Sammanträdesdatum Riktlinjer för samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun

Transkript

1 Register 13 Genomgång av föredragningslista 14 Allmänhetens frågestund 15 Information 16 Verksamhetsberättelse och bokslut Internkontroll Riktlinjer för samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun 19 Yttrande till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) 20 Yttrande över granskningsrapport 21 Vård- och omsorgsutbildningen på Arlanda Komvux 22 Delegeringsbeslut

2 Plats och tid Beslutande Kommunhuset i Märsta Sammanträdeslokal: Kronan/Stjärnan Tisdag den 19 februari 2019, kl. 18: Mattias Askerson (M), ordförande Lars-Göran Mellberg (L), vice ordförande Mia Hämäläinen Persson (S), 2:e vice ordförande Vibeke Eriksson (M) Jessika Makris (KD) Carina Henriksson Pearce (S) Omar Al-Askary (V) Peter Nilsson (SD) Tjänstgörande ersättare Natalia Stepanova (M) för Kerstin Erholm Forssman (SfS) Övriga närvarande Helle Nyman (M) Rose-Mari Halme (C) Georgios Makris (KD) Jesper Skullman (S) Anne Kuusinen (S) Tommy Hellström (SD) Johan Skofteröd, förvaltningschef Erik Ryding, verksamhetschef Kommunal gymnasie- och vuxenutbildning Mari-Louise Oretun Barosen, tf. förvaltningsekonom Karin Bäckbro, utredare Malin Hedlund, nämndsekreterare Paragrafer Utses att justera Justeringens plats och tid Carina Henriksson Pearce (S) Omedelbar justering Underskrifter Sekreterare... Malin Hedlund Ordförande Justerare... Mattias Askerson (M) Carina Henriksson Pearce (S)

3 Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset i Märsta Underskrift... Malin Hedlund Nämndsekreterare

4 UAN/2019:1 13 Genomgång av föredragningslista

5 UAN/2019:2 14 Allmänhetens frågestund Sammanträdet ajourneras mellan klockan för allmänhetens frågestund. Det konstateras att ingen allmänhet finns på plats.

6 UAN/2019:3 15 Information Ärendebeskrivning Extrainsatt nämndsammanträde 12 mars 2019, kl Årets pedagog 2019 Ej återaktualiserade personer ett år efter avslutat försörjningsstöd

7 16 Verksamhetsberättelse och bokslut 2018 UAN/2019:20 Beslut 1. Nämnden beslutar att godkänna verksamhetsberättelse och bokslut för Sammanfattning Det ekonomiska utfallet är 97 procent av budget och resultatet visar på ett överskott om 8,5 mnkr. Måluppfyllelsen under 2018 skiljer sig mellan de olika målen, hälften har en måluppfyllelse i rätt riktning, övriga inte i rätt riktning. De uppdrag nämnden tilldelats av kommunfullmäktige har genomförts. Ärendebeskrivning s kostnader för 2018 uppgår till 401,6 mnkr och intäkterna till 116,9 mnkr, vilket ger en nettokostnad om 284,9 mnkr. De budgeterade nettokostnaderna för 2018 är 293,5 mnkr. Utfallet är därmed 97 procent av budget och överskottet uppgår till 8,5 mnkr. Främsta orsakerna till avvikelsen är att den interkommunala ersättningen visar på ett överskott om 6,7 mnkr och att försörjningsstöd i sin helhet redovisar ett överskott om 3,6 mnkr. Inom Centrum för vuxenutveckling visar vuxenutbildningen på ett underskott om 3,0 mnkr och Jobbcenter ett överskott om 0,2 mnkr. Sammantaget med ett underskott om 0,6 mnkr för Arlandagymnasiet och ett överskott inom nämnd och central administration om 1,7 mnkr ger detta ett resultat för förvaltningen om ett överskott om 8,5 mnkr. Antalet anställda har minskat under 2018, som en följd av ett minskat personalbehov i flera delar av verksamheten samt förändrade finansieringsprinciper. Måluppfyllelsen när det gäller målet att leverera tjänster av hög kvalitet till låg kostnad bedöms gå i rätt riktning. Andelen som kan rekommendera sin skola till andra har ökat inom vuxenutbildningen och sfi. Måluppfyllelsen avseende den ekonomiska hållbarheten går i rätt riktning. Både andelen vuxna och ungdomar som gått vidare till arbete eller studier efter avslutade arbetsmarknadsinsatser och andelen gymnasieelever och vuxenstuderande som fått arbete efter avslutade studier på yrkesprogram har ökat. Måluppfyllelsen när det gäller målet för ekologisk hållbarhet har inte gått i rätt riktning då såväl gymnasieelever som vuxenstuderande i minskad utsträckning tycker att skolan gett dem ökad kunskap om miljöfrågor och att skolan möjliggör för dem att agera miljömedvetet.

8 Forts. 16 Måluppfyllelsen inom social hållbarhet bedöms inte gå i rätt riktning. När det gäller studieresultaten har andelen gymnasieelever som erhåller gymnasieexamen ökat kraftigt. Övriga indikatorer för studieresultat på gymnasiet och inom vuxenutbildningen visar en försämring. Den genomsnittliga betygspoängen har sjunkit, mindre andel av eleverna på introduktionsprogram har blivit behöriga till ett nationellt program och andelen godkända kursdeltagare inom vuxenutbildningen har minskat. Fler vuxenstuderande upplevde arbetsro på lektionerna och trygghet i skolan, men en mindre del av gymnasieeleverna, enligt Storsthlms enkät i årskurs 2. Förvaltningen har upprättat en åtgärdsplan och börjat vidtaga åtgärder för att elevernas upplevelse av arbetsro och trygghet ska förbättras. Måluppfyllelsen inom demokratisk hållbarhet bedöms gå i rätt riktning. Bland vuxenstuderande, elever på gymnasiesärskolan och deltagare på Jobbcenter har andelen som är nöjda med sitt inflytande ökat. Måluppfyllelsen när det gäller arbetsgivarmålet bedöms inte gå i rätt riktning. Medarbetarnas engagemang sjönk och sjukfrånvaron steg. Den totala sjukfrånvaron i förvaltningen är fortfarande låg i jämförelse med den totala sjukfrånvaron i kommunen. De tre uppdrag nämnden tilldelats av kommunfullmäktige har genomförts. Delgivning Kommunstyrelsen Sigtuna kommuns revisorer Controller kommunledningskontoret Verksamhetschef Kommunal gymnasie- och vuxenutbildning Verksamhetschefen för Centrum för vuxenutveckling Förvaltningsekonomen Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse och bokslut 2018 för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

9 UAN/2019:32 17 Internkontroll 2018 Beslut 1. Nämnden godkänner rapporteringen av den interna kontrollen för Ärendebeskrivning Sammanfattning Nämnden fastställer årligen en internkontrollplan för att följa upp verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Den plan som nämnden fastställde vid sammanträdet i mars 2018 har följts upp och rapporteras i detta ärende. Efter genomförd internkontroll var bedömningen att det inte finns någon avvikelse för tio av de 16 kontrollerade processerna. Efterlevnaden av kommunens riktlinjer och rutiner bedömdes i vissa avseenden ha brister för sex av de kontrollerade processerna. Bakgrund Nämnderna har att tillse att organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Det är varje nämnds skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Varje nämnd ska ha en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnden ska årligen i samband med verksamhetsberättelsen rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt lämnas till kommunens revisorer. Den plan som nämnden fastställde vid sammanträdet i mars 2018 har följts upp och rapporteras i detta ärende. Beskrivning av ärendet Uppföljning av internkontrollplan har genomförts genom att ett eller flera kontrollmoment har skett för varje process/rutin som ingår i förvaltningens internkontrollplan. För varje kontrollmoment ska bedömning ske enligt skalan: Inte kontrollerat Ingen avvikelse Mindre avvikelse Större avvikelse

10 Forts. 17 Inom följande områden noteras avvikelser: Styrning Vid kontrollen framkom att några anställningsbeslut under 2018 inte anmälts till nämnden i enlighet med delegationsordningen. Förvaltningen har under året förbättrat rutinen genom en månatlig automatisk påminnelse i samtliga enhetschefers kalender inför ett nämndsammanträde, om anmälan av delegationsbeslut. Personal Vid kontroll under våren noterades att ett par enhetschefer inte hade signerat utanordningslistorna för de månatliga löneutbetalningarna. Detta åtgärdades efter den första kontrollen. Under hösten finns avvikelser som vid granskning visar på att lönesystemet inte har uppdaterats korrekt efter organisationsförändringar. Ekonomi Vid kontroll av fakturor för representation och kurser saknades det deltagarlistor i en del av fakturorna, därmed var det inte möjligt att för dessa kontrollera om beslutsattestant själv deltagit. Vid kontroll som avsåg representation hade över hälften avvikelse i form av att deltagarlista saknades eller att syftet inte framgick. Några av de kontrollerade fakturorna avsåg inte representation/kurs/konferenser, utan var felaktigt konterade. Vid kontroll av att inte representationsfakturor bokförs som livsmedel fanns avvikelse i form av en faktura avsåg representation. Vid kontroll av attestförteckning januari 2019 fanns en avvikelse i form av att en beslutsattestant delgetts attesträtt till fel ansvarskod Förvaltningen har med anledning av detta påmint alla chefer om kommunens riktlinjer och rutiner. Förvaltningen kommer att genomföra informationsinsatser till berörda som konterar, granskar och beslutsattesterar fakturor. Utöver detta ska förvaltningen kontrollera fakturor avseende representation/kurser/konferenser flera gånger per år. Förvaltningens rekommendation Förvaltningen rekommenderar att nämnden godkänner rapporteringen av den interna kontrollen för 2018.

11 Forts. 17 Delgivning Kommunstyrelsen Sigtuna kommuns revisorer Verksamhetschef Kommunal gymnasie- och vuxenutbildning Verksamhetschefen Centrum för vuxenutveckling Förvaltningsekonomen Beslutsunderlag Bilaga Uppföljning av internkontroll 2018

12 18 Riktlinjer för samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun Beslut 1. Nämnden fastställer de föreslagna gemensamma riktlinjerna för samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun och uppdrar åt förvaltningschefen att för nämnden teckna riktlinjerna. UAN/2019:28 Ärendebeskrivning Sammanfattning De föreslagna riktlinjerna syftar till att främja samverkan mellan de tre myndigheter som ansvarar för socialtjänsten i Sigtuna kommun genom att befästa respektive myndighets skyldighet att samverka vid upptäckt att den enskilde är, eller borde vara, aktuell för insatser inom socialtjänsten. Bakgrund Socialtjänsten i Sigtuna kommun är fördelad mellan tre olika nämnder; Individoch familjeomsorgsnämnden, samt Äldre- och omsorgsnämnden. I de fall den enskilde som är aktuell för insats hos fler än en av ovan nämnda förvaltningar, behöver samverkan ske kring individen, för att den enskildes behov ska kunna tillgodoses. Beskrivning av ärendet Samverkan mellan förvaltningarna är till gagn för individen och mer resurseffektivt för kommunen i stort. Det föreligger samtidigt vissa hinder till effektiv samverkan. Eftersom respektive förvaltning utgör sin egen myndighet råder sekretess mellan myndigheterna, vilket försvårar samverkan i ärenden som rör enskilda individer, om inte samtycke inhämtas från den enskilde. De föreslagna riktlinjerna syftar till att främja samverkan mellan myndigheterna, genom att befästa respektive myndighets skyldighet att samverka vid upptäckt att den enskilde är, eller borde vara, aktuell för insatser inom följande av socialtjänstens ansvarsområden: Ekonomiskt bistånd Våld Missbruk Barn-och ungdom LSS Socialpsykiatri Äldre

13 Forts. 18 Förvaltningens rekommendation De föreslagna riktlinjerna syftar till att främja samverkan mellan nämnderna, vilket är till gagn för individer som är eller borde vara aktuella för insatser inom socialtjänsten. Förvaltningens rekommendation är därför att nämnden fastställer de föreslagna gemensamma riktlinjerna för samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun. Barnrättsperspektivet Samverkan mellan förvaltningarna är till gagn för barn i fall där barn är i behov av insatser av socialtjänsten. Ekonomiska konsekvenser De föreslagna riktlinjerna har inga ekonomiska konsekvenser. Delgivning Förvaltningschef Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Förvaltningschef Individ- och familjeomsorgsförvaltning Förvaltningschef Äldre- och omsorgsförvaltningen Beslutsunderlag Riktlinjer - Samverkan inom socialtjänsten i Sigtuna kommun

14 19 Yttrande till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) UAN/2018:134 Beslut 1. Nämnden överlämnar upprättat yttrande över klagomål gällande handläggning av ärende till Inspektionen för vård och omsorg enligt 13 kap. 5 Socialtjänstlagen (2001:453). Ärendebeskrivning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har, mot bakgrund av klagomål som inkommit, genomfört en inspektion på ungdomsenheten. Utöver det som framkommit vid inspektionen vill IVO ha en beskrivning av vilka former som finns för samverkan mellan försörjningsstödsenheten (utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden) och ungdomsenheten (individ- och familjeomsorgsnämnden). Nämnden ges även möjlighet att lämna synpunkter på det underlag som ligger till grund för beslut i form av bifogat protokoll. Yttrande Sedan början av 2018 har försörjningsstödsenheten och ungdomsenheten en överenskommelse om samverkan. Överenskommelsen gäller samverkansformer och en övergripande ansvarsfördelning mellan enheterna. Ett förslag på gemensamma mötesformer hade tagits fram med en mycket hög frekvens, som inte kom att efterföljas. Under senare delen av 2018 lyftes samverkan mellan berörda förvaltningar från enhetsnivå till förvaltningsnivå. Ett förnyat initiativ togs till en samverkansriktlinje mellan berörda förvaltningar, utifrån att tidigare samarbete inte fungerat enligt önskemål. Riktlinjen för samarbetet beslutas av utbildningsoch arbetsmarknadsnämnden den 19 februari Av samverkansriktlinjen framkommer att det åligger varje medarbetare att: 1. Kartlägga om den enskilde är eller kan vara aktuell för insatser inom en annan förvaltnings ansvarsområde. 2. Inhämta samtycke om att få informera och kalla till möte med berörd förvaltning, i syfte att samverka kring den enskilde. 3. Upprätta kontakt med berörd förvaltning, och boka samverkansmöte.

15 Forts. 19 Alla enheter ansvarar för att det finns en rutin som säkerställer: 1. att det finns kännedom om att enheten måste upprätta kontakt med andra berörda förvaltningar, samt att dessa kontaktvägar är kända. 2. att enheten tar emot och säkerställer att samverkan sker när enheten får information om att det finns behov av samverkan med en annan förvaltning. För att säkerställa att riktlinjen efterföljs skall regelbunden uppföljning genomföras. Alla berörda enhetschefer ska träffas två gånger per år i syfte att följa upp hur samverkan fungerar och lyfta eventuella behov av revidering. Vid varje uppföljningsmöte bokas nytt datum för uppföljning. Kallelse och dagordning sätts av ansvarig enhetschef för respektive myndighetsenhet. Om meningsskiljaktigheter uppstår kring ansvars- och kostnadsfördelningen lyfts frågan vidare till högre beslutsfattande i organisationen. Slutligen vill utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltning påtala att samverkan är prioriterat och kommer att följas upp i arbetsplaner liksom vid egenkontroller under året. Det finns också ett intresse bland berörda politiker av att samverkan ska fungera mellan förvaltningarna. Delgivning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Dnr /2018 Förvaltningschef Individ- och familjeomsorgsförvaltningen Beslutsunderlag Begäran om yttrande och kommunicering av underlag till beslut , Dnr / Anmälan om klagomål , /2018:1 Protokoll Inspektionen för vård och omsorg (IVO), Dnr /2018-2

16 UAN/2018: Yttrande över granskningsrapport Beslut 1. Nämnden antar förslaget till yttrande (bilaga 3) angående granskning av uppföljning och kontroll av privata utförare till kommunens revisorer. Ärendebeskrivning Revisionsföretaget PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat om kommunstyrelsen och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden säkerställer en tillräcklig uppföljning av privata utförare inom vuxenutbildningen. Resultatet av granskning redovisas i en rapport från december 2018 (bilaga 1). Kommunrevisionens samlade bedömning (bilaga 2) efter granskningen är att styrelse och nämnd endast delvis har säkerställt en ändamålsenlig uppföljning och kontroll av privata utförare. Revisionen har den 14 december 2018 skickat granskningsrapporten till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för yttrande senast 15 mars Bakgrund 2015 infördes krav i kommunallagen på att fullmäktige under varje mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av privata utförare. Utifrån lagkravet antog kommunfullmäktige i Sigtuna kommun den 19 april 2018 ett program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare. Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Den årliga uppföljningsplanen är en del av nämndens verksamhetsplan och följs upp och redovisas i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade om en plan för uppföljning av privata utförare inom nämndens verksamhetsområden den 29 januari Förvaltningens rekommendation Förvaltningen rekommenderar att nämnden avger yttrande enligt upprättat förslag.

17 Forts. 20 Barnrättsperspektivet Barnperspektiv är en grundläggande del i all verksamhet. Då detta ärende är av administrativ karaktär har inte barn tillfrågats direkt. Ekonomiska konsekvenser Beslutet innebär inte några ekonomiska konsekvenser. Delgivning Kommunens revisorer Beslutsunderlag Bilaga 1: Revisionsrapport Granskning av uppföljning och kontroll av privata utförare Bilaga 2: Missiv- Granskning av uppföljning och kontroll av privata utförare Bilaga 3: Förslag till yttrande

18 21 Vård- och omsorgsutbildningen på Arlanda Komvux UAN/2019:33 Beslut 1. Nämnden beslutar att Arlanda Komvux från och med mars 2019 inte antar sökande till vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå och ger därmed förvaltningen i uppdrag att avauktorisera kurspaketen inom vård och omsorg. Ärendebeskrivning Bakgrund Vid den senaste antagningen som stängde den 20 januari 2019 var det endast fem sökande till vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå på Arlanda Komvux. I dagsläget är det totalt 30 elever som studerar på vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå på Arlanda Komvux. Eleverna är fördelade mellan de som läser baspaketet och de som läser fördjupningspaketet. Inom auktorisationen Vux Norrort är det 21 andra utbildningsanordnare som erbjuder vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå. Det är 97 invånare som har valt att studera vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå hos andra utbildningsanordnare. Beskrivning av ärendet Det vikande elevantalet medför att den ekonomiska ersättningen inte bär kostnaden för de elever som nu studerar på vårdutbildningen. Bedömningen är att antalet sökande inte kommer förändras vid nästa antagningsomgång. Det finns inte ekonomiska förutsättningar att bedriva vård- och omsorgsutbildning på Arlanda Komvux med så få studerande på utbildningen. De elever som nu går vård- och omsorgsutbildningen på gymnasial nivå vid Arlanda Komvux kommer erbjudas att slutföra det kurspaket de påbörjat. Enligt 20 kap. 9 i skollagen har eleverna rätt att fullfölja de kurser som eleverna antagits till. I och med att eleverna antagits till hela kurspaketet, har de rätt att slutföra samtliga kurser inom kurspaketet de antagits till.

19 Forts. 21 Förvaltningens rekommendation Förvaltningens rekommendation är att inte anta fler sökande till vård- och omsorgsutbildning på gymnasial nivå på Arlanda Komvux från och med mars 2019 och att avauktorisera kurspaketet inom vård och omsorgsutbildning. Barnrättsperspektivet Utbildningen riktar sig mot vuxna och därmed medför förslaget inga konsekvenser för barn. Ekonomiska konsekvenser Det finns inte ekonomiska förutsättningar för Arlanda Komvux att bedriva vårdoch omsorgsutbildning på gymnasial nivå med så få elever. Om Arlanda Komvux skulle fortsätta att bedriva vård- och omsorgsutbildningen med nuvarande elevunderlag skulle det leda till ett årligt underskott för verksamheten om cirka en miljon kronor. Delgivning Verksamhetschef för kommunal gymnasie- och vuxenutbildning

20 UAN/2019:5 22 Delegeringsbeslut Beslut 1. De redovisade delegeringsbesluten läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Delegat Datum Ärende Marica Löfman, gruppledare försörjningsstöd Beslut tagna på delegation av försörjningsstödsgruppen Mikael Brant-Lundin, Beslut om inackorderingsbidrag verksamhetschef utbildningsuppföljning och ledningsstöd Mikael Brant-Lundin, verksamhetschef utbildningsuppföljning Anställning av tf. förvaltningsekonom och ledningsstöd Jan Röjestål, rektor st. anställningar Emma Kapusta Rönnberg, rektor Beslut om elev har rätt att delta vid utbildning hos annan Emma Kapusta Rönnberg, rektor Emma Kapusta Rönnberg, rektor huvudman, 9 st. Yttrande om kommunen svarar för kostnaderna för sökandes utbildning anordnad av annan huvudman, 23 st. Beslut om antagning vid utbildning, 1409 st.