Revisionsrapport Trosa kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Äldreomsorgen Trosa kommun Margaretha Larsson

2 Äldreomsorgen Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2 Inledning Bakgrund 2 3 Revisionsfråga och revisionsmetod Revisionsfråga Kontrollmål/granskningsmål Revisionsmetod 2 4 Granskningsresultat Budgetuppföljning och prognoser Kommentarer och bedömning Behoven av särskilt boende Kommentarer och bedömning Resursfördelning Kommentarer och bedömning Avvikelsehantering Kommentarer och bedömning 7 Trosa kommun

3 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Trosa kommuns revisorer har gett Kommunal Sektor inom PwC i uppdrag att granska om Vård- och omsorgsnämnden har ändamålsenliga planeringsförutsättningar och om det resursfördelningssystem som används är ändamålsenligt. Revisionsfrågorna besvaras enligt följande: Planeringsförutsättningarna för vård- och omsorgsnämnden är inte ändamålsenliga. Nämndens ekonomiska planeringsförutsättningar stämmer inte alltid med de fakta de står inför beroende på bl.a. att på övergripande nivå har de demografiska förutsättningarna störst prioritet medan det på nämndsnivå är de faktiska behoven och beviljade insatserna oavsett ålder som har hösta prioritet i planering. Dock kan man inte säga att det ena eller det andra är rätt eller fel men att det inom samma organisation skulle underlätta med gemensamma förutsättningar. Det resursfördelningssystem som används är ändamålsenligt. Det resursfördelningssystem och det arbetsätt som används inom omvårdnadsnämnden följer i allt väsentligt gällande lagstiftning och regelverk samt att de uppfyller krav som ställs och kommer att ställas från socialstyrelsen. (Meddelandeblad Nr 8/2012, Juli 2012.) Trosa kommun 1 av 8

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund En förstudie av äldreomsorgen genomfördes 2011 utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsanalys samt att resultatet för 2010 var för verksamheten ett kraftigt överskridande. Förstudien hade i syfte att översiktligt kartlägga och identifiera områden aktuella för fördjupad granskning inom äldreomsorgen. Förstudien påvisade bl.a. att nämndens planering av verksamheten inte har följts. Behoven har ändrat de ursprungliga planerna och uppgavs inte ha varit förutsägbara. Under 2011 hade kostnadsutvecklingen dämpats och särskilda boenden för äldre och hemtjänsten visade ett litet överskott. Prognoserna för 2012 visar dock åter på ett överskridande som inte enbart kan förklaras med demografiska förändringar. Detta föranleder Trosa kommuns revisorer att göra en fördjupad granskning avseende nämndens planeringsförutsättningar och Kommunal Sektor inom PwC får uppdraget att genomföra granskningen enligt fastställd projektplan. 3 Revisionsfråga och revisionsmetod 3.1 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har vård- och omsorgsnämnden ändamålsenliga planeringsförutsättningar? Är de resursfördelningssystem som används ändamålsenliga? Kontrollmål/granskningsmål Mäts kriterier utöver demografi in vid prognoser? Vilka? Tillgodoses behoven av särskilt boende med befintliga äldreboenden? Finns rutiner för Lex Sarah och Lex Maria-anmälningar? Överensstämmer resursfördelningen med faktiska behov? Är resursfördelningssystemet flexibelt utifrån behovsförändringar? 3.2 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom intervjuer med Produktionschef Ekonom/koncernkontroller Ordförande Vård- och omsorgsnämnden Verksamhetsrepresentanter, enhetschefer Trosa kommun 2 av 8

5 Vidare har adekvata styrdokument, uppföljningsmaterial, riktlinjer och rutiner granskats och analyserats. I granskningen har mätning av omsorgsbehov i förhållande till resursbehov med PwC,s modell genomförts på fyra avdelningar inom kommunens särskilda boende för äldre för att analysera bemanningsförutsättningarna. Rapporten är sakgranskad i verksamheten. 4 Granskningsresultat Budgetprocessen inleds med att utifrån de politiska direktiv som lämnas fastställs budgetanvisningarna av kommunstyrelsen. I dessa budgetanvisningar ingår som en bilaga Gemensamma planeringsförutsättningar GPF för Trosa kommun. Där görs sammanställningar över demografin för de närmaste åren, likaså görs uppskattningar av var i kommunen medborgarna kommer att bo. Detta är sedan underlag för fördelning av kommunens resurser. För äldreomsorgen fördelas medel utifrån antalet äldre i grupperna år samt 85 år och uppåt. Avstämning sker i samband med delårsbokslutet då nämnden kan kompenseras om antalet personer över 80 år är fler än som förväntas. På nämndsnivå fördelas resurserna enligt ett system som bygger på att särskilda boenden i Trosa kommun tilldelas ekonomisk resurser utefter den volym och det vårdbehov som finns. Prissättningen är gjord utifrån en schablon avseende personal- och verksamhetskostnader. Personalkostnaden är framräknad utifrån en grundpersonalkostnad med inkluderat OB-tillägg, semesterersättning, semestervikarier, sjukvikarier samt ett PO- pålägg. I verksamhetskostnaderna ingår exempelvis, köp av städ, hyra/leasing av kontorsutrustning, div. förbrukningsmateriell, inkontinensartiklar, förbandsmateriell, rengöringsmedel, arbetsskyddskläder, tvättkostnader, reparation och underhåll av inventarier och telefonabonnemang. Även kostnader för kompetensutveckling Utöver detta ingår även utbildningskostnader för personal, beräknad per heltid och år. De kostnader som inte ingår i det beräknade dygnspriset, men som ska belasta enhetens resultat är följande. Nattpersonalkostnader Måltidskostnader och intäkter för måltider Lokalhyra Kapitaltjänst Intäkter avseende boende samt bidrag Utöver detta finns det kostnader exempelvis för central administration och ITutveckling som finns att tillgå för den enskilda enheten men som aldrig belastar resultatet för den enskilda enheten. Trosa kommun 3 av 8

6 Enheterna ska första vardagen i varje månad rapportera hur många dagar och vilken nivå de haft beläggning på sina platser, avseende föregående månad. Rapporteringen av nivåer ska göras med biståndsbesluten som underlag. Den inskickade rapporten, till ekonomiavdelningen, ska vara attesterad av enhetschefen och ersättning utgår därefter med ett totalbelopp och bokförs på respektive enhet. Ersättning utgår från första dagen då plats är belagd och övergår till grundpeng från 6:e dagen som den står tom. Beräkningen av dygnspriserna och därmed personalkostnaderna och verksamhetskostnaderna ses över årligen i budgetarbetet och uppdateras om några förutsättningar ändras. Vid verksamhetsförändringar under ett pågående år, ses dygnspriset över och uppdateras. 4.1 Budgetuppföljning och prognoser På övergripande ledningsnivå sker central uppföljning enligt fastställd ekonomistyrningsprincip tre gånger per år, efter tre månader görs en kvartalsuppföljning, efter åtta månader upprättas en delårsrapport och slutligen följs verksamheterna upp vid årsredovisningen. På nämnds och förvaltningsnivå följs verksamheterna upp månatligt både vad det gäller insatsnivå utifrån aktuellt biståndsbeslut och använda resurser. Särskild biståndshandläggare finns knuten till kommunens särskilda boenden för kontinuerlig uppföljning av omsorgsbehov. Enhetscheferna ansvarar för sin egen uppföljning när det gäller såväl verksamhet som ekonomi med stöd från till verksamheten kopplad ekonom. Vid kvartalsuppföljning per 31 mars och delårsbokslut per 31 augusti redovisas prognoser för helårsresultat. I förvaltningens arbete med att ta fram prognoser tas hänsyn till bland annat: Invånarstatistik, demografiutveckling Vårdbehov Beläggning Kommentarer och bedömning Två system som ska förenas. Det ena bygger på demografiska förutsättningar medan det andra är prestationsbaserat, dvs. ersättning utifrån faktiskt omvårdnadsbehov. Teoretiskt kan detta innebära att minskande antal personer över 85 år ger minskade resurser samtidigt som det kan finnas en ökning av personer under 80 år som har ökade vårdbehov och därmed krävs enligt det ökade ersättningar till verksamheterna utifrån nämndens resursfördelningsmodell. KS (kommunstyrelsen) och KF (kommunfullmäktige) har beslutat och sanktionerat det peng- och prestationsbaserade ersättningssystemet som används. Dock har inte några förändringar gjorts på övergripande nivå avseende resursfördelning till Vård och omsorgsnämnden. Trosa kommun 4 av 8

7 Vår bedömning är att de olika systemen är fullt funktionella var för sig men att samma förutsättningar på de olika nivåerna skulle ge tydlighet budget och uppföljningsarbetet i hela organisationens. Vidare ser vi en risk i att nuvarande system med ersättning baserad på personer >80 år då bl.a. Allt fler drabbas av demens i yngre åldrar. Den äldre befolkningen blir allt piggare 4.2 Behoven av särskilt boende Vid genomförd mätning av omsorgsbehov i på fyra avdelningar inom de särskilda boendena erfar vi att vårdbehovet är likartat de vi sett i andra kommuner där mätningar gjorts. I nu genomförd granskning liksom i genomförd förstudie uppfattar vi att platserna inom särskilda boenden används mycket flexibelt, utifrån behov används de som korttidsplatser/växelvård eller permanenta platser. Det finns vissa avdelningar som är specialiserade på dementa. För närvarande erbjuds alla, som efter biståndsbeslut bedömts ha behov och som ska skrivas ut från lasarettet en korttidsplats eller hemtjänst. Vilket innebär att kommunen inte behöver betala till landstinget för personer som är färdigbehandlade. Exempel på mått som kan användas vi bedömning huruvida antal platser i särskilt boende är ändamålsenligt är bl.a.: Beläggnings statistik Kostnader för utskrivningsklara till landstinget. Väntetid för verkställande av beviljad plats i särskilt boende Inom omvårdnadsförvaltningen kan konstateras att dessa parametrar följs kontinuerligt både i uppföljningssyfte och i framtida planering Kommentarer och bedömning Vår bedömning är att behoven av särskilda boenden tillgodoses i Trosa kommun utifrån en gängse och effektiv beläggning motsvarande ca 95%. Vidare har Trosa relativt låga kostnader för utskrivningsklara till landstinget liksom att beviljade platser verkställs inom rimlig tid. I Trosa liksom i de flesta andra kommuner i Sverige förväntas ett förändrat och utökat omvårdnadsbehov på särskilt boende för äldre utifrån trenden att: fler med demenssjukdom kommer att bo på särskilt boende äldre med psykiatrisk sjukdom ökar fler fysiskt sjuka vill bo kvar hemma så länge som möjligt Utifrån ovanstående finns anledning att följa strukturella förändringar inom äldreomsorgen för att klara dessa både ekonomiskt och kvalitativt. Trosa kommun 5 av 8

8 4.3 Resursfördelning. Särskilda boendena får en ekonomisk fördelning utefter den volym och det vårdbehov som finns. Ersättningen grundar sig på olika nivåer framtagna utifrån schablontider kring de vanligast förekommande insatserna samt en grundnivå som utgår när plats inte är belagd. För hälso- och sjukvård finns tilläggs nivå som bedöms av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska). Beräkningen av dygnspriserna och därmed personalkostnaderna och verksamhetskostnaderna ses över årligen i budgetarbetet och uppdateras om några förutsättningar ändras. Vid verksamhetsförändringar under ett pågående år, ses dygnspriset över och uppdateras. Enheterna rapporterar månatligt hur många dagar och vilken nivå utifrån aktuellt biståndsbeslut de haft beläggning på sina platser. Ersättning utgår därefter till respektive enhet. Enheterna uppges arbeta med hög medvetenhet på ett flexibelt sätt när det gäller bemanning Kommentarer och bedömning Vår bedömning är att det resursfördelningssystem och det arbetsätt som används inom omvårdnadsnämnden är ändamålsenlig utifrån gällande lagstiftning och regelverk samt att de uppfyller krav som ställs och kommer att ställas från socialstyrelsen. (Meddelandeblad Nr 8/2012, Juli 2012.) 4.4 Avvikelsehantering Aktuellt Kvalitets- och ledningssystem saknas enligt SOSFS 2011:9. Dock pågår ett arbete att färdigställa ett Kvalitets- och ledningssystem lett av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) och SAS (Socialt ansvarig samordnare) Avvikelsehanteringen sker systematiskt. Rutinbeskrivningar finns framtagna och reviderade för: Synpunkts- och klagomålshantering Lex Sara anmälan Lex Maria anmälan. SAS handleder, utbildar och stöttar personal och chefer i kvalitetsarbetet både förebyggande och i eventuella händelser. Värdegrundsarbetet har påbörjats för att arbeta fram en gemensam värdegrund och värdighetsgarantier för boende i kommunens särskilda boenden. All personal finns med i arbetet genom diskussioner på arbetsplatserna. Trosa kommun 6 av 8

9 4.4.1 Kommentarer och bedömning Vår bedömning är att det finns en hög medvetenhet och kompetens i nämndens och förvaltningens kvalitetsarbete. Rutiner och riktlinjer revideras kontinuerligt. Värdegrundsarbetet har vid granskningstillfället hög prioritet och det pågår i samtliga verksamheter utbildning, diskussioner kring värdegrund och värdighetsgarantier. Kvalitets- och ledningssystem är under framtagande / revidering Vi ser dock att nämnden systematiskt bör säkerställa följsamhet av fastställda riktlinjer och rutiner liksom att de boende får den vård och omsorg på det sätt som uttalas i värdegrund och värdighetsgarantier. Trosa kommun 7 av 8

10 Margaretha Larsson Projektledare Inger Kullberg Uppdragsledare Trosa kommun 8 av 8