1. Inbjudan att inkomma med anbudsansökan - Huvuddokument Tjänstegrupplivförsäkring Förhandlat förfarande

Transkript

1 Anbudsansökningsinbjudan Upphandlingsansvarig Upphandling Posten AB Tjänstegrupplivförsäkring Heidi Karlander 11/47 Sista ansökansdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan att inkomma med anbudsansökan - Huvuddokument Tjänstegrupplivförsäkring Förhandlat förfarande 1.1. Bakgrund och information om upphandlingen Bakgrund och information om upphandlingen Posten Meddelande AB nedan kallad Posten, har påbörjat en förhandlad upphandling enligt lagen 2007:1092 om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster ( LUF ) avseende Tjänstegrupplivförsäkring. Avtalspart för denna upphandling är Posten Meddelande AB. Utöver detta PostNordbolag har även de juridiska personer som räknas upp i avsnitt Information om den verksamhet som berörs av upphandlingen, rätt att nyttja tjänsten från det Avtal som denna upphandling resulterar i. Dessa juridiska personer benämns nedan gemensamt för PostNord. I annonsen hänvisas till detta dokument; Inbjudan att inkomma med anbudsansökan ("Inbjudan"). Inbjudan kompletterar informationen i annonsen och riktar sig till alla företag som är intresserade av att delta i upphandlingen ("Anbudssökande"). Syftet med Inbjudan är att säkerställa att de företag som är intresserade av att delta i denna upphandling uppfyller de kvalifikationskrav som Posten har satt upp som nödvändiga för att leverantören på ett tillfredsställande och effektivt sätt ska kunna leverera det som Posten efterfrågar i upphandlingen Information om PostNord PostNord AB (publ) är resultatet av ett historiskt samgående mellan Posten AB och Post Danmark A/S som är två, i ett internationellt perspektiv, erkänt effektiva post- och logistikföretag. Koncernen har drygt medarbetare, en omsättning på mer än 40 miljarder och förmedlar cirka 30 miljoner försändelser varje dag. Bolaget ägs till 40 procent av danska staten och till 60 procent av svenska staten. PostNord AB (publ) har ett heltäckande erbjudande av kommunikations- och logistiklösningar till, från och inom Norden samt resurser att utveckla produkter, service, Utskrivet: :18 Sida 1 av 15

2 kompetens, system, satsa på mer klimateffektiva transportlösningar, allt med utgångspunkt i kundernas önskemål. Den gemensamma koncernen kommer också att ha ett utlämningsnät i hela Norden. Ytterligare information om PostNords verksamhet återfinns på PostNords officiella hemsida postnord.com Upphandlingens omfattning med mera I korthet kan efterfrågad tjänst sammanfattas som följer: En tjänstegrupplivförsäkring enligt kollektivavtal, Postens tjänstegrupplivförsäkring ("TGL-P"), för anställda i svenska bolag som inte får denna försäkring via ITP1. Upphandlingen omfattar anställda födda 1980 eller tidigare och har en anställningsomfattning på minst fyrtio (40) procent. Antalet försäkrade var vid ingången av år 2011, tjugotusenniohundratvå (20 902) stycken. Under år 2009 uppgick antalet försäkrade till tjugotvåtusentrehundratrettioåtta (22 338) stycken och för år 2010 var antalet tjugotusenniohundratrettiosju (20 937) stycken. Tjänsten ska inkludera skadereglering. Särskilt ska noteras att enligt Postens TGL-P:s villkor har sambo förmånstagarrätt utan att särskilt förmånstagarförordnande behöver skrivas. Posten avser teckna Avtal med en (1) leverantör. Avtalet beräknas träda i kraft den 1 januari 2012 och gälla i två (2) år med möjlighet till upp till två (2) års förlängning. Alla Anbudssökanden som kvalificerar sig genom att uppfylla kraven i Inbjudan kommer att bjudas in att lämna anbud i upphandlingen Information om den verksamhet som berörs av upphandlingen Efterfrågad tjänst är avsedd att användas för Postens anställda i svenska bolag enligt förteckning nedan. I PostNordkoncernen ingående juridiska personer eller närstående juridiska personer nedan med verksamhet i Sverige äger rätt att omfattas till fullo av Avtalet. För närvarande innefattas följande bolag och dess dotterbolag; PostNord AB (publ), Organisationsnummer: Posten AB, Organisationsnummer: Posten Meddelande AB, Organisationsnummer: Posten Logistik AB, Organisationsnummer: Svensk Kassaservice AB, Organisationsnummer: Svensk Adressändring AB, Organisationsnummer: AddressPoint AB, Organisationsnummer: Postens Pensionsstiftelse, Organisationsnummer: Postens Försäkringsförening, Organisationsnummer: Automatisk ackvisition av nytillkomna bolag som kan komma att omfattas i kollektivavtalet ska äga rätt att omfattas till fullo av Avtalet Tidplan och process för upphandlingen Upphandlingen genomförs som en förhandlad upphandling enligt LUF. Detta innebär i korthet följande stegvisa förfarande. En utförlig redogörelse för stegen i upphandlingsprocessen kommer även att anges i själva förfrågningsunderlaget. Observera att tiderna för punkter 4-9 är preliminära och kan komma att ändras. Utskrivet: :18 Sida 2 av 15

3 1. Sista dag att ställa frågor med anledning av annonsen/denna inbjudan: Sista dag för svar på frågor eller förtydliganden från Posten: Sista dag för inlämnande av Anbudsansökan: Posten prövar inkomna anbudsansökningar: september/oktober 5. Posten skickar en inbjudan att inkomma med anbud, inklusive förfrågningsunderlag, till alla de Anbudssökanden som visat sig uppfylla ställda kvalificeringskrav (prekvalificerade Anbudssökande): oktober/november 6. Anbud lämnas in: november 7. Genomgång samt utvärdering av anbud, eventuella presentationer av anbud samt eventuell förhandling med Anbudsgivare: november/december 8. Posten fattar tilldelningsbeslut och skickar ut beslutet via Visma TendSign till samtliga Anbudssökande och Anbudsgivare: december 9. Beräknad tid för avtalsstart: Sista ansökansdag Anbudssökande anmäler intresse för upphandlingen genom att via VismaTendSign inge anbudsansökan (inklusive bilagor). För att kunna väljas ut som anbudsgivare ska Anbudsansökan visa att Anbudssökanden uppfyller de krav som Posten ställer. Anbudsansökan som inkommer för sent prövas ej. Anbudsansökan ska vara insänd senast Adminstrativa föreskrifter Inlämning av anbudsansökan Anbudssökanden som vill delta i upphandlingen ska lämna in sin anbudsansökan via upphandlingssystemet Visma TendSign. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för företag att använda systemet till att lämna Anbudsansökan. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta Visma TendSigns support på e-post tendsignsupport@visma.com eller på telefonnummer Anbudsansökan ska vara skriven på svenska. Om vissa intyg (till exempel registreringsbevis eller dylikt) som ska biläggas Anbudsansökan endast existerar på andra språk ska utöver dokumentet på originalspråk även en officiell översättning till svenska biläggas Frågor om annonsen eller denna inbjudan Eventuella frågor om annonsen/inbjudan kan ställas skriftligen på svenska eller engelska och ska ställas direkt i systemet VismaTendSign. Uppge vilket krav som frågan gäller. Funktionen Frågor och svar i systemet administreras löpande och svar på ställda frågor av allmänt intresse, som avidentifierats, lämnas enbart genom Visma TendSign för att säkerställa att samtliga Anbudssökande får samma information. Eventuell ytterligare information om Inbjudan, exempelvis förtydliganden publiceras löpande i funktionen Frågor och svar och information som publiceras i funktionen Frågor och svar är en del av Inbjudan. Alla som har registrerat sig för att få tillgång till Inbjudan kommer att få en avisering via Utskrivet: :18 Sida 3 av 15

4 e-post om att nya svar eller eventuell ytterligare information har kompletterats upphandlingen och Anbudssökande måste löpande bevaka systemet rörande upphandlingen för att få tillgång till uppdaterad information. Normalt publiceras svar inom tre (3) arbetsdagar från det att frågan inkommit. Sista dag för mottagande av frågor är Sista dag för besvarande av frågor är Sekretess Anbudsansökningar och därmed relaterade uppgifter omfattas av så kallad absolut sekretess till dess att Posten meddelat tilldelningsbeslut eller upphandlingen dessförinnan slutförts på annat sätt. Detta innebär att under perioden fram till tilldelningsbeslutet alternativt att upphandlingen dessförinnan slutförts, lämnas inga sådana dokument eller uppgifter ut till annan Anbudssökande eller tredje man. Posten omfattas, i egenskap av ett statligt bolag, inte av offentlighetsprincipen varför bolaget, även efter det att absolut sekretess inte längre gäller, inte har någon skyldighet att enligt Tryckfrihetsförordningen lämna ut inkomna dokument i upphandlingen. Om Anbudssökande anser att man skulle kunna lida skada om vissa uppgifter i anbudsansökan (inklusive bilagor) röjs för tredje man, ombeds Anbudssökande till anbudsansökan bilägga ett dokument med rubriken Begäran om sekretess där Anbudsansökande tydligt specificerar vilka uppgifter denne anser omfattas av begäran och varför man skulle kunna åsamkas skada om uppgifterna röjs. Det faktum att en Anbudssökande har begärt sekretess för viss uppgift utgör ingen garanti för att uppgiften i fråga, vid prövning, kommer att anses omfattas av sekretess och inte lämnas ut till annan Anbudssökande eller tredje man Krav på Anbudssökanden och anbudsansökan Anbudsansökan Anbudssökande ska bifoga ett huvuddokument för Anbudsansökan som är undertecknat av behörig företrädare hos Anbudssökande. Behörigheten ska på begäran kunna styrkas av fullmakt i original och/eller registreringsbevis eller dylikt. Har Anbudssökanden bifogat ett huvuddokument som undertecknats av behörig företrädare hos Anbudssökanden? (/ svar) Uppgifternas aktualitet Intyg eller registreringsutdrag från officiella register som begärs in annonsen eller Inbjudan ska inte vara äldre än sex (6) månader räknat från ansökansdagen. Är efterfrågade intyg eller registerutdrag ej äldre än sex (6) månader från ansökansdagen? (/ svar) Generella kvalificeringskrav Utskrivet: :18 Sida 4 av 15

5 Av annonsen och detta dokument framgår gemensamt de kvalificeringskriterier som en Anbudssökande måste uppfylla för att kunna vara en av de leverantörer som Posten väljer ut för att erhålla förfrågningsunderlag i denna upphandling. För att möjliggöra Postens prövning i detta hänseende måste Anbudssökande lämna uppgifter på samtliga de punkter som Posten begär och bilägga samtliga begärda dokument. En Anbudssökande som inte uppfyller kraven enligt annonsen/inbjudan kommer att uteslutas från anbudsinlämning. Om Posten får kännedom om att Anbudssökanden enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för något av de brott som anges i 10 kap. 1 LUF kommer Anbudssökande, på sätt följer av angivet stadgande, att uteslutas från vidare deltagande i upphandlingen. Observera att Posten kan komma att utesluta Anbudssökanden från deltagande i upphandlingen om något förhållande enligt 10 kap. 3 LUF föreligger, det vill säga om Anbudssökande: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande; 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom; 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige eller; 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av 10 kap. 3 LUF. Genom att svara ja på frågan försäkras på heder och samvete att inte något av förhållandena i p. 1-6 ovan föreligger för varken företaget eller i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget företräder detta, eller som är aktuella för att utföra uppdrag för företaget eller Anbudssökandens räkning. (/ svar) Om Anbudssökanden av någon anledning inte på heder och samvete kan svara ja på ovanstående fråga, ska Anbudssökanden kommentera rörande skälen till detta. (Fritextsvar) Information om Anbudssökanden Anbudssökanden ska fylla i de organisations- samt kontaktuppgifter som efterfrågas i Bilaga Organisations- och kontaktuppgifter. Anbudssökanden ska även bifoga en beskrivning av dennes verksamhet, däribland strategi och huvudsakliga marknadssegment. Har Anbudssökande fyllt i de efterfrågade organisations- och kontaktuppgifterna? (/ svar) Beskriv Anbudssökandens verksamhet, däribland strategi och primära marknadssegment. (Fritextsvar) Utskrivet: :18 Sida 5 av 15

6 Kvalificeringskrav avseende juridisk ställning Anbudssökanden och dess eventuella underleverantörer ska ha erforderliga tillstånd att bedriva försäkringsverksamhet som anbudet avser, vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register för mervärdesskatt, som arbetsgivare (där så är fallet) samt inneha F-skattebevis. Som bevis på detta ska Anbudssökanden som bedriver verksamhet i Sverige, till anbudsansökan bilägga erforderliga tillståndsbevis avseende försäkringsverksamhet samt tillståndsbevis där bolagets verksamhet, firmatecknare, med mera framgår. Anbudssökanden som bedriver verksamhet i annat land än Sverige ska istället visa att man i det land man har sitt säte är registrerad enligt det landets regler om att bedriva försäkringsverksamhet eller liknande register samt till anbudsansökan lämna bevis för sådan registrering. Dessutom ska officiellt bevis om bolagets inriktning samt firmatecknare inges. Till anbudsansökan ska även, i förekommande fall, biläggas en beskrivning av koncernstrukturen. Anbudssökanden ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Som bevis på detta: 1. kommer Posten att avseende Anbudssökanden som bedriver verksamhet i Sverige att inhämta av Skatteverket ifylld blankett SKV 4820, Begäran/Svar offentliga uppgifter. 2. bilägger Anbudssökanden som har sitt säte utanför Sverige till anbudsansökan ett motsvarande intyg från officiell källa i det land där företaget har sitt säte. Om ett officiellt intyg motsvarande Skatteverkets blankett SKV 4820 inte finns att tillgå i det land där en utländsk Anbudssökanden har sitt säte får ett skriftligt bevis enligt ovan ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete eller med annan liknande försäkran. Är uppgifter om Anbudssökandens tillstånd att bedriva sådan försäkringsverksamhet som anbudet avser bifogade anbudsansökan? (/ svar) Är uppgifter om Anbudssökandens registrering enligt ovan bifogade anbudsansökan? (/ svar) Beskriv, i förekommande fall, koncernstrukturen. (Fritextsvar) Uppfyller Anbudssökanden ovanstående krav avseende juridisk ställning? (/ svar) Kvalificeringskrav avseende ekonomisk och finansiell ställning Anbudssökande ska ha en för upphandlingens omfattning tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. För att styrka att kravet är uppfyllt ska Anbudssökande inkomma med Utskrivet: :18 Sida 6 av 15

7 1. årsredovisning/balansräkning med uppgifter för de senaste två (2) fastställda åren om offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt lagstiftningen i det land där Anbudssökande har sitt säte; 2. En beskrivning av hur man finansiellt tryggar utbetalningarna av skadeersättningarna för att matcha upphandlingens omfattning. På grundval av den dokumentation som anges ovan kommer Posten att, i enlighet med detta kvalifikationsmaterial, pröva om Anbudssökande uppfyller kravet på en tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning. Uppfyller Anbudssökanden kravet på en tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning? (/ svar) Kvalificeringskrav avseende teknisk förmåga och kapacitet För att kvalificera sig ska Anbudssökanden ha tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet för att kunna genomföra det uppdrag som upphandlingen avser och för att Posten ska anse att Anbudssökanden har tillräcklig teknisk förmåga och kapa-citet ska Anbudssökanden i sin anbudsansökan visa att den uppfyller nedanstående krav genom att utförligt beskriva hur varje krav uppfylls. 1) Anbudssökanden ska ha stor marknadskunskap inom det område som upphandlingen avser. 2) Anbudssökanden ska ha en organisation av en storleksordning som matchar storleken på den tjänst som ska upphandlas. 3) Anbudssökanden ska erbjuda tjänstegrupplivförsäkring inklusive skadereglering och administration. 4) Anbudssökanden ska ha minst två (2) års erfarenhet av att ha genomfört motsvarande tjänster. Erfarenheten ska styrkas av en beskrivning inklusive referensförteckning av för upphandlingen relevanta uppdrag för perioden från och med september 2009 och framåt. Observera att Posten genomför leverantörskvalificeringen baserad på de uppgifter som beskrivs i Inbjudan och ber er begränsa er anbudsansökan till att omfatta information som efterfrågats. Uppfyller Anbudssökanden kraven på en tillräckligt teknisk förmåga och kapacitet? (/ svar) 1) Beskriv Anbudssökandens marknadskunskap (Fritextsvar) 2) Beskriv hur Anbudssökandens organisation som matchar storleken på den tjänst som ska upphandlas. (Fritextsvar) 3) Erbjuder Anbudssökanden tjänstegrupplivförsäkring inklusive skadereglering och administration? (/ svar) 4) Beskriv Anbudssökandens erfarenhet av att ha genomfört motsvarande tjänster inklusive en referensförteckning av för upphandlingen relevanta uppdrag för perioden från och med september 2009 och framåt. (Fritextsvar) Utskrivet: :18 Sida 7 av 15

8 Krav relaterade till miljö, kvalitet samt säkerhet För att kvalificera sig ska Anbudssökanden visa att man på ett aktivt och strukturerat sätt arbetar med kvalitet, miljö och säkerhet genom att nå upp till nivån för godkänd i den egenbedömning inom områdena kvalitet, miljö och säkerhet som återfinns i Bilaga Egenbedöming kvalitet, miljö och säkerhet.. Uppfyller Anbudssökanden krav avseende miljö, kvalitet samt säkerhet, genom att nå upp till nivån "godkänd" i Bilaga Egenbedömning kvalitet, miljö och säkerhet? (/ svar) Krav relaterade till PostNordkoncernens kod för leverantörer PostNordkoncernens leverantörer och eventuella underleverantörer till dessa leverantörer ska respektera grundläggande sociala krav i leverantörens verksamhet enligt vad som nedan föreskrivs. Leverantörerna ska acceptera att underkasta sig PostNordkoncernens kontroll av att dessa och underleverantörer till dessa lever upp till de krav som föreskrivs i denna kod. Alla produkter och tjänster som levereras till PostNordkoncernens ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna från 1948 FN:s barnkonvention, artikel 32, ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. 1 PRINCIPER OCH ANSTÄLLDAS RÄTTIGHETER 1.1 Nationell lagstiftning Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna från 1948, ska alltid dessa ha företräde. 1.2 Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105). Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. 1.3 Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98) I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. 1.4 Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111). Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma. 1.5 Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182) Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma. 1.6 Löner och arbetstider Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt Utskrivet: :18 Sida 8 av 15

9 lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. 2 MILJÖ Leverantören ska sträva efter att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. 3 HÄLSA OCH SÄKERHET Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Anbudssökanden ska intyga att denne och eventuella underleverantörer till denne som denne kan komma att använda vid eventuella framtida åtaganden mot PostNordkoncernen, accepterar och lever upp till PostNordkoncernens kod för leverantörer. Accepterar och lever Anbudssökanden upp till PostNordkoncernens kod för leverantörer, enligt ovan? (/ svar) Kvalificering genom åberopande av annat företags kapacitet En Anbudssökande som inte på egen hand uppfyller de kvalificeringskrav som framgår av detta dokument, har rätt och möjlighet att åberopa ett annat företags kapacitet (till exempel moderbolag eller en underleverantör) för att visa att man uppfyller de aktuella kraven. En potentiell Anbudssökande som bedömer att man befinner sig i en situation enligt ovan och som därför önskar kvalificera sig genom åberopande av ett annat företags kapacitet, ska i samband med kvalificeringen kunna styrka att man har faktisk möjlighet att nyttja den åberopade kapaciteten under en potentiell framtida avtalstid. Olika Anbudssökanden har möjlighet att åberopa en och samma underleverantörs kapacitet. I praktiken förutsätter detta att den aktuella underleverantören är villig att lämna skriftliga utfästelser enligt ovan till flera olika Anbudssökanden. Åberopar Anbudssökanden ett annat företags kapacitet (till exempel moderbolag eller en underleverantör) för att visa att man uppfyller de aktuella kraven? Om, ange företagets namn och organisationsnummer. (Fritextsvar) 1.4. Bilagor Bilaga - Organisations- och kontaktuppgifter. Bilaga - Egenbedöming kvalitet, miljö och säkerhet. Utskrivet: :18 Sida 9 av 15

10 2. Bilaga - Organisations- och kontaktuppgifter 2.1. Organisations- och kontaktuppgifter DEN ANBUDSANSÖKANDES ORGANISATIONS- OCH KONTAKTUPPGIFTER Firmanamn (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Bankgironummer, IBAN eller motsvarande (Fritextsvar) Postadress inklusive postnummer och ort (Fritextsvar) Besöksadress inklusive postnummer och ort (Fritextsvar) Land (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Fax-nummer (Fritextsvar) Kontaktperson 1 Ange nedan uppgifter om Kontaktperson 1. Namn Kontaktperson 1 (Fritextsvar) Postadress Kontaktperson 1 (Fritextsvar) Telefonnummer Kontaktperson 1 (Fritextsvar) Mobiltelefonnummer Kontaktperson 1 (Fritextsvar) E-postadress Kontaktperson 1 (Fritextsvar) Kontaktperson 2 Ange nedan uppgifter om Kontaktperson 2. Namn Kontaktperson 2 (Fritextsvar) Postadress Kontaktperson 2 (Fritextsvar) Telefonnummer Kontaktperson 2 (Fritextsvar) Mobiltelefonnummer Kontaktperson 2 (Fritextsvar) E-postadress Kontaktperson 2 (Fritextsvar) Utskrivet: :18 Sida 10 av 15

11 3. Bilaga - Egenbedömning kvalitet, miljö och säkerhet 3.1. Krav relaterade till kvalitet, miljö och säkerhet Krav avseende kvalitet, miljö och säkerhet Anbudssökanden ska besvara nedanstående frågor relaterade till dennes verksamhet avseende kvalitet, miljö och säkerhet. Dessa uppgifter utgör en del i kvalificeringen. För att vara kvalificerad i denna del ska Anbudssökanden uppfylla de kravnivåer som anges nedan inom alla tre bedömningsaspekter (kvalitet, miljö och säkerhet). Anbudssökanden intygar att häri givna svar är korrekta och i enlighet med företagets policies och praxis. (/ svar) 3.2. Egenbedömning - Kvalitet Egenbedömning kvalitet Anbudssökanden är kvalificerad antingen om denne har det som efterfrågas i 1.1 samt uppfyller kravet i 1.2, eller om denne inte har det som efterfrågas i 1.1, istället svarar "Uppfylles" på samtliga frågor 1.2 t o m Finns kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller annat väl dokumenterat kvalitetsledningssystem som uppfyller motsvarande kvalitetskrav? Om, var god bifoga kopia på certifikat eller motsvarande. (Fasta svarsalternativ) 1.2 Anbudssökanden ska på begäran kunna beskriva hur PostNords krav avseende företagets kvalitetsarbete uppfylls. (/ svar) 1.3 Regler och anvisningar finns för kvalitetsarbetet som är kommunicerade och efterlevs i verksamheten? (t ex kvalitetspolicy). Kopior ska bifogas anbudsansökan. (Fasta svarsalternativ) Uppfylles Uppfylles ej 1.4 Funktions- och arbetsbeskrivningar som klargör ansvar och befogenheter i kvalitetsfrågor och är nödvändig kompetens säkrad finns. (Fasta svarsalternativ) Uppfylles Uppfylles ej 1.5 Anbudssökanden genomför återkommande kvalitetsgenomgångar av verksamheten, vid vilka man analyserar reklamationer, observationer och avvikelser i avhjälpande och förebyggande syfte. (Fasta svarsalternativ) Uppfylles Uppfylles ej Uppfylls kravet under 1.1 samt kravet i 1.2, alternativt uppfylls samtliga krav under punkterna ? (/ svar) Utskrivet: :18 Sida 11 av 15

12 3.3. Egenbedömning - Miljö Miljöbedömning Anbudssökanden är kvalificerad antingen om denne har det som efterfrågas i 2.1 samt uppfyller kraven i 2.2 t o m 2.4 eller, om denne inte har det som efterfrågas i 2.1, istället uppnår godkänd nivå enligt poängsättning nedan i sitt svar på 2.5 t o m 2.12, samt uppfyller kraven i 2.2 t o m 2.4. I båda fallen skall Anbudssökanden även upplysningsvis besvara frågan Vid summering av poäng i dokumentet för Egenbedömning Miljö ger: 0-29 poäng, Ej godkänt poäng, Godkänt 2.1 Finns miljöledningssystem enligt ISO eller annat väl dokumenterat miljöledningssystem som uppfyller motsvarande miljökrav? Om, var god bifoga kopia på certifikat eller motsvarande. (Fasta svarsalternativ) 2.2 Anbudssökanden ska på begäran kunna beskriva hur PostNords krav avseende företagets miljöarbete uppfylls. (/ svar) 2.3 Anbudssökanden ska acceptera att leverera specifika miljödata för PostNords köpta tjänster/produkter. (/ svar) 2.4 Anbudssökanden ska svara huruvida denne har någon verksamhet som är tillståndspliktig eller anmälningspliktig enligt nationell miljölagstiftning. Om, redogör för omfattningen. (/ svar) 2.5 Finns det regler och anvisningar för miljöarbetet som är kommunicerade och efterlevs i verksamheten (t ex miljöpolicy)? Om, var god bifoga kopia. (Fasta svarsalternativ) = 20 poäng = 0 poäng 2.6 Har Anbudssökanden en levande Verksamhetsplan (eller motsvarande t ex ett miljöprogram) innehållande miljömål, aktiviteter och tidplan för de mest miljöbelastande processerna (betydande miljöaspekterna)? (Fasta svarsalternativ) = 20 poäng = 0 poäng Utskrivet: :18 Sida 12 av 15

13 2.7 Finns funktionsbeskrivningar som klargör ansvar för miljöfrågor inom organisationen? (Fasta svarsalternativ) = 20 poäng = 0 poäng 2.8 Har Anbudssökanden fungerande rutiner för sina miljökritiska processer där exempelvis inträffade tillbud med påverkan på den yttre miljön registreras och hanteras enligt företagets riktlinjer. (Fasta svarsalternativ) = 5 poäng = 0 poäng 2.9 Genomför Anbudssökanden återkommande miljögenomgångar av verksamheten, vid vilka man analyserar reklamationer, observationer och avvikelser i avhjälpande och förebyggande syfte? (Fasta svarsalternativ) = 20 poäng = 0 poäng 2.10 Har Anbudssökanden rutiner som säkerställer att lagar, förordningar och föreskrifter inom miljöområdet efterlevs i de länder som företaget verkar? (Fasta svarsalternativ) = 5 poäng = 0 poäng 2.11 Ställer Anbudssökanden miljökrav på sina leverantörer och inköpta tjänster och produkter? (Fasta svarsalternativ) = 5 poäng = 0 poäng 2.12 Genomför Anbudssökandens företagsledning återkommande genomgång av miljöarbetet i stort? (Fasta svarsalternativ) = 5 poäng = 0 poäng 2.13 Finns det en sammanfattande miljöredovisning för Anbudssökanden? Om, vänligen bifoga. (Fasta svarsalternativ) Uppfylls kravet under 2.1 och kraven i 2.2 t o m 2.4, alternativt uppnås godkänd nivå enligt poängsättning nedan i frågorna 2.5 t o m 2.12, samt att kraven i 2.2 t o m 2.4 uppfylls? (/ svar) 3.4. Egenbedömning - Säkerhet Egenbedömning - Säkerhet Med "Säkerhet" avses i detta dokument aktiviteter som vidtas i syfte att skydda verksamhetens och dess kunders materiella och immateriella tillgångar samt personer i och omkring verksamheten mot avsiktlig eller oavsiktlig skada eller förlust. Säkerhet i betydelsen skydd mot olyckor i arbetsmiljön liksom ergonomiska aspekter är dock ett ansvar för arbetsmiljöområdet och ingår således inte i begreppet "Säkerhet" i detta dokument. Anbudssökanden är kvalificerad antingen om denne har det som efterfrågas i 3.1 samt Utskrivet: :18 Sida 13 av 15

14 uppfyller kraven i 3.2 eller, om denne inte har det som efterfrågas i 3.1, istället uppnår godkänd nivå enligt poängsättning nedan i sitt svar på 3.3 t o m 3.7, samt uppfyller kraven i = Det efterfrågade saknas helt. 2 = Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat. 3 = Fungerar men mindre brister i tillämpning, uppföljning. Dokumentation finns. 4 = Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt. Vid summering av poäng i dokumentet för egenbedömning ger : 0-47 poäng, Ej godkänt 48 - poäng, Godkänt 3.1 Finns säkerhetsledningssystem enligt SS / ISO / IEC eller annat väl dokumenterat säkerhetsledningssystem som uppfyller motsvarande säkerhetskrav? Om, var god bifoga kopia på certifikat eller motsvarande. (Fasta svarsalternativ) 3.2 Anbudssökanden ska på begäran kunna beskriva hur PostNords krav avseende företagets säkerhetsarbeteuppfylls. (/ svar) 3.3 Finns det regler och anvisningar för säkerhetsarbetet som är kommunicerade och efterlevs i verksamheten? (t ex säkerhetspolicy) (Fasta svarsalternativ) Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt = 10 poäng Fungerar men mindre brister i tillämplig, uppföljning. Dokumentation finns = 8 poäng Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat = 2 poäng Det efterfrågade saknas helt = 0 poäng 3.4 Har Anbudssökanden en säkerhetsorganisation eller en utsedd säkerhetsansvarig och har Anbudssökanden säkerställt att förebyggande insatser genomförs för att hindra samt reducera effekt vid nödläge? (Fasta svarsalternativ) Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt = 20 poäng Fungerar men mindre brister i tillämpning, uppföljning. Dokumentation finns = 16 poäng Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat = 4 poäng Det efterfrågade saknas helt = 0 poäng 3.5 Har Anbudssökanden rutiner som säkerställer att lagar, förordningar och föreskrifter inom säkerhetsområdet efterlevs i de länder som berörs av upphandlingen? (Fasta svarsalternativ) Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt = 10 poäng Utskrivet: :18 Sida 14 av 15

15 Fungerar men mindre brister i tillämpning, uppföljning. Dokumentation finns = 8 poäng Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat = 2 poäng Det efterfrågade saknas helt = 0 poäng 3.6 Sker en periodisk rapportering och uppföljning av säkerhetsincidenter? (Fasta svarsalternativ) Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt = 10 poäng Fungerar men mindre brister i tillämpning, uppföljning. Dokumentation finns = 8 poäng Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat = 2 poäng Det efterfrågade saknas helt = 0 poäng 3.7 Genomför Anbudssökanden återkommande säkerhetsgenomgångar av verksamheten, vid vilka man analyserar reklamationer, observationer och avvikelser i avhjälpande och förebyggande syfte? (Fasta svarsalternativ) Fungerar, är dokumenterat, tillämpas fullt ut, följs upp och förbättras kontinuerligt = 10 poäng Fungerar men mindre brister i tillämpning, uppföljning. Dokumentation finns = 8 poäng Förbättringsområde: arbete pågår, vissa resultat = 2 poäng Det efterfrågade saknas helt = 0 poäng Uppfylls kravet under 3.1 samt kravet i 3.2, alternativt uppnås godkänd nivå enligt poängsättning nedan i frågorna 3.3 t o m 3.7, samt att kravet i 3.2 uppfylls? (/ svar) Utskrivet: :18 Sida 15 av 15