Carl Fredrik Graf (M), ordförande Suzanne Åkerlund (FP) Anders Rosén (S) Mikaela Waltersson (M) Aida Hadzialic (S) Michael Svensson (S)

Transkript

1 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Plats och tid: Kommunstyrelsens sessionssal, kl 9:00-11:10 Beslutande: Carl Fredrik Graf (M), ordförande Suzanne Åkerlund (FP) Anders Rosén (S) Mikaela Waltersson (M) Aida Hadzialic (S) Michael Svensson (S) Övriga deltagande: Peter Ljungman ( 93-94), Angela Kristiansson ( 93, 98), Magnus Edman ( 93), Johan von Sydow ( 93), Elisabeth Haglund ( 93), Alexandra Landin ( 95-97), Björn Kalla ( 99), Carl Westman ( 101), Max Wehlin ( 101), Kristina Rosendahl ( 102), Andreas Lökholm ( 102), kommunchef Henry Bengtsson samt kommunsekreterare Kerstin Petersson Utses att justera: Justeringens plats och tid: Anders Rosén Rådhuset Sekreterare: Paragrafer: Kerstin Petersson Ordföranden: Carl Fredrik Graf Justerande:. Anders Rosén ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Kommunstyrelsens ledningsutskott : Datum för anslags upprättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Stadskontoret Underskrift:... Camilla Åkerström

2 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 91 Val av justerare Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att jämte ordföranden (M) utse Anders Rosén (S) att justera protokollet.

3 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 92 Godkännande av dagordning Beslut Föreliggande förslag till dagordning godkänns efter revidering. Ärendet Föreligger förslag till dagordning. Följande ärenden utgår ur dagordningen: - Ekonomirapporter Delårsrapport januari - april 2013 innehållande helårsprognos. - Ekonomirapportering stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret januari - april 2013.

4 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 93 KS 2013/0046 Verksamhetscontrolling Halmstads Flygplats AB (april 2013) Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Ärendet Bolaget bedriver verksamhet inom tre målområden. Affärsplanen upptar ett fåtal målsatta nyckeltal; upptill detta finns dock även målsatta nyckeltal kopplat till statliga krav på flygsäkerhet och bolagets miljötillstånd. Bolaget beskriver själva att de befinner sig i ett tidigt skede avseende mål- och resultatstyrning. Ett nästa steg bör vara att förtydliga styrningen genom att koppla in fler nyckeltal till målen i affärsplanen. Stadskontoret bedömer att bolaget agerar i enlighet med ägardirektivet. Bolaget står beroende av vilken inriktning ägaren väljer inför tämligen stora investeringar för rullbanan de kommande åren. Styrelsen har satt ett mål om resenärer år 2020 en fördubbling under en tioårsperiod. Med nuvarande utveckling bedömer bolaget att målet kan nås under förutsättning att en uppgradering av rullbanan sker. Internkontrollplanen är utarbetad från grunden, då sådan tidigare inte funnits för bolaget. Ett utvecklingsområde är att grunda internkontrollplanen på en risk- och väsentlighetsanalys, samt att bredda perspektivet i planen till att också inkludera kärnverksamheten. Bolaget beskriver att detta kommer att ske i samband med utarbetande av affärsplan för kommande år. Bolaget arbetar med ett tydligt miljöperspektiv och har bland annat genomfört en bränslekartläggning som grund för åtgärder. Bolaget har ett högt frisktal och lågt sjuktal. Ur ett HR-perspektiv kan noteras att det finns en sårbarhet då det tar cirka två till tre år att internt lära upp en person i alla moment som ingår i ramptjänst. Bolaget strävar efter en långsiktighet i internutbildningen och då vikarier tas in.

5 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Bolaget beskriver att de ser ständig förbättring som ledstjärna i arbetet. Bolaget samverkar med flygplatserna i Jönköping, Kristianstad och Växjö kring internrevision av luftfartsskydd och flygsäkerhet. Revisionerna bidrar till förbättringsarbete kring vad som framkommer och utbyte av erfarenheter mellan flygplatserna. Bolaget beskriver nedanstående som sina viktigaste utmaningar. - Nytt europeiskt regelverk (EASA). - Ökande utrikestrafik. - Flygbolagen jämför sig med andra infrastrukturmöjligheter. Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning med medverkan av strateg från stadskontorets personalavdelning. Rapporten bygger dels på ett möte med bolagschef/-ledning, dels tillgängliga resultat och annan statistik. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

6 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 94 KS 2013/0251 Yttrande över granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta stadskontorets förslag till yttrande över granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll enligt bilaga 1. Ärendet Revisorerna i Halmstads kommun har uppdragit åt PwC att genomföra en granskning av kommunstyrelsens arbete med internkontroll. Revisionen utgick från frågan Har kommunstyrelsen ett ändamålsenligt internkontrollarbete baserat på en aktuell väsentlighets- och riskanalys och arbetar styrelsen i enlighet med reglementet och dess tillämpningsanvisningar? Revisorerna bedömer att kommunstyrelsens internkontrollplaner (för stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret) bygger på aktuell risk- och väsentlighetsanalys. För flera övriga granskade nämnder är detta dock inte fallet. Vidare ser revisorerna positivt på det redan inledda arbetet med att utveckla och stärka den interna kontrollen i kommunen, men bedömer att utvecklingen behöver fortsätta med avseende på den interna kontrollens organisation, planering och genomförande. Stadskontoret bedriver under 2013 ett utvecklingsarbete som ligger tydligt i linje med revisorernas bedömningar. Utvecklingsarbetet tar sikte på revidering av internkontrollreglementet, och i samband med detta bildande av ett internkontrollnätverk. Stadskontoret kommer också att fortsätta arbetet för att stödja förvaltningar och bolag i deras arbete med internkontroll. En viktig del i detta är att förbättra systemstödet i planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. I de fördjupade uppföljningar av verksamhet, personal och ekonomi (verksamhetscontrolling) som görs på förvaltningar och bolag ingår också alltid en dialog om hur internkontrollarbetet bedrivs. Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning i samråd med internkontrollansvariga på stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret.

7 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta stadskontorets förslag till yttrande över granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll enligt bilaga 1. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

8 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 95 KS 2013/0329 Uppdrag i kommunstyrelsens verksamhetsplan avseende måluppfyllelse Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att årligen utvärdera och bedöma hur nämnders/bolagsstyrelsers verksamhets- och affärsplaner kommer att bidra till måluppfyllelse för kommunfullmäktiges konkretiserade mål/prioriteringar enligt planeringsdirektiv med budget. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att stadskontoret får i uppdrag att ändra rutiner och tillämpning avseende måluppföljningar och verksamhetscontrolling enligt bilaga Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att stadskontoret ska återkomma med en fördjupad föredragning avseende internkontroll under hösten Ärendet I kommunstyrelsens verksamhetsplan för finns följande uppdrag: 1. kommunstyrelsens uppsiktsplikt ska utvecklas så att den bidrar till högre måluppfyllnad. 2. måluppfyllelsen ska öka genom att dialogen med nämnder och bolagsstyrelser ökar. Uppsiktsplikten omfattar många delar men är i detta ärende begränsat till att omfatta sådant som kan få påverkan för uppfyllnaden av kommunfullmäktiges konkretiserade mål. Fyra områden har identifierats där kommunstyrelsen kan agera inom ramen för sin uppsiktsplikt för att påverka måluppfyllelsen: 1. i verksamhetsplaneringsfasen 2. vid måluppföljning 3. vid verksamhetscontrolling 4. i internkontrollarbetet

9 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Stadskontoret har tagit fram förslag på förändrade rutiner för respektive område i bilagd rapport (bilaga 1). Då ett större utvecklingsarbete sker avseende internkontroll kommer kommunstyrelsens roll och arbetssätt diskuteras i samband med detta ärende senare i år. Samtliga förslag presenteras för kommunstyrelsen för diskussion. Inga av de lagda förslagen föranleder att befintliga beslut behöver ändras utan avser snarare en komplettering av de rutiner och den tillämpning som finns. Ärendets beredning Stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning har berett ärendet. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att årligen utvärdera och bedöma hur nämnders/bolagsstyrelsers verksamhets- och affärsplaner kommer att bidra till måluppfyllelse för kommunfullmäktiges konkretiserade mål/prioriteringar enligt planeringsdirektiv med budget. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att stadskontoret får i uppdrag att ändra rutiner och tillämpning avseende måluppföljningar och verksamhetscontrolling enligt bilaga Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att stadskontoret ska återkomma med en fördjupad föredragning avseende internkontroll under hösten Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

10 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 96 KS 2013/0252 Revision - Granskning av årsredovisning 2012 för Halmstads kommun Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta stadskontorets förslag till yttrande över revisorernas granskning av årsredovisningen 2012 enligt bilaga 1. Ärendet Revisorerna i Halmstad har uppdragit åt PwC att genomföra en granskning av Halmstads kommuns årsredovisning Revisionen utgick från följande frågor: 1. Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? 2. Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? 3. Är redovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? 4. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Revisorerna bedömer att årsredovisningen redogör för utfall av verksamhet, ekonomisk ställning och verksamhetens finansiering. Revisorerna bedömer även att balanskravet uppfylls. Revisorerna bedömer vidare att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande men några avvikelser och rekommendationer noteras. Revisorerna bedömer att måluppfyllelsen av kommunfullmäktiges konkretiserade mål är svag och behöver förbättras. Dessutom kommenterar revisorerna också förbättringsområden avseende det interna kontrollarbetet. I sitt yttrande instämmer kommunstyrelsen delvis med de synpunkter som framkommer i granskningen men betonar också det utvecklingsarbete som redan pågår för flera av de områden som lyfts i granskningen, framförallt utvecklingsarbetet kring internkontroll och kommunfullmäktiges mål.

11 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning i samråd med övriga berörda aktörer vid stadskontoret. Stadskontorets förslag till yttrande över revisorernas granskning av årsredovisningen Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta stadskontorets förslag till yttrande över revisorernas granskning av årsredovisningen 2012 enligt bilaga 1. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

12 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 97 KS 2013/0322 Rutiner för att hantera revisionsrapporter Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att motta informationen och lägga denna till handlingarna. Ärendet Stadskontoret presenterar i enlighet med givet uppdrag från kommunstyrelsens ordförande en rutin för hur kontoret avser att hantera de revisionsrapporter som inkommer från kommunfullmäktiges revisorer. Rutinen omfattar både revisionsärenden som ska besvaras av kommunstyrelsen och revisionsärenden där kommunstyrelsen får rapporten för kännedom och besvarande sker av annan nämnd/bolagsstyrelse. Kommunfullmäktige får samtliga revisionsrapporter med tillhörande svar för kännedom. Ledningsstöd och avdelningen för ekonomi och styrning har gemensamt berett och tagit fram en rutin för hur hantering ska ske. Rutinen kräver inget politiskt beslut. Rutinen ska: 1. säkerställa hanteringen av revisionsrapporterna så att samordning sker där så krävs, att svar inkommer i tid och att rapporterna delges kommunstyrelsen/kommunfullmäktige på ett adekvat vis. 2. stärka kommunstyrelsen i dess uppsiktsplikt avseende de ärenden som sänts till annan nämnd/bolagsstyrelse för besvarande. Detta sker genom att revisionsrapporter med tillhörande svar hanteras av stadskontoret och delges kommunstyrelsen i ett särskilt informationsärende. På så vis lyfts delarna av vikt till kommunstyrelsen. 3. möjliggöra för kommunstyrelsen att vara förberedd på de rapporter som kommunrevisonen föredrar i kommunstyrelsens ledningsutskott alternativt kommunstyrelsen.

13 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Ärendets beredning Ledningsstöd och avdelningen för ekonomi och styrning har gemensamt berett och tagit fram bilagd rutin. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att motta informationen och lägga denna till handlingarna. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

14 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 98 KS 2013/0317 Ränteavdrag - kommunala bolag - Information Kommunstyrelsens ledningsutskott informeras om ny lagstiftning i Inkomstskattelagen 24 kap. gällande ränteavdragsbegränsningar som trätt i kraft from 1 januari 2013.

15 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 99 KS 2013/0311 Nya kriterier för "Årets entreprenör" i Halmstads kommun Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta nya kriterier för Årets entreprenör i Halmstads kommun i enlighet med bilaga 1. Ärendet Halmstads kommun delar årligen ut priset Årets entreprenör i Halmstads kommun. Efter diskussioner i jurygruppen föranleder det att uppdatera kriterierna. Det gäller såväl kriterier för priset och juryns sammansättning. I bilaga 1 Former, kriterier och pris för Årets entreprenör i Halmstads kommun går att läsa förslag till sammansättning av jury, kriterier för utmärkelsen samt prisets utförande. Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontoret, utvecklingsavdelningen, i dialog med Halmstad Näringslivs AB. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta nya kriterier för Årets entreprenör i Halmstads kommun i enlighet med bilaga 1. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

16 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 100 KS 2012/0524 Samhällsföreningarnas ansökan om bidrag 2013 Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Getinge Samhällsförening kr i ekonomiskt stöd för Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Simlångsdalens Samhällsföreningen kr i ekonomiskt stöd för Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Slättåkra bygdeförening kronor i ekonomiskt stöd för Ärendet Kommunstyrelsen har mottagit ansökan från Getinge Samhällsförening, Simlångsdalens Samhällsförening och Slättåkra bygdeförening. Sammantaget omfattar ansökningarna kr. Då det finns medel över sedan den senaste ansökningsomgången har det hållits en extra utlysning där samhällsföreningarna har haft möjlighet att inkomma med ansökningar för Stadskontoret har bedömt utifrån kommunfullmäktiges samordnade riktlinjer för bidrag till föreningar samt kommunstyrelsens anvisningar för tilldelning av ekonomiska medel till samhällsföreningar. Stadskontoret bedömer att alla föreningar som har inkommit med ansökningar uppfyller både kommunfullmäktiges kriterier för ekonomiskt stöd till föreningar samt kommunstyrelsens fastlagda kriterier gällande ekonomiskt bidrag till samhällföreningarnas arbete med lokal demokrati. Stadskontoret bedömer att Getinge Samhällsförening och Simlångsdalens Samhällsförening ska beviljas medel för de ansökta beloppen, medan Slättåkra bygdeförening ska beviljas medel för de delar av ansökningarna som syftar till att utveckla arbetet med lokal demokrati på orten.

17 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Kommunstyrelsen föreslås besluta att fördela medlen för samhällsföreningarna för 2013 enligt följande; Getinge Samhällsförening kr, Simlångsdalens Samhällsföreningen kr samt Slättåkra bygdeförening kr. Sammantaget omfattar de ansökningar som föreslås att beviljas kr. Ärendets beredning Handläggningen av ärendet har genomförts av stadskontoret, utvecklingsavdelningen. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Getinge Samhällsförening kr i ekonomiskt stöd för Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Simlångsdalens Samhällsföreningen kr i ekonomiskt stöd för Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att bevilja Slättåkra bygdeförening kronor i ekonomiskt stöd för Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.

18 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 101 KS 2013/0331 IT-infrastruktur kopplat till översiktsplanen Kommunstyrelsens ledningsutskott informeras om IT-infrastruktur kopplat till ÖP.

19 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) KLU 102 KS 2012/0044 Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till tillfällig ändring av överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare avseende år 2013 mellan staten, genom Länsstyrelsen i Hallands län, och Halmstads kommun. Ärendet Halmstad har ett grundavtal med staten genom Länsstyrelsen på att ta emot 100 nyanlända personer årligen. Enligt avtalet är fördelningen den att bostad skall anordnas åt 35 personer (så kallade ABO) och 65 personer ges möjlighet att bosätta sig som inneboende hos t ex släktingar i kommunen (EBO). Utfallet på avtalet under 2012 blev att det anordnades bostad åt 39 personer (ABO) och 13 personer kom att fritt bosätta sig i kommunen som EBO - totalt 52 personer. Oroligheter i omvärlden gör att antalet asylsökande till Sverige har ökat kraftigt under 2012 och beräknas ligga på en fortsatt hög nivå de kommande åren sökte personer asyl i Sverige och prognosen för 2013 är förnärvarande personer där beräknas beviljas uppehållstillstånd under Av denna anledning föreslår Länsstyrelsen en förändring av kommunens grundavtal under 2013 där kommunen åtar sig att ordna bostäder åt 80 personer istället för de nuvarande 35. Under 2012 förmedlades totalt 9 lägenheter till de 39 personer som kommunen tog emot. Ett brett arbete har bedrivits under hösten 2012 med utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen och HFAB för att möta de signalerade ökade behoven. Den samlade bedömningen är att kommunen kommer att klara ett ökat mottagande sett till t ex barnomsorg och skola samt tillgång till SFI.

20 Kommunstyrelsens ledningsutskott (20) Den viktig del i kommunens åtagande är tillgången på bostäder. Här har en dialog inletts med representanter fastighetsägarna att skapa förutsättningar för att kommunen skall leva upp till sitt åtagande inom avtalet. Ärendets beredning Stadskontoret, ledningsstöd, har handlagt ärendet. Ärendet har beretts under hela hösten 2012 sedan de första signalerna på ett ökat söktryck kanaliserades via Länsstyrelsen. Ett flertal samordnande möten och informationer med barn- och ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen, hemvårdsförvaltningen, HFAB, representanter från stadskontoret och kommunstyrelsen har genomförts. Dialog och kontakter med representanter från Länsstyrelsen och Arbetsförmedlingen samt ett antal fastighetsägare i staden. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till tillfällig ändring av överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare avseende år 2013 mellan staten, genom Länsstyrelsen i Hallands län, och Halmstads kommun. Yrkanden Suzanne Åkerlund (FP) yrkar att kommunen åtar sig att ordna mottagande åt 160 personer (ABO) enligt Länsstyrelsens tidigare förslag. Ordföranden (M) yrkar enligt föreliggande förslag. Beslutsgång Ordförande (M) ställer proposition på föreliggande förslag och Suzanne Åkerlunds (FP) förslag och finner föreliggande förslag antaget. Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar således i enlighet med föreliggande förslag. Reservation Suzanne Åkerlund (FP) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande.