ÅRSRAPPORT Stadsområdesnämnd Innerstaden. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret. Årsrapport

Transkript

1 ORT 2014 Stadsområdesnämnd Innerstaden Revisorskollegiet Årsrapport Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 Innehåll BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål Verksamhetsområde Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret INTERN KONTROLL NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Nämndens riskanalys Nämndens interna kontrollarbete Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Förelägganden från myndigheter Rapport om gynnande beslut som inte verkställts Bedömning efter genomförd revision VERKSAMHETSMÅL - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Mål (inkl fullmäktiges uppdragsbeskrivning) Måluppföljning Måluppfyllelse Bedömning efter genomförd revision EKONOMI - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Ekonomisk styrning Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Investeringsbudget samt utfall föregående år Resultaträkning Nämndens kommentar Iakttagelser och noteringar efter genomförd revision Beslutade åtgärdsplaner Balansräkning Förråd m.m Fordringar Bedömning efter genomförd revision ÖVRIG GRANSKNING AV NÄMNDEN Fördjupade granskningsprojekt Försörjningsstöd Sociala lägenheter NYCKELTAL Personal Äldreomsorg Individ- och familjeomsorg Sidan 2 av 24

3 Beskrivning av årets granskning Årets årliga granskning avseende stadsområdesnämnd Innerstaden omfattar granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 samt årsbokslut inklusive årsanalys. Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt och löpande granskning 1 Sammanfattande bedömning Intern kontroll Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets riktlinjer då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Planen innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Årets kontrollmoment har genomförts och avrapporterats till nämnden vid två tillfällen. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad och åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Ansvarsfördelningen när det gäller genomförandet av den interna kontrollen framgår av planen. Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål. Nämndsmålen är kopplade till fullmäktigemålen. För 2013 bedömdes nämndens mål som inte helt tillräckliga på grund av att det då saknades nämndsmål. För 2014 har 33 nämndsmål arbetats fram och är en nedbrytning och konkretisering av KF-målen. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål samt uppdrag samt nämndens egna mål bedöms vara tillräcklig. En utförlig uppföljning har skett i DR-2 och i årsanalysen. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig då flera nämndsmål ej är uppfyllda. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska resultat för 2014 uppgick till -53,9 mkr. Exklusive den del av underskottet för hemlösheten som nämnden inte ansvarar för blev det ett negativt resultat på -37,9 mkr. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara inte helt tillräcklig, på gränsen till ej acceptabel. Åtgärdsplaner har tagits fram och beslutats enligt gällande anvisningar. Åtgärdsplanerna som tagits fram och beslutats har inte följt riktlinjerna för ekonomistyrning i Malmö stad. Sidan 3 av 24

4 De åtgärder som presenterades efter UP-1 och DR-1 genomfördes inte fullt ut och i åtgärdsplanen efter DR-2 redovisades inte åtgärder som skulle leda till en ekonomi i balans vid årets slut. Rapportering i övrigt har skett enligt riktlinjer och regelverk. Uppföljning har skett regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenterats och analyserats. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts och föranleder ingen anmärkning förutom de kommentarer som lämnats gällande upplupna intäkter avseende ensamkommande flyktingbarn. 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning, vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 2.2 Verksamhetsområde Stadsområdena ansvarar för individ- och familjeomsorgen, vård och omsorg samt kultur- och fritidsverksamheten. Stadsområdena har även ett särskilt ansvar för att utveckla närdemokratin. Sidan 4 av 24

5 2.3 Organisation SoN Innerstaden består av tretton ordinarie ledamöter och tretton ersättare. Ordförande för Stadsområdesnämnd Innerstaden är Anders Nilsson (S). Förste vice ordförande är Emma-Lina Johansson (V) och andre vice ordförande är Ramtin Massoumi (M). Stadsområdesdirektör Ronny Andersson är förvaltningschef, och den centrala administrationen utgör staben bestående av: HR Ekonomi Kommunikation Verksamhetsutveckling Inom förvaltningen ansvarar följande avdelningar för kärnuppdragen: Vård och omsorg Individ- och familjeomsorg Områdesutveckling 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Nämndens internbudget för 2014 prognostiserar en ekonomi i balans. Man redovisade dock följande riskfaktorer/förutsättningar för en budget i balans. 1. Den föreslagna budgeten förutsätter att verksamheten lyckas styra över vårdtagare från särskilt boende och korttidsboende till ordinärt boende i större utsträckning samt ett kraftigt minskat antal brukare i ordinärt boende i enlighet med befolk- Sidan 5 av 24

6 ningsprognosen. Om inte verksamheten klarar det kommer kostnaderna att överskrida vad som är budgeterat. Detta innebär troligen att en ekonomisk handlingsplan för att få budgeten i balans kommer att behövas under våren En annan risk är att befolkningsprognosen som ligger till grund för budgetförslaget inte stämmer och att befolkningen förblir högre än vad prognosen visar. En ekonomisk handlingsplan riskerar sannolikt att bli aktuell även om så blir fallet 3. För individ och familjeomsorgen krävs ett de externa institutionsplaceringarna minskar samt att den interna öppenvården tar över den öppenvård som köpts externt. Externa institutionsplaceringar är svåra att prognistisera. Det kan t ex komma rättsliga beslut som innebär externa placeringar på institution eller inträffa extraordinära händelser som gör det svårt att undvika sådana placeringar. 3 Intern kontroll nämndens styrning och uppföljning 3.1 Nämndens riskanalys Stadsområdet skriver i den interna kontrollplanen att riskanalyser genomförts under hösten 2013 inom samtliga avdelningar inklusive avdelningarna för HR, ekonomi och kommunikation. Utifrån resultaten av samtliga riskanalyser och de risker som identifierades som väsentligast och sannolikast har granskningsområden tagits fram som legat till grund för Intern kontrollplan Till beslutsärendet om den interna kontrollplanen har riskanalyser bifogats. 3.2 Nämndens interna kontrollarbete I samband med att stadsområdesnämnden i juli 2013 tog beslut om plan för internkontroll andra halvåret 2013 fastställdes även System, regler och anvisningar för SON Innerstadens Interna kontroll. Dessa system, regler och anvisningar gällde även för I dokumentet framgår att internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet i verksamheten. Man redogör för organisationen av arbetet med intern kontroll, system för intern kontroll, riskanalys, metod för sammansättning av IKplan, kontrollrapportering, förbättringsarbete, rapportering till nämnd och KS samt revidering av IK-systemet. 3.3 Nämndens interna kontrollplan Beslutad intern kontrollplan för 2014 innehåller 19 förvaltningsspecifika kontrollmål. Planen antogs Förvaltningsspecifika kontrollmål Vård och omsorg Inköp av tekniska hjälpmedel Sidan 6 av 24

7 Personalomsättning och sjukfrånvaro bland chefer inom avdelning för vård och omsorg Rutiner för läkemedelsöverlämning Basala hygienrutiner Uppföljning av att alla brukare har aktuellt biståndsbeslut Obligatorisk introduktion vid nyanställning av sjuksköterskor inom sektionerna för nattsjuk-sköterskor och BUMS Individ och familj Hantering av sekretessuppgifter Säkerhet Ärendehandläggning, myndighetsutövning Dataintrång Områdesutveckling Rutiner vid brand Staben/Ekonomi Leverantörsfakturor Stöldbegärliga inventarier Privata medel Staben/HR Beslutsattest i personalsystemet PersonecP Uppföljning av verksamheternas handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet Introduktion och information till nyanställda om arbetsmiljörisker Staben/kommunikation Sidan 7 av 24

8 Intern och extern kommunikation IT-kommunikation 3.4 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Förvaltningens uppföljningsrapport för första halvåret 2014 behandlades i nämnden då 12 av 19 kontrollmoment i planen hade genomförts. Uppföljning av intern kontrollplan för 2014 behandlades i nämnden där samtliga kontrollmoment genomförts I uppföljningsrapporterna redogörs för vad som kontrollerats, vilket resultat som framkommit samt vilka åtgärder som behöver vidtas i de fall granskningen visat på brister. I uppföljningsdokumentet framkom följande avvikelser Granskning av hantering av sekretessuppgifter inom individ- och familjeomsorg visade att verksamheten har rutiner för ändamålet. Dessa rutiner har i huvudsak följts men avvikelser har kostaterats i en del fall. T.ex. har sekretessuppgifter legat väl synliga och obevakade på ett antal platser, såväl hos enskilda handläggare som i allmänna utrymmen vid kopiatorer. Sekretessmaterial som ska slängas ska tömmas i sekretesskärl alternativt strimlas dagligen, vilket inte fungerat fullt ut. Ny genomgång av de skriftliga rutinerna ska göras under hösten. Verksamheten ska även säkerställa att personal skriver ut sekretessuppgifter via användarbox för att minimera risk att känsliga uppgifter ligger synliga och obevakade i allmänna utrymmen. Fortsatta stickprov kommer löpande ske under hösten med omedelbar återkoppling till närmaste arbetsledare vid avvikelser. Kontroll att anställda/praktikanter inte obehörigen tar del av känsliga uppgifter i Procapita visade på två avvikelser totalt för samtliga enheter inom Individ- och familjeomsorg. Två handläggare har obehörigen varit inne och läst journalanteckningar i andra ärenden än sina egna. Verksamheten kommer att fortsätta göra loggningskontroll med täta intervaller. Kontroll av förekomst av försenade betalningar avseende leverantörsfakturor visade att det under en vecka fanns totalt 121 förfallna leverantörsfakturor, exklusive kreditfakturor och utbetalning avseende handkassor (totalt 25 fakturor). Förfrågan till ansvariga chefer visade att 31 % av fakturorna var under utredning, 24 % hade kommit in sent i ekonomisystemet med förkortad handläggningstid, 20 % förklarades av tillfälliga organisationsproblem som sjukdom, upplärning av nyanställd mm och 14 % av kunskapsbrist. Endast 3 % anger brister i Raindance som orsak. Verksamheterna kommer att erbjudas två utbildningstillfällen per år i kontering och attest samt e-handel utöver den genomgång som alltid ges nya Raindanceanvändare. Ekonomiavdelningen kommer efter sommaren att undersöka varför fakturor kommer in sent i systemet samt varför många fakturor är under utredning. Rutin kommer att tas fram som bl a innebär regelbunden påminnelse om fakturor som är på väg att förfalla. Sidan 8 av 24

9 Kontroll av att riktlinjer för hantering av brukarnas privata medel inom vård och omsorg följts på fyra boenden visade inte på några allvarliga brister. På två av boendena saknades dock underskrift av kontaktperson, god man och sektionschef av Avtal privata medel, vilket ska finnas enligt gällande riktlinjer. Dessa riktlinjer har uppdaterats under våren till följd av omorganisation 1 juli Utöver ovan nämnda saknades bl.a. vissa underskrifter i bokföringen på två boenden. Ekonomiavdelningen kommer att under hösten följa upp de framkomna bristerna och enhetscheferna inom vård och omsorg ska informera om de nya rutinerna. Vid uppföljningen rapporterades främst följande avvikelser Personalomsättningen bland chefer inom vård och omsorg var 22,7 procent under perioden januari-september. En mängd åtgärder har eller kommer genomföras för att förbättra situationen. Uppföljning under hösten vad gäller hantering av sekretessuppgifter visar att den övergripande bedömningen är att rutinerna fungerar men behöver förbättras när det gäller introduktionen av nyanställda. Kontroll av ärendehandläggning och myndighetsutövning på vuxenenheten. barn- och familjeenheten och enheten för ekonomiskt bistånd visade på brister i dokumentationen på samtliga enheter. Åtgärder har tagits fram och presenteras i dokumentationen. Uppföljning av verksamheternas handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet har visat på avvikelser. Förbättrade rutiner och uppföljning av dessa ska införas framöver. 3.5 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar vi lagakraftvunna domar som har gått mot stadsområdesnämnden, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren för stadsområdesnämnden men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. Innerstadens stadsområdesförvaltning har fått kritik eller förelägganden från myndigheter samt domar som gått emot förvaltningen under första halvåret 2014 enligt följande: - Förvaltningsrätten har bifallit ett överklagande gällande rätten till ekonomiskt bistånd med kronor för vinterkläder och skor. - Förvaltningsrätten har återförvisat ett ärende för förnyad prövning, då förvaltningen ansett att ett tidigare sambopar var sammanboende, då de fortfa- Sidan 9 av 24

10 rande var skrivna på samma adress. Förvaltningsrätten delade inte förvaltningens uppfattning. - Förvaltningsrätten har bifallit ett överklagande för en sökande med oskäligt hög lägenhetshyra på kronor per månad. Förvaltningen beviljade kronor till hyran för december 2013, men förvaltningsrätten menade att sökanden hade rätt till full hyra i fyra månader i avvaktan på att billigare lägenhet anskaffades. - Förvaltningsrätten har upphävt ett överklagat beslut om att inte bevilja en vuxna-barnvecka på Nämndemansgården. Förvaltningen har anvisat sökanden plats inom öppenvården, men förvaltningsrätten har trott på sökandens påstående att detta är otillräckligt för komma tillrätta med de skador hon utsatts för som barn till missbrukare. - Förvaltningsrätten har bifallit ett överklagande där en sökande ansökt om ekonomiskt bistånd för sitt barn under de dagar barnet faktiskt vistas hos sökanden. Förvaltningen beviljade endast bistånd till barnet för normalt umgänge och hänvisade föräldrarna att reglera barnbidrag och underhållsstöd mellan varandra för övriga dagar. Innerstadens stadsområdesförvaltning har fått kritik eller förelägganden från myndigheter samt domar som gått emot förvaltningen under andra halvåret 2014 enligt följande: Förvaltningsrätten har bifallit fyra överklaganden gällande rätt till bistånd i form av särskilt boende. - Förvaltningen bedömde att en 92-årig mans omsorgsbehov kunde tillgodoses genom insatser i det egna hemmet, medan rätten ansåg att med beaktande av mannens ålder, fysiska omvårdnadsbehov samt sociala och psykologiska faktorer kunde fortsatt boende i det egna hemmet inte tillförsäkra mannen skälig levnadsnivå. - Förvaltningen bedömde att en 94-årig kvinnas omsorgsbehov kunde tillgodoses genom insatser i det egna hemmet, medan rätten bedömde att det inte längre var möjligt, då kvinnan lider av en allvarlig demenssjukdom, som succesivt kommer att förvärras. - Förvaltningen bedömde att en 96-årig kvinnas omsorgsbehov kunde tillgodoses genom insatser i det egna hemmet. Rätten menade däremot att kvinnans fysiska och kognitiva funktioner är försämrade samt att hennes hälsoproblem och hjälpbehov kommer att öka. Då hon också har en uttalad känsla av otrygghet och isolering, menade rätten att fortsatt boende i det egna hemmet inte tillförsäkrar henne en skälig levnadsnivå. - Förvaltningen bedömde att en 92-årig kvinnas omsorgsbehov kunde tillgodoses genom insatser i det egna hemmet. Efter en helhetsbedömning kom rätten fram till att boende i det egna hemmet inte tillförsäkrar kvinnan en skälig levnadsnivå, med hänsyn till kvinnans ålder, syn- och hörselbesvär samt sociala och psykologiska faktorer. Sidan 10 av 24

11 En 91-årig man som vårdas av sin maka i hemmet, uppbär bistånd till städning och avlösarservice. Efter överklagande beviljade förvaltningsrätten ytterligare bistånd i form av städning av badrum och kök två gånger per månad samt avlösarservice fem timmar per månad. En 91-årig kvinna uppbär bistånd med bl.a. ledsagarservice med 12 timmar per månad. Hon har fått avslag på ansökan om bistånd i form av hjälp i samband med promenader två gånger per vecka. Förvaltningsrätten ändrade beslutet och beviljade kvinnan bistånd enligt ansökan, då rätten menade att det ingår i skälig levnadsnivå att få möjlighet att röra sig och vistas utomhus med viss regelbundenhet när den fysiska hälsan sviktar. En man med missbruksproblem nekades bistånd till placering på Syster Annas Rehabcenter, då han inte medverkade i utredningen. Förvaltningsrätten undanröjde beslutet och återvisade ärendet till stadsområdesförvaltningen för förnyad utredning, eftersom rätten fann att svårigheten att medverka i utredningen var relaterat till mannens missbruksproblem och psykiska ohälsa. En man beroende av försörjningsstöd fick avslag på ansökan för sin fru, som nyligen kommit från Irak, då paret inte ansågs ha planerat för flytten till Sverige. Förvaltningsrätten undanröjde beslutet för förnyad utredning, eftersom paret inte ansågs ha möjlighet att försörja sig på annat sätt. En man hade arbetat ett år i ett annat land. Han fick avslag på ansökan om försörjningsstöd, då han inte hade planerat inför flytten till Sverige. Förvaltningsrätten undanröjde beslutet, då mannen var arbetssökande, inte fått ut någon lön för sitt arbete och att det fanns risk för krig i landet han kom från. En kvinna fick avslag på mellanskillnaden mellan den faktiska hyreskostnaden och högsta godtagbara hyreskostnad med motiveringen att hon haft skälig tid, ett år, att skaffa en billigare bostad. Förvaltningsrätten ansåg det vara styrkt att kvinnan verkligen sökte en billigare bostad och godtog det faktum att kvinnan hade betalningsanmärkningar som skäl att hon inte kunde få ny bostad. Rätten beslutade att kvinnan ska beviljas hela boendekostnaden ytterligare en tid under förutsättning att hon aktivt söker bostad även framöver. En kvinna meddelades avslag då hon inte ansågs ha inkommit med begärda handlingar. Förvaltningsrätten upphävde beslutet och återvisade ärendet för förnyad utredning. Att kvinnan inte lämnat intyg på att hon var uppsagd från sitt arbete, hindrar inte att en ekonomisk utredning genomförs Rapport om gynnande beslut som inte verkställts Beslut enligt SoL inom vård och omsorg Sidan 11 av 24

12 Gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 SoL som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 4, rapporteringsdatum Stadsområde Insatstyp Tid som förflutit från beslutsdatum Kön Innerstaden Korttidsboende 6 mån 27 dagar Man Korttidsboende 6 mån 25 dagar Man Korttidsboende 6 mån 17 dagar Kvinna Korttidsboende 5 mån 6 dagar Kvinna Korttidsboende 4 mån 4 dagar Kvinna Dagverksamhet 3 mån 8 dagar Kvinna Summa 6 Totalt Malmö 12 Tid som förflutit från avbruten verkställighet Beslut enligt SoL inom individ- och familjeomsorg Gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 SoL som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum Stadsområde Insatstyp Tid som förflutit Kön Tid som från beslutsdatum förflutit från avbruten verkställighet Innerstaden Familjehem 12 månader 12 dagar Kvinna Summa 3 Totalt Malmö 5 Behandlingshem 4 månader 17 dagar Man Behandlingshem 4 månader 7 dagar Kvinna Beslut enligt LSS Gynnande nämndbeslut enligt 9 LSS som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 4, rapporteringsdatum Stadsom- Insatstyp Tid som förflutit Kön Tid som för- Sidan 12 av 24

13 råde från beslutsdatum flutit från avbruten verkställighet Innerstaden Bostad med särskild 7 månader 8 dagar Kvinna service Avlösarservice i hemmet 6 månader 28 dagar Man Daglig verksamhet 5 månader 14 dagar Man Bostad med särskild service 5 månader 14 dagar Man Daglig verk- 4 månader 3 dagar Kvinna Summa 3 Totalt Malmö 20 samhet 3.6 Bedömning efter genomförd revision Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets riktlinjer då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Planen innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Årets kontrollmoment har genomförts och avrapporterats till nämnden vid två tillfällen. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad och åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Ansvarsfördelningen när det gäller genomförandet av den interna kontrollen framgår av planen. 4 Verksamhetsmål - nämndens styrning och uppföljning 4.1 Mål (inkl fullmäktiges uppdragsbeskrivning) I internbudgeten redovisas Stadsområdesnämndens bedömning av hur man under kan bidra till måluppfyllelsen av de kommunfullmäktigemål som helt eller delvis berör nämndens ansvarsområden. För varje mål redovisas nämndens möjligheter och hot för att kunna uppfylla målen. Nämndsmål Nämnden har beslutat om nämndsmål och nämndsmålen har kopplats till kommunfullmäktiges mål. Uppdrag budget 2014 Sidan 13 av 24

14 I Malmö stads budget för 2014 finns ett antal uppdrag. Det finns i särskilt dokument från stadskontoret specificerat vilka av uppdragen som ska följas upp av respektive nämnd 4.2 Måluppföljning I samband med årsredovisningen ska uppföljning göras av de mål och uppdrag som beslutats av kommunfullmäktige i budget för Stadsområde Innerstaden har genomfört denna uppföljning. Nämnden har utförligt kommenterat uppföljningen av fullmäktigemålen och därtill kopplade nämndsmål. Man har även bedömt förutsättningarna för att under året kunna uppfylla målen. Uppdragen som berör nämnden har följts upp och man har bedömt huruvida uppdragen bedöms kunna uppfyllas. Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av stadsområdesnämndens årsanalys framgår bl a följande För att samordna och stötta arbetet med jämställdhetsintegrering i Innerstaden har förvaltningen under 2014 haft en processledare på deltid vilket delvis har finansierats av sökta medel från Välfärdsavdelningen. Processledaren har bistått Avdelning vård och omsorg med att planera och ansöka om medel för utvecklingsarbetet med jämställdhetsintegreringen, samt kartlagt utbildningsbehov och planerat aktiviteter. Inom Avdelningen individ och familjeomsorg och Avdelning vård och omsorg har föredragningar för ledare och andra anställda genomförts som ett led i den fortsatta implementeringen av utvecklingsplanen för jämställdhetsintegering. Stadsområdet har varit aktivt representerat i Malmö stads förvaltningsövergripande nätverk för jämställdhetsintegrering. Nätverket fungerar som bas och inspiration men avser också att fungera som mentorskap för nya inom arbetet med jämställdhetsintegrering. Förvaltningen tog under hösten 2013 fram en förvaltningsövergripande utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering samt fyra nämndsmål kring jämställdhetsintegrering, vilka finns med i internbudgeten för Innerstaden har tidigare utbildat personer i verksamheterna till så kallade jämställdhetsambassadörer. Ambassadörer har fördjupad kunskap om jämställdhet och jämställdhetsanalyser och är tänkta att fungera som stöd i jämställdhetsarbetet. Genom att involvera fler medarbetare i det operativa arbetet skapas hållbarhet och långsiktighet arbetet. Flera nämndsmål berör området och könsuppdelad statistik presenteras i årsanalysen. 4.3 Måluppfyllelse Graden av måluppfyllelse kommenteras för samtliga nämndsmål. Följande mål bedöms som ej uppfyllda Alla unga kvinnor och män som uppbär försörjningsstöd på grund av arbetslöshet ska ha en individuell planering mot självförsörjning. (En klar förbättring har dock skett vilket även framkommit i revisionskontorets fördjupade granskning av försörjningsstödet). Sidan 14 av 24

15 Antal placeringsdygn på dygnsboende för kvinnor och män som är hemlösa av sociala skäl ska minska Lämpliga mätinstrument ska utvecklas för att bättre kunna följa upp och analysera den sociala hemlösheten Samtliga ärenden till nämnden som innehåller individstatistik ska vara könsuppdelad som t ex Internbudget och Årsanalys Det ska finnas en analys av de bakomliggande orsakerna till den upplevda otryggheten Det ska finnas förslag på åtgärder för att öka tryggheten Flickor och pojkar ska få kännedom om vilka fritidsaktiviteter som finns i Malmö Fördelning av resurser till aktiviteter som specifikt vänder sig till pojkar eller flickor ska vara likvärdig 4.4 Bedömning efter genomförd revision Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål. Nämndsmålen är kopplade till fullmäktigemålen. För 2013 bedömdes nämndens mål som inte helt tillräckliga på grund av att det då saknades nämndsmål. För 2014 har 33 nämndsmål arbetats fram och är en nedbrytning och konkretisering av KF-målen. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål samt uppdrag samt nämndens egna mål bedöms vara tillräcklig. En utförlig uppföljning har skett i DR-2 och i årsanalysen. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig då flera nämndsmål ej är uppfyllda. 5 Ekonomi - nämndens styrning och uppföljning 5.1 Ekonomisk styrning Nämnden följer de kommuncentrala anvisningarna beträffande framtagande av utfallsprognoser, delårsrapporter, årsredovisning och åtgärdsplaner. Nämnden fastställer periodiseringen av kommunbidraget för respektive verksamhet vid första sammanträdet efter att internbudgeten för kommande år har fastställts. Fördel- Sidan 15 av 24

16 ningen och periodiseringen av under året tillkommande kommunbidrag, som beslutas av kommunstyrelsen, fastställs också av nämnden. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden för respektive verksamhet. Nämnden och förvaltningsledningen följer upp budgeten i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter och årsredovisning. Uppföljning och analys sker månadsvis i respektive verksamhet. 5.2 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr 2013 Budget 2014 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 5.3 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år 2013 Budget 2014 Ram Källa: Blankett till stadskontoret 5.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Helårsbudget Helårsprognos DR Verksamhetens intäkter Sidan 16 av 24

17 Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Extraordinära kostnader/ intäkter Årets resultat Notera: För stadsområden är denna tabell inklusive ekonomiskt bistånd. Helårsbudget som gäller vid angiven period. 5.5 Nämndens kommentar Det ekonomiska resultatet för verksamhetsåret 2014 visar ett negativt utfall på - 37,9 mkr inräknat den del av hemlöshetens underskott som är stadsområdes nämndens ansvar i enlighet med Malmö Stads ekonomiska riktlinjer. Nedan redogörs för de viktigaste skälen för att underskottet uppstått: Inom Vård och Omsorgsverksamheten saknas fullt ut grundläggande finansiella förutsättningar att bedriva en verksamhet som kan hålla en budget i balans. Detta till följd av att tillförda resurser inte motsvarar befolkningsansvaret knutet till stadsområdet. ett annat skäl, också knutet till vård och omsorgsverksamheten är att utförd vård blir allt mer omfattande och resurskrävande. I samband med att ett nytt avtal beträffande externt upphandlade platser trätt ikraft inför 2014 så innebar det att vård och omsorgsverksamheten belastats med en 11 % prisökning från ett år till nästa utan att någon kompensation utgått via resursfördelningssystemet. I kronor räknat innebar det nya avtalet fördyring med ca 15 mkr från ett år till nästa. Till följd av ovanstående visar vård och omsorgsverksamheten ett negativt utfall på - 26,8 mkr. Huvuddelen av underskottet har uppstått inom biståndsverksamheten och är knutet till att vård och brukarvolymer är högre i verkligheten än vad budget medger. Till ovanstående kan läggas att den faktiskt utförda vården enligt de högre antal volymer som finns också finns en trend med allt mer avancerad och resurskrävande vård, ofta benämnt ökad vårdtyngd. Budgeten har inte varit tillräckligt dimensionerad för att Sidan 17 av 24

18 möta detta ökande behov. Ett tredje skäl är att det köpts in mer extern vård än vad budget medgivit. Efterhand under året har också underskott uppstått i avdelningen vård och omsorg, verksamhet. Även detta är till följd av den högre verkliga vårdvolymen och vårdtyngden. I produktionsdelen tar det sig uttryck i att mer personal än budgeterat krävts. Detta trots ekonomiska åtgärdsplaner under året med syfte bland annat att minimera vikarie användning. Under året framtagna utfallsprognoser visade tidigt att biståndsverksamheten inom vård och omsorgsverksamheten skulle visa ett kraftfullt negativt utfall om inte vård och brukarvolymerna skulle gå ned kraftigt under året. Året inleddes med att det första tertialet hade alldeles för höga volymer i förhållande till budget. För resten av året innebar utvecklingen förvisso att volymerna gick nedåt men inte tillräckligt snabbt för att kompensera för den höga volymen inledningsvis. Detta plus den ökade vårdtyngden gjorde att utfallsprognosen tidigt blev negativ, positivt var att beslutad prognos tidigt under året höll året ut. För vård och omsorgsverksamhetens verksamhetsdel innebar utvecklingen efterhand att tidigt beslutade utfallsprognoser inte kunde hållas och mot slutet på året ökade vårdtyngden fortare och det slutliga ekonomiska utfallet blev klart sämre än tidigare prognostiserat. Till saken hör att verksamheten belastades med en bokföringsteknisk kostnad på 1,6 mkr som var utom stadsområdets kontroll och som inte kunnat förutses. Verksamheten har också belastats med engångskostnader knutna till personalavveckling. Inom individ och familjeomsorgsverksamheten har institutionsvården vården blivit väsentligt dyrare än budget, särskilt institutionsvården inom enheten barn och familj. Den grundläggande orsaken är att det saknas resurser att möta det alltmer ökande behovet under året. Detta är en utveckling som accelererat under året och trots försämrade utfallsprognoser under året har ändå den verkliga utvecklingen blivit värre än befarat i prognoserna, detta trots ekonomiskt åtgärdsplan med stort vakanshållande av tjänster. 5.6 Iakttagelser och noteringar efter genomförd revision Beslutade åtgärdsplaner Stadsområdesnämnd Innerstaden har inte följt Kommunfullmäktiges riktlinjer gällande åtgärdsinsatser vid prognostiserat underskott per DR 2. Nedan anges nämndens prognoser och åtgärder. Vid utfallsprognos 1 prognostiserades ett underskott på -32,6 mkr (-22,2 mkr om 75 procent av underskottet för hemlösa räknas bort) åtgärdplan för en ekonomi nästan i balans (-1,5 mkr) vid årets slut beslutades på påföljande nämndsmöte. I delårsrapport 1 prognostiserades ett underskott på -23,1 mkr (-8,1 mkr) - Åtgärdsplan som var en uppdatering av den som togs fram i samband med UP-1 beslutades på påföljande nämndsmöte. I delårsrapport 2 prognostiserades ett underskott på -41,4 mkr (-26,4). Åtgärdsplan beslutades på nämndsmötet i oktober men den följde inte Kommunfullmäktiges riktlinjer om en ekonomi i balans vid årets slut. Nämnden skriver bl a föl- Sidan 18 av 24

19 jande i åtgärdsplanen. Det är stadsområdesnämndens uppfattning att det inte är möjligt att under 2014 uppnå ekonomisk balans mot bakgrund av storleken på det prognosticerade underskottet som till betydande del orsakas av en grundläggande obalans i resursfördelningen. Nämnden avser istället upprätta och besluta om en ekonomisk åtgärdsplan som syftar till att beskriva hur stadsområdets ekonomi skall komma i balans på längre sikt. Det är en ambition att detta skall kunna ske redan under Kommunfullmäktige beslutade , 263, bihang 159 om Riktlinjer för ekonomistyrning. I 7 om Åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget framgår att i de fall utfallsprognos/delårsrapport visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget skall förslag till åtgärder presenteras på sammanträdet efter att utfallsprognos/delårsrapport behandlats av nämnd. Åtgärderna skall vara så utformade att nämnd senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Stadsområdesnämndens utfall försämrades 8,6 mkr (7,6 mkr om 75 procent av underskottet för hemlösa räknas bort) jämfört med prognosen per UP 2. Det totala underskottet 2014 blev 53,9 mkr (-37,9). Stadsområdesnämnderna ansvarar för verksamheterna som arbetar för att hantera och minska hemlösheten i Malmö stad. Enligt kommunfullmäktiges beslut från 15 december 2004 behöver stadsområdesnämnderna ej överföra 75 % av underskott som är hänförligt till att kostnaderna för hemlösa varit högre än resursfördelningen. Regeln tillämpas upp till ett överskott med 2 Mkr. Detta medför att stadsområdesnämndernas åtgärdsplaner för budget i balans inte innefattar 75 % av hemlöshetskostnaderna. Malmö stads hemlöshetskostnader ökar årligen. Effekten blir sålunda att huvuddelen av hemlöshetskostnaderna utöver budget inte är föremål för stadsområdesnämndernas beslutade åtgärder, vilket medför att incitament för åtgärder och hantering av de totala hemlöshetskostnaderna kan minska. 5.7 Balansräkning Förråd m.m. Posten uppgår till tkr och avser hjälpmedelscentrums lagervärde. Vår bedömning är att lagervärderingen sker på ett korrekt sätt. Vi har tidigare besökt huvudlagret vid flera tillfällen och även deltagit vid fysiska inventeringar. Numera sker löpande inventering av huvudlagret. Tidigare skedde en större inventering av hela lagret en gång per år. Lagervärdesintyg som styrker lagervärdet vid bokslutstillfället finns. Sidan 19 av 24

20 5.7.2 Fordringar Ensamkommande flyktingbarn anvisas av Migrationsverket till Malmö stad som ansvarar för barns mottagande, omsorg och boende. Ansvaret gäller både asylsökande barn och barn som redan fått uppehållstillstånd i Sverige. Kostnad som uppkommer i samband med utredningar och placeringar av ensamkommande flyktingbarn återsöks och ska ersättas av Migrationsverket. Samtliga fem stadsområden utför årliga ansökningar vilket genererar fordringar mot Migrationsverket i form av ansökta men ännu ej erhållna ersättningar. På grund av långa handläggningstider fanns ansökningar avseende kvartal 4, 2012 och framåt som ännu inte var utbetalda per , motsvarande cirka 26 mkr. Stadsområdena har i bokslutet 2014 redovisat sin fordran mot Migrationsverket olikartat. Exempelvis har Stadsområde Öster bokat upp en intäkt på 11 mkr vilket var ca 85 % av ansökt belopp. Jämförelsevis har stadsområde Väster som ansökt om cirka 4 mkr, bokat upp 0 kr som intäkt Stadsområde Innerstaden har bokat upp 1 mkr som upplupen intäkt vilket är en mindre del av det totala beloppet som enligt en kommungemensam sammanställning uppgick till drygt 3,2 mkr för innerstaden. Totalt för stadsområdena har cirka 10 mkr inte bokats upp som en intäkt i bokslutet Stadsområdena bör ha enhetliga rutiner för hur fordran mot Migrationsverket ska redovisas. Det vore lämpligt att stadsområdena med hjälp av stadskontoret tar fram enhetliga rutiner som medför likartad redovisning, senast per DR 1, I bokslutsgranskningen för 2013 skrev vi följande: I posten kundfordringar ingår fyra st kundfaktureringar till Region Skåne till ett värde av tkr. Vid granskningstillfället var dessa faktureringar fortfarande oreglerade och det visade sig när ekonomiavdelningen kontaktade avdelningen för individ- och familjeomsorg att faktureringarna inte kommer regleras och därför inte borde ha bokats upp som en fordran i bokslutet.. Dessa fordringar har bokats som osäkra under 2014 och därmed belastat resultatet negativt med motsvarande belopp. 5.8 Bedömning efter genomförd revision Nämndens ekonomiska resultat för 2014 uppgick till -53,9 mkr. Exklusive den del av underskottet för hemlösheten som nämnden inte ansvarar blev det ett negativt resultat på -37,9 mkr. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara inte helt tillräcklig, på gränsen till ej acceptabel. Rapportering har skett enligt riktlinjer och regelverk. Uppföljning har skett regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenterats och analyserats. Åtgärdsplaner har tagits fram och beslutats enligt gällande anvisningar. Åtgärdsplanerna som tagits fram och beslutats har inte följt riktlinjerna för ekonomistyrning i Malmö stad som säger följande: Sidan 20 av 24

21 Kommunfullmäktige beslutade , 263, bihang 159 om Riktlinjer för ekonomistyrning. I 7 om Åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget framgår bland annat I de fall utfallsprognos/delårsrapport visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget skall förslag till åtgärder presenteras på sammanträdet efter att utfallsprognos/delårsrapport behandlats av nämnd. Åtgärderna skall vara så utformade att nämnd senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. De åtgärder som presenterades efter UP-1 och DR-1 genomfördes inte fullt ut och i åtgärdsplanen efter DR-2 redovisades inte åtgärder som skulle leda till en ekonomi i balans vid årets slut. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts och föranleder ingen anmärkning förutom de kommentarer som lämnats gällande upplupna intäkter avseende ensamkommande flyktingbarn. 6 Övrig granskning av nämnden 6.1 Fördjupade granskningsprojekt Försörjningsstöd I juni 2013 beslöt kommunfullmäktige att i budget 2014 avsätta 30 mkr för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen har varit att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. Granskningen har genomförts i stadsområde Öster, Söder och Innerstaden. En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. Antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare. Mest konkret framstår det i Innerstaden där inga personliga besök i princip förekom under Under 2014 har en väsentlig förändring skett vilket även bekräftas av vår genomförda granskning. Även när det gäller Sidan 21 av 24

22 upprättande och uppföljning av gemomförandeplaner har en stor ökning skett 2014, även om man inte under året klarat att uppfylla riktlinjerna att genomförandeplaner ska upprättas och följas upp var tredje månad. Vi anser efter genomförd granskning att det är för tidigt att dra några slutsatser kring huvudmålet, att fler ska bli självförsörjande, med de extra satsningarna på försörjningsstödet Sociala lägenheter har genomfört en granskning av kommunens sociala lägenheter. Granskningen har utförts på fastighetskontorets lägenhetsenhet samt på stadsområde Norr och Öster. Granskningen har visat att stadsområdena är nöjda med lägenhetsenhetens fördelning av lägenheter och fördelning har skett enligt den fördelningsnyckel som finns. Antalet övertag är för lågt och lägenhetsenheten har kontinuerligt påpekat att övertagen måste öka i omfattning. Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. 7 Nyckeltal 7.1 Personal Tabell: Personalstatistik Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 86,2 85,4 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 34,2 36,0 Total sjukfrånvaro i % 5,16 7,13 Källa: Stadskontoret. 7.2 Äldreomsorg Tabell: Antal brukare och år Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga brukare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell: Kostnad per plats och år (kr) Sidan 22 av 24

23 Ordinärt boende Särskilt boende Kostnad per plats Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Hemtjänst Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Äldreboende 2013 Malmö stad Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Källa: Brukarundersökning utförd av SCB på uppdrag av Socialstyrelsen. 7.3 Individ- och familjeomsorg Institutionsplaceringar Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Historiska siffror (före omorganisationen den 1 juli 2013) har omvandlats av stadskontoret för att göra en jämförelse bakåt i tiden möjlig Hemlöshet Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Antalet hemlösa totalt i Malmö var 1142 under 2014, en ökning med 17 procent jämfört med Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till st och totalkostnaden till tkr under Jämfört med 2013 en ökning av antalet boendedygn Sidan 23 av 24

24 med 63 procent och en kostnadsökning med 26 procent. Nettokostnaden per hotellnatt minskade från 359 kr till 278 kr. Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet. Socialstyrelsens definition av hemlös lyder. Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls. Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer. Sidan 24 av 24