Översyn av buffertlager och distribution av hjälpmedel

Transkript

1 1(5) Jönköpings sjukvårdsområde Lovisa von Goës Översyn av buffertlager och distribution av hjälpmedel Bakgrund Styrgruppen för KomHem gav, i samband med framtagning av samverkansavtalet, styrgruppen för hjälpmedelsverksamheten i uppdrag att arbeta vidare med distributionsfrågan. HMC har, av vår styrgrupp, fått i uppdrag att ta fram ett förslag till hur distribution och buffertlager skall organiseras. Frågan har behandlats och rapporterats på styrgruppens möten under våren Under arbetet har kontakt skett med Lennart Johansson, depåchef Länsförsörjningen och Magnus Strömberg, logistiker Qulturum. Nuvarande organisation av transporter För närvarande levereras hjälpmedel till samtliga kommuner, de tre sjukhusen och habiliteringens 3 orter 2 gånger per vecka med den så kallade turbilen. Leverans sker till 26 fasta leveransställen (adresser). I samband med leverans hämtas hjälpmedel i retur. Kostnaden för turbilen ingår i abonnemanget. Turbilen levererar och hämtar också hjälpmedel på de olika vårdcentralerna om det finns leverans respektive gods att hämta. Detta har minskat avsevärt jämfört med föregående år. Utöver detta sker leverans av skrymmande hjälpmedel direkt hem till brukare. Det gäller fram för allt sängar. Dessa monteras på plats och instruktion i hur de fungerar lämnas av chaufförerna. Retur av skrymmande hjälpmedel direkt från patienternas bostad sker med samma bil. Bilen planeras utifrån var i länet behoven finns. Leverans av säng sker inom timmar. För denna tjänst tas en avgift ut från beställande kund. Transporterna utförs för närvarande av Bring Express. Ny upphandling har skett vilken är under överprövning för närvarande. Nytt avtal planeras träda i kraft Jönköpings sjukvårdsområde Telefon Plusgiro: E-post lovisa.von.goes@lj.se Bankgiro: Försörjningsvägen 1 Hemsida lj.se/hjalpmedelscentralen Orgnr: Försörjningsvägen Jönköping

2 2(5) Nuvarande organisation av buffertlager Det finns för närvarande buffertlager på 23 olika ställen i länet (20 kommunala och 3 på sjukhusen). Habiliteringen beställer efter behov. I samband med start av kommunala buffertlager i december 2012 inför den kommunaliserade hemsjukvården tog HMC fram en rekommenderad förteckning över de hjälpmedel som skall finnas. Denna rekommendation byggde på ett genomsnitt av det som funnits på de tidigare lagren inom kommun och primärvård. Lagren minskades kraftigt i samband med detta. Synpunkter från förskrivarna Synpunkter från lageransvariga har hämtats in dels via en webbenkät och dels på en träff för lageransvariga. Det råder stor samstämmighet i förskrivarnas synpunkter, dock skiljer det sig mycket i på vilket sätt man använder sitt buffertlager. Det finns också stora skillnader i värdet på de hjälpmedel man har i sina lager. En annan skillnad mellan de olika kommunerna är i viken utsträckning man använder hjälpmedel från HMC till sina egna boenden Inköpsvärde på hjälpmedel i buffertlager Sammanfattning av inkomna synpunkter Två leveranser per vecka är lagom Det viktigaste är att man kan lita på att beställda hjälpmedel kommer Större lager kräver större arbete med att hålla ordning Tätare leveranser kräver större arbete med mottagningsfunktion lokalt Önskvärt med möjlighet till akutleveranser Leveranssäkerheten påverkar patientsäkerheten Önskar möjlighet att prova olika hjälpmedel 2

3 3(5) Problem med nuvarande distribution och leveranser Distributören Under ett stort antal år har antalet personer som har hjälpmedel ökat och användningstiderna blivit kortare. Transportvolymen på bilarna räcker nästan inte till. Detta för med sig extra arbete med omlastning, problem att få med returer, svårt att få tiden att räcka till hela turen med de regler som finns för chaufförerna och en mycket tung arbetssituation. Extra bilar och övertid har fått användas till och från under de senaste två åren. Arbetsmiljön på bilarna och på de olika buffertlagren är inte bra. Buffertlagren hos kund De utrymmen som finns hos kund för att ta emot och lagerhålla hjälpmedel är på många ställen inte acceptabla ur arbetsmiljösynpunkt. Det handlar framför allt om platsen för lossning och lastning. Detta är ett problem både för chaufförer och förskrivare. På några av platserna i länet finns tydliga arbetsmiljörisker. Många av lagren har återkommande problem med brister i saldosäkerhet ( svinn ). Detta beror fram för allt på att många förskrivare använder lagren och bristande förståelse och kunskap om lagerhållning och respekt för de stora ekonomiska värden som hanteras. Flertalet förskrivare förskriver inte hjälpmedlen direkt i web-sesam i samband med att hjälpmedlet tas ur förrådet utan registerar senare eller inte alls. Det är viktigt att framhålla att det finns några lager som sköter detta exemplariskt. HMC har inte tillräckligt bra leveranssäkerhet av bashjälpmedel. Detta beror fram för allt på en hög belastning på rekonditionering och logistikpersonal och ojämn efterfrågan respektive inflöde av returer. Arbetsbelastningen på teknikerna inom logistik och teknik är hög. Idag finns inga marginaler vid sjukdom och annan frånvaro. Så fort vi inte hinner rekonditionera/plocka/ta emot gods påverkas leveranstiderna ut till kund. Även registervården av artiklarna påverkar leverans vilket märks i samband med sortimentsbyte mm. Vid vissa tillfällen under året beror leveransförseningar på leveransproblem från leverantörerna. I de nya lokalerna finns inga praktiska problem med lagerhållning, arbetssätt mm. Utrustning och arbetsmiljö är god vilket ger bra förutsättning till förbättringar. Det finns olika synsätt och förväntningar från förskrivarna och HMC om vad man kommer att få med nästa turbil. Detta beror bland annat på olika systemförståelse, olika synsätt på vad som är akut, sättet att planera hembesök m flera faktorer. Förslag till fortsatt arbete Arbetet med distribution och buffertlager måste ske långsiktigt och i nära samverkan med förskrivare, HMC och upphandlad distributör. Nedan föreslås flera aktiviteter som bör genomföras under det kommande året. Under tiden 3

4 4(5) arbetet bedrivs bör leveranser av hjälpmedel fortsätta med två gånger per vecka. Buffertlagren bör minska succesivt. Fokus i det kommande arbetet skall ligga på att öka leveranssäkerheten. Leveranssäkerhet bör följas upp som en kvalitetsparameter. Mål för leveranssäkerhet bör fastställas. Totalkostnaden för distribution och buffertlager skall inte öka under de kommande åren trots beräknad fortsatt volymökning. Arbete skall genomföras under hösten 2013 våren Resultaten redovisas löpande till styrgruppen. Övergripande målsättning för projektet bör vara Distribution av hjälpmedel skall organiseras så att det på bästa sätt stöder samverkan mellan slutenvård och kommunerna avseende vårdplanering och minskad återinläggning Ökad leveranssäkerhet från HMC och till patient Minskade buffertlager Totalt bibehållen eller minskad kostnad för distribution och lagerhållning Föreslagna aktiviteter och åtgärder Tillsammans med kundrådet; komma överens om hur buffertlagren skall användas (För förskrivningar av hjälpmedel där patienten har ett omedelbart behov och som inte kan lösas på annat sätt/med annan planering). fastställa vilka hjälpmedel som skall finnas i buffertlager kontinuerligt föra dialog med kundråd och lageransvariga följa saldofelen = svinnet på de lokala buffertlagren (Hittills i år har rättelser skett vid 433 tillfällen) eventuellt genomföra lagerutbildning för lageransvariga/förskrivare HMC skall genomföra insatser för att öka leveranssäkerheten Ta fram underlag/rapporter som stöder ett arbete med större framförhållning när det gäller orderstocken Förstärka med en hjälpmedelstekniker för att säkerställa att intern leverans av begagnade hjälpmedel till huvudlagret, plock och godsmottagning varje dag ligger i fas med leveranserna ut till kund. Se över de parametrar som styr lagret baserat på det examensarbete som logistikstudenter genomfört under våren 2013 (ffa reservdelar för att stödja rekonditionering = användning av begagnade hjälpmedel) Styra om lagerhållningen så att säkerhetsnivån på HMC ökar och minskar lokalt för att öka leveranssäkerheten till samtliga kunder Ökade insatser med registervård i SESAM och information till kund i samband med nya upphandlingar och byte av sortiment Utbyta erfarenheter med andra län. En dialog har inletts med Örebro och Västmanland. Fastställa mål och följa leveranssäkerheten med en ny kvalitetsparameter 4

5 5(5) Artikel ex Säkerhetslager HMC Buffertlager Rollator Carl-Oskar Roll 62 Single Pack Rollator Futura 520 sl II-hjul lava svart 150 kg brukarvikt Hygienstol Ocean 2 med gejder armstöd fotstöd 150 kg brukarvikt Tillsammans med upphandlad distributör påbörja arbete med Se över möjligheten till annat upplägg av leveranserna ex o tätare turer till närliggande lager t ex Jönköping (något färre lager i Jönköping) o akutleveranser vid behov o färre leveranser till avlägsna orter (något större lager) Utreda möjligheten till samordnade leveranser tillsammans med centralförrådet till i första hand vårdcentralerna (avlastar bilen och ger chaufförerna bättre tid att arbete med lastning och lossning) I samband med uppstart av nytt avtal se över arbetsmiljön på samtliga buffertlager Tillsammans med sjukhusen och kommunerna Försöka få medverka i kommande försök med förändrad vårdplanering och se hur HMC på bästa sätt kan möta de krav som ställs på kostnadseffektiva lösningar Genomföra en kartläggning av den gemensamma förskrivningsprocessen från sjukhuset till hemmet På uppdrag av styrgruppen Lovisa von Goës Verksamhetschef 5