Besluts och attestinstruktion för verksamhetsår 2016

Transkript

1 Datum 30 oktober 2015 Handläggare Britta Lepp Besluts och attestinstruktion för verksamhetsår 2016 Styrelsen och verkställande utskottet (VU) för Handelsanställdas förbund vill med detta dokument beskriva hur de delegerat en till förbundets enhetschefer. Att dessa inom fastställd budget och beslutade beloppsnivå ges rätt att attestera alla transaktioner som skall generera en utbetalning. Attestinstruktionen är en viktig komponent i en verksamhets interna kontroll- och styrsystem och syftar till att tydliggöra de anställdas rättigheter och skyldigheter avseende ekonomiska transaktioner. Attestinstruktionen är disponerad i tre huvudavsnitt vilka redovisas nedan: 1. En beskrivning av innebörden av attesten samt vilka typer av inköp och avtal som endast firmatecknare kan genomföra. 2. En beskrivning av vilka olika kontrollåtgärder de olika attestnivåerna erfordrar. 3. En attestplan per enhet där det framgår vilka personer som har rätt att attestera vilka kostnadsställen och till vilka belopp. 4. Information om besluts- och attestinstruktionen. Bilaga där attestberättigande konfirmerar att denna tagit del av attestinstruktionen samt undertecknar att denna är införstådd i vilka rättigheter och ansvar som en innebär. Denna attestinstruktion är fastställd av styrelsen den 26 november Handels Direkt Handelsanställdas förbund: Sveavägen 90 Box Stockholm handels.se

2 1. Attestens innebörd Huvudregeln är att respektive enhetschef skall beslutsattestera kostnader, som påförs den egna enheten. Dock äger ingen rätt att attestera egna kostnader såsom t.ex. egen reseräkning, representation, inköp etc. Attest skall alltid vara dokumenterad på ett sätt som gör det möjligt att i efterhand se vem som attesterat. Med attestförfarande avses, att den som attesterar en utgift/transaktion med sin signatur försäkrar att följande villkor är uppfyllda; att den är förenlig med förbundets verksamhet att den är förankrad i budget eller att behörigt beslut finns om budgettillägg eller omfördelning inom budget att den är upphandlad i enlighet med förbundets upphandlingspolicy att leverantören har kollektivavtal att den är granskad och kontrollerad enligt avsnitt 2. Ekonomiavdelningen ansvarar genom förbundets skanning leverantör att samtliga fakturor som ankommer blir ankomstregistrerade. Och därefter översända till behörig enhet för sak- och beslutsattest. Endast fullständigt och korrekt attesterade fakturor/transaktioner kan bli föremål för utbetalning. Fakturor som ankommer direkt till en enhet skall omgående översändas till skanning leverantören för ankomstregistrering, detta så att ekonomienheten så fort som möjligt skall kunna identifiera samtliga kostnader för förbundet. (adress skanning leverantör se sid 7) Vem som äger rätt att beslutsattestera framgår av avsnitt 3. 2 (8)

3 1.1 Firmatecknare Rätten att attestera en faktura eller transaktion skall inte förväxlas med rätten att ingå avtal samt rätten att införskaffa inventarier och egendom. Denna rätt har endast den som har rätt att teckna förbundets firma d.v.s. firmatecknarna. Med firmatecknare menas: Firmatecknare är de som av styrelsen är utsedda att för förbundets räkning med bindande verkan mot extern part ingå avtal, ådraga förbundet skulder, förpliktelser och överföra tillgångar. Firmatecknare har generell för hela organisationen. Förbundets firma tecknas av firmatecknare två i förening. Förbundets firmatecknare är följande: Susanna Gideonsson Tommy Tillgren Linda Palmetzhofer Britta Lepp 2. Kontrollåtgärder Inom Handelsanställdas förbund använder vi oss av två attestnivåer Saksignatur =kontrollattest och Attestsignatur=beslutsattest I följande avsnitt beskrivs de kontrollåtgärder som alltid skall ske av en faktura. 2.1 Saksignatur Den som mottagit en vara eller tjänst skall sakgranska efterföljande faktura, om fakturan kan accepteras signerar vederbörande person, elektroniskt, i DCE under fältet Saksign. Vidare anger sakgranskaren vilket objekt och kostnadsställe som kostnaden skall belasta. Innan detta kan ske skall dock följande kontroller ske av fakturan: 1. Utgiften skall överensstämma med gjord beställning, kontrakt, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet. Samt kontroll mot deltagarförteckning. 2. Godkänd leverans, att varan/tjänsten motsvarar det förväntade. 3. Utgiften har inte tidigare påförts förbundet för samma vara/tjänst. 4. Att det framgår av fakturan att leverantören har F-skatt. 3 (8)

4 5. Att fakturan är ställd till rätt mottagare, d.v.s. Handelsanställdas förbund. Då enhetschef själv sakgranskar skall attest alltid ske av VU. 2.2 Attestsignatur Denna kontroll skall utföras av budgetansvarig enhetschef och avser samtliga transaktioner som skall generera en utbetalning. Om fakturan/transaktionen kan accepteras signerar vederbörande person, elektroniskt, i DCE under fältet Attestsign eller signerar beslutunderlag för manuell utbetalning. Attestsignatur d.v.s. beslutsattest konfirmerar att betalning av en faktura/transaktion kan ske. Det är därför viktigt att följande kontroller utförts: 1. Att kontrollattesterade underlag finns, som styrker det aktuella beloppet, samt att varan/tjänsten ankommit/utförts, att bifogade deltagarförteckning, originalkvitton finns. 2. Betalning är till rätt mottagare. 3. Betalningsunderlag är ett originaldokument och går ej att återanvända. 4. Transaktionen är rätt konterad, avseende objekt och kostnadsställen. 2.3 Representation, konferenser och diverse evenemang All representation skall vara dokumenterad med underlag (notor, kvitton, etc.) samt ange vilka som deltagit. Interna konferenser eller konferenser anordnade av förbundet med externa deltagare skall alltid dokumenteras med program och deltagarförteckning. 3. Attestplan för leverantörsfakturor och transaktioner Nedan redovisas de personer som har rätt att beslutsattestera en leverantörsfaktura eller transaktion som skall generera en utbetalning. En enhetschef kan delegera en till en annan person. Antingen avseende ett enskilt kostnadsställe eller objekt. Vid dessa tillfällen skall et för attest väsentligen understiga enhetschefens nivå samt vara godkänt av VU. 4 (8)

5 Verksamhetsenheten 22. Internationellt Maria Nyberg Verskamhetsfrågor Maria Nyberg Verksamhetsenheten Maria Nyberg Info / medl utveckling Maria Nyberg Studier/centrala kurser Maria Nyberg Ungdomsverksamhet Maria Nyberg Momspliktig verksamhet 242 Maria Nyberg Totalt Verksamhetsenheten Utredningsgruppen 27. Utredningsgruppen Stefan Carlén Totalt Utredningsgruppen Förhandlingsenheten 26. Försäkringsfrågor Per Bardh Förhandlingskansli Per Bardh Butiks- och hantverksgrupp -794 Per Bardh Lagergrupp -826 Per Bardh Tjänstemannagrupp -565 Per Bardh Avtalsgruppen Per Bardh Kedjeföretag 0 Per Bardh Arbetsmiljöverket -871 Per Bardh Totalt: Förhandlingsenheten Kommunikationsgruppen 29. Kommunikationsgruppen Lena Gennemark Edsbäcker Totalt Kommunikationsgruppen Förbundssekretariat Elisabeth Brandt Ygeman 14. Kongress (EBY) Förbundsråd Repskap/stämma -650 Elisabeth Brandt Ygeman Förbundsstyrlsen Elisabeth Brandt Ygeman EBY upptill VU EBY / VU VU obegränsat 21. VU-sekretariatet Elisabeth Brandt Ygeman Totalt: Förbundssekretariat Ekonomigruppen 11.Medlemsintäkt Britta Lepp oavsett belopp 12. Medlemsförsäkring Britta Lepp oavsett belopp 13. Bidragsintäkter Britta Lepp oavsett belopp 19. Revision Britta Lepp oavsett belopp 69. Ekonomi Britta Lepp oavsett belopp Totalt: Ekonomigruppen Separat delegation har givits till samtliga medarbetare inom ekonomigruppen att självständigt betala påminnelser av känd leverantör till ett belopp om max kr. 5 (8)

6 HR-enheten 48. Lokalt plac ombudsmän Gunilla Forslund HR-enheten kansli Gunilla Forslund Personalverksamhet Gunilla Forslund Personalutbildning Gunilla Forslund Totalt: HR-enheten För beställning av terminalglasögon krävs undertecknad rekvisition innan beställning. Rekvisition erhålls från HR-enheten. Service-IT 61. Service-IT personal Kristina Essén Administration Kristina Essén IT-drift Kristina Essén VERA 0 Kristina Essén Totalt: HR-enheten Fackligrådgivning 50. Facklig rådgivning Claes Larsson Totalt Facklig rådgivning Servicekontoret 60. Servicekontoret Carina Nylén Totalt Facklig rådgivning Handelsnytt 58. Tidning redaktion Susanna Gideonsson oavsett belopp 59. Tidning produktion Susanna Gideonsson oavsett belopp Totalt Handelsnytt Övriga Fastighet och Finans 72. Fastighetsförvaltning Britta Lepp oavsett belopp Yvonne Cederberg Finansiell förvaltning Britta Lepp oavsett belopp Totalt övriga Information om besluts- och attestinstruktion Respektive enhetschef skall årligen tillse att de tagit del av denna besluts- och attestinstruktion och därmed godkänt dess innehåll. Vidare skall respektive chef underteckna bilagan och översända denna till ekonomichefen. Enhetschef skall årligen tillse att all personal på dennes enhet också får ta del av besluts- och attestinstruktionen. Vid enhetschefs frånvaro på grund av sjukdom eller semester skall denne tillse att en delegeras till ekonomichef alt annan enhetschef. Detta 6 (8)

7 sker genom att enhetschef själv i DCE lägger in sin vikarie samt vidtalar vikarien om detta. VU och ekonomichef har rätt att attestera samtliga enheter vid enhetschefs frånvaro. Skanning leverantörs adress: Handelsanställdas förbund c/o BGC BGC-ID HAF STOCKHOLM 7 (8)

8 Bilaga 1 Intygande Jag har läst den av förbundsstyrelsen fastställda besluts- och attestinstruktionen och därmed tagit del av de regler som gäller för attest. Jag har även kontrollerat att de personer som har delegerad inom min enhet överensstämmer till namn och belopp. Stockholm den.. Enhetschefs namn Handelsanställdas förbund 8 (8)