Sammanträde med Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Barn- och ungdomsnämnden Tid: Tisdagen den 27 Januari 2015, kl 14:00-18:00 Plats: Sunnerö, barn- och ungdomskontoret Rödgröna-blocket och Oppositionen kallar till gruppmöte innan Barn- och ungdomsnämnden sammanträder. - Rödgröna-blocket träffas i lokal Bokö kl Oppositionen träffas i lokal Risö kl Båda lokalerna finns på barn-och ungdomskontoret. Information och överläggningar Sekreterare Förvaltningschef Förvaltningens samverkansgrupp Övrigt Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Rapport om nuläge inom barnomsorg Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser 3. Avslut IT-stödsystem för elevhälsan, Asynja 4. Systematiskt kvalitetsarbete 5. Barn-och ungdomsnämndens årsplanering Delegationsbeslut central administration

2 Kallelse/Underrättelse Leif Hansson (S) Ordförande Magdalena Tavakol Karlsson Sekreterare Tel: E-post:

3 Ärende 1 Rapport om nuläge inom barnomsorg 2015

4

5 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Kristina Mellberg Direktnr: Beteckning: BUN Rapport om nuläge inom barnomsorg 2015 Ärendebeskrivning Som en del i barn- och ungdomsnämndens systematiska kvalitetsarbete redovisas nuläge inom barnomsorgskön till barn- och ungdomsnämnden. När tillgång av platser och efterfrågan av platser överensstämmer, sker redovisning 4 ggr/år. Under 2015 kommer redovisning att ske varje månad, i och med att förvaltningen ser att antalet barn i barnomsorgskön har ökat utifrån förvaltningens planering. Rapport per december 2014 är upprättad. Förvaltningens yttrande Antalet barn i barnomsorgskön har ökat utifrån förvaltningens planering, barn- och ungdomsnämnden informerades om detta i december. Antalet lediga förskoleplatser per är färre det behov som finns per Två avdelningar kommer startas upp under våren för att möta det behov som finns. På detta sätt kan garantitiden upprätthållas dock kan vårdnadshavare erbjudas plats på förskolor som de inte har ansökt om plats. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Kristina Mellberg Barnomsorgssamordnare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

6 Ärende 2 Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser

7 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Karl-Oskar Jogbratt Direktnr: Beteckning: BUN Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser Ärendebeskrivning Enligt beslut av Kommunfullmäktige ska Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser revideras årligen. Utbildning och övning ska även ske löpande enligt ramverket för krisberedskapsprocesser. Den tidigare lednings- och informationsplanen har därmed reviderats och förnyats och ska fastställas inför Förvaltningens yttrande Utbildning har skett löpande under året. Under 2014 har WIS (Webbaserat informationssystem) introducerats i förvaltningens krisledningsgrupp. WIS är ett webbaserat informationssystem som fungerar som ett forum på nätet. Vid en krishändelse lägger kommunikationsenheten på KLK ut en händelse som alla användare i Alingsås kan följa och kommentera. Förvaltningen har även deltagit i sambandsövningar i radiosystemet Rakel, övningarna har skett veckovis och samordnats genom Räddningstjänsten. Den 17 september genomfördes en krisövning tillsammans med FABS och Räddningstjänsten. Syftet var att stärka samarbetet mellan verksamheterna vid en krishändelse. Befattningskorten som introducerades under 2014 utgör ett bra stöd för krisledningsgruppen på förvaltningen. Syftet med korten är att verka som stöd för vilka uppgifter som behöver genomföras vid en kris. Befattningskort kan även lätt fördelas till ersättare i gruppen om nyckelperson är frånvarande. Är alla befattningskort utdelade och efterföljs kommer händelsens kritiska moment att behandlas utifrån bästa förmåga. Lednings- och informationsplanen har reviderats, och avsnitt 5 Rakel och WIS är helt nytt och personalistor har uppdaterats.

8 Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden fastställer lednings- och informationsplan för extraordinära händelser. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Karl-Oskar Jogbratt Planeringssekreterare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

9 Befattningskort Barn- och ungdomsförvaltningen

10 Befattningskort Chef Din uppgift är att styra och leda gruppen genom krisen. Det gäller för dig att vara rak och tydlig mot de övriga befattningskorten. Det är nyckeln till att lösa en kris så snabbt och så bra som möjligt. Bedöm hur akut den uppkomna situationen är. Kräver situationen att krisledningsplanen aktiveras? Uppgifter: Aktivera krisledningsplanen och kalla krisledningsgruppen till uppstartsmöte Se till att alla fyra befattningskort är utdelade 1. Chef 2. Planering och analys 3. Dokumentation och kommunikation 4. Behov och service Led och samordna krisledningsgruppens arbete Ha kontakt med räddningstjänsten, KLK, och andra tänkbara viktiga aktörer Behövs samordning med andra förvaltningar och/eller organisationer? Vilka? Hur? Lämna löpande rapporter på beslut till dokumentationsansvarig Kalla till nya informationsmöten, ta hjälp av befattningskortet planering och analys för lägesrapport, konsekvensanalys och liknande. Bemanna krisledningsgruppen över tid. Se till att funktionerna överlappas och kan fortgå vid längre kris. Rakel Varje bolag och förvaltning i Alingsås kommun har nu en Rakel-enhet för att kunna kommunicera med. Rakel-enheten bör användas i en krissituation. Numren till förvaltningarna och bolagen ligger inlagda som kontakter i Rakel-enheten. 1

11 Befattningskort Planering och analys Din uppgift är att analysera krisen. Arbeta fram scenarier och undersök olika konsekvenser. Du har en överblick över hela krisen och agerar tillsammans med dokumentationsansvarig spindel i nätet. Uppgifter: Analysera hur händelsen kan komma att förändras. Vad skulle förändring innebära? Använd mallen för Analys i din mapp Planering vilka insatser kan komma att behövas? Vilka andra aktörer behöver kontaktas? Stäm av med Chef. Ge råd och stöd till chef och övriga i krisledningsgruppen. Ta fram beslutsunderlag baserat på all tillgänglig information Lämna löpande rapporter till dokumentationsansvarig Checklista Finns det ström på alla platser? Fungerar telefoner? Internet? Är vägarna framkomliga? Behov av transporter av barn/elever? Behov av ändrade skolskjutsar? Fungerar befintliga lokaler? -Ström, värme, vatten, sanitet. Finns behov av alternativa lokaler? Finns behov av hjälp för lokalsamordning? 2

12 Befattningskort Dokumentation och kommunikation Din uppgift är att se till att alla beslut, all information och alla viktiga händelser dokumenteras. Du är nyckeln till överblick under krisen, och uppföljning efter krisen. Du ansvarar även för att informationsflödet fungerar internt. All kommunikation utåt ska ske genom KLK:s kommunikationsenhet. Uppgifter dokumentation: Du ansvarar för att alla händelser, beslut och information antecknas löpande. Till er hjälp finns det två mallar i din mapp. Den ena mallen visar hur du kan föra dokumentation, den andra hur du kan redovisa aktiviteter som pågår. Kommunicera med de andra befattningarna i gruppen, påminn om löpande rapportering till er. Se till att inga beslut går under radarn eller undkommer någon. Sammanställ viktig information inför möten inom gruppen. Ge information till chef. Tänk på att synliggöra både dig själv och viktig information. Skapa gärna ett dokumentationsbord där alla kan lämnar information, och du sammanställer den. Använd gärna Whiteboard, projektor eller vad som finns tillgängligt. Uppgifter kommunikation Ha löpande kontakt med den centrala krisledningsgruppen på KLK. Lämna information till Informationsstaben på KLK. Kontakta Räddningstjänsten i Alingsås har de någon information åt oss? Checklista Fungerar alla informationsvägar, kommer informationen fram? Vilka behöver information i första hand? Vilka behöver information därefter? Finns det ett behov av att ha dialog med anhöriga/närstående? Hur ska sådan dialog gå till? Hur hanterar vi personer som kommer till receptionen? 3

13 Befattningskort Behov och service Ditt arbete handlar om att se till att allt krisarbete fungerar felfritt. Du är nyckelpersonen som ser till att alla behov är uppfyllda och att rätt resurser finns på rätt plats. Du är rörlig beroende på behov. Till skillnad från befattningskort planering och analys ser du till behov på kort sikt. Uppgifter: Planera för att verksamheten ska flyta på så normalt som möjligt. Behöver mat och dryck ordnas till krisledningsgruppen? Se till att det finns ett bemanningsschema vid längre arbetstider, stäm av med chef. Behöver resurser från oss fördelas ut till annan verksamhet? Använd resurstablån i din mapp för att skapa en överblick över tillgängliga resurser. Placera synligt. Behöver POSOM kontaktas? Rapportera till chefen om hur gruppens arbete fungerar Förbereda ev. mottagande av anhöriga/allmänhet Ha koll på chefen, trötthet, mat, avlösning Lämna löpande rapporter till dokumentationsansvarig Tillsammans med planering och analys: Finns behov av särskilda åtgärder avseende kost och/eller dryck Finns behov av särskilda åtgärder avseende sanitet? Finns behov av andra förnödenheter? Finns behov av särskilda insatser från elevhälsoteamen i organisationen? 4

14 Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser Barn- och ungdomsförvaltningen Fastställd i barn- och ungdomsnämnden XXXX-XX-XX 5 Dnr: BUN

15 Administrativ chef ansvarar för att lednings- och informationsplan för extraordinära händelser uppdateras. Detta sker löpande vid redaktionella förändringar under året. Enligt beslut av KF ska planen revideras årligen. Innehållsförteckning 1. Inledning Ledningsplan BUN Aktivering Förslag om aktivering Beslut om aktivering Larmning Inställelse Återgång till ordinarie organisation Delegation Informationsplan BUN Allmänt Intern information Extern information Media Krisledningsgrupp Krisledningsgrupp BUN Rollfördelning, befattningskort Övriga instanser och hjälp vid kris Kostenheten Alingsås kommuns POSOM-beredskap Stöd till personal, barn/elever Kommunikationshjälpmedel vid en krissituation Rakel WIS (Webbaserat informationssystem) Bilaga 1. Larm- och Telefonlista Krisledningsgrupp BUN Rektorskontakter Administratörskontakter Skolsköterskor Kuratorer Psykologer Specialpedagoger POSOM-grupp SMS-tjänst Bilaga 2. Handlingsplan för elevhälsan/utvecklingsenheten Bilaga 3. Analys av verksamhet prioritering och möjliga avgränsningar vid kris... 20

16 1. Inledning antog Alingsås kommuns fullmäktiga en Plan för extraordinära händelser. Planen reglerar hur kommunen ska organiseras vid en allvarlig samhällsstörning. Planen beskriver även hur kommunen aktiveras och hur ansvaret för liknande samhällsstörningar ska fördelas. Denna lednings- och informationsplan för barn- och ungdomsnämnden vid extra ordinär händelse kompletterar Alingsås kommuns Plan för extraordinära händelser. När en extraordinär händelse eller allvarlig samhällsstörning inträffar kommer Barn- och ungdomsnämndens (BUN) ansvarsområden med mycket stor sannolikhet att vara berörda. Dessa situationer ställer särskilda krav på verksamhet och förvaltningsledning. Lednings- och informationsplan för BUN ska vägleda i arbetet vid extra ordinära händelser. Alla situationer vid kris kan inte förutspås. En god grundstruktur i arbetet underlättar arbetet. Varje rektorsteam ska utforma en grundläggande krishanteringsplan som täcker de grundläggande behov som olika scenarier kan medföra. Denna ledningsplan kan utgöra ett exempel på en sådan krishanteringsplan och kan kompletteras med befattningskort för att täcka in alla uppgifter som kan bli aktuella under en kris, se avsnitt 4.2. Vid en kris som berör ett rektorsteams ansvarsområde ska respektive team i första hand agera tillsammans. Barn- och ungdomskontoret (BUK) ska alltid kunna stödja vid dessa kriser. Om en kris når större proportioner där flera team är inblandade, eller berör stora delar av BUN ska BUN:s lednings- och Informationsplan för extraordinära händelser aktiveras. Cecilia Knutsson Förvaltningschef Rachel Törnell Utvecklingschef Sören Pettersson Biträdande förvaltningschef Irene Lidén Utvecklingschef Lena Lager-Hult Administrativ chef 4

17 2. Ledningsplan BUN 2.1 Aktivering BUN:s lednings- och informationsplan ska gälla när något av följande uppstår: Alingsås plan för extra ordinär händelse aktiveras Plan för samverkan vid risk för allvarlig samhällsstörning aktiveras Höga krav på samordning/prioriteringar inom BUN:s krävs Stort informationsbehov uppstår 2.2 Förslag om aktivering Förslag om att aktivera BUN:s lednings- och informationsplan kan väckas av vem som helst i organisationen som anser att situationen kräver det. 2.3 Beslut om aktivering Förvaltningschefen 1 fattar beslut om att aktivera BUN:s lednings- och informationsplan efter samråd med Vid beslut om aktivering av BUN:s lednings- och Informationsplan ska kommundirektören informeras omgående. 2.4 Larmning När planen är aktiverad ska BUN:s krisledningsgrupp larmas. Den som aktiverat planen larmar krisledningsgruppen. Administrativa chefen ansvarar för att larmlistor revideras och uppdateras löpande. 2.5 Inställelse BUN:s krisledningsgrupp verkar från BUK och lokalen Bokö. Alternativ plats för krislednings- och krishanteringsarbete beslutas av förvaltningschef resp. biträdande förvaltningschef. Lokalen ska ha goda kommunikationsmöjligheter i form av internet och telefon. Rakelterminal finns även inom förvaltningen och kan användas för kommunikation när övrig kommunikation ligger nere. Vid strömavbrott ska även lämpligt material finnas att tillgå. 2.6 Återgång till ordinarie organisation Beslut om återgång till ordinarie organisation tas av förvaltningschefen när situationen inte längre är akut och snabba beslut inte längre behöver fattas. Vid beslut om återgång till ordinarie organisation ska kommundirektören informeras omgående. 2.7 Delegation BUN:s antagna delegationsordning gäller. Vid behov av att fatta beslut i frågor som inte är delegerade till förvaltningschefen kallas ordförande/vice ordförande BUN:s presidium ska alltid hållas väl informerade om händelseutvecklingen. Se BUN:s delegationsordning. 1 eller den som tjänstgör istället för förvaltningschefen 5

18 3. Informationsplan BUN 3.1 Allmänt Vid extraordinära händelser måste information komma ut snabbt. Informationen måste även vara konsekvent och korrekt. För att möjliggöra detta behöver information inom BUN gå via krisledningsgruppens informationsansvariga. Extern information ska gå via den centrala kommunikationsenheten på kommunledningskontoret (KLK). Det är viktigt att kommunens centrala informationsenhet alltid kontaktas när planen aktiveras. Det är även viktigt att informationen samordnas med samverkande myndigheter, så som exempelvis räddningstjänst, polis, sjukvård, länsstyrelsen och försvarsmakt. Händelseförlopp och beslut måste rapporteras löpande i textform. En dagrapport ska upprättas och skickas till kommunens centrala Krisledningsstab eller Samordningsgrupp vid behov. Ansvar ligger på befattningskort dokumentation och kommunikation. Krisen ska alltid dokumenteras i textform för uppföljning och analys. 3.2 Intern information Det är av största vikt i en krissituation att alla enheter inom BUN:s ansvarsområde har aktuell kunskap om läget. Därför måste alla tänka på att informera BUN:s krisledningsgrupp om läget i den egna verksamheten. Befattningskort dokumentation och kommunikation ska se till att den dubbelriktade informationen från och till personal fungerar. Vidare ansvarar befattningskortet för att samordna sitt arbete med den centrala kommunikationsenheten på KLK för att en konsekvent och gemensam bild alltid ska kunna ges internt. Förvaltningschefen, eller den förvaltningschefen utser, ansvarar för att BUN:s presidium är informerade om händelseutveckling i samband med kris- och katastrofarbete. 3.3 Extern information Befattningskort dokumentation och kommunikation ska ha kontinuerlig kontakt med KLK:s centrala kommunikationsenhet. All extern kommunikation ska ske via den centrala kommunikationsenheten. Befattningskort dokumentation och kommunikation ska notera information som lämnas av allmänheten. För att informationen ska kunna värderas måste noteringar göras om vem som lämnat den och när. Informationen ska vidarebefordras till förvaltningschefen, och eventuellt även till KLK. 3.4 Media All kontakt med media ska ske via den centrala kommunikationsenheten på KLK. 6

19 4. Krisledningsgrupp Beroende på vilket scenario som inträffar kan syfte och uppdrag för krisledningsgruppen variera. När någon av kommunens gemensamma krisplaner aktiveras kommer förvaltningschefen med stor sannolikhet att vara på annan plats för hanteringen av den kommungemensamma krisen. 4.1 Krisledningsgrupp BUN Namn Tel. arbete Tel. hem Befattning Cecilia Knutsson 6422, Förvaltningschef Sören Petterson 6341, Bitr. Förvaltningschef Lena Lager Hult 6351 Administrativ chef Iréne Lidén 7066, Rachel Törnell 7067, Kristina Jakobsson 6348, Magdalena Tavakol Karlsson Ronnie Sjöberg 6342, Marianne Magnusson 6345 Margareta Arvidsson 6362, Utvecklingschef Utvecklingschef Ekonom med funktionsansvar 6346 Nämndsekreterare Personalsekreterare Kontaktperson POSOM Personalsekreterare Lokalcontroller Karl-Oskar Jogbratt 6352 Planeringssekreterare 7

20 4.2 Rollfördelning, befattningskort För att skapa en tydlig rollfördelning finns fyra stycken befattningskort. Syftet med korten är att verka som stöd för vilka uppgifter som behöver genomföras vid en kris. Befattningskort kan även lätt fördelas till ersättare i gruppen om nyckelperson är frånvarande. Är alla befattningskort utdelade och efterföljs kommer händelsens kritiska moment att behandlas utifrån bästa förmåga. Befattningskort - Chef Cecilia Knutsson Sören Pettersson Biträdande Befattningskort - Planering och analys Rachel Törnell Margareta Arvidsson Sören Pettersson Befattningskort Dokumentation och kommunikation Lena Lager-Hult Magdalena Tavakol Karlsson Kristina Jakobsson Karl-Oskar Jogbratt Befattningskort - Behov och service Irene Lidén Ronnie Sjöberg Marianne Magnusson 4.3 Övriga instanser och hjälp vid kris Vid behov kan även medarbetare kallas in för att hjälpa till genom en krishanteringsgrupp. Det är krisledningsgruppens ansvar att kalla in extra resurser om sådant behov finns. 4.4 Kostenheten Kostenheten ansvarar för kosten i Alingsås kommun och är en viktig del av förvaltningen att involvera vid en krishändelse. Ulrika Mårdborg är kostchef och nås på Adjungeras in vid behov 4.5 Alingsås kommuns POSOM-beredskap Alingsås kommun har gemensam POSOM-grupp. POSOM är en förkortning av psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor. Vid behov ska POSOM-gruppens kompetens kunna tillkallas för assistans och stöd vid extra ordinära händelser. POSOM-gruppen kan kontaktas via personalsekreterare Ronnie Sjöberg, telnr 6342 eller Är inte Ronnie Sjöberg tillgänglig är även rektor Pia Hanzén sammankallande för Alingsås kommun och kan kontaktas på telnr 7285 eller Stöd till personal, barn/elever Barn- och ungdomsnämnden har tillgång till omfattande kompetens avseende stöd vid särskilda händelser inom utvecklingsenheten. Utvecklingschefen ansvarar för att 8

21 beredskap finns inom utvecklingsenheten att assistera och stödja vid särskild händelse. Samverkan ska ske mellan utvecklingsenheten och POSOM-gruppen. Företagshälsan kan också kontaktas för stöd till personalen. 5. Kommunikationshjälpmedel vid en krissituation I Alingsås kommun finns säkra kommunikationshjälpmedel att använda sig av vid en krishändelse. Rakel är en förkortning av radiokommunikation för effektiv ledning. Rakel är ett robust mobilnät för samhällsviktiga organisationer. Systemet använder separata radiomaster och klarar sig därför att hålla kanalerna öppna även vid krishändelser. Varje förvaltning och kommunalt bolag har en egen rakelterminal i Alingsås. WIS är ett webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörer. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tillhandahåller WIS kostnadsfritt. 5.1 Rakel Rakelterminalen har fyra stycken kanaler avsedda för kommunikation inom Alingsås kommun vid en kris. Förvald grupp är Ali-Alla 1, det finns även Ali-Alla 2, Ali-Alla 3 och Ali- Alla 4. Alla förvaltningar och bolag nedan har grupperna inlagda och kan nås direkt över kommunikation. Ska en enskild förvaltning eller bolag kontaktas kan direktnumret knappas in. Utbildning kring Rakel och hanteringen av terminalen ska ske löpande i samband med interna övningar och liknande. Förvaltning/bolag Rakel-ID Nummer till Rakelenhet Samhällsbyggnad SamhC Socialförvaltningen SocC Barn-och ungdomsförvaltningen BuC Tekniska förvaltningen TeknC POSOM POSOM Alingås Energi EnergC FABS FabsC Alingsåshem A-hemC Vård och äldre VårdC Utbildningsförvaltningen UtbC Kultur och fritid KuFC Krisledningsnämnd KriN Miljöskyddskontoret MiljöC Krisledningsstab KrisS Kommunikationsavdelningen KrisK Ledningsplats KLK Ledningsplat Säkerhetssamordnare SäkSam

22 5.2 WIS (Webbaserat informationssystem) WIS är ett webbaserat informationssystem som fungerar som ett forum på nätet. Vid en krishändelse lägger kommunikationsenheten på KLK ut en händelse som alla användare i Alingsås kan följa och kommentera. I systemet dokumenteras händelser, beslut och liknande och informationen kan läsas av de olika aktörerna involverade. En händelse kan exempelvis vara Bussolyckan på E20. Syftet med WIS är att en händelse ska samla alla relevanta aktörer och på så vid utgöra en kanal för att lägga upp information och ge lägesrapporter. Samtliga medlemmar har inloggningsuppgifter till systemet. De flesta har endast läsrätt medan Magdalena Tavakol Karlsson, Lena Lager Hult och Karl-Oskar Jogbratt har skrivrätt. Gruppen och befattningen dokumentation och kommunikation ansvarar för att WIS bevakas under en krishändelse. För att komma åt WIS behöver det finnas en tillgänglig internetuppkoppling samt dator eller surfplatta. Gå till för att logga in. 10

23 Bilaga 1. Larm- och Telefonlista 1. Krisledningsgrupp BUN Namn Tel. arbete Tel. hem Befattning Cecilia Knutsson 6422, Förvaltningschef Sören Petterson 6341, Bitr. Förvaltningschef Lena Lager Hult 6351 Administrativ chef Iréne Lidén 7066, Rachel Törnell 7067, Kristina Jakobsson 6348, Magdalena Tavakol Karlsson Ronnie Sjöberg 6342, Marianne Magnusson 6345 Margareta Arvidsson 6362, Utvecklingschef Utvecklingschef Ekonom med funktionsansvar 6346 Nämndsekreterare Personalsekreterare Kontaktperson POSOM Personalsekreterare Lokalcontroller Karl-Oskar Jogbratt 6352 Planeringssekreterare 2. Rektorskontakter Rektorsteam Namn Nr arbete Nr hem Ängabo Raila Lindström 6374, Ängabo Claes Hämberg 6372, Ängabo Anne Sundvall 6377, Nolby/Långared Ingela Karlsson 7007, Nolby/Långared Lisbeth Wängroth , Nolby/Långared Mariann Westberg 6458, Noltorp Per Jonzén 6424, 11

24 Noltorp Iréne Löwenäng 6723, Noltorp Ingela Lindahl 6413, Hemsjö, Ingared, Ödenäs Hemsjö, Ingared, Ödenäs Hemsjö, Ingared, Ödenäs Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Pia Hanzén 7285, Christina Lundh 7275, Karin Bjurström 6038, Anja Carlgren 6515, Andreas Ljungqvist 7283, Petra Eriksson 6391, Anita Björnum , Ann-Christin Pinola 6401, Marianne Lindfors 6437, Karin Berndtsson-Brambo 6468, Kerstin Sondefors 6469, Annika Andersson Thern 7068, Lendahl Peter Lundgren 6385, 12

25 Lehndal Birgitta Kroon 6383, Bjärke Maria Bella Eriksson , Bjärke Annelie Cronstam , Bjärke Lars-Olof Malby , Administratörskontakter Namn Rektorsteam Nr arbete Nr hem Ängabo Maria Fredriksson 6371 Nolby, Långared Christina Wepplinger 6452 Nolby, Långared Linda Brodén Noltorp Wiveca Frisenbrink 6423 Hemsjö, Ingared, Ödenäs Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Kullingsberg, Stadsskogen Västra bodarna Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Gustav Adolf, Nolhaga Östlyckan, Resursenheten Annika Olofsson 6036 Kerstin Björklund Lena Björklund 7231, Lena Gunnarsson Sara Tadayon Marjatta Andersson Lehndal Mariette Liljeblad 6839, Bjärke Gunvor Andersson ,

26 Bjärke Mats Andréasson , Skolsköterskor Namn Nr arbete Nr hem Petra Lernås 7063, Susanne Adolfsson 6376, Silva Andersson , Britt-Marie Jonsson 6464, Lisbet Larsson Carola Blomgren Ylva Olausson 6453 Gunilla Olsson 6426, Jenny Arvidsson , Katarina Svensson 6454, Marie Nilebäck 6406, Kuratorer Namn Nr arbete Nr hem Kent Strömqvist 6466, Eva Björk 7113, Magnus von Lepkowski 6849, Annika Sirenius 6441, Åsa Grötting Annelie Benjaminsson Psykologer Namn Nr arbete Nr hem Niklas Tingsvik Malin Hedin Jesper Johansson Lisa Holtti Claesson Sandra Ringarp 14

27 1.7. Specialpedagoger Namn Nr arbete Nr hem Lena Pettersson Annelie Langenbach Moe Marie Schedin Karlsson Gia Haraldsson Anna Sjödin , Jeanette Ingelhag Eva Jaconelli Gunilla Lindberg Inga Parnevall Lotta Larsson-Fors Eva-Lena Helin Cathrin Forsell Monica A Ryman Annica Garpebring Lisa Wahnström 6440, Gunilla Asp Malin Andreasson Lena Södergren Annika Torgilsman 6418, Barbro Yring 6904 Ulla Pettersson Marianne Svanberg 6227, Kostenheten Namn Nr arbete Nr hem Ulrika Mårdborg Karin Klint Anni Gederberg Föräldraledig Pernilla Sjöberg POSOM-grupp 15

28 Kontaktas genom personalsekreterare Ronnie Sjöberg, telnr 6342 eller Är inte Ronnie Sjöberg tillgänglig är även rektor Pia Hanzén sammankallande för Alingsås kommun och kan kontaktas på telnr 7285 eller SMS-tjänst SMS-tjänst för information till angivna grupper finns på hemsidan 16

29 Bilaga 2. Handlingsplan för elevhälsan/utvecklingsenheten Barn- och ungdomsnämnden har tillgång till omfattande kompetens avseende stöd vid särskilda händelser inom utvecklingsenheten. Utvecklingschefen ansvarar för att beredskap finns inom utvecklingsenheten att assistera och stödja vid särskild händelse. Samverkan ska ske mellan utvecklingsenheten och POSOM-gruppen. Inom utvecklingsenheten ska finnas en särskild handlingsplan i syfte att skapa struktur och rutiner i samband med insatser med kris- och katastrofsituationer. Handlingsplanen är en del av barn och ungdomsförvaltningens Lednings- och informationsplan för extraordinära händelser. Handlingsplanen aktiveras/avaktiveras då beslut fattats av förvaltningschef eller dennes ersättare. 1. Elevhälsans personal samlas på stället som beslutats av rektor eller förvaltningschef med ledning av utvecklingschef eller av denna utsedd person. 2. En genomgång av nuläget görs. 3. En bedömning görs av vilka som ska bli direkt delaktiga i stödarbetet. Stöd kan ges till bl.a - elever/barn - anhöriga - personal - övriga 4. En plan för det fortsatta stödet tas fram gemensamt med ansvarig rektor och krisgrupp. Elevhälsans personal har god kunskap om barn och vuxnas reaktioner vid kris och kan bistå enheter/förvaltningen med följande: Ge stöd till personal, föräldrar och barn genom att: Leda och hålla i samtal i olika former Ge handledning Tillföra kunskap om barn och vuxnas reaktioner i kris och sorg Ta hand om barn Stötta enskilda barn i skolan efter den akuta händelsen Kunskap om efterreaktioner Följa upp efterreaktioner m.m Vara kontaktperson spindel i nätet Skapa lugn och ro Ge omtanke och medmänsklighet Ge information Skolsköterskorna/skolläkare kan förutom ovanstående bistå med: Medicinsk kompetens Ge första hjälpen Vara samordnare med sjukhus, anhöriga m.fl. 17

30 Nedan angivna personer ingår i utvecklingsenhetens krishanteringsgrupp Namn Nr arbete Nr hem Titel Iréne Lidén 7066, Utvecklingschef Petra Lernås 7063, Verksamhetschef Niklas Tingsvik Skolpsykolog Lena Pettersson 7065, Specialpedagog Monica A Ryman Specialpedagog Kent Strömqvist 6466, Kurator Tillvägagång vid larm om aktivering: Iréne Lidén, eller annan som uppgiften delegerats till, sammankallar utvecklingsenhetens krishanteringsgrupp, se ovan. Samling sker på Bou kontoret, Iréne s rum om inget annat angivits. Ev kontakt tas med förvaltningens POSOM-grupp. Vid utökat stöd aktiveras fler personer inom elevhälsan. Det utökade stödet bedöms av berörd rektor eller förvaltningschef. Personal finns tillgänglig i telefonlista, se bilaga. 18

31 Bilaga 3. Analys av verksamhet prioritering och möjliga avgränsningar vid kris Analys viktig verksamhet (den kommunala verksamhet som man inte kan vara utan i samhället) Avgränsningar Kan avvaras (anges i procent. Ange även antal personal under normala förhållanden) Förskola 1-5 år Förskola 1 avd: 30-50% Antal: se respektive teams handlingsplan Måste fungera (de verksamheter som måste vara igång för att klara uppdrag Grundläggande omsorg av barn vars vårdnadshavare arbetar och studerar eller är arbetssökande. Minimering lägsta nivå (antalet personal som måste vara på plats för att det ska fungera på lägsta godtagbara nivå) Förskola 1 avd: % Prioritering (vilka funktioner måste finnas med bland den personal som är på plats) Erfaren personal Öppen förskola 100 % Antal: 3 Verksamheten stängs under period med många sjuka. Öppen förskola stängs: 0 personal Personal används i barnomsorgen Familjedaghem 1-12 år Miniminivå: 50 % Antal:17 Grundläggande omsorg av barn vars vårdnadshavare arbetar och studerar eller är arbetssökande. 50% Dagbarnvårdare Fritids 6-12 år % Antal: se resp. handlingsplan Skola F-6 20 % Antal: se resp. handlingsplan Skola % Antal: se resp. handlingsplan Särskola % Antal: se resp. handlingsplan Grundläggande omsorg av barn vars vårdnadshavare arbetar och studerar eller är arbetssökande. Varje skola hålls igång. Följa uppdrag i kursplan och läroplan Varje skola hålls igång. Följa uppdrag i kursplan och läroplan. Varje skola hålls igång. Följa uppdrag i kursplan och läroplan % Erfaren personal 80% Pedagogisk personal 80% Pedagogisk personal 90% Känd och erfaren personal BOU-kontoret 75% Antal: 28 (Administrativ enhet och Utvecklingsenheten) Beslutsfattande Skolskjutsar 15 % (4 personal) Förvaltningschef Biträdande förvaltningschef Ansvarig för skolskjutsar

32 BOU-Kontoret forts. Skolhälsovård före och efter vaccinationsperiod Skolhälsovård Under vaccinationsperiod 0 % (efter),skolsköterskor 0 % (före), skolsköterskor Antal: 42 (hela Elevhälsan) % (skolsköterskor) Antal: 42 (hela Elevhälsan) Vaktmästeri % Antal: 17 Vaccinationsplanering Ordinarie skolhälsovård Vaccination Ordinarie skolhälsovård nedprioriteras Fungerande lokaler Mattransporter 80% skolsköterskor (före vaccination) 0% skolsköterskor (efter vaccination) 2 psykolog 4 kurator 100% skolsköterskor 2 psykolog 4 kuratorer Utvecklingschef (Elevhälsa) Skolsköterskor Kuratorer Psykologer Skolsköterskor Kuratorer Psykologer 50% Vaktmästeri Team och teamadministratö rer Antal: 16 administratörer 26 rektorer Rektorsuppdraget Hantera kriser, akuta/oförutsedda händelser 50% Rektorer och teamadministratörer

33 Ärende 3 Avslut IT-stödsystem för elevhälsan, Asynja

34 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Lena Lager-Hult Direktnr: Beteckning: BUN Avslut IT-stödsystem för elevhälsan, Asynja Ärendebeskrivning Elevhälsans IT-stöd, Asynja har varit i drift sedan 2004/05. Systemet har understött elever i åldrarna 6-16 år. Vid upphandling av it-stödsystem för elevhälsan som gjordes under 2014 erhöll ett annat företag uppdraget (systemnamn:prorenata). Detta ärende handlar om att barn- och ungdomsnämnden ska besluta om att avsluta elevhälsans IT-stödsystem Asynja och besluta om gallring av uppgifter. Förvaltningens yttrande Elevhälsans IT-stödsystem Asynja har i och med upphandlingen ersatts av ProReNata. Handlingar har förts över resp gallrats i Asynja. Att besluta om avslut av elevhälsans IT-stödsystem Asynja innebär att fatta beslut om gallring och överföring av uppgifter. De uppgifter som förts över till ProReNata alternativt gallrats ur systemet/asynja, per 31 december 2014 redovisas i bilaga. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar om avslut per 31 december 2014, av elevhälsans IT-stödsystem Asynja. Exp: Kanslichef, KLK Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Lena Lager-Hult Administrativ chef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

35

36

37

38

39 Ärende 4 Systematiskt kvalitetsarbete

40 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Rachel Törnell Direktnr: Beteckning: BUN Systematiskt kvalitetsarbete Ärendebeskrivning I och med att en ny skollag trädde i kraft 2011 förändrades förutsättningarna för kommunernas utformning av det systematiska kvalitetsarbetet. Barn- och ungdomsnämnden passade då på att förändra arbetet utifrån lärdomar och nya förutsättningar. Det nya kvalitetssystemet är förbättrat och förenklat ur flera aspekter. Det systematiska kvalitetsarbetet ligger till grund för allt utvecklingsarbete, varför det kontinuerligt bör förändras utifrån nya erfarenheter och lärdomar. Hänsyn har även tagits till Skolinspektionens rapport Från huvudmannen till klassrummet tät styrkedja viktig för förbättrade kunskapsresultat. Förvaltningens yttrande Dialogen mellan skolledare och politiker är en av grundstenarna i Barn- och ungdomsnämndens kvalitetssystem. Sedan 2011 har kvalitetsträffarna förändrats och utvecklats och det har i regel varit tre kvalitetsträffar per år, där dialogen står i fokus. Dessa tre tillfällen har haft följande fokus: 1. Kunskapsmålen, 2. GR-enkäten och SKL:s öppna jämförelser, 3. Läroplanernas övergripande nationella mål. Kvalitetsträffarna har en stor betydelse i att utveckla en tät styrkedja. Analys i förvaltningen kring utfallet av dessa träffar och Skolinspektionens rapport gör att förvaltningen ser att de olika skolformerna behöver synligöras och vara i fokus på dessa träffar. Förvaltningen föreslår därför att kvalitetsträffarna ska ändras i kvalitetssystemet till följande struktur: 4 kvalitetsträffar per läsår med följande inriktningar: Mars: Skolan Kunskapsmålen i fokus. April: Förskolan September: Barn i behov av särskilt stöd Särskola, nyanlända, SU-grupper, Barnoch elevhälsa, Åtgärdsprogram Oktober: Fritidshem Dessutom föreslår förvaltningen att två nya ärenden tillförs i årsplanering. Där SKL:s öppna jämförelser och Läroplanernas övergripande nationella mål följs upp i nämnden, istället för att följas upp på Kvalitetsträffar tillsammans med skolledarna.

41 Två nya, årligen återkommande nämndärenden tillförs: Maj: SKL:s öppna jämförelser November: Läroplanernas övergripande nationella mål Utöver dessa två ärenden ingår det redan idag fler ärenden i barn- och ungdomsnämndens årsplanering, som är en del det systematiska kvalitetsarbetet. På detta sätt förstärks styrkedjan och huvudmannens systematiska kvalitetsarbete utvecklas. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta ny struktur för det systematiska kvalitetsarbetet. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Rachel Törnell Utvecklingschef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

42 Ärende 5 Barn-och ungdomsnämndens årsplanering 2015

43 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Magdalena Tavakol Karlsson Direktnr: Beteckning: BUN Barn-och ungdomsnämndens årsplanering 2015 Ärendebeskrivning I enlighet med nämndens interna kontroll skall en årsplanering över kända beslutsoch informationsärenden upprättas. Förvaltningens yttrande Årsplaneringen för 2015 innebär några förändringar från föregående årsplanering, där vissa ärenden har flyttats till andra månader. I och med att kommunfullmäktige antog flerårsstrategin i december 2014, samt att förvaltningen har tagit fram förslag till att utveckla huvudmannens systematiska kvalitetsarbete har förvaltningen justerat årsplaneringen för Följande förändringar i årsplanering 2015 är: Månadsrapport gällande nuläge inom barnomsorg kommer finnas med varje månad till skillnad från tidigare, då den var endast var aktuell kvartalsvis. Flerårsstrategi för 2015 och Redovisning av kvalitetsarbetet är placerade i februari på grund av de som beskrevs i inledningen. Patientsäkerhetsberättelsen är förlagd i februari månad och verksamhetsberättelsen i september månad. Uppföljningen av arbetet med likabehandlingsplaner flyttas från hösten till våren men uppföljning av stödprocesser inom ogiltig frånvaro och insatser särskilt stöd ligger kvar på hösten. Två nya nämndärenden tillkommer och det är SKL:s öppna jämförelser och Uppföljning av läroplanernas övergripande nationella mål.

44 Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden fastställer årsplanering för Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Magdalena Tavakol Karlsson Förvaltningssekreterare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

45

46

47 Ärende 6 Delegationsbeslut central administration

48 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Magdalena Tavakol Karlsson Direktnr: Beteckning: BUN Delegationsbeslut central administration Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Besluten skall redovisas till barn- och ungdomsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn- och ungdomsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Listor och underlag på besluten finns diarieförda på barn- och ungdomskontoret Förvaltningens yttrande Central administration 2014, dnr BUN Förvaltningschef, C Knutsson Beslut om fullgörande av skolplikt på annat sätt, 3 st Avstängning personal, 1 st Administrativ chef, L Lager Hult Timvikarier TimeCare: /14, /14, /14, /14, /14 Uppsägning av plats förskola, 3 st Uppsägning av plats fritidshem, 2 st Beslut om att medge vårdnadsbidrag, 1 st Planeringssekreterare M Persson Beslut att medge skolskjuts, 8 st Rektorer/förskolechefer 2014, dnr: BUN Rektor P Jonzén, Noltorps område Beslut om mottagande i grundsärskolan, 3 st Förskolechef A Sundvall, Ängabo område Plats i förskola, 2 st

49 Anställningsbeslut 2014, dnr BUN Sammanlagt 141 stycken beslut fattade under perioden. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Magdalena Tavakol Karlsson Förvaltningssekreterare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum: