Dollyprojektet SLUTRAPPORT

Transkript

1 STADSLEDNINGSKONTORET IT-AVDELNINGEN SLUTRAPPORT SLUTRAPPORT Projekt Författare Version Dnr Förvaltning/avdelning Fastställd av styrgrupp Senast ändrad Sida 20xx-xx-xx (10)

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Mål och avgränsningar Effektmål Projektmål Projektbeskrivning Avgränsning Resultat Måluppfyllelse Effektmål Projektmål Ändringsönskemål och restlista Tidsplan Projektbudget Arbetssätt Projektorganisation Samarbetsformer Metoder och verktyg Övriga erfarenheter Arbetssätt i projektet Projektdokument och styrning (10)

3 1. INLEDNING (Dolly Daisy Online Delivery) har varit en gemensam satsning för att tillgängliggöra talböckerna på folkbibliotek och högskolebibliotek. Tre parter har ingått i projektet; Talboks- och punktskriftsbiblioteket, Stockholms stadsbibliotek och Högskolebiblioteket i Jönköping. Talböcker produceras och distribueras av Talboks- och punktskriftsbiblioteket. Folkbibliotek och högskolebibliotek har talbokstillstånd och lånar ut talböcker i både fysisk och digital form. Dock har denna service krävt handpåläggning av personal. s mål har varit att skapa en självservicebaserad tjänst för talbokslåntagare på folkbibliotek och högskolebibliotek med nära anknytning till verksamheten. 1.1 Bakgrund Stockholms stadsbibliotek (SSB) har arbetat med talböcker i fysisk form och även laddat ner i digitalform som en tjänst till låntagarna. Det är en stor kostnad förknippad kring de digitala talböckerna som laddas ner på biblioteken. Den manuella hanteringen på biblioteket med nedladdning av talboksfiler från TPB och utskick av talböcker kräver mycket arbete av personalen, personal som skulle kunna ägna sig åt mer kvalificerade uppgifter. Syftet med projektet för SSB:s del är att det ska vara möjligt att via bibliotekets digitala gränssnitt få tillgång till talböcker, en självbetjäningstjänst för nedladdning av talböcker. På Talboks- och punktskriftsbiblioteket (TPB) har ett antal projekt som har likartade behov bedrivits och bedrivs just nu. Projekten handlar i stor utsträckning om olika sätt att distribuera information. Projekten är: Dolly Tillgängliggörande av TPBs medieutbud integrerat via landets folkbibliotek Legimus Uppbyggnad av TPBs nya webb för att tillgängliggöra TPBs medieutbud Talboken kommer Uppbyggnad av Daisy online delivery server och personlig bokhylla för distribution av TPBs medieutbud till IT-ovana användare För att kunna samordna hur kraven i nämnda projekt blir till underlag för utvecklingsarbetet och utvecklingsarbetet i sig har TPB beslutat att inleda ett koordinerande utvecklingsprojekt (SOA-projektet). Projektets resultat/tjänster ska bygga på SOA-arkitektur och vara anpassat till en föränderlig omvärld med tjänster som möjliggör för tredje part att använda TPBs innehåll. Utvecklingsarbetet ska också använda väl valda delar av systemutvecklingsmetoden Scrum. Högskolebibliotek i Jönköping (HJB) har haft som syfte att tillgängliggöra talböcker i bibliotekskatalogen Julia via högskolans webbplats. 3 (10)

4 1.2 Mål och avgränsningar Effektmål De övergripande effektmålen för hela enligt avsiktsförklaringen: Möjliggöra för Stockholms stadsbibliotek samt för Högskolan i Jönköping att erbjuda en attraktiv tjänst till sina talbokslåntagare i en sammanhållen och verksamhetsnära kontext. För TPB ges ett tillfälle att, i samverkan med både folkbibliotek och högskolebibliotek, få stöd i utvecklingen av en integrerad lösning. En lösning som på sikt även kan komma att erbjudas andra bibliotek och systemleverantörer. Projektet förväntas på sikt kunna leda till en avsevärd förbättring i tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning i Sverige - genom att lokala bibliotek kan erbjuda tjänster som innebär direktåtkomst till det digitala innehåll som TPB förvärvar/förfogar över. Den tjänstemodell som projektet utvecklar innebär ett steg in i framtiden för samverkan mellan bibliotek och TPB utan att förlora fäste i den väletablerade svenska talboksmodellen. Talböcker för personer med funktionsnedsättning kan fortsätta ingå i de svenska bibliotekens utbud, även om biblioteket i allt större grad flyttar ut sin verksamhet på webben. Ett mervärde med att genomföra projektet är att de tekniska och avtalsmässiga förutsättningarna för utbyte av bibliografisk information om TPB:s talböcker utreds genom att olika konkreta lösningar för detta tas fram för tre olika bibliotek och biblioteksdatasystem. TPB Detta projekt är ett projekt vars effektmål har varit: Att leverera tjänster som möjliggör att en tredjepart (SSB och Högskolebiblioteket i Jönköping) integrerar sig och erbjuder direktnedladdning av TPBs medier för sina låntagare utan att låntagaren byter miljö TPBs utbud kan nås av fler slutanvändare tack vare distribution via fler media och via fler leverantörer Kvaliteteten, tillförlitligheten och säkerheten på TPBs utbud till slutanvändaren är på en så hög nivå som möjligt i de delar som TPB kan påverka TPBs verksamhet vad gäller hantering av system, tjänster och information har renodlats och effektiviserats väsentligt så att systemmiljön är mindre komplex med tydligare kommunikationsvägar TPB ska kunna erbjuda stabilare tjänster i form av bättre kontroll över driftsättning och tester etc. SSB Effektmålen har varit: Att öka talboksutlåningen på biblioteket. Att minska den manuella hanteringen av talböcker på biblioteket. Att öka kännedom om övriga medier och tjänster för bibliotekets låntagare som finns tillgängligt på bibliotekets webbplats. HJB Effektmålen har varit: 4 (10)

5 Att underlätta för talbokslånetagaren att finna relevanta talböcker. Att minska den manuella hanteringen av talböcker på biblioteket Projektmål Övergripande projektmål enligt Dollys avsiktsförklaring: Att göra TPB:s talböcker i strömmande och nedladdningsbart format tillgängliga på Biblioteket.se samt i Jönköpings högskolas bibliotekskatalog. Ambitionen är att alla talböckerna skall finnas sökbara på respektive biblioteks hemsida. När man loggat in med sina vanliga lokala låntagaruppgifter får man direkt åtkomst till de strömmande och nedladdningsbara ljudfilerna. En grundförutsättning för detta är att de lokala biblioteken (HJB och SSB) själva kan identifiera och urskilja talbokslåntagarna och se till så att TPB får tillräckliga uppgifter om låntagaren för att kunna garantera de upphovsrättsliga aspekterna i lösningen de nedladdningsbara filerna är vattenmärkta med låntagarens personliga uppgifter. Statistiskt underlag behöver även levereras tillbaka till TPB. Önskemål om en nära integrering av lösningen i de lokala bibliotekssystemen önskas även låntagaren skall kunna få en bra översikt över mina lån integrerat i det vanliga gränssnittet. TPB:s projektmål: Se över existerande interna system, med fokus på domänen distribution, för att utreda vad som ska finnas kvar och hur kommunikationen ska ändras för att man ska dra nytta av att tjänster utvecklas En SOA-tjänsteutvecklingsmodell framtagen Tjänster som exponeras ska göra det via ett standardiserat protokoll så att vi har gemensamt kommunikationssätt mellan olika system En modell/metod för kravspecunderlag att användas av beställare framtagen och kommunicerad till berörda ska finnas för att estimaten för att ta fram nya tjänster ska bli bättre En modell/metod med rutiner för att underhålla projektets SOA-tjänster ska finnas En sprintplan för releaser av tjänster framtagen SSB:s projektmål: Att tillhandahålla alla former av medier via bibliotekets webbplats genom en ingång och en inloggning. Att arbeta för att koppla samman de olika medierna och ge låntagaren en helhetsbild av bibliotekets tjänster, som kopplingar till författarföreläsningar och andra evenemang. Att erbjuda alla typer av medier digitalt via webbplatsen. HJB:s projektmål: Att i bibliotekets katalog presentera direktlänkar till talböckerna hos TPB. 5 (10)

6 1.2.3 Projektbeskrivning Projektet omfattade framtagning av tekniska gränssnitt mot TPB för att få tillgång till talböckerna i dels Stockholms stadsbiblioteks webb och dels i Jönköping högskolas bibliotekskatalog Avgränsning I projektplanen gjordes följande avgränsningar: Utveckling sker endast i egen miljö, samarbete i form av leverantörsförhållande med tydliga tekniska avgränsningar. 2. RESULTAT 2.1 Måluppfyllelse Effektmål Den långsiktiga nyttan/effekten med projektet kan inte mätas inom ramen för projektet Projektmål Det övergripande målet att tillgängliggöra talböckerna utanför TPB har uppfyllts. TPB har utvecklat ett tekniskt gränssnitt som möjliggör nedladdning av talböcker. Ett antal tjänster finns utvecklade som via ett API är tillgängliga för externa parter att kommunicera med. Det är möjligt att ladda ner talböcker via en inloggning på Stockholms stadsbiblioteks webbplats. Det är även möjligt att, genom Högskolan i Jönköpings bibliotekskatalog, komma åt talböckerna på TPB via en länk TPB De tjänster som TPB utvecklat inom Dolly och som SSB och Högskolan i Jönköping kan använda sig av är: - Nedladdning - Provlyssning - Katalog - Verifiering - Ticket SSB SSB har utvecklat ett API som via tjänster kommunicerar med TPB:s API och dess olika tjänster. I webbgränssnittet loggar användaren in och är de registrerade 6 (10)

7 talbokslåntagare visar vi ett avtal för nedladdning av digitala talböcker som låntagaren måste godkänna innan nedladdning är möjligt. När detta avtal är godkänt kan låntagaren söka upp boken i sökgränssnittet eller klicka sig vidare via det inspirationsmaterial som presenteras på webbplatsen. När låntagaren hittat sin bok, i antingen formatet DAISY digital ljud eller DAISY digital ljud o text, är två stora tydliga knappar presenterade på fullposten. En knapp möjliggör provlyssning och en knapp startar nedladdningen av talboksfilen. Båda dessa knappar triggar funktioner som går direkt mot TPB:s API. Det är även möjligt att ladda ner en ISO-fil för CD-bränning från stadsbibliotekets webbplats Högskolebiblioteket i Jönköping Högskolebilioteket i Jönköping har under projekttiden provat olika vägar för att kunna presentera direktlänkar till talböckerna i katalogen. Olika hinder och komplikationer har försvårat, till exempel frågan om rätten att använda de bibliografiska posterna hos TPB. I och med att KB började läsa in posterna i LIBRIS så förenklades allt och därmed valdes att göra uppslag mot LIBRIS i stället för TPB. När en sökning görs i Primo så kontrollerar ett script om träffarna i träfflistan även finns som talbok i LIBRIS. Är så fallet skrivs direktlänken till talboken ut i träfflistan. För att inte belasta Libris servrar onödigt mycket då varje post i listan blir en förfrågan mot Libris, så läggs en sökcach på en lokal server. Talbokslänken leder till TPB:s webbplats där studenten får logga in med sitt TPBkonto. Detta är en förenkling jämfört med det ursprungliga projektmålet då låntagaruppgifterna finns hos TPB. 2.2 Ändringsönskemål och restlista Ett SLA-förslag (Service Level Agreement) är framtaget men det återstår att etablera inom TPB pga. av en pågående omorganisation. En restlista har skapats för SSB. Dessa aktiviteter planeras in i fortsatt webbutveckling på SSB. Restlista på SSB: #1115 Talböcker - nedladdningsstation #1177 Talboksavtal - olika versioner #1186 Informera om talboken inte finns pga. att den är under produktion #1190 Talböcker - nedladdningsprogram #991 Ladda ned digitala talböcker DOLLY - från mobila 7 (10)

8 Utredning av poster i BTJ pågår på SSB. Det är problem med posterna i BTJ:s katalog som de ser ut idag. De fysiska och digitala posterna hanteras som gemensamma poster i BTJ. TPB har endast en post medans SSB behöver separera dem för att bl.a. presentera dem bättre. 2.3 Tidsplan TPB Eftersom det har varit svårt att anställa och behålla kompetenta systemutvecklarresurser samt att göra realistiska bedömningar på hur lång tid som behövs för att utveckla berörda tjänster etc. har den ursprungliga tidplanen fått flyttas framåt i tiden. SSB Det blev förseningar i utvecklingen för både TPB och SSB pga. beslut på TPB att under våren bygga en gemensam plattform i SOA för både Dolly och SOA-projektet (Legimus). En ny tidsplan för höst/vinter etapp 1 + etapp 2 togs gemensamt fram. Detta påverkade utvecklingen på SSB som senarelades. Den nya tidplanen innebar produktionssättning i januari för TPB och produktionssättning 3 april för SSB. TPB levererade testmiljö i december 2011 och då började SSB testa mot TPB och laddade ner de första talböckerna. Den 4 april, en dag försenad, produktionssattes SSB:s webbgränssnitt med möjlighet att ladda ner talboksfiler från TPB via SSB:s webbplats. 2.4 Projektbudget Projektets budget har varit 910 KSEK för år 1 och 700 KSEK för år 2. Budgeten beslutades initialt endast för år 1 och det beslutades att budget för år 2 skulle senareläggas och förhandlas när projektet kommit igång. Detta gjordes under 2011 då projektet påbörjats och projekttiden utökats på grund av nya tidsplaner och nya plattformar som påverkat projektets ursprungliga tidsplan. Beslut togs om budget för år 2 på 500 KSEK för 2011 och 200 KSEK för en kortare utvecklingsperiod under 2012, alltså en sammanlagd budget för år 2 på 700 KSEK. Totalt har projektet lagt KSEK där KSEK är bidrag från KB resterande belopp har tagits från egna medel. Totalt har ca 38 % av totala projektmedel finansierats av interna medel från respektive verksamhet. 3. ARBETSSÄTT I samband med projektstarten började TPB arbeta med utvecklingsmetoden Scrum med tidsatta utvecklingsintervaller (sprintar). Erfarenheterna visar att metodiken fungerar bra med förutsättningar liknande de som gäller för Dolly-projektet där det är svårt att redan från start bestämma vad, hur och när olika aktiviteter och tjänster ska utvecklas. 8 (10)

9 På SSB har arbetet bedrivits agilt enligt Scrum. Det har bedrivits som ett parallellt projekt till det större webbplatsprojektet. Detta har inneburit att projektets prioriteringar ställts mot det större webbprojektet i all planering och detta har inte alltid varit optimalt för s planering. Att det varit svårt att prioritera och planera beror dels på få utvecklingsresurser på SSB och dels på svårigheten att planera resurser i vars tidsplan ändrats flera gånger på vägen. 3.1 Projektorganisation På SSB har utvecklingsresurserna delats med det större parallella webbprojektet. Detta har varit både på gott och ont. Det uppstår ständiga prioriteringsdiskussioner mellan de olika projekten samtidigt som kompetens om teknik och utveckling återanvänds i de olika projekten och en enhetlighet uppnås i den tekniska plattformen på SSB. 3.2 Samarbetsformer Samarbetet mellan de tre olika parterna i projektet har fungerat bra. SSB och TPB har haft tät kontakt kring verksamhetsfrågor och arkitekturella frågor under hela projektets gång. 3.3 Metoder och verktyg För projektstyrning har Lilla Ratten har använts som projektmetod på SSB. Som utvecklingsmetodik har det agila arbetssättet Scrum använts för systemutveckling både på SSB och på TPB. 4. ÖVRIGA ERFARENHETER 4.1 Arbetssätt i projektet Projektgruppen har haft regelbundna möten, något som varit av stor vikt för kommunikationen och samarbetet i projektet. TPB och SSB har haft många möten för diskussioner kring krav och arkitektur, främst under våren 2011, som la grunden till projektets framtida teknikutveckling och tidsplan. Styrgruppen har träffats regelbundet, och därmed också projektledarna. 9 (10)

10 4.2 Projektdokument och styrning För gemensam dokumentation har googledocs använts och det har fungerat bra. 10 (10)