Kallelse till ordinarie stämma 2005

Transkript

1 Akalladalens Samfällighetsförening Box Kista Kallelse till ordinarie stämma 2005 Samtliga medlemmar i Akalladalens Samfällighetsförening kallas härmed till ordinarie stämma OBS tid och plats! Tid: Onsdagen den 16e mars 2005 kl ca Plats: Dagordning: Stenhagsskolans matsal Enligt bifogat förslag Stämman inleds med information om läget i en del aktuella frågor, bl a - Aktuell status beträffande sophantering och återvinning inom Stockholms kommun - Status beträffande varmvattenproblemen för vissa fastigheter - Aktuell status på Underhållsplan för Akalladalens Samfällighetsförening Trivselkommittén bjuder från kl på kaffe/dryck och smörgås. Välkommen till en informativ stämma! Sievert Balkeståhl Dennis Westin Lars Moberg ordf v ordf ledamot Solveig Andersson sekr Björn Lundstedt kassör Bilagor - Stämmohandlingar - Fullmakt för röstning 1 ( 13 )

2 Förslag till dagordning vid stämman Stämmans öppnande och behöriga utlysande 2. Godkännande av dagordning 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av 2 justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens redovisning av verksamheten - Förvaltningsberättelse sid 3, bil 1 - Resultaträkning sid 7, bil 2 8. Revisionsberättelse sid 8, bil 3 9. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen 10. Förslag från styrelsen 1. Returhantering av tidningar sid 9, bil 4 2. Bidrag till organisationer 11. Motioner från medlemmar a) Inga motioner har inkommit 12. Fastställande av budget och utdebitering sid 10, bil 5 a) Underhållsplan sid 11 bil 5a 13. Val av styrelseledamöter sid 12, bil 6-1 sekreterare på 2 år - 1 kassör 2 år - 1 suppleant på 2 år 14. Val av revisorer - 2 ordinarie på 1 år - 2 suppleanter på 1 år 15. Val av trivselkommitté - 2 ordinarie på 2 år 16. Val av valberedning - 3 ordinarie på 1 år 17. Övriga frågor - städdagar planeras till 23e april och 15e oktober Stämmoprotokollets tillgänglighet 19. Mötets avslutande 2 ( 13 )

3 Förvaltningsberättelse för året 2004 bil 1 Enligt gällande stadgar avger styrelsen för Akalladalens Samfällighetsförening (ASF) verksamhetsberättelse för räkenskapsåret till Bokslutsrapporter bifogas. Ordinarie samfällighetsstämma Ordinarie stämma hölls den 24e mars med 49 fastigheter närvarande (30 st från kv Torneå och 19 st från kv Tavastehus). Föreningens styrelse och övriga valda funktionärer - Styrelse ordförande Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 vice ordf Dennis Westin Tavastehusgatan 13 sekreterare Solveig Andersson Tavastehusgatan 58 kassör Björn Lundstedt Tavastehusgatan 6 ledamot Lars Moberg Tavastehusgatan 87 suppleant Björn Nilsson Tavastehusgatan 48 Thomas Tullholm Torneågatan 64 - Trivselkommitté Dan Petrini Tavastehusgatan 24 Karin Taliaferro Tavastehusgatan 7 Margaretha Andersson Lopez, Tavastehusg 90 Lou-Lou Zachrisson Tavastehusgatan 82 Lena Gustavsson Torneågatan 8 - Revisorer Ordinarie O M Torneågatan Bertil Strid Tavastehusgatan 11 Suppleant JH Torneågatan J S Tavastehusgatan - Valberedning Sammank N B Tavastehusgatan 71 Bengt Rundqvist Torneågatan 2 Övriga funktionärer (utses av styrelsen) - Serviceman Sense Larsson Tavastehusgatan 53 - Tillsynsmän B W Torneågatan A I Tavastehusgatan RJ Tavastehusgatan - Styrelserepresentanter i AHN Ordinarie Marc Taliaferro Tavastehusgatan 7 Suppleant och sekreterare Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 3 ( 13 )

4 Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 10 protokollförda sammanträden och ett flertal informella överläggningar i olika ärenden. Akalla Husby Nätort (AHN) Akalladalens Samfällighet är medlemmar i den ekonomiska föreningen Akalla Husby Nätort (AHN) som äger och förvaltar det installerade bredbandsnätet och från 2004 också TVmottagning för distribution till samtliga hushåll. Totalt omfattar AHN ca lägenheter i 6 föreningar i Akalla och Husby. Inom Samfälligheten har 118 fastigheter (av 176) anslutits som aktiva användare av Bahnhofs Internetkoppling och totalt inom AHN är det drygt aktiva användare. ASFs hemsida (av vår webmaster Dennis Westin) ger löpande information om området och om bredbandsverksamheten. ASFs hemsida besöks av besökare per dag. På AHNs hemsida (även den av webmastern Dennis Westin) finns mer information om verksamheten inom AHN. Ny kabel-tv-lösning driftsattes den nya kabel-tv-lösningen i enlighet med de beslut som AHNs medlemsföreningar tog på sina stämmor under våren Den nya lösningen gör att befintliga TV-mottagare fortsatt kan användas för analog mottagning på samma kanalplatser som tidigare och dessutom har utbudet ökat med ett antal extra kanaler för analog mottagning utan att kostnaden blir högre än med ComHem-alternativet.. Det innebär också att den av riksdagen beslutade omläggningen till digital-tv inte behöver göras 2007 för AHNs medlemmar. Som komplement till det analoga utbudet finns också ett digitalt utbud med speciellt flera sportkanaler. Ca 50 hushåll inom AHN har köpt denna extra tjänst. Under våren 2005 planeras ett extra digitalt utbud med minoritetskanaler för de som vill se andra språk än de som visas i det analoga utbudet. Denna lösning har försenats pga att Canal Digital under våren 2005 kommer att distribuera ett stort kanalutbud via kabel i stället för satellit som hittills. Anm. Avslutningen av relationerna med den tidigare TV-leverantören ComHem blev mindre lustig då man dels sade upp det gamla avtalet och ville fördubbla avgiften utan förbättringar och dels även kom med hotfulla brev innan vi lämnade ComHem. Åtgärder i garagen Under året har flera åtgärder vidtagits i garagen, bl a - nödutgångarna har iordningställts efter att Troax-näten monterats och de igenspikade utgångarna har öppnats på nytt, vilket varit ett krav från brandsäkerheten - garageportarna har försetts med ny träbeklädnad utvändigt och med ett inbrottssäkert plåtnät invändigt - asfaltering mellan A- och B-garagen har kompletterats - några av de mest utsatta ytterväggarna har målats Varmvattenproblemen Varmvattnet har fortsatt att vara ett problem under året och har ännu inte fått någon slutgiltig lösning och problemen kvarstår för några hus. De besvärligaste symptomen är att det plötsligt momentant kommer kallt vatten när man t ex duschar. Några åtgärder är - temperaturmätningar har under längre tid gjorts specifikt under några av de berörda husen vid Tavastehusgatan utan att något anmärkningsvärt upptäcktes

5 - 4 ( 13 ) - vattenblandare i flera av de berörda och i grannhusen har inspekterats och vid några tillfällen varit felaktiga eller haft igensatta munstycken, vilket ibland gjort att problemen upphört i grannhusen - en omfattande enkätundersökning gjordes under hösten och visade på fortsatta problem för vissa husgrupper, resultatet finns på hemsidan - under början av 2005 tvingades vi att byta cirkulationspumpen för varmvattnet då den gamla börjat fungera dåligt - vi har konstaterat att vi har ett mycket högre tryck på kallvattnet än på varmvattnet och planerar att under våren 2005 installera en tryckreduceringsventil på inkommande kallvatten i undercentralen. Under året har vi också haft ett ganska stort läckage av varmvatten i värmesystemet, ca 100 l/dygn. Detta gjorde att vi med frivilliga krafter undersökte samtliga krypgrunder utan att finna någon läcka. Senare visade det sig att det varit ett mindre läckage inom minst en av fastigheterna och problemen upphörde när detta åtgärdades. Anm. Denna undersökning gav också beskedet att det inte verkar finnas några läckage från varmvatten- eller värmesystemen under husen, men att dagvatten tränger ner vid vissa av parhusen och måste åtgärdas. Returpapper och sophantering Som framgått av information från kommunen och i Kontaktbladet så kommer hanteringen av sopor och returpapper att förändras under Tidningar hämtas inte längre vid gatan utan skall samlas i speciella behållare inom området. För detta debiterar SITA (som har monopolet) en avgift på ca kr/år för ASFs 176 fastigheter och 14-dagarstömning. - Hanteringen av hushållssopor förändras under 2005 och kommer i princip att bli 14 dgrs tömning med krav på byte till speciella behållare med hjul och att dessa skall placeras vid gatan vid varje hämtningstillfälle. Mer info kommer från kommunen direkt till varje hushåll. Städdagarna Vårstädningen 24e april och höststädningen 16e okt hölls i bra väder med deltagande av ca 110 fastigheter vid varje tillfälle och med utmärkta arrangemang av trivselkommittén. Dennis Westin fortsatte den lyckade servicen som gav husägarna möjlighet att få elektriska artiklar bortforslade till återvinningsstation. Detta blev mycket uppskattat och Dennis fick full last. Anm. Tyvärr har även 2004 en del el-varor dumpats i gästgaraget, vilket INTE skall förekomma. Underhållsplanen I enlighet med underhållsplanen har vissa arbeten utförts inom området, dels genom frivilliga krafter och dels genom anlitade entreprenörer. Bidrag till föreningar Bidrag har efter särskilt beslut i styrelsen betalats till Akalla Bys arrangemangsgrupp på kr och till Hembygdsföreningen kr. Container Container har under året tagits hem vid städdagar och dessutom i samband med julhelgen.

6 5 ( 13 ) Snöröjning Även under pågående vinter utförs snöröjning av BjörnEntreprenad AB (BEAB) och hittills på ett i stort sett tillfredsställande sätt efter vissa brister under föregående vinter. BEABs uppdrag kommer på nytt att utvärderas innan nästa vinter börjar. Obs! För att snöröjningen skall kunna utföras korrekt så krävs det att buskar inte hänger ner över transportvägarna och att det inte står cyklar vinteruppställda där. Kontaktblad Under året har Trivselkommittén utkommit med 4 nummer av Kontaktbladet. I bladet ges aktuell information om olika händelser i föreningen. Se även hemsidan Julgran Traditionen med en julgran i Slingerbulten har upprätthållits även under Denna gång erhöll vi den vackra granen genom att en lämplig gran skulle avverkas vid ett av parhusen. Gåvor till uppdragstagare Mindre gåvor har i samband med julhelgen utdelats till de medlemmar som under året åtagit sig uppdrag och genom ideella insatser för föreningen bidragit till områdets skötsel och trivsel Föreningens ekonomi Föreningens ekonomi är fortsatt god med ett visst överskott för 2004, vilket framgår av bifogade resultat- och balansräkningar. Verksamhetens resultat för 2004 föreslås överföras i ny räkning. Slutord Samtidigt som vi i styrelsen hemställer om att stämman beviljar oss ansvarsfrihet för det gångna året, vill vi framföra vårt varma tack för det förtroende som visats oss. Vi vill också tacka alla dem, som på olika sätt hjälpt oss i föreningen i olika ärenden under året och därigenom främjat våra gemensamma intressen och bidragit till en god trivsel i området. Akalla Sievert Balkeståhl Dennis Westin Lars Moberg ordf vice ordf ledamot Solveig Andersson sekr Björn Lundstedt kassör 6 ( 13 )

7 Resultat- och balansräkning bil 2 Resultaträkning för tiden Intäkter Utfall Budget Samfällighetsavgifter + ränta ,09 kr ,00 kr Garageuthyrning 7 200,00 kr 7 200,00 kr Bredband Anslutning ,00 kr Månadsavgift Bredband ,00 kr ,00 kr ,09 kr ,00 kr Kostnader Fjärrvärme ,00 kr ,00 kr Vatten o Avlopp ,00 kr ,00 kr El ,00 kr ,00 kr Underhåll löpande ,50 kr ,00 kr Container ,00 kr ,00 kr Arvoden Styrelse,revisorer m fl ,00 kr ,00 kr Väghållning ,00 kr ,00 kr Kabel-TV ,00 kr ,00 kr Trivselkommitte ,00 kr ,00 kr Försäkring ,00 kr ,00 kr Arbetsgivaravgift ,00 kr ,00 kr Underhåll enl plan ,00 kr ,00 kr Fond, underhåll enl plan ,00 kr Övriga kostnader ,66 kr ,00 kr Bredbandinvestering ränta ,00 kr ,00 kr Bevakning ,00 kr Bredbandavgifter till AHN ,75 kr ,00 kr AvskrivningBredband ,00 kr ,00 kr Årets överskott Balansräkning Tillgångar Kassa Bank Fond Anläggning Bredband Balanserad underskott Totalt Skulder och Eget kapital Ej betald väghållning Ej betald trivselkommitte Ej betald underhåll Ej betalda arvoden Ej betald arbetsgivaravgift Ej betald VoA Ej betald Bredband Ej betald Bevakning Ej betalt underhåll plan 1 Totalt Låneskuld Fond Årets överskott Totalt ,18 kr ,09 kr ,00 kr 224,35 kr ,15 kr ,00 kr ,64 kr ,04 kr ,18 kr ,00 kr 904,00 kr ,00 kr 7 800,00 kr ,00 kr ,00 kr 3 053,00 kr ,00 kr 5 875,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,18 kr ,18 kr

8 Revisionsberättelse bil 3 Finns med i kallelse som delats ut till alla fastigheter

9 Förslag från styrelsen bil 4 1. Hantering av returpapper Styrelsen har i början av 2005 träffat ett avtal med SITA som innebär att vi har fyra behållare av Stockholmsmodell utplacerade inom området och med 14-dagarstömning. Avgiften för denna returpappershantering är densamma 50 kr + moms per fastighet/år oavsett hur många behållare vi väljer att placera inom området. Dessa behållare skall vara så placerade att de inte inkräktar på gatumark och att tömning enkelt kan ske direkt av bil med kran. Styrelsens förslag till placering av behållarna: - 2 st vid vändplan/gästparkering på Tavastehusgatan - 1 st vid C-garaget - 1 st på mellan Torneågatan vid slingerbulten (Alvar Aalto-gången) Styrelsen föreslår att avtalet med SITA och placeringen av behållarna godkänns av stämman. (Anm. Hushållen är enligt lag skyldiga att separera tidningar från övriga sopor) 2. Bidrag till organisationer Styrelsen fick vid föregående års stämma beslut om att kunna ta beslut om bidrag till organisationer i likhet med vad som tidigare varit praxis. Detta har påtalats av medlemmar inom föreningen som anser att ett förtydligande av syftet bör fastställas av stämman även om styrelsen sedan fattar beslut om enskilda bidrag. Styrelsen föreslår att stämman beslutar att styrelsen kan besluta om bidrag till sådana organisationer som på främst idéell bas främjar verksamhet och trivsel inom samfällighetens närområde. 9 ( 13 )

10 Budget bil 5 Budget för tiden Intäkter SEK Samfällighetsavgifter + ränta Garageuthyrning Avgifter från Bredbandsanvändare Från Fond Summa intäkter ,00 kr 7 200,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Kostnader SEK Fjärrvärme Vatten och Avlopp El Underhåll löpande Container Arvoden Styrelse, revisorer mfl Väghållning Kabel-TV Trivselkommitte Arbetsgivaravgifter Försäkring Övriga kostnader Underhåll enl plan Bredbandsinvestering ränta Amortering Bredband Bevakning Bredbandsavgifter till AHN Summa Kostnader Utdebitering per kvartal och hustyp föreslås bli: Hustyp 402 (20 hus) Hustyp 403 (22 hus) Hustyp 404 (36 hus) Hustyp 111 (98 Hus) ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr 4 632,00 kr 5 123,00 kr 5 265,00 kr 5 811,00 kr Styrelsen har skyldighet att höja utdebiteringen om så behövs och rätt att sänka om möjligt. Betalningsdagar 1:a kv , 2:a kv , 3:e kv , 4:e kv Anmärkning: Fjärrvärme, rörlig del, fördelas enligt andelstal, VoA fördelas med 60% för radhus och 40% för parhus, övriga kostnader fördelas lika. Kostnad för bredband tillkommer med f n 240 kr/kvartal. 10 ( 13 )

11 Underhållsplan 2005 bil 5a Byte av cirkulationspump varmvatten ( redan utfört ) Asfaltering och div markarbeten radhusområdet Byte av ventiler för värme för bättre värmejustering Ny fogmassa mellan betongplattor parhusområdet Byte av sand i sandlådor Slamsugning av dagvattenbrunnar Slamsugning av dräneringsbrunnar Inmontering av reduceringsventil på inkommande kallvatten för att minska kallvattentrycket Totalt kostnad Kr Ingående fond 2004 Avsättning till underhållsplan 2004 Utfört underhåll enligt plan 2004 Kvarstår utgående fond Kr Kr Kr Kr Ingående fond 2005 Förslag till avsättning till underhållsfond 2005 Föreslagna åtgärder enligt plan 2005 Då blir utgående utgående fond Kr Kr Kr Kr 11 ( 13 )

12 Val av funktionärer bil 6 Valberedningens förslag Styrelse Följande ledamöter/suppleanter har 1 år kvar av sin nuvarande mandattid - Ordförande Sievert Balkeståhl 1 år kvar - Vice ordförande Dennis Westin 1 år kvar - Ledamot Lars Moberg 1 år kvar - Suppleant Thomas Tullholm 1 år kvar I tur att avgå - Sekreterare Solveig Andersson Omval 2 år - Kassör Björn Lundstedt Omval 2 år - Suppleant Björn Nilsson Omval 2 år Revisorer - Ordinarie revisor Bertil Strid Omval 1 år - Ordinarie revisor OM Omval 1 år - Revisorssuppleant J H Omval 1 år - Revisorssuppleant J S Omval 1år Trivselkommitté - Dan Petrini, sammankallande Omval 2 år - Karin Talliaferro Omval 2 år - Margaretha Andersson Lopez 1 år kvar - Lou-Lou Zachrisson 1 år kvar - Lena Gustavsson 1 år kvar Valberedningen har bestått av Bengt Rundqvist och N B. Valberedningen ställer sina platser till förfogande Bengt Rundqvist N B 12 ( 13 )

13 Fullmakt för röstning Akalla den: Fullmakt för: Kvarter: Fastighetsnr: att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Akalladalen Samfällighetsförenings stämma onsdagen den 16e mars Namnteckning: Kvarter: Fastighetsnr: Egenhändig namnteckning bevittnas: Namn: Adress: Obs! Enligt 49 i lagen om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får dock ej företräda mer än en medlem utöver sin egen röst. 13 ( 13 )