KALLELSE/UNDERRÄTTELSE

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE (2) Styrelse/Nämnd: Upphandlingsnämnden Dag, tid: , kl. 13:30 Plats: Övrigt: Smtr-upphandling, Stadshuset Vid förhinder att delta i sammanträdet ska ledamot kalla personlig ersättare samt meddela upphandlingsförvaltningen, Maria Karlsson, tel eller maria.karlsson@varnamo.se Ärenden: Dnr: : särenden 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 57 3 Upphandling av licenspartner UHN Upphandling av förhandsinsyn - Nyttjande rätt till förvaltningsmodell PM3 UHN Upphandling av trygghetslarm för särskilt boende UHN Upphandling av solcellsanläggning till Rörestorpsgårdens äldreboende 7 Upphandling av distansutbildning på grundläggandenivå och gymnasienivå för vuxna UHN UHN Upphandling av Fordon 2018 UHN Upphandling av natursten UHN Upphandling av finansiell fordonsleasing 2017 UHN Plan för upphandling UHN Budgetuppföljning 1 kvartalet 2019 UHN Redovisning av delegationsbeslut 13 Delegationsbeslut 2019 UHN Beredningsärenden 14 Nyttjande av delegation - Återrapportering UHN

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE (2) 15 Dokumenthanteringsplan, revidering UHN Policy för upphandling och inköp, revidering UHN Informationsärenden 17 Inköpsanalys UHN Upphandlingschefen informerar UHN Meddelanden Sammanträdesdag i juni 2019 UHN Upphandling av företagshälsovård UHN Filip Andersson Ordförande Maria Karlsson Sekreterare

3 1 Plats och tid: Smtr-upphandling, Stadshuset, kl 13:30 16:15 ande: Övriga närvarande: Utses att justera: Filip Andersson (M) Laila Sedin (C) Anders Jansson (S) Anja Johansson (S) Thomas Carlzon (C) ersättare för Patrik Ekvall (KD) Mattias Hultqvist, upphandlingschef Maria Karlsson, förvaltningssekreterare Malin Kulaweera, upphandlare Jeanette Green Hakeman, upphandlare Linnea Pettersson, upphandlare Sebastian Scheler, projektledare 60 Mattias Peterson, upphandlare Stefan Goodwin, entreprenadupphandlare 63 Andreas Holmer, upphandlingsstrateg 66, 69, 72 Anders Jansson Justeringens plats och tid: Upphandlingsavdelningen :00 Sekreterare: Paragrafer: Maria Karlsson Ordförande: Filip Andersson : Anders Jansson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/utskott: Upphandlingsnämnden : Paragrafer: Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Upphandlingsavdelningen Underskrift: Maria Karlsson

4 2 57 Dnr: Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen Godkännande av dagordningen. Information om jäv. Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna dagordningen expedieras till:

5 3 58 Dnr: UHN Upphandling av licenspartner att anta Atea Sverige AB, som Licenspartner för perioden 1 februari januari 2022 med möjlighet till 1 års förlängning. Värnamo kommun har upphandlat licenspartner genom att göra förnyad konkurrensutsättning på SKL kommentus inköpscentrals ramavtal Programvaror och programvaror som molntjänst Målsättningen för avtalet är att avtalet ska omfatta merparten av Värnamo kommuns behov av produkter och licenser under avtalstiden, vilka inte redan upphandlats genom andra avtal. I rollen som licenspartner ska Säljaren, i de löpande kontakterna även bistå med sakkunskaper inom licensområdet och tillhandahålla information och rådgivning i licensrelaterade ärenden på löpande och strategisk nivå. Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta Atea Sverige AB, som Licenspartner för perioden 1 februari januari 2022 med möjlighet till 1 års förlängning. Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 25 april Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

6 4 59 Dnr: UHN Upphandling av förhandsinsyn - Nyttjande rätt till förvaltningsmodell PM3 att anta På AB, gällande Nyttjanderätt till förvaltningsmodell pm3 under 2 år möjlighet till 1+1 års förlängning, med avsikt att avtalet startar i augusti Värnamo kommun har genomfört ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering och därefter annonserat om denna i en frivillig förhandsinsyn. Värnamo kommun har för avsikt att teckna avtal efter denna förhandsinsyn, gällande nyttjanderätt och förvaltningsmodellen pm3 med tillhörande verktyg och konsultstöd. Nyttjanderätten med tillhörande verktyg kan endast tillhandahållas av På AB. Förvaltningsmodellen införs i Värnamo kommun under andra halvårsskiftet Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta På AB, gällande Nyttjanderätt till förvaltningsmodell pm3 under 2 år möjlighet till 1+1 års förlängning, med avsikt att avtalet startar i augusti Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 25 april Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

7 5 64 Dnr: UHN Upphandling av trygghetslarm för särskilt boende att bordlägga ärendet till nästa sammanträde. Upphandlingen omfattar ett kontrakt avseende trygghetslarm för kommunens 10 särskilda boenden, där leverantören åtar sig ett helhetsåtagande, vilket innefattar bl.a. funktionsövervakning och drift av larmsystem, larmutrustning, utbildning, support och användarstöd, systemintegrationer samt service, reparationer och underhåll. Det upphandlade kontraktet omfattar leverans och idrifttagande av ett larmsystem bestående av hårdvara och mjukvara, både centrala delar och lokala delar, t ex basstationer. Systemet ska vara digitalt, anpassat för aktuell verksamhet och tillgängligt dygnet runt. Leverantören förvaltar system och anläggning samt ansvarar för funktionsövervakning och drift. Server för loggning driftas av leverantören. I leveransen ingår systeminstallation med helhetsansvar vid drift innehållande nedanstående punkter: - Projektledning - Drift och support av systemet. - Utbildning av systemet. - Service och underhåll under avtalsperioden. - Funktionsövervakningar av systemets samtliga delar dygnet runt veckans alla dagar. - Återrapportering Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att ge nämndens ordförande i delegation att fatta beslut i upphandlingsärendet. expedieras till:

8 6 60 Dnr: UHN Upphandling av solcellsanläggning till Rörestorpsgårdens äldreboende att anta Solkompaniet Sverige AB som totalentreprenör för installation av solcellsanläggning på Rörestorpsgårdens äldreboende till en kostnad av SEK exklusive moms Entreprenaden omfattar projektering och installation av en solcellsanläggning på äldreboendet Rörestorpsgårdens tak med en installerad toppeffekt om minst 52kW. Arbetet beräknas påbörjas i juni 2019 med färdigställande i december Generalentreprenad totalentreprenad Tekniska förvaltningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta Solkompaniet Sverige AB som totalentreprenör för installation av solcellsanläggning på Rörestorpsgårdens äldreboende till en kostnad av SEK exklusive moms Tekniska förvaltningen har inkommit med skrivelse daterad den 13 april Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

9 7 61 Dnr: UHN Upphandling av distansutbildning på grundläggandenivå och gymnasienivå för vuxna att anta NTI-skolan AB som leverantör för distansutbildning på grundläggande nivå och gymnasienivå för vuxna för perioden 1 augusti juli 2021 med möjlighet till års förlängning. Upphandling av distansutbildning för vuxna på grundläggande nivå och gymnasienivå. Kurser som är obligatoriska i upphandlingen på grundläggande nivå är svenska, svenska som andraspråk, engelska, matematik, samhällskunskap, religionskunskap, historia, geografi, fysik, kemi, biologi. På gymnasienivå: Matematik och Naturvetenskap (Biologi 1, Biologi 2, Kemi 1, Kemi 2, Fysik 1a, Fysik 2, Matematik 1a, Matematik 1b, Matematik 1c, Matematik 2a, Matematik 2b, Matematik 2c, Matematik 3b, Matematik 3c, Matematik 4, Matematik 5, Naturkunskap 1a1, Naturkunskap 1a2, Naturkunskap 1b, Naturkunskap 2). Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta NTI-skolan AB som leverantör för distansutbildning på grundläggande nivå och gymnasienivå för vuxna för perioden 1 augusti juli 2021 med möjlighet till års förlängning. Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 24 april Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

10 8 62 Dnr: UHN Upphandling av Fordon 2018 att anta Volvo Car Sverige Aktiebolag att anta Nimag Sverige AB att anta FSC Bilar AB att anta Toyota Sverige AB att anta MMC Bilar Sverige AB att anta Subaru Nordic AB att anta K.W. Bruun Autoimport AB att anta Volkswagen Group Sverige AB att anta Nissan Nordic, Svensk fil till Nissan Nordic Europé Oy, Finland. att anta K.W. Bruun Automotive AB, att anta Renault Sweden AB att anta Kia Motors Sweden AB att anta Ford Motor Company Aktiebolag att anta Mazda Motor Logistics Europé NV Filial Belgien att anta FCA Sweden AB att anta BMV Northern Europe AB att anta Isuzu Sverige AB att anta IVECO Sweden Aktiebolag att teckna avtal för perioden 8 februari februari 2020 med möjlighet till års förlängning. SKL Kommentus inköpscentral har upphandlat Upphandling av Fordon 2018 för Sveriges upphandlande myndigheter. Upphandlingen innefattar personbilar och transportfordon. Bakgrund Ramavtalet Fordon 2018 började gälla i februari 2019 och ersätter Fordon som löper ut i april Båda avtalen löper parallellt fram till dess. Det nya ramavtalet Fordon 2018 erbjuder ett stort utbud av personbilar och transportfordon. Avtalet har utökats med ett nytt delområde förmånsbilar. Urvalet på hela avtalet består av olika varumärken och modeller till bra priser. Ramavtalet omfattar endast köp av nya fordon. Skälet till att leasing inte ingår i denna upphandling är att villkoren för leasing har visat sig bli förmånligare vid märkesoberoende tjänsteupphandling än när leasing inkluderas i upphandlingen av fordon. Forts.

11 9 Forts Un 62 Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta Volvo Car Sverige Aktiebolag att anta Nimag Sverige AB att anta FSC Bilar AB att anta Toyota Sverige AB att anta MMC Bilar Sverige AB att anta Subaru Nordic AB att anta K.W. Bruun Autoimport AB att anta Volkswagen Group Sverige AB att anta Nissan Nordic, Svensk fil till Nissan Nordic Europé Oy, Finland. att anta K.W. Bruun Automotive AB, att anta Renault Sweden AB att anta Kia Motors Sweden AB att anta Ford Motor Company Aktiebolag att anta Mazda Motor Logistics Europé NV Filial Belgien att anta FCA Sweden AB att anta BMV Northern Europe AB att anta Isuzu Sverige AB att anta IVECO Sweden Aktiebolag att teckna avtal för perioden 8 februari februari 2020 med möjlighet till års förlängning. Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 2 maj Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

12 10 63 Dnr: UHN Upphandling av natursten att anta Benders Sverige AB, gällande natursten för perioden 1 juni maj 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning. Värnamo, Vaggeryd och Gislaved kommun samverkar i denna upphandling, där Värnamo kommun är den som administrerar upphandlingen. Omfattningen är hela Värnamo, Vaggeryd och Gislaved kommuns behov av kantsten, smågatsten, hällar, blocksten mm. Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta Benders Sverige AB, gällande natursten för perioden 1 juni maj 2021, med möjlighet till 1+1 års förlängning Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 13 maj Paragrafen förklaras som omedelbar justerad expedieras till:

13 11 65 Dnr: UHN Upphandling av finansiell fordonsleasing 2017 att återta beslut antaget av upphandlingsnämnden den 11 april, 47 om att anta Nordea Finans AB, gällande finansiell fordonsleasing för perioden 1 maj september 2019 med möjlighet till års förlängning att anta Nordea Finans AB, gällande finansiell fordonsleasing för perioden 1 juni maj 2022 med möjlighet till 1 års förlängning. Upphandlingsavdelningen har gjort en förnyad konkurrensutsättning av finansiell fordonsleasing 2017 på det avtal som SKL Kommentus har upphandlat och som Värnamo kommun har valt att göra en avropsanmälan på. En leasingtjänst där leverantören (banken) löpande anskaffar fordon enligt önskemål om modell och varumärke från beställaren. Leverantören står som ägare och hyr ut bilen/bilarna till beställaren, som varje månad betalar en leasingavgift. Ramavtalet gäller för fordon under 3,5 ton, även elbilar Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att återta beslut antaget av upphandlingsnämnden den 11 april, 47 om att anta Nordea Finans AB, gällande finansiell fordonsleasing för perioden 1 maj september 2019 med möjlighet till års förlängning att anta Nordea Finans AB, gällande finansiell fordonsleasing för perioden 1 juni maj 2022 med möjlighet till 1 års förlängning. Upphandlingsavdelningen har inkommit med skrivelse daterad den 13 maj expedieras till:

14 12 66 Dnr: UHN Plan för upphandling att godkänna Plan för upphandling samt att föreslå kommunfullmäktige anta Plan för upphandling Plan för upphandling är ett förslag på ett nytt styrdokument som syftar till hur kommunens upphandlingar ska fungera som ett strategiskt verktyg för att sträva mot Värnamo kommuns vision. Den offentliga sektorn upphandlar varor och tjänster för stora summor, något som innebär att en mer strategisk upphandling möjliggör såväl besparingar som flera andra positiva effekter i samhället. De offentliga inköpen ses även som en viktig funktion till uppfyllandet av FN:s agenda 2030 för långsiktigt hållbar ekonomisk, social och miljömässig utveckling. Upphandling inom Värnamo kommun ska ske på ett strategiskt sätt utifrån ett långsiktigt och hållbart perspektiv som skapar mervärden för samhället. Upphandlingsnämnden har behandlat ärendet den 12 februari 2018, 18 Upphandlingsnämnden har behandlat ärendet den 12 mars 2018, 27 Upphandlingsnämnden beslutade 13 augusti 2018, 62 att godkänna Plan för upphandling att skicka ut Plan för upphandling på remiss till samtliga nämnder. Kommunstyrelsen beslutade 28 augusti 2018, 329 att skicka ut Plan för upphandling på remiss till samtliga nämnder och tekniska utskottet. Servicenämnden beslutade 12 september 2018, 63 att skicka remissen om Plan för upphandling till kommunstyrelsen utan synpunkter. Omsorgsnämnden beslutade 12 september 2018, 103 att ställa sig bakom Plan för upphandling. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 26 september 2018, 220 att godkänna förslaget på Plan för upphandling för Värnamo kommun. Forts

15 13 Un 66 (forts) Kulturnämnden beslutade 26 september 2018, 104 att godkänna Plan för upphandling med påpekan om policy för konstnärlig gestaltning enligt enprocentsregeln. Medborgarnämnden beslutade 10 oktober 2018, 88 att översända synpunkterna på förslaget på Plan för upphandling gällande avsnitt Fordon och avsnitt Trygghet, till kommunstyrelsen. Kommunledningsförvaltningen har den 12 november inkommit med remissvar. Tekniska utskottet beslutade 27 november 2018, 252 att ställa sig bakom tekniska förvaltningens synpunkter samt att översända dessa till kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 12 december 2018, 374 Att lämna följande yttrande: Samhällsbyggnadsnämnden delar uppfattningen om att förslaget till Plan för Upphandling är ett strategiskt viktigt dokument för att Värnamo kommun ska kunna nå visionen om hållbarhet. Att upphandling av varor och tjänster sker på ett bra sätt och efter tydliga kriterier kan minska påverkan på miljön och styra mot ett mer hållbart samhälle och en minskad klimatpåverkan. Samhällsbyggnadsnämnden är positiv till förslaget till Plan för upphandling. Kommunstyrelsen beslutade 15 januari 2019, 8 att överlämna inkomna synpunkter på Plan för upphandling till upphandlingsnämndens för beaktande. Upphandlingsnämnden har behandlat ärendet 13 mars 2019, 41 Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna Plan för upphandling och föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Plan för upphandling expedieras till: Kommunfullmäktige

16 14 67 Dnr: UHN Budgetuppföljning 1 kvartalet 2019 att godkänna redovisningen Ekonomiavdelning har inkommit med budgetuppföljning med helårsprognos för upphandlingsnämnden och för upphandlingsförvaltningen kvartal Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna redovisningen. expedieras till:

17 15 68 Dnr: UHN Delegationsbeslut 2019 att godkänna redovisningen av Tf. förvaltningschefens-, upphandlingschefens- och upphandlares delegationsbeslut. Redovisning av delegationsbeslut: TF. Förvaltningschefens delegationsbeslut 2019/73 till 2019/80 och upphandlingschefens delegationsbeslut 2019/1 till 2019/20 o Två av besluten avser tillträde till dynamiskt inköpssystem o Elva av besluten avser upphandlingar o Nio av besluten avser avtalsförläningar o Ett av besluten avser en fullmakt för samverkansupphandling. o Fem av besluten avser avbrytande av upphandlingar. Upphandlares delegationsbeslut 2019/2 till 2019/6 o Fyra av besluten av upphandlingar o Ett av besluten avser tillträde till dynamiskt inköpssystem Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna redovisningen av Tf. förvaltningschefens-, upphandlingschefens- och upphandlares delegationsbeslut. expedieras till:

18 16 69 Dnr: UHN Nyttjande av delegation - Återrapportering att överlämna ärendet till kommande sammanträde Om en upphandlings värde är högre än kronor ska den upphandlade myndigheten dokumentera genomförandet av upphandlingen enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU från Med bakgrund om dokumentationsplikten beslutade Upphandlingsnämnden den 18 augusti 2014, 84 om att ge förvaltningschefen i uppdrag att ändra vidaredelegeringen till annan tjänsteman i kommunen upp till kronor. Beloppet var tidigare upp till 15% av tröskelvärdet. expedieras till:

19 17 70 Dnr: UHN Dokumenthanteringsplan, revidering att anta reviderad dokumenthanteringsplan Revidering av dokumenthanteringsplan på grund av organisationsförändring 1 april 2019 och nytt ekonomisystem 2019 Upphandlingsförvaltningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att anta reviderad dokumenthanteringsplan. expedieras till:

20 18 71 Dnr: UHN Policy för upphandling och inköp, revidering att godkänna revideringen av policyför upphandling och inköp samt att föreslå kommunfullmäktige anta reviderad policy för upphandling och inköp och att upphäva Policy för upphandling och inköp för Värnamo kommun antagen av kommunfullmäktige 28 september 2017, 200 Revidering av policy för upphandling och inköp på grund av organisationsförändringen som genomfördes den 1 april 2019 och innebar att upphandlingsförvaltningen upphörde. Upphandlingsförvaltningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna revideringen av policyn för upphandling och inköp samt att föreslå kommunfullmäktige anta reviderad policy för upphandling och inköp och att upphäva Policy för upphandling och inköp för Värnamo kommun antagen av kommunfullmäktige 28 september 2017, 200 expedieras till: Kommunfullmäktige

21 19 72 Dnr: UHN Inköpsanalys att godkänna informationen Information kring inköpsanalysarbetet expedieras till:

22 20 73 Dnr: UHN Upphandlingschefen informerar att godkänna informationen Pågående och planerade upphandlingar Redovisning av pågående och planerade upphandlar per den 6 maj Upphandlare En vikarierande upphandlare är rekryterad och började den 13 maj Rekrytering Rekrytering av projektledare 100 % e-handel pågår. Trygghetstelefoner Information om avtalet UHN Överprövning ärende UHN Information om Värnamo kommuns yttrande. Upphandlingsavdelningen föreslår upphandlingsnämnden besluta att godkänna informationen expedieras till:

23 21 74 Dnr: Meddelanden från Kommunfullmäktige 25 april 2019, 99 om fyllnadsval Val av ersättare i upphandlingsnämnden. från Kommunfullmäktige 25 april 2019, 92 om nämndernas resultatbalansering från budgetåret 2018 från Kommunfullmäktige 25 april 2019, 82 om Värnamo kommuns årsredovisning från Kommunfullmäktige 25 april 2019, 81 om beviljande av ansvarsfrihet från Kommunfullmäktige 25 april 2019, 77 om Policy för fordon upp till 3,5 ton, revidering från Kommunstyrelsen 7 maj 2019, 183 om miljöredovisning 2018.

24 22 75 Dnr: UHN Sammanträdesdag i juni 2019 att preliminärt flytta sammanträdet den 12 juni 2019 till den 19 juni Upphandlingsavdelningen har lämnat förslag på att flytta sammanträdet den 12 juni 2019 till den 19 juni. expedieras till:

25 23 76 Dnr: UHN Upphandling av företagshälsovård att ge ordförande delegation att fatta beslut i upphandlingen av företagshälsovård. Nuvarande avtal för företagshälsovård går ut den 31 december Vaggeryds kommun upphandlar företagshälsovård där Värnamo kommun ingår. expedieras till: