Användningsfall Barnhälsodataprocessen Användningsfall FV Lista av användningsfall Beskrivning Anmärkning Generella förutsättningar

Transkript

1 Användningsfall Barnhälsodataprocessen Förlossningsvård FV Barnhälsovård BHV Skolhälsovård SHV Användningsfall FV Lista med samtliga användningsfall från förlossningsvården. Lista av användningsfall Beskrivning Upprätta och tillgängliggöra FV-journal Upprätta hälsoplan Hälsoundersökningar enligt hälsoplan Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Hälsoinformation individuellt/i grupper Avsluta FV-journal Rapportera statistik Gallring och arkivering Anmärkning Denna plan styr vilka hälsobesök som skall göras. Systemet gör detta! Generella förutsättningar Alla journalanteckningar kan signeras.

2 Användningsfall FV: Upprätta och tillgängliggöra FV journal När ett barn fötts registreras detta i journalsystemet. Förlossningsvårdens processer Barnmorska Journalsystemet har kopplingar till andra system som Skatteverket och Försäkringskassan. Moderns journal är skapad och finns tillgänglig. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör anger moderns personnummer för att få upp hennes journal. 4. Systemet visar moderns journal. 5. Aktör begär ut ett barnnummer från journalsystemet. 6. Systemet skapar barnets journal och tar ut ett barnnummer. 7. Systemet visar uttaget barnnummer. 8. Barnet föds. 9. Aktör registrerar födelsen i journalsystemet. 10. Systemet sparar informationen och tillgängliggör denna. 11. Aktör gör en födelseanmälan i journalsystemet. (moderns journal). 12. Systemet kontaktar Skatteverket med födelseanmälan och får tillbaka ett kvitto samt ett personnummer som kopplas till barnet. 13. Systemet sparar gjord födelseanmälan och kvitto från Skatteverket samt det nya personnumret. 14. Systemet visar att en lyckad födelseanmälan är gjord samt det nya personnumret. 15. Aktör registrerar ett moderskapsintyg i journalsystemet. 16. Systemet kontaktar Försäkringskassan med moderskapsintyget och får tillbaka ett kvitto. 17. Systemet sparar moderskapsintyget och kvitto från Försäkringskassan. 18. Systemet visar att en lyckad registrering av moderskapsintyget är gjord. 1. Barnnumret som tas ut används för att knyta mamma och barn via deras handledsband. 2. Idag ser processen annorlunda ut efter att barnet fötts, punkt 8: a. Aktör skriver ut födelseanmälan och moderskapsintyg.

3 b. Födelseanmälan skickas via post till Skatteverket. c. Moderskapsintyg lämnar mamman in till Försäkringskassan. d. Aktör tar ut ett reservnummer i journalsystemet (Cosmic). e. Aktör matar in reservnumret i journalsystemet (Obstetrix). f. Ett personnummer kommer via Skatteverkets uppdateringar. g. Personnumret kopplas till reservnumret i journalsystemet.

4 Användningsfall FV: Hälsoundersökningar enligt hälsoplan Barnets hälsouppgifter registreras i journalsystemet. Förlossningsvårdens processer. Barnmorska Barnläkare Undersköterska Barn Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har kopplingar till andra system som Skatteverket och Försäkringskassan. Att barnets födelse är registrerad och journal upprättad. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör uppger moderns personnummer för att få upp barnets journal (FV2). 4. Systemet visar barnets journal samt vilken hälsoundersökning enligt hälsoplanen som skall utföras. 5. Aktör genomför hälsoundersökning och bedömer hälsoundersökningen. 6. Aktör registrerar resultatet från hälsoundersökningen i journalsystemet och signerar. 7. Journalsystemet sparar resultatet av hälsoundersökningen. 5a Alternativflöde Hälsoproblem upptäckt 5a1. Användningsfallet Hälsoåtgärder pga hälsoproblem exekveras. 6a Alternativflöde PKU prov 6a1. PKU provet skickas till PKU lab i Huddinge på remissen. 6a2. Svaret registreras i journalsystemet. 7a Alternativflöde Vaccination nödvändigt 7a1. Systemet kontaktar vaccinationsregistret och registrerar vaccinationsinformationen 7a2. Systemet sparar information om att vaccinationsregister registrering lyckats. 7a3. Systemet skickar vaccinationsinformation till barnhälsovårdsöverläkare och infektionsmottagningen (Mall C: Hepatit B).

5 Följande hälsoundersökningar görs: Hälsoundersökning Tid Aktör(er) FV2 Uppgifter: Vikt, längd, huvudomfång, Apgar-bedömning, status vid barnläkarundersökning, syra-basstatus,ph i navelartär och vendiagnoser, 0 30 min Barnmorska POX mätning: SaO2 i hö hand och en fot timmar Barnmorska och undersköterska PKU prov: Datum, klockslag, remissnummer. Skicka fysiskt prov till PKU lab i Huddinge. Svaret kommer i pappersform idag. Vaccination: Hepatit B, BCG, Batchnummer, datum, klockslag. Hörselscreening (OAE): Hö, Vä, tydliga/otydliga svar, datum, klockslag. BUS (Barnläkarundersökning): Status (avvikelse/normal fynd). Billicheck kontroll. Efter 48 timmar Efter 36 timmar Tidig hemgång innan 48 timmar Barnmorska Barnmorska och barnläkare Undersköterska Barnläkare Barnmorska och undersköterska Barnet kan åka hem innan alla hälsoundersökningar är gjorda enligt hälsoplan. För att utföra dessa måste barnet återkomma till FV (BB hemvårdmottagning). I andra delar av landet kan barnmorskan åka ut till barnet.

6 Användningsfall FV: Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Hälsoproblem upptäcks och hälsoåtgärder vidtas. Förlossningsvårdens processer. Barnmorska Barnläkare Barn Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har kopplingar till system för remisshantering. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör anger moderns personnummer för åtkomst av barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören identifierar hälsoproblemet och undersöker barnet. 6. Aktören gör en bedömning och vid behov åtgärd direkt eller planerar åtgärder. 7. Aktör registrerar uppgifter för besöket i journalsystemet. 8. Systemet sparar informationen. 5a Alternativflöde Individuell plan finns för tidigare identifierat hälsoproblem 5a1. Aktören undersöker barnet med hänsyn till det tidigare identifierade hälsoproblemet. 5a2. Aktören gör en bedömning och vidtar vid behov planerade åtgärder. 5a3. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7. 6a Alternativflöde Remiss 6a1. Aktören skickar remiss till annan vårdenhet. 6a2. När remissvaret kommer från annan vårdenhet notifieras aktören. 6a3. Aktören läser remissvaret och bedömer ytterligare åtgärder. 6b Alternativflöde Vård på barnklinik/neonatal avdelning behövs 6b1. Aktören begär förflyttning av barnet till barnklinik/neonatal avdelning. 6b2. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7.

7 6c Alternativflöde Individuell plan för identifierat hälsoproblem behövs 6c1. Aktören bedömer att en individuell plan behövs för barnet. 6c2. Aktören skapar en individuell plan för barnet. 6c3. Systemet sparar den individuella planen för barnet samt registrerar detta på en bevakningslista. 6c4. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7. 7a Alternativflöde Ta bort från kallelselista enligt hälsoplan 7a1. Aktören tar bort barnet från kallelselistan om besöket kan anses stämma med besök enligt hälsoplan, dvs komplett ifyllt besök. 7a2. Systemet sparar informationen.

8 Användningsfall FV: Hälsoinformation individuellt/i grupper Information till nyblivna föräldrar. Förlossningsvårdens processer. Barnmorska Barn och förälder(rar) Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Hälsoinformationen som skall delges finns angiven i en checklista. 1. Barnmorskan identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör anger moderns personnummer för åtkomst av barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören väljer att visa checklista för hälsoinformation. 6. Systemet visar checklista. 7. Hälsoinformation delges enligt checklista. 8. Barnmorskan checkar av varje punkt på listan och kompletterar med ytterligare information vid behov för aktuell punkt. 9. Systemet sparar informationen. 10. Systemet för över tillämpliga delar till obslistan (kompletterande information!). Idag manuell process med papper som scannas in och kopplas till journal. PDF mellansteg?

9 Användningsfall FV: Avsluta FV journal Barnet är färdigvårdat och FV journal avslutas. Förlossningsvårdens processer. Barnmorska Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör anger moderns personnummer för att få upp barnets journal. 4. Aktör fyller i kvarvarande uppgifter i journalen som behövs för att kunna avsluta denna, samt sparar informationen (Barnrapport färdigställs mm). 5. Systemet sparar informationen. 6. Systemet skickar meddelande till vald BHV om att förälder valt denna BHV. 7. Aktören gör en ID kontroll och väljer att skriva ut barnet ur journalsystemet (om detta inte tidigare gjorts). 8. Systemet sparar utskrivningen av barnet. 6a Alternativflöde Ingen BHV vald 6a1. Systemet skickar till närmaste geografiska BHV för barnet. 8a Alternativflöde Vald BHV har ej avtal om sammanhållen journal 8a1. Aktören väljer att skriva ut tillämpliga delar av journalen för vidarebefordran till vald BVC. Varningar och observationer skall markeras/sparas speciellt för att nästa steg i kedjan (BHV eller ny FV) tidigt kan uppmärksammas på detta. Detta kan antagligen göras i systemet för den sammanhållna journalen.

10 Användningsfall FV: Rapportera statistik Rapportera statistik och kvalitet enligt förvaltningens kvalitetsmodell/system. Förlossningsvårdens processer. Barnmorska Krav på statistik finns specificerat. Journalsystemet har funktionalitet för att ta ut den statistik som efterfrågas. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör väljer typ av statistik i systemet. 4. Aktör gör ett urval för denna typ av statistik samt väljer att systemet skall ta fram denna. 5. System tar fram och visar vald statistik. 6. Aktör väljer att skicka vald statistik till inrapporteringssystem. 7. Systemet skickar vald statistik. 6a Alternativflöde Manuell hantering krävs för att sammanställa statistik 6a1. Aktör väljer att ta ut vald statistik för vidare manuell bearbetning. 6a2. Systemet levererar vald statistik till aktören. Idag skickas statistik till: Socialstyrelsen, slutsignerade journaler skickas elektroniskt. Medicinska födelseregistret PNQ Perinatalt kvalitetsregister

11 Användningsfall FV: Gallring och arkivering Systemprocess utan inblandade mänskliga aktörer. Förlossningsvårdens processer. Öppna frågor

12 Användningsfall BHV Lista med samtliga användningsfall för barnhälsovården. Lista med förslag på användningsfall Beskrivning Upprätta och tillgängliggör BHV-journal Upprätta hälsoplan Skapa kallelselista för hälsobesök/vaccinering Distribuera information om hälsobesök/vaccinering Inhämta svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Registrera svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Genomföra hälsobesök Genomföra vaccinering Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Samverka kring barn Hälsoinformation i föräldragrupper Avsluta BHV-journal Statistik/kvalitetsuppföljning Gallring och arkivering Anmärkning Denna plan styr vilka hälsobesök som skall göras Görs ej i Kalmar! Görs ej i Kalmar! Systemet gör detta

13 Användningsfall BHV: Upprätta och tillgängliggöra BHV journal Här beskrivs på vilka sätt BHV upprättar en BHV journal. Barnhälsovården processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till vaccinationsregister. Journalsystemet har koppling till system med folkbokförings uppgifter. Uppgifter om att förälder valt aktuell BHV är inlästa i journalsystemet. Förprocess har körts i journalsystemet där man läst in kommande barn, befolkningsuppgifter och varningar/observationer från system för sammanhållen journal. 19. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 20. Systemet godkänner identifieringen. 21. Aktören väljer att se lista över kommande barn. 22. Systemet visar lista över kommande barn. Barn som särskilt behöver uppmärksammans är markerade i listan. 23. Aktör väljer ett barn från listan. 24. Systemet visar barnets journal. 25. Aktör bedömer om kontakt skall ske enligt hälsoplan eller om en individuell plan behövs. 26. Systemet sparar informationen samt ändrar status på barnet i listan till läst. 3a Alternativflöde Förälder kontaktar BHV 3a1. Förälder kontaktar BHV. 3a2. Aktör matar in personnummer. 3a3. Systemet visar barnets journal. 3a4. Aktör läser journal samt bokar in tid. 3a5. Systemet sparar besökstid samt ändrar status på barnet till att aktör läst journal. 3a6. Användningsfallet är klart 7a Alternativflöde Förälder har valt annan BHV 7a1. Aktör väljer att meddela vald BHV om att byte skett.

14 7a2. Systemet sparar information om att annan BHV är vald. 7a3. Systemet meddelar vald BHV om bytet. 7b Alternativflöde Förälder har valt att avstå BHV 7b1. Aktör registrerar att förälder valt att avstå BHV. 7a2. Systemet sparar information om att förälder valt att avstå BHV. 7c Alternativflöde Förälder har skyddad adress/identitet 7c1. Aktör kallar via funktion för skyddad information. 7c1. Systemet skickar kallelse till BHV via funktion för skyddad adress/identitet. 7d Alternativflöde Barnet läggs in på individuell vaccinationsplan 7d1. Aktör lägger in barnet på individuell vaccinationsplan. 7d2. Aktör kompletterar eventuellt informationen om barnet genom ytterligare kontakter med t.ex. föräldrar, vaccinationsregister mm. 7d3. Systemet sparar barnet på en individuell vaccinationsplan och tillhörande bevakningslista. 7e Alternativflöde Barnet läggs in på individuell plan 7e1. Aktör lägger in barnet på individuell plan. 7e2. Aktör kompletterar eventuellt informationen om barnet genom ytterligare kontakter med t.ex. föräldrar, barnkliniken, migrationsverket, mm. 7e3. Systemet sparar barnet på individuell plan och tillhörande bevakningslista. Barnets diare skall föras unders årskull! När ett barn flyttar in i området kommer det också upp i listan. Dessutom skall den BHV som tidigare tagit hand om barnet meddela den nya BHV. Idag skapas en journal och ett hälsoåtagande startas då något av följande inträffar: Ett födelsebesked (FV2) kommer med post från FV alternativt neonatal. Föräldrarna ringer. Ett barn flyttar in till området (meddelande från befolkningsregistret) alternativt väljer mottagning. Journaluppgifter inhämtas från tidigare BHV mottagning. Asylbarn kommer till en flyktingförläggning.

15 Användningsfall BHV: Skapa kallelselista för hälsobesök/vaccinering Inom BHV finns ett basprogram som ska följas för varje barn och utifrån det ska barnen kallas. Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Distriktssköterska Barnsjuksköterska Basprogram inlagt. Systemet kan skapa kallelselistor för specifika åldrar enligt hälsoplan (program). Systemet kan skapa kallelselistor från alla registrerade bevakningslistor i systemet, dvs individuella program. 8. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 9. Systemet godkänner identifiering. 10. Aktör begär att få se kallelselista för aktuell åldersgrupp enligt hälsoplan. 11. Systemet visar alla barn för aktuell åldersgrupp. 12. Aktör bokar tid för varje barn i systemet (tidbok). 13. Systemet sparar bokad tid. 3a Alternativflöde Kallelselista från bevakningslista 3a1. Aktör begär att få se förslag på kallelselista baserat på en bevakningslista i systemet för en aktuell tidsperiod. 3a2. Systemet visar kallelselista. 3a3. Aktör bokar tid för valda barn i kallelselistan i systemet (tidbok). 3a4. Användningsfallet fortsätter på punkt 6. 3b Alternativflöde Förälder bokar tid själv 3b1. Aktör väljer att se bokningar i systemet (tidbok) 3b2. Systemet visar bokningar. 3b3. Aktör bokar in besök i systemet (tidbok) samt väljer att ej kalla barnet via kallelselista. 3b4. Systemet sparar bokning samt val att ej kalla barnet.

16 Detta gäller när förälder och barn inte får nästa tid under sitt besök. T.ex. man skickar inga kallelser när barnen är små, utan det gäller vid hälsoundersökningar för lite äldre barn eller från bevakningslista.

17 Användningsfall BHV: Distribuera information om hälsobesök/vaccinering En kallelse går ut om hälsobesök alternativt vaccinering. Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Distriktssköterska Barnsjuksköterska. Journalsystemet kan skicka kallelser elektroniskt sk E kallelse. Central administration för e kallelse har aktuella uppgifter från verksamheten. 1. Aktören identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen. 3. Aktör väljer att se lista på kallelser som är färdiga att skickas ut. 4. Systemet visar lista på kallelser. 5. Aktören godkänner att kallelser skickas. 6. Systemet skickar kallelser och uppdatera status för kallelse. 4a Alternativflöde information saknas. 4a1. Systemet varnar att kallelse ej kan skickas pga för lite information. 4a2. Aktör väljer att manuellt kontakta förälder och barn. 4a3. Aktör registrerar att manuell kontakt skall ske. 4a4. Systemet sparar att manuell kontakt skall ske. 4a5. Användningsfallet avslutas. 6a Alternativflöde barn med skyddad adress. 6a1. Systemet skickar kallelse via skattemyndigheten i Halland.

18 Användningsfall BHV: Inhämta svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Ej aktuellt i Kalmar Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan.

19 Användningsfall BHV: Registrera svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Ej aktuellt i Kalmar. Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan.

20 Användningsfall BHV: Genomföra hälsobesök Barnet kommer på besök enligt barnhälsovårdens basprogram alternativt individuellt program för uppföljning enligt PM. Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Distriktssköterska Barnsjuksköterska Läkare Barn Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Systemet identifierar aktuellt besök för barnet genom barnets ålder alternativt aktuellt besök enligt plan. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifieringen 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal samt vilken hälsoundersökning enligt hälsoplanen som skall utföras. 5. Aktör genomför hälsoundersökning och bedömer hälsoundersökningen. 6. Aktör registrerar resultatet från hälsoundersökningen i systemet och signerar. 7. Systemet sparar resultatet av hälsoundersökningen. 5a Alternativflöde Hälsoproblem upptäckt 5a1. Användningsfallet Hälsoåtgärder pga hälsoproblem exekveras. Följande hälsoundersökningar görs: Hälsoundersökning Tid Aktör(er) Hembesök eller första besök på mottagning Sjuksköterska

21 Vikt gul amning 0-6v Sjuksköterska EPDS 2 mån Sjuksköterska 1:a besök 4 6 v Läkare Hälsobesök 4 mån Sjuksköterska Utvecklingsbedömning 6 mån Läkare Utvecklingsbedömning 8 mån Sjuksköterska Utvecklingsbedömning om 1:a barnet 10 mån Sjuksköterska Utvecklingsbedömning 1 år Läkare Utvecklingsbedömning 18 mån Sjuksköterska Talutveckling 3 år Sjuksköterska Synundersökning + BMI 4 år Sjuksköterska Utvecklingsbedömning 5 ½ år Sjuksköterska Eventuell EPIKRIS Sjuksköterska

22 Användningsfall BHV: Genomföra vaccinering Barnet kommer för erbjudna vaccinationer enligt program eller individuell vaccinationsplan. Barnhälsovården processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Distriktssköterska Barnsjuksköterska Läkare Barn Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till vaccinationsregister. Journalsystemet har koppling till Läkemedelsverket. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet hämtar vaccinationshistorik från vaccinationsregister. 5. Systemet visar barnets journal samt vaccinationshistorik. Dessutom visas vilken vaccinering enligt hälsoplanen som skall utföras. 6. Aktören genomför vaccineringen. 7. Aktören registrerar vaccinationsuppgifter i journalen och signerar. 8. Systemet sparar vaccinationsuppgifterna (lokalisation, batchnummer). 9. Systemet meddelar vaccinationsregistret vaccinationsuppgifterna. 5a Alternativflöde medicinskt hinder att vaccineras inom BHV 5a1. Aktör skriver remiss till Barn och ungdomsmottagning. 7a Alternativflöde Biverkning på vaccinationen 7a1. Aktören registrerar biverkning i journalsystemet samt vaccinationsuppgifterna och signerar. 7a2. Systemet sparar biverknings uppgifter i journalsystemet. 7a3. Systemet meddelar LV uppgifter om biverkningen. 7a4. Användningsfallet fortsätter med steg 8.

23 Följande vaccineringar görs enligt föreskrifter och lokala riktlinjer: Vaccinering Tid Aktör(er) Hepatit B om riskbarn 1 mån Sjuksköterska BCG om åka hemland Sjuksköterska Vaccination enligt program 3 mån Sjuksköterska Vaccination enligt program 5 mån Sjuksköterska Vaccination enligt program 1 år Sjuksköterska Vaccination enligt program 18 mån Sjuksköterska Vaccination enligt program 5 ½ år Sjuksköterska

24 Användningsfall BHV: Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Barnet kommer för uppföljning av misstänkt avvikelse vid förra besöket alternativt på föräldrarnas eller annan kliniks initiativ. Barnhälsovården processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Läkare Barn Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till vaccinationsregister. Journalsystemet har koppling till Läkemedelsverket. Journalsystemet har stöd för bevakningslistor. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören identifierar hälsoproblemet och undersöker barnet. Beskrivning kommer från barn/förälder mm. 6. Aktören gör en bedömning och vid behov åtgärd direkt eller planerar åtgärder. 7. Aktör registrerar uppgifter för besöket i journalsystemet. 8. Systemet sparar informationen. 5a Alternativflöde Individuell plan finns för tidigare identifierat hälsoproblem 5a1. Aktören undersöker barnet med hänsyn till det tidigare identifierade hälsoproblemet. 5a2. Aktören gör en bedömning och vidtar vid behov planerade åtgärder. 5a3. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7. 6a Alternativflöde Remiss 6a1. Aktören skickar remiss till annan vårdenhet.

25 6a2. När remissvaret kommer från annan vårdenhet notifieras aktören. 6a3. Aktören läser remissvaret och bedömer ytterligare åtgärder. 6a4. Användningsfallet avslutas 6b Alternativflöde Individuell plan för identifierat hälsoproblem behövs 6b1. Aktören bedömer att en individuell plan behövs för barnet. 6b2. Aktören skapar en individuell plan för barnet. 6b3. Systemet sparar den individuella planen för barnet samt registrerar detta på en bevakningslista. 6b4. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7. 7a Alternativflöde Ta bort från kallelselista enligt hälsoplan 7a1. Aktören tar bort barnet från kallelselistan om besöket kan anses stämma med besök enligt hälsoplan, dvs komplett hälsobesök enligt hälsoplan. 7a2. Systemet sparar informationen.

26 Användningsfall BHV: Samverka kring barn Samverkan runt barn och familj. Där flera parter samverkar runt familjen. Initiativ från BHV, förskola, socialtjänsten, mm. Barnhälsovårdens processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Annan personal både dokumentationsansvarig samt andra Barn och förälder(rar) Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Samverkan som kod att registrera i journalsystemet. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören för in uppgift om att ett möte ägt rum och signerar. Protokoll bifogas. 6. Systemet sparar informationen samt det bifogade protokollet. BHV kan initiera kontakt eller få kontakt utifrån om ett barn. T.ex. socialtjänst, förskola mm. All samverkan sker tillsammans med föräldrar.

27 Användningsfall BHV: (Hälsoinformation i föräldragrupper) Föräldrastöd i grupp Föräldragruppsverksamhet inom barnhälsovården för att föräldrarna ska få ett nätverk och kunna interagera med varandra. Barnhälsovårdens processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Barn och förälder(rar). Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Gruppen bildas utifrån barnets personnummer. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören för in uppgift om vilken typ av föräldragruppsaktivitet som ägt rum och signerar. 6. Systemet sparar informationen.

28 Användningsfall BHV: Avsluta BHV journal Barn skrivs ut från BHV, pga flytt till annan mottagning, annat län, utomlands, överförs till SHV, avviker, död. Barnhälsovårdens processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till system med folkbokförings uppgifter. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören kontrollerar att uppgifter relevanta för skolhälsovården är registrerade. 6. Aktören väljer att skriva ut barnet ur journalsystemet. 7. Systemet sparar informationen. 7a Alternativflöde Byte av BHV 7a1. Systemet meddelar ny BHV om att flytt skett. 7b Alternativflöde Kommande SHV har ej avtal om sammanhållen journal 8a1. Aktören väljer att skriva ut tillämpliga delar av journalen för vidarebefordran till kommande SHV. Varningar och observationer skall markeras/sparas speciellt för att nästa steg i kedjan (SHV eller ny BHV) tidigt kan uppmärksammas på detta. Detta kan antagligen göras i systemet för den sammanhållna journalen. Relevanta uppgifter till SHV är information om allergi, syn, hörsel, alla kroniska sjukdomar mm.

29 Användningsfall BHV: Statistik/kvalitetsuppföljning Statistik insamlas årligen i olika årskullar. När datajournal finns kommer fler variabler som kan vara aktuella inhämtas. Barnhälsovårdens processer Distriktssköterska Barnsjuksköterska Systemet kan kommunicera med socialstyrelsens system, vaccinationsregister eller andra aktörer som kan vara aktuella. Journalsystemet har funktionalitet för att ta ut den statistik som efterfrågas. 8. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 9. Systemet godkänner identifieringen. 10. Aktör väljer typ av statistik i systemet. Kan vara per årskull. 11. Aktör gör ett urval för denna typ av statistik samt väljer att systemet skall ta fram denna. 12. System tar fram och visar vald statistik. 13. Aktör väljer att skicka vald statistik till inrapporteringssystem. 14. Systemet skickar vald statistik. 6a Alternativflöde Manuell hantering krävs för att sammanställa statistik 6a1. Aktör väljer att ta ut valt statistikunderlag för vidare manuell bearbetning. 6a2. Systemet levererar valt statistikunderlag till aktören. 6a3. Aktören sammanställer önskad statistik. 6a4. Användningsfallet fortsätter med punkt 7. Minsta krav på statistik är alla uppgifter som förs enligt hälsoplan. Idag skickas statistik angående följande till Socialstyrelsen: Vaccinationsstatistik Rökningsstatistik Amningsstatistik 1:a Hembesöksstatistik

30 Användningsfall BHV: Gallring och arkivering Systemprocess utan inblandade mänskliga aktörer. Barnhälsovårdens processer

31 Användningsfall SHV Lista med samtliga användningsfall för skolhälsovården. Lista med förslag på användningsfall Beskrivning Upprätta och tillgängliggöra SHV-journal Upprätta hälsoplan Skapa kallelselista för hälsobesök/vaccinering Distribuera information om hälsobesök/vaccinering Inhämta svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Registrera svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Genomföra hälsobesök Genomföra vaccinering Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Samverka kring elev Hälsoinformation i grupper Statistik/kvalitetsuppföljning Gallring och arkivering Anmärkning Namnsättning? Detta betraktas mer som planering! Denna plan styr vilka hälsobesök som skall göras Användningsfall utan behov av systemstöd? Systemet gör detta!

32 Användningsfall SHV: Upprätta och tillgängliggöra SHV journal När ett barn börjar förskoleklass registreras detta i journalsystemet. Skolhälsovårdens processer Skolsköterska Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Förprocess har körts i journalsystemet där man läst in elever från elevregistret, befolkningsuppgifter och varningar/observationer från system för sammanhållen journal. 27. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 28. Systemet godkänner identifieringen. 29. Aktören väljer att se lista över kommande elever. 30. Systemet visar lista över kommande elever (klassvis). Elever som särskilt behöver uppmärksammans markeras i listan. 31. Aktör väljer en elev från listan. 32. Systemet visar elevens journal. 33. Aktör bedömer om kontakt skall ske enligt hälsoplan eller om en individuell plan behövs. 34. Systemet sparar informationen samt ändrar status på eleven i listan till läst. 3a Alternativflöde Förälder kontaktar SHV 3a1. Förälder kontaktar SHV. 3a2. Aktör matar in personnummer. 3a3. Systemet visar elevens journal. 3a4. Aktör läser journal samt bokar in tid. 3a5. Systemet sparar besökstid samt ändrar status på eleven till att aktör läst journal. 3a6. Användningsfallet är klart. 7a Alternativflöde Eleven läggs in på individuell vaccinationsplan 7a1. Aktör lägger in eleven på individuell vaccinationsplan. 7a2. Aktör kompletterar eventuellt informationen om eleven genom ytterligare kontakter med t.ex. föräldrar, vaccinationsregister, Läkemedelsverket, mm. 7a2. Systemet sparar eleven på en individuell vaccinationsplan och tillhörande bevakningslista.

33 7b Alternativflöde Eleven läggs in på individuell plan 7b1. Aktör lägger in eleven på individuell plan. 7b2. Aktör kompletterar eventuellt informationen om eleven genom ytterligare kontakter med t.ex. föräldrar, socialtjänst, skolpersonal, elevhälsoteam, skolmåltidspersonal, migrationsverket, mm. 7b3. Systemet sparar eleven på individuell plan och tillhörande bevakningslista. Idag får skolsköterskan rapport från BHV sköterskan om varje elev. Vid planeringen kan mera kontakter behöva göras. Såsom: Socialtjänst Skolpersonal Elevhälsoteam Skolmåltidspersonal Kroniska sjukdomar Flykting hälsovård Migrationsverket

34 Användningsfall SHV: Skapa kallelselista för hälsobesök/vaccinering Alla elever ska erbjudas hälsobesök/vaccinering enligt socialstyrelsens riktlinjer och det nationella vaccinationsprogrammet. Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterska Aktuella klasslistor, scheman och kalendarium finns tillgängliga. Skolsköterskans almanacka finns tillgänglig. Kontaktvägar med lärare är etablerade. Basprogram är inlagt. Systemet kan skapa kallelselistor för specifika åldrar och klass enligt hälsoplan (program). Systemet kan skapa kallelselistor från alla registrerade bevakningslistor i systemet, dvs individuella program. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering. 3. Aktör väljer att se kallelselista för aktuella klasser enligt hälsoplan. 4. Systemet visar alla klasser som är aktuella för hälsobesök enligt hälsoplan. 5. Aktör planerar tider för hälsobesöket med hjälp av schema för eleverna, kalendariet, skolsköterskans almanacka och elevernas behov. 6. Aktör kontaktar läraren för att höra om planeringen är ok för aktuell klass. 7. Aktör bokar tid för varje elev i systemet (tidbok). 8. Systemet sparar bokad tid. 3a Alternativflöde Kallelselista från bevakningslista 3a1. Aktör begär att få se förslag på kallelselista baserat på bevakningslistan i systemet för en aktuell tidsperiod. 3a2. Systemet visar kallelselista. 3a3. Aktör bokar tid för valda elever i kallelselistan i systemet (tidbok). 3a4. Användningsfallet fortsätter på punkt 8. Bevakningslista är en lista med elever som behöver extra besök (kontrollelever).

35 Användningsfall SHV: Distribuera information om hälsobesök/vaccinering Informera om hälsobesök/vaccinering för berörda elever och lärare Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterska Blanketter om hälsouppgift/hälsoprofil finns tillgängliga. Blanketter om vaccinationstillstånd/medgivande finns tillgängliga. Journalsystemet kan skicka kallelser elektroniskt sk E kallelse. Central administration för e kallelse har aktuella uppgifter från verksamheten. 7. Aktören identifierar sig i journalsystemet. 8. Systemet godkänner identifieringen. 9. Aktör väljer att se lista på kallelser som är färdiga att skickas ut. 10. Systemet visar lista på kallelser. 11. Aktören godkänner att kallelser skickas. 12. Systemet skickar kallelser samt eventuellt information om att blanketter skall fyllas i (webbaserad blankett). Därefter uppdateras status för kallelse. 4a Alternativflöde Klassbesök 4a2. Aktör kontaktar läraren och planerar in besöket. 4a2. Aktör besöker klassen och informerar om hälsobesöket. 4a3. Användningsfallet fortsätter med punkt 5. 4b Alternativflöde information saknas 4b1. Systemet varnar att kallelse ej kan skickas pga för lite information. 4b2. Aktör väljer att manuellt kontakta förälder och barn. 4b3. Aktör registrerar att manuell kontakt skall ske. 4b4. Systemet sparar att manuell kontakt skall ske. 4b5. Användningsfallet avslutas. 6a Alternativflöde barn med skyddad adress 6a1. Systemet skickar kallelse via skattemyndigheten i Halland.

36 6b Alternativflöde blankett skickas som bilaga 6b1. Systemet skickar med nödvändiga blanketter i kallelsen. Idag delas blanketter ut vid besöket i klassen. Kallelse samt blanketter skall även skickas till elever då sådan adressinformation finns. Även information till föräldrar kan behöva skickas separat främst för äldre elever.

37 Användningsfall SHV: Inhämta svarsinformation för hälsobesök/vaccination Inhämta svarsinformation från föräldrar inför hälsobesök/vaccination när blanketter delats ut. Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterska Lärare Samarbete med lärare 1. Svarsinformationen samlas in med hjälp av läraren. 2. Läraren överlämnar svarsinformationen till skolsköterskan.

38 Användningsfall SHV: Registrera svarsinformation för hälsobesök/vaccinering Genomgång av svarsinformationen Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterskan Formulär med hälsouppgift från föräldrarna alternativt Tillstånds /medgivandeblankett för vaccinering är ifyllda och finns tillgängliga, elektroniskt eller i pappersform. Journalsystemet kan hantera kallelselistor. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering. 3. Aktören väljer att se kallelselista för aktuell/alla klasser för en viss hälsoundersökning/vaccinering. 4. Systemet visar kallelselista samt status för inkomna blanketter per elev i listan. 5. Aktör väljer att titta på en inkommen blankett. 6. Systemet visar blanketten. 7. Aktör går igenom uppgifterna och för in tillämpliga i journalen samt markerar att blanketten är läst. 8. Systemet sparar informationen och att blanketten är läst. 4a Alternativflöde pappers blanketter 4a1. Aktör anger elevens personnummer för att få upp elevens journal/alternativt anger elevens klass och hämtar elevens journal via klasslistan. 4a2. Aktör går igenom uppgifterna i blanketten och för in dessa i journalen. 4a3. Aktör skannar in blanketten som bilaga till journalen. 4a4. Systemet sparar informationen och inskannade bilagor 4a5. Användningsfallet är klart. 6a Alternativflöde kontroll mot vaccinationsregister 6a1. Systemet hämtar tidigare vaccinationshistorik från vaccinationsregistret. 6a2. Systemet visar även vaccinationsregister information.

39 7a Alternativflöde Kontakt med förälder eller skolläkare 7a1. Aktör bedömer att kontakt behövs med förälder och/eller skolläkare. 7a2. Aktör kontaktar förälder och/eller skolläkare och antecknar detta i journalen. 7a3. Systemet sparar att kontakt behövs för eleven och för in eleven på en bevakningslista.

40 Användningsfall SHV: Genomföra hälsobesök Genomföra hälsobesök enligt Socialstyrelsens riktlinjer Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterska Elev (samt förälder vid behov) Förutsättning Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Systemet identifierar aktuellt besök för eleven enligt plan och kallelse. Ett rum med våg, längdsticka, syntavla och audiometer. Skall även vara störningsfritt och uppfylla krav på sekretess m m 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering. 3. Aktör anger elevens personnummer för att få upp elevens journal/alternativt anger elevens klass och hämtar elevens journal via klasslistan. 4. Systemet visar elevens journal samt vilken hälsoundersökning enligt hälsoplanen som skall utföras. 5. Aktör genomför hälsoundersökning och bedömer hälsoundersökningen. 6. Aktör registrerar resultatet från hälsoundersökningen i systemet och signerar. 7. Systemet sparar resultatet av hälsoundersökningen. 5a Alternativflöde Hälsoproblem upptäckt 5a1. Användningsfallet Hälsoåtgärder pga hälsoproblem exekveras. Följande hälsoundersökningar görs: Hälsoundersökning Tid Aktör(er) Hälsosamtal, längd och vikt, syn och hörsel F - åk1 Skolsköterska Hälsosamtal, längd och vikt Åk 2 Skolsköterska Hälsosamtal, längd och vikt, ryggkontroll Åk 4 Skolsköterska

41 Hälsosamtal, längd och vikt, ryggkontroll Åk 7 8 Skolsköterska Hälsosamtal, längd och vikt Åk 1 Gymnasiet Skolsköterska Rutinerna för om/när skolläkare medverkar i hälsobesöken är olika i olika kommuner. Det vanligaste är att skolsköterskan ensam genomför dem.

42 Användningsfall SHV: Genomföra vaccinering Genomföra vaccination enligt det nationella vaccinationsprogrammet Skolhälsovårdens processer Hälsobesök enligt hälsoplan. Skolsköterskor, två tillsammans Elev Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till vaccinationsregister. Journalsystemet har koppling till Läkemedelsverket. Skolsköterska har beställt och fått hem vaccin, injektionskanyler, kompresser och plåster PM för akutmediciner i samband med vaccination Akutbricka med dessa mediciner Medgivande från föräldrarna. Klasslista med tider elever är kallade. Undervisande lärare ser till att eleverna kommer på sina tider. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger elevens personnummer för att få upp elevens journal. 4. Systemet hämtar vaccinationshistorik från vaccinationsregistret. 5. Systemet visar elevens journal samt vaccinationshistorik. Dessutom visas vilken vaccinering enligt hälsoplanen som skall utföras. 6. Aktören genomför vaccineringen. Aktör kontrollerar att föräldramedgivande finns för vaccinationen. 7. Aktören registrerar vaccinationsuppgifter i journalen och signerar. 8. Systemet sparar vaccinationsuppgifterna (lokalisation, batchnummer). 9. Systemet meddelar vaccinationsregistret vaccinationsuppgifterna. 5a Alternativflöde medicinskt hinder att vaccineras inom SHV 5a1. Aktör skriver remiss till Barn och ungdomsmottagning

43 7a Alternativflöde Biverkning på vaccinationen 7a1. Aktören registrerar biverkning i journalsystemet samt vaccinationsuppgifterna och signerar. 7a2. Systemet sparar biverknings uppgifter i journalsystemet. 7a3. Systemet meddelar LV uppgifter om biverkningen vid de fall krav på detta finns. 7a4. Användningsfallet fortsätter med steg 8. Vaccineringar görs enligt SoS nationella vaccinationsprogram.

44 Användningsfall SHV: Hälsoåtgärder pga hälsoproblem Upptäcka och hantera hälsoproblem t ex fetma, psykisk ohälsa, skolfrånvaro Skolhälsovårdens processer. Skolsköterska Skolläkare Elev Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Journalsystemet har koppling till system för erecept. Samarbete med skolans personal och föräldrar. Tillgänglighet till skolans frånvarosystem. Journalsystemet har stöd för bevakningslistor. 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp elevens journal. 4. Systemet visar elevens journal. 5. Aktören identifierar hälsoproblemet och undersöker eleven. Beskrivning kan komma från elev/skola/förälder mm. 6. Aktören gör en bedömning och vid behov åtgärd direkt eller planerar åtgärder. 7. Aktör registrerar uppgifter för besöket i journalsystemet. 8. Systemet sparar informationen. 5a Alternativflöde Individuell plan finns för tidigare identifierat hälsoproblem 5a1. Aktören undersöker eleven med hänsyn till det tidigare identifierade hälsoproblemet. 5a2. Aktören gör en bedömning och vidtar vid behov planerade åtgärder. 5a3. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7. 6a Alternativflöde Remiss 6a1. Aktören skickar remiss till annan vårdenhet.

45 6a2. När remissvaret kommer från annan vårdenhet notifieras aktören. 6a3. Aktören läser remissvaret och bedömer ytterligare åtgärder. 6a4. Användningsfallet avslutas. 6b Alternativflöde erecept 6b1. Aktören skickar erecept till apoteket. 6b2. Användningsfallet fortsätter med punkt 7 6c Alternativflöde Individuell plan för identifierat hälsoproblem behövs 6c1. Aktören bedömer att en individuell plan behövs för eleven. 6c2. Aktören skapar en individuell plan för eleven. 6c3. Aktören ser över frånvaron för eleven. 6c4. Aktören tar nödvändiga kontakter med föräldrar, skolläkare, skolpersonal och elevhälsoteam. 6c5. Systemet sparar den individuella planen för eleven samt registrerar detta på en bevakningslista. 6c6. Användningsfallet fortsätter vid punkt 7.

46 Användningsfall SHV: Samverka kring elev Samverkan med aktörer inom och utanför skolan Skolhälsovårdens processer. Skolsköterska Skolläkare BUP, hab, socialförvaltning, barn och ungdomsklinik m fl Föräldrar och elev Rektor och annan personal från skolan Journalsystemet har kopplingar till system för sammanhållen journal. Gemensamma tider Identifierat problem Föräldrasamtycke 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger elevens personnummer för att få upp elevens journal. 4. Systemet visar elevens journal. 5. Aktören för in uppgift om att ett möte ägt rum och signerar. Protokoll bifogas 6. Systemet sparar informationen samt det bifogade protokollet. Inom skolan finns samverkansgrupper av olika karaktär t ex likabehandlingsgrupp (Mobbinggrupp), trygghetsgrupp, elevhälsoteam, elevvårdskonferens, hälsogrupp, krisgrupp SHV äger inte säkert processen men deltar alltid. Inom skolans gränser i ovanstående grupper eller utom skolans gränser med t.ex. socialtjänsten.

47 Användningsfall SHV: Hälsoinformation i grupper Genomföra hälsoinformation/hälsodialog i grupper Skolhälsovårdens processer. Skolsköterska Elev Rutin för att ansvara för/delta i hälsoinformation Identifierat problem/behov Samarbete med läraren 1. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 2. Systemet godkänner identifiering 3. Aktör uppger barnets personnummer för att få upp barnets journal. 4. Systemet visar barnets journal. 5. Aktören för in uppgift om vilken typ av hälsoinformation som ägt rum och signerar. 6. Systemet sparar informationen.

48 Användningsfall SHV: Statistik/kvalitetsuppföljning Följa upp statistik och kvalitet enligt förvaltningens kvalitetsmodell/system Skolhälsovårdens processer. Skolsköterska Skolläkare Kvalitetsansvarig på resp. skolförvaltning Systemet kan kommunicera med de system som begär statistik elektroniskt. Journalsystemet har funktionalitet för att ta ut den statistik som efterfrågas. 15. Aktör identifierar sig i journalsystemet. 16. Systemet godkänner identifieringen. 17. Aktör väljer typ av statistik i systemet. Kan vara per årskurs. 18. Aktör gör ett urval för denna typ av statistik samt väljer att systemet skall ta fram denna. 19. System tar fram och visar vald statistik. 20. Aktör väljer att skicka vald statistik rapport till inrapporteringssystem. 21. Systemet skickar vald statistik. 6a Alternativflöde Manuell hantering krävs för att sammanställa statistik 6a1. Aktör väljer att ta ut valt statistikunderlag för vidare manuell bearbetning. 6a2. Systemet levererar valt statistikunderlag till aktören. 6a3. Aktören sammanställer önskad statistik. 6a4. Användningsfallet fortsätter med punkt 7. Minsta krav på statistik är alla uppgifter som förs enligt hälsoplan. Vaccinationsstatistik lämnas till Smittskyddet i länet och tas idag fram manuellt. Önskade funktioner: Sammanställa antal besök, BMI, mm uppgifter från journaluppgifter. IT stöd till enkäter som skall samverka med journalsystemet. Typ hälsoprofil.

49 Stöd för att sammanställa statistik för Skador och tillbud. Stöd för att rapportera biverkningar från de som sett biverkningen (sker idag manuellt). Borde kunna tas från vaccinationsregistret. Finns även annan typ av information som skall in någonstans : Data från elevhälsoprofil, kvalitetsindikatorer Vårdgivarregistret BMI Pliktverket

50 Användningsfall SHV: Gallring och arkivering Systemprocess utan inblandade mänskliga aktörer. Skolhälsovårdens processer.