verkstad för samordnade nationella och regionala upphandlingar

Transkript

1 SKL Kommentus Inköpscentral verkstad för samordnade nationella och regionala upphandlingar 1 SKL Kommentus Inköpscentral

2

3 Grunden är lagd Efter 2 års arbete känns det som att vi lagt grunden för en nationellt verksam inköpscentral för kommuner, landsting och regioner. Resan har inte varit lätt eftersom vare sig företeelsen inköpscentral eller dess sätt att kunna verka tidigare funnits i Sverige. Vi trodde nog att mognaden var större än det visade sig. Vägledningen var knapphändig och det mesta av vårt arbetssätt har tagits fram genom råd, diskussioner, jämförelser internationellt och den hårda vägen via domstolar. Nu känns det emellertid som det mesta av detta är passerat. Justeringar kommer alltid att behöva göras, men inköpscentraler blir en allt vanligare förekommande samverkansmodell. I de nya EU-direktivförslagen lyfts inköpscentraler och ramavtal hela tiden fram som viktiga instrument för den offentliga upphandlingsverksamheten. De ökar konkurrensen och svarar oftast för hög kvalitet i upphandlingarna. I slutändan är det frågan om att få mesta möjliga skola, vård och omsorg för våra skattepengar. Vårt arbetssätt bygger på bredförankring bland våra kunder. Idag vågar vi påstå att arbetssättet är väl grundat och accepterat på fältet. Detta är viktigt. Vi kommer också att fortsätta vårt regionala arbete och att fördjupa samverkan inom olika upphandlingsprojekt. Det borgar för att vi alltid ska kunna ses som en naturlig samverkanspartner för kommunerna, landstingen och regionerna. Ni är alla välkomna att delta i denna utveckling. Thomas Idermark Koncern VD 3

4 SKL Kommentus inköpscentral verkstad för samordnade nationella och regionala upphandlingar Genom SKL:s dotterbolag SKL Kommentus inköpscentral AB erbjuds samtliga kommuner, landsting och regioner och deras bolag att använda de samordnade ramavtal som vi upphandlar. Som Inköpscentral genomför vi upphandlingen, fattar tilldelningsbeslut, tecknar ramavtal och är part vid eventuell överprövning av upphandlingen. Behörig avropande myndighet genomför sedan avrop på ramavtalet med hänsyn till ramavtalets olika villkor, tecknar kontrakt med leverantör för leverans av berörda varor eller tjänster samt är part vid eventuell överprövning av avropet. Nedan följer en redovisning av vår arbetsmetodik då vi genomför upphandlingar i eget namn. Syftet är att beskriva hur arbetsmetodiken fungerar i praktiken. Vägledning för bästa upphandlingsplan Genom våra kontakter med kommuner, landsting och regioner och deras bolag (myndigheterna), SKL:s styrelse med beredningar och verksamhetsavdelningar, leverantörer och branschorganisationer får vi fortlöpande förslag på varuoch tjänsteområden som kan vara lämpliga för nationell samordnad upphandling. Vi sammanställer en gång per år dessa förslag och gör en första övergripande bedömning av vilken affärsnytta vi kan tillföra myndigheterna med att genomföra upphandling inom respektive ramavtalsområde. Vi väger in uppskattade volymer för ramavtalsområdet, allmänt kända förutsättningar för ramavtalsområdet samt gör en bedömning av upphandlingens komplexitet. Förslagen remitteras sedan till upphandlingsansvariga/ inloggningsansvariga vid myndigheterna (våra kontaktpersoner) för vägledning och prioritering. Svaren vägleder oss i valet av vilka ramavtalsområden som ska ingå i vår kommande upphandlingsplan. 4

5 Vi tar in marknadens förutsättningar Med stöd av den vägledning vi får från myndigheterna gör vi sedan en mer fördjupad marknadsanalys. Inledningsvis vill vi veta om vi genom nationell samordning kan skapa tillräcklig konkurrens inom det aktuella ramavtalsområdet så att det leder till goda affärer för myndigheterna. Marknadsanalysen innehåller en uppskattning av potentiella leveransvolymer, grad av standardisering inom varueller tjänsteområdet, lämplighet ur ett branschstrukturellt perspektiv, kompetensmässiga fördelar, administrativa samordningsvinster samt hur arbetskrävande upphandlingen uppskattas bli. Till detta läggs frågor om hur leverantörsmarknaden ser ut och vilken eventuell regional och lokal hänsyn som behöver tas med för bästa möjliga lokala affär. En slutligt avgörande faktor är hur ramavtalet praktiskt bedöms kunna implementeras i myndighetens verksamhet och med det bidra till hög avtalstrohet. 5

6 Upphandlingsplanen vår To do lista! Under kalenderårets tredje kvartal är upphandlingsplanen för det kommande året klar. Upphandlingsplanen omfattar ramavtalsområden inom vilka upphandlingar kommer att annonseras under det kommande kalenderåret. Planen skickas till våra kontaktpersoner samt till andra intressenter som vi bedömer kan vara intresserade av våra kommande upphandlingar. Myndigheter blir kunder För att myndigheterna ska ha rätt att tillämpa våra ramavtal krävs att varje myndighet på förhand bekräftar sitt intresse att tillämpa ramavtalet. Genom att betala en serviceavgift till oss bekräftar man sitt intresse av att ingå i SKI:s kundlista för kommande ramavtal. Fakturan på serviceavgiften skickas till kommunchef, landstingsdirektör, regiondirektör och bolagens vd i början av november med sista betalningsdag den 31 december. Kopia av följebrev till fakturan skickas samtidigt till vår kontaktperson. Genom att betala fakturan har myndigheten sedan rätt, men inte skyldighet, att tillämpa de nya ramavtal som annonseras under det kommande kalenderåret. Myndigheterna kan fram till dess att varje upphandling annonseras avstegsanmäla sig och därmed inte ingå som avropsberättigad i det ramavtal som följer av upphandlingen. Avstegsanmälan för respektive ramavtalsområde görs på vår hemsida. Myndigheter som inte redan har betalat kan under kalenderåret betala serviceavgiften för att sedan ingå i SKI:s kundlista. Avgiften är densamma och möjliggör för myndigheten att få rätt att avropa varor och tjänster på de ramavtal som vi annonserar under den återstående delen av kalenderåret. Listan över avropsberättigade myndigheter är unik för varje upphandling och fastställs i samband med att upphandlingen annonseras. Lokal medverkan avgör kundnyttan Inför varje upphandling organiserar vi en avtalsgrupp. Där samlas intresserade företrädare för myndigheter med sak- 6

7 kunniga inom området och bidrar till att förfrågningsunderlaget speglar aktuella behov hos de avropande myndigheterna. Avtalsgruppen lämnar synpunkter på det utkast till förfrågningsunderlag som upphandlingskonsulten tar fram inför gruppens första möte. Därefter medverkar gruppen med synpunkter som ska leda till att det kommande ramavtalet matchar myndigheternas behov och förutsättningar. När upphandlingen är avslutad och ramavtalen börjar tillämpas medverkar avtalsgruppen också i avtalsuppföljningen. Verkstadsarbetet! Våra ramavtal upphandlas enligt reglerna i LOU. Ramavtalen ska användas för löpande försörjningsbehov av varor och tjänster under en bestämd avtalsperiod där myndigheterna inte kan fastställa volymen eller exakt utformning i förväg. Dessa villkor fastställs med stöd av ramavtalet vid avrop genom rangordningsförfarande eller förnyad konkurrensutsättning. I förfrågningsunderlaget anges antalet avropsberättigade myndigheter samt uppskattade årliga avropsvolymer utifrån den marknadsundersökning som gjorts i samband med att upphandlingsplanen fastställts. 7

8 Avropsberättigade myndigheter är samtliga myndigheter som betalat serviceavgift för kalenderåret och som inte har gjort en avstegsanmälan för den specifika upphandlingen. Den årliga avropsvolymen är en sammanräkning av efterfrågade avropsvolymer från ett antal stora, medelstora och små myndigheter. Snittvärdet för dessa multipliceras sedan med ett antaget samtidigt avropande myndigheter och blir ramavtalets beräknade årliga avropsvärde. Det totala kontraktsvärdet (TCV) motsvarar sedan beräknat årligt avropsvärde multipliserat med antalet avtalsår. Vår erfarenhet visar att gemensamma informationsinsatser från oss och leverantörer under avtalsperioden ger fler avropande myndigheter än de vi anger som samtidigt avropande myndigheter i förfrågningsunderlaget. Det finns m.a.o. en positiv försäljningspotential i våra ramavtal som kommer av att fler av de myndigheter som är avropsberättigade tillämpar ramavtalet än de vi uppskattat som samtidigt avropande. I det uppskattade marknadsvärde för ramavtalsområdet som vi anger i förfrågningsunderlaget har vi till TCV lagt ett uppskattat värde som motsvarar avrop från potentiellt tillkommande avropsberättigade myndigheter. När förfrågningsunderlaget annonseras informeras lokala leverantörer om upphandlingen via våra kontaktpersoner i kommuner, landsting och regioner. Endera direkt eller via lokala branschnätverk. Tilldelningsbeslut fattas av oss då avtalsspärren löpt ut och ramavtal ingåtts med valda leverantörer. Myndigheten kan därefter ta del av ramavtalet på vår hemsida. För att sedan tillämpa ramavtalet avropsanmäler sig myndigheterna via vår hemsida. Genom att godkänna de allmänna villkoren för ramavtalet förbinder sig myndigheterna att tillämpa ramavtalet enligt de villkor som ramavtalet omfattar. I det fall resultatet av vår upphandling, ramavtalet, inte uppfyller försörjningsbehovet väljer myndigheterna själva hur försörjningsbehovet ska täckas. Genom egen upphandling eller tillämpning av annat ramavtal etc. 8

9 Dags att lämna verkstadsgolvet När avtalsspärren löpt ut och ramavtalet kan börja kommuniceras som klart för avrop inbjuder vi antagna leverantörer till kontraktsmöte. Vid mötet deltar firmatecknare för leverantörerna, ansvarig upphandlingskonsult samt medarbetare från vår avdelning för marknad och avtalsvård. Syftet med mötet är, förutom att rent formellt teckna ramavtalen, att utbyta information om hur ramavtalet bäst kan komma till användning hos de avropsberättigade myndigheterna. Kontraktsmötet hålls vid vårt kontor i Stockholm eller regionalt i de fall upphandlingen genomförts regionalt. Vi lanserar sedan ramavtalet via vårt elektroniska nyhetsbrev Avtalsnytt, pressmeddelanden, vår webbsida och vårt månatliga nyhetsbrev SKI-Nytt. Därefter följer olika former av 9

10 informationsmöten där våra kontaktpersoner vid myndigheterna och deras beställare samt aktuella leverantörer inbjuds att medverka. Huvudsaklig mottagare för vår fortsatta avtalsinformation blir sedan våra kontaktpersoner vid de avropsberättigade myndigheterna. Uppdaterad information om vilka dessa är skickas varje kvartal till berörda leverantörer. Inköpen börjar Avropsberättigad myndighet meddelar på vår hemsida att man ska tillämpa ett ramavtal och godkänner samtidigt våra allmänna villkor för tillämpning av ramavtal. När de allmänna villkoren godkänts skickas en bekräftelse via mail till vår kontaktperson vid myndigheten kan som en extra tjänst från Opic TendSign få en automatisk utspegling av ramavtal med bilagor till sin egen avtalsdatabas. Om denna tjänst inte används lägger normalt myndigheterna själva ut avtalsinformationen i sin interna databas. I anslutning till detta informerar vår kontaktperson berörda beställare inom myndigheten om att ramavtalet finns klart för avrop. I samband med anmälan registrerar vi myndigheternas anmälan tillsammans med angiven uppskattad avropsvolym (kr) och tidpunkt för när första avrop beräknas ske. Vi informerar varje fredag berörda leverantörer om tillkommande myndigheter som anmält sig för att tillämpa ramavtalet. Leverantören ska sedan omgående (måndag) kontakta vår kontaktperson för fortsatt vägledning om hur beställningen av vara/tjänst praktiskt ska genomföras. Vi följer sedan upp dessa kontakter varje torsdag med ett samtal med respektive leverantör eller myndighet. info FREDAG respons MÅNDAG uppföljning TORSDAG 10

11 Vi håller vad vi lovar Vi organiserar återkommande möten med leverantörer för uppföljning av de villkor som ramavtalet omfattar. Syftet med dessa möten är att samla och utbyta erfarenhet om hur ramavtalet fungerar praktiskt i vardagen för leverantörer och myndigheter. Finns det otydligheter i ramavtalets tillämpningar är dessa möten träffpunkten för att förtydliga hur ramavtalet ska tillämpas. Under de årliga SKI-dagar som vi arrangerar är en av huvudpunkterna samtal om och utvärdering av hur våra ramavtal fungerar i praktiken. Vi tar med de synpunkter som framkommer i våra kontakter med leverantörer och söker sätt för hur tillämpningen av ramavtalet kan bli bättre och hur högsta möjliga avtalstrohet kan uppnås. 11

12 Utöver uppföljningsmöten genomför vi fortlöpande per ramavtalsområde en mer djupgående uppföljning av de affärer som görs på våra ramavtal. Vi fokuserar då huvudsakligen på hur ramavtalens villkor tillämpas i praktiken. Det gäller avtalade priser mot vad som faktureras, krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning och avtalad leveransförmåga. I särskild ordning följer vi också upp de miljökriterier som avtalats. 12

13 Vi genomför huvuddelen av uppföljningsarbetet själva men tar i också hjälp av externa partners som Skatteverket, Miljöstyrningsrådet, Bolagsverket, CreditSafe och företag som specialiserat sig på ekonomisk verksamhetsrevision. Fakta om SKI som inköpscentral SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) bildades 1 januari Samordnad upphandlingsverksamhet har SKL Kommentus arbetat med sedan Regler om inköpscentraler finns i 2 kap. 9a LOU och i motsvarande lagrum i LUF. Där framgår att en inköpscentral kan verka på två olika sätt. Antingen genom att själv ingå ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra Upphandlande myndigheter eller enheter (myndigheter) eller medverka vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera myndigheter. En inköpscentral kan bara upphandla ramavtal och endast åt flera myndigheter samtidigt. myndigheter får med stöd av 4 kap. 22 LOU och 4 kap. 4 LUF anskaffa byggentreprenader, varor och tjänster med hjälp av en inköpscentral. Det innebär att myndigheten är berättigad att utan egen upphandling använda ramavtal som upphandlats av en inköpscentral under förutsättning att dessa har angetts i annonsen eller i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Det innebär alltså en avsevärd förenkling för dessa myndigheter att använda ramavtalen. Någon skyldighet finns dock inte innan UM/UE aktivt anmält till SKI att man vill börja avropa och acceptera de allmänna villkoren. I EU-Kommissionens senaste förslag till nya upphandlingsdirektiv tas ytterligare steg till förenklingar. Mer inslag av förhandlingar, mindre administration och ökade möjligheter att reservera volymer för mindre och medelstora företag är några exempel. Inköpscentralernas roll tydliggörs ytterligare och man föreslår även att inköpscentralens ramavtal skall kunna användas över nationsgränser. Arbetssättet med att genomföra stora samordnade upphandlingar som inköpscentral sparar både tid och pengar för myndigheter. 13

14 Företagsledning Ledningen för SKI består av 6 personer som ansvarar för den dagliga driften vid företaget. Tveka inte att ta kontakt med oss om du har frågor om vårt arbetssätt. Vi ser fram emot att höra av dig. Thomas Idermark, Koncern VD , thomas.idermark@sklkommentus.se Nina Sjödin, Ekonomi- och personalchef , nina.sjodin@sklkommentus.se Helena Rom, Upphandlingschef , helena.rom@sklkommentus.se Conny Callin, Marknadschef , conny.callin@sklkommentus.se Pia Hedström, Chefsjurist , pia.hedstrom@sklkommentus.se Fredrik Waldemarsson, Regionchef, Skåne , fredrik.waldemarsson@sklkommentus.se 14

15 Vår basportfölj I vår portfölj med ramavtal ska du alltid hitta varor och tjänster inom följande områden: Datorer för arbets- och utbildningsplatser Dryckesautomater Elenergi Eldningsprodukter och drivmedel i bulk Flyttjänster Fordon Inkassotjänster IT-konsulttjänster Järnhandelsvaror Kontorsmaterial Litteratur Läromedel Möbler Park- och lekmaterial Parkmaskiner Postförmedlingstjänster Programvaror Resebyråtjänster Skolmaterial Skrivare och kopiatorer Stationstankning Storköksutrustning Städredskap och rengöringsmedel Telefoni Tidningar och tidskrifter Utskriftstjänster Vagnsparksfinansiering Va-material Vitvaror Yrkeskläder och skor m.fl. 15

16 Postadress: Stockholm. Besöksadress: Hornsgatan 15. Telefon: Kundtjänst: E-post: