Om Stuvsta IF så många fotbollsspelare som möjligt så länge som möjligt

Transkript

1 Om Stuvsta IF så många fotbollsspelare som möjligt så länge som möjligt 1

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 REVISIONSHISTORIK... 3 SYFTE OCH MÅLGRUPP... 3 DOKUMENTANSVARIG, REVIDERING OCH RELATERADE DOKUMENT... 3 STUVSTA IF:S HISTORIA OCH VERKSAMHET... 4 MÅLSÄTTNING... 4 RIKTLINJER OCH VÄRDERINGAR... 4 FÖRENINGENS ORGANISATION OCH STYRNING... 6 STYRELSEN... 6 SPORTKOMMITTÉN... 7 TVÅ SPORTANSVARIGA... 7 DAM OCH HERR... 8 FÖRENINGSKONSULENT... 8 FÖRENINGSKANSLIST... 8 FÖRENINGENS FOTBOLLSVERKSAMHET... 9 BARNVERKSAMHETEN... 9 UNGDOMSVERKSAMHETEN... 9 SENIORVERKSAMHETEN... 9 BILAGA 1 STYRELSENS ROLLER OCH ANSVAR BILAGA 2 ROLLBESKRIVNINGAR FÖRENINGSKONSULENTEN FÖRENINGSKANSLISTEN

3 1. Inledning Revisionshistorik Version Datum Författare Beskrivning Maja Ginsburg Förslag på inledning och dokumentstruktur. Texter influerade av texter från Stuvstamanualen, Sportkommittén och Röda tråden Maja Ginsburg Revidering efter möte Maja och Johanna Maja Ginsburg Organisationsschema och beskrivning av funktioner och roller, bland annat efter Majas möte om sportansvariga och sportkommittén med Robert Axén och Leif Thollén Maja Ginsburg Revidering och uppdatering av dokumentet efter granskning av styrelsen i Stuvsta IF Maja Ginsburg Införande av policy mot sexuella övergrepp inom idrotten från Riksidrottsförbundet. Syfte och Målgrupp Detta dokument vänder sig till intressenter i föreningen Stuvsta IF t.ex. spelare, föräldrar till barnoch ungdomsspelare, ledare, sponsorer etc. Syftet med dokumentet är att alla ska ha samma bild av vad föreningen Stuvsta IF är, vilken verksamhet vi bedriver, våra värderingar och hur vi arbetar. Det är viktigt att alla som är engagerade på något sätt i föreningen Stuvsta IF känner till värderingarna och vårt arbetssätt. Därmed kan vi alla tillsammans leva och arbeta för att föreningen ska följa dem. Det är genom människorna i föreningen som vi skapar den förening vi vill ha. Dokumentansvarig, revidering och relaterade dokument Dokumentansvarig och revidering av dokumentet Stuvsta IF:s styrelse är ansvarig för dokumentet. Ändringar i dokumentet sker genom att förslag på ändringar lämnas till styrelsen som tar beslut om ändring. Dokumentet uppdateras sedan i ny version. Relaterade dokument Beroende på vad ditt engagemang är i Stuvsta IF finns följande relaterade dokument att välja mellan. De dokument som berör dig bör du läsa. De finns på Stuvsta IF:s hemsida: Alla ledare i Stuvsta IF bör läsa detta samt alla tre följande dokument: Att vara spelare och förälder i Stuvsta IF Att vara ledare i Stuvsta IF Fotbollsutbildning Stuvsta IF (riktar sig till fotbollstränare och ledare) 3

4 Hemsidan för praktisk information Stuvsta IF:s historia och verksamhet Stuvsta IF är en fotbollsförening som bedriver barn- ungdoms- och seniorverksamhet från 5-årsåldern och uppåt. Det är idag en av Huddinge kommuns största idrottsföreningar med fler än 1200 medlemmar inklusive ca 170 ledare. Den är också en av södra Stockholms äldsta föreningar då den bildades den 11 maj Föreningen har både herrlag, damlag och barn- och ungdomslagen är fler än någonsin både på pojk- och flicksidan. Vårt Dream Team har vuxit och laget med dess ledare har vunnit såväl SM-silver som ledarutmärkelser för deras fantastiska arbete. Verksamheten bygger på att alla som vill ska få möjlighet att spela fotboll. Verksamheten ska bidra till barn och ungdomars både fysiska och sociala utveckling i en stimulerande och utvecklande miljö samt skapa en gemensam klubbkänsla. Föreningen arbetar efter Stockholms- och Svenska Fotbollsförbundets riktlinjer. Stuvsta IF vill vara en förening välkänd för sin fina organisation, sina välutbildade ledare och spelare samt sitt rena spel. Stuvsta IF är stolta över att flickor och pojkar behandlas lika på alla nivåer vilket föreningen är noggrann med. Båda könen har samma förutsättningar när det gäller plantider, ledare, utbildning m.m. Målsättning Stuvsta IF har som målsättning att bedriva en bred ungdomsverksamhet enligt mottot: "en förening för familjer. Föreningen ska erbjuda barn och ungdomar en meningsfull och positiv fritid. Vi vill hos barnen och ungdomarna skapa ett grundläggande intresse för idrott och en hälsosam vardag. I Stuvsta IF ska alla få vara med, alla ska ha roligt och alla ska få nya kompisar. Gott kamratskap, laganda och klubbkänsla skapar framgång på och utanför planen! Ett idrottsintresse kan bidra till att skapa en sund livsfilosofi och lägga grunden till en social ansvarskänsla. Barnen och ungdomarna ska ha möjlighet (och uppmuntras) att utöva andra idrotter. Målsättningen är också att utbilda och fostra egna duktiga fotbollsspelare till seniorlagen. Stuvsta IF ska vara en tillgång i närområdet och skapa förutsättningar för alla åldrar att utöva idrott. I största möjliga mån ska alla barn i upptagningsområdet (Stuvsta-Snättringe) erbjudas plats i ett av föreningens lag. Föreningen skall verka för ett nära samarbete med föräldrar. Riktlinjer och värderingar Stuvsta IF har riktlinjer och värderingar som det är viktigt att alla ledare lär sig och följer i arbetet i föreningen. De framgår i detta dokument och i de relaterade dokumenten. Riktlinjerna är till för att främja verksamheten och klubbkänslan. De bygger både på Svenska fotbollförbundets riktlinjer och på erfarenheter. Stuvsta IF verkar för att skapa de bästa förutsättningarna att utveckla så många fotbollsspelare som möjligt så länge som möjligt. Det innebär att vi måste se till att alla spelare känner sig utvalda, sedda och kompetenta och att alla får chans att spela från start. Att man tar hänsyn till varje individs behov 4

5 och utveckling. Att talangfulla spelare kan finna stimulans och finna utmaningar i samarbete med äldre åldersgrupper eller i form av tematräningar. Det innebär även att föreningen främjar för att klubben har lag i samtliga åldersklasser och när man nått seniornivå har möjlighet att spela i någon av klubbens representationslag. Stuvsta IF är inte en elitförening. Det innebär att föreningen är emot att i för tidig ålder toppa lagen eller att lagen bedriver elitverksamhet i egen regi såsom uppdelning av lagen i form av första eller andra lag. Erfarenheten har visat att det leder till utslagning, risk att man tappar talanger för tidigt och underlag att bedriva fotbollsverksamhet i de äldre åldersklasserna försvinner då behov av större antal spelare finns. Om ett lag av någon anledning inte kan eller vill följa någon av Stuvsta IF:s värderingar och riktlinjer ska ärendet behandlas i styrelsen. Ett lags ledare kan inte själva bestämma om avvikelse från klubbens riktlinjer och värderingar. Policy mot sexuella övergrepp Stuvsta IF följer Riksidrottsförbundets policy mot sexuella övergrepp inom idrotten. Policyn återfinns på Riksidrottsförbundets hemsida: 5

6 Föreningens organisation och styrning Bild 1 Stuvsta IF organisation Styrelsen Styrelsen är den strategiska nivån i föreningen och hanterar därmed framförallt strategiska frågor och beslut. Styrelsen består av en ordförande, ca 8 ledamöter och 2 suppleanter. Här fattar man beslut om verksamheten, övervakar och fördelar arbetet i föreningen. Sättet att organisera styrelsearbetet är influerat av StFF:s modell för styrelsearbete i idrottsföreningar. I styrelsen fördelar man arbetet genom att utse ansvariga för olika delar av föreningens verksamhet. Tanken är att alla ska känna ansvar, ha möjlighet att påverka och att ingen sitter utan uppgift. Rollerna/ansvarsområdena är: - Ordförande - Kassör - Sekreterare - Kvalitetsansvarig - Utbildningsansvarig - Strategiskt sportansvarig (ansvar för Sportkommitté och Sportansvariga) - Ansvarig Herr - Ansvarig Dam - PR - Webbansvarig - Arrangemang 6

7 När en styrelsemedlem slutar är det viktigt att en ny person väljs in utifrån det arbetsområde som blir ledigt, för att bemanningen i styrelsen ska vara komplett. Se bilaga 1 i slutet av detta dokument för en utförlig beskrivning av rollerna/ansvarsområdena. Sportkommittén Sportkommittén är den taktiska nivån i föreningen. Den består av sportsligt kunniga och erfarna resurser + de två sportansvariga. I styrelsen ska det finnas en strategiskt sportansvarig som är länken till Sportkommittén och som driver Sportkommitténs frågor. Sportkommittén ansvarar för att: - förvalta och vidareutveckla föreningens sportsliga riktlinjer - förvalta och förädla dokumentet Fotbollsutbildningen i Stuvsta IF - Vara en länk mellan verksamheten och styrelsen i sportsliga frågor - Vara bollplank för sportansvariga - Hjälpa föreningskonsulenten i planeringen av innehållet i interna tränarutbildningar - Diskutera problem och frågor i verksamheten och avgöra/besluta vilka frågor som ska lyftas till styrelsen - Ta fram vad spelare bör kunna rent sportsligt per ålder - Omvärldsbevakning hur arbetar andra föreningar, samarbeten, utvecklingen i regionen m.m. - Bevaka fotbollsförbundets arbete och förändrade riktlinjer gällande den sportsliga verksamheten Två sportansvariga De två sportansvariga arbetar på en operativ nivå och på kontrakt. Det ska finnas en sportansvarig för flicksidan och en för pojksidan och det innefattar barn- och ungdomsverksamheten. I styrelsen ska det finnas en strategiskt sportansvarig som driver de sportansvarigas frågor. De sportansvariga ska: - Vara synliga för lagen och göra positiv reklam för föreningen Stuvsta IF - Se till att föreningens värderingar och riktlinjer efterlevs genom att ha en kontinuerlig och aktiv kontakt och dialog med lagens ledare - Förstå innehållet i dokumentet Stuvsta IF Fotbollsutbildning och verka för att/supportera alla lag i att följa det - Följa upp att lagen har en organisation som håller och att föräldrakontakt fungerar, t.ex. att föräldramöten hålls, att det finns en föräldragrupp - Kommunicera med ledare gällande tränarutbildningar och behov av dessa hos ledarna - Delta på föräldramöten där problem finns kring t.ex. lagorganisation - Följa upp att ledarna går ledarutbildningar och följer föreningens utvecklings- och utbildningsplan - Följa upp att ledare för varje lag går på föreningens informationsmöten - Vara ute på minst 2 av lagens träningar per termin med fokus på spelare och ledares mående 7

8 - Följa några av lagens matcher med fokus på ledarnas arbete utifrån föreningens värderingar - Granska varje lags årsplanering och att vara ett stöd i planeringen - Arbeta för att ungdomar kan gå in och hjälpa till vid yngre spelares träningar - Tät kontakt med senior Herr/Dam och samarbete med dem - Avrapportera skriftligen till Sportkommittén/styrelsen gällande lagens och ledarnas status - Hjälpa till vid genomförandet av cuper som föreningen anordnar - Aktivt arbeta för att för att lagen samarbetar inom och mellan årskullar Dam och Herr Vad gäller verksamheten i Dam och Herr har man en ansvarig ledare för respektive del som är sportansvarig. Dam respektive Herr har också en ansvarig i styrelsen som samordnar planeringen och lagen. Ansvarig styrelseledamot ansvarar och säkerställer att seniorverksamheten bedrivs enligt föreningens riktlinjer samt fungerar som lagens representant gentemot övriga styrelsen med uppgift att verka för att lagen får support av föreningen. Föreningskonsulent Föreningskonsulenten sköter den dagliga verksamheten och är medlemmarnas första kontakt. Föreningskonsulenten ansvarar för att: - Bistå och stödja lagen i föreningen vad gäller träningar, cuper, inköp av material - Bistå och stödja spelare och föräldrar i frågor rörande föreningens verksamhet - Delta aktivt i genomförandet av föreningens arrangemang som Stuvsta Indoor cup, fotbollsskolan, fotbollsavslutning, lagfotografering, ledarkonferens m.m. - Externa kontakter med förbunden, leverantörer samt föreningar och kommun i sportsliga sammanhang - Marknadsföra och informera om verksamheten - Ansvara för att föreningens hemsida är uppdaterad - Att hålla ledare, spelare och sportansvariga uppdaterad om utbildningar tillgängliga - Medverka vid styrelsemöten när styrelsen kallar Se bilaga för den kompletta rollbeskrivningen. Föreningskanslist Föreningskanslisten sköter bokföringen och de dagliga administrativa uppgifterna för föreningen. Föreningskanslisten ansvarar för: - Bokföring/redovisning och bokslutsarbete - Lönehantering, anställningsavtal - Stödja föreningens kassör med underlag - Medlemsregistret - Externa kontakter som leverantörer, andra föreningar, Bankgiro, Postgiro m.m. Se bilaga för den kompletta rollbeskrivningen. 8

9 Föreningens fotbollsverksamhet Målsättningen är att ha minst ett lag i varje årskull i 11-manna och minst två lag i 7- respektive 5- manna. Knattelagen (5-7 åringar) deltar inte i seriespel. Läs mer om verksamheten i våra relaterade dokument. Barnverksamheten Föreningens barnverksamhet bedrivs med målsättningen att barnen ska ha roligt och lära sig grunderna i att spela fotboll. Många föräldrar engagerar sig i lagen för att få igång en stor föräldragrupp. I varje årskull ska det finnas en gemensam träningsgrupp och ledarna samarbetar från start. Ungdomsverksamheten Ungdomsverksamheten ska bedrivas så att fortsatt spel stimuleras, med målsättningen att seniorlagen ska kunna fyllas med spelare och ledare ur de egna leden. Samarbete mellan lag och ledare på uppåt och nedåt i åldrar ska genomsyra verksamheten. Seniorverksamheten Stuvsta IF eftersträvar en nära relation mellan sin seniorverksamhet och ungdomsverksamhet. Seniorspelare uppmuntras att ta roller som tränare och domare i ungdomsverksamheten. Dessutom är det föreningens önskemål att seniorspelare agerar som förebilder genom sitt uppträdande på och av planen samt som ledare eller fadder till ungdomslag. Ledare för seniorverksamheten ska samarbeta med ledare på ungdomssidan för att främja en trygg och bra introduktion för spelarna till seniornivå. 9

10 Bilaga 1 Styrelsens roller och ansvar Styrelsens ordförande Leda arbetet inom klubben i enlighet med fastställda planer och riktlinjer Följa upp att fattade beslut verkställs Samordna och stimulera arbetet i styrelse och kommittéer Attest och teckningsrätt Svara för kontakter med myndigheter Leda styrelsens förhandlingar Övervaka föreningens stadgar Organisera och administrera föreningens årsmöte Juridiska frågor Ansvara för att ledarkontrakt omförhandlas varje år Ansvara för arbetsgivarfrågor och utvecklingssamtal tillsammans med kassören Kassör Utarbeta underlag, svara för och sammanställa budget Ansvara för ekonomisk förvaltning Svara för positiv utveckling av det ekonomiska arbetet Svara för bidragsansökningar Driva in fordringar och verkställa utbetalningar samt att förvara verifikationer för dessa Svara för föreningens bokföring Ansvar för att deklaration, arbetsgivare- och kontrolluppgifter upprättas och lämnas Ansvara för arbetsgivarfrågor och utvecklingssamtal tillsammans med ordföranden Sekreterare Skriva protokoll och minnesanteckningar ska vara rullande Upprätta förslag till dagordning Äga styrelsens aktivitetslista Kvalitetsansvarig Ansvara för att följa upp hur arbetet i föreningen fungerar organisatoriskt och strukturellt Ansvara för rollbeskrivningar, att de är uppdaterade och följs Ansvarig för att hålla kvalitetsdokumenten uppdaterade och levande Utbildningsansvarig Verka för att utbildningen inom klubben har en tidsenlig inriktning såväl internt som externt Svara för utbud, planering och uppföljning Svara för arrangerandet av ledarträffar och konferenser tillsammans med kansliet Svara för rekrytering av tränare, ledare och spelare tillsammans med sportkommittén Svara för uppföljning av utbildning för samtliga grupper Svara för att utbildningen genomförs enligt gällande regler, riktlinjer och budget Ansvara för fotbollsskolan 10

11 Ansvarig Herr Samordna planeringen av klubbens idrottsliga verksamhet Samordna med resp. lag i frågor som rör planering Samordna resor och turneringar Ordna egna tävlingsarrangemang Planera tider på planer och i lokaler Delta på ledarmöten och spelarmöten inom Herr Stöttar och driver på samarbete med ungdomslagen Ansvarig Dam Samordna planeringen av klubbens idrottsliga verksamhet Samordna med resp. lag i frågor som rör planering Samordna resor och turneringar Ordna egna tävlingsarrangemang Planera tider på planer och i lokaler Delta på ledarmöten och spelarmöten inom Dam Stöttar och driver på samarbete med ungdomslagen Strategiskt sportansvarig (ansvarig Sportkommittén, sportansvariga, Ungdomsrådet) Samordna planeringen av klubbens idrottsliga verksamhet Samordna med SK i frågor som rör lagens planering, ledare etc Planera tider på planer och i lokaler Utveckla och underhålla klubbens regler och riktlinjer tillsammans med SK Ansvarig för Ungdomsrådet, vara deras kontaktperson, följa upp och driva deras frågor PR Ordna sponsorer och reklam Svara för att regler och bestämmelser ang. reklam och sponsorer efterlevs Ansvara för utgivning av intern och extern information Webbansvarig - Ansvarig för övervakning av hemsidan, att den är uppdaterad etc - Avtal med Sportnik - Att lagens hemsidor är uppdaterade Arrangemang - Ansvarig för planering av föreningens cuper - Ansvarig rör planering av föreningens aktiviteter (fotbollsavslutning, vårfest) 11

12 Bilaga 2 Rollbeskrivningar Föreningskonsulenten Föreningskonsulenten ser till att verksamheten fungerar på ett smidigt sätt och finns närvarande för våra ledare, spelare och föräldrar. Han/hon samarbetar både med styrelse, sportkommitté och sportansvariga och sköter verksamheten på kansliet tillsammans med föreningskanslisten. Operativt arbete - Marknadsföra och informera om verksamheten - Bistå och stödja lagen i föreningen vad gäller träningar, cuper - Bistå lag som planerar egna cuper - Bistå och stödja spelare och föräldrar i frågor rörande föreningens verksamhet - Organisera och kalla till interna tränarutbildningar - Vidarebefordra sportsliga frågor till sportansvariga och sportkommittén - Inköp av idrottskläder och material - Delta i planering och delta aktivt i genomförandet av föreningens arrangemang som Stuvsta Indoor cup, fotbollsskolan, fotbollsavslutning, lagfotografering, ledarkonferens m.m. - Sköta löpande kontakter med: o föreningar och kommun i sportsliga sammanhang o Stuvsta IF:s leverantörer o de olika förbunden - Tillsättning av 5-mannadomare - Ansvar för bemanning av cafeterian - Planera och genomföra lagfotograferingen en gång per år Administrativt arbete - Ansvara för planering, dokumentation och information om träningstider och plantider - Ansvara för kartläggning av ledares utbildningsnivåer - Sköta anmälningar till ledarutbildningar och utbildningar för föräldrar - Sköta anmälningar till Sankt Erikscupen och samordna hur många lag som ska anmälas - Svara på mail inom rimlig tid när spelare, ledare och föräldrar hör av sig med frågor Möten - Medverka vid styrelsemöten när styrelsen kallar 12

13 Föreningskanslisten Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvar är lönehantering och redovisning/bokföring. Lönehantering - Löneutbetalning varje månad - Avstämningar löpande - Redovisningar/inbetalningar till Skatteverket - Hantering av pensioner och försäkringar - Kontrolluppgifter - Upprätta anställningsavtal för ledare - Skriva arbetsgivarintyg och intyg - Arkivering Externa kontakter - Kontakter med leverantörer och myndigheter - Bank- och postgirokontakter - Kontakter med andra föreningar/förbund - Ansvarig för fullmakter - Ansvarig för inköp till föreningens servering, dock ej kompletteringar fred-sönd Ekonomi - Löpande bokföring - Fakturahantering, Bank- och Postgiro - Överföringar från Bank- och Postgiro - Löpande avstämningar - Hantering av reseräkningar - Hantering av medlemsavgifter - Korthantering, kontantkassehantering och posthantering - Arkivering - Stödja föreningens kassör med underlag för deklarationer, skatter och försäkringar - Månads- och resultatrapportering till kassör och ordförande - Bokslutsarbete - Ansvara för föreningens intäkts- och kostnadsbudget - Diverse administrativa uppgifter Internt - Hålla god struktur på kontor och lager - Medverka vid styrelsemöten ca 3 timmar per månad - Underhåll av interna system - Sköta medlemsregister - Kontakt med ledare och föräldrar - Se till att telefonsvararen har aktuellt meddelande och lyssnas av fortlöpande - Ansvara för att närvaroregistreringen görs i tid - Hålla kansliet öppet en kväll per vecka till kl under säsong 13