Verksamhetsberättelse 2018 Friskis&Svettis Landskrona

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2018 Friskis&Svettis Landskrona Friskis&Svettis Friskis&Svettis i Landskrona är en ideell förening som ingår i Friskis&Svettis Riks. Många av Sveriges invånare är medlemmar i Friskis&Svettis, hela Vi är också medlemmar i Riksidrottsförbundet och Landskronas Idrottsföreningars Samorganisation, LISA. Det finns totalt 160 Friskis&Svettis föreningar. De flesta i Sverige, men även i bl a Norge, Helsingfors, Vanda, Bryssel, Köpenhamn, Paris och Aberdeen. Det blev ny styrelse som fick ta över på årsmötet På grund av olyckliga omständigheter blev starten inte den förväntade. Vi har dock haft god hjälp av personal och funktionärer för att sätta oss in i arbetet. Efter det första styrelsemötet valde två ledamöter att hoppa av på grund av tidsbrist och vi fick klara oss med en mindre styrelse tills vi hade ett extra styrelsemöte i juni då två nya suppleanter valdes. Styrelsen hade från början klart för sig hur man ville arbeta, alla skulle vara delaktiga och ha olika ansvarsområde för att underlätta arbetet. Detta upplägg har fungerat mycket bra. Styrelsesammansättning Ordförande Bo Lindell, övergripande ansvar Vice ordförande Ted Hermann, marknadsföring och IT Kassör Eva Ekström Moberg, ekonomi Ledamot Lennart Andersson, lokaler och utrustning Förste suppleant My Lindskog, gruppverksamhet Andre suppleant Sara Pettersson, gruppverksamhet/gym Sekreterare Christine Rosendahl, personalfrågor 1

2 40 års jubileet Friskis&Svettis fyllde 40 år och det firade vi med ett lyckat arrangemang på valdagen. Många valde ett besök på Friskis och detta gav oss ett antal nya medlemmar i fint höstväder. Lokaltidningen sponsrade oss med korv och bröd. City Gross bjöd på kaffe med kanelbulle. Det var mycket fokus och frågor kring våra olika aktiviteter. Ett stort tack till Er Alla som hjälpte till och våra sponsorer för denna dag. Friskis&Svettis verksamhetsidé ATT ERBJUDA LUSTFYLLD OCH LÄTTILLGÄNGLIG TRÄNING AV HÖG KVALITET FÖR ALLA Uppföljning av verksamhetsplanen som innehöll tre fokusområden Organisation Engagemang Ekonomi Att driva dessa frågor på ideell basis är en utmaning och ibland svårt att hinna med. Under året har därför ekonomi och affärssystem prioriterats. Därefter utvalda delar gällande organisation och engagemang. Ekonomi Under hela 2018 har vi nu arbetat efter den modell som framtagits av RIKS tillsammans med EY (Ernst&Young) och är godkänd av skattemyndigheten gällande Friskis&Svettis föreningar med driftsbolag. Syftet är att långsiktigt stärka ekonomin för att kunna utveckla verksamheten. Skatteverket har godtagit lämnade svar angående momsregistrering av den ideella verksamheten, vilket innebär att den inte ska registreras för moms, vilket gör att vi kan fortsätta att arbeta efter den nya modellen. Under året har det löpande arbetet med bokföring och rapportering gåtts igenom och en del förenklingar och förbättringar har genomförts. Alla tecknade avtal har gåtts igenom för att säkerställa vilka som gäller och vilka som behöver sägas upp etc för att kunna bli mer effektiva och samtidigt sänka föreningens kostnader. Avtalet för de leasade gym maskinerna upphör i september 2019, vilket innebär att vi då måste köpa ut dem till ett redan fastställt värde. De stöd och roller som togs fram gällande månadsavstämningar och revision inför 2017 har fungerat tillfredsställande och vi får hjälp en gång i månaden av personal från Redac. Styrelsen går igenom föreningens resultat en gång i månaden och tar utifrån det beslut avseende verksamheten. Föreningens ekonomi är något ansträngd, men efter omständigheterna acceptabel. Vi behöver arbeta för att få fler medlemmar och utveckla samarbetet med företag och föreningar inom kommunen som kan utnyttja vår anläggning och därigenom generera en ökning av intäkterna. Vi har redan slutit avtal med Västervångskolan, Landskrona BoIS och Be Sporty. Vi har även sett över prissättningen vad gäller uthyrning av våra lokaler samt ersättning till ledare vid dessa olika aktiviteter. 2

3 Ny utrustning och stödsystem I mars månad hade vi det nya affärssystemet och nya inpasseringssystemet på plats. Det krävde en introduktionsperiod, men nu har allt fallit på plats. Framförallt har det underlättat i det dagliga arbetet med dagskassorna och allt som hör därtill i och med att det går att importera dagskassan rätt in i Fortnox. Felslagen i kassan är i stort sett obefintliga och det är lätt att gå tillbaka för att hitta transaktioner som är konstiga eller blivit fel. Av den anledningen anser styrelsen att säkerheten med Profit är mycket bra. Organisation Med ny styrelse, ny verksamhetschef samt ny personal i receptionen var det mycket att komma in i. Hur ser verksamheten ut, vilka pass finns det, hur fungerar verksamheten, vem gör vad osv. Bara att lära känna varandra tog tid. Vår nya verksamhetschef fick också ett tydligt mandat från styrelsen att ha fullt verksamhetsansvar, att utveckla verksamheten, hitta samarbetspartners och på annat sätt få in verksamheter så att vi kan få en hållbar ekonomi som ger möjlighet till investeringar, både när det gäller utbildning av ledare, lokaler och dess utrustning, men även för personalen. Medlemsavgifter och träningskort räcker inte för att driva verksamheten. Under våren anställdes Eva Weibull på 50 % under sex månader med huvuduppdrag kring anställningar, schema och sommarorganisation. I augusti tillträdde verksamhetschef Jenny Björkman sin anställning på heltid. Även vår receptionist Martina Hallenborg började då sin anställning på 50 %. Från och med september var även Monica Monne Jönsson på plats som receptionist på 50 %. Då alla tre var nya i verksamheten har det varit många delar att sätta sig in i och samarbeta kring. Mycket tid har lagts på att all personal ska känna delaktighet kring de rutiner och det arbete som görs samt att få till en struktur för hela verksamheten. Här har vi kommit en bit på väg och kommer att fortsätta arbetet under Under året avslutade vår medarbetare Isabelle H-Dyrander sin tjänstgöring hos oss och avtackades av styrelse och personal. Vi har också haft en del timanställd personal som har gått vidare till andra uppdrag däribland Philipp Rossdeutscher som nu satsar på flygkarriären. Månadsinformation från verksamhetschefen till funkisar har skickats ut via mail och från och med slutet av året har den interna kommunikationsplattformen Workplace introducerats och ska framöver användas för kommunikation i föreningen. Två informationsbrev från styrelsen har gått ut till samtliga funktionärer. Kommunikationsvägar som vår hemsida, Facebook, Instagram samt interna Workplace är betydelsefulla. Den kommunikationsgrupp som bildades i månadsskiftet november/december kommer att arbeta fram riktlinjer kring föreningens kommunikation. Ett nytt musikprogram för ledare, Fitness Player, har testats och introducerats under hösten. Detta innebär att ledarna inte längre behöver köpa musik. Programmet är lätthanterligt och vi behöver inte ha olika musikanläggningar i våra salar. Samarbete med andra föreningar Verksamhetschefen har deltagit i Friskis&Svettis nätverk i vår region, vilket har inneburit att vi har återetablerat kontakten med närliggande föreningar där samarbete och erfarenheter utväxlas. 3

4 Engagemang Funktionärerna är kärnan och hjärtat i vår verksamhet. Deras engagemang är Friskis&Svettis, Landskrona. Det finns ett stort engagemang hos våra funkisar, dvs ledare, receptionsvärdar, gymvärdar, fixare och styrelse. Utan dessa insatser hade vi inte kunnat erbjuda det rika utbud vi har till våra medlemmar i vår verksamhet. Under året har ledare och värdar engagerat sig och arbetat aktivt med olika uppdrag, t ex samarbete med olika aktörer där vi har varit ute och hållit pass. Vi har också haft de som har kommit till våra lokaler och tagit del av utbudet, se vidare under samarbete. De olika verksamhetsgrupperna har tagit ett stort ansvar kring sin verksamhetsform. Det har saknats verksamhetsgrupp kring några former, bl a jympan, vilket vi hoppas kommer igång under Vår lokal- och fixargrupp har också den arbetat aktivt under året, se vidare under lokaler. Det engagemang som vi ser i föreningen vill vi ska utvecklas ytterligare. Detta gäller både rekrytering av nya ledare och värdar, men även att man engagerar sig i olika åtaganden, t ex städ och fixardagar, gruppansvar, styrelse mm. Det ideella engagemanget är vitalt för Friskis&Svettis och för att vi ska kunna driva och utveckla föreningen. Enkät till medlemmarna En enkät skickades i november ut till våra medlemmar, vid tillfället ca st, och vi fick 493 svar, vilket motsvarar 20 % av våra medlemmar. Det som framförallt framfördes i enkäten var att man önskade fler pass på förmiddagarna och tidigare pass på förmiddagarna. Det framkom också önskemål gällande gymdelen, se vidare under lokaler. Önskemålen är något som vi tar till oss inför kommande verksamhetsår. Vi deltog i Musikhjälpen Alla har rätt att funka olika. Ledarna skänkte sina arvoden denna vecka och utmanade medlemmarna att också skänka något bidrag. Lokaler och utrustning Lokalen fungerar överlag bra. Utifrån medlemsenkäten som gick ut i november och i dialog med gymgruppen kommer det att ske förändringar och översyn av lokalytor för att optimera användningen och effektivisera ännu bättre. Arbetet fortsätter under En fixarhelg genomfördes i höst, då förrådet i lilla salen tömdes ut och hyllor monterades för att få bättre översyn på utrustning som ligger i väntan på pass och ledare. Trasig och illa medfaren utrustning kördes till återvinningsstationen. Lastbryggan utanför röjdes. Allt genomfördes med hjälp av fixargruppen och idéella krafter. Ett lyftbord har köpts in till servicegruppen för att man ska kunna utföra ergonomiskt arbete vid översyn och service av spinning cyklar. Bordet kan även användas vid översyn av tex crosstrainers Verksamheten Totalt är vi cirka 60 funktionärer. Vi har under våren haft fyra anställda, fördelade på 2,75 heltidstjänster samt tidanställningar. Från och med september är vi fem anställda fördelade på 3,25 heltidstjänster. Antalet medlemmar var vid årsskiftet 2 541, vilket är 253 färre än i fjol. Medlemsantalet är tyvärr lägre än förväntat. 4

5 Värdavtalen har reviderats och samtliga värdar har tagit del av och signerat de nya avtalen som trädde i kraft under hösten. Ledaravtalen skulle ha varit klara under december 2018, men har fått flyttas fram till början av Vi har tillsammans lyckats med att: Ha öppet 4600 timmar 2018 Ha öppet 88,5 timmar en normal vecka Ha 2268 pass under året Ha nästan inpasseringar Statistik Kommentar Typ Pass Inpasseringar pass Inpasseringar Jympa Spin Gym CG,CG-soft, gyminstruktioner Ute Vandringar Totalt I diagrammen nedan är utepassen inkluderade. 5

6 Övriga aktiviteter Förutom schemalagda aktiviteter har vi under 2018 haft en del icke-schemalagda aktiviteter, exempel på dessa är: Vandringar Vasaspin Yogaworkshops Deltagande i SM-veckan Lusse-spin Gig pass med olika teman eller mix av träningsformer alt ledare Spin pass Läkare utan gränser Rosa Bandet / bröstcancerdagen Glöggmingel Utbildning och inspiration Vi förlorade två nyutbildade ledare inför hösten. Den lärdom som gjort är att rutiner och rekryteringsprocess måste vara bättre och ses över. Arbetet med detta startade hösten Grundutbildning av en ledare, gym. Friskis&Svettis RIKS Svettisdagarna i Stockholm här deltog Monica Pålsson och Christin Engman. Dessa dagar är RIKS fönster mot verksamheten och här presenteras de flesta av RIKS nyheter. Jenny Björkman och Sara Pettersson deltog i F-KON Föreningskonferens för samtliga Friskis&Svettis föreningar. Samtliga funkisar och styrelse inbjöds till Inspirerande funkisträff i oktober. Föreläsare var David Roulpanah. Marknadsföring Vi vill fortsätta att öka information och kommunikation inom sociala medier. Informationsspridning och marknadsföring på våra interna skärmar har fungerat bra och en hel del information har kunnat delas där. Vi finns på Instagram, Facebook och vår egen webbsida. Den nya webbsidan lanserades den 13 december och det har varit ett omfattande arbete, trots att grunden är gemensam för samtliga Friskis&Svettis föreningar. Vi är inte klara med arbetet och fler uppgifter och funktioner ska tillföras. Ibland har du också hittat oss i Lokaltidningen. Friskis&Svettis deltog även i det kommunövergripande arrangemanget Bröstcancerdagen / Rosa Bandet i oktober. Samarbete och externa partners med vår förening Skolor Dammhagskolan Glumslövs Skola Sandåkerskolan Senior Sport School Västervångskolan 6

7 Övriga samarbetspartners Be Sporty EMRAHUS Jordbruksverket Landskrona BoIS Landskrona Församling Landskrona Stad Psykiatriska mottagningen i Landskrona Stadium SWEP Örestadscyklisterna Möten Vi har genomfört följande möten under året: Ett ordinarie årsmöte samt ett extra årsmöte. Elva protokollförda styrelsemöten efter ordinarie årsmöte Värdmöten, under våren i ledning av Philipp och under hösten i ledning av Martina. Ett antal ledarmöten har genomförts, bl a inom grupperna spin, yoga och gym. Två funktionärsmöten hölls under året. Under höstens möte var David Roufpanah föreläsare. Åtta personalmöten, Apt, har avhållits för anställd personal efter ordinarie årsmöte Kvalitet / LUF Ledaruppföljning, LUF, ska göras en gång om året av våra ledare. Detta för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet. Under 2018 har nästan alla ledare genomfört en LUF. Organisation Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Första suppleant Andra suppleant Bo Lindell Ted Hermann Eva Ekström Moberg Christine Rosendahl Lennart Andersson My Lindskog Sara Pettersson Verksamhetschef Receptionspersonal Ekonomiassistent Lokalvårdare Jenny Björkman Monne Jönsson, Martina Hallenborg, Philipp Rossdeutscher samt timanställda Kjell Olofsson Carina Svensson Landskrona den 22 februari 2019 Styrelsen genom Bo Lindell, Ordförande, Friskis&Svettis Landskrona 7