Protokoll fört vid styrelsemöte onsdagen den 26 september Rådhuset, Staffanstorps kommun

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte onsdagen den 26 september 2018 FINSA SAMORDNINGSFÖRBUNDET BURLÖV-STAFFANSTORP Plats: Tid: Närvarande ledamöter Övriga närvarande Anmält förhinder Rådhuset, Staffanstorps kommun 09:00 Inger Borgenberg, ordförande Eva Mo-Viktorsson Carina Dilton Torbjörn Lövendahl Maria Bellinger (samordnare) Irina Jonströmer Ulrica Thell Mij dema Nils Holmkvist Karin Palmqvist, vice ordför. Lena Jeppsson Bo Lindqvist Burlövs kommun Försäkringskassan Region Skåne Staffanstorps kommun Samordningsförbundet Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Region Skåne Staffanstorps kommun Arbetsförmedlingen Burlövs kommun Utses att justera Justeringens plats och tid Protokoll ska vara justerat senast den 10:e oktober 2018 Underskrifter Sekreterare / / /4t y ~ lxl /4. Ordförande M.aria Bellinger ~ :, lt '!& t (7i. l { -t l 1 -l1-lt ty Inge~ Borgen erg j,.../ Justerande Carina Dilton Anslags bevis Nämnd/styrelse Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundet Burlöv-Staffanstorp Samordningsförbundet Burlöv-Staffanstorp, Torget 1, Staffanstorp

2 Dagordning 47 Mötet öppnas Inger Borgenberg öppnar mötet och hälsar välkommen. 48 Godkännande av dagorduing amordningsförbundet beslutar att godkänna dagordningen. 49 Protokoll och protokolljustering amordningsförbundet besl.utar att utse Maria Bell inger till att föra protokoll. att utse Carina Di I ton att jämte ordförande justera dagens protokoll. Protokollet ska vara justerat senast den 1 O:e oktober Protokoll från föregående möte att fel datum har angetts för kommande möte i föregående protokoll. Det står 25:e september men skulle ha varit 26:e september. Efter styrelsens notering läggs det justerade protokollet från föregående styrelsemöte till handlingarna. 51 Delrapport från Resurs Burlöv Samordnaren presenterar den delrapport som den externa utvärderaren har gjort. Delrapporten för År 2 fokuserar på introduktion och arbetsledning av deltagare på arbetsplatserna och har skett via utvärderingssamtal och intervjuer med deltagare och handledare samt chefer. Projektägaren beskriver att introduktionen har varit svårare År2 samtidigt som gruppen beskrivs som mer motiverad. Både handledare och deltagare beskriver det som att insatsen får dem att närma sig arbetsmarknaden och att arbetsklimatet samt arbetslaget är nyckelfaktorer i utvecklingen. Vidare beskrivs vikten av handledaren och samordnarens roll för såväl deltagare som handledare. Handledarna upplever sig saknar och efterfråga introduktion likt handledarutbildning. Parterna är eniga om vikten av tydlig information. Projektägaren uttrycker det som att det är en metod som fungerar bra men att arbetssättet saknar förankring i en bredare krets utanför projektet. Därmed finns det behov av samsyn och rutiner för implementering. Utvärderaren skickar med förslag på frågor och områden för insatsen att arbeta vidare med. Styrelsen diskuterar den utförliga rapporten och vikten av handledning och stöd för deltagarna. amordningsförbundet beslutar att lägga delrapporten till handlingarna. 52 Delrapport från metodimplementering x 2 Samordnaren presenterar delrapporten från den externa utvärderaren kring metodimplementeringen. Utvärderaren har stöttat upp styrgruppen kring mätbara effektmål och beskriver insatsen som resurseffektiv samtidigt som det varnas för att en viss del kan gå förlorad på grund av ökad administration. Utvärderaren skildrar styrning av insatsen som

3 effektiv och målinriktad samt att processledaren har gjort ett grundligt förarbete som underlättar för implementering. Därmed bedöms det finnas goda förutsättningar för implementering, dock flaggas det för att personalomsättningen i samband med att processledaren nu slutar utgör ett hot och riskmoment mot implementering. Styrelsen diskuterar rapporten och vikten av god överlämning och att personalomsättning är ständigt aktuellt hos parterna och att det därmed är än viktigare att fokusera på funktion och inte person likt utvärderaren beskriver det. Därefter presenteras den delrapport som processledaren har gjort över insatsen. Upplägget i rapporten är en utförlig beskrivning om vad som har gjorts i insatsen och är tänkt att användas som ett överlämningsmaterial till nästa processledare som tar vid. Då processledaren flaggar för att vårdcentralerna och region Skåne har saknats på flertalet styrgruppsmöten diskuterar styrelsen hur den frågan kan lyftas vidare och behovet av att parter är aktiva i förbundet. Samordningsforbundet be lutar att representant från Region Skåne ännu en gång lyfter frågan kring region Skånes närvaro och medverkan i Samordningsförbundet och därefter läggs delrapporterna till handlingarna. 53 Delårsrapport 2018 Samordnaren presenterar förbundets delårsrapport för 2018 och konstaterar att flera insatser är igång och att de riktar sig till unga, nyanlända, låntidsarbetslösa, långtidsbidragstagare och nollplacerade (sjuka). Förbundet använder delar av det egna kapitalet även om kostnaderna för såväl insatser som kansli är något längre än i förhållande till budgeten. Enligt prognosen kan förbundet komma att använda ca 40 % av det egna kapitalet. Det egna kapitalet kommer dock fortfarande ligga över nationella rådets rekommendationer för nivån på eget kapital. Rapporten visar tydligt på hur förbundet påverkas av situationen hos parterna samt svårigheter i insatser gällande t.ex. personalomsättning och färre deltagare. Förbundet ser ut att uppfylla de aktivitetsmål som sattes i samband med verksamhetsplaneringen inför att godkänna delårsrapporten för 2018 och sedan lägga informationen till handlingarna. 54 Aktuella rapporter från insatser och verksamhet Från bidrag till arbete (Resurs Burlöv) - År 2 - få deltagare 11 st, 25 har prövats. 6 av 11 till arbete eller studier. Svårigheter med deltagare och arbetsplatser År 3. Extra styrgruppsmöte och nu ledningsfråga i Burlöv samt korrigering i målgrupp. Samordnaren ska sluta. 9 aktuella för År 3 Samverkansakademin - Seminarium den 14/9 med Henrik Larsson kring vägen in från kylan. Drygt 40 personer deltog. Nytt möte 14:e december kring samverkan och makt. Unga med aktivitetersättning - Få individer i respektive kommun. Pågående dialog med Staffanstorps kommun kring ev. insats. Diskussioner i Burlöv kring åldersgrupp på Peak. Nollplacerade - Ny processledare på 25 % har anställts i Staffanstorp och ytterligare en på 25 % ska anställas i oktober i Burlöv. Enligt planen kommer båda vara på plats i slutet på

4 oktober. Workshop kring effektiv samverkan av nollplacerade fick ställas in pga att det krockade med annan utbildning och därmed för få anmälningar. Nytt datum planeras ev 6/11. Insam - Ca 170 personer har deltagit i utbildning kring PTSD och 40 personer i vägledande samtalsgrupper. Behandling hos röda korset planeras att komma igång i september. Mariamottagning - Personal är på plats och startar upp verksamheten. Förändringsagenter - Insats avslutad, inväntar slutrapport från utvärderare. En av agenterna har kvar sin anställning i kommunen året ut. Under insatstiden har projektägaren kunnat se att funktionen gett resultat gällande att nå ut till ungdomar och hitta nya metoder, lösningar och perspektiv. T.ex. har andra arbetstider testats med positivt utfall. Projektägaren beskriver det som att samverkan med unga förbättrats vilket underlättar för samsyn för samverkande parter kring målgruppen och förutsättningar för att öka ungdomars delaktighet. Konferens/Frukostmöte - Regional inspirationsdag 12 oktober. Förbundet arrangerar även en workshop kring lokal samverkan den 3 oktober. Diskussion kring resurs Burlöv och styrelsen ställer sig positiva till att bredda målgruppen därutöver ser inte styrelsen något hinder i att deltagarna även ska kunna vara anställda i annan anställningsgrad än 100 %, om det underlättar för att öka deltagarnivån i insatsen. Insatsen har haft en positiv inverkan för de som deltagit och förbundet vill främja möjligheten för deltagare som står långt från arbetsmarknaden. Styrelsen enas därmed att erbjuda denna möjlighet för projektägaren. Därutöver diskuteras problematiken kring att samordnaren i insatsen kommer sluta inom en snar framtid och risken för informationsbortfall i samband med det. För att säkra övergången vill styrelsen att nuvarande samordnare ska skriva en överlämningsrapport likt den i metodimplementering för att underlätta övergången. att erbjuda insatsen resurs Burlöv möjlighet till varierande anställningsgrad för deltagarna om det underlättar för ökat deltagande i insatsen samt att samordnaren ska skicka rapporten från metodimplementeringen till insatsen som exempel för att täcka upp ev. informationsbortfall i samband med personalförändring i insatsen. Därefter läggs informationen till handlingarna. 55 GDPR Ordförande informerar om att förbundet undersöker olika alternativ hos part och privata aktörer kring funktionen som dataskyddsombud. Samordnaren har tagit in 3 offerter och inväntar nu besked från en av parterna. Vid föregående möte fick AU delegation att besluta kring dataskyddsombud och beslut kommer fattas så snart alla svar samlats in. att lägga informationen till handlingarna. 56 Uppföljning intern kontroll Genomgång kring intern kontroll och styrelsen har inget att tillägga. Samordn ingsförbundet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

5 57 Verksamltetsplanering Samordnaren lyfter frågan kring verksamhetsplanering dels inför 2019 och även långsiktigt. Styrelsen diskuterar vikten av att redovisa resultat och lyfta frågor till lednings- och styrningsnivå och att dessa frågor bör diskuteras på ägarsamrådet. Vidare diskuteras vikten av att förbundet syns och hörs via t.ex. nyhetsbrev som bör skickas ut till fler aktörer och att förbundet även kan använda sig av media för att sprida sitt budskap. Vidare vill styrelsen bjuda in ansvariga chefer, likt mötet med socialchefer tidigare i år, för aktiv dialog. Förbundet har bjudit in representanter från insatser men tror också att det hade varit givande att göra besök ute i verksamheterna/insatserna. Tidigare har förbundet haft erfarenhetsöverföring tillsammans med andra förbund och det är styrelsen intresserade av att återupprätta för att få nya insikter och inspiration. Styrelsen enas om att samordnaren ska se över de aktivitetsmål som finns och specificera vissa av dem samt att fokus framöver ska vara synlighet, aktivering och ägandeskap. Samordnaren visar upp en tabell kring behovsområden som tagits fram som visar insatser för olika behovsgrupper och hur det ser ut i respektive kommun. till nästa styrelsemöte utifrån ovanstående diskussion samt att verksamhetsplaneringsfrågan ska lyftas med ägarsamrådet den 21 :e november. Därtill ska samordnaren maila ut sammanställningen kring behovsområden, därefter läggs informationen till handlingarna. 58 Ägarsam råd Förbundet har bjudit in till ägarsamråd den 21 :e november och genomgång av dagordningen sker. Samordnaren ska förbereda preciserade och konkreta sammanställningar till mötet gällande t.ex. lägesrapport, årsredovisning 2017 samt tertial rapport att samordnaren förbereder mötet samt att verksamhetsplanering och ägandeskap ska genomsyra mötet, därefter läggs informationen till handlingarna. 59 Övriga frågor Samordnaren påminner om inspirationsdagen den 12/10 och försäkringskassan informerar om att samordnaren har bjudits in till att presentera förbundets arbete med behovsanalysen på försäkringskassans regionala Finsam-konferens för Småland, Blekinge och Skåne den 11/ Mötet avslutas Nästa möte äger rum i Staffanstorp den 21:e november kl följt av ägarsamråd kl i/1!>,gp(fb