Mikael Svanström. Utses att justera. Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen

Transkript

1 Sammanträdesdatum 1 Plats och tid Eken, förvaltningshuset, Nybro, klockan Beslutande Christina Davidson, ordförande (C) Mikael Svanström, vice ordförande (S) Lars-Gunnar Hellström (C) Peter Lilja (M) Jimmy Loord (KD) ersättare för Martina Aronsson (S) Övriga deltagande Bodil Johansson, ersättare (C) Jan Enarsson, ersättare (M) Gudrun Johnsson, socialchef, 1 Lars Wasteby, verksamhetschef på individ- och familjeförvaltningen, 1 Kristian Lund, administrativ chef på kommunstyrelseförvaltningen, 1 Ann Crantz, avdelningschef på AME, 1 Andreas Jansson, studerande, AME Mats Dalberg, personalchef, 1, 5-6 Carina Åresved-Gustavsson, ekonomichef Jan Darrell, kommunchef Peter Mattsson, nämndsekreterare Utses att justera Mikael Svanström Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Peter Mattsson Christina Davidson Mikael Svanström Paragrafer 1-11 Organ Sammanträdesdatum Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i förvaltningshuset. Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltning, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Christina Davidson G:\KS\Administrativa enheten\protokoll\arbetsutskottet\2016\ Protokoll från arbetsutskottet.docx

2 Sammanträdesdatum 2 FÖLJANDE ÄRENDEN BEHANDLAS PÅ SAMMANTRÄDET: 1 Redovisning av arbetsmarknadsläget i Nybro kommun. 2 Aktuella kommunchefsfrågor. 3 Information från Primärkommunala nämnden, PKN. 4 Handlingsplan för arbetsmiljöarbete med Friska Brandmän. 5 Aktuella arbetsgivarfrågor. 6 Projekt Rehab. 7 HVB-hem för ensamkommande barn. 8 Behovsunderlag 2015/2016 av integrationsinsatser. 9 Uppdrag 2015:4 Utvecklingsenhet. 10 Aktuella frågor. 11 Anmälningar a.

3 Sammanträdesdatum 3 1 Dnr 2015/ Redovisning av arbetsmarknadsläget i Nybro kommun Sammanfattning Sysselsättningsstatistik november 2015 Arbetsförmedlingens månadsstatistik för november 2015 redovisas. Arbetslösa i åldern år var 349 personer, vilket är 38 personer färre än samma period I procent var arbetslösheten 3,0 (3,3 procent), vilket är lägre än riket (3,2) och högre än länet (2,9). Antalet sökande i program eller som har arbete med stöd var 485 personer, vilket är 62 fler än föregående år. Arbetslösa i åldern år var 72 personer, vilket är sex personer färre än samma period I procent av befolkningen år var antalet arbetslösa 4,0 (4,1), vilket är högre än riket (3,3) och högre än länet (3,8). Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 9 december 2015, 131, att bjuda in socialchefen Gudrun Johnsson, verksamhetschefen för individ- och familjeförvaltningen Lars Wasteby och avdelningschefen för AME Ann Crantz till kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 januari 2016 för att lämna information om kommunens arbete med arbetslösa, såväl ungdomar som andra samt information om Delegationen för unga till arbete, DUA. Information Socialchefen Gudrun Johnsson, verksamhetschefen för individ- och familjeförvaltningen Lars Wasteby, administrativa chefen för kommunstyrelseförvaltningen Kristian Lund, och avdelningschefen för AME Ann Crantz informerar om kommunens arbete med arbetslösa samt om Delegationen för unga till arbete. Informationen kan kortfattat sammanfattas i följande punkter: Statistik om antalet utredningar och olika åtgärder redovisas. Konstateras vikten av att kunna avsluta ärendet i form av enklare jobb eller annan anställningsform. Sambaprojektet mellan Nybro och Emmaboda, där ett av målen är självförsörjning. Betonas också vikten av att bli sedd, vilket sker genom återkommande möten med klienter. Sambaprojektet förstärks nu med ett integrationsspår.

4 Sammanträdesdatum 4 1 (forts) Viktigt också att få igång nyss skrivet avtal med Arbetsförmedlingen. Konstateras också att det är av vikt att hitta nya möjligheter och kreativa lösningar för SFI. Överenskommelse med DUA är klar, vilket innebär ny fas i arbetet som måste påbörjas. Inventering bör också ske av vad kommunen själv kan åstadkomma för att underlätta arbetet med dessa frågor i kommunen. Beslutsunderlag Arbetsmarknadsstatistik för Kalmar län november 2015 Arbetsmarknadsstatistik för Kalmar län november 2015, diagram Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att tacka och notera informationen till protokollet. Utdrag till: Gudrun Johnsson, socialchef Lars Wasteby, verksamhetschef på individ- och familjeförvaltningen Kristian Lund, administrativ chef på kommunstyrelseförvaltningen Ann Crantz, avdelningschef på AME Akten

5 Sammanträdesdatum 5 2 Dnr KS Aktuella kommunchefsfrågor Föredragande: Jan Darrell, kommunchef Under ärendet informeras om följande aktuella kommunchefsfrågor och uppdrag: Analys av risk- och sårbarhet, räddningstjänsten Analys av risk- och sårbarhet i kommunens räddningstjänst kommer att genomföras med hjälp av brandingenjör från Kalmar. Analysen ska senare ligga till grund för diskussion om organisation för räddningstjänsten. Kommunchefsrollen På kommunfullmäktige den 25 januari 2016 kommer föredrag att ske om kommunchefsrollen. Föredraget har tidigare redovisats på konferens i Sigtuna, där kommunchefen varit föredragande. Demensboende, Kvarnbacken Meddelas att möte kommer att hållas den 2 februari 2016 om demensboende, Kvarnbacken med berörda. Avsikten är att klargöra olika frågeställningar så att ärendet sedan kan behandlas i februari 2016 på kommunstyrelsen. Hotell i Nybro Meddelas att det arbetas med denna fråga. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

6 Sammanträdesdatum 6 3 Dnr 2014/ Information från Primärkommunala nämnden, PKN Sammanfattning Inga specifika frågor redovisas. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

7 Sammanträdesdatum 7 4 Dnr KSF Handlingsplan för arbetsmiljöarbete med Friska Brandmän Sammanfattning Räddningstjänstens arbetsmiljöarbete har aktualiserats. Behov föreligger av att skapa en handlingsplan för arbetsmiljöarbete med Friska Brandmän. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 12 december 2015, 136, att uppdra till kommunchefen att tillsammans med räddningschefen upprätta handlingsplan för arbetsmiljöarbetet med Friska Brandmän samt att delrapport lämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 januari Kortfattad delrapport lämnas om arbetsmiljöarbetet med Friska brandmän. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att uppdra till räddningschefen att efter genomförda skyddsronder i februari 2016 och genomförd risk- och sårbarhetsanalys av verksamheten, utforma en handlingsplan för anmälan till kommunstyrelsens arbetsutskott senast i maj 2016 samt att i övrigt notera informationen till protokollet. Utdrag till: Magnus Lindahl, räddningschef Akten

8 Sammanträdesdatum 8 5 Dnr KS Aktuella arbetsgivarfrågor Föredragande: Mats Dalberg, personalchef Under ärendet redovisas följande aktuella arbetsgivarfrågor: Löneöversyn 2016 Meddelas att alla organisationer har tecknat avtal, förutom Kommunal. Kommunal kommer därför att behandlas i särskild ordning. Löneöversynen fortsätter i princip planenligt. AFS Arbetsmiljöverkets författningssamling 2015:4 Meddelas att reglerna träder i kraft från och med den 31 mars Det medför ökade krav på arbetsgivaren vad avser arbetsrelaterad ohälsa. Utbildning kommer att genomföras med chefer och fackliga organisationer. Medarbetarenkät Redovisas att medarbetarenkät är genomförd. Svarsfrekvens något bättre än föregående år, men ändå inte bra. Enbart en svarsfrekvens på 69 procent. Mer detaljerad redovisning kommer att ske vid arbetsutskottet i februari Förhandlingar om årsarbetstid, Kommunal Redovisas läget i förhandlingar med Kommunal om avtal om årsarbetstid. Vaken natt, jour och inget ensamarbete, natt HVB-hem Informeras om frågan om vaken natt, jour och inget ensamarbete, natt HVBhem. Ett krav som ställts av Kommunal centralt. Beslutsunderlag SKL cirkulär 15:40 - Arbetsmiljöverket om arbetsmiljö ASF 2015:4 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet.

9 Sammanträdesdatum 9 5 (forts) Utdrag till: Akten

10 Sammanträdesdatum 10 6 Dnr KSF Projekt Rehab Sammanfattning Nybro kommuns totala sjukskrivningstal ligger på cirka 6,5 procent, vilket ungefär motsvarar riks- och länsgenomsnittet. Det finns en oroande trend att siffrorna ökar. Det gäller både i Nybro och nationellt. Nybro kommun har därför all anledning att agera nu och inte vänta. Att det finns mycket stora pengar att tjäna på att investera i personalens hälsa är det ingen tvekan om. Och tidiga insatser betalar sig bäst. Några exempel: En dags korttidssjukskrivning kostar cirka 10 procent av månadslönen. Ett rehabiliteringsfall beräknas kosta minst kronor. En årlig satsning som kostar kronor per anställd går t ex jämnt upp om något av följande uppnås: o korttidsfrånvaron minskar med en dag per år och anställd, o en rehabilitering per 50 anställda kan undvikas, o effektiviteten i arbetet ökar med 1 procent. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 14 oktober 2015 diskuterades olika förslag till åtgärder enligt följande: 1. Skaffa ett systemstöd för dokumentation och uppföljning av rehabarbetet Kostnad: Engångskostnad, kronor, årlig kostnad, kronor. 2. Tillsätta en heltidsresurs, som under en tid av 1-2 år jobbar heltid med rehabiliteringsfrågor Kostnad: Årlig kostnad, cirka kronor. 3. Utökat samarbete med företagshälsovården Kostnad: per år.

11 Sammanträdesdatum 11 6 (forts) 4. Införa ett nytt system för sjukanmälan, som innebär att man vid sjukskrivningen får kontakt med sjukvårdskunnig personal som ställer frågor, ger tips och följer upp till såväl den sjukskrivne som till ansvarig chef Kostnad: kronor per anställd och år. Exempelvis omsorgsförvaltningens 650 anställda kostar kronor. Hela kommunen kostar cirka kronor. 5. Kontakter/studiebesök på andra kommuner med låg sjukskrivning Kostnad: 6. Organisationsfrågor Kostnad: 7. Ledarskap Kostnad: Cirka kronor per år. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 14 oktober 2015, 101, att uppdra till personalchefen att tillsammans med chefsgruppen arbeta vidare med förslaget och återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott med förslag till åtgärder senast i december Vid beredning inför kommunstyrelsens arbetsutskott i december 2015 bestämdes att flytta ärendet till januari Ärendet hinner då förberedas i chefsgruppen och förslag till handlingsplan kan redovisas för kommunstyrelsens arbetsutskott. Handlingsplan Chefsgruppens handlingsplan redovisas för Projekt Rehab. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att anta handlingsplan för Projekt Rehab enligt förslag, att finansiering av handlingsplanens driftkostnader i första hand sker efter proportionell fördelning efter antal anställda per förvaltning, att eventuella investeringsutgifter finansieras av kommunstyrelsen,

12 Sammanträdesdatum 12 6 (forts) att finansiering av driftkostnader i övrigt avgörs av chefsgruppen om inte en proportionell fördelning är lämplig samt att första uppföljning av handlingsplanen sker i samband med delårsredovisning Utdrag till: Samtliga förvaltningschefer Mats Dalberg, personalchef Akten

13 Sammanträdesdatum 13 7 Dnr 2015/ HVB-hem för ensamkommande barn Sammanfattning Behov föreligger av att säkerställa tillgången av platser på HVB-hem för ensamkommande barn i Nybro kommun. Upphandling kan bli aktuell. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 9 december 2015, 127, att uppdra till kommunstyrelsens arbetsutskotts presidium att säkerställa tillgången av platser på HVB-hem för ensamkommande barn i Nybro kommun samt att på nytt behandla ärendet vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 13 januari 2016 för nytt beslut. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att uppmana individ- och familjenämnden att hos teknik- och samhällsbyggnadsnämnden efterfråga ytterligare möjliga boenden för att möta behovet av boenden inom ramen för integrationsenhetens verksamhet. Utdrag till: Individ- och familjenämnden Gudrun Johnsson, socialchef Ulrika Lorentzon, verksamhetschef för integration Irené Sjödahl, integrationssamordnare Akten

14 Sammanträdesdatum 14 8 Dnr KSF Behovsunderlag 2015/2016 av integrationsinsatser Sammanfattning Regeringens fördelning av stöd till kommuner och landsting av extra medel för flyktingsituationen föreligger. Till Nybro kommun har fördelats kronor. Bakgrund Regeringen har lämnat förslag till ändringar i statens budget med anledning av flyktingsituationen. Det är ett tillfälligt stöd till kommuner och landsting. Beräkningen som är gjord för Nybro kommun innebär kronor i extra stöd. Fördelningen av medel är beräknad utifrån antalet asylsökande och nyanlända i kommunen samt fördelningen mellan barn och vuxna i relation till kommunens befolkningstal. Förslaget kommer att debatteras i Riksdagen den 9 december Enligt förslaget ska utbetalning ske i december 2015 och avse 2015 och Beredning Kommunstyrelsen beslutade den 21 december 2015, 274, att anta rutiner och fördelningsgrunder för tilldelade extra medel på kronor för flyktingsituationen enligt förslag, att uppdra till alla förvaltningschefer att rapportera in behovsunderlag 2016 av integrationsinsatser för rådande flyktingsituation i egen verksamhet till kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 januari 2016 samt att kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut om vilka projektmedel som ska anvisas. Behovsunderlag 2015/2016 Behovsunderlag nämndvis redovisas 2015/2016 av integrationsinsatser: Kommunstyrelsen I december 2015 beslutade Riksdagen att kommunerna skulle få extra statsbidrag för de ökade kostnaderna inom flykting- och integrationsverksamheterna. Detta bidrag betalades också ut under december Statsbidragets intention är att övrig verksamhet i kommunerna inte ska få minskade resurser på grund av det ökade antalet asylsökande som kommit till Sverige under hösten Nybro kommun tilldelades kronor. Medlen ska användas för flykting- och integrationsarbete inom kommunen 2015 och

15 Sammanträdesdatum 15 8 (forts) Riktlinjer för hur medlen ska användas i Nybro kommun har tagits fram och beslutats av kommunstyrelsen i december Under 2014 beslutade Nybro kommun om extra medel, kronor, till kommunstyrelsens budget 2015 för att samordna integrationsarbetet i kommunen. En detaljbudget för verksamheten beslutades Under 2015 beslutades också att av de kronor skulle överföras till räddningstjänstens budget. Arbetet med att samordna integrationen har pågått under 2015 och projekt har startats upp. Under hösten ökade arbetet och tjänsten om samordnare, som från början var tänkt 25 procent, har utökats till heltid. För att belysa vikten av att återsökning av medel från Migrationsverket m m, har 25 procents tjänst som ekonom använts. Kostnaderna för integrationsarbetet har hållits inom budgetramarna, men då externa bidrag erhållits bör dessa kostnader täckas av statsbidraget. Den totala kostnaden för 2015 är kronor. Budgeten 2016 för kommunstyrelsen innebär ramjustering med kronor och utökade kostnader. De utökade kostnaderna är beslut tagna under 2015 eller tidigare, såsom medverkan i Leader Sydost kronor, förstudie Sammanhållen digital diariehantering kronor, gemensam informationssäkerhetssamordnare kronor, e-tjänstutvecklingsprojekt kronor, lön till kommunchef kronor m m. Avgifter till Sveriges Kommuner och Landsting, Regionförbundet m fl ökar med cirka kronor. Ett förslag från förvaltningen till en del i besparingen, cirka kronor, är att inte tillsätta informatör/kommunikatör. En annan besparing som har föreslagits är att ta bort Polen-resan, kronor. Vid diskussion med politikerna är detta inte lämpligt då den tjänsten och resan anses som viktiga i rådande läge. Övriga besparingar har lagts ut på respektive avdelning. Svårigheten med besparingar på kommunstyrelseförvaltningen är att kostnaderna till mesta del består av personalkostnader och övriga kostnader, såsom avgifter till förbund, ökade kostnader för ekonomi- och personalsystem m m. Avgifter som vi till stor del inte råder över utan är skyldiga att erlägga beroende på ingående avtal eller beslut. Dessa avgifter höjs också varje år och justerar inte i budgetramen, vilket också indirekt blir en besparing på förvaltningen. För att inte övrig verksamhet ska påverkas i för hög grad 2016 föreslås att de kronor som är avsatta till integrationsarbetet ersätts med det statliga bidraget. Ytterligare medel till integrationsverksamheten på kommunstyrelsen kan komma att behövas under 2016 beroende på utökad verksamhet, men dessa kan möjligen också till viss del täckas av externt sökta medel.

16 Sammanträdesdatum 16 8 (forts) Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanställning av samhällsbyggnads uppskattade kostnader kopplade till integration 2015 Verksamhet Åtgärd Kostnad (tkr) Fastighet HVB Fröjdekulla -230 Ljunghaga, brandskyddsdokumentation -20 Ljunghaga, brandskyddsåtgärder -70 Ljunghaga, ventilation -10 Ljunghaga, ökad driftkostnad för energi -30 Totalt -360 Sport och Fritid Skolbad, Ljunghagaskolan -5 Informationsbesök på asylboenden + trycksaker på flera språk -5 Totalt -10 Planering Plankostnad Alsterbro HVB-hem/asylboende -67 Myndighet Utredningar/diverse frågor -36 Måltidsservice Ersättning för kostnader via lärande- och kulturförvaltningen 0 Städservice? Mark och Service Handledare sommarjobb för ensamkommande -26 Totalt samhällsbyggnad

17 Sammanträdesdatum 17 8 (forts) Sammanställning av samhällsbyggnads uppskattade kostnader kopplade till integration 2016 Verksamhet Åtgärd Kostnad (tkr) Fastighet HVB-hem moduler hyra per år HVB-hem etablering modul -800 HVB-hem drift per år -150 Ljunghaga, ökad driftkostnad energi -80 Totalt Sport och Fritid Integrationsrekrytering simhall se bilaga -30 Skolbad Ljunghagaskolan -10 Totalt -40 Myndighet Utredningar/diverse frågor -36 Måltidsservice Ersättning för kostnader via lärande- och kulturförvaltningen 0 Städservice? Mark och Service Handledare sommarjobb för ensamkommande -26 Totalt samhällsbyggnad Behovsbeskrivning av integrationsrekrytering, Sport och Fritid Bakgrund Simhallen i Nybro är välbesökt av såväl etablerade nyanlända, som av asylsökande. Många av besökarna har inga eller bristfälliga simkunskaper. Dessutom uppstår det regelbundet språkförbistringar i samtal om hygien-, omklädnings- och besöksrutiner. Vidare har många asylbarn placerats ut i skolklasser runt om i kommunen och många av dem har bristfälliga eller inga simkunskaper. Nuläge I dagsläget praktiserar en syrisk man i simhallen och han har med sig kompetens för att stötta grupper i såväl språket, som i att lära sig simma. Praktikupplägg tillåter inte att mannens kompetens används fullt ut i verksamheten, men möjliggör att han kan komma in i verksamheten på ett bra sätt, sett till såväl språk som arbetsuppgifter. Praktikantens närvaro i verksamheten har bidragit positivt för arbetet med den stora andelen av nyanlända besökare.

18 Sammanträdesdatum 18 8 (forts) Åtgärd Samhällsbyggnad vill i samarbete med lärande- och kulturförvaltningen begära mer för att anställa personen dels för att stärka integrationsarbetet, dels för att underlätta i den dagliga verksamheten och i mötet med skolklasser. Anställningen skulle inledas den xx januari Alternativ 1 Rekrytera personen på ett instegsjobb, vilket innebär att lönen subventioneras i stor utsträckning. Arbetet ska kombineras med SFI på något sätt och bör av den anledningen inte överstiga 50 procent. Alternativ 2 Rekrytera personen på ett nystartsjobb om behovet hos arbetsgivaren överstiger 50 procent sysselsättningsgrad. Även nystartsjobb är starkt subventionerat. Myndighetsnämnden Inga specifika krav ännu redovisade för 2015/2016. Omsorgsnämnden Inga specifika krav ännu redovisade för 2015/2016. Individ- och familjenämnden Se särskild bilaga. Lärande- och kulturnämnden Se särskild bilaga. Överförmyndarnämnden Generellt. Mycket liten omsättning. Om det kommer in cirka 75 anvisningar per månad under den senaste tiden avslutas mindre än fem. Det byggs alltså bara på. Många är år, vilket innebär att de kommer att ligga kvar länge. PUT tar tid (minst sex månader) och även om PUT inträder kommer de att ligga kvar hos oss minst tolv månader därefter. Länsstyrelsen i Kalmar län har skickat ut nya fördelningstal. I Nybro ska vi ta höjd för 91 platser, vilket är betydligt högre prognos än tidigare underlag. Samma gäller för övriga kommuner.

19 Sammanträdesdatum 19 8 (forts) Om vi hade haft samma inflöde nu som vi hade under våren, hade vi klarat av verksamheten med vår nya handläggare. Många helt nya gode män innebär att det tar längre tid för att informera, förklara och vara överens om vad som gäller. I och med att ärendena ständigt ökar handlar det inte endast om att förordna, det är bara början på jobbrelationen. Frågor, arvodesadministrationen, återsökning, möten med huvudmän, gode män, socialförvaltning, allt detta ökar, förutom förordnandet. Finansiering bör helt naturligt ske med statliga medel som finns i respektive kommun. Kostnad för nämnd cirka kronor för tolv månader. Fördelning av kostnader enligt vanlig metod, Nybro 43,9 procent, Torsås 15,4 procent, Emmaboda 20,1 procent och Uppvidinge 20,6 procent. Nybro 41 beslut finns. 50 väntar på god man. Den äldsta anvisningen är från 4 oktober har förordnats under de sista två månaderna. Ytterligare åtta på gång under de närmaste veckorna. Emmaboda 30 beslut finns. 48 väntar på god man. Den äldsta anvisningen är från 2 oktober har förordnats under de sista två månaderna. Torsås 19 beslut finns. 28 väntar på god man. Den äldsta anvisningen är från 17 oktober Nio har förordnats. Uppvidinge 15 beslut finns. 21 väntar på god man. Den äldsta anvisningen är från 21 oktober Slutsats: Vi behöver mer resurser till förvaltningen, en årsarbetare under tolv månader i första läget. Behov av skyndsam handläggning av rekryteringen, helst på plats i Nybro den 1 februari Strategi: Söka en person internt eller person med ledig kapacitet som kan börja snabbt med återsökning, administration, kontroll och arvodering samt senare rekrytering av gode män.

20 Sammanträdesdatum 20 8 (forts) Handläggare och chef i Nybro samverkar frågan med ekonomichefer m fl och presidiet förankrar frågan med de övriga kommunernas kommunalråd och ledamöter i nämnd? Klart före nyår? Beslutsunderlag Integrationsinsatser 2015/2016, individ- och familjenämnden Integrationsinsatser 2015, lärande- och kulturnämnden Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ärendet tas upp på nytt vid kommunstyrelsens arbetsutskott den 17 februari 2016 för beslut samt att i övrigt notera informationen till protokollet. Utdrag till: Arbetsutskottet i februari 2016 Samtliga nämnder och styrelser Samtliga förvaltningschefer Carina Åresved-Gustavsson, ekonomichef Ulrika Lorentzon, verksamhetschef för integration Irene Sjödahl, integrationssamordnare Akten

21 Sammanträdesdatum 21 9 Dnr KSF Uppdrag 2015:4 - Utvecklingsenhet Sammanfattning Det är möjligt att under 2016 inrätta en utvecklingsenhet som lyder under kommunstyrelsen. Man får dock beakta hur delegationen ser ut så att kommunstyrelsen har delegation på de områden som ska hanteras. Om så inte är fallet får delegationen ändras. Omvärldsanalysen visar att det i regel endast är stora kommuner som har råd med en utvecklingsenhet. Mindre kommuner skapar istället nätverk och arbetsgrupper för att samordna de utvecklingsresurser som finns på olika håll i organisationen, men även en del större kommuner har gått ifrån en organisation med en egen utvecklingsavdelning. Karlshamn är en av få mellanstora kommuner ( invånare), som har en utvecklingsenhet och den verkar fungera på ett bra sätt. Men det finns svårigheter med att driva utvecklingsfrågor i en utvecklingsenhet och det kan leda till onödiga kostnader. Det är också lätt att det blir väldigt blandat och att man stoppar in allt som inte passar in någon annanstans. Då kan det vara bättre och effektivare att ha utvecklingsresurser och strateger ute i verksamheterna. En stor risk med utvecklingsarbete är att styrningen inte blir optimal, vilket kan leda till ineffektivitet och att man jobbar med fel saker. Det krävs därför en tydlig styrning och uppföljning för att man ska få ut det man verkligen vill. Emmaboda är ett exempel på hur man kan jobba med nätverk eller arbetsgrupper när det gäller utvecklingsfrågor. Grupperna har förhållandevis litet antal fasta medlemmar. Sedan kallar man in berörda personer beroende på frågeställningar. Utifrån detta kan man dra slutsatsen att det finns ett antal viktiga frågor att ställa innan man beslutar sig för att inrätta en utvecklingsenhet. Ekonomi har Nybro kommun råd att i det nuvarande kärva ekonomiska läget inrätta en utvecklingsenhet? Finns det andra mer effektiva sätt att driva utvecklingsfrågor så att man ändå uppnår de utvecklingsmål som eftersträvas. Resurser/prioriteringar var ska resurserna tas? Med resurser avses såväl ekonomiska som personella. Omprioriteringar kommer att krävas.

22 Sammanträdesdatum 22 9 (forts) Organisation Vilka områden ska ligga i utvecklingsenheten? Vilka områden av utvecklingskaraktär ska ligga ute i verksamheterna? Styrning hur ska man se till att få en effektiv styrning av utvecklingsfrågorna? Hur samordnar man utvecklingsenheten med andra resurser i verksamheterna? Syfte Föreliggande förslag syftar till att: Stärka varumärkesbyggandet och öka attraktiviteten. Få ett mer aktivt förhållningssätt till framtidsfrågor. Dra större nytta av läget mellan Växjö och Kalmar. Genom strategiskt arbete bidra till att öka kommunens konkurrens- och attraktionskraft på lång sikt. Tydliggöra kommunens ansvar i utvecklingsfrågor och verka i nära förhållande med andra aktörer både inom och utanför kommunen. Prioritera för att förstärka insatserna inom vissa områden som idag inte hanteras, såsom exempelvis inflyttarservice, landsbygdsutveckling och EU-projekt. Bakgrund Uppdrag 2015:4 Utred möjligheten att under 2015 inrätta en utvecklingsenhet som lyder under kommunstyrelsen. Enheten ska fokusera på utvecklingsfrågor, näringslivsfrågor, landsbygdsutveckling, turism m m.

23 Sammanträdesdatum 23 9 (forts) Nybro kommun behöver ständigt jobba med varumärkesbyggandet och åstadkomma en ökad attraktivitet för kommunen, kombinerat med intressanta arbetstillfällen. Det är viktigt att Nybro kommun förhåller sig till omvärlden och agerar för att aktivt stärka kommunens roll i regionen. Genom ett aktivt förhållningssätt till framtidsfrågor ska Nybro dra nytta av sitt läge mellan Växjö och Kalmar och utvecklas än mer till en attraktiv och kreativ kommun. Det strategiska arbetet inom en utvecklingsenhet ska bidra till att öka kommunens konkurrens- och attraktionskraft på lång sikt. Utvecklingsenheten ska tydliggöra kommunens ansvar i utvecklingsfrågor och verka i nära förhållande med andra aktörer både inom och utanför kommunen. Specifika områden som kan beröras är exempelvis handel, inflyttarservice, näringslivsfrågor, landsbygdsutveckling, turism (turistinformationen på stationen, Glasriket, näringsliv) arbetsmarknad, samarbete med andra kommuner, utvecklingsprojekt (Pukeberg, Svartbäcksmåla) samt EU-projekt. Utredningsuppdraget innebär att undersöka förutsättningarna för och konsekvenserna av att inrätta en utvecklingsenhet under kommunstyrelsen med fokus på att utveckla Nybro kommun. I första hand ska förslaget rikta in sig på att använda befintliga resurser, men om det anses absolut nödvändigt kan förslaget även innehålla resursförstärkning/nyrekrytering. Förslag till förändring 1. Alternativ 1 Bilda ny utvecklingsenhet Bilda en helt ny utvecklingsenhet som lyder under kommunstyrelsen. Enheten ska bidra till att stärka varumärkesbyggandet och öka attraktiviteten samt att få ett mer aktivt förhållningssätt till framtidsfrågor. Bestäm vilka utvecklingsområden som ska ligga i utvecklingsenheten och prioritera/resursfördela/resursförstärk/organisera så att detta uppnås. 2. Alternativ 2 Hantera utvecklingsfrågor i befintlig organisation Behåll nuvarande organisation, men ge tydliga riktlinjer om kommunens ansvar i utvecklingsfrågor och peka ut prioriterade områden. Prioritera/ resursfördela/resursförstärk/inom befintlig organisation.

24 Sammanträdesdatum 24 9 (forts) För båda dessa alternativ gäller att inflyttarservice, landsbygdsutveckling och EU-projekt, är områden som idag inte hanteras. Om dessa områden ska omfattas måste omprioriteringar eller resursförstärkningar göras. Samordning/styrning av utvecklingsinsatserna är viktigt i båda alternativen. En möjlig lösning är att det sköts av den befintliga samordningsgruppen, eventuellt med en förändrad sammansättning. En annan möjlighet är att man bildar en annan grupp med ett mer uttalat fokus på varumärkesbyggande, attraktivitet och strategiska framtidsfrågor. Förslag 1. Besluta om en viljeinriktning att en utvecklingsenhet ska inrättas under kommunstyrelsen. 2. Utred vilka prioriterade utvecklingsområden som ska hanteras. 3. Utred var i organisationen dessa områden ska hanteras - av en ny utvecklingsenhet eller i den befintliga organisationen. 4. Utred resurssättning. Behövs nyrekrytering eller kan arbetet utföras av befintliga resurser, eventuellt genom omprioriteringar? 5. Besluta hur styrningen av utvecklingsfrågor ska ske, exempelvis genom en utvecklingsgrupp. 6. Utred totalkostnaden. 7. Slutgiltigt beslut om inrättande av utvecklingsenhet. 8. Inrätta ny organisation. Tidplan När det gäller tidplanen bör man tänka över om man ska vänta med att starta processen tills den nya kommunchefen är på plats. Man måste också se till att samverka inför beslut. - Åtgärdspunkt 1 klaras av under kvartal 2. - Åtgärdspunkterna 2-6 ska avklaras under kvartal 3. - Punkt 7 före utgången av kvartal 3. - Den nya organisationen träder i kraft under kvartal 4.

25 Sammanträdesdatum 25 9 (forts) Uppföljning Resultatet av åtgärderna återrapporteras till kommunstyrelsen i december Därefter bör rapportering av kommunens övergripande utvecklingsarbete med speciellt fokus på styrning och uppföljning ske i kommunstyrelsen en gång i kvartalet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att innan eventuellt beslut fattas om en utvecklingsenhet, ska följande frågor utredas och vara besvarade: Vilka prioriterade utvecklingsområden ska hanteras? Var i organisationen ska dessa områden hanteras, det vill säga vilka områden ska ligga i en nyinrättad utvecklingsenhet och vilka ska hanteras i den befintliga organisationen? Resurssättning. Behövs nyrekrytering eller kan arbetet utföras av befintliga resurser, eventuellt genom omprioriteringar? Hur ska styrning och uppföljning av utvecklingsfrågor ske? Gör en kostnadskalkyl. samt att uppdra till kommunchefen att tillsammans med chefsgruppen utreda och besvara ovanstående frågor så att förslag om en utvecklingsenhet kan behandlas vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 18 maj 2016 för eventuell vidare handläggning. Utdrag till: Jan Darrell, kommunchef Chefsgruppen Arbetsutskottet i maj 2016 Akten

26 Sammanträdesdatum Dnr KS Aktuella frågor Ingen information finns i ärendet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

27 Sammanträdesdatum Anmälningar Anmäls och läggs till handlingarna: a) Grundavtal om regional samverkan kring samhällsorientering på modersmål (Dnr KSF ) Utdrag till: Akten