Adm.RESURSER. Kommentar [L4]: Länk härifrån till denna plats?

Transkript

1 Adm.RESURSER Under Arkiv finns Adm. RESURSER. Där kan du administrera hjälpmedel, lokaler, signaturer och typer. När du ändrar eller lägger till nya resurser måste du öppna bokningsdialogen, välja fliken Resurs (F6) och dubbelklicka på Uppdatera sökträd för att du ska kunna boka på resursen. Kommentar [LS1]: Inledande text som man kommer till när man väljer att läsa om detta. Härifrån väljer man sedan resurstyp. Kommentar [LS2]: Länka? Du kan välja att administrera dina resurser manuellt eller importera dem från ett annat system. Detta görs i samband med implementation och då får man stöd i hur man gör från konsortiet. Alla resurser måste ha en organisationstillhörighet för att det ska gå att boka på dem. De måste också ha en hyrestaxa och en ändringstaxa. Detta görs under RESURSER_XXXXX_INSTALLNNINGAR. Hur du gör finns beskrivet nedan. Du kan också kategorisera resurserna i olika kategorier. Detta görs under RESURSER_XXXXX_KATEGORIER. Under Inställningar kan du också välja om resursen får lov att kollidera med sig själv. Om man i systemet har gamla resurser som inte längre används kan man arkivera dessa istället för att ta bort dem. Hur man gör detta förklaras under Adm. BEHÖRIGHET > Adm. ORGANISATIONSENHETER. Kommentar [LS3]: Ska denna text finnas här eller ska det helt enkelt beskrivas under varje resurs. Tänker att man slipper beskriva det flera gånger om det skrivs här men det är inte säkert att det fungerar. Kommentar [L4]: Länk härifrån till denna plats?

2 Adm. HJALPMEDEL Hjälpmedel kan användas på olika sätt. Det vanligaste är kanske att man här lägger in olika typer av teknisk utrustning som man kan boka. Vissa lärosäten använder det inte alls. När du väljer Adm. RESURSER > Adm. HJALPMEDEL får du upp nedanstående dialog. Om du markerar ett befintligt hjälpmedel har du möjlighet att ändra eller radera detta. För att skapa ett nytt hjälpmedel väljer du Ny. Du ger hjälpmedlet en benämning och sedan ett namn. För att du ska kunna boka hjälpmedlet måste du sätta Inställningar och Kategorier. Markera det hjälpmedel du nyss skapade, klicka på RESURSER_HJALPMEDELS_INSTALLNINGAR.

3 I den dialog du får upp väljer du Ny. Du väljer värden i de fält som används på ditt lärosäte och klickar på Spara. Du kan också ställa in från vilket datum det ska gälla. Längst ner i dialogen ser du vilket hjälpmedel det är du jobbar med (Härkomst). Klicka på Spara

4 När du sparar har du en rad i din dialog med de värden du valt för ditt hjälpmedel. Om du behöver ändra någonting markerar du raden och väljer Ändra. Du kan också radera de inställningar du gjort genom att markera raden och välja radera. När du är klar klickar du på Stäng. Inställningar måste göras för att resursen ska vara bokningsbar. Avancerat urval? Kommentar [LS5]: Se separat dokument. Behöver mer hjälp från PAM Klicka sedan på RESURSER_HJALPMEDELS_KATEGORIER. Välj Ny i den dialog du får upp.

5 Välj vilken kategori hjälpmedlet ska tillhöra och från vilket datum det ska gälla. Klicka på Kategori om du vill att hjälpmedlet tillhör en sådan (måste inte väljas för att resursen ska vara bokningsbar). När du är klar klickar du på Spara. Adm. LOKALER Under Adm.LOKALER kan du administrera lärosätets lokaler. Skapa nya samt ändra eller radera befintliga lokaler. En lokal kan vara både fysisk och virtuell. Det är upp till varje lärosäte att bestämma hur man väljer att hantera detta När du väljer Adm. RESURSER > Adm. LOKALER får du upp en dialog med en lista över alla befintliga lokaler. Från den här listan kan du välja Ny för att lägga till en ny lokal, välja Ändra om du ska ändra en befintlig lokal samt göra inställningar och kategorisera dina lokaler. Du kan också Radera befintliga lokaler.

6 För att lägga till en ny lokal väljer du Ny. I den dialog du då får upp ger du lokalen ett namn samt anger vilken våning den ligger på. Vill man kan man ge den ett namn både på svenska och engelska. Du bestämmer också om den ska synas på eventuella schemadisplayer genom att välja On i fältet OnScreen. Lämnar du detta fält tomt kommer lokalen inte att visas på dispalyen. När du är klar klickar du på Spara. En ny lokal hamnar underst i listan. Markera lokalen i listan och välj RESURSER_LOKALS_INSTALLNINGAR och RESURSER_LOKALS_KATEGORIER på samma sätt som för Hjälpmedel. Kommentar [LS6]: Länk eller förklara i en allmän beskrivning?

7 Adm. SIGNATURER Under Adm. SIGNATURER kan du administrera signaturer för de personer som finns med i systemet. Skapa nya samt ändra eller radera befintliga. När du väljer Adm.RESURSER > Adm.SIGNATURER, får du upp en lista med De signaturer som finns inlagda i systemet. Från den här listan kan du välja Ny för att lägga till en ny signatur, välja Ändra om du ska ändra en befintlig signatur samt göra inställningar och kategorisera dina signaturer. Du kan också Radera befintliga signaturer.

8 För att lägga till en ny signatur väljer du Ny. Du skriver in den signatur personen du vill lägga till i systemet har samt förnamn och efternamn. Du kan också lägga till fritext, denna text presenteras inte i någon rapport utan det blir en intern information i systemet (syns när du klickar på den blå knappen med prickar). När du är klar klickar du på Spara. Den signatur du senast lagt till hamnar underst i listan. Markera signaturen i listan och välj RESURSER_SIGNATURS_INSTALLNINGAR och RESURSER_SIGNATURS_KATEGORIER på samma sätt som för Hjälpmedel. Om en personen på något sätt ska arbeta i systemet måste du också ge personen en eller flera behörigheter. Detta gör du under AdM. BEHÖRIGHET > Adm.ANVANDARE. Kommentar [LS7]: Länk eller förklara i en allmän beskrivning? Kommentar [L8]: Länk här?

9 Adm.TYPER Under Adm.Typer kan du administrera de kategorier som ska finnas för varje resurstyp. Det kan vara olika kategorier för lokaler indelat efter storlek eller utrustning. En resurs kan ha många olika kategorier och de kan sedan användas för att söka efter t ex en lokal med specifik utrustning, rätt antal platser mm. Signaturer kan t ex kategoriseras efter vilken avdelning personen arbetar på. Här kan du inte skapa ny, ändra eller radera en befintlig kategori. När du väljer Adm.RESURSER > Adm.TYPER får du upp en dialog med de 6 olika resurstyper som finns i KronoX. När du vill arbeta med de kategorier som finns för de olika resurserna markerar du den resurstyp som är aktuell och klickar på RESURSERS_TYPS_KATEGORIER

10 Den dialog du då får upp visar en lista på de kategorier som finns för vald resurs. I denna dialog kan du välja att göra en ny kategori, ändra eller radera en befintlig. För att göra en ny klickar du på Ny. Kategorin numreras automatiskt och du ger den ett namn. Vill man kan man ge den ett namn på både svenska och engelska. När du är klar klickar du på Spara.

11 Adm. UTB Under Adm. UTB kan du administrera nedanstående delar i systemet. Adm. BLOCK Välj Arkiv > Adm. UTB > Adm. BLOCK Block används för att: Styra inom vilken tidsperiod en viss kurs eller program ska finnas. Styra när man får lov att börja boka på kursen eller programmet. Styra när bokningarna syns i schemat. Styra när tentamenstillfällen syns. Det är en fördel att använda block för att begränsa mängden kurser och program som den som till exempel söker schema får att välja bland i rullistan. Gamla kurser behöver inte finnas med bland valen. För att arbeta med block väljer du Adm. UTB > Adm. BLOCK, då får du upp en dialog som ser ut så här:

12 Välj Ny. Ge blocket ett namn. Här kan det vara bra att ha ett mönster att följa så att man lätt kan identifiera rätt block i listan. Du måste välja en terminskod och en läsperiod. För att kunna göra detta måste du först ha gjort Terminer och Läsperioder under Adm. UTB > Adm. Termin och Adm. Lasperiod. Du väljer sedan ett startdatum och ett slutdatum för blocket, ett datum som anger från när man får lov att boka de kurser och program som finns i blocket, ett datum som talar om när bokningarna ska visas och ett som talar om när tentamen (om man använder aktivitetstyp tentamen) ska visas. Om man hämtar sina kurser och program från en utbildningsdatabas kan man även automatisera överföringen till blocken. Det är viktigt att tänka på att blockens start- och slutdatum inte kan överlappa varandra. Däremot kan visningsdatum överlappa t ex slutdatum på blocket före. Kurser och program kan däremot finnas i flera olika block. Har man t ex en kurs som går hela terminen och terminen är uppdelad i två block måste kursen finnas i båda. Kanske måste kursen även finnas i nästa block som följer för att eventuella omtentamenstillfällen ska synas.

13 När du är klar med dina inställningar klickar du på Spara. För att göra ändringar i ett befintligt block markerar du det block du vill ändra och klickar på Ändra. Om man inte hämtar sina kurser från utbildningsdatabasen, eller om man behöver göra enstaka justeringar för vilka kurser och program som ska finnas i ett block markerar man aktuellt block i listan och klickar på UTB_KURSINSTANS (eller om det är program UTB_PROGRAMINSTANS). I den dialog som du då får upp flyttar du över de kurser/program du vill ska ingå i blocket genom att markera den kurs du vill välja och sedan klicka på knappen >.

14 Du kan markera och välja flera kurser/program genom att hålla in Ctrl och sedan markera de du vill ha. Välj markerade med knappen >. Vill du välja alla kurser/program bland Ej valda använder du knappen >>. Vill du ångra ett val markerar du i kolumnen valda och tar bort de du valt med knappen <. Knappen << tar bort samtliga valda kurser/program. Klicka på Spara när du är klar med dina val. För att Blockfunktionen ska fungera måste servern startas om.

15 Adm. GRUPPNAMN I KronoX är det möjligt att skapa undergrupper på kursinstansklasserna. För att kunna skapa grupper måste du först skapa gruppnamn. Välj Arkiv > Adm. UTB > Adm. GRUPPNAMN. För att skapa nya gruppnamn klickar du på Ny. Då får du upp en ny dialog. Ge gruppen ett namn. Vill du att gruppernas namn ska synas i dropdown listan klickar du i Visas i värdedomän (= visas i en rullist) och klicka på Spara. Gruppnamnet kan bestå av 50 tecken, siffror eller bokstäver. För att ändra ett befintligt gruppnamn markerar du det gruppnamn du vill ändra och klickar på Ändra. I dialogen du då får upp kan du ändra namnet och sedan klickar du på Spara. Adm. KLASSNAMN För att kunna göra en indelning på programnivå eller undergrupper på kursinstansgruppen måste det finnas en grupp att göra undergrupperna på. Vill du göra en förändring här kontaktar du utvecklarna av KronoX.

16 Adm. KOLLISIONSKONTROLL_NIVA Här ställer man in på vilken nivå systemet ska utföra kollisionskontrollen. Default är kontrollen på. Kontakta ansvarig utvecklare i konsortiet för en eventuell förändring. Adm. KURS För att administrera kurser går du in under Arkiv > Adm. UTB > Adm. KURS. Här kan du lägga till en ny, ändra befintliga samt ändra kursens inställningar. Du lägger också till Kursinstanser och Kursinstansgrupper på kurserna i den här menyn. För att en kurs ska gå att boka på måste den finnas inlagd i tre nivåer, Kurs, Kursintsans och Kursinstansklass. Vissa inställningar måste också göras på kursen. De olika stegen för hur du går tillväga beskrivs nedan. Kurs: Kurskod och kursnamn, ofta från Ladok eller annat system. Ändras inte så länge kursen existerar. Kursinstans: Specifikt kurstillfälle för kursen. Definieras t ex genom antagningskod, år, termin eller vecka. (JÖA nml-Dag- (högskolan väst), ID V12-(Örebro universitet) Kursinstansgrupp: Det måste finnas minst en grupp till kursinstansen för att man sedan ska kunna göra fler studentgrupper på kursen. Dessa grupper blir sedan undergrupper till den första kursinstansgruppen. Man bokar alltid schemat på kursinstansgruppen. För att lägga till en ny kurs klickar du på Ny. Då får du upp nedanstående dialog:

17 I fältet Kurs: skriver man in t ex kurskod. I fältet Kursnamn (SV): skrivs kursens namn på svenska. I fältet Kursnamn (EN): skrivs kursens namn på engelska. I fältet OnScreen: Skrivs on om du vill att kursen ska synas på schemavisningsdisplayerna (om lärosätet använder sig av sådana). I fältet Dekorering: under uppbyggnad. Skriv en allmän förklaring och länka hit! I fältet FriText (SV): Skrivs information om kursen som kan vara bra att skriva ner. Denna information syns om man går in i listan över kursinstansgrupper (den blå knappen) men den visas inte i schemat eller bokningslistan. I fältet FriText (EN): Samma som ovan fast den engelska varianten. När du är klar klickar du på Spara. Du kommer då tillbaka till listan med alla kurser. Den kurs du precis skapat kommer att ligga längst ner i listan. Leta rätt på din nya kurs och markera den. Klicka på UTB_KURS_INSTALLNINGAR.

18 I Dialogen du då får upp ska du välja Ny. Välj från vilket datum kursen ska gälla samt vilken organisationsenhetskod den ska ha, alltså till vilken organisationsenhet den hör. När du gjort dina inställningar klickar du på Spara. Välj sedan knappen UTB_KURSINSTANS

19

20 Välj Ny. Här kan du förutom namn på kursinstansen skriva in ex. kursansvarig, antal deltagare mm. Instansnamn kan vara ett förtydligande till kursinstansnamnet, t ex att kursen går på halvfart. Detta läggs sedan ihop med kursinstansnamnet och visas på schemat. Om man tycker att det räcker behöver man bara skriva in Kursinstans och välja Nivå på kollisionskontroll. När du är klar klickar du på Spara.

21 För att kunna boka på kursen behövs en sista nivå, kursinstansgrupp. Markera den Kursinstans som du vill göra bokningsbara grupper på och klicka på UTB_KURSINSTANSGRUPPER. I den dialog man får upp klickar du på Ny och får då upp ytterligare en dialog. Här skriver du in namnet på Kursinstansgruppen och väljer vilken grupp den ska tillhöra. Här kan du också välja om just den här kursinstansgruppen ska få lov att kollidera med sig själv. Bocka i sådana fall i rutan Får kollidera med sig själv. Ska det finnas flera grupper på kursinstansen skapar du enklast dessa i bokningsdialogen under fliken resurser. När du är klar klickar du på Spara.

22 I dialogen UTB_KUTSINSTANS kan man ställa in kursinstanskostnad (1), koppla program till kursen (2), koppla provid (Ladok) till kursen (3) och man också välja vilket eller vilka block kursen ska ingå i (4). 1. Här kopplar du ett eller flera betalande konton till en kursinstans. Man kan fördela kostnaderna procentuellt mellan olika konton. 2. Välj vilket/vilka program som ska vara kopplade till kursen. Detta görs oftast i samband med överföring från utbildningsdatabasen. 3. Aktuellt om man använder sig av tentamensmodulen. 4. Klicka på UTB_BLOCK (4) och välj vilket/vilka block kursen ska finnas i. För att se och kunna använda en ny kurs i systemet måste du uppdatera resursträdet (under resursfliken i bokningsdialogen) eller starta om programmet. Ändra en kurs: För att ändra en kurs följer du samma steg som när du lägger till en ny. Skillnaden blir att du i varje moment måste markera den kurs du vill ändra och sedan klicka på Ändra. Ändringen måste göras i de två lägsta nivåerna, kursinstans och kursinstansgrupp. Radera en kurs: Om du ska radera en kurs är det viktigt att radera på rätt nivå. Oftast är det kursinstansgruppen och kursinstansen som ska raderas. Kursen som är den övergripande nivån bör finnas kvar även om kursen inte finns längre. Raderar man en kurs finns bokningarna kvar men de går inte att söka på. För att radera kursinstansen och kursinstansgruppen räcker det att radera den övre nivån av dessa två, dvs kursinstansen, då raderas även den undre. Kursinstanser ska endast raderas om det inte finns några bokningar på kursinstansgruppen. Kommentar [LS1]: PAM! Gäller detta för alla resurser? Det är i sådana fall viktigt att det tydliggörs någonstans i manualen övergripande??

23 Adm. LASPERIOD Läsperioder behövs om man ska använda sig av blockfunktionen i KronoX. För att administrera läsperioder väljer du Arkiv > Adm. UTB > Adm: LASPERIOD. Klicka på Ny för att lägga till en ny läsperiod. Skriv in namnet på läsperioden, vill du att den ska synas i rullisten klickar du i Visas i värdedomän. När du är klar klickar du på Spara.

24 Adm. PROGRAM För att administrera program väljer du Arkiv > Adm. UTB > Adm. PROGRAM. Här kan du lägga till och ändra i befintliga program. Koppla program till block samt koppla kurser till program. Du väljer också vilken organisationsenhet programmet ska höra till. För att ett program ska fungera att boka på måste du lägga in det i flera olika nivåer, Program, Programinriktning, Programinstans och Programinstansklass. Hur du går tillväga beskrivs steg för steg nedan. För att lägga till ett nytt program klickar du på Ny. I fälten skriver du in: I fältet Program: skriver man in t ex den programkod som lärosätet använder. I fältet Programbeteckning (SV): skriver man in programmets fullständiga namn på svenska. I fältet Programbeteckning (EN): skriver man in programmets fullständiga namn på engelska. I fältet Dekorering: FriText (SV FriText (EN) När du är klar klickar du på Spara.

25 Det program du just lagt till hamnar nederst i listan. Leta reda på programmet, markera det och klicka på PROGRAMINRIKTNING Klicka på Ny och skriv in: I fältet Programinriktning: vilket kan vara den förkortning som används för programmet på respektive lärosäte. I fältet Inriktningsbeteckning (SV): Här kan du skriva in ett tillägg för inriktningen. Detta slås sedan ihop med programmets beteckning. Det här fältet kan du lämna tomt om du vill. Detta visas sedan på schemat. I fältet Inriktningsbeteckning (EN): Som ovan på engelska. I fältet Dekorering: I fältet FriText(SV): I fältet FriText(EN): När man är klar klickar man på Spara.

26 Markera det program du jobbar med och klicka på UTB_PROGRAMINSTANS I den dialog du då får upp klickar du på Ny. I fältet Programinstans: Skriver du in programinstansens beteckning. Det kan t ex vara Programinriktning med startår. I fältet Instansbeteckning(SV): Här kan du skriva ett tillägg till programinstansen som sedan slås ihop med programmets beteckning och ev. inriktningsbeteckning. Detta fält kan lämnas tomt. Detta visas sedan på schemat. I fältet Instansbeteckning(EN): Som ovan på engelska. I fältet Ladokkod: Här kan programmets Ladokkod anges. I fältet antal deltagare: Här kan du skriva in hur många deltagare det är på programmet. I fältet konto: Här kan du ange vilket konto som ska belastas när programmet ingår i en bokning. I fältet Dekorering: I fältet FriText(SV): Här kan du skriva in om du vill att något annat än Instansbeteckningen ska synas på schemat.

27 I fältet FriText(EN): Här kan du skriva in om du vill att något annat än Instansbeteckningen ska synas på det engelska schemat. När man är klar klickar man på Spara. För att det ska gå att boka på programmet måste det finnas en programinstansklass. När du sparat din programinstans markerar du det program du jobbar med och klickar på UTB.

28 PROGRAMINSTANSKLASS. I dialogen som kommer upp klickar du på Ny. Skriv in vad programinstansklassen ska heta och välj vilken klass den ska tillhöra (-). Här väljer du också om programmet ska få lov att kollidera med sig själv. Kryssa i sådana fall i rutan Får kollidera med sig själv. När du är klar klickar du på Spara.

29 I dialogen UTB_PROGRAMINSTANS_KLASSER kan du också koppla kurser till programmet. För att göra detta markerar du den programinstansklass du vill jobba med och klickar på UTB_KURSINTANS_GRUPPER. Du kan också koppla studenter till programmet. Då klickar du på UTB_STUDENTER. Adm. STUDENTER

30 Adm. TERMIN Under Adm. TERMIN ställer du in terminstiderna för respektive termin. Klicka på Ny, fyll i terminskod, start och slutdatum samt om den ska visas i värdedomän och klicka på spara. Termin måste ställas in om man ska kunna använda sig av Block. Adm. VALBARHETSFAMILJ

31 Administrera behörighet Under Arkiv finns Adm.BEHORIGHET. Här kan du administrera olika typer av behörigheter. Adm.ADMINRATTIGHETER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för att få hjälp.

32 Adm. ANVANDARE Under Adm.BEHORIGHET > Adm.ANVANDARE ger du varje person behörighet för vad den får göra i systemet. En person kan ha en typ av behörighet eller flera. Det beror lite på vilken typ av behörighet man väljer att ge. När du väljer Adm.ANVANDARE får du upp en dialog som innehåller en lista över de användare som har fått någon form av behörighet. Har du lagt in en ny användare under Adm.RESURSER > Adm.SIGNATURER och den användaren även ska ha en behörighet måste du lägga till den även under Adm. BEHORIGHET. I dialogen Adm.ANVANDARE kan du lägga till en ny, ändra och radera befintliga användare och deras behörighet. Har man väldigt många användare, vilket de flesta lärosäten har, kan du välja att bocka ur rutan Uppdatera listan vid fokus och istället skriva i den användare du vill arbeta med. Det kan göra att systemet blir lite snabbare att arbeta i.

33 Skapa en ny användare För att skapa en ny användare klickar du på ny. Du får då upp en dialog där du skriver i användarens signatur, förnamn och efternamn samt den e-post adress som systemet ska använda för att kunna kommunicera med användaren. Det lösenord som du kan välja här har ingen betydelse för användaren. För dig som administratör gör det att du kan logga in som varje användare och se hur deras behörighet ser ut. Välj därför ett lösenord som kan vara lika för alla användare och som är lätt att komma ihåg, det är bara du eller ni som är administratörer som ska ha tillgång till det. När du är klar klickar du på Spara. Den nya användare som du lagt till hamnar underst i listan. Markera den användare du nyss gjort och välj BEHORIGHET_GRUPPER

34 I den dialog du då får upp kan du välja vilken eller vilka behörigheter en användare ska ha. Du markerar den behörighetsgrupp du vill ge användaren och flyttar sedan över med knappen >. Om du ska plocka bort en behörighet från användaren markerar du den behörighet som ska bort i kolumnen Valda och flyttar tillbaka den med knappen <. När du är klar klickar du på Spara Adm.GRUPPER Många av de knappar som finns i denna meny är inte aktuella att använda ute på respektive lärosäte. Nedan följer en beskrivning för de som kan användas. BEHORIGHET_GRUPPATKOMST_ORGENHETS_RESURSER: Här styr du vilka oranisationsenheter (org.enheter) en viss behörighetsgrupp ska kunna se/ha åtkomst till. BEHORIGHET_ANVANDARE: Här kan du lägga till en eller flera användare till de olika behörighetsgrupperna. Om en användare har flera behörigheter kan en begränsning i en lägre behörighet hindra åtkomst eller tillåtelse som man normalt har i den högre behörigheten. Adm.INSTALLNINGAR Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp.

35 Adm.ORGANISATIONSENHETER Under Adm.BEHORIGHET > Adm. ORGANISATIONSENHETER kan du lägga till nya, ändra och radera befintliga organisationsenheter. Du kan här skapa en organisationsenhet som heter Arkiv där du sedan kan placera gamla resurser som inte längre används. Under Adm.BEHORIGHET > Adm.GRUPPER kan du sedan ställa in vilka organisationsenheter respektive grupp ska få lov att se. De som inte är systemadministratörer behöver kanske inte kunna se de gamla resurserna och ska då inte ha behörighet att se organisationsenheten Arkiv. För att skapa en ny klickar du på Ny. Du ger den nya organisationsenheten en Org.enhetskod och ett Namn. När du är klar klickar du på Spara. Adm.VARDESTRATEGIER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp.

36 Att göra en bokning (enkel bokning) För att göra en helt ny bokning väljer du Ny i bokningslistans högra kant. När du klickar på Ny öppnas Bokningsdialogen. Kommentar [LS1]: Vart finns instruktion om att bocka i/ur visa flera resursfält mfl. Boxar? Ska det vara under personliga inställningar kanske? Enklaste sättet att göra en bokning är att använda sig av snabbfliken (F4)

37 Välj datum och tid genom att använda fälten som finns under start och slut. Det finns flera sätt att välja ett datum, du kan skriva direkt i fältet, använda + och knapparna eller kalendern. Du kan också väja vecka och veckodag. Tab-tangenten kan användas för förflyttning mellan de olika fälten. Välj de resurser som ska ingå i bokningen i resursfälten. De valda resurserna ska finnas i fältet till höger. Om någon information i textform ska finnas tillsammans med bokningen skriver du i fältet moment. Det går också att klippa och klistra text från t.ex. Word. Du kan skriva max 500 tecken i fältet. Det som skrivs i fältet Kommentar syns inte i det schema (om du inte specifikt väljer att visa kommentarsschema) som visas på webben. Här kan du skriva annan information om bokningen/bokaren som kan vara bra att se vid behov. Du kan redigera texten genom att öppna editorn.

38 Varje ny bokning hamnar i listan till höger, i bokningspaletten. En ny bokning som inte är sparad är blå, när den sparas och är ok blir den grön. Om bokningen blir röd är det en eller flera resurser som krockar i bokningen. Det finns flera olika sätt att spara en bokning, du kan spara en bokning i taget eller göra flera och spara alla på en gång: Använd snabbtangenter: Ctrl + S, sparar markerad bokning Använd sparaknappen (1) för att spara bokningen, dvs. den markerade bokningen. Använd knappen Bekräfta alla (2), alla osparade bokningar i bokningspaletten sparas. Använd knappen Bekräfta alla/stäng (3), alla osparade bokningar i bokningspaletten sparas och bokningsdialogen stängs Vill du göra en ny bokning utan att stänga bokningsdialogen klickar du på ny bokning (4) eller använder snabbtangenter: Ctrl + N, då får du upp en ny tom bokning. Vill du göra en bokning som innehåller samma resurser som någon av de tidigare bokningarna kan du göra en kopia. Du markerar bokningen du vill kopiera och klickar på knappen skapa kopia (5) eller använder snabbtangenter: Ctrl + K.

39 Att söka i bokningslistan I bokningslistan kan du söka ut alla bokningar som finns i systemet. För att söka behöver du veta förkortningen eller koden som gäller för respektive resurs. T.ex. en signatur är sällan hela namnet, utan bara några bokstäver. För att söka i bokningslistan ställer du markören i det överska fältet i den kolumn du vill söka i, fältet blir då grönfärgat. Du kan söka flera resurser, (= lokaler, kursinstanser, signaturer m.m.) samtidigt. Om det är samma sorts resurs skriver du ett kommatecken mellan de resurser du vill söka ut. Är det olika resurser skriver du i respektive kolumn. Tryck enter alternativt klicka på Sök till höger om listan och resultatet av urvalet kommer upp i bokningslistan. Du kan också sortera bokningslistan i annan ordning. Du sorterar genom att klicka i namnfältet i kolumnen, som då blir gulfärgad och en liten pil kommer upp, åt det håll sorteringen är. Första klicket ger sortering åt ena hållet, andra klicket åt andra hållet och tredje gången för att komma tillbaka till default, som är datumordning. Om du inte vet den exakta koden (kursinstans, signatur o.s.v.) du ska söka på i bokningslistan kan du göra ett urval. Om du högerklickar på t.ex. Kursinstansgrupper får du upp en lista på hur du kan göra ditt urval. I listan kan du välja att kursinstansen ska Börjar med, Slutar med o.s.v. Du kan också skriva ett %-tecken för att skapa ditt filter. Om du vill att urvalet ska börja på ett visst sätt skriver du då % efter texten. Systemet kommer ihåg det senast valda och söker på samma sätt nästa gång du gör en utsökning. T.ex. vet du att kursinstansen börjar med AB, då skriver du AB% så kommer alla kursinstanser upp som börjar på AB. Om du vet hur kursinstansen slutar börjar du med %- tecknet.

40 Avancerat urval Avancerat urval kan liknas vid ett avancerat kolumnfilter där du kan sätta flera filtreringskriterier (bl. a. och, eller etc.). De urval du gör kan du spara som egna urval och använda igen. När du gör ett avancerat urval använder du dig av frågebyggardialogen. Läs mer om frågebyggardialogen. I bokningslistan kan du söka på två signaturer genom att skriva in dem med ett kommatecken mellan. Då får filtrerar programmet med ett eller mellan de båda signaturerna. Ibland kan man vilja söka ut bokningar som t ex innehåller båda signaturerna. Då måste du skapa ett avancerat urval. Om du vill söka en bokning som innehåller två signaturer använder du dig av signaturfältet (1), istället för AR_INTE_NULL väljer du INNEHÅLLER. I det tomma fältet till höger skriver du in den ena av de signaturer du vill söka och klickar på knappen lägg till (2). Välj och (knappen AND)(3) och skriv sedan in den andra signaturen du vill söka ut, klicka på lägg till. När du är klar med ditt urval klickar du på Ok (4). Du får då upp ditt urval i bokningslistan. Kommentar [LS1]: Länk + skriva info Kommentar [LS2]: Har studerat exempel 2 i befintlig manual. Hur ska jag kunna veta vilka inställningar jag ska göra? Det är verkligen inte lätt att ha kolla på alla tabeller och listor.

41 Bekräftels När du gör en bokning kan du skicka ett bekräftels , att bokningen är gjord / ändrad. I rutan för mailet fyller du i e-postadressen så kommer en e-post till mottagaren. Om du inte vill skicka mailet varje gång du gör en ändring måste du komma ihåg att ta bort adressen. Om du lagt in e-postadresser knutna till varje användare i systemet räcker det att du skriver signaturen till den eller de du vill skicka bekräftels till. Om du vill skicka till fler kan du skriva ett kommatecken (,) eller semikolon (;) mellan signaturerna / mailadresserna. Om du skriver en * i bekräftels fältet skickas mailet till samtliga signaturer i bokningen. Detta fungerar i version 2. Så här ser mailet ut och via länken kan man se hur bokningen ser ut I ett schema.

42 Block Arbetsintervall, eller block, kan du ställa in för att begränsa antalet kurser som syns när du bokar eller söker schema. Genom att ha block kan du även styra publiceringen av schema på webben. Du kan jobba i ett eller flera block samtidigt beroende på hur du gjort inställningen på den egna datorn, välj från och med ett block till och med ett annat block. Odefinierat block betyder att du ser alla kurser som finns i systemet. Varje lärosäte väljer sin egen inställning av hur blocket ska se ut. En kurs kan vara knuten till ett eller flera block, detta för att du ska kunna söka ut schema för kursen om den ges över blockgränsen. Läs mer om detta på Administrera block.

43 Bokningsläge Bokningsläge är en översikt som visar hur en eller flera resurser är bokade under en viss period. Funktionen kan vara bra att använda då du behöver hitta lediga tider för valda resurser. Den kan användas för befintliga och nya bokningar. För att få fram ett bokningsläge gör du en ny bokning utan datum och lägger till de resurser du vill få en översikt på. Du kan också välja att söka fram en eller flera befintliga bokningar och välja ändra för att öppna dem in bokningsdialogen. Klicka på Visa bokningsläge till höger om schemavyn. Du får då fram en grafisk översikt på hur dessa resurser är bokade. Här är det två lokaler som är valda och vid ett tillfälle sammanfaller de, annars är det bara den ena lokalen som är bokad (se de mörka gula rutorna). Om du håller muspekaren över det gula fältet ser du vad som är bokat.

44 Bokningsläget visas endast för de dagar som finns i schemavyn då man gör sökningen. Om du behöver se längre fram byter man datum i datumfältet under schemavyn och klickar på Visa bokningsläge igen. Om du har många resurser i din bokning kan det ta lite tid för programmet innan resultatet visas.

45 Editorn Till höger om moment- och kommentarsfältet finns en ruta för editor, dvs. en egen dialog för textredigering. Där kan du ändra textens färg, typsnitt och storlek m.m. Du kan också skriva texten direkt i etitorn.

46 Fliken Arkiv Arkiverade: under uppbyggnad Bokning: Aktiviteter: Hit kan regler och kollisionskontroller knytas. T ex tentamensbokningar, det kan finnas en kollisonskontroll som kollar om antal platser räcker för tentamen. Det går också att knyta prisberäkningsmodeller till kontrollen. OBS! Glöm inte att knyta kollisionskontroller, om detta inte görs sker ingen kontroll alls. Bokningstyp: Display: visas på displayen om man utnyttjar den funktion som levereras tillsammans med systemet. Låsning: Om du utnyttjar detta kan bokningen inte flyttas förrän spärren tas bort. Data: Utvecklingsansvarig, konsortiet Debitering: Dialoger Dialogdefinitioner: Ändra, lägga till, ändra ordning och ta bort knappar, dialoger och listor. Beskriva hur man gör? Dialogetyper: Utvecklingsansvarig konsortiet. Exponerade: Utvecklingsansvarig konsortiet. Frågebyggaren: Utvecklingsansvarig konsortiet. Klient: Utvecklingsansvarig konsortiet. Kan vara om du t ex vill ha en ny knapp med en ny funktion i systemet. Kollison: Komponenter: Utvecklingsansvarig konsortiet. Listvy: Här ser du all information om olika resurser (UTB). Det är samma information som finns bakom den blå knappen i bokningsdialogen. Menyer: Utvecklingsansvarig konsortiet. Här ser du vilka menyalternativ som ska finnas och vad de ska göra. Du kan skapa nya menyer och bestämma i vilken ordning de ska finnas. Perioder: Rapporter: Utvecklingsansvarig konsortiet.

47 Förklaring av flikarna Snabb (F4): Här skapar du en enkel bokning. Grunddata (F5): Om lärosätet har skapat egna fält i bokningslistan dyker de upp i den här fliken, även preliminära bokningar och vissa andra val görs i F5. Resurser (F6): Här finns alla resurser samlade i trädstruktur. Debitering (F7): Här ser du en boknings pris och vem som betalar. Tentamen (F8): Är under uppbyggnad. Historik (F9): Här kan du följa en bokning. Du kan använda en gammal bokning och kopiera den för att använda den igen. Serie (F10): Här skapar du en seriebokning.

48 Installera klienten/logga in (Version ) Välj ditt lärosätes specifika webbadress för att komma till KronoX inloggning. Logga in med ditt användarnamn och lösenord för att komma till KronoX startsida. Har du Java 6.0 klickar du på Starta klient Om du inte har Java 6.0 måste du börja med att ladda hem den. Klicka på Hämta Java 6.0 och följ instruktionerna. Du får upp en ruta där du ombeds välja server. Sitter du på din arbetsplats väljer du den server som heter EJB: (den är något snabbare än SOAP:http//) Om du arbetar utanför lärosätet väljer du den server som heter SOAP: Den hittar du genom att klicka på pilen. När du valt server klickar du på OK.

49 Klienten startar och du ombeds logga in igen. Version 2.2 I version 2.2 finns logga in direkt på schemasidan. När du loggat in kan du under Start-fliken välja att logga in i klienten. Du får upp en ruta där du ombeds välja server. Sitter du på din arbetsplats väljer du den server som heter EJB: Om du arbetar utanför lärosätet väljer du den server som heter SOAP: Den hittar du genom att klicka på pilen. När du valt server klickar du på OK.

50 Klienten startar och du ombeds logga in igen.

51 Bokningslistan Första gången du startar programmet och öppnar bokningslistan kan det se lite rörigt ut. Bokningslistan kan anpassas för att passa det egna arbetssättet. Kolumnerna flyttas runt och de kan göras större och mindre. Du flyttar kolumnerna genom att klicka på kolumnen och dra den med dig. För att ändra storleken har man muspekaren mellan kolumnerna i överskriften, då får man pilar som visar att man ändrar storleken. Förklaring till alla kolumner: Bokningsnummer: Vilket nummer bokningen har. V: Vecka för startdatum. Dag: Veckodag för startdatum. Startdatumtid: Vilket datum och tid som bokningen startar. V: Vecka för slutdatum. Dag: Veckodag för slutdatum. Slutdatumtid: Vilket datum och tid som bokningen slutar. Om det är samma datum som startdatum anges bara tiden. Programinstansklasser: Här anges vilket program, som kod eller förkortning, som ingår i bokningen. Kursinstansgrupper: Här anges vilken kurs, som kod eller förkortning, som ingår i bokningen. Signatur: Här anges signatur på undervisande lärare som ingår i bokningen. Lokaler: Här anges lokalen som ingår i bokningen.

52 Moment: Här anges momenttexten som syns i schemat. Hjälpmedel: Här anges eventuella hjälpmedel så som dator, projektor etc. som behövs i bokningen. Studenter: Om lärosätet har studenter inlagda i systemet kan du göra bokningar på studentnivå. Org.enheter (UTB): Vilken organisationstillhörighet eventuell kurs och program i bokningen har. Org.enheter (RESURS): Vilken organisationstillhörighet eventuell signatur eller lokal i bokningen har. Kommentar: Här kan du skriva en kommentar som inte syns i ett vanligt schema. Det går att skriva ut ett kommentarsschema där kommentaren syns om du har behörighet att se sådana scheman. Kommentarer kan användas till många olika saker, exempel kan vara kontaktuppgifter till en extern hyresgäst, hur många studenter det är på kursen o.s.v. Akitivtetstyp: Läs mer om detta under systemadministration > Arkiv Bokningstyp: Läs mer om detta under systemadministration > Arkiv Extern: Om du på bokningen har markerat att det är en extern bokning kan man söka ut dessa här. Markeringen görs under grunddatafliken (F5) i bokningsdialogen. Preliminärbokad: Om en bokning är preliminär kan du söka ut dessa bokningar genom att denna ruta är markerad. Markeringen görs under grunddatafliken (F5) i bokningsdialogen. Dubbelbokad: Om du har markerat dubbelbokningar kan du söka ut dessa här. Om du gjort en dubbelbokning blir denna gulfärgad. Markeringen görs i åtgärdsdialogen. Önskemål: Funktionen finns inte ännu. Raderad: Här kan du söka fram raderade bokningar. Raderade bokningar visas som röda. Mallbokning: Funktionen finns inte ännu.

53 Har betalande konto: På bokningen specificerat vem som ska betala, standard är på kursen (se mer info under debitering). Har fast pris: Funktionen finns inte ännu. Serie: Om du skapar en seriebokning syns det här, varje seriebokning har ett id-nummer. Tentamenstillfälle: Kommer att synas när tentamensmodulen är i drift. Skapad datum: I den här kolumnen ser du när bokningen är skapad. Skapad av användare: I den här kolumnen ser du vem som har skapat bokningen. Senast ändrad datum: I den här kolumnen ser du när en bokning har ändrats senast. Senast ändrad av: I den här kolumnen ser du vem som gjorde den senaste ändringen. KronoX-klientens meny: Öppnar bokningslistan. Debiteringsfunktion Diagnos Användarinställningar

54 Logga ut Arbetsintervall: På lärosätet kan du styra bokningsperioderna med block. Då knyts kurserna/kurstillfällena till tidsbestämda bolck. Det/de block du väljer i arbetsintervallet begränsar vilka kurser du ser när du arbetar. Om du väljer odefinierat block ser du alla kursinstanser som finns i systemet. Du kan välja från och med ett block till och med samma block eller till och med ett senare. Listan till höger Ny: Ny bokning i bokningsdialogen. Ändra: Markera bokning /-ar i bokningslistan som du vill ändra. Bokningen kommer upp i bokningsdialogen där du sedan gör dina ändringar. Kopiera: Kopiera vald /-a bokning /-ar. Kopian / -orna kommer upp i bokningsdialogen. Kopiera Datum: För att återanvända ett gammalt schema, med nya datum. Kopian /-orna kommer upp i bokningsdialogen. Överför: Vald bokning eller flera hamnar i Urklipp och du kan klistra in dem i en bokningsdialog. Radera: Radera vald /-a bokning /-ar. Sök: Skriv sökordet överst i en kolumn /-erna och klicka på Sök så får du fram ditt urval. Avanc. Urval: Frågebyggardialogen Rensa urval: Tar bort det du sökt på tidigare. Schema Urval: Visa schema på det du sökt fram i bokningslistan. För att visa schemat måste du skriva den exakta koden för det du söker. Max antal bokningar som syns är 300. Du kan fortsätta använda schemalänken för att se schemat även längre fram. Schema Markerade: Sök i bokningslistan och markera de tillfällen du vill visa i ett schema. Max antal bokningar som syns i ett schema är 50 bokningar. Denna länk är statisk och du kan inte använda den för att se nya bokningar, däremot syns eventuella ändringar som görs i befintliga bokningar. Stäng: Knappen stänger bokningslistan.

55 Längst ner på sidan visar vilka olika dialoger du har öppnade. Bokningsdialogens olika knappar/funktioner Ny bokning, skapar ny bokning. Kopiera bokning, den markerade bokningen blir kopierad. Kopiera till urklipp, kopierar vald bokning och den kan användas t.ex. då du skapar lager eller i en annan bokningsdialog. Klipp ur bokning till urklipp, klipper ur vald bokning och den kan användas t.ex. då du skapar lager eller i en annan bokningsdialog. Klistra in bokning från urklipp, bokningarna du klippt ur eller kopierat klistras in i bokningsdialogen. Ta bort vald bokning ur listan, bokningen försvinner från bokningsdialogen men den raderas inte. Markera alla, d.v.s. markerar alla bokningar som finns i bokningspaletten. Markera alla odefinierade datum, alla bokningar du gjort utan datum blir markerade. Hämta alla transformanter och simulanter. Konkretisera resurser i markerade bokningar. (FUNKAR DENNA?)

56 Återställ originalbokning, använder du om du gjort en ändring i bokningen som du vill ångra och komma tillbaka till bokningen som den såg ut från början. OBS! Fungerar endast då du inte har sparat de ändringarna du gjort. Radera vald bokning från servern, raderar bokningen helt. Bekräfta valda bokningar, spara bokningen /-arna du har markerat. Hantera lager och prenumerationer Visa endast bokningspanel På/Av, väljer om du vill se den grafiska schemavyn eller inte då du bokar. Skapa genväg: Om du har ett antal bokningar som du vill jobba med vid ett senare tillfälle kan du spara dessa som en genväg, denna hamnar då på skrivbordet i KronoX. Skrivbordet syns om du stänger eller minimerar alla öppna listor och dialoger. Dela: Den här knappen delar upp schemavyn, bokningspanelen och bokningspaletten i olika fönster. Bekräfta alla: Spara alla bokningar du har i bokningspaletten. Bekräfta alla/stäng: Sparar alla bokningar och stänger ner bokningsdialogen. Avbryt: Avbryter bokningen du håller på med. Du får en fråga om du vill avbryta trots att det finns obekräftade bokningar. Om du väljer att avbryta sparas inte bokningarna. Om alla bokningar är bekräftade står det istället för avbryt. Knapparna till höger om schemavyn: Gör schemavyns timmar fler eller färre samt förändrar avståndet mellan klockslagen. Välj förinställda tider (08-16 eller 01-23).

57 Exportera bild på schemat. Sparas sedan som en fil i din dator. Exportera bild på hela dialogen. Sparas sedan som en fil i din dator. Ny bokning, skapar ny bokning. Kopiera bokning, den markerade bokningen blir kopierad. Hämta bokningsläge för vald bokning. Visa stödlinjer i schemavyn, dvs. om pyamaslinjerna i vyn ska synas eller ej. Visa resursöversikt. När du valt resursöversikt kommer upp istället och klickar du på den kommer du tillbaka till schemavyn. Resursöversikten visar en översikt i schemavyn på det som finns i bokningspaletten. Det du måste tänka på är att ställa in datumet du vill visa i schemavyn. Det går inte att växla mellan olika datum när du är i resursöversiktsläge. Visa endast schemavyn På/Av, väljer om du vill se bokningspaletten och bokningspanelen eller inte. Nedanstående knappar finns på olika ställen i programmet och betyder: > Flytta vald resurs till höger >> Flytta alla till höger << Flytta alla till vänster < Flytta vald resurs till vänster.

58 Kopiera från bokningslistan För att kopiera från bokningslistan, väljer du bokningen du vill kopiera genom att markera den och klicka på till höger i bokningslistan. Bokningen skickas till bokningsdialogen och du får välja nya datum och nya tider. I bokningsdialogen klickar du på för att skapa en kopia. Kopiera ett gammalt schema Om du vill kopiera ett helt schema från en termin till en annan, markerar du de bokningarna du vill flytta över och tycker på. Du får upp en dialog där du behöver göra vissa nya val. Först måste du skriva in ett nytt startdatum, då de nya bokningarna ska gälla från. Du kanske vill lägga till, ta bort eller ändra befintliga resurser och det gör du vid respektive rubrik. När du gjort alla dina val klickar du på kopiera längst ner på sidan och bokningarna öppnas i bokningsdialogen där du sparar bokningarna på vanligt sätt.

59 Kopiera från historiken För att kopiera från historiken söker du fram din bokning i bokningslistan. Markera och välj ändra för att öppna bokningen i bokningsdialogen. Klicka på fliken Historik (F9) och välj den bokning du vill kopiera/återskapa och dubbelklicka på den. Bokningen hamnar i bokningspaletten och blir gråfärgad. Den grå bokningen är ingen bokning som du kan jobba med utan enbart en bild av den gamla bokningen. Markera den grå bokningen och skapa en kopia som du sedan kan jobba med och spara som vanligt.

60 Krock, dubbelbokning & åtgärd Du kan se på olika sätt om en resurs är ledig. I Snabbfliken (F4) och Resursfliken (F6) finns valet att visa endast tillgängliga, vilket innebär att du inte ser en upptagen resurs som ett valbart alternativ (F4) eller att den är genomstruken (F6). Om du har Visa endast tillgängliga ibockad och matar in en upptagen resurs blir den röd och genomstruken i bokningspaletten, och även i schemavyn. I trädet under Resursfliken (F6) syns alla resurser, men de som är upptagna är ljusa och genomstrukna. Om du vill dubbelboka en resurs, klickar man på spara. Bokningen blir röd och du måste åtgärda problemet. För att komma till åtgärdsdialogen, där du tar hand om problemet, kan du antingen dubbelklicka på bokningen eller klicka på de små verktygen i den röda bokningen. Du får upp en ruta som berättar vad bokningen krockar med. I det här fallet är det lokalen som är dubbelbokad. (A) är bokningen som du försöker göra. (B) är bokningen eller bokningarna som redan är bokade och resursen som krockar är röd och genomstruken. (C) är rullisten där du väljer hur du vill åtgärda problemet.

61 (A) (C) (B) När du väljer åtgärd kan du göra tre olika val: - Åsidosätt kollision d.v.s. dubbelboka den upptagna resursen. - Markera min bokning som dubbelbokad d.v.s. bokningen blir godkänd, men gulfärgad så att du blir uppmärksammad på att något är problem. - Markera kolliderande bokningar som dubbelbokade, denna funktion fungerar inte i dagsläget. När du gjort ditt val av åtgärd kan du Bekräfta, då blir bokningen sparad direkt. Du kan klicka OK och komma tillbaka till bokningsdialogen där du sparar sin bokning eller Avbryt då du också kommer tillbaka till bokningsdialogen och där kan fortsätta med din bokning. I personliga inställningar kan du ha åsidosätt kollision som förvald inställning, då blir det åtgärden direkt (om du inte väljer en annan åtgärd). Du kan också välja att förändra den första bokningen för att lösa kollisionen. Det finns en symbol i åtgärdsdialogen som skickar bokningen till bokningsdialogen. Du kan då välja hur du vill förändra den kolliderande bokningen istället för att förändra den nya.

62 Personliga inställningar/användarinställningar Möjligheten att göra egna inställningar finns på två ställen. Antigen under Arkiv > inställningar eller via verktygsknappen i menyraden. Inställningsdialogens förstasida kommer upp. Under varje del i trädet finns en eller flera olika inställningar att göra. Bokningsdialogen: Här väljer du bl.a. hur du vill att nya eller kopierade bokningar ska skapas utan datum och tid eller samma som den du kopierade. Om resurser ska markeras om de är otillgängliga, vart nya bokningar ska läggas i bokningspaletten (listan) m.m. Schemavyn: Här väljer du hur långt tidsavstånd det ska vara mellan fästpunkterna i schemavyn. Fästpunkterna innebär antalet minuter som bokningen flyttas om du skapar eller ändrar en bokning i schemavyn och när du använder + och knapparna för att ändra tiden. Bokningslistan: Om listan ska öppnas automatiskt när klienten startas (default). Listdialog: Visa html i listor (default). Åtgärdsdialogen: Här kan du välja att ha Åsidosätt kollision förvalt för att slippa välja åtgärd för varje sådant regelbrott. Färger: Välj vilken färg du vill att olika typer av bokningar ska ha. Prenumerationer: Här kan du lägga in ical prenumerationer om det är något som behöver tas hänsyn till vid bokningar. Om du väljer att skapa en prenumeration hamnar den som ett lager vid bokning.

63 Resursers färger: Här kan du välja viken färg olika resurser ska ha, du kan ge enskilda eller grupper av resurser särskilda färger. Du kan också prioritera vilken resurs färg som ska vara gällande om flera resurser är bokade samtidigt. Då får bokningen den färg som är den högst prioriterade resursen har kopplad till sig. Färgen syns enbart i den egna bokningsdialogen. Snabbtangenter: I KronoX finns ett antal kortkommandon till olika funktioner. Här finns dessa beskrivna. Du kan också välja att ändra till egna tangentkombinationer för olika kommandon. Tema: Ändrar utseende för klienten. För att använda Mac kan det vara bra att ändra tema till Metal. Översikter: Här väljer du hur översikter ska öppnas. I bokningsdialogen kan du arbeta på olika sätt. 1 2 Du kan välja att visa ett eller flera resursfält då du gör dina bokningar i Snabb-fliken, F4. I exempel 1 visas endast ett resursfält. För att se de olika resurserna kan du med hjälp av pilen i Typ-fältet visa de övriga resurstyperna, kurs, lokal o.s.v. I exempel 2 visas flera resursfält dvs. en ruta för varje resurs som du kan tabba dig igenom för att boka de olika resurserna.

64 Preliminärbokning En preliminär bokning syns inte i schemautskriften, men om du försöker boka på någon av bokningens resurser får du en krock. För att göra en bokning preliminär gör du bokningen som vanligt i Snabbfliken (F4) och sen väljer du Grunddatafliken (F5). Där finns en ruta att bocka i, Preliminärbokad. När bokningen är sparad syns den inte i schemat. I bokningslistan ser du om en bokning är preliminär då det finns en bock i preliminärrutan. För att ta bort preliminärstatusen måste du ändra varje bokning för sig på Grunddatafliken (F5), och spara om bokningen på nytt. Se även ändra många bokningar samtidigt för att ta bort preliminärbokningen på flera bokningar. För att söka ut dina preliminära bokningar måste rutan för Preliminärbokad vara ibockad då du gör din utsökning i bokningslistan.

65 Radera bokning Radera en bokning kan du göra på olika sätt. Via bokningslistan söker du ut bokningarna och väljer den eller de bokningar som ska raderas och sen trycker du på. Om du står i bokningsdialogen och vill radera en eller flera bokningar markerar du bokningarna och klickar på för att radera de valda bokningarna. I bokningsdialogen kan du också ta bort en vald bokning från dialogen, men inte radera den. För att göra detta klickar du på. Då försvinner bokningen från listan med bokningar i bokningsdialogen, men den tas inte bort från servern. Om du har markerat fler än en bokning försvinner alla från bokningsdialogen.

66 Seriebokning En seriebokning kan du göra om du ska ha likadana återkommande bokningar vid samma tid vid flera tillfällen under en eller flera veckor. 1. Gör en ny bokning i snabbfliken (F4). Lägg till den eller de resurser som ska ingå i alla bokningar. 2. Välj fliken serie (F10). 3. Välj vilken eller vilka veckodagar bokningen ska ligga. 4. Välj hur ofta den ska upprepas, här kan du välja dagar, veckor, månader eller år. 5. Du kan antingen välja antal bokningar, eller slutdatum då sista bokningen ska ligga. Väljer du antal bokningar räknas inte den första bokningen du gjorde in i serien och i antalet. Väljer du 10 blir det alltså totalt 11. Vill du att den första ska räknas in och ingå i serien bockar du i rutan Inkludera mall i serie. 6. Om du har datum som du vet att det inte ska bokas på kan du lägga till dessa under undantagna datum. Boka ej helger och boka ej speciella datum fungerar inte i version 2.1.1, men är tänkt att fungera så att systemet läser av dagar som är markerade som helgdagar eller andra för lärosätet Kommentar [k1]: Fungerar detta I nya versionen?

67 speciella dagar och som det inte ska bokas på. Då behöver du inte aktivt mata in dessa datum som undantagna datum.

68 Skapa grupper Systemadministratören måste först skapa gruppnamn i systemet för att bokaren ska kunna skapa grupper på en kurs. I bokningsdialogen väljer du Resursfliken (F6). I trädet expanderar du kursträdet, ner till kursen du vill skapa grupper för, tills kursinstansen har en liten fyrkant med gul prick i. Markera kursen och högerklicka, välj sen Redigera grupper:

69 Du kommer då till dialogen där du väljer om grupperna ska heta siffror eller bokstäver. Du markerar ett eller flera gruppnamn och skickar över dem till Valda grupper. > betyder skicka över den / de valda grupperna >> betyder skicka över alla grupper << betyder skicka tillbaka alla grupper < betyder skicka tillbaka den / de valda grupperna Kom ihåg att spara! Grupperna finns nu att boka på.

70 Adm. SYSTEM Under Arkiv > Adm.SYSTEM finns ett antal funktioner för att administrera olika inställningar i systemet. Adm.AUDIT_TRAIL Allt som görs i systemtet loggas här. Det går att se vem som varit inne och vad personen gjort.

71 Adm.DATUM_TYPER Här kan du ställa in olika datumtyper som till exempel helgdag, dag före helgdag och så vidare. Det är upp till varje lärosäte att själv bestämma vilka olika datumtyper man vill ha. Datumtyperna används sedan under Adm. UNDANTAGSDATUM. Där kan du ställa in vilka datum som ska vara av en viss datumtyp. Du kan också ge de olika typerna en färgmarkering, en så kallad Dekorering. Då blir de dagar som är satta till en viss datumtyp färgade när de visas i den grafiska delen av bokningsdialogen. Du kan här också ändra eller radera en befintlig datumtyp. För att skapa en ny datumtyp klickar du på Ny. Du ger datumtypen ett namn och väljer om den ska ha någon dekorering. Du väljer också om det ska genereras en varning och om det ska spärras helt från att kunna bokas. När du är klar klickar du på Spara

72 Adm.DEFAULTFARGER Här kan du ställa in färgkoder som ska finnas i systemet. Det kan göras på lärosätesnivå och görs av systemadministratören. Adm.DEKORERING Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.DEKOROPERATIONER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.DIAGNOS_KONTROLLER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Här styrs vilka kontroller det går att köra genom diagnoser. Används för att spåra användarfel bl. a. Adm.DRIFTINFO Meddelande om systemuppdateringar eller dylikt kan skrivas in här och läggs sedan på inloggningssidan. Det är möjligt att spärra inloggning för användare under en viss tid (datum och klockslag). Adm.HANDELSEOVERVAKARE Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.IKONER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.INSTALLNINGAR Här kan du göra vissa inställningar som sedan gäller på lärosätet. Debitering av och på. Välja vilken url:adress som manualknappen ska länka till. Hur många poster schemat visar. Korslänkar, dvs att du kan klicka på en sal i ett kursschema för att få upp salens schema istället, av och på. Slå ihop namn på kurs? Tecken mellan namn, ett blanksteg är default. 1 = Ja/På 0 = Nej/Av För att de nya inställningarna ska fungera måste servern startas om. Adm.ORTER Används inte (gammal funktion?) Adm.RAPPORTMOTORER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.SEMAFORER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.SOKMONSTER Kontakta utvecklingsansvarig för konsortiet för hjälp. Adm.SPRAK Färdig, hur formulerar vi det bra? Adm.TANGENTKODER Färdig, hur formulerar vi det bra?

73 Adm.TEXTREFERENSER Här kan du ange vilken text som ska finnas på knappar och fält. Markera den post du vill ändra i listan och klicka på SYSTEM_TEXTER. För att minska urvalet i listan kan du skriva t ex %knapp% i sökfältet överst i listan (grönmarkerat i bilden), då får du fram alla knappar. Eftersom listan är väldigt lång kan det vara smart att bocka ur fältet uppdatera listan vid focus och istället söka ut det du letar efter.

74 När du klickar på SYSTEM_TEXTER kommer följande dialog upp: Markera den text du vill ändra och klicka på ändra. Ändra den text du vill ändra och klicka på spara. Observera att du kan ändra både texten på själva knappen samt tooltiptexten.

75 Adm.UNDANTAGSDATUM Under Adm.UNDANTAGSDATUM administerar du särskilda datum som ska markeras eller kunna generera någon form av varning i systemet. De datum som fått en märkning visas med vald färg i schemavyn i bokningsdialogen och i kalendern som finns bakom varje kalenderknapp. För att lägga till ett nytt datum klickar du på Ny. Du väljer sedan vilket datum det ska vara, ger det ett namn och väljer datumtyp. Textreferens kan väljas istället för namn. Det ger då en automatisk översättning till rätt språk, om man t ex valt den engelska versionen. När du är klar klickar du på Spara.

76 Söka fram raderade bokningar I bokningslistan finns en kolumn som heter Raderad. Om du bockar i den kan du söka fram även raderade bokningar. Bokningar som är raderade markeras med röd färg i bokningslistan. Om du vill söka ut raderade bokningar för en viss resurs skriver du det man vill söka i respektive kolumn. Du kan inte göra en raderad bokning aktiv igen. Vill du ha en ny, likadan som den du raderat markerar du den i listan och väljer kopiera. Du får då upp bokningen i bokningsdialogen och kan spara den.

77 Temporära resurser Om det är en resurs som man inte används regelbundet kan du lägga till den temporärt. Det kan vara t.ex. en gästföreläsare som inte har en egen signatur i KronoX, men som du ändå vill ha med på schemat. Det kan också vara en kurs eller annan resurs. Skriv in det namn resursen ska ha i resursfältet och välj lägg till (alternativt tryck enter). Du får veta att resursen du försökt välja inte finns och du får frågan om du vill använda den temporärt. Svarar du ja får du upp resursen som vald. Resursen finns aktiv tills du loggar ut ur systemet och du får göra om proceduren nästa gång du loggar in och behöver den temporära resursen. Om du vill använda den temporära resursen igen måste du skriva exakt lika som du skrev vid första tillfället. Det gäller även då du söker i bokningslistan och i schemasök. Om du missar t.ex. stor bokstav kommer inte den temporära resursen upp och du ser inte schemat.

78 Webbklienten Webben är uppbyggd med hjälp av flikar. När du öppnar lärosätets schemasida finns ett antal flikar som syns på webben för alla. Om du loggar in får du ytterligare flikar och möjligheter till systemet. Schemafliken Här kan du söka ut dina scheman. I fliken schema kan du på ett enkelt sätt söka ut ditt schema genom att skriva in kurskod, del av kursnamnet, lokal eller namn/signatur i sökrutan. Datumet är default dagens datum och du kan ändra det genom att skriva in ett nytt datum eller välja i kalenderrutan till höger om datumfältet. Du kan välja hur lång tid du vill visa ditt schema. Du skriver ett slutdatum eller väljer i boxarna, 1 dag, 6 veckor eller 6 månader. När du klickar på Sök får du fram de olika alternativ som stämmer överens med sökordet du skrivit och du kan välja vilket schema du vill titta på.

79 Avancerat sök I fliken avancerat söka kan du välja datum och slutdatum på samma sätt som i det enkla schemasök. Skillnaden är att du kan välja flera olika sökkriterier. Om du ska söka ut en kurs räcker det att du skriver en bokstav i kursnamnet för att få en dropdown på alla kurser med bokstaven eller bokstavskombinationen. Du väljer resursen du vill visa schemat för genom att markera och klicka på enter. Du kan välja flera olika resurser om du skulle behöva. När du gjort dina val klickar du på Visa schema längst ner på sidan. Till höger om varje resursfält finns en länk som heter Lista, om du klickar på den kommer alla resurser upp som finns på lärosätet av just den resursen. Du kan också söka (1) ut via rutorna under respektive kolumn. Till vänster finns en ruta (2) som du klickar i för att sen klicka på välj (3). Resursen blir då vald. Du kan också sortera kolumnerna genom att klicka på den lilla pilen till höger om överskriften (4).

80 (4) (2) (1) (3) Om du vill välja helt nya resurser kan man klicka på Radera alla under den vita rutan där de valda resurserna hamnar. Om du bara vill ta bort en enstaka resurs finns en knapp där just den specifika resursen raderas.

81 Kommentar [k1]: Behöver vi kommentera det som finns till höger ovanför schematyp? I avancerat sök kan du även välja olika schematyper. Schema ger ett radschema för resursen och tiden du valt. Ett grafiskt schema visar schemat i veckoöversikter med bilder över varje vecka under perioden du valt att söka ut. ical format använder du om du vill exportera schemat till en kalender. XML format vet jag inte vad man ska ha till Schemaguide A-Ö Under schemaguide kan du välja vilken sorts resurs du vill se och sen få upp alla resurser av det slaget i bokstavsordning. Överst till höger på alla schemasöksidor finns en snabblänk till denna sida där du kan välja vad du vill se för schema.

82 Hjälp Under Hjälpfliken finns information om hur du använder de olika flikarna. Logga in När du loggar in uppe till höger får du ytterligare flikar till ditt förfogande. Beroende på vilken behörighet du har fått har du tillträde till olika möjligheter. Beroende på lärosätets inställningar har olika personer olika rättigheter att utföra bokningar. När du är inloggad i systemet får du även tillgång till flera sorters schemautskrifter, bl.a. kommentarsschema där alla kommentarer i ett schema syns. Bokning Det är i fliken Bokning du gör dina bokningar. När du klickar på fliken boka skapas automatiskt en bokning där du fyller i datum, tid och väljer också dina resurser, dvs. program, kurs, signatur, lokal eller hjälpmedel. För att väja en resurs börjar du skriva en bokstav eller siffra i rutan för resursen du vill välja och en dropdownlista dyker upp med de tillgängliga alternativen som finns. Markera det du vill välja och klicka på enter. Resursen du valt hamnar då i en lista till höger, den som kallas Jag har valt att boka:. När du gjort alla dina val klickar du på spara längst ner på sidan. Längst ut till höger finns en lista med bokningar du arbetar med, eller de bokningar du valt i bokningslistan att arbeta med. Varje gång du sparar en bokning skapas samtidigt en ny bokning. Kommentar [k2]: Blir rörigt då det är tre fält vi jobbar I på något sätt. Till vänster, i mitten och till höger. Bild som visar? Räcker det?

83 När du valt dina resurser som du ska boka kan du också skriva in momenttext till det bokade momentet. Du kan redigera din text. Det finns också ett fält för kommentarer, detta fält syns vanligen inte på scheman. När du är inloggad kan du välja att skriva ut ett kommentarsschema. Även i kommentarsfältet kan du redigera din text. Ovanför Bokningar jag arbetar med finns en länk till Inställningar, där kan du välja om du vill att systemet själv väljer längden på bokningen. Antalet timmar som är default är en timme. Du kan också välja om du vill att den senaste bokningen du gör ska hamna överst i listan eller ej. När du skapar en ny bokning finns den i fältet Ny bokning. Då du sparat din bokning blir den grön och hamnar till höger Bokningar jag arbetar med. Om bokningen skulle krocka med någon annan bokning får du upp en ny ruta där det står att bokningen inte gick att genomföra. Du ser din bokning (blåa fältet) och bokningen som finns sen tidigare (gröna fältet).

84 Sök bokningar Under den här fliken kan du söka ut dina bokningar eller bokningar du vill ändra i. Du väljer datum då du vill starta din sökning och hur länge du vill att den ska söka ut. På samma sätt som i avancerat sök väljer du vilken eller vilka resurser du vill söka ut. Klicka på Sök. Du får nu upp en lista på det som finns bokat på de valda resurserna. Ändra momenttext Om du ska ändra momenttexten kan du i rutan till vänster markera den eller de bokningar som du vill ändra på och klicka på ändra moment. Du hamnar i en annan bild där du bara ser de bokningar du vill ändra på och momentfältet är upplåst. Här kan du skriva in momenttext eller ändra i texten som redan finns. Du kan kopiera, klippa och klistra från sidan eller andra dokument. Du har också möjlighet till fet/kursiv stil och att stryka under. När du är färdig klickar

85 du på spara bokningar. När du bara ändrar moment sker ingen kollisionskontroll utan dina bokningar blir godkända direkt. Ändra bokning Om du behöver ändra något annat än moment markerar du den eller de bokningarna i rutan till vänster och klickar på redigera. Du får upp dina bokningar i bokningsfliken och den bokningen som du väljer att arbeta med får en liten pil som markerar att det är den öppna bokningen och finns i det vänstra fältet Redigera bokning. Du arbetar med bokningen precis som när du skapade en bokning, dvs. du väljer resurser och skickar dem till Jag har valt att boka, innan du sparar och bokningen blir grön i listan för Bokningar jag arbetar med. När du väljer att ändra bokningar på detta sätt sker kollisionskontroll och om någon resurs är upptagen får du upp kollisionsrutan där du måste åtgärda felet. Det kan man göra på olika sätt, antingen väljer man en ny resurs eller så får man dubbelboka genom att klicka på Åsidosätt och spara bokning. Öppna i kalender Om du markerar en eller flera av de utsökta bokningarna kan du lägga in dem i en kalender. Kalendern kan du välja om du vill visa som månad, vecka eller dag. Du ser datum och tid i kalendern och om du håller muspekaren över bokningen får du mer information om bokningens innehåll. Statistik Du kan söka fram statistik över hur lärosätets resurser är bokade. Du väljer start- och slutdatum och under vilka intervaller och dagar du vill söka ut din statistik. Du väljer en eller flera resurser som du vill se statistik på, kom ihåg att klicka på Lägg till så att de valda resurserna hamnar i rutan Jag har valt att söka statistik för:. För att se statistiken visar du den via HTML, Excel eller XML. Debitering Under Debiteringsfliken kan du på olika sätt söka ut underlag för debitering om du på lärosätet använder debitering. Kommentar [k3]: Titta mer på Frågor Kan man dölja flikar på respektive lärosäte? T.ex. debitering, har lärare någon användning av den fliken? Statistiken: så fort man byter flik går dagarna och rutorna längst ner tillbaka till default, men inget annat? Om man ändrar tidsintervall och valda resurser stannar om man inte loggar ut emellan så klart XML???

86 Ändra bokning För att ändra en bokning söker du ut din bokning i bokningslistan, markerar bokningen och klickar på Ändra till höger om listan alternativt dubbelklicka på bokningen. Bokningen hamnar i bokningsdialogen och du kan göra dina ändringar. Spara den ändrade bokningen. Du kan markera flera bokningar och välja ändra för att öppna dem i bokningsdialogen. På så sätt slipper du växla mellan bokningslistan och bokningsdialogen. I bokningsdialogen gör du de ändringar som du vill göra. Du kan också välja att ändra en resurs i många bokningar samtidigt.

87 Ändra resurs i flera bokningar samtidigt Om du behöver lägga till eller ta bort en eller flera resurser från många bokningar kan du göra det som en massändring istället för att gå in på varje bokning var för sig. 1. Sök fram och markera de bokningar du vill ändra i bokningslistan. Välj ändra. 2. I bokningsdialogen kan du använda knappen markera alla eller hålla ner ctrlknappen och klicka på de bokningar du vill markera. 3. Om alla markerade bokningar innehåller samma resurser kan du ändra resurserna i snabbfliken. 4. Om det är olika resurser i de bokningar du vill ändra växlar du till resursfliken(f6) och klickar på knappen ändra resurser. Du får då upp en dialog där du gör dina ändringar.

88 (A) (B) (C) Du kan radera (A), ändra (B) eller lägga till resurser (C). När du gjort dina ändringar klickar du på längst ner på sidan. Alla resurser blir då ändrade: Kom ihåg att bekräfta ändringarna.

89 Översikt I en översikt kan du på ett snabbt sätt se hur ett urval av resurser är bokade. Översikter kan skapas med en sorts resurs eller en kombination av olika resurser. I den övre listen finns Översikter. För att skapa en översikt, klicka och välj Skapa. Du får då upp en översiktsdialog: A B Välj vad du vill skapa översikt över, till exempel lokaler. Antingen skriver du i lokalrutan (A) eller så använder du dig av trädet (B) och markerar din lokal. Föra att välja sin resurs markerar och klickar man i rutan (A) och dubbelklickar i trädet (B). Lokalerna flyttas över till Valda resurser (C), du måste expandera trädet, genom att klicka på plustecknet, (D) för att se dina val. Översikten måste också ha ett namn. D C Kom ihåg att spara översikten.

90 För att öppna översikten klickar du på Översikter i menylisten och väljer Öppna. E F I schemavyn ser du lokalerna du valt dag för dag. För att ändra dag byter du datum under schemavyn (E). Du kan också öka antalet kolumner för att se fler resurser i översikten. Detta görs med pilarna till höger om datumet (F). Du kan också Editera, Ändra, eller Radera dina översikter. Klicka på översikter i menylisten och välj önskad funktion.