Malmö stad. Granskning av upphandlingar - Fokus på kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av stadsrevisionen Malmö Januari 2016 Malmö stad Granskning av upphandlingar - Fokus på kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Riktlinjer för Malmö stads upphandlingspolicy Genomförande Upphandlingsverksamheten Organisation och styrning Kvalitetssäkring av upphandlingar Avtalstrohet Kompetensförsörjning Samverkan mellan upphandlande enheter Uppföljning och återrapportering Stickprov Stadskontoret Serviceförvaltningen Gatukontoret Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Rekommendationer...22 Bilaga

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Malmö stad granskat upphandlingar i staden. Granskningens syfte har varit att ta ställning till om nämnderna följer lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy och stadens riktlinjer, om ändamålsenlig kompetens finns för att utföra upphandlingarna samt om tillräcklig intern kontroll finns, det vill säga att uppföljning och kvalitetssäkring görs efter upphandlingar. Svar på revisionsfrågorna Följer nämnderna och styrelsen lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy och stadens riktlinjer på ett ändamålsenligt sätt? Upprättas tillräcklig dokumentation? Det finns enligt vår bedömning brister i upphandlingsverksamheten. Vår bedömning är att granskade nämnder inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig verksamhet i förhållande till efterlevnaden av relevanta regelverk. Detta gäller såväl i efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling i form av otillåtna direktupphandlingar, som gentemot stadens upphandlingspolicy/riktlinjer genom att exempelvis upphandlingsgruppen inte existerar. Är den interna kontrollen avseende upphandlade tjänster tillräcklig? Utförs kvalitetssäkring och uppföljning av avtal och i förekommande fall kalkyler? Vår bedömning är att nämnderna inte har en tillräcklig intern kontroll inom området. Kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden har i och för sig i sina internkontrollplaner för 2014 och 2015 identifierat riskområden inom upphandlingsverksamheten. Vår bedömning, utifrån resultatet av stickprovsgranskningen, är dock att nämnderna bör intensifiera internkontrollarbetet avseende upphandlingar, direktupphandlingar och dokumentation. Internkontroller bör fungera som en kontinuerlig uppföljning av pågående kvalitetsarbete. Vi bedömer att de upphandlingar som genomförs utan inblandning av de upphandlande enheterna behöver kvalitetssäkras i betydligt större omfattning än idag. Vi noterar vidare, i flera genomförda stickprov, en bristande uppföljning av ekonomiska kalkyler. Finns tillräcklig kompetens i förvaltningarna för att genomföra upphandlingar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning? Vår bedömning är att befintlig kompetens inom de tre granskade upphandlande enheterna är tillräcklig. Dock framhåller ansvariga tjänstemän svårigheter med att rekrytera kompentent personal. Vi kan konstatera att samtliga tre verksamheter genomför löpande utbildningar. Många upphandlingar genomförs av berörda medarbetare i verksamheten, utan inblandning av de upphandlande enheterna. Vår bedömning är att ansvariga nämnder måste säkerställa att medarbetarna besitter tillräcklig kompetens för att leva upp till kraven i lagstiftning och policy/riktlinjer. Följer nämnderna de ramavtal som Malmö stad slutit? Vår bedömning är att avtalstroheten är relativt hög, vad avser de ramavtal som vi kontrollerat, för tre av fyra förvaltningar. Då avtalstroheten är under 80 procent bedömer vi att det finns god potential att höja trohetsgraden. 2

4 Utför tekniska nämnden ändamålsenliga direktupphandlingar? I gatukontorets internkontrollplan 2015 identifieras direktupphandlingar som ett väsentligt riskområde där följsamheten till LOU ska kontrolleras. Vi delar uppfattningen om att framförallt direktupphandlingar är ett område med stora risker för fel. Utifrån resultatet av stickprovsgranskningen gör vi bedömningen att kontorets direktupphandlingar inte fullt ut är ändamålsenliga. Framför allt finns en bristande dokumentation/ordning över dokumentationen avseende direktupphandlingar. Fungerar samarbetet mellan upphandlingsenheten och stadens nämnder ändamålsenligt och effektivt? Samarbetet mellan stadens upphandlande enheter är sporadiskt, utan struktur och utan tydliga åtaganden. Råd och konsultationer sker i viss utsträckning från den centrala upphandlingsenheten. Enligt vår bedömning kan samverkan mellan de upphandlande enheterna stärkas, detta för att uppnå såväl en ökad kompetensnivå för medarbetarna som ett mer optimalt resursutnyttjande för staden. Efter genomförd granskning har EY identifierat följande rekommendationer: För att säkerställa en ändamålsenlig styrning av upphandlingsprocessen bör kommunstyrelsen tillse att verksamheten är organiserad i enlighet med policy och riktlinjer. Tydliggör i policy om staden är en upphandlande myndighet eller om varje nämnd utgör egna upphandlande myndigheter. Återuppta upphandlingsgruppens verksamhet och verka för att övriga nämnder utser samordnare för upphandlingsfrågor. Intensifiera internkontrollarbetet, framförallt gentemot direktupphandlingar och den dokumentation som ska bevaras i samband med sådana inköp. Säkerställ att avtal alltid dokumenteras och undertecknas av berörda avtalsparter. Upprätta rutiner och processer som minimerar risken för att relevanta regelverk inte efterlevs. Förstärk samarbetet mellan stadens upphandlande enheter i syfte att höja kompetensen och förbättra effektiviteten. 3

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen och domstolspraxis utvecklas fortlöpande, såväl nationellt som på EU-nivå. Sanktioner i form av bl.a. upphandlingsskadeavgifter gör att upphandlande myndigheter noga bör följa utvecklingen och anpassa sina strategier. Brister i förfarande och genomförda upphandlingar är förknippat med såväl finansiella som verksamhetsmässiga risker. Direkta kostnader kan komma att belasta staden i form av upphandlingsskadeavgifter eller som resultatet av civilrättsliga processer. Även verksamheten kan komma till skada för de fallen att upphandlingar drar ut på tiden eller leveranser skjuts upp. Utifrån den ekonomiska omfattningen av upphandlingarna är de största riskerna kopplade till de tekniska nämnderna. Malmö stads revisorskollegium har beslutat att upphandla en fördjupad granskning av upphandlingar i Malmö stad Syfte och avgränsning Syftet med revisionsprojektet är att ta ställning till om nämnderna följer lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy och stadens riktlinjer, om ändamålsenlig kompetens finns för att utföra upphandlingarna samt om tillräcklig intern kontroll finns, det vill säga att uppföljning och kvalitetssäkring görs efter upphandlingar. Granskningen avser kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden Revisionsfrågor Följande revisionsfrågor ska besvaras: Följer nämnderna och styrelsen lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy och stadens riktlinjer på ett ändamålsenligt sätt? Upprättas tillräcklig dokumentation? Är den interna kontrollen avseende upphandlade tjänster tillräcklig? Utförs kvalitetssäkring och uppföljning av avtal och i förekommande fall kalkyler? Finns tillräcklig kompetens i förvaltningarna för att genomföra upphandlingar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning? Följer nämnderna de ramavtal som Malmö stad slutit? Utför tekniska nämnden ändamålsenliga direktupphandlingar? Fungerar samarbetet mellan upphandlingsenheten och stadens nämnder ändamålsenligt och effektivt? 4

6 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen och inte minst rättspraxis förändras fortlöpande. De senaste större förändringarna trädde i kraft den 15 juli 2010, den 1 januari 2013 och den 1 juli Ändringarna som trädde i kraft den 15 juli 2010 i upphandlingslagstiftningen berör överprövningsprocessen i upphandlingsmål. Bland annat infördes en så kallad avtalsspärr, som innebär att det är förbjudet för en upphandlande myndighet att ingå avtal direkt efter ett tilldelningsbeslut. Den 28 maj 2014 beslutade riksdagen att godkänna regeringens förslag om att höja tröskelvärdet för direktupphandlingar. Gränsen höjs från tidigare 15 % till 28 % av tröskelvärdet ( kr). Vidare beslutades att upphandlande myndighet enligt 15 kap. 19 LOU ska anteckna skäl för direktupphandling och annat av betydelse om upphandlingens värde överstiger kr, en s.k. dokumentationsplikt. Det infördes även krav på att myndigheterna ska ha riktlinjer för direktupphandlingar. De nya reglerna trädde i kraft den 1 juli Kommunallagen (1991:900) I 6 kap. 1 kommunallagen framgår att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Vidare framgår av 2 att kommunstyrelsen uppmärksamt ska följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Det åligger kommunstyrelsen ett särskilt ansvar att ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Malmö stads upphandlingspolicy Upphandling och inköp av varor, tjänster och entreprenader ska enligt Malmö stads upphandlingspolicy, från 2009, utföras utifrån de behov som uttrycks av staden och dess verksamheter. Verksamheten kring upphandlingar och inköp ska karaktäriseras av tydliga roller och funktioner inom Malmö stads organisation. De ska även genomsyras av de grundläggande principerna för offentlig upphandling, så som likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Pris, kvalitet, miljö och sociala/etiska villkor ska finnas som aktivt instrument i alla upphandlingar och tillämpas i proportionerlig omfattning. Upphandlingar och inköp ska enligt policyn utföras professionellt. Inom Malmö stad ska det finnas en central upphandlingsenhet som är underställd kommunstyrelsen. Den centrala enheten har ett sammanhållet ansvar för hela upphandlingsoch inköpsverksamheten för Malmö stad. I den omfattning som kommunstyrelsen beslutat ska enheten utnyttjas av upphandlande myndigheter inom staden. 1 Konkurrensverket, , aspx 5

7 2.5. Riktlinjer för Malmö stads upphandlingspolicy Riktlinjerna för Malmö stads upphandlingspolicy är senast reviderade av KS Kommunstyrelsen och nämnderna har ansvar för de upphandlingar (inklusive direktupphandlingar) som genomförs inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna/förvaltningarna ska enligt gällande riktlinjer konsultera Malmö stads centrala upphandlingsenhet vid upphandling (ej direktupphandling). Skyldigheten att konsultera upphandlingsenheten omfattar dock också gatukontoret och stadsfastigheter, dock inte vid upphandlingar som enligt stadens policy är av så specifik entreprenadjuridisk karaktär att frågan bäst hanteras inom organisationen. Upphandlingsenheten under kommunstyrelsen och har ett sammanhållet ansvar för hela upphandlings- och inköpsverksamheten i Malmö stad. Enheten består av 14 upphandlare (tre vakanser), två hållbarhetskoordinatorer, en stadsjurist/stf. chef och en chef. Dessa genomför stadsövergripande och centrala upphandlingar. Enligt riktlinjerna för upphandling ska den upphandlingsenheten under kommunstyrelsen: utgöra Malmö stads expertfunktion på upphandling, samordna och genomföra varu- och tjänsteupphandlingar, vara mottagare av anbudshandlingar, upprätthålla avtalsregister, leda Malmö stads upphandlingsgrupp, initiera uppdateringar av upphandlingspolicyn och upphandlingsriktlinjerna, utfärda rekommendationer, mallar och andra dokument, bistå de kommunala bolagen och verksamheterna med hjälp vid behov, ge information och utbildning i upphandlingsfrågor till berörda i staden, tillse att erforderlig kompetens upprättshålls hos den personal som arbetar med att genomföra upphandlingar och avrop vid enheten. samt med bindande verkan för Malmö stad genomföra stadsövergripande upphandlingar inom samtliga avtalsområden Genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier och stickprovskontroller. Intervjuer har genomförts med stadens upphandlingschef och upphandlingsansvariga tjänstemän inom förvaltningar som omfattas av granskningen. Se bilaga 1 för förteckning över intervjuade medarbetare. Tolv stickprov av leverantörer har valts utifrån ett riskbaserat urval från respektive verksamhets leverantörsreskontra. Stickproven har kontrollerats genom att upphandlingsförfarande översiktligt granskats. Viss avstämning med projektansvariga har genomförts avseende de upphandlingar som ingår i stickproven. Kontroll av regelefterlevnad och följsamhet gentemot avtal avseende upphandlingar har även genomförts. Underlaget för denna kontroll har tillställts oss via Malmö stads ekonomienhet. Viss avstämning har även genomförts med tjänstemän på den nyinrättade statliga Upphandlingsmyndigheten. 6

8 3. Upphandlingsverksamheten 3.1. Organisation och styrning Kommunstyrelsen har i uppdrag att för Malmö stads verksamheter utfärda riktlinjer om vad som gäller vid upphandling. De beslutade riktlinjerna är ett ramverk för hur stadens upphandlingsverksamhet ska bedrivas och rapporteras. De beskriver hur ansvaret för upphandlingsverksamheten ska fördelas och på vilka organisatoriska nivåer olika uppgifter ska utföras. Kommunstyrelsen ska även genom stadens centrala upphandlingsenhet styra stadens övergripande upphandlingsverksamhet. Staden har tre upphandlande enheter. En upphandlingsenhet under kommunstyrelsen, en enhet under tekniska nämnden på gatukontoret och slutligen en enhet under servicenämnden. Många upphandlingar sker dock ute i verksamheterna, utanför de upphandlande enheternas kontroll. Malmö stad och dess upphandlande enheter använder sig av IT-stödet Visma TendSign vid annonserade upphandlingar. Mindre direktupphandlingar som hanteras av övrig förvaltningsorganisation genomförs utan detta stöd. Gatukontoret har emellertid påbörjat ett arbete med att använda en direktupphandlingsmodul i Visma Tendsign. Stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling finns enligt uppgift på stadens intranät KomIn. Vid granskningstillfället uppger upphandlingsenheten att stadens kötid för hantering av upphandlingar är lång. Enligt upphandlingschefen görs prioriteringar av aktuella ärenden. Förhoppningen är dock att minska kötiden till endast några månader inför sommaren Upphandlingsenheten ansvarar även för att leda stadens upphandlingsgrupp. Det framgår av riktlinjerna att inom varje nämnd/förvaltning ska det finnas en samordnare i upphandlingsfrågor. Den centrala upphandlingsenheten ska tillsammans med samordnarna bilda en särskild upphandlingsgrupp. Av intervjuer framkommer emellertid att denna organisation inte var verksam vid tidpunkten för intervjun. Det uppgavs att en upphandlingsgrupp funnits men att denna varit beroende av enskilda medarbetare som var pådrivande i arbetet. Enligt intervjuer har upphandlingsenheten tillsammans med serviceförvaltningen byggt upp en supportgrupp specialiserad på frågor som berör direktupphandling med syfte att stödja upphandlande tjänstemän i Malmö stad. Gruppen ska enligt upphandlingschefen vara tillgänglig för samtliga tjänstemän inom stadens upphandlingsverksamhet till våren Gatukontoret har också påbörjat ett arbete med att stärka rutinerna för direktupphandlingar. Planen är att medarbetarna ska använda direktupphandlingsmodulen i Visma Tendsign. Det pågår ett utbildnings- och informationsarbete och delar av verksamheten använder, vid tidpunkten för granskningen, direktupphandlingsmodulen. Hela förvaltningen ska inom kort arbeta med detta stöd. Därutöver ska förvaltningen använda de mallar och rutiner som i övrigt gäller för staden. Malmö stad är en stor organisation med flera stora nämnder och förvaltningar. Vid granskningen framkom att det fanns delvis olika uppfattningar om staden utgjorde en upphandlande myndighet eller om varje nämnd utgjorde en egen upphandlande myndighet. Enligt LOU avses med offentliga myndigheter bl.a. kommunala beslutande församlingar Bedömning Framförallt direktupphandlingar sker, i flera fall, i verksamheten utan inblandning av de upphandlande enheterna vilket får effekter för utfallet av genomförda upphandlingar. Detta 7

9 förhållande bör enligt vår bedömning även få konsekvenser för kompetensutveckling, ledning och styrning. Den vanligaste formen för organiserandet av kommunal upphandling är att en kommun också är en upphandlande myndighet. Vår bedömning är emellertid att varje nämnd inom Malmö stad kan utgöra en egen upphandlande myndighet. En uppenbar effekt av att ha flera upphandlande myndigheter istället för en är att varje förvaltning kan handla mer och friare om kostnaderna enbart beräknas för den egna förvaltningen. Samtidigt ställs krav på varje upphandlande myndighet (nämnd) att fullt ut ta ansvar för de upphandlingar som genomförs inom nämnden. Enligt vår bedömning kommer, i sådana fall, varje nämnd att behöva stärka den interna kontrollen av den egna upphandlingsverksamheten och säkerställa att förvaltningen besitter tillräcklig kompetens för uppgiften. Slutligen måste också varje nämnd då besluta om riktlinjer för direktupphandlingar i enlighet med lagstiftning. För att säkerställa en ändamålsenlig styrning av upphandlingsprocessen, för att underlätta för leverantörer vid upphandlingar och för att tydliggöra inför eventuella överprövningar bör kommunstyrelsen klargöra i upphandlingspolicyn och riktlinjer hur stadens upphandlingsverksamhet är organiserad. I anslutning därtill är det enligt vår bedömning av stor vikt att en samsyn kring organisation och ansvar vid upphandling beslutas och kommuniceras ut i stadens nämnder och verksamheter. Vidare är det vår bedömning att staden bör leva upp till intentionerna från stadens riktlinjer och återupprätta upphandlingsgruppen med samordnare från de olika nämnderna/förvaltningarna. Denna grupp kommer att bli av strategisk betydelse för det fall att nämnderna ska vara egna upphandlande myndigheter. Då krävs, enligt vår uppfattning, kompetensdelning, informationsspridning och kommunikation Kvalitetssäkring av upphandlingar Det åligger stadens centrala upphandlingsenhet att under hela avtalsperioden kontrollera att de leverantörer som Malmö stad har avtal med lever upp till lagstadgade och avtalade åtaganden avseende exempelvis betalning av skatt och sociala avgifter. Avtal med leverantörer som inte fullgör sina skyldigheter i detta avseende ska hävas om det är rättsligt möjligt och om det innebär en proportionell rättsföljd. Staden ska säkra att krav som finns i förfrågningsunderlag och som leverantören accepterat uppfylls genom en aktiv och kontraktstyrning. Det innebär bl.a. ett ömsesidigt dialogforum för parterna, tydliga regler för kontraktets upphörande, fungerande rutiner och organisation för kontraktstyrning, kompetens för hantering av fel och brister samt rutiner för kvalitetsmätningar. Enligt intervjuade kvalitetssäkras stadsövergripande upphandlingar av tjänstemän på upphandlingsenheten. Verksamhetsspecifika upphandlingar kvalitetssäkras internt vid respektive förvaltning. Förvaltningar har även möjlighet att köpa in extern juridisk kompetens för kvalitetssäkring genom ett stadsövergripande ramavtal. Vid intervjuer med ansvariga tjänstemän vid stadsfastigheter och gatukontoret framgår att kvalitetssäkringen upplevs som ändamålsenlig och att samarbetet med stadsjuristerna är gott. I samband med kvalitetssäkringen genomförs även riskanalyser som avser t.ex. ekonomiska risker, risker vid konkurs och risken för bristande kompetens. Uppföljning av avtal ska genomföras för att säkerställa kvaliteten på upphandlad vara eller tjänst. Enligt upphandlingsenheten genomförs uppföljningar av de större upphandlingarna som t.ex. livsmedel och IT. Enheten har som mål att följa upp samtliga avtal inom sitt ansvarsområde men uppger att detta inte möjligt p.g.a. resursbrist. Vid intervjuer med ansvariga tjänstemän inom serviceförvaltningen och gatukontoret framgår att ansvariga 8

10 beställarombud genomför löpande uppföljningar med leverantörer genom t.ex. byggmöten och utvärdering. Uppföljningen av mindre upphandlingar ska genomföras av verksamhetsföreträdare, dvs de som gör inköpen ska tillse att staden fått det som avtalats. De är de ansvariga i verksamheten som i normalfallet genomför uppföljningar gentemot ekonomiska kalkyler m.m. Dokumenterad uppföljning sker främst via ekonomisystemets attestfunktion Intern kontroll I stadskontorets interna kontrollplan 2014 identifierades Avtalstrohet som ett av kommunstyrelsens riskområden. Syftet med kontrollen var att stämma av i vilken utsträckning förvaltningen är trogen de centrala avtalen. Kontrollen bestod i en avstämning av om konferenser genomförs hos de leverantörer Malmö stad slutit avtal med. Av uppföljningen framgår att kunskapen avseende kraven vid direktupphandling bedömdes som bristfällig. För att stärka kunskapen har informationen på intranätet KomIn förtydligats. För att säkerställa att information når de tjänstemän som berörs ska stickprovskontroller fortsättningsvis genomföras i samband med den dagliga kontrollen av utbetalningar. Beslutsattestanten ska meddelas vid brister. Avtalstroheten vid stadskontoret bedömdes som god. Vi noterar att Avtalstrohet även återkommer i stadskontorets internkontrollplan Avtalstrohet och Avtalsbevakning identifierades som riskområden i servicenämndens internkontrollplan Kontrollerna genomfördes genom stickprov och intervju med administrativ chef. I uppföljningen framgår att avtalstroheten generellt bedömdes som god. Identifierad avvikelse inom inköpstypen drift- och supportavtal har åtgärdats och avrop ska numera ske med avtalad leverantör. Direktupphandling har identifierats som ett riskområde i servicenämndens internkontrollplan för I gatukontorets internkontrollplan 2014 identifierades utlägg/inköp/avtal som ett riskområde. Syftet med kontrollen var att säkerställa fungerande rutiner hos avdelningar, enheter och vid projekt. Kontroller genomfördes genom intervjuer samt kontroll av rutiner. Kontrollen resulterade i justeringar och tydliggörande på stadens intranät beträffande rutiner och strukturmaterial. Vidare beslutades att rutiner vid inköp/avtal numera ska ingå som en del i utbildningen för nyanställda. I verksamhetens internkontrollplan 2015 identifieras direktupphandlingar som ett väsentligt riskområde där följsamheten till LOU ska kontrolleras. Enligt intervjuade syftar kontrollen även till att skapa en bild av om gatukontorets direktupphandlingar är ändamålsenliga. Vid tillfället för granskningen hade ännu inte internkontrollerna avseende 2015 redovisats till nämnd Bedömning Det finns enligt vår bedömning förutsättningar för ett ändamålsenligt kvalitetsarbete. Det finns kompetens att tillgå och vissa rutiner som säkerställer att upphandlingar kvalitetssäkras kontinuerligt. På de enheter som genomför upphandlingar av större dignitet, dvs. den centrala upphandlingsenheten, gatukontorets upphandlingsenhet och stadsfastigheters enhet byggprojekt finns intern kvalitetssäkring och upparbetade rutiner för att anlita externt stöd. Vid mindre upphandlingar som sker ute i verksamheten är det vår bedömning att samma kvalitetssäkring inte finns. Ansvariga tjänstemän arbetar dock med att utveckla stödstrukturer/mallar m.m. för att öka kvaliteten i direktupphandlingar. 9

11 Vi noterar att genomförda stickprov (som redovisas i avsnitt 4 i denna granskning) indikerar på brister i upphandlingar och upphandlingsdokumentation. Av de sammanlagt tolv stickproven bedömer vi att fyra granskade inköp är att betrakta som otillåtna direktupphandlingar. Därutöver har vi synpunkter på ytterligare ett par upphandlingar. Vår bedömning är därför att samtliga granskade nämnder bör genomföra insatser i syfte att säkerställa en tillfredsställande internkontroll avseende direktupphandlingar och upphandlingsdokumentation. Genomförda internkontroller bör fungera som en kontinuerlig uppföljning av pågående kvalitetsarbete Avtalstrohet Inom ramen för granskningen har vi valt ut två områden för särskilda avtalstrohetskontroller. De valda områdena är: kontorsmaterial och IT/mobilabonnemang. Vid valet av områden har vi beaktat risken för felkonteringar eller att ramavtalsområdet inte motsvaras av ett lämpligt konto. Detta kan i sin tur leda till felaktiga resultat och analyser. De valda områdena brukar normal sett vara förknippade med lägre risk för ovanstående felkällor. I arbetet har vi fått hjälp av Malmö stads centrala ekonomiavdelning för att ta fram resultatrapporterna. Rapporterna har avsett verksamheterna: serviceförvaltningen, gatukontoret, fastighetskontoret och kommunstyrelsen/stadskontoret. Uppgifterna i tabell 1 avser inköp gjorda under Tabell 1 Köp på ramavtal Köp av annan Procent avtalstrohet Totala inköp Kontorsmaterial Fastighetskontoret % Gatukontoret % Stadskontoret % Serviceförvaltningen % IT/mobilabb. Fastighetskontoret % Gatukontoret % Stadskontoret * % Serviceförvaltningen % * Vid sakgranskningen framkom att kostnader för det mobila kommunikationssystemet RAKEL ingår i beräkningen avseende IT/mobilabb. Stadskontoret. Avtalstroheten blir 88 % exklusive kostnader för RAKEL. Uppgifterna i tabell 2 avser inköp gjorda perioden till Tabell 2 Köp på ramavtal Köp av annan Procent avtalstrohet Totala inköp Kontorsmaterial Fastighetskontoret % Gatukontoret % Stadskontoret % Serviceförvaltningen % IT/mobilabb. Fastighetskontoret % Gatukontoret % Stadskontoret %

12 Serviceförvaltningen % * Vid sakgranskningen framkom att kostnader för det mobila kommunikationssystemet RAKEL ingår i beräkningen avseende IT/mobilabb. Stadskontoret. Avtalstroheten blir 93 % exklusive kostnader för RAKEL. Vidare kan vi konstatera att ramavtalstroheten skiljer sig åt en hel del beroende på område och förvaltning. Fastighetskontoret avviker avseende kontorsmaterial med en avtalstrohet om 42 respektive 21 procent medan framförallt stadskontoret har en hög avtalstrohet inom detta område. Vad gäller IT/mobilabonnemang skiljer fastighetskontoret ut sig igen, denna gång med 100 procentig avtalstrohet. Gatukontoret, serviceförvaltningen och stadskontoret (exkl. RAKELkostnaderna) har en avtalstrohet om 75 till 100 procent. Övrigt om ramavtal För området Möbler saknar Malmö stad ett övergripande ramavtal. De granskade nämnderna/förvaltningarna har inte heller förvaltningsspecifika ramavtal på området. Enligt uppgift har staden saknat ramavtal inom området under en längre tid och istället sker direktupphandlingar för att täcka behoven. De intervjuade påtalade ett behov av att upphandla detta ramavtal och av tabellen framgår även att det är stora belopp som omsätts utan ramavtal Bedömning Vår bedömning är att avtalstroheten är relativt hög, frånsett kontorsmaterial på fastighetskontoret. Då avtalstroheten är under 80 procent bedömer vi att det finns god potential att höja trohetsgraden. Vi bedömer det också angeläget att upphandla ett ramavtal för möbler. Såväl den interna effektiviteten som hushållandet med stadens medel torde stärkas väsentligt med ett sådant ramavtal Kompetensförsörjning Enligt upphandlingsriktlinjerna ansvarar upphandlingsenheten för att nödvändig kompetens upprätthålls hos personalen vid enheten. Upphandlingschefen uppger att befintlig kompetens på enheten är god. Dock uppges att enheten bör rekrytera fler upphandlare för att klara av den höga arbetsbelastningen. Intervjuade tjänstemän inom serviceförvaltningen och gatukontoret uppger att verksamheterna har en god kompetens. Dock upplever samtliga tjänstemän att det är svårt att rekrytera personal med upphandlingskompetens och kopplingen till entreprenadjuridik. Enligt uppgift är det specifikt jurister med expertkunskap inom LOU som är svårt att rekrytera. Flera direktupphandlingar genomförs dock i förvaltningarna direkt av berörda tjänstemän. Kompetensen i dessa fall kan variera Kompetensutveckling och utbildningar Upphandlingsenheten är stadens expertstöd vid upphandlingsfrågor, enheten genomför ett obligatoriskt introduktionsprogram vid nyanställning samt utbildningsdagar (hel- och halvdagar) för att bl.a. informera om förändrad lagstiftning. En utbildningsdag genomfördes senast av enheten den 1 september 2015 där riktlinjer för direktupphandling behandlades. 11

13 Eftersom serviceförvaltningen och gatukontoret är enskilda upphandlande verksamheter köper de in stöd och utbildningsinsatser från bl.a. upphandlingsenheten. Enligt intervjuade görs även inköp av externa föreläsare och utbildare via stadens befintliga ramavtal. Serviceförvaltningen har genomfört 1,5 dagars juridisk (LOU) utbildning med externa konsulter under Gatukontoret genomför två gånger per år en halv dags utbildning med hjälp av externa konsulter. Utbildningsinsatser i syfte att höja den allmänna kompetensen bland personalen som genomför direktupphandlingar genomförs i viss utsträckning. Enligt uppgift kan dessa utbildningar behöva prioriteras tydligare framöver Samverkan mellan upphandlande enheter Vid varje förvaltning ska det finnas en samordnare i upphandlingsfrågor. Upphandlingsenheten ska tillsammans med stadens samordnare bilda en upphandlingsgrupp med syfte att stödja upphandlande tjänstemän, samverka och säkerställa kompetensutveckling. Av intervjuer framgår att det inte finns någon uttalad funktion som samordnare för upphandling vid stadens förvaltningar. Vidare framgår av intervjuer att det inte finns något etablerat samarbete mellan å ena sidan de enskilda upphandlingsverksamheterna och å andra sidan upphandlingsenheten förutom vid större stadsövergripande upphandlingar då ansvariga träffas i s.k. referensgrupper. Enligt uppgift har ett visst utbyte skett vid framtagandet av befintliga arbetsmallar men i övrigt arbetar varje enskild enhet utifrån sina specifika mallar. Av intervjuer framgår att det finns planer för ett nätverk bestående av jurister som arbetar med upphandlingsfrågor och LOU Uppföljning och återrapportering Uppföljning och återrapportering av upphandlingsprocessen till ansvarig styrelse och nämnd genomförs inom ramen för intern kontroll. Återrapportering till servicenämnden och tekniska nämnden sker även i samband med återrapportering av delegationsbeslut Bedömning Enligt vår bedömning behöver samverkan mellan de upphandlande enheterna stärkas för att uppnå såväl en ökad kompetensnivå för medarbetarna, som ett mer optimalt resursutnyttjande för staden. Likaså bör kommunstyrelsen verka för att övriga nämnder utser samordnare i sina respektive nämnder som tillsammans kan utgöra en upphandlingsgrupp i staden samt sprida information/kunskap internt. Den kompetens om offentliga upphandlingar som finns centralt vid de tre upphandlingsenheterna behöver också spridas ut i organisationen, detta kan enligt vår bedömning ske med hjälp av en upphandlingsgrupp. Många direktupphandlingar genomförs av berörda medarbetare i verksamheten, alltså på en mer decentral nivå än upphandlingsenheternas mer centrala funktioner. Vår bedömning är at ansvariga nämnder i staden måste säkerställa att medarbetarna har tillräcklig kompetens för att leva upp till kraven i lagstiftning och policy/riktlinjer. 12

14 4. Stickprov Inom ramen för granskningen av upphandlingsprocessen har ett stickprov på 12 upphandlingar genomförts. Vi har tagit del av underlag i syfte att bedöma kvalitetssäkringen och om dokumentation finns upprättad avseende genomförda upphandlingar. Stickproven avser leverantörer som fakturerat staden från 2014 till och med augusti Leverantörer som fakturerat staden mindre än kr per år har exkluderats. Alla uppgifter om fakturerade belopp inkluderar moms Stadskontoret First Flight Eight Wonderleap FEW AB Fakturerat stadskontoret 2014 Fakturerat stadskontoret 2015 Beskrivning SEK SEK Avser upphandling av ramavtal för strategiska kommunikationstjänster. Avtalets löptid är från den 13 januari 2013 till och med den 9 januari 2015 med möjlighet att förlänga med maximalt 2 år. Leverantören rangordnades som nummer två i upphandlingen. I avtalet anger staden hur mycket leverantörerna kommer att anlitas i förhållande till varandra. Större avrop från ramavtalet kommer att genomföras med förnyad konkurrensutsättning. Därutöver finns ett par avtal som är direktupphandlade separat. Kommentar Granskningen har inte föranlett några kommentarer Julius Produktion AB Fakturerat stadskontoret 2014 Fakturerat stadskontoret 2015 Beskrivning - SEK SEK Malmö stad medfinansierar marknadsföringen av musikalföreställningen Pippi Långstrump. Uppsättningen ägs enligt uppgift av Julius Produktion AB och kan därför inte konkurrensutsättas. Kommentar Utifrån ett upphandlingsperspektiv har vi inga kommentarer. I kommunallagens 2 kap. finns däremot vissa begränsningar i vilken mån staden kan stödja enskild aktör Wirtén Content Agency AB Fakturerat stadskontoret 2014 Fakturerat stadskontoret 2015 Beskrivning SEK SEK Arbetsgivarpolitiska avdelningen under stadskontoret genomförde 2009 en förenklad upphandling av produktionen av vård och omsorgs tidning Spaning. Upphandlingen vanns av företaget Redaktionen.Nu HB. Av förfrågningsunderlaget framgår att avtalet löper på två år 13

15 och med möjlighet att förlänga med ytterligare två år, som längst till Möjligheten till förlängning utnyttjades. För året 2014 finns en ny förlängning. Detta avtal är dock inte undertecknat och av texten framgår inte avtalsparterna. För år 2014 har bolaget Wirtén Content Agency AB fakturerat staden. Kommentar Det finns inga möjligheter att förlänga avtalet efter att avtalet löpte ut Därmed är inköpet att betrakta som en otillåten direktupphandling YouGov Sweden AB Fakturerat stadskontoret 2014 Fakturerat stadskontoret 2015 Beskrivning SEK - SEK Kommunikationsavdelningen på stadskontoret har anlitat leverantören sedan 2008 för att bygga upp en panel bestående av stadens invånare. Syftet med panelen var att skapa ett forum för att kartlägga attityder och utvärdera idéer. Enligt uppgift ska avtal vara tecknat men dokumentation om avtalet kan inte återfinnas. En offert från samma år uppges ligga till grund för avtalet. Enligt uppgift tillfrågades inte fler leverantörer vid tillfället för upphandlingen eftersom Malmö stad fått rekommendationer från Roskilde kommun som anlitat leverantören för liknande uppdrag. Från december 2014 finns en avtalstext om reviderade villkor avseende Malmöpanelen. I mars 2014 har leverantören också lämnat ett anbud avseende att genomföra en läsarundersökning för tidningen Spaning. Inom ramen för granskningen har vi inte fått del av anbudsförfrågningar eller liknande dokumentation. Andra leverantörer synes inte ha haft möjlighet att lämna anbud. Kommentar Fler leverantörer borde ha tillfrågats och dokumentation om ett sådant förfarande borde ha upprättats. Vår bedömning är att anlitandet av leverantören får betraktas som en otillåten direktupphandling Serviceförvaltningen Ekroths entreprenad AB Fakturerat serviceförvaltningen 2014 Fakturerat serviceförvaltningen 2015 Beskrivning SEK SEK Upphandlingen avser ramavtal för entreprenadmaskintjänst och genomfördes med ett öppet förfarande under hösten Kriterium för tilldelning var lägsta pris för respektive maskinkategori. Avtalet gällde från den 1 april 2012 till och med den 31 mars 2014 och kan förlängas i maximalt två år. Sammantaget kom 19 anbud in. Leverantören blev rankad som etta i kategori nr 9 Hjulgrävare med fyrhjulstyrning, och som tvåa i kategori nr 3.2 Grävmaskiner på hjul. Kommentar Granskningen har inte föranlett några kommentarer. 14

16 AB Knowledge Ground Construction Fakturerat serviceförvaltningen 2014 Fakturerat serviceförvaltningen 2015 Beskrivning SEK SEK Upphandlingen avser samma ramavtal för entreprenadmaskintjänst som ovan. Kriterium för tilldelning var lägsta pris för respektive maskinkategori. Avtalet gällde från den 1 april 2012 till och med den 31 mars 2014 och kan förlängas i maximalt två år. Sammantaget kom 19 anbud in. Leverantören som vid tidpunkten för upphandlingen hette Kungsbacka grävcentral AB kom etta i 28 delområden och tvåa i åtta delområden av upphandlingen. Kommentar Granskningen har inte föranlett några kommentarer Elias Service AB Fakturerat serviceförvaltningen 2014 Fakturerat serviceförvaltningen 2015 Beskrivning SEK SEK Inköpet avser direktupphandling av konsultservice för integrationsplattform på operativ Microsoft Windows och applikationen TEIS. Avtalet är tecknat 2008 och är ett ramavtal där löpande avrop sker. I avtalet anger man kostnaden som en timkostnad. Det framgår att personalen som arbetar med integrationsplattformen löpande kan avropa tjänsterna. Inget upphandlingsunderlag har tillställs EY under granskningen. Kommentar Eftersom beloppen som faktureras serviceförvaltningen överstiger de beloppsgränser som gäller enligt LOU och vi inte fått del av underlag som tyder på att en upphandling har genomförts bedömer vi inköpet som en otillåten direktupphandling Nordic Modular Leasing AB Fakturerat serviceförvaltningen 2014 Fakturerat serviceförvaltningen 2015 Beskrivning SEK SEK Två förenklade upphandlingar ligger till grund för leverantörens fakturering. Inköpen avser förskole- och särskolelokaler i form av flyttbara byggnader. Ett företag som heter Flexator AB har vunnit de två upphandlingarna. Flexator AB och leverantören (Nordic Modular Leasing AB) är båda dotterbolag till Nordic Modular Group AB och delvis samma personer har beslutsfattande funktioner i de båda bolagen. Av anbuden framgår att leverantören ämnar överlåta åt annan (av leverantören vald) att teckna hyresavtal med staden. Av avtalen framgår vidare att Flexator AB har tillverkat byggnaderna. Av förfrågningsunderlaget framgår bl.a. att anbudsgivaren ska uppfylla betyg 3 eller högre enligt Upplysningscentralens betygsmodell samt att anbudsgivaren ska redovisa hur företagets kvalitetssystem är uppbyggt. Enligt de två avtalen, som tecknades 2007 och löpte t.o.m. 2012, ska den sammanlagda kostnaden för de två byggnaderna uppgå till kr per år efter år Exklusive moms 15

17 är differensen ca kr. Enligt uppgift förklaras beloppet främst av tidigare inköp av två paviljonger där upphandlingsmaterial inte kunnat redovisas. Kommentar En vinnande leverantör kan inte utan vidare lämna över uppdraget åt annan, även om företagen, som i detta fall, ingår i samma koncern. Krav eller andra åtaganden i förfrågningsunderlag och anbud flyttas inte med automatik över till annan avtalspart Gatukontoret Evenemangsteknik Fakturerat gatukontoret 2014 Fakturerat gatukontoret 2015 Beskrivning SEK SEK Uppdraget omfattar scenuppbyggnad, ljud och ljusfunktioner m.m. för artistuppträdande. Upphandlingen avser Gustav Adolfs torg, för bl.a. Malmöfestivalen år Upphandlingen genomfördes som en förnyad konkurrensutsättning i enlighet med ramavtal. Beställningar är daterade den 8 april Kontraktspris i beställningarna är och SEK exkl. moms. Ramavtalet som ligger till grund för upphandlingen har redovisats. Kommentar Ett par förnyade konkurrensutsättning är genomförda inför Malmöfestivalen Dock förklaras inte hela delen av fakturerade belopp av dessa upphandlingar Liveside Event AB Fakturerat gatukontoret 2014 Fakturerat gatukontoret 2015 Beskrivning - SEK SEK Liveside Event AB har ett ramavtal med Malmö Stad om tillfälliga va-anläggningar inför Malmöfestivalen Aktuellt inköp om SEK avser julfirande och hänför sig till ett annat avtal. Enligt uppgift i sakgranskningen hade ramavtalsleverantören som var rangordnad etta i denna avtalskategori inte levererat enligt avtal vid tidigare tillfällen varpå två andra anbudsgivare ombads lämna anbud för detta uppdrag. Enbart Liveside Event Ab lämnade anbud. Av underlagen som vi tagit del av avseende Liveside Event AB framgår att inköpet avser en direktupphandling för julfirande enligt specifikation om kr och nyårsfirande enligt specifikation om kr. En anbudsförfrågan avseende nyårsfirandet är utskickat till en två leverantörer den 19 december Kommentar Av vad vi kan utläsa från tillgänglig dokumentation har inköpet avseende julfirandet inte konkurrensutsatts eller dokumenterats i enlighet med lagstiftarens krav eller stadens riktlinjer, denna del betraktar vi därför som en otillåten direktupphandling. En e- postkorrespondens finns för det mindre beloppet, avseende nyårsfirande. Vi har dock inte fått del av avtal, anbud m.m. och bedömer att dokumentationen inte är tillräcklig. 16

18 Rosebranch AB Fakturerat gatukontoret 2014 Fakturerat gatukontoret 2015 Beskrivning SEK SEK Inköp av konsult för genomförande av båttävlingar. Enligt uppgifter från gatukontoret krävs bl.a. lokal förankring, internationell förankring, kontakt med Skåneklubbar, kompetens för utbildning av personal, kompetens för huvudansvar tävlingsledare för att genomföra uppdraget. Enligt anteckningar finns egentligen bara en person som har tid att lägga och som har de eftersökta egenskaper/kompetenser. Gatukontoret anför i sakavstämningen att upphandlingen genomfördes före införandet av direktupphandlingsmodulen. Kommentar Gatukontoret bör kunna uppvisa en genomförd marknadsundersökning som visar att det enbart finns en möjlig leverantör för denna tjänst. Dokumentationen av upphandlingen lever inte upp till stadens krav på hur direktupphandlingar ska dokumenteras PM Event AB Beskrivning Upphandling är genomförd Enligt öppningsprotokoll, daterat den 27 mars 2012, annonserades en förenklad upphandling den 11 mars samma år. Ett anbud inkom, PM event AB. Öppningsprotokollet är undertecknat. Leverantören har fyllt i ett anbudsformulär som är framtaget för upphandlingen. Ett beslutsunderlag, daterat den 19 april 2012 avseende Projektledare sport 2012 Malmö city horse show I beslutsunderlaget anges följande: Genomförandetid: Uppdraget löper under 2012 med optionsrätt för beställaren om ytterligare år Förslag till beslut: Mot bakgrund av denna beskrivning föreslås PM Event AB som leverantör för Projektledare sport 2012 för Malmö city horse show 2012 och inom en budget om SEK exkl. moms. Beslut: att anta PM Event AB som leverantör för Projektledare sport 2012 för Malmö city horse show, i enlighet med redovisningen i detta beslutsunderlag. Beslutsunderlaget är undertecknat av behörig delegat. Ett avtal med PM Event AB togs fram och undertecknades den 24 april Av avtalet framgår: Leveranstidpunkt: Avtalet gäller leverans och genomförande av Malmö city horse show 2012 med optionsrätt för beställaren om ytterligare år med eventuella anpassningar i beskrivningen. I sådant fall ska staden meddela avtalsparten före den 1 november respektive år att avtalet även ska gälla för kommande års evenemang. Kontraktspris: planering och genomförande ska avse fast kostnad inklusive alla med uppdraget förbundna kostnader och vara fasta under avtalsåret. Totalkostnad för denna del SEK exkl. moms. Lobbyarbete avser fast kostnad under avtalsåret om SEK exkl. moms. Banbygge, totalkostnad ska vara SEK exkl. moms. 17

19 Avtalet med PM Event AB förlängs den 31 oktober 2012 till att gälla verksamhetsåret I samband med förlängningen justeras kontraktpriserna enligt följande: Kontraktspris: planering och genomförande ska avse fast kostnad inklusive alla med uppdraget förbundna kostnader och vara fasta under avtalsåret. Totalkostnad för denna del SEK exkl. moms. Lobbyarbete avser fast kostnad under avtalsåret om SEK exkl. moms. Banbygge, totalkostnad ska vara SEK exkl. moms. Avtalsförlängningen innehåller inte någon förklaring till att kontraktspriserna ökar från mkr till mkr. Den 13 januari 2014 förlängs avtalet ånyo. Nu för att omfatta 2014 års verksamhet. I förlängningsavtalet anges att omfattningen av avtalet ska vara projektledning, genomförande och avslut gällande evenemanget MCHS Detta inkluderar vidare tävling på nivå av Nations Cup, om detta skulle bli aktuellt. Ban- och hinderbygge samt ett forum för Malmöbon att komma i kontakt med djur, utställarmarknad m.m. samt återställande av använd yta. Slutligen anges i avtalet att omfattningen avser projektledare gällande ban och hinderbyggen MCHS Totalkostnaden för hela uppdraget ska vara SEK exkl. moms. I ett beslutsunderlag från Gatukontoret, daterat den 14 november 2014, framgår att Gatukontoret ska direktupphandla PM Events AB. I förslaget till beslut menar tjänstemännen att det föreligger synnerliga skäl för en direktupphandling. Under rubriken Grunder för förlängning av leverantörernas avtal anger man i beslutsunderlaget att PM Event AB svarat för initiativ och genomförande av erforderliga kontakter med internationella kommittéer och ledande funktionärer inom ridsporten har ett starkt erkännande inom de organisationer som är partners för de aktuella hästsportsarrangemangen som ska genomföras planeringen av arrangemangen inom hästsporten 2015 i Malmö är långt framskridna och starkt beroende av PM Event AB:s förberedande arbeten med de internationella kontakterna. Finansiering: Finansieringen sker över gatukontorets budget för Malmö city Horse show 2015 samt övriga arrangemang för hästsport som anordnas av gatukontoret och Malmö stad. Leverantören, PM Event AB:s, fakturor avseende 2015 redovisas nedan. Fakturasammanställning, SEK exkl. moms Bidrag från representationskommittéen i samband med MCHS Ersättning för Sweden Eventing Tour och ska vidarefaktureras till SRF, ej moms Enligt kontrakt Avser Event in Skånes bidrag till Ponny EM och ska vidarefaktureras, enligt kontrakt Avser Event in Skånes bidrag till internationella dressyrtävlingen CDI och ska vidarefaktureras, enligt kontrakt Enligt kontrakt Enligt kontrakt Enligt kontrakt Enligt kontrakt Avser Ponny EM Beloppet täcker redan gjorda 18

20 utlägg för hinderbyggnation och inköp diverse material. Resterande summa kommer att användas för att påbörja nybyggnation av hinder enligt avtal, enligt kontrakt Om man bortser från flertalet fakturor från den 15 augusti 2015 som synes avse vidarefakturering summerar resterande fakturor till SEK exkl. moms, för Vi noterar vidare att enligt fakturatexten hänvisar leverantören till ett kontrakt. Ett sådant kontrakt avseende 2015, undertecknat av båda avtalsparter, finns enligt vad vi kan erfara inte. Enligt uppgift ska samma villkor gälla för 2015 som gällde enligt avtal Enligt gatukontoret beror kostnadsökningen på förändrat uppdrag. Enligt uppgift bestod uppdraget 2012 och 2013 främst av projektledning medan uppdraget under 2014 och 2015 i stället handlade om hela genomförandet. Därutöver har omfattning i uppdraget förändrats över tiden. Det finns ett KS-beslut från 2013 ( 231) om 3,8 mkr för budgeten för arrangemanget. Vidare framfördes i samband med sakgranskningen att leverantören genom e-post godkänt att avtalsförutsättningarna från avtalet 2014 förlängts till att omfatta Kommentar Avtalet Upphandlingen avser särskilt Malmö city horse show. I senare förlängningar inkluderas även andra arrangemang. Det sker en, enligt vår bedömning, väsentlig ökning av kontraktspriserna fram för allt i samband med avtalsförlängningen den 31 okt Denna kostnadsökning är också föranledd av förändringar i de faktiska förhållandena. Enligt vår uppfattning borde också förlängningsavtalet innehålla information om vad Malmö stad får som motprestation för den ökade kostnaden. Sammantaget har priset ökat från SEK till SEK (exkl. moms) under kontraktstidens tre år. Detta får komplikationer för upphandlingen eftersom varken priserna i anbudet eller innehållet i tjänsten kontra förfrågningsunderlaget gäller för åren 2 och 3. Leverantören var dock ensam om att lämna anbud, vilket bör beaktas. Utifrån Malmö stads egen uppföljning av avtalet kan man dock önska en väldokumenterad analys om varför priserna stiger väsentligt år efter år. Malmö stad/gatukontoret har inte kunnat styrka ett dokumenterat avtal mellan gatukontoret och leverantören avseende direktupphandlingen inför verksamhetsåret Den andra förlängningen, som avser 2014, är beslutad i form av skriftligt avtal drygt två månader efter det att prolongering ska ske i enlighet med grundavtalet från den 24 april Direktupphandling 2015 Vi noterar att Gatukontoret, i och med det s.k. beslutsunderlaget från den 14 november 2014, inte anser att en upphandling enligt LOU kan ske. Därför förordar de en direktupphandling p.g.a. synnerliga skäl. Beslutsunderlaget är daterat i mitten av november året innan verkställandet, samtidigt som föregående upphandling slutfördes i april samma år som verksamheten skulle genomföras (2012). Även förlängningen 2014 beslutades genom avtal först den 10 januari samma år som verkställandet skulle ske. Synnerliga skäl p.g.a. tidsbrist torde därför inte kunna åberopas. Att leverantören är känd, duktig, har många kontakter och känner till verksamheten kan, enligt vår bedömning, inte heller åberopas som synnerliga skäl. 19