Arbetsordning för Militära programledningen (MPL ArbO)

Transkript

1

2

3 ArbO 1 (12) Arbetsordning för Militära programledningen (MPL ArbO) (En underbilaga) Innehåll Innehåll Inledning Allmänt Giltighet och ändringar Förvaltning av dokumentet MPL uppgifter och organisation Övergripande uppgifter Organisation och benämningar Avdelningsvisa uppgifter Ledning av MPL Inledning Programansvar C MPL ledningsgrupp MPL samverkansgrupp Interna möten (motsv.) inom MPL Programrelaterade möten inom MPL Deltagande i externa möten med mera Samordning med Försvarsmakten Styr- och arbetsdokument Övriga bestämmelser Handläggning av ärenden Personaltjänst Verksamhetsledning Information... 11

4 ArbO 2 (12) 1. Inledning 1.1. Allmänt MPL ArbO vänder sig främst till medarbetare vid MPL och är därmed anpassad efter detta. Därutöver kan MPL ArbO ge information till andra vid FHS främst rörande ansvar inom MPL. MPL ArbO revideras årligen eller vid behov. MPL ArbO utgör en del av FHS ledningsordning. Bestämmelser som regleras i andra delar av FHS ledningsordning eller i andra styrdokument upprepas i regel inte i MPL ArbO Giltighet och ändringar MPL ArbO upphävs Förvaltning av dokumentet Förvaltning av dokumentet sker enligt gällande principer i Ledningens arbetsordning, 1.2 Förvaltning av FHS ledningsordning. Dokumentägare för MPL ArbO är C MPL. Informationsägare för MPL ArbO är chefen för samordningsavdelningen vid MPL. 2. MPL uppgifter och organisation 2.1. Övergripande uppgifter MPL funktion framgår av FHS ledningsordning (Ledningens arbetsordning 3.2.1). Militära programledningen har följande funktioner: Leder officersutbildning som leder till officersexamen, Officersprogrammet (OP). Leder Högre stabsofficersutbildning (HSU) och Stabsutbildningen (SU). Leder Taktisk stabskurs (TSK). Leder utveckling av ovanstående utbildningar. Leder planering för och stöd till svenska officerare och kadetter som genomför del av utbildningen vid utländskt lärosäte samt utländska militära studerande vid FHS. Leder arbetet med internationaliseringen inom de militära programmen och stödjer i övrigt FHS internationaliseringsarbete. Leder individutvecklingen av studerande vid SU och HSU och stödjer Försvarsmakten i personalplanering av studerande vid dessa program. Leder FHS chefsutvecklingsprogram.

5 ArbO 3 (12) Beslutar om tillägg till arbetsordning för programråden. Samordnar dialoger och samverkan med Försvarsmakten vad avser utbildning. Stödjer högskoleledningen i processen och uppföljningen av anslagsfördelning OP. Stödjer högskoleförvaltningen i antagningsprocessen till OP. Stödjer högskoleledningen och högskoleförvaltningen i arbeten med högskoleövergripande frågor. Stödjer högskoleledningens arbete med FHS utbildningsoffert till Försvarsmakten och återrapportering. Stödjer högskoleledningen i arbetet med FHS utbildningsbeställningar till andra högskolor och Försvarsmakten samt mottar återrapporteringar. Stödjer Försvarsmakten i individutvecklingen och personalplaneringen vid OP. Stödjer Försvarsmakten vid nominering till FHS utbildningar och i uttagning av studerande för utlandsstudier. Stödjer Försvarsmakten i rekryteringsfrågor. Stödjer Försvarsmakten i utvecklingen av kompetensförsörjningssystemet. Stödjer arbetet med bemanning/anställning av militär personal vid Försvarshögskolan och stödjer HR i dessa frågor. Rekryterar programansvariga (PA) för de militära utbildningsprogrammen efter samrådsförfarande Organisation och benämningar Chefen för Militära programledningen (C MPL) Samordningsavdelningen (MPL Samo) Programledning Officersprogrammet (PL OP) Programledning Stabsutbildningen (PL SU) Programledning Högre stabsofficersutbildningen (PL HSU) Chef för programledning benämns programchef.

6 ArbO 4 (12) Engelska benämningar Militära programledningen Samordningsavdelningen Programledning OP Programledning SU Programledning HSU Military Programmes Directorate Coordination Department Officers Programme Directorate Officers Staff Programme Directorate Officers Advanced Programme Directorate Befattningar inom MPL Följande befattningar finns vid MPL. Huvudsakliga arbetsuppgifter/ansvarsområden framgår av underbilaga 1../. ubil. 1 Chef för Militära programledningen Samordningsavd Programledning OP Programledning SU Programledning HSU Verksamhetsledare Programchef Programchef Programchef Produktionsledare Kvalitetsansvarig Studavdch 1. avd* Studavdch 1. avd* Handl mil bemanning Utvecklingsansvarig Studavdch 2. avd* Studavdch 2. avd* Utvecklingschef Handläggare VFU Studavdch 3. avd* Studavdch 3. avd* Internationell handl Handläggare HFU 1 Studavdch HSU-T Administratör Handläggare HFU 2 Programhandläggare SU/HSU Handläggare adm, prodl * Antalet studerandeavdelningar/avdelningschefer kan variera 2.3. Avdelningsvisa uppgifter Samordningsavdelningen (MPL samo) Samordningsavdelningen stödjer C MPL och programledningarna genom att avdelningen: Leder samordning av MPL övergripande verksamhet. Leder arbetet med MPL styrdokument. Leder och sammanhåller MPL remissarbete. Leder arbetet med MPL handlingsplan och kvalitetsutvecklingsplan. Leder arbetet med bemanning avseende Försvarshögskolans militära personal. Samordnar produktions- och ekonomiärenden (ex. FM huvudbeställning och anslag 1.7 OP). Samordnar internationella ärenden avseende militär utbildning och stödjer FHS internationella arbete.

7 ArbO 5 (12) Samordnar introduktionsutbildning för nyanställda vid MPL. Utvecklar utbildning inom MPL i ett längre perspektiv. Samordnar FHS stöd till FM avseende utveckling av FM personalförsörjningssystem. Programledning Officersprogrammet (PL OP) PL OP leder Officersprogrammet (OP) vilket innebär att avdelningen: Leder utvecklingen av OP. Leder utarbetandet av, och handlägger utbildningsplaner för OP. Leder kvalitetsutvecklingen av OP samt arbetet med utvärdering, slutrapport och programutvecklingsplan efter genomförd utbildning. Leder ekonomisk planering, uppföljning och återredovisning för programmet. Leder genomförandet av OP samt samverkar härvid med MHS K och FM funktionsskolor. Leder uttagning av kadetter till VFU med stöd av FM. Leder uttagning och uppföljning av studerande till utländska lärosäten. Samordnar FHS-gemensamma frågor vid Karlberg med MHS K och FHS organisationsenheter. Samordnar (bereder underlag för) upphandling och beställning av utbildning vid civila högskolor. Samordnar (stödjer FM i) frågor om rekrytering och antagning till OP. Samordnar (bereder underlag för) beställning av utbildning och tester hos FM. Stödjer (bereder underlag i samverkan med) Högskoleförvaltningen i ärenden rörande behörighet, antagning och övrig studieadministration. Stödjer FM vid inspektion av FM skolor. Stödjer MHS K i arbetet med individutveckling och personalplanering av kadetter vid OP. Stödjer arbetet med internationalisering inom de militära programmen. Programledning Stabsutbildningen (PL SU) PL SU leder Stabsutbildningen och Taktisk stabskurs vilket innebär att avdelningen: Leder chefs- och individutveckling av de studerande. Leder kvalitetsutvecklingen av SU samt arbetet med utvärdering, slutrapport och programutvecklingsplan efter genomförd utbildning. Leder kvalitetsutvecklingen av TSK samt arbetet med utvärdering efter genomförd utbildning. Leder ekonomisk planering, uppföljning och återredovisning för utbildningarna.

8 ArbO 6 (12) Bereder beslutsunderlag avseende behörighetskrav till SU och TSK i samråd med Försvarsmakten. Bereder och handlägger utbildningsplan för SU. Stödjer FUS i antagningsärenden och andra studieadministrativa ärenden Stödjer Försvarsmakten vid nominering till SU och TSK samt i uttagning av studerande för utlandsstudier. Följer upp studerande som genomför del av utbildningen utomlands. Följer upp utländska studerande som genomför utbildning vid FHS. Programledning Högre stabsofficersutbildning (PL HSU) PL HSU leder Högre stabsofficersutbildning vid FHS vilket innebär att avdelningen: Leder chefs- och individutveckling av de studerande. Leder kvalitetsutvecklingen av HSU samt arbetet med utvärdering, slutrapport och programutvecklingsplan efter genomförd utbildning. Leder ekonomisk planering, uppföljning och återredovisning för programmet. Leder FHS chefsutvecklingsprogam (FHS CUP) för studerande vid HSU. Samordnar gemensamma ärenden avseende SU och HSU. Bereder beslutsunderlag avseende behörighetskrav till programmet i samråd med Försvarsmakten. Bereder och handlägger utbildningsplaner för programmet. Stödjer FUS i antagningsärenden och andra studieadministrativa ärenden. Stödjer Försvarsmakten vid nominering till HSU och i uttagning av studerande för utlandsstudier. Följer upp studerande som genomför del av utbildningen utomlands. Följer upp utländska studerande som genomför utbildning vid FHS. 3. Ledning av MPL 3.1. Inledning C MPL är organisationsenhetschef. Tjänsteförrättande chef för MPL utses i särskild ordning när behov föreligger Programansvar MPL utövar programansvar för OP, SU och HSU. Programansvarig (PA) är tillika programchef och svarar inför FoUN att kvalitén vid respektive utbildning säkerställs. Till stöd för PA finns ett särskilt Programråd (PR) utsett. PR uppgifter och arbete regleras i särskild arbetsordning C MPL ledningsgrupp MPL ledningsgrupp är rådgivande till C MPL. I gruppen ingår förutom C MPL programchef OP, programchef SU och programchef HSU samt C samoavd.

9 ArbO 7 (12) Ledningsgruppen har möten varannan vecka eller vid behov. Vid mötena adjungeras regelmässigt prodledaren och militära bemannaren. Mötesanteckningar förs och delges samtliga medarbetare vid MPL genom publicering på MPL webbsida. ArbO för C MPL ledningsgrupp finns på MPL sida på medarbetarwebben MPL samverkansgrupp MPL samverkansgrupp svarar för lokal samverkan med ATO inom MPL. I gruppen ingår C MPL samt representanter för SACO och OF. C samoavd är sekreterare. Protokoll förs och delges samtliga medarbetare vid MPL genom publicering på MPL webbsida. Möten genomförs första måndagen varje månad. ArbO för samverkan vid MPL finns på MPL hemsida Interna möten (motsv.) inom MPL MPL informationsmöte (MPL info) MPL info syftar till att utväxla information mellan ledning och medarbetare vid MPL. Därutöver kan särskild information inom gemensamma angelägna områden ges. MPL info genomförs en gång/månad och kan kombineras med MPL arbetsdagar (se nedan). C samo är planeringsansvarig. Deltagare: Samtlig personal inom MPL. MPL arbetsdagar MPL arbetsdagar syftar till att utväxla information mellan ledning och medarbetare vid MPL samt tillfälle att fokuserat arbeta med vissa frågor/ärenden. Arbetsmöten genomförs två gånger/termin och omfattar 1-2 dagar per tillfälle. Extern personal kan inbjudas att delta. C samo är planeringsansvarig. Deltagare: Samtlig personal inom MPL. C MPL möte med PL OP, PL SU resp. PL HSU C MPL möte med respektive programledning syftar till att fördjupa information om, och diskutera, egna programärenden. Information genomförs regelbundet. Vid särskilda möten deltar även vicerektor. Respektive programchef är planeringsansvarig. Deltagare: C MPL och relevant personal från MPL samo samt samtlig personal inom deltagande programledning. Avdelningsrapport (avdrapp) Avdelningsrapport syftar till att informera och diskutera interna frågor. Möten sker varannan vecka. Respektive avdelningschef är planeringsansvarig.

10 ArbO 8 (12) Deltagare: Samtlig personal inom avdelningen. Arbetsplatsträff (APT) APT syftar till att utveckla och förbättra verksamhet och arbetsmiljö inom MPL. Ansvar har chef med arbetsledningsansvar. Möten sker minst två gånger/termin. Mötesanteckningar ska föras. Se även bil 3 i FHS lokala samverkansavtal. Deltagare: Samtlig personal inom respektive avdelning Programrelaterade möten inom MPL Programrådsmöten Syfte, omfattning och deltagande enligt särskild ArbO. Programsamordningsmöten Genomförs inom respektive programledning i syfte att samordna genomförandet av pågående utbildning. Möten sker minst två gånger/termin. Deltagare: Programledning, ämnesföreträdare, studeranderepresentanter samt ytterligare personal vid behov. VFU-samordningsmöte OP Genomförs inom PL OP i syfte att samordna genomförande av verksamhetsförlagd utbildning (VFU). Möten sker cirka två gånger/termin. Deltagare: Ur PL OP, VFU-samordnare från FM skolor, ämnesföreträdare, studeranderepresentanter, FUS samt ytterligare personal vid behov Deltagande i externa möten med mera C MPL ingår i rektor ledningsgrupp och deltar i följande regelbundna möten (ersättare enligt särskilt beslut): Rektor ledningsgrupps möten och Arbetsgivarmöten. Rådet för Jämställdhet och likabehandling. Vicerektors utbildningsråd. FHS personalansvarsnämnd. MPL samoavd deltar med representant i följande regelbundna FHS möten: Högskoleförvaltningens samordningsmöte. Planavdelningens planeringsmöte. Ekonomiavdelningens ekonomimöten. FHS utbildningsmöten. Biblioteks- och IT-råd

11 ArbO 9 (12) 3.8. Samordning med Försvarsmakten Samordningsmöte med FM HKV Samordningsmöte sker två gånger/termin i syfte att informera om, och samordna gemensamma utbildnings- och verksamhetsledningsfrågor. Vid vartannat möte deltar högre chefer från FM respektive FHS. Deltagare: MPL ledningsgrupp och produktionsledare samt representant från Forsknings-, utbildnings- och studerandesektionen (FUS). Ytterligare personal från FHS vid behov. Vid chefsmöte deltar vicerektor, institutionschefer inbjuds. Från FM deltar personal från PROD UTB och PERSS. Vid chefsmöte deltar C PROD FÖRB och STF PERSDIR. Samordningsmöte med MHS K Samordningsmöte med MHS K ledning och kadettbataljon sker enligt programchef OP bestämmelser. Deltagare: Ur PL OP enligt programchef OP Styr- och arbetsdokument Följande styrdokument upprättas av/inom MPL: Dokument Ansvarig Anm ArbO MPL ArbO MPL ledningsgrupp ArbO MPL samverkansgrupp Programvisa tillägg till ArbO PR C samo C samo C samo PA OP, SU och HSU MPL handlingsplan C samo Årligen Semesterplan C samo Kompetensutvecklingsplan C samo Avseende årets kompmedel Utbildningsplan Resp. programchef/pa Fastställs av FoUN Rapport efter genomförd utbildning Resp. programchef/pa Programutvecklingsplan Anvisningar för FM huvudbeställning och Officersprogrammet Resp. programchef/pa Prodledaren Bilaga till FHS planeringsanvisningar

12 ArbO 10 (12) 4. Övriga bestämmelser 4.1. Handläggning av ärenden Inkommande ärenden Inkommande ärenden till MPL lottas normalt av C samoavd. Inkommande ärenden kan komma i W3D3, MPL funktionsbrevlåda (mpl@fhs.se) eller i MPL postfack. W3D3, funktionsbrevlåda och postfack kontrolleras normalt en gång/dag av samoavd Personaltjänst Medarbetarsamtal Utvecklingssamtal och lönesättande samtal genomförs och dokumenteras minst en gång/år med all personal enligt FHS centrala anvisningar. Utvecklingssamtal genomförs normalt under januari månad och lönesättande samtal under hösten (inför RALS). C MPL och avdelningschef genomför samtal. Kompetensutveckling Kompetensutveckling av MPL personal är viktigt för såväl individen som för MPL och FHS. Behov av kompetensutveckling bereds och sammanställs avdelningsvis utgående från verksamhetens behov, utvecklingssamtal samt APT. Behov föredras i MPL ledningsgrupp och medel avdelas på årsbasis. Kompetensutvecklingsplan ska finnas för samtlig personal. Semesterplan Semesterplan sammanställs och fastställs enligt FHS bestämmelser. Fastställd plan finns på P:. Samoavdelningen är ansvarig Verksamhetsledning FHS Instruktion för verksamhetsstyrning 1 utgör styrande ramverk för MPL. MPL är indelat i 6 kostnadsställen (KST): Kostnadsställe 200 MPL 201 MPL Stöd 210 MPL Samo 220 PL OP Omfattning OrgE-nivå Internt finansierad personal och inköp Linjechef med budgetansvar är C samo (tillika sammanhållande för intern budget avseende inköp och kompetensutveckling) Linjechef med budgetansvar är programchefen för OP 1 FHS Ö 372/2012:2

13 ArbO 11 (12) Kostnadsställe 230 PL SU 240 PL HSU Omfattning Linjechef med budgetansvar är programchefen för SU Linjechef med budgetansvar är programchefen för HSU Linjechef med budgetansvar är bemyndigad att fatta beslut om medelsdisposition upp till fastställd beloppsgräns. Beloppsgränserna är ( ): 200 tkr för C MPL (C1) 100 tkr för avdelningschef (C2) Belopp som överstiger eget bemyndigande eskaleras till närmaste chef för beslut. Eskalering innebär att kontroll skett och ett godkännande att beslut bör ske. Annars ska beloppet/fakturan avvisas. MPL bemyndigandelista uppdateras årligen eller vid behov genom produktionsledarens försorg och utgör registrerat ärende under HF i W3D3. För medelsdisposition krävs dualitet vilket innebär att utanordnande/sakgranskning och beslutsattest alltid ska göras av två personer. I de fall C1-C2 är aktivitetsägare läggs en undantagsregel upp i ekonomisystemet på underlag från produktionsledaren Information MPL kalender Till funktionsbrevlådan mpl@fhs.se är en kalender knuten som innehåller aktiviteter som påverkar planering inom MPL. Innan möten bokas eller planeras ska kontroll ske för att undvika krockar. Exempel på poster som ska föras är: FHS- och MPL-gemensamma samlingar När MPL utbildningar börjar och slutar Större övningar eller annan viktig kursverksamhet Programråd och programsamordningsmöten Avdelningschef ansvarar för att uppdatera kalender inom sitt område. Påminnelser får inte sättas på kalenderposter. MPL hemsida, mapp på P: och LMS MPL har en egen sida på FHS interna webb. Sidan utnyttjas för spridning av information inom MPL, publicering av viktiga dokument som t.ex. styrdokument, protokoll, artiklar, delgivning av beslut mm. Samoavdelningen ansvarar för administrativ hantering av sidan. På FHS webb svarar respektive program- 2 FHS Ö 426/2014

14 ArbO 12 (12) avdelning för att korrekt information finns avseende den utbildning man har ansvar för. För övrig information, avseende MPL, svarar samoavdelningen. Samoavdelningen ansvarar för administrativ hantering och mappstruktur på FHS dokumentserver (P:). Avdelningschefer får endast skapa nya mappar under egen huvudmapp. Gemensamma dokument ska främst arkiveras/finnas tillgängliga på FHS hemsida på webben. Inriktningen är att gemensamma dokument ska publiceras på LMS istället för P:. Anvisningar för detta kommer att ges i särskild ordning.

15 Datum Underbilaga 1 1 (3) Huvudsakliga arbetsuppgifter/ansvarsområden Samordningsavdelningen C samordningsavdelningen, verksamhetsledare Leder och samordnar arbetet vid avdelningen. Leder och samordnar framtagandet av interna styrdokument. Leder och samordnar remissarbete inom enheten. Samordnar verksamhetsledningen vid MPL. Stödjer VR enligt särskilda direktiv. Produktionsledare Leder samordning av FM huvudbeställning och anslag 1.7 OP. Ekonomistyrning inom MPL. Handläggare, militär bemanning Samordnar i samverkan med HR militär bemanning och rekrytering inom FHS. Utvecklingschef Leder utveckling av MPL utbildningar i ett längre perspektiv. Deltar som FHS representant i arbete med utveckling av FM kompetensförsörjningssystem m.m. Stödjer VR enligt särskilda direktiv. Internationell handläggare Ansvarar för handläggning av internationella ärenden kopplade till MPL utbildningar. Stödjer högskoleförvaltningen i FHS-övergripande internationella ärenden enligt särskilda direktiv. Administratör Administrativt stöd till MPL, inköp, beställningar, lokaler, resor, internat, ITärenden, info på webben. Stödjer vid inryckning, utryckning, examensceremoni m m. Ansvarar för personalhandläggning inom MPL. Handlägger Agressofrågor inom MPL.

16 Datum Underbilaga 1 2 (3) Programledning OP Programchef OP Tillika PA OP. Är uppdragsansvarig för och leder OP. Leder avdelningens arbete. Är FHS platschef på FHS K. Kvalitetsansvarig Tillika biträdande PA OP. Samordnar programråd. Samordnar programmets kvalitetssäkringsfrågor. Samordnar utvecklingen av lärarnas vetenskapliga förhållningssätt. Stödjer utvecklingen av programmets utbildningsplaner. Stödjer de militära programmen i vetenskapliga frågor. Utvecklingsansvarig Samordnar programmets kvalitetsutvecklingsarbete. Samordnar utvecklingen av programmets utbildningsplaner. Samordnar utvecklingen av programmets kursplaner. Samordnar utvärderingar av programmet. Handlägger avtal med civila lärosäten. Handläggare VFU Samordnar VFU. Utger bestämmelser för VFU genomförande. Stödjer utvärderings-, utvecklingsfrågor och handläggning av kursplaner. Handläggare HFU 1 Samordnar rekryterings- och antagningsfrågor, fördelning av kd på VFU, individuppföljning och särskild officersutbildning. Stödjer utvärderings-, utvecklingsfrågor och handläggning kursplaner. Samordning med MHS/K, bl. a. arbetsmiljö. Handläggare HFU 2 Samordnar arbetet med översiktsschema och kursbeskrivningar under HFU. Stödjer utvärderings-, utvecklingsfrågor och handläggning av kursplaner. Stödjer individutvecklingen. Handläggare administration, produktionsledning Samordnar programmets administration, produktionsledning, verksamhetsledning och IT-frågor (inkl. LMS).

17 Datum Underbilaga 1 3 (3) Programledning SU Programchef SU Tillika PA SU. Är uppdragsansvarig för SU och TSK. Leder och samordnar avdelningens arbete. Leder programsamordningsmöten, kollegium och studeranderåd. Stödjer samordning och utveckling av Högre officersutbildning. Stödjer arbetet med gemensamma programfrågor för Högre officersutbildning. Studerandeavdelningschef SU och TSK Genomför coachning och agerar mentorskap gentemot studerande. Genomför uppföljning av studerande. Stödjer bemanningsplanering av studerande. Utarbetar (UVO) eller PUST efter genomförd utb. Tydliggör professionens etik och moral förväntningar på off nivå OF 3-4. (Gäller ej TSK) Är lärare vid kurser/fältövningar/stabsövningar. Programledning HSU Programchef HSU Tillika PA HSU. Är uppdragsansvarig för HSU. Leder och samordnar avdelningens arbete. Leder programsamordningsmöten, kollegium och studeranderåd. Leder och samordnar gemensamma frågor för Högre officersutbildning. Studerandeavdelningschef HSU Genomför coachning och agerar mentorskap gentemot studerande. Genomför FHS CUP. Genomför uppföljning av studerande. Stödjer bemanningsplanering av studerande. Utarbetar (UVO) eller PUST efter genomförd utb. Tydliggör professionens etik och moral förväntningar på off nivå OF 3-4. Är lärare vid kurser/fältövningar/stabsövningar. Programhandläggare SU/HSU Handlägger utbildnings- och kursplaner, programutvecklingsplaner, åtgärdsplan samt slutrapporter, interna styrdokument, Q-säkring. Sammanställer remissvar och yttranden inom HSU och SU. Administrerar LMS vid HSU och SU. Planeringssamordning och uppföljning HST-produktion. Bistår programchef HSU och SU med budgetplanering och resultatuppföljning. Övrigt adm stöd till PA/programråd.