Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 1 av 5

Transkript

1 Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 1 av 5 På årsstämman presenterades de två offerter som styrelsen tagit in. Dessa presenterades muntligt. Namnen på företagen, hur mycket toppning som blivit offererat samt en ungefärlig kostnad för varje offert presenterades. Detta blev även dokumenterat och finns att läsa i årsstämmans protokoll. Men precis som alla andra offerter är dessa gällande under en begränsad tid, och exakt kostnad kan endast fastställas då kontrakt skrivs Då styrelsen bedömer asfaltering som den mest akuta punkten i underhållsplanen så är det detta som kommit först i prioriteringarna. Väntar man med asfalten så är risken överhängande att den spricker ännu mer på vissa ställen (bl.a. vid sopkärlen). Kostnaden för asfalteringen kommer då att öka eftersom mer sprucken asfalt måste köras bort och nytt bärlager behöver läggas. Det har även förekommit flera fall där personer skadat sig på grund av gångarnas skick, varav minst ett tillfälle kommer resultera i skadeståndsanspråk gentemot föreningen. Styrelsen har verifierat med Lantmäteriet att skifte ifrån kabel-tv till fiber ej kan anses vara ett teknikskifte då man ej utgår ifrån samma markanslutning. Vid ett skifte till fiber måste inkoppling ske via en ny anslutning som fiberleverantören tillhandahåller. Detta skulle kräva att en ny gemensamhetsanläggning skapas för fiber varefter man kan ansöka om att lägga ner befintlig gemensamhetsanläggning för kabel-tv. Vi kan således inte göra ett teknikskifte på de sätt som påtalats tidigare. Det togs beslut på stämman att styrelsen har mandat att välja lämplig entreprenör för asfaltering i samfälligheten. Styrelsen har dessutom konsulterat en anhörig, nu oberoende men tidigare NCC anställd inom väg, bro och tung betong. Offerterna som inkommit har presenterats och Sydbeläggningar har ansetts vara det bästa alternativet. Samma person har även informerat styrelsen om viktiga saker att tänka på i samband med kontraktskrivning, samt att PEAB:s offert riskerar att stiga ytterligare kr pga. av rörligt pris. Dessutom har Sydbeläggningar fått goda vitsord. Vad menas med vinstintresse? Menar ni om vi i styrelsen får pengar under bordet och i sådant fall är detta en grov anklagelse. Ingen uttryckte denna misstro då beslut i ärendet togs. Vi i styrelsen känner ett obehag gällande denna anklagelse, som gränsar till förtal...

2 Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 2 av 5 Röstning för att styrelsen skulle gå vidare med arbetet gällande asfaltering gick till genom acklamation och då ingen hade några invändningar gentemot detta så är det heller ej nödvändigt att upprätta röstlängd. Att veta hur många som är för eller emot är enbart av intresse om det inte enhälligt röstas JA vid en acklamation. I kallelsen stod det var verksamhetsberättelsen och övriga handlingar fanns att läsa samt hur man skulle gå tillväga för att komma åt dessa. Styrelsen tar dock till sig att det kan vara en klok idé att i framtiden bifoga extra information inför större beslut. Dock är det inget som undanhållits och det är varje persons eget ansvar att höra av sig till ordförande om man vill ta del av extra information innan stämman. På årsstämman godkändes även både dagordningen och kallelse. Om denna inte var till belåtenhet skulle det ha lyfts då. Ingen invändning inkom och därför räckte det med acklamation. Inget krav på något annat inkom. Det påtalades även flertalet gånger under årsstämman hur viktigt det var att man påpekade om det var något man hade invändningar emot. Ordförande avvaktade även en stund för att alla skulle få möjlighet att fundera innan beslutet klubbades. Återigen behövdes det ingen rösträkning när vi pratar acklamation, så hur många som var för eller emot blir i detta fall oväsentligt. På årsstämman informerades det om att samfälligheten behöver ta lån för en del av kostnaden samt att en liten del kommer tas av fonderade pengarna. Att vänta på att de fonderade pengarna vuxit så att merparten av kostnaden kan tas av dessa kommer ta väldigt lång tid. För 7 år sedan fanns det endast kr sparade och fram tills idag har styrelsen lyckats öka sparandet till kr. För att få ihop till närmare 1 miljon kronor som en asfaltering kan komma att kosta (ju längre vi väntar desto dyrare blir det) kan komma att ta upp till 15 år, om inte ännu längre. Då det gäller vad som varje hushåll på Holmagatan behöver göra i samband med asfaltering är något som styrelsen kommer att informera om i god tid innan detta blir aktuellt. Detta är något som styrelsen tillsammans med utförande företag kommer ta fram. Det är alltså inget som någon kan svara på idag, då kontrakt ej ännu är skrivet. Se förslag på tidplan. Val av entreprenör

3 Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 3 av 5 Planering av jobb Tidplan på jobbet Information till medlemmar (Att tänka på innan asfaltering) Jobbet utförs Besiktning På årsstämman beslutades att höjningen var avsedd för att täcka lånekostnader i samband med asfalteringen. Blir det ingen asfaltering ska heller inte en höjning av samfällighetsavgiften ske. Pengarna måste då återbetalas eller dras av på kommande inbetalning för årsavgiften. I kallelsen stod det vad som skulle tas upp under årsstämman. Det fanns även information om när motioner skulle vara inne, var dessa fanns att läsa samt var man kunde ta del av övrig information. I samband med en kallelse behöver styrelsen endast informera om Dagordning samt var övrig information finns att inhämta. Styrelsen är med andra ord inte skyldig att skicka ut motioner eller annan information om det finns att införskaffa på annat sätt. Dock som tidigare nämnts tar styrelsen gärna in förbättringsförslag kring kallelsen till årsstämman. Och styrelsen tar till sig att det kan vara en klok idé att i framtiden bifoga extra information inför större beslut I samband med tidigare årsstämma tillsattes en grupp för att utreda vilka möjligheter det fanns/finns att få fiber i samfälligheten. Denna grupp hade även som uppdrag att samla in information huruvida ett intresse fanns bland samfällighetens medlemmar.

4 Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 4 av 5 Dock anser styrelsen att detta uppdrag inte fullföljdes. Styrelsen fick i uppdrag under årsstämman 2015 att vidare utreda möjligheterna kring fiber. Detta arbete har redan påbörjats men har inte haft lika mycket fokus som asfaltering. Som redan nämnts har styrelsen fått information från Lantmäteriet om vad som gäller vid teknikskifte och vad vi behöver göra om fiber ska ingå i samfälligheten. Styrelsen har även fått information från andra samfälligheter som anslutit sig till fiber genom att skapat en ny gemensamhetsanläggning för fiber och planerar att avsluta gemensamhetsanläggningen för TV. Underhållsplanen finns tillgänglig på hemsidan. Den har också vid olika tillfällen visats upp på årsstämmorna, dock inte under årets stämma. Utöver asfalteringen så är det bland annat garagen som styrelsen har identifierat som nästkommande dyra upprustningsprojekt. Med detta i åtanke så har inte styrelsen räknat med att ta alla fonderade pengar till asfalteringen utan låta det finnas vissa medel kvar för framtida underhåll. Styrelsen har inga skyldigheter att på verifikationsnivå presentera de kostnader som varit under det gångna året. Det är revisorernas ansvar att gå igenom bokföringsboken tillsammans med kassören. Dock har inte styrelsen något att dölja gällande de utgifter som varit, så här kommer en sammanställning av de kostnader som funnits för just posten Underhåll: Bolag Kostnad Info Optimera 3356 Lampor, skymningsrelä Optimera Fixardagen 4399 Häcksax för att boende i området inte ska behöva slita på sina privata i samband med ansning av områdets buskar under Fixardagen Mat Fixardagen 1076,70 Släp Fixardagen 119 Optimera 299 Roundup Optimera 155 Vinkelbeslag och reglar till garage Skölds Elinstallationer AB 1950 Skymningsrelä och installation på garage Skölds Elinstallationer AB 7118 Lampor, skymningsrelä, kablar, etc. samt installation av dessa för de gångar som inte har belysning Optimera 757 Hänglås och kättingar

5 Skrivelsen inkl svar från styrelsen Sidan 5 av 5 Kloka ord? Källhänvisning? Vem avgör vad som är kloka ord? Var finns det att läsa huruvida bristen på fiber skulle vara en bidragande faktor till otrygghet? Och om nu fiber är en viktig del för att känna trygghet i ett område så bör det kanske diskuteras huruvida det skall ligga på samhället, Svedala Kommun, att tillhandahålla denna möjlighet. Dock vill styrelsen påpeka orden kring att känna sig trygg i området. Styrelsen jobbar aktivt med att alla ska känna sig trygga i samfälligheten och då är asfaltering, så man säkert kan gå på våra gångar, ett led i detta. Vi påpekar även återkommande i våra informationsblad samt i direkta diskussioner med vissa boende om att inte köra bil på gångarna då det finns barn i området och det varit incidenter mellan personer och fordon på våra gångar. Vi har även kontaktat boende som använder våra garageplan som avställningsplats för bilar som inte är körbara eller inte använts på lång tid. Styrelsen har även sett till att lampor blivit uppsatta för att belysa området och därigenom förenkla upptäckt av obehöriga.