln. Detta kallas för att använda cellreferenser. Slutligen markerar du Nettoinkomstcellen C7 och beräknar nettoinkomsten som Lön Skatt, dvs =C4 C6 Cellreferenser Du har tidigare sett att varje cell har en adress, en så kallad cellreferens. Cellreferensen till en enstaka cell kan till exempel vara A1 eller B12. Om du vill ange referens till ett område av celler gör du det genom att skriva referensen till den cell som ligger längst upp till vänster i området, följt av ett kolon och sedan referensen till den cell som ligger längst ner till höger i området, till exempel B3:F7. Du kan även ange flera referenser samtidigt genom att skriva ett semikolon mellan dem, till exempel A1; B12; B3:F7. Tumregel: Ett kolon betyder till och med och ett semikolon och i Excel. Skriv in en formel som räknar ut skatten och därefter nettoinkomsten i cell C7 i BUDGET.XLSX. Har du inte uppgiften kan du öppna BUDGET 1.XLSX från övningsmappen. Följ beskrivningen i texten tidigare i kapitlet! 30 DC UTBILDNING Excel grundkurs

31 Det går lika bra att skriva med gemener (små bokstäver) som med versaler (stora bokstäver). Excel tar hand om detta och ser till att det blir lagrat med versaler. Pekmetoden Ibland kan det vara svårt att hålla rätt på alla cellreferenser. Du kan då klicka på den cell du vill hämta värde från istället för att skriva in referensen till cellen. Formeln för nettolönen skulle då skapats på följande sätt: 1. Markera cellen där du vill ha formeln, i det här fallet C6. 2. Skriv Likhetstecken (=) från tangentbordet 3. Klicka i den cell där bruttolönen är inskriven. 4. Skriv ett minustecken ( ) från tangentbordet. 5. Klicka i cellen där bruttolönen står. 6. Skriv ett multiplikationstecken (*) från tangentbordet. 7. Klicka i cellen där skatten står. 8. Bekräfta inmatningen genom att trycka på ENTER. Formeln ser likadan ut som när du själv skrev in den och givetvis blir resultatet detsamma. Radera formeln i cell C7 och skapa den sedan igen, men med hjälp av pekmetoden. Infoga funktion I Excel finns det mer än tvåhundra färdiga funktioner som du kan använda i dina formler. Det finns till exempel formler för att räkna ut summan eller medelvärdet av ett cellområde. Du kan skriva in dessa funktioner, men då måste du veta exakt vad funktionen heter och vad som ska ingå i den. Vet du inte detta är guiden Infoga funktion (Insert Function) ett utmärkt hjälpmedel. För att skapa en formel med hjälp av guiden gör du så här: DC UTBILDNING Excel grundkurs 31

32 1. Markera den cell där formeln ska hamna. 2. Klicka på knappen Infoga funktion (Insert Function) vid Formelfältet eller Välj Start, listpilen bredvid Summa, Fler funktioner (File, listpilen vid Autosum, More Functions ) 3. I dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) väljer du först en Kategori (Category) och sedan en funktion i listan Välj en funktion (Select a function). När du har markerat en funktion, får du en kort förklaring till funktionen längst ner i dialogrutan. Vill du ha en mer utförlig förklaring kan du klicka på Hjälp om funktionen (Help on the function). 4. Klicka på OK. 5. I nästa dialogruta ska du skriva in de värden som funktionen ska använda för uträkningen. Kom ihåg att om möjligt ange cellreferenser istället för att skriva in värdet direkt. 6. Klicka på OK. Ytterligare ett sätt att välja funktion är att klicka på listpilen i formelfältet, som har antagit formen av en Formelpalett (Functions). 32 DC UTBILDNING Excel grundkurs

33 Minimeringsknapp Om dialogrutan skymmer de celler du vill markera, så kan du dra undan dialogrutan med musen eller trycka på minimeringsknappen (Minimize), så "rullas dialogrutan upp". Återställningsknapp Efter inmatning trycker du på återställningsknappen (Restore). För att till exempel skapa en formel i cell C12 som summerar värdena i cellerna C9, C10 och C11 gör du så här: 1. Klicka i cell C12, där formeln ska hamna. 2. Klicka på knappen Infoga funktion (Insert Function). 3. Välj kategorin Matem. och trigon. (Math & Trig) och klicka på funktionen Summa (SUM). 4. Klicka på OK. 5. Tryck på minimeringsknappen. 6. Markera cell C9 till och med cell C Tryck på återställningsknappen. 8. Klicka på OK. DC UTBILDNING Excel grundkurs 33

34 Skapa en formel i cell C12 som summerar värdena i cellerna C9, C10 och C11. Autosumma Funktionen SUMMA är så ofta använd att den fått en egen knapp i standardverktygsfältet - Summa (Sum). Tecknet heter Sigma, den grekiska bokstaven S. Markera den cell, där du vill ha din summafunktion. Klicka på knappen Autosumma (AutoSum). Med hjälp av listpilen bredvid knappen kan du komma åt ytterligare funktioner. Excel gissar vilket område det är du vill summera. Om detta är korrekt bekräftar du med ENTER, annars markerar du det område du vill summera och bekräftar därefter med ENTER. Om du vill vara säker på att Excel genast beräknar summan av rätt område, så kan du först markera det område som ska summeras samt cellen där summan ska presenteras (som då måste vara tom) och därefter trycka på Autosumma (AutoSum). Författaren rekommenderar dig att använda detta tillvägagångssätt, när det är tillämpbart. Om du önskar summera tal i olika områden använder du lämpligen Infoga funktion, och väljer sedan SUMMA. På detta sätt kan du summera upp till 255 områden! Radera formeln i cell C12 och skapa den sedan igen med hjälp av Autosumma- (AutoSum-)knappen. Skriv in en formel i cell C13 som räknar ut nettoinkomst - summa utgifter. Tips: Tänk på att du redan har skapat celler med belopp för nettoinkomst och summa utgifter! Lösningsförslag: BUDGET 2.XLSX i övningsmappen. 34 DC UTBILDNING Excel grundkurs

35 Fler funktioner Det finns ett par hundra olika funktioner i Excel, och du har sett hur du kan ta fram dem med hjälp av Infoga funktion (Insert Function). Här tar vi upp några funktioner från funktionskategorin Statistik. Statistik Under funktionskategorin Statistik (Statistical) finns bland annat följande funktioner: Antal - räknar hur många tal som finns bland argumenten. Exempel: =ANTAL(B3:B10) (COUNT). Max - Beräknar det maximala värdet i en lista av argument. Exempel: =MAX(B3:B10). Medel - Beräknar medelvärdet av argumenten. Exempel: =MEDEL(B3:B10) (AVERAGE). Min - Beräknar det minsta värdet i en lista av argument. Exempel: =MIN(B3:B10). Median - Beräknar medianvärdet (det mittersta värdet ) i en lista av argument. Exempel: =MEDIAN(B3:B10). Datum och tid =IDAG() (=TODAY()) skapar dagens datum. =NU() (=NOW()) skapar dagens datum och klockslag. Logisk I den här funktionskategorin finns bland annat funktionen Om. OM OM (IF) - Returnerar ett värde om logisk_test beräknas till SANT (TRUE) och ett annat värde om det beräknas till FALSKT (FALSE). Syntax: =OM(logisk_test; värde_om_sant; värde_om_falskt) =IF(Logical_test; Value_if_true; Value_if_false) Logisk_test är ett värde eller ett uttryck som kan beräknas till SANT eller FALSKT. DC UTBILDNING Excel grundkurs 35

36 Värde_om_sant är det värde som returneras om logisk_test är SANT. Om logisk_test har värdet SANT och värde_om_sant utelämnas returneras SANT. Värde_om_falskt är det värde som returneras om logisk_test är FALSKT. Om logisk_test har värdet FALSKT och värde_om_falskt utelämnas returneras FALSKT. Följande formel jämför värdet i cell B3 med värdet i cell C3. Om B3 är större än C3 returneras Över budget, annars returneras OK. =OM(B3>C3;"Över budget";"ok"). Du kan dessutom låta en ny OMsats starta vid SANT eller FALSKT och på detta sätt låta programmet pröva flera villkor. =OM(B3>C3;"Över budget";om(b3>c3/2;"ok";"dåligt!")) Skapa en uppställning enligt bilden. Kommentaren ska fyllas i med hjälp av en OM-sats, där villkoren framgår av den högra bilden. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen som OM1.XLSX. 36 DC UTBILDNING Excel grundkurs

37 Autofyll Om du vill skapa en serie av tal behöver du bara ange ett startvärde och sedan låta Excel skapa serien. Enklast gör du detta med det så kallade fyllningshandtaget (Fill handle) som sitter på nedre högra hörnet på cellmarkören (den lilla svarta fyrkanten). När du pekar på fyllhandtaget ändrar musmarkören form från det stora vita plustecknet till ett mindre svart kors. För att skapa en serie gör du så här: 1. Skriv in startvärdet och markera detta. 2. Peka på fyllhandtaget (Fill handle). Tryck ner musknappen när musmarkören ändrat utseende till ett svart kors. 3. Dra ut och markera det område som ska ta emot serien. Om det är en serie med tal du ska skapa måste du antingen ange två startvärden och markera dessa två eller hålla ner CTRL under tiden du drar ut serien. I det senare fallet kommer talen då att räknas upp med ett steg. Ett tredje alternativ är att dra i fyllhandtaget med höger musknapp intryckt. I detta fall kommer en snabbmeny upp. Denna ger dig möjlighet att välja att skapa en serie. Förutom att autofylla talserier kan du autofylla bl.a. datum, kvartal (Kv 1), uttryck av typ Region 1 (Region 2, Region 3 ), 1:a kapitlet, 2:a kapitlet samt rena textserier. Som standard finns månadernas och veckodagarnas namn som serier. En del av dessa är beroende av språkversionen, andra av installerat språk i Windows. Det går också att lägga till egna serier. För att skapa en egen serie går du tillväga på följande sätt: Öppna Arkiv-menyn, Alternativ, Avancerat, Allmänt, Redigera anpassade listor (File, Options, Advanced, General, Edit Custom Lists): När du skrivit in en serie (eller importerar från ett kalkylark enligt alternativet nedtill i dialogrutan) kommer denna sedan att fungera med autofyll på motsvarande sätt som de förinställda serierna. Även sortering av databaser (tabeller eller register) kan göras med DC UTBILDNING Excel grundkurs 37

38 utgångspunkt från de listor som finns här. Det är endast text, som kan användas i en anpassad lista. Autofyll är en form av kopiering. Om du därför autofyller en formel, så kommer denna att kopieras med relativ kopiering, dvs. referenser till rader och kolumner kommer att förändras med lika många steg som autofyllningen utförs med. Om du trycker på höger musknapp vid utförandet av autofyllningen, så öppnas en meny som medger ytterligare alternativ. Kontrollera automatiska ändringar med alternativknappar Alternativknappar (Option buttons) Knappar som visas automatiskt på kalkylbladet kan ge dig hjälp med uppgifter som autokorrigering, klistra in, autofyllning, infoga och formelkontroll. När du klickar på en alternativknapp kan du välja något alternativ som har att göra med uppgiften du arbetar med och du behöver inte lämna kalkylbladet eller cellen du arbetar med. Skriv in Jan i cell C3 i uppgiften från föregående uppgifter. Har du inte uppgiften kvar på skärmen kan du öppna BUDGET 2.XLSX i övningsmappen. Skapa en serie från cell C3 till cell F3. 38 DC UTBILDNING Excel grundkurs

39 Skapa en serie från cell C4 till cell F4. Ändra kolumnbredden på kolumnerna C - F till 10. Markera C5 C13 och använd fyllhandtaget med höger musknapp nedtryckt för att kopiera cellerna till kolumnerna D, E och F. Spara arbetsboken (under samma namn). Ändra sedan så att du bara betalar telefon kvartalsvis och el tertialvis. Högerjustera månadscellerna genom att markera dem och därefter trycka på knappen för högerjustering (Align Text Rignt). Din kalkyl bör nu se ut ungefär som nedan: Lösningsförslag: BUDGET 3.XLSX i övningsmappen. Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl: Justera rubrikerna och anpassa kolumnbredden enligt bilden. DC UTBILDNING Excel grundkurs 39

40 Skapa en formel i cell E4 som räknar ut priset (à-pris * Antal) och fyll sedan formeln nedåt till och med cell E8. Skriv formler för summan, momsen och totalsumman (summa plus moms). Spara som ORDER i övningsmappen. Stäng arbetsboken. Tips: à skriver du genom att först trycka på Skift+accent (tangenten strax ovanför Å) och därefter på a. Lösningsförslag: ORDER 1.XLSX i övningsmappen. Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl: Skapa summaformler för varje månad och kvartalssummor för de olika orterna. Spara kalkylen som REGION i övningsmappen. Snygga till kolumnbredder och rubrikjusteringen. Lösningsförslag: REGION 1.XLSX I övningsmappen. Skriv in följande kalkyl. Skapa formler för differensen (utfall - budget) och summaformler för halvårsresultatet. Spara som SVERIGE i övningsmappen. Lösningsförslag: SVERIGE 1.XLSX på övningsmappen. 40 DC UTBILDNING Excel grundkurs

41 Flera blad När du tar fram en ny arbetsbok i Excel får du som standard en bok med 3 blad, men Excel hanterar upp till 255 blad (Sheets)! I det här kapitlet tar vi upp hur man hanterar flera blad. Bladflikslisten I nederkanten på skärmbilden visas en lista med de olika bladen som ingår i arbetsboken - den så kallade bladflikslisten (Tab scrolling buttons). Bladflikslistan i Excel. Markera ett blad För att flytta till ett annat blad klickar du på den bladflik du vill bläddra till. Ett annat sätt är att använda tangentkombinationerna CTRL + PageUp respektive CTRL + PageDown. Det markerade bladet visas i bladflikslisten med vit bakgrund. Du kan också växla blad genom att högerklicka på någon av pilknapparna och välja i snabbmenyn. Byt namn på ett blad För att byta namn på ett blad dubbelklickar du på bladets Bladflik (Sheet tab). Då kan du skriva in det nya namnet och bekräfta genom att trycka på Enter. Namnet kan bestå av flera ord men maximalt 31 tecken (vissa tecken, t.ex. /, * och? kan inte användas). Ett annat sätt är att klicka med höger musknapp, varvid det dyker upp en snabbmeny, där du bl.a. kan välja att byta namn. Om du provar stt skriva ett ogiltigt tecken, så kommer du att märka att tecknet blockeras! Ett blad måste ha ett namn. Därför får du felmeddelande om du tar bort namnet utan att ersätta med ett nytt. Byt färg på en bladflik Om du högerklickar på en bladflik, så erbjuds du ett antal alternativ. Ett av dem ger dig möjlighet att ange en färg (Tab Color) på den bladflik som ar markerad. DC UTBILDNING Excel grundkurs 41

42 Ta fram en ny arbetsbok, infoga två ytterligare blad och byt namn på Blad1 till Tredje, på Blad2 till Andra och på Blad3 till Första. Välj olika färger på flikarna. Bladflikslistan bör nu se ut så här: Du ser att ett markerat blad får namnet understruket med flikfärgen medan ett omarkerat blad får färgen som bakgrundsfärg. På detta sätt blir markeringen extra tydlig! Möjligheten att färga bladflikar tillkom med Excel Även om du sparar din fil som , kommer flikfärgen inte att synas om den öppnas i version 97/2000. Flytta eller kopiera blad Det enklaste sättet att flytta ett blad inom arbetsboken är att ta tag i bladfliken och dra det längs bladflikarna dit du vill ha det. Var bladet hamnar indikeras med en liten svart triangel. Om du vill kopiera bladet istället för att flytta det håller du ner CTRL under tiden du drar bladfliken. Släpp sedan först musknappen och sedan CTRL. Om du vill flytta ett blad till en annan arbetsbok gör du istället så här: 1. Se till så att den arbetsbok, dit du vill flytta bladet, är öppen. 2. Markera bladet du vill flytta. 3. Högerklicka på bladfliken och välj Flytta eller kopiera blad... (Move or Copy Sheet ). 4. Klicka på listpilen under rutan Till bok: (To book:) så att listan med tillgängliga arbetsböcker fälls ut. Välj den arbetsbok dit du vill flytta bladet. 5. Markera var bladet ska hamna i listan Före blad: (Before sheet:). 6. Om du vill kopiera bladet istället för att flytta det bockar du för rutan Skapa en kopia (Create a copy) längst ner i dialogrutan. 7. Klicka på OK. Flytta bladen i föregående uppgift så att bladflikslistan ser ut som nedan: Kopiera det första bladet och lägg kopian efter Tredje. 42 DC UTBILDNING Excel grundkurs

43 Infoga blad Enklast klickar du på knappen Infoga kalkylblad (Insert Worksheet) till höger om det sista bladet för att infoga ett nytt blad. För att infoga ett nytt blad kan du också använda kommandot Infoga... (Insert ) i snabbmenyn för bladflikarna. Snabbmenyn får du som tidigare fram genom att peka på ett blad i bladflikslistan och klicka med höger musknapp. Om du vill infoga ett blad på valfri plats gör du så här: 1. Markera bladet före det du vill infoga. 2. Välj Nytt blad (New Sheet), som är +(plus)-knappen. Blad i ny arbetsbok Du kan ställa in antalet blad i en ny arbetsbok genom att välja Arkiv-menyn, Alternativ, Allmänt, Inkludera så här många blad: (File, Options, General, Include this many sheets). Du kan ange blad. Infoga ett nytt blad framför det första bladet. Markera flera blad - Gruppering För att markera flera spridda blad gör du så här: 1. Klicka på det första bladet du vill markera. Släpp musknappen. 2. Tryck ner CTRL. 3. Klicka på de övriga bladen du vill markera. Glöm inte att släppa musknappen mellan varje markering. 4. Släpp CTRL. DC UTBILDNING Excel grundkurs 43

44 Om du vill markera en grupp av blad som ligger efter varandra i bladflikslistan gör du så här: 1. Klicka på det första bladet du vill markera. Släpp musknappen. 2. Tryck ner SHIFT. 3. Klicka på det sista bladet. 4. Släpp SHIFT. Att markera flera blad kallas också att man kopplar eller grupperar bladen. Det man utför på ett grupperat blad utförs automatiskt på samtliga grupperade blad! Det framgår av namnlisten, eftersom där skrivs [Grupp] (Group) efter namnet på arbetsboken. Du delar upp grupperingen genom att högerklicka på ett grupperat blad och väljer Dela upp blad (Ungroup) i snabbmenyn. Användare av platt bildskärm (t.ex. TFT-typ) bör beakta, att det kan vara svårt att se, om ett blad är markerat eller inte, eftersom denna bildskärmstyp har svårt att skilja vitt från Excels ljusgrå färg, som visas på en omarkerad bladflik. Om du färgar bladfliken, löser du problemet! Ta bort blad För att ta bort blad från arbetsboken markerar du bladet eller bladen och väljer Ta bort (Delete) i bladflikslistans snabbmeny. Observera att detta kommando inte går att ångra. Av detta skäl öppnar Excel en varningsruta innan bladen raderas. Om bladen är tomma visas dock ingen varning. Öppna ORDER.XLSX (eller ORDER 1.XLSX) från övningsmappen. Ta bort alla blad utom Blad1. Döp om detta blad till Ordersedel. Spara med samma namn. Lösningsförslag: ORDER 2.XLSX Öppna SVERIGE1.XLSX från övningsmappen. Döp om Blad1 till Sverige och ta bort övriga blad. Spara med samma namn. Lösningsförslag: SVERIGE 2.XLSX. 44 DC UTBILDNING Excel grundkurs

45 Kopiera och flytta När du vill flytta eller kopiera innehållet i en cell finns det två olika metoder. Du kan klippa ut eller kopiera cellinnehållet för att sedan klistra in det någon annanstans eller så kan du använda dra och släpp- (drag and drop-) metoden. Autofyll (Fill) är ytterligare en metod som ofta kan användas för kopiering. Oavsett vilken metod du använder är det inte bara värdet i cellerna som flyttas eller kopieras. Även formler, format och kommentarer flyttas eller kopieras. Klippa och klistra Principen för att flytta innehållet i en cell med hjälp av kommandona Klipp ut (Cut) och Klistra in (Paste) är: 1. Markera den eller de celler som innehåller informationen du vill flytta. 2. Välj kommandot Klipp ut (Cut) 3. Markera den eller de celler som ska ta emot urklippet. 4. Välj kommandot Klistra in (Paste). Principen för att kopiera innehållet i en cell med hjälp av kommandona Kopiera (Copy) och Klistra in (Paste) är: 1. Markera den eller de celler som innehåller informationen du vill kopiera. 2. Välj kommandot Kopiera (Copy). 3. Markera den eller de celler som ska ta emot urklippet. 4. Välj kommandot Klistra in (Paste). Kommandona Klipp ut (Cut), Kopiera (Copy) och Klistra in (Paste) kan du nå på följande sätt: 1. Gruppen Start, Urklipp (Home, Clipboard). 2. Via snabbkommandon: CTRL + X för att klippa ut, CTRL + C för att kopiera och CTRL + V eller ENTER (kallas Retur i Excel) för att klistra in. 3. I snabbmenyn som dyker upp om du klickar på de markerade cellerna med höger musknapp. När du väljer att Klistra in ett kopierat område med CTRL+ V, så kan du göra upprepade inklistringar. Med ENTER töms däremot urklippet och du kan inte klistra in fler gånger. DC UTBILDNING Excel grundkurs 45

46 Dra och släpp För att flytta eller kopiera innehållet i en eller flera celler gör du så här: 1. Markera cellen eller cellerna. 2. Peka på ramen runt markeringen. Muspekaren ska få formen av en vit pil. 3. Tryck ner och håll musknappen nedtryckt. 4. Dra markeringen dit du vill flytta eller kopiera. Om du vill kopiera cellinnehållet trycker du ner CTRL och håller denna nedtryckt. 5. Släpp musknappen. 6. Släpp CTRL om du haft denna nedtryckt. Om denna funktion inte fungerar, så beror detta på att den gjorts inaktiv. Kontrollera då i dialogrutan enligt bilden: Arkiv, Alternativ (File, Options): Aktivera fyllningshandtaget samt dra-och-släppa celler (Enable fill handle and all dragand-drop) Klistra in special Om du endast vill kopiera cellinnehållet och inte formatet väljer du Klistra in special... (Paste Special ) istället för Klistra in (Paste). I dialogrutan som kommer fram väljer du om det är Formler (Formulas), Värden (Values), Format (Formats) eller Kommentarer (Comments) du vill klistra in. Anta, att du gjort en prislista med hjälp av Excel. I prislistan kan ingå dina självkostnadspriser, som räknats upp med ett pålägg. I vanliga fall skriver du troligen ut den på skrivare och distribuerar den till dina kunder. En kund ringer dig, och denne önskar erhålla prislistan som en bilaga till ett e-postmeddelande. Om du bifogar din kalkyl utan att tänka dig för, så kan din kund titta efter vilka formler du använt och därigenom få fram konfidentiell information. Genom att välja att kopiera kalkylen och sedan klistra in Format och Värden (du får göra inklistring två gånger) i en ny arbetsbok får du en kalkyl med endast den information du hade tänkt lämna ut. Kopiera mellan blad Genom att markera ett område och sedan använda Alt-tangenten i kombination med musen och dra till önskad bladflik längst ned kan du kopiera och klistra in mellan olika blad. 46 DC UTBILDNING Excel grundkurs

47 Format Allt som styr utseendet på text och tal i cellerna kallas för format - teckensnitt, teckenstorlek, justering, antal decimaler, kantlinjer med mera. Talformat I Excel finns det ett antal inbyggda talformat. Det finns till exempel talformat för tal med olika antal decimaler med eller utan valutabeteckning, format för procent, bråk, datum och tid. För att välja ett talformat gör du så här: 1. Markera den eller de celler som ska få talformatet. 2. Välj Tal (Number) under Start- (Home)-menyfliken (den lilla knappen till höger). 3. Klicka på fliken Tal (Number). 4. Under Kategori (Category) väljer du Tal (Numbers). 5. Välj antal decimaler (du ser, att 2 decimaler är standard), om du vill använda tusentalsavgränsning ( ) samt hur du vill att negativa tal ska visas. Datumformat Excel väljer de inställningar som Windows använder för att visa datum. Här kan du ändra på detta för de celler du väljer. DC UTBILDNING Excel grundkurs 47

48 Valutaformat I kategorin Valuta (Currency) har du möjlighet att precisera, hur du önskar att talen ska visas. Se upp med att visa negativa tal med andra alternativet (röd text utan minustecken), eftersom utskriften kan komma att dölja teckenfärgen! Anpassade format I kategorin Anpassat (Custom) kan du skräddarsy ett eget format: 0 Visar en siffra i den aktuella positionen. Om det inte finns någon siffra i positionen visas en nolla. Exempel: Talet 1,9 visas som 1,90 med formatet 0,00 men som 01,9 med formatet 00,0 # Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ingen nolla.? Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ett mellanslag., Visar decimalkommats position i formatet.. Tusentalspunkt. Visar en punkt efter var tredje siffra. Exempel: Med formatet #.##0 visas talet 12345,6 som Exempel: Format för att visa enheten kilometer (km) efter talet ser ut så här: ##0\ km Format för att visa grader kan konstrueras så här: 0\[Alt+0176] (Alt+0176 är koden för grader i standardteckensnitten). Dessutom finns särskilda kategorier för bl.a. Procent (Percentage), Text och Special. 48 DC UTBILDNING Excel grundkurs

49 Lägg märke till knapparna Procent (Percent Style), Öka decimal (Increase Decimal) resp. Minska (Decrease) i Start (Home)-verktygsfältet. Dessa är mycket användbara. Det finns också knappar för Valutaformat (Accounting Number Format - som hämtar det format som finns angivet i Windows grundinställningar, vilket berörs strax). Standardinställningen här gör att t.ex ger resultatet ,00 kr efter det man valt valutaformatknappen. Dessutom finns det en knapp för tusentalsavgränsning (knappen med ett komma på). Tyvärr ger den samma resultat med undantag för att valutan undertrycks, vilket sällan är det man önskar. Windows-inställningar En del grundinställningar i Windows påverkar Excel. Om du väljer Start, Kontrollpanelen, Nationella inställningar (Control Panel, National and Regional Settings), kan du se hur ditt Windows är konfigurerat. Bilden här intill visar Windows 7 med svenska standardinställningar. Justering (Alignment) Som skrivits tidigare vänsterjusteras text som standard medan tal högerjusteras. Givetvis kan du ändra på justeringen genom att markera cellen eller cellerna du vill ändra justering för och sedan klicka på någon av justeringsknapparna i verktygsfältet. Förutom vänsterjustering, centrering och högerjustering kan du också välja centrera över kolumner för att till exempel centrera en rubrik över flera kolumner. Texten är centrerad över kolumnerna B till F. Texten skrevs alltså in i cell B1. B1 till och med cell F1 markerades innan kommandot centrera över kolumner valdes. För att centrera en rubrik över flera kolumner gör du så här: 1. Markera från den cell, som innehåller rubriken, till och med den sista cellen i området du vill centrera över. 2. Klicka på Centrera över kolumner (Merge and Center) -knappen i verktygsfältet. Samtidigt kommer Excel att sammanfoga de markerade cellerna! För att göra någon av ovanstående justeringar av cellinnehållet eller för att justera cellinnehållet lodrätt kan du även göra så här: 1. Välj menyfliken Start (Home) DC UTBILDNING Excel grundkurs 49

50 2. Klicka på pilen till höger om rubriken Justering. (Alignment) 3. Välj den justering du vill ha på cellinnehållet under rubriken Orientering (Orientation) 4. Klicka på OK. I den här dialogrutan kan du också bestämma att du vill radbryta markerade celler istället för att låta texten visas över intilliggande cell. Du kan även bestämma hur texten ska skrivas i rutan Orientering (Orientation). Texten kan roteras ± 90. Här väljer du också, om du önskar automatiskt Radbyte (Wrap text), när du föredrar detta (t.ex. i rubriker). Väljer du att markera en cell och därefter markerar alternativet Förminska (Shrink to fit), så kommer texten att förminskas precis så mycket som krävs för att texten ska få plats i cellen. Du kan också sammanfoga de celler (Merge cells) du markerat genom att sätta bock i avsedd ruta. Detta är till särkilt stor hjälp vid skapande av formulär. Textorientering (Text direction) ger möjlighet att skriva från höger till vänster i språk, där man brukar göra detta, t.ex. arabiska och hebreiska. 50 DC UTBILDNING Excel grundkurs

51 Teckensnitt För att ändra teckensnittet (font - eller typsnittet som man säger ibland) i en cell kan du antingen markera cellen (eller text i en del av cellen) och använda knapparna för teckenformat i verktygsfältet Start (Home). Observera att det går att ha olika teckensnitt och teckenstorlekar i samma cell! Start, Teckensnitt (Home, Font) Trycker du på den lilla pilen till höger om rubriken Tecken öppnas följande dialogruta: Infoga specialtecken Om du vill skriva t.ex. grekiska tecken, får du välja Infoga, Symbol (Insert, Symbol)... och där leta upp dem. Klicka på den symbol du vill ha och därefter på knappen Infoga (Insert). Väljer du fliken Specialtecken (Special Characters) finns ytterligare val. DC UTBILDNING Excel grundkurs 51

52 Kantlinjer Ett sätt att framhäva vissa data och göra kalkylen mer lättläst är att sätta kantlinjer runt cellerna. Gör så här: 1. Markera den eller de celler som ska ha kantlinjer. 2. Välj Start (Home), Tecken (Font). 3. Klicka på fliken Kantlinje (Border). 4. Välj typ av kantlinje. 5. Välj färg på kantlinjen. 6. Välj var i cellen kantlinjen ska placeras. 7. Klicka på OK. Som alternativ till ovanstående metod kan du trycka på listpilen till höger om knappen Kantlinjer (Borders). Därvid öppnar sig en meny med ett antal huvudtyper av kantlinjer. Under rubriken Rita kantlinjer (Draw Borders) finns ytterligare alternativ, som du kan använda för att rita upp kantlinjer, radera dem, bestämma linjebredd och linjefärg. Fyllning och mönster För att lägga in ett mönster i cellerna gör du så här: 1. Markera den eller de celler som ska få ett mönster. 2. Välj Start (Home), Tecken (Font). 3. Klicka på fliken Fyllning (Fill). 4. Välj Mönsterfärg (Pattern Color) och välj färg. 5. Klicka på listpilen vid Mönstertyp (Pattern Style) och välj mönster. 6. Klicka på OK. 52 DC UTBILDNING Excel grundkurs

53 Teckenfärg Listpilen bredvid knappen Teckenfärg (Font Color) fäller ner en färgmeny som påverkar tecknen i markerade celler. Standardläget är Automatiskt (Automatic) Öppna BUDGET.XLSX (eller BUDGET 3.XLSX) och formatera kalkylen enligt följande och spara därefter med samma namn: 1. Ändra teckenformat på huvudrubriken till Arial Rounded MT Bold eller Arial Black, 13 punkter. Centrera den över kolumnerna B till och med F. 2. Gör rubrikerna i kolumn B och rubrikerna på rad 3 fetstilta. 3. Formatera alla tal (utom cellerna med procentformat!) så att de visas i valutaformat utan någon decimal. 4. Markera hela kalkylen (förslagsvis med CTRL+a) och välj en kraftig yttre kantlinje (ram). 5. Markera rad B12:F12 och skapa en dubbel kantlinje i underkanten. 6. Markera B3:B13 och välj att lägga dit en ljusblå bakgrund. 7. Markera huvudrubriken och ändra textfärgen till mörkröd. Tips: De teckensnitt som är av typen TrueType och OpenType är skalbara. Efter att ha klickat i teckenstorleksrutan kan du skriva in önskad teckenstorlek (t.ex. 13, som inte finns som standard) och bekräfta med ENTER. En del andra teckensnitt, som du kan ha, t.ex. från Adobe, kan också vara skalbara. Lösningsförslag: BUDGET 4.XLSX i övningsmappen. Kopiera format Du kan även kopiera formatet med hjälp av knappen Hämta format (Format Painter) under menyfliken Start (Home). DC UTBILDNING Excel grundkurs 53

54 1. Markera en cell eller ett område vars format du vill kopiera. 2. Klicka på formathämtningsknappen. Om du vill kopiera format till mer än ett område, dubbelklickar du på formathämtningsknappen, så förblir den aktiv tills du klickar på knappen igen (eller trycker på Escape-tangenten). 3. Klicka på en cell eller dra muspekaren till området där du vill använda formateringen. 4. Om du vill kopiera format till mer än ett område, fortsätter du att dra muspekaren över de områden där du vill använda formaten. Fortsätt med BUDGET.XLSX (eller öppna BUDGET 4.XLSX från övningsmappen). Skapa en kalkyl på Blad 2. Använd därefter Hämta format (Format Painter) för att formatera den nya kalkylen med hjälp av format du redan skapat på Blad 1. Stäng därefter kalkylen utan att spara. Cellformat I Excel finns det även färdiga cellformat som du kan använda. För att formatera en cell med någon av dessa gör du så här: 1. Markera de celler du vill formatera. 2. Välj Start, (Home), Format (Styles), Cellformat (Cell Styles). 3. Välj ett cellformat. 4. Klicka på OK. Öppna åter BUDGET.XLSX (alternativt BUDGET 4.XLSX). Kopiera bladet med din kalkyl i BUDGET.XLSX till ett nytt blad, som du kan döpa till Kopia. Markera hela kalkylen (med 54 DC UTBILDNING Excel grundkurs

55 CTRL+a) och autoformatera den med lämpligt tabellformat. Prova gärna flera alternativa format. Stäng sedan kalkylen utan att spara. Formatfällor Det format som du ställt in för en cell sparas i cellen. Även om du raderar cellinnehållet finns formatet kvar. Tänk också på att när du skriver någonting i en cell, försöker Excel att tolka vad det är du skriver in och väljer automatiskt ett format. Om du till exempel skriver in ett tal följt av procenttecken väljer Excel procentformatet. Skriver du in ett tal med kolon i tolkas detta som ett tidsformat (om Windows är inställt för detta alternativ, som är standardinställning i Sverige), tal med punkt tolkas som text och inte som ett decimaltal (decimaltal skrivs in med ett decimalkomma). Skriver du in t.ex , så kommer Excel att tolka detta som 1 oktober Om du menat att det ska vara en textsträng, så måste den inledas med en apostrof ('), som du hittar på tangenten till höger om bokstaven ä. Samma tangent har * (asterisk) i skiftat läge. På vissa tangentbord är tangenten annorlunda placerad. Det går också att markera cellen och därefter välja Start (Home), gruppen Tal (Number), klicka på listpilen vid Allmänt (General)och välj Text i listan. Undersök vad som händer när du gör följande: 1. Ta fram en ny arbetsbok. 2. Markera cell B3. 3. Skriv 25% och bekräfta inmatningen med ENTER, TAB eller grön bock. 4. Markera cell B3 igen tryck på Delete för att radera cellinnehållet och skriv 25. Vad händer? 5. Markera cell B3 och skriv 0,25. Låt arbetsboken finnas kvar på skärmen. Radera format För att radera format i en cell gör du så här: 1. Markera den eller de celler i vilka du vill radera formatet. 2. Välj Start (Home), Radera (Clear), Radera format (Clear format). Markera cell B3 och välj Radera format (Clear format) i Redigera- (Editing-) gurppen. Hur visas cellinnehållet i B3 nu? Se till så att arbetsboken ORDER.XLSX visas på skärmen om du gjort den övningen. Om du inte gjort den, kan du öppna ORDER 2.XLSX från övningsdisketten. Gör följande formatändringar och spara sedan med samma namn. 1. Ta bort kolumn F. 2. Ändra teckenstorleken på rubriken till 14 punkter, ge den fet stil och centrera den över kalkylen. 3. Gör rubrikerna på rad 3 fetstilta. Sätt en tunn kantlinje i underkanten. DC UTBILDNING Excel grundkurs 55

56 4. Sätt en tunn kantlinje i underkanten på cell A8 till och med cell E8. 5. Ta bort den tomma raden på rad Sätt en tjock linje i underkanten på cellerna D10 och E Sätt en dubbel linje i underkanten på cellerna D11 och E Sätt valutaformat utan decimaler på talen under kolumnerna à-pris och Pris (dock inte momssatsen!) 9. Gör talen under kolumnen Antal centrerade. Lösningsförslag: ORDER 3.XLSX Se till så att arbetsboken REGION.XLSX visas på skärmen om du gjort den övningen. Om du inte gjort den, kan du öppna REGION 1.XLSX från övningfilen. Formatera kalkylen enligt bilden. Fortsätt med samma kalkyl som i föregående uppgift. Infoga en ny tom rad mellan Landskrona och Malmö. Skriv in värdena enligt ovan i cellerna A6:D6. Skapa summaformel i cell E6. Kontrollera sedan att formlerna på rad 9 fortfarande stämmer. Lösningsförslag: REGION 2.XLSX. Se till så att arbetsboken SVERIGE.XLSX visas på skärmen om du gjort övningen. Om du inte gjort den, så kan du öppna SVERIGE 2.XLSX från övningsmappen. Formatera kalkylen enligt bilden nedan och spara den med samma namn. Lösningsförslag: SVERIGE 3.XLSX. 56 DC UTBILDNING Excel grundkurs

57 Rita på kalkylblad/bilder Ritverktygen I Excel kan du även rita linjer, rektanglar, cirklar, pilar med mera. Verktygsfältet Infoga (Insert) med gruppen Illustrationer (Illustrations) innehåller knappar för de flesta ritkommandon. Textruta Verktygsfältet Infoga (Insert) har i gruppen Text bland annat Textruta (Text Box). En textruta skapas genom att först klicka på knappen. Därvid ändras muspekaren till en textinsättningsmarkör. Denna markör för du till det ställe där du önskar att ett hörn av textrutan ska placeras. Dra sedan ut textrutan till önskad storlek. Det är lätt att ändra dess storlek i efterhand, så det är inte nödvändigt att beräkna precis hur stor textrutan ska göras. När du ritat upp textrutan och släppt musknappen, så kommer en textinfogningsmarkör att visa sig i textrutan, och det är dags att skriva in texten. Alla de vanliga knapparna och menyerna i formateringsverktygsfältet finns därvid tillgängliga för att ändra textstorlek, centrera text osv. Om texten inte får plats i textrutan kommer den ändå att lagras, så att du efteråt kan justera rutans storlek och därvid visa hela texten. Du kan också nöja dig med att klicka med markören, där textrutan ska börja, och därefter skriva in texten. Då kommer rutan att anpassa sig till textmassan. När inmatningen är klar kan du göra följande: 1. Ändra storlek på textrutan genom att dra i handtagen. 2. Flytta textrutan genom att dra i ramen mellan handtagen (markören blir en fyrhövdad pil). 3. Ta bort textrutan genom att se till att hela rutan är markerad och sedan trycka på DELETE 4. Ändra formateringen, som då gäller hela rutan, t.ex. genom att ändra teckenstorlek, ändra teckenfärg, ändra bakgrundsfärg, lägga på mönster, lägga på kantskugga och ändra justering (tryck på snabbmenyn - höger musknapp när muspekaren är en vit pil som pekar mot textrutans kant och välj Formatera figur (Format Shape )). Om du däremot högerklickar med markören inne i rutan kommer du endast att kunna ändra teckenformatet för markerade tecken! DC UTBILDNING Excel grundkurs 57

58 Pil Det är lätt att rita en pil. Det gör du med knappen (svart) Kompakt Pil (Arrow) på verktygsfältet Infoga, Figurer, Linjer (Insert, Shapes, Lines). Efter att ha tryckt in knappen placerar du muspekaren där pilen ska utgå från och drar den till det ställe dit spetsen ska peka. Om du önskar ändra på pilens utseende, så väljer du därefter lämplig knapp i verktygsfältet Ritverktyg, Kontur, Pilar (Drawing Tools, Shape Outline, Arrows). Där har du möjlighet att bl.a. ändra pilens tjocklek, utseende, pilspets m.m. Infoga andra figurer Shapes Recently Used Shapes Lines Rectangels Basic Shapes Block Arrows Equation Shapes Flowchart Stars and Banners Callouts 58 DC UTBILDNING Excel grundkurs

59 I gruppen Figurer (Shapes) finns en stor mängd figurer, t.ex. linjer (bl.a. för frihandsritning), stjärnor, hjärtan, pratbubblor och blockpilar. Gemensamt för dessa är att du kan rita upp dem, variera bredd och höjd samt rotera dem. Detta gör du genom att se till att objektet (t.ex. blockpilen) är markerad. Sedan drar man i det gröna, runda handtaget och kan därigenom rotera objektet. Du kan till och med fylla ritobjektetmed en bild! Infoga linje Metoden är helt analog med infogning av pil. Om du t.ex. önskar rita upp en helt horisontell linje, så kan du hålla Skift intryckt medan du ritar linjen. Om du släpper musknappen först och Skift därefter så är det mycket lätt att få linjen horisontell. I själva verket gör du så att linjen endast antar vissa vinklar (var 15:e grad) med denna metod. Infoga bild Färdiga bilder i många bildformat kan infogas i Excel. Välj Infoga (Insert), OnLinebilder. 1. Fyll i nyckelord bredvik Office.com ClipArt: 2. Du klickar på önskad bild och väljer Infoga (Insert) Bilden kan sedan lätt skalas, flyttas etc. Om du önskar att skalningen ska ske lika mycket i höjd- och sidled, pekar du på ett av bildens hörn, medan du ändrar storleken. Verktygsfältet Bildverktyg (Picture Tools), Format öppnar sig med flera alternativ. Flytta/ta bort bild När du önskar ta bort eller flytta en bild (eller annat objekt), måste du först markera det. Vanligtvis kan du göra det genom att endast klicka på objektet. Vill du ta bort det, så trycker du sedan på att flytta den. Bildformat, medan du kan använda Klipp ut/klistra in (Cut/Paste) för Vilka bildfiler kan man använda i Excel? Följande grafikfilsformat kan du infoga i en Excel-fil utan att installera något särskilt grafikfilter: Utökad metafil (.emf), Joint Photographic Experts Group (.jpg), DC UTBILDNING Excel grundkurs 59

60 Portable Network Graphics (.png), Windows-bitmapp (.bmp,.rle,.dib), GIF (.gif), och Windows-metafil (.wmf), Encapsulated PostScript (.eps), Macintosh PICT, Corel Draw. Det finns ytterligare en lång rad filformat du kan använda om du installerar de extra grafikfilter som följer med Office. Fortsätt med samma dokument. Öka radhöjden på Rad 1 till c:a 50. Infoga bilden BERAKNA.BMP från övningsmappen längst till vänster på raden. Välj Infoga, Bild (Insert, Picture) Spara under samma namn. Ett lösningsförslag finns under namnet ORDER 4.XLSX. Skuggning (Shadow) Objekt av typen textruta, rektangel etc kan lätt förses med en kantskugga, som ger ett elegant utseende. För att åstadkomma detta, så markerar du först objektet och trycker därefter på knappen Bildverktyg, Format, Bildeffekter, Skugga (Picture Tools, Format, Picture Effects, Shadow), där du väljer önskad inställning. Ellips (Oval) En ellips eller cirkel ritas med verktyget Ellips (Oval). Tryck först på knappen och dra därefter ut ellipsen till lämplig storlek. Om du önskar en cirkel, så ska du hålla skifttangenten intryckt under tiden du ritar. På motsvarande sätt använder du knappen Rektangel (Rectangle), som ritas upp som en kvadrat, när man håller in skifttangenten. Bild i sidhuvud/sidfot Du kan också infoga bilder i sidhuvud och sidfot (Header and Footer). Även om du sparar filen med stöd för Excel och därefter öppnar filen med Excel 97/2000, som inte stöder den här funktionen, så kommer bilden inte att visas. Skapa en textruta till filen REGION 2.XLSX med texten "Högsta värde!" med röd textfärg (fet stil) på gul botten. Rutan ska vara inställd för automatisk storlek (fliken Justering). Förse rutan med en kantskugga. En blockpil ska peka från rutan till det högsta kvartalsvärdet! Spara under samma namn. Ett lösningsförslag finns sparat som REGION 3.XLSX. Infoga bilden Region Skåne.gif i sidhuvudet till den fil du arbetar med. 60 DC UTBILDNING Excel grundkurs

61 Utskrift Förhandsgranska Innan du skriver ut din kalkyl bör du förhandsgranska den. Det är då lättare att bestämma vilka format för utskriften du ska välja. För att förhandsgranska en kalkyl gör du så här: 1. Markera det eller de blad som du vill förhandsgranska. 2. Välj Arkiv, Skriv ut (File, Print). 3. En förhandsgranskad bild visar till höger. I förhandsgranskningsläget finns följande knappar: Sidväljare (Page) nedtill till vänster. DC UTBILDNING Excel grundkurs 61

62 Zooma till sida (Zoom to Page) Knappen finns nedtill till höger. Växlar mellan att visa hela sidan och sidan förstorad. Knappen påverkar inte utskriftens storlek. Visa marginaler (Show Margins)- Slår på eller stänger av handtagen för sidans marginaler, sidhuvudets och sidfotens marginaler och kolumnbredder. Det är enkelt att ställa in marginaler och kolumnbredder genom att dra i handtagen. När du drar ett handtag visas elementets mått i statusfältet. Knappen finns intill Zooma-knappen. Skriv ut (Print)- Skriv ut med angivna inställningar. Inställningar (Settings)- Här gör du de inställningar du önskar. När du inte befinner dig i Skriv ut (Print)-läget kan du dessutom välja: Sidbrytningsgranskning (Page Break Preview). Till vänster om Zooma längst ner till höger. I detta läge kan du granska och ändra sidbrytningarna genom att dra med musen. Utskriftsformat Dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup) kan du nå från Sidlayout (Page Layout)- menyfliken. Dialogrutan har fyra flikar - Sida, Marginaler, Sidhuvud/sidfot, Blad (Page, Margins, Header/Footer, Sheet). Sida (Page). På fliken Sida ställer du in orientering (stående/portrait eller liggande/landscape), skalning och pappersstorlek. I rutan Skalning (Scaling) kan du välja att förstora eller förminska utskriftsområdet till en viss procent av normalstorleken. Du kan också välja att förminska det använda området så att den får plats på ett visst antal sidors bredd eller höjd. Förstoring för att passa (fylla upp) görs däremot inte automatiskt. Dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup) - fliken Sida (Page). 62 DC UTBILDNING Excel grundkurs