Reservnummerhantering

Transkript

1 Diarienummer LK/ Dokumenttyp Ansvarig verksamhet Version Antal sidor Riktlinje Staben för verksamhets- och 2 15 ledningsstöd Dokumentägare Fastställare Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m. Karin Lundberg Gunilla Andersson Reservnummerhantering Gäller för: Landstinget i Värmland Innehållsförteckning Bakgrund och inledning... 3 Användning av reservnummer... 3 Reservnummerformat inom Liv... 3 Registrering i Vårdinformationssystem... 5 Otillåtna användningsområden... 5 Reservnummerutskrift... 5 Reservnummer vid genomförande av transfusion... 5 Riktlinjer för uttag av reservnummer där födelsedatum och kön är kända (SF)... 6 Generella regler... 6 Utländska medborgare (innefattar även asylsökande och adopterade)... 7 Nyfödda... 7 Riktlinjer för uttag av reservnummer där födelsedatum och kön är okända (SU OCH SX)... 8 Generella regler... 8 Okänd/Anonym (SU)... 8 Förtida uttag (SX)... 9 Riktlinjer för uttag av reservnummer för laboratorieprov (SL)... 9 Generella regler... 9 Humana prov... 9 Icke-humana prov... 9 Riktlinjer för uttag av reservnummer för tillfällig personal (SP)... 9 Generella regler... 9 Personal Riktlinjer för sökning och återanvändning av SF-nummer Utländska medborgare (innefattar även asylsökande och adopterade) Nyfödda Riktlinjer för koppling av reservnummer Generella regler Koppling av SF-nummer mot svenskt personnummer (15)

2 SF-nummer för asylsökande eller adoptivbarn SF-nummer för nyfödda Koppling av SF-nummer mot annat SF-nummer Koppling av SU-nummer mot svenskt personnummer Koppling av SU-nummer mot SF-nummer Riktlinjer för makulering av reservnummer eller kopplingar Makulering av reservnummer Makulering av kopplingar Behörighetsnivåer Behörighetsnivå 1 - Grundbehörighet Behörighetsnivå 2 - Full behörighet Administrationsbehörighet i Carola (Administrationsverktyg) Förvaltning (IT och Verksamhetsnära) Avvikelsehantering (15)

3 Bakgrund och inledning Reservnummer används i de fall då vårdtagare saknar fullständigt svenskt personnummer eller samordningsnummer, eller då vårdtagaren inte kan eller vill identifiera sig. Det kan också användas då person som saknar såväl personnummer som samordningsnummer ska ha tillgång till system i LiV-s IT-domän (oftast utländsk konsult). LiV-s Reservnummertjänst (RT) ger möjlighet att hantera reservnummer (RNR) med hjälp av funktioner för sökning, uttag, byte/koppling osv. Själva hanteringen av reservnummer kommer att styras av dessa riktlinjer. I det som vi kallar reservnummertjänsten ingår dels en webbaserad applikation (RuNaR) för uttag, sökning o.s.v., dels en reservnummerdatabas och dessutom ingår webbservices som hanterar integrationer. Hantering av reservnummer med hjälp av den nya tjänsten tillsammans med riktlinjerna innebär följande vinster: Att alla system kommer att hämta alla uppgifter om reservnummer från RT, antingen automatiskt eller via hämtning från RuNaR kombinerat med manuell inmatning. Att risken att en och samma individ tilldelas flera reservnummer på grund av kontakt med olika landstingsenheter minimeras. Övergång till gemensam reservnummerhantering innebär dock inte att de reservnummer som tidigare genererats försvinner. Denna reservnummerhantering innefattande RT och riktlinjerna ersätter tidigare reservnummerrutiner. Användning av reservnummer Reservnummerformat inom Liv Reservnumren är indelade i fyra kategorier: SF-nummer: Används för vårdtagare då födelsedatum är känt och kan styrkas - d.v.s. då vårdtagaren saknar fullständigt svenskt personnummer, men själv (eller genom anhörig) kan informera om år, månad och dag för födelse och styrka detta med legitimation. SF-numren har formatet: SS ÅÅMMDD-A1A2NA3 där SS ÅÅMMDD står för födelsedatum inklusive sekelsiffror. De fyra sista siffrorna (A1A2NA3) står för; A1=S är länsbokstav för Värmland1. A2=F för Födelsedatum2. N=könskod där 1 Genom att länsbokstav används finns möjlighet för andra landsting att använda samma slags format med möjlighet att skilja olika patienter åt. 3 (15)

4 kvinnor får jämna siffror och män får udda3. Slutligen läggs ytterligare en bokstav till, A3=A-Z4 som löpnummer. SU-nummer: Används då födelsedatum är okänt d.v.s. då vårdtagaren på grund av varierande omständigheter inte kan/vill uppge sitt personnummer eller ett med legitimation styrkt födelsedatum. SU -numren har formatet: SS ÅÅMMDD-A1A2NA3 där SS ÅÅMMDD ersätts med uttagsdatum. De fyra sista siffrorna (A1A2NA3) står för; A1=S är länsbokstav för Värmland. A2=U för Utan födelsedatum. N=könskod där kvinnor får jämna siffror och män får udda. Slutligen läggs ytterligare en bokstav till, A3=A-Z som löpnummer. SX-nummer: Används vid förtida uttag då patient är okänd, t ex för akutmottagning, ambulans eller förlossningsavdelning. Då kan både födelsedatum och kön vara okända. SX -numren har formatet: SS ÅÅMMDD-A1A2NA3 där SS ÅÅMMDD ersätts med uttagsdatum. De fyra sista siffrorna (A1A2NA3) står för; A1=S är länsbokstav för Värmland. A2=X för Okänd person. N=könskod där kvinnor får jämna siffror och män får udda och 0 (noll) eller 1 står för okänt kön. Slutligen läggs ytterligare en bokstav till, A3=A-Z som löpnummer. SL-nummer: Används för märkning av prov som kommer in med ofullständiga personuppgifter och då patient ej är närvarande. SL -numren har formatet: SS ÅÅMMDD-A1A2NA3 där SS ÅÅMMDD ersätts med födelsedatum i de fall uppgiften finns med. I annat fall ersätts det med uttagsdatum. De fyra sista siffrorna (A1A2NA3) står för; A1=S som är länsbokstav för Värmland. A2=L för Lab. N=könskod där kvinnor får jämna siffror och män får udda och 0 (noll) eller 1 står för okänt kön. Slutligen läggs ytterligare en bokstav till, A3=A-Z som löpnummer. SP-nummer: Används för personal som ska registreras i LiV-katalogen men saknar person- eller samordningsnummer. Födelsedatum förutsätts vara känt och kunna styrkas. SP-numren har formatet: SS ÅÅMMDD-A1A2NA3 där SS ÅÅMMDD står för födelsedatum inklusive sekelsiffror. De fyra sista siffrorna (A1A2NA3) står för; A1=S är länsbokstav för Värmland. A2=P för personal. N=könskod där kvinnor får jämna siffror och män får udda. Slutligen läggs ytterligare en bokstav till, A3=A-Z som löpnummer. 2 SG, SH och SI reserveras för framtiden ifall SF-serien skulle visa sig otillräcklig till antalet. 3 Män tilldelas 3, 5, 7 eller 9. Kvinnor tilldelas 2, 4, 6 eller 8. Om kön är okänt (endast för vissa format) används 0 (noll) eller 1. 4 V exkluderas ur löpnummerserien pga. risk för sammanblandning. 4 (15)

5 Övriga reservnummerformat. I de fall system har kvar sina systemspecifika reservnummerformat under en övergångsperiod gäller dessa inom systemet i fråga. Med system förstås här viss applikation på viss enhet. Vid kommunikation med andra enheter ska något av ovan beskrivna standardformat användas. I de fall sådant inte finns i RuNaR ska det genereras och sedan ska det systemspecifika reservnumret knytas till det nyuttagna numret. Undantag från ovanstående regel kan göras i lokala föreskrifter. Registrering i Vårdinformationssystem Oavsett om man återanvänder ett tidigare uttaget SF-nummer, eller tar ut ett nytt SFnummer i RuNaR måste uppgifter såsom namn, adress o.s.v. därefter även registreras i enhetens vårdinformationssystem I de fall vårdinformationssystemet är integrerat mot RuNaR hämtas uppgifterna via en slagning med webbservices. Otillåtna användningsområden Reservnummer enligt formaten SF, SU, SX och SP får aldrig användas till annat än identifiering av människor. De får alltså ej användas vid analys av exempelvis prov från djur, eller annan materia. Undantaget är reservnummer enligt formatet SL. Reservnummerutskrift Ur RuNaR kan utskrift av inlagda uppgifter göras t.ex. en etikettutskrift. En sådan utskrift kan i vissa fall vara lämpligt att ge patient för att öka förutsättningarna för att samma reservnummer används vid nästa vårdtillfälle. Utskriften utgör inget bevis i sig utan ska ses som en hänvisning till RuNaR där uppgifterna ska kontrolleras. Reservnummer vid genomförande av transfusion Enligt SOSFS 2007:21 får uppgiften om blodgrupp som märkts enligt 4 kap. 3, användas för kontroll av blodenheter under fler än ett vårdtillfälle, om vårdgivarens system för tillfällig identifiering kan tillgodose fortsatt hög säkerhet vid identifieringen av blodmottagaren. För nyfödda får en sådan uppgift om blodgrupp användas för kontroll till dess barnet fått person- eller samordningsnummer. För mer information var god se Transfusionsmedicins anvisningar. 5 (15)

6 Riktlinjer för uttag av reservnummer där födelsedatum och kön är kända (SF) Generella regler Grundförutsättningen för tilldelning av SF-nummer är att det gäller en vårdtagare och att denne har uppgivit ett födelsedatum som är styrkt med någon form av fotolegitimation, undantaget nyfödda och barn. Uttag av F-nummer kan exempelvis göras för: Nyfödda Adopterade som ännu inte fått sitt personnummer Asylsökande Utländska medborgare utan svenskt samordningsnummer. Exempel på legitimationshandling: LMA-kort Pass EU-legitimation Annan utländsk legitimation såsom utländskt körkort Inga uttag av SF-nummer ska göras för utlandssvenskar eller svenska medborgare från andra landstingsregioner. I dessa fall ska man via Folkes befolkningskoppling eller Web-Folke söka aktuella folkbokföringsuppgifter hos Skatteverket med hjälp av vårdtagarens personnummer. Uttag av nytt SF-nummer får endast ske efter kontroll i RuNaR att vårdtagaren inte har återanvändbart reservnummer som kunnat identifieras enligt de regler som gäller för återanvändbarhet. Uttagna SF-nummer ska utnyttjas av alla enheter inom LiV för att på så sätt kunna ge en samlad bild av vårdtagarens hälsotillstånd. Identifiering via någon form av fotolegitimation ska alltid ske och numret på identitetshandlingen ska anges. Det är lämpligt att ta en fotostatkopia av identitetshandlingar, vilken sedan bör förvaras som en journalhandling. Om reservnumret tas ut till annan enhet än uttagande enhet ska den enheten anges i fältet Kommentar vid uttag. Om uttag av nytt reservnummer ska ersätta tidigare reservnummer uttaget via lokalt system ska det gamla reservnumret knytas till det nya i enhetens lokala patientregister. När nytt reservnummer tas ut till patient och denne förväntas återkomma till nya vårdtillfällen kan det vara lämpligt att förse patienten med en patientutskrift av registreringen i RuNaR. Detta kan uppvisas vid nya vårdtillfällen för att underlätta 6 (15)

7 för personalen. Observera att utskrift ej utgör eget underlag, uppgifter ska alltid kontrolleras i RuNaR (direkt eller indirekt via lokalt system). Utländska medborgare (innefattar även asylsökande och adopterade) Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: Födelsedatum Legitimationstyp (Pass/LMA-kort/EU-legitimation/Annan legitimation) Legitimationsnummer (Vald identitetshandlings nummer) Efternamn Förnamn Adress Land (vallista, obs för asylsökande ska det vara Asyl) Kommentar Län (99 - Ingen länstillhörighet, fylls i automatiskt) Kommun (99 - Ingen kommuntillhörighet, fylls i automatiskt) Församling: (99 - Ingen församlingstillhörighet, fylls i automatiskt) I de fall barn registreras och då identifieras av medföljande ska medföljandes legitimationsuppgifter registreras tillsammans med en kommentar om detta i kommentarsfältet. Nyfödda Följande uppgifter anges vid uttag av reservnummer: Födelsedatum Legitimationstyp (fylls automatiskt med Nyfödd) Efternamn (mammans efternamn som hämtas automatiskt från Folke eller RuNaR) Förnamn (Gosse respektive Flicka fylls automatiskt utifrån kön) Mammans personnummer/reservnummer. Kommentar Adress (mammans adress hämtas automatiskt från Folke eller RuNaR) Koder för län, kommun och församling (enligt mammans folkbokföringsuppgifter som hämtas automatiskt från Folke) 7 (15)

8 Riktlinjer för uttag av reservnummer där födelsedatum och kön är okända (SU OCH SX) Generella regler SU-nummer tilldelas endast i de fall då födelsedatum inte kan uppges eller fastställas. Uttag av SU-nummer ska exempelvis göras då vårdtagaren: är okontaktbar, medvetslös eller förvirrad behöver extra integritetsskydd ej kan styrka sitt födelsedatum med någon form av legitimation SU-nummer är bundna till ett vårdtillfälle och får således aldrig återanvändas efter att vårdtagaren blivit hemskriven, om det inte kan styrkas att personen är kvarskriven på grund av hot och själv, är känd av hälso- och sjukvårdspersonalen, samt kan tala om vilket SU-nummer som tidigare använts Akutmottagningar, ambulans och förlossning ska ta ut ett antal reservnummer för att ha i beredskap vid t.ex. katastrofer eller andra akuta vårdfall. Då används SXnummer. Att både födelsedatum och kön kan vara okända görs tydligt genom typbeteckningen (SX). Övriga enheter inom LiV kan göra uttag av SX-nummer för att ha i reserv vid ev. ITstopp. Om reservnumret tas ut till annan enhet än uttagande enhet ska den enheten anges i fältet Kommentar vid uttag. Patienter som är medvetslösa eller förvirrade ska förses med ID-band med aktuellt reservnummer enligt Rutin för identitetskontroll inom Landstinget i Värmland. Om behov finns att byta till SF-nummer tas sådant ut i RuNaR enligt rutin i systemet. Koppling sker sedan enligt riktlinjer för koppling, se nedan. Okänd/Anonym (SU) Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: Typ (Okänd eller Anonym) Legitimationstyp: (ID-handling saknas fylls i automatiskt) Efternamn (Okänd eller Anonym fylls i automatiskt) Fältet är ändringsbart för Okänd vid de tillfällen namnet är känt. Förnamn (Kvinna respektive Man fylls i automatiskt utifrån kön) Fältet är ändringsbart för Okänd vid de tillfällen namnet är känt. Kommentar Län (99 - Ingen länstillhörighet, fylls i automatiskt) Kommun (99 - Ingen kommuntillhörighet, fylls i automatiskt) Församling: (99 - Ingen församlingstillhörighet, fylls i automatiskt) 8 (15)

9 Förtida uttag (SX) Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: (Okänt/Kvinna/Man) Antal (Antal SX-nummer du vill ta ut) Riktlinjer för uttag av reservnummer för laboratorieprov (SL) Generella regler SL-nummer används i de fall prov anländer till diagnostiska enheter och är bristfälligt märkta med personuppgifter. Dessa kan då ej säkert knytas till person men man har användning av födelsedatum i de fall det finns med. SL-nummer används också för icke-humana prover såsom prover på dialysvätska, skopiinstrument osv. Humana prov Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: Födelsedatum (Anges om uppgiften är tillgänglig för att kunna svara ut med referensvärden) Dagens datum (Uttagsdatum fylls i automatiskt) (Okänt/Kvinna/Man) Legitimationstyp (Humant provmaterial fylls i automatiskt) Efternamn (Vid osäkerhet om för- och efternamn kan hela namnet skrivas in här) Förnamn (Inte obligatoriskt) Kommentar Icke-humana prov Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: Födelsedatum (På årtionde fylls 18 i automatiskt) Dagens datum (Uttagsdatum fylls i automatiskt) (Kvinna är förvalt) Legitimationstyp (Icke-humant provmaterial fylls i automatiskt) Efternamn (Består av en definierad vallista) Förnamn (Beteckning/Apparatnummer på ev. apparatur) Kommentar Riktlinjer för uttag av reservnummer för tillfällig personal (SP) Generella regler SP-nummer tilldelas endast till tillfällig personal som ej har person- eller samordningsnummer. Reservnumret används i LiV-katalogen för att vi ska kunna följa regler om säker identifiering för tillgång av data. SP-nummer får ej användas för vårdtagare. 9 (15)

10 Personal Följande uppgifter anges för uttag av reservnummer: Födelsedatum Legitimationstyp (Pass/LMA-kort/EU-legitimation/Annan legitimation) Observera: för att koppla ett reservnummer till SITHS-kort krävs att pass och passnummer registreras i RuNaR. Legitimationsnummer (Vald identitetshandlings nummer) Efternamn Förnamn Adress Land (vallista) Kommentar Län (99 - Ingen länstillhörighet, fylls i automatiskt) Kommun (99 - Ingen kommuntillhörighet, fylls i automatiskt) Församling: (99 - Ingen församlingstillhörighet, fylls i automatiskt) Riktlinjer för sökning och återanvändning av SF-nummer Utländska medborgare (innefattar även asylsökande och adopterade) Före uttag av nytt SF-nummer ska man alltid kontrollera om vårdtagaren i fråga tidigare blivit tilldelad reservnummer i RuNaR av den egna enheten eller av annan enhet inom LiV. Utförs genom reservnummersökning i RuNaR med följande sökvillkor: Födelsedatum och kön Legitimationsnummer Kontrollera om något av de tidigare uttagna SF-numren i RuNaR överensstämmer med de aktuella uppgifter vårdtagaren lämnat. I första hand ska följande uppgifter granskas: Födelsedatum Legitimationstyp Legitimationsnummer Om ovan beskrivna uppgifter för ett SF-nummer överensstämmer med aktuella uppgifter för vårdtagaren, ska funnet SF-nummer och den aktuella vårdtagaren anses vara samma individ och det uttagna SF-numret kan således återanvändas för vårdtagaren. 10 (15)

11 Om legitimationstyp och legitimationsnummer skiljer sig i något avseende från de aktuella uppgifter vårdtagare lämnat, kan en kombination av fullständigt namn och adress ses som ett alternativ till ovan beskrivna kontrolluppgift för SF-nummer. För att SF-numret ska kunna återanvändas måste följande kriterier vara uppfyllda: Födelsedatum Adress som vårdtagaren uppger måste vara överensstämmande med SF-numrets För- och efternamn ska vara lika (alternativt likalydande) med SF-numret. Om ovan beskrivna uppgifter för ett SF-nummer överensstämmer med aktuella uppgifter för vårdtagaren, kan SF-numret anses avse samma person som den aktuella vårdtagaren. (Dock ska rimlighetsbedömning göras om oriktiga uppgifter tidigare erhållits). Nyfödda Före uttag av nytt SF-nummer ska man alltid kontrollera om barnet ifråga redan blivit tilldelad reservnummer i RuNaR på förlossningsavdelningen inom LiV. Kontroll utförs genom reservnummersökning i RuNaR med följande sökvillkor: Födelsedatum Kontrollera om något av de tidigare uttagna SF-numren i RuNaR överensstämmer med uppgifter för det aktuella barnet. I första hand ska följande uppgifter granskas: Födelsedatum Mammans personnummer, samordningsnummer eller reservnummer Om uppgifter för det aktuella barnet överensstämmer med ett reservnummer i RuNaR, enligt alla de tre punkterna ovan, ska det funna SF-numret och det aktuella barnet anses vara samma individ. Det kan även vara lämpligt med extrakontroll av det funna SF-numrets uppgift för efternamn och adress mot mammans uppgifter innan reservnumret återanvänds för barnets räkning. 11 (15)

12 Riktlinjer för koppling av reservnummer Generella regler Kopplingar kan göras från reservnummer till personnummer eller annat reservnummer. Anledningen kan i senare fallet vara att man tidigare inte känt till att annat reservnummer redan funnits eller att man vill byta från reservnummer av SX/SU-typ till SF-typ när födelsedatum blivit styrkt. Huvudregel vid koppling mellan olika reservnummer är att koppling sker till det reservnummer som innehåller flest identifikationsuppgifter. Alltså kopplas SX/SUnummer till SF-nummer. Vid koppling mellan två SF-nummer är huvudregeln att koppling sker till det reservnummer som har mest vårddokumentation knuten till sig. För att uppnå en sammanhållen vårddokumentation bör man alltid eftersträva att uttagna SX/SU-nummer kopplas mot individens verkliga personnummer eller SFnummer så snart detta blir känt. Kopplingar ska dock alltid göras med yttersta varsamhet och endast då man med säkerhet kan fastställa korrekta kopplingar. Ansvaret för eventuella kopplingar av reservnummer till personnummer/reservnummer ligger främst hos den enhet som ansvarar för/vårdar patienten. Om annan enhet får kännedom om personnummer/reservnummer bör detta förmedlas till patientansvarig enhet. Om personnummerkoppling, enligt kriterier nedan, är möjlig ska personnummerkoppling först utföras i RuNaR och därefter om behov finns i enhetens egna vårdinformationssystem. I respektive enhets ansvar ligger även att kontrollera om övriga enheters personnummerkopplingar påverkar de reservnummer som finns registrerade i lokala patientregister. Med anledning av detta bör man med jämna intervall söka ut kopplade reservnummer i RuNaR och matcha dessa mot reservnumren i lokala patientregister samt därefter genomföra personnummerkoppling. Detta gäller inte de vårdinformationssystemen som är integrerade mot RT. För personer som bytt identitet (personnummer), ska inte någon koppling ske mellan gammalt personnummer och nytt personnummer. Detta gäller oberoende av orsak till personnummerbytet. Koppling av SF-nummer mot svenskt personnummer Då det gäller SF-nummer är det främst de som tagits ut för nyfödda, adoptivbarn och asylsökande som kopplas mot svenskt personnummer. För nyfödda barn som stannat kvar för eftervård på barnklinikerna bör koppling mot barnets personnummer göras i RuNaR under sjukhusvistelsen för att försäkra sig om korrekt koppling. Man bör vädja till föräldrarna att upplysa om barnets personnummer så snart detta förmedlats av Skatteverket. 12 (15)

13 Vid personnummerkoppling av reservnummer bör följande kontrollkriterier vara uppfyllda för asylsökande respektive barn: SF-nummer för asylsökande eller adoptivbarn Födelsedatum, kön, adress samt namn måste vara lika/likalydande med aktuella uppgifter. SF-nummer för nyfödda Födelsedatum, kön samt uppgift om mammans personnummer måste överensstämma med aktuella uppgifter Koppling av SF-nummer mot annat SF-nummer I de fall två eller flera reservnummer tagits ut i RuNaR av misstag för samma patient ska koppling ske till ett av reservnumren, i första hand det som har mest vårddokumentation knuten till sig. Koppling av SU-nummer mot svenskt personnummer Reservnummer som tagits ut för okontaktbara ska alltid kopplas mot svenskt personnummer så snart vårdtagaren kunnat identifieras. Samtidigt som koppling sker ska patienten förses med nytt id-band med det nu kända personnumret. ID-band med SU-numret bör inte avlägsnas förrän koppling säkerställts i alla berörda vårdinformationssystem. Detta innebär att patienten en tid kan ha dubbla ID-band. För att kunna säkra kopplingen bör patienten själv eller den anhörige som gjort identifieringen kunna uppvisa legitimation enligt Rutin för identitetskontroll inom Landstinget i Värmland. Koppling av SU-nummer mot SF-nummer Reservnummer som tagits ut för okontaktbara ska alltid kopplas mot SF-nummer så snart vårdtagaren kunnat identifieras. Samtidigt som koppling sker ska patienten förses med nytt id-band med det nu kända SF-numret. ID-band med SU-numret bör inte avlägsnas förrän koppling mellan SUnummer och SF-nummer säkerställts i alla berörda vårdinformationssystem. Detta innebär att patienten en tid kan ha dubbla ID-band. För att kunna säkra kopplingen bör patienten själv eller den anhörige som gjort identifieringen kunna uppvisa legitimation enligt Rutin för identitetskontroll inom Landstinget i Värmland. 13 (15)

14 Riktlinjer för makulering av reservnummer eller kopplingar Makulering av reservnummer Makulering innebär att i RuNaR makulera enskilda reservnummerposter samt all historiska data kopplad till reservnummerposten. En reservnummerpost som innehåller någon form av koppling kan inte makuleras. Om behov finns att makulera dylikt reservnummer måste kopplingen makuleras först. Ett reservnummer som använts i ett vårdinformationssystem får inte makuleras. Makulering av kopplingar Denna åtgärd får endast göras om en felaktig koppling är gjord samt efter noggrann kontroll av samtliga uppgifter. Innan makulering sker måste följande uppgifter kontrolleras för att fastställa att en bristande överensstämmelse verkligen föreligger: Födelsedatum, kön, legitimation, adress samt namn bör inte vara lika/likalydande. I de fall reservnumret/personnumret gäller nyfödd kontrollera även att inte mammans personnummer/reservnummer stämmer överens. Åtgärden ska dokumenteras med uppgifter om den makulerade kopplingen och orsak till denna och skickas in till landstingets personuppgiftsombud (PUO). Meddelande till uttagande enhet om utförd åtgärd ska skickas för eventuell åtgärd i lokala register. I respektive enhets ansvar ligger även att kontrollera/söka ut makulerade kopplingar i RuNaR och matcha dessa mot reservnumren i lokala patientregister samt därefter makulera den koppling som eventuellt finns. Detta gäller inte de vårdinformationssystem som är integrerade mot reservnummertjänsten Behörighetsnivåer Då all form av reservnummeradministration ska ske med försiktighet, bör verksamhetsansvarig utse de personer som ska tilldelas respektive behörighet. I de fall användaren når RuNaR via Vårdinformationssystem (behörighetsnivå 1) sker behörighetshanteringen inom respektive system. Behörigheter till RuNaR indelas i två olika nivåer: Behörighetsnivå 1 - Grundbehörighet Grundbehörighet för all personal som använder och registrerar patientuppgifter. I behörighetsnivå 1 ingår: Behörighet att söka och göra uttag av nya reservnummer och ändra/komplettera registrerade uppgifter på reservnumret. Behörighet att koppla SU/SX-nummer till personnummer eller SF-nummer. 14 (15)

15 Behörighetsnivå 2 - Full behörighet Tilldelas endast ett begränsat antal personer per enhet, förslagsvis 1-2 personer per klinik/verksamhetsenhet. De ska utses utifrån noggrannhet och kvalitetsmedvetenhet. I behörighetsnivå 2 ingår: Behörighetsnivå 1, se ovan Behörighet att koppla reservnummer mot andra reserv- eller personnummer Behörighet för att makulera uttagna reservnummer och eventuella kopplingar mot andra reserv- eller personnummer. Behörighet att makulera reservnummer och dess kopplingar ingår i behörigheten. Administrationsbehörighet i Carola (Administrationsverktyg) Behörighet att tilldela användare en högre behörighetsnivå i RuNaR. Utförs av förvaltare (IT och verksamhet) efter begäran från närmaste chef. Undantaget är Division Diagnostik där det även krävs administrering av den lägre behörighetsnivån. Förvaltning (IT och Verksamhetsnära) I funktionen ingår följande uppgifter: Vara behjälplig i tekniska eller verksamhetsfrågor. Behörighetshantering Avvikelsehantering Avvikelser i reservnummerhanteringen rapporteras via AHA och följs upp av divisionens eller motsvarandes samordnare för reservnummer. Den enhet som upptäcker felet/felen bör snarast rapportera in dessa. Avvikelser som ska rapporteras: Att flera reservnummeruttag har skett för samma patient. Att felaktig koppling av reservnummer/personnummer har skett. Att ett felaktigt reservnummer har tagits ut Sökord: reservnummer, runar 15 (15)