PROJEKTPLAN. Överföring av hemsjukvård

Transkript

1 PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård - Förberedelseprocess 1 jan - 8 sep 2013 Titel: PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner Projekt: Överföring av hemsjukvård Idnr: Siffor Delprojekt: Förberedelseprocess 1 jan 8 sep 2013 Idnr: Siffor Beställare: Förvaltningschefer i beredningsgrupp till SocialKola Version: 1.2 Skriven av: Henrik Hammarström Datum: Godkänd av: Styrgrupp / beredningsgrupp SocialKola Datum: Projektwebbplats: DOKUMENTNAMN :PROJEKTPLAN - HEMSJUKVÅRD ÄNDRAT : :18

2 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 1(18) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT INLEDNING BAKGRUND BESTÄLLARE MÅL UTGÅNGSPUNKTER BEROENDEN OCH PÅVERKAN RISKER TIDPLAN ORGANISATION (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) ROLLER (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) BEMANNING OCH RESURSER (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) BUDGET (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) METODIK OCH ARBETSSÄTT (JANUARI SEPTEMBER 2013) INFORMATION (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) KVALITETSSÄKRING (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) DOKUMENTHANTERING (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) ÄNDRINGSHANTERING (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) LEVERABLER (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) ACCEPTANSKRITERIER (1 JANUARI SEPTEMBER 2013) BILAGA Bilaga 1_Tidsplan_Förberedelser överföring hemsjukvård_1.1

3 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 2(18) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Första version av arbetsdokument Henrik Hammarström Andra version av arbetsdokument till Henrik Hammarström projektgrupp Utkast till styrgrupp/beredningsgrupp Henrik Hammarström Fastställt dokument (utifrån dialog i beredningsgruppp ) Godkänt dokument (utifrån dialog i beredningsgruppp ) Godkänt dokument, uppdaterat med bemanning av arbetsgrupper Henrik Hammarström Henrik Hammarström Henrik Hammarström Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Projektdirektiv, Hemsjukvård SocialKOLA Projektplan, Hemsjukvård, Utreda förutsättn. Styrgruppen Rapport - Nulägesbeskrivning, Hemsjukvård Styrgruppen Rapport Lösningsförslag: Innehåll och Styrgruppen ansvarsgränser för hemsjukvård samt ek.villkor vid överföring Projektplan, Hemsjukvård, Beslutsprocess Styrgruppen Avtal om övertagande av hemsjukvård med tillhörande bilagor Fullmäktige

4 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 3(18) 1 Inledning Denna projektplan sammanfattar övergripande förberedelsearbete mellan 1 januari februari 2014 inför överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner den 3 februari Därutöver innefattar projektplanen en mer detaljerad beskrivning av förberedelsearbetet (bl.a. bemanning, budget, arbetssätt och leverabler etc.) för tidsperioden 1 januari september I juni 2013 kommer sedan en ny projektplan att tas fram för tidsperioden 9 september 2 februari med en för tidsperioden motsvarande detaljerad beskrivning av förberedelsearbetet. Projektplanens innehåll stödjer även de övergripande mål, strategier, effekter och utgångspunkter som berörs i framtaget projektdirektiv inför tidigare utredning om överföring av hemsjukvård. Dokument har formulerats av projektledare med stöd av deltagare i projektgrupp. 1.1 Bakgrund Landstinget och länets kommuner har mellan september 2011 december 2012 genomfört ett gemensamt projekt som haft i uppdrag att arbeta för en överföring av hemsjukvården från landstinget till kommuner. I projektet har ingått att lämna förslag till innehåll, ansvarsgräns och ekonomiska villkor vid en överföring samt stödja den beslutsprocess som utmynnat i att länets sju kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige under november/december 2012 godkänt en överföring av hemsjukvården. Ekonomisk reglering för övertagande av hemsjukvård kommer därmed att ske genom en skatteväxling mellan landstinget och kommuner den 1 januari 2014 och kommunernas faktiska övertagande av hemsjukvården sker sedan den 3 februari Detta innebär att länet som helhet, och dess berörda linjeorganisationer, har fram till den 2 februari 2014 att genomföra adekvata förberedelser inför överföringen. För att underlätta förberedelsearbetet har beredningsgruppen till SocialKola framfört att projektet framledes ska bistå linjeorganisationerna med samordning och utförande av vissa aktiviteter, vilket beskrivs närmare i denna projektplan.

5 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 4(18) I nedanstående bild sammanfattas den övergripande tidsplanen för arbetet med överföring av hemsjukvård. 1.2 Beställare Förvaltningschefer i beredningsgrupp till SocialKola. 2 Mål Projektets mål är att driva ett förberedelsearbete mellan 1 januari februari 2014 som stödjer en framgångsrik överföring av hemsjukvård där följande effektmål, som angivits i projektdirektiv för tidigare utredningsarbete, uppnås: Brukarperspektiv o Tillgången av hemsjukvård ska svara upp mot befolkningens behov och ges utifrån begreppet god vård. o Människor i Västernorrlands län som är i behov av hemsjukvård erbjuds detta av kommunen på ett lättillgängligt, enkelt och effektivt sätt. Processperspektiv o Kommunerna har en fungerande organisation för hemsjukvård dygnet runt, alla dagar på året. o Kommunen bedömer, tilldelar och följer upp personens/patientens resursbehov för hemsjukvård. o Patienten erbjuds rehabilitering i hemmet efter behov. o Patienten erbjuds palliativ vård i livets slut.

6 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 5(18) o Kommunen kan tillhandahålla hjälpmedel som patientens behov kräver. Bedömning görs av arbetsterapeut, sjukgymnast, distriktssjuksköterska enligt gängse rutiner. Organisations-/medarbetarperspektiv o Förbättra patientens värde genom att berörda personalgrupper samlas hos samma huvudman. Ekonomiskt perspektiv o De ekonomiska medel som avsätts till verksamheten ska ge bästa möjliga värde för patienterna. En god vård ska erbjudas och utföras. 3 Utgångspunkter Utifrån den dialog som förts i beredningsgruppen till SocialKola gällande förberedelser inför överföring av hemsjukvård ses följande utgångspunkter som styrande för förberedelsearbetet: Aktiviteter kan vara länsövergripande eller organisationsspecifika. Det ska beaktas vilka aktiviteter som är bäst lämpade att utföras gemensamt på länsnivå eller lokalt inom varje linjeorganisation. Länsövergripande aktiviteter ska genomföras där det bedöms vara viktigt med en likvärdig hantering i hela länet och/eller det blir mer kostnadseffektivt om aktiviteten utförs gemensamt för hela länet och/eller om aktiviteten handlar om att förtydliga beslutade underlag som tidigare tagits fram av projektet. Vid genomförande av länsövergripande aktiviteter ska i första hand redan befintliga länsövergripande grupperingar och forum vara utförare. Där lämpliga länsövergripande grupperingar och forum saknas, eller där aktiviteten har en nära koppling till frågor som tidigare hanterats i projektet, kan projektet vara utförare. Vid behov kan nya arbetsgrupper skapas av projektet för att utföra specifika aktiviteter. Organisationsspecifika aktiviteter hanteras av respektive linjeorganisation. Projekt ska samordna och koordinera allt förberedelsearbete. I detta ingår att initiera (beställa, kravspecificera) och följa upp alla länsövergripande och organisationsspecifika aktiviteter. Projekt kan utifrån önskemål och behov stödja linjeorganisationer och lokala projekt i deras förberedelsearbete. 4 Beroenden och påverkan I förberedelsearbetet finns bland annat följande beroenden som har kopplingar till de aktiviteter som ska samordnas och utföras av projektet: Nationell utveckling av IT-stödet NPÖ (nationell patientöversikt). Nationell utveckling av IT-stödet Prator (informationsöverföring). Utveckling av regionbildning. Lagändringar kopplade till hemsjukvård (exempelvis möjliga ändringar som berörs i betänkande om kommunaliserad hemsjukvård). Införande av valfrihetssystem enligt LOV inom kommunal vård och omsorg. SKL:s satsning på Ledningskraft/Bättre liv för sjuka äldre. Utveckling av olika system för E-hälsa och kvalitetsregister.

7 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 6(18) 5 Risker I projektdirektiv inför utredning om överföring av hemsjukvård definieras ett antal risker där bland annat brister i förmågan att hantera åsiktsskillnader kan leda till många negativa följdkonsekvenser, till exempel lösningar med parallella system som inte beaktar patientens bästa etc. Utöver de risker som berörs i projektdirektivet kan även följande risker urskiljas kopplade till projektets möjligheter att samordna och utföra delar av förberedelsearbetet. Risk nr. Risk Åtgärd 1 Deltagare i länsövergripande och organisationsspecifika arbetsgrupper kan inte avsätta den nödvändiga tiden för förberedelsearbete. Tidigt kommunicera en tidsplan för både länsövergripande och organisationsspecifika aktiviteter där det framgår vad som förväntas av olika grupperingar vid olika tidpunkter. Detta ger en framförhållning som kan 2 Då förberedelsearbetet är omfattande och berör många olika områden kan det bli svårt för projektet att vara uppdaterad på alla organisationsspecifika aktiviteter samt att det omvänt blir svårt för linjeorganisationerna att vara uppdaterade på alla länsövergripande aktiviteter. 3 Det finns en oro kring förändringen inom både kommuner och landsting baserat på tidigare erfarenheter av en motsvarande förändring (ÄDEL). underlätta deltagandet. Utse kontaktpersoner inom varje kommun och större enheter inom landstinget som kan föra en kontinuerlig dialog gentemot projektet. Driva förberedelsearbetet genom en arbetsprocess som innefattar hög delaktighet hos linjeorganisationer. Bland annat genom att föra en löpande dialog med kontaktpersoner, möjliggöra deltagande i olika länsövergripande grupperingar samt skapa en förankring- och beslutsprocess där linjeorganisationer får möjlighet att lämna synpunkter på länsövergripande lösningar. Lämna löpande information om projektet via nyhetsbrev och hemsida samt muntliga redovisningar till specifika forum.

8 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 7(18) 6 Tidplan Nedanstående bild beskriver övergripande tidsplan för det totala förberedelsearbetet mellan 1 januari februari Av bilden framgår bland annat när i tiden som olika områden hanteras i förberedelsearbetet. En mer detaljerad beskrivning av förberedelsearbetet beskrivs i dokumentet Bilaga 1_Tidsplan_Förberedelser överföring hemsjukvård_1.1.xls. Av bilagan framgår vilka aktiviteter som ska utföras inom respektive område, tidpunkter för olika aktiviteter, deltagare i olika aktiviteter, leveranser från olika aktiviteter, ansvariga för leveranser och vem som fattar beslut om leveranser. Bilagan ses även som primärt styrdokument för det totala förberedelsearbetet. Innehållet i bilagan har även legat till grund för avsnitt 7-15 i denna projektplan som berör detaljer kring förberedelsearbetet under tidsperioden 1 januari september Organisation (1 januari september 2013) 7.1 Roller (1 januari september 2013) Projektet som helhet består av nedanstående grupperingar och roller mellan 1 januari september 2013

9 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 8(18) Styrgrupp (tjänstemannanivå) Styrgruppen är ansvarig mot beställaren och har det yttersta ansvaret för hela projektet samt dess kontroll och styrning då det gäller resurser och mål. Detta innefattar bland annat att: Fatta beslut vid olika beslutspunkter Löpande hantera ändringar Löpande informera beställare och andra intressenter Vara ambassadörer för projektet Styrgrupp rapporterar till forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum. Styrgruppen avgör även vilka typer av beslut som behöver lyftas till den politiska nivån. Projektledare (tjänstemannanivå, deltar i projektgrupp) Projektledare är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt denna projektplan. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektets aktiviteter och leveranser genomförs. Detta innefattar bland annat att: Planera projektet (tillsammans med projektgrupp) Upprätta budget och uppföljningar för projektfaser och projektet totalt Styra projektet mot dess mål inom ramarna för projektplan Definiera innehåll i leverans samt önskemål om tidpunkt för leverans Informera om projektet (bl.a. ta fram nyhetsbrev) Identifiera eventuella problem samt föreslå och säkra arbetssätt, metoder och rutiner i aktiviteter. Genomföra projektutvärdering (ta fram slutrapport) Delta i SKL:s nationella nätverk för projektledare inom kommunaliserad hemsjukvård Stödja linjeorganisationer och lokala projekt i deras interna förberedelsearbete utifrån behov och önskemål. Projektledare rapporterar till styrgrupp samt till forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum utifrån behov. Projektgruppdeltagare (tjänstemannanivå, deltar i projektgrupp) Projektgruppens deltagare har som huvuduppgift att utarbeta underlag för beslut och leverera det projektet fått i uppdrag att utföra. Detta innefattar bland annat att: Bedöma förutsättningar för att genomföra arbetsuppgifter (kalendertid, resurs/kostnad, kompetens/vilja). Ansvara för resultat inom specifika aktiviteter samt meddela avvikelser och problem Informera om beslut och gjorda avvägningar Bedöma resultat och återstående tid Stödja linjeorganisationer och lokala projekt i deras interna förberedelsearbete utifrån särskilda behov och önskemål (tillsammans med projektledare) Projektgruppdeltagare medverkar vid dialog och rapportering till styrgrupp samt vid behov i forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum.

10 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 9(18) Arbetsgruppdeltagare (tjänstemannanivå) Deltagare i en arbetsgrupp har till huvuduppgift att bidra till att leverera ett specifikt resultat. Arbetet i arbetsgruppen kan drivas av projektledare/projektgruppdeltagare eller av utsedd person i arbetsgruppen beroende på vem som ansvarar för leveransen. Kontaktperson (tjänstemannanivå, kontakt mot projektgrupp) Kontaktperson utses inom varje kommun och större enheter inom landstinget för att underlätta kontakter mellan projektledare/projektgruppdeltagare och respektive organisation. I rollen som kontaktperson ingår att: Förmedla information om organisationsinterna aktiviteter till projektledare/ projektgrupp. Ta del av löpande information om det totala förberedelsearbetet (länsövergripande och organisationsspecifika aktiviteter) från projektledare/projektgrupp. Delta i avstämningar av resultat från länsövergripande aktiviteter med projektledare/projektgrupp Hantera förankring gällande det totala förberedelsearbetet inom den egna organisationen Utifrån behov inhämta synpunkter från den egna organisationen inför avstämningar av resultat från länsövergripande aktiviteter. Formerna för detta arbete avgörs av respektive kontaktperson och organisation. Tillsätta deltagare från den egna organisationen i nya arbetsgrupper som drivs av projekt (på förfrågan från projektledare/projektgrupp). Utifrån behov diskutera organisationsspecifikt arbete med andra kontaktpersoner. 7.2 Bemanning och resurser (1 januari september 2013) Vid genomförande av länsövergripande aktiviteter ska i första hand personer och roller inom redan befintliga länsövergripande grupperingar och forum involveras. Vid mindre länsövergripande aktiviteter som endast består av enskilda möten, och där det inte finns någon lämplig länsövergripande gruppering, för kontaktpersoner och projektledare/projektgruppdeltagare en dialog om lämplig bemanning från respektive linjeorganisation. Personer och roller som berörs i aktiviteter ovan tas inte upp i bemanning och resurssättning av projektet i detta avsnitt. I detta avsnitt berörs istället bemanning och resurser för att projektet ska kunna samordna hela förberedelsearbetet samt vara utförare av specifika länsövergripande aktiviteter där det saknas befintliga och/eller lämpliga länsövergripande grupperingar under tidsperioden 1 januari september 2013: Styrgrupp Bemanning Deltagare i beredningsgruppen till SocialKola utgör projektets styrgrupp. I beredningsgruppen ingår förvaltningschefer från kommunernas socialtjänst/motsvarande samt landstingets hälso- och sjukvårdsdirektörer, berörda enhetschefer inom landstingsstaben hälso- och sjukvård och landstingets vård- och områdesdirektörer.

11 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 10(18) Resurser Styrgruppsdeltagare (ca 15 personer) : Styrgruppsmöte genomförs i samband med beredningsgruppens ordinarie möten var 4-6/vecka mellan 1 januari 8 september Mötesdeltagande under tidsperioden bedöms därigenom uppgå till ca 6-8 timmar per deltagare. Eventuella frågor som behöver behandlas mellan mötestillfällen initieras genom att projektledare tar kontakt med beredningsgruppens ordförande. Projektgrupp (projektledare och projektgruppdeltagare) Bemanning Henrik Hammarström (projektledare) Projektledare, Extern Eva Sjöström Vårdutvecklare, Landstinget Ingeborg Melin Bitr. förvaltningschef, Timrå kommun Resurser Projektledare (1 person): Ca 50% tj.grad mellan 1 januari 8 september Projektgruppdeltagare (2 personer): Ca 50% tj.grad mellan 1 januari 8 september Kontaktpersoner Bemanning Eva Sjöström Jenny Borg Ingrid Klint Catrin Holm Gurli Edlund och Therese Sjögren Ingeborg Melin Ulla Andersson Ann-Christin Nordin (tills ny person utses) Landstinget Härnösands kommun Kramfors kommun Sollefteå kommun Sundsvalls kommun Timrå kommun Ånge kommun Örnsköldsvik kommun Resurser Kontaktpersoner (8 personer): Arbetsinsatsen styrs av hur respektive organisation väljer att organisera det interna förändringsarbetet mellan 1 januari september Arbetsgrupp Slutlig skatteväxlingsnivå Bemanning Xxxx (Caroline Frank deltog i utredning) Xxxx (Leif Rönnmark Svall kommun deltog i utredning) Ekonom, Landstinget Ekonom, Kommun X Resurser Arbetsgruppdeltagare (2 personer): Arbetsinsatsen bedöms uppgå till enstaka dagar mellan 22 april maj Arbetsgrupp Information om förändring Bemanning Anneli Egland Xxxxx Informatör/grafisk formgivare, Landstinget Informatör/grafisk formgivare, Kommun X

12 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 11(18) Resurser Arbetsgruppdeltagare (1 person): Arbetsinsatsen bedöms uppgå till ca 5-10 dagar mellan januari september Arbetsgrupp Avgifter Bemanning Lena Andersson Katarina Funseth Gerd Carlman Ulla Andersson Avgiftshandl., Landstinget Hjälpmedelssamordnare, Landstinget Avgiftshandl., Timrå kommun Verksamhetsutvecklare, Ånge kommun Resurser Arbetsgruppdeltagare (4 personer): Arbetsinsatsen bedöms uppgå ca 5-10 dagar mellan 1 januari april Arbetsgrupp Övertagande av personal Bemanning Jessica Alfredsson Xxxxx Majvor Byström Lars-Olov Wengelin Victoria Sjöbom Elisabeht Dahlin Westberg Sara Jonsson Katarina Straschman HR-roll, Landstinget HR-roll, Härnösands kommun HR-roll, Kramfors kommun HR-roll, Sollefteå kommun HR-roll, Sundsvalls kommun HR-roll, Timrå kommun HR-roll, Ånge kommun HR-roll, Örnsköldsvik kommun Resurser Arbetsgruppdeltagare (8 personer): Arbetsinsatsen bedöms uppgå till enstaka timmar mellan 1 april april 2013, därefter hanterar deltagare information till verksamhet tillsammans med verksamhetschef/er. Arbetsgrupp Specifik uppföljning Bemanning Ove Granholm eller Marika Augutis Madeleine Blusi Utredare/statistiker, FoU Landstinget Utredare/statistiker, FoU Kommunförbundet Resurser Arbetsgruppdeltagare (2 personer): Arbetsinsatsen bedöms uppgå till ca 5-10 dagar mellan 11 februari september Budget (1 januari september 2013) Projektets budget är följande för tidsperioden 1 januari september 2013: Område Ersättning för projektgruppdeltagare (1 extern projektledare 50% x 7 mån, 2 projektgruppdelt. kommun/ landsting 50% x 8 mån) Kostnad kr

13 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 12(18) Resor Fika Summa kr 500 kr kr Deltagare i arbetsgrupper och styrgrupp samt kontaktpersoner deltar inom ramen för sin ordinarie tjänst och belastar inte projektets budget. Ett projektkonto har lagts upp hos landstinget (kostnadsställe och projektkod 8006) där projektets kostnader belastas. Stimulansmedel (SKL) och kvarvarande medel från tidigare projektfas finansierar delar av projektbudgeten samt att återstående delar av projektbudgeten finansieras med 50% av landstinget och 50% av kommunerna. Intern fördelning mellan kommuner baseras sedan på befolkningsunderlag. Landstinget fakturerar, utifrån vissa periodiserade intervall, varje kommun för deras andel av kommunernas totala kostnad när projektplan godkänts. Extern projektledare skickar varje månad en faktura för nedlagd tid till styrgruppsdeltagare som har attesträtt till projektkonto. En närmare beskrivning av kostnader utifrån fördelningsprinciper framgår nedan: Invånarantal Avgift SKL medel överenskommelse Kvarvarande projektmedel Landstinget Kommuner Per kommun Härnösand % Kramfors % Sollefteå % Sundsvall % Timrå % Ånge % Örnsköldsvik % Totalt % Metodik och arbetssätt (januari september 2013) Projektet arbetar enligt följande metodik och arbetssätt mellan 1 januari september 2013: Samordning och koordinering av allt förberedelsearbete (enligt bilaga 1) Projektledare/projektgrupp samordnar och koordinerar allt förberedelsearbete genom att initiera (beställa, kravspecificera) och följa upp alla länsövergripande och organisationsspecifika aktiviteter, oavsett utförare. Initiering och uppföljning av länsövergripande aktiviteter där projekt inte är utförare sker genom dialog med ansvarig för

14 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 13(18) leverans. Initiering och uppföljning av länsövergripande aktiviteter där projekt är utförare sker per automatik då projektet ansvarar för leverans. Initiering och uppföljning av organisationsspecifika aktiviteter sker genom dialog med kontaktpersoner eller ev. ansvarig för leverans. Hur det totala förberedelsearbetet fortlöper diskuteras och återrapporteras vid möte med styrgrupp var 4-6/vecka samt vid möte med kontaktpersoner var 4-6/vecka. Utförande av organisationsspecifika aktiviteter Hur organisationsspecifika aktiviteter ska bedrivas i praktiken avgörs av varje linjeorganisation, t.ex. med stöd av internt genomförandeprojekt etc. Projekt kan utifrån önskemål och behov stödja linjeorganisationer och lokala projekt i deras organisationsspecifika förberedelsearbete. Utförande av länsövergripande aktiviteter där projekt inte är utförare Hur länsövergripande aktiviteter där projekt inte är utförare ska bedrivas i praktiken avgörs av ansvarig för respektive leverans utifrån den input och kravställning som erhålls från projektet. Utförande av länsövergripande aktiviteter där projekt är utförare Vid utförande av länsövergripande aktiviteter där projekt är utförare klargörs initialt vilka som ska delta i aktivitet, d.v.s. finns en redan fastställd arbetsgrupp eller behöver dialog föras med kontaktpersoner om lämpliga deltagare från respektive linjeorganisation. När det är klarlagt vilka som ska delta i en aktivitet kallar projektledare, eller utsedd projektgruppdeltagare, de berörda till ett uppstartsmöte där metod, struktur och arbetssätt för att nå mål (leverans) med aktivitet stäms av. Därefter vidtar själva arbetet som vanligtvis består av en kombination av arbetsmöten och olika utredningsrelaterade uppgifter som ska genomföras mellan arbetsmöten. Projektledare, eller utsedd projektgruppdeltagare, har ett ansvar att sammanställa leveransobjektet, även om arbetsgruppen kan stå för delar av dokumentationen. Internt arbete inom projektgrupp Projektgruppmöten kommer att genomföras med olika intervall baserat på behovet i de aktiviteter som pågår. Mötena kan vara av karaktären arbetsmöte eller avstämningsmöte. Vid dessa möten medverkar alla projektgruppdeltagare och mötena hålls ihop av projektledare. Syftet med mötena är att driva arbetet framåt med de aktiviteter som ingår i tidsplanen och klargöra löpande inbördes arbetsfördelning. Tid rapportering sker inom projektgruppen genom att varje projektdeltagare själv håller reda på hur mycket tid som man lägger ner i projektet. Förmedling av uppgifter om nedlagd tid för projektledare följer sedan den struktur som beskrivs i avsnitt 8, budget. 10 Information (1 januari september 2013) Kommunikation och information om projekt och förändring sker enligt följande mellan 1 januari september 2013:

15 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 14(18) Separat kommunikationsplan kommer att tas fram under inledningen av projektet som beskriver mer i detalj hur förändring ska kommuniceras mot patient, allmänhet och personal under hela förberedelsearbetet. I planen kommer bland annat att beröras vilka informationsprodukter (annonser, broschyrer mm) som behöver tas fram och offentliggöras för patient, allmänhet, personal närmare tidpunkten för kommunernas faktiska övertagande. Internt inom projektet ger projektledare information om projektets status till styrgrupp vid ett mötestillfälle var 4-6/vecka och till kontaktpersoner vid ett mötestillfälle var 4-6/vecka. Styrgruppsdeltagare, projektledare eller projektgruppdeltagare förmedlar sedan denna information till det politiska forumet SocialKola och andra adekvata politiska forum utifrån behov. Kontaktpersoner förmedlar informationen vidare till den egna organisationen. Den externa informationen om projektet består bland annat av att projektledare och informatör tar fram ett nyhetsbrev ungefär var sjätte vecka som beskriver status i projektet. Nyhetsbrevet skickas sedan till respektive organisation för vidareförmedling inom deras ordinarie kommunikationskanaler. Ansvariga för att vidareförmedla nyhetsbrevet inom respektive organisation är kommunernas kontaktpersoner och informatör från landstinget som deltar i arbetsgrupp för information. Sammantaget ses nyhetsbrevet som en informationskanal som ska riktas till alla medarbetare som är intresserade av projektets arbete. Vidare stöds den externa informationen av en projekthemsida ( som beskriver projektet och där alla projektdokument som godkänts av styrgruppen finns tillgängliga. Under våren 2013 kommer även hemsidan att kompletteras med en fråga/svar-funktion som riktas till medarbetarna. Därutöver publiceras även relevanta projektdokument på kommunförbundets hemsida. Utöver nyhetsbrev och hemsida erbjuds även muntlig information och avrapportering om projektet till följande forum och grupperingar vid något av deras ordinarie möten utifrån behov: Kommuner - Verksamhetschefsgrupper - MAS-grupp Landsting - Landstingsledningsgrupp - HS-samordningsgrupp - Dialogmöten med verksamhetschefer genom beställarenhet Patient/brukare - Samrådsgrupp för patient-/brukarföreningar (företrädesvis efter politiska beslut) Politiker - Kommunstyrelse och kommunfullmäktige - Socialnämnder - Landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige - Landstingsstyrelsens beställarutskott - FPT-nämnden - HS-nämnden

16 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 15(18) Beroende på sammanhang kan information lämnas till ovanstående forum av styrgruppsdeltagare, projektledare eller projektgruppdeltagare. Eventuella ytterligare externa informationsinsatser, till exempel mot media, föranleds alltid av en diskussion i styrgruppen. Facklig samverkan ska ske i alla berörda organisationer enligt där gällande samverkansrutiner. Projektledare ansvarar för att erforderliga underlag tas fram till arbetsgivarnas företrädare vid önskemål. 11 Kvalitetssäkring (1 januari september 2013) För att kvalitetssäkra innehållet i projektet mellan 1 januari september 2013 vidtas följande åtgärder: - Projektplan tas fram av projektledare i dialog med projektgrupp samt diskuteras och beslutas av styrgrupp. - Deltagare i projektgrupp har relevant kunskap om det verksamhetsområde som berörs i projektet. - Alla underlag som tas fram av projektet som utförare, t.ex. kravspecifikationer, beredningsunderlag, rutiner etc., ska skapas med stöd av personer som har relevant specialistkunskap och diskuteras med kontaktpersoner innan de tas upp för godkännande i styrgruppen. - Statusrapportering om projektet sker kontinuerligt, såväl internt som externt, utifrån tillvägagångssätt som beskrivs i avsnitt 10 om information. 12 Dokumenthantering (1 januari september 2013) Dokumentation från projektets arbete mellan 1 januari september 2013 samlas i en katalogmapp hos landstinget och kommunförbundet efter projektets totala slutförande. I katalogen kommer bland annat projektdirektiv, projektplan, rapporter och rutinbeskrivningar att ingå. Under pågående projektarbete samlas arbetsmaterial och dokument i en katalogmapp hos respektive projektgruppdeltagare samt att dokument som godkänts av styrgruppen publiceras på projektets hemsida. För varje nytt dokument som tas fram, eller revidering av befintligt dokument, gör projektet en bedömning om dokument ska infogas i en redan befintlig dokumentationsstruktur hos berörda organisationer. Är så fallet tas en kontakt med ansvarig som kan åtgärda detta. För alla publika dokument som ska beslutas i styrgruppen tillämpas även en versionshantering vid framtagningen. 13 Ändringshantering (1 januari september 2013) Om det uppstår ändringar som förändrar förutsättningarna för projektet tas en förändringsbegäran fram av projektledare som sedan beslutas av styrgruppen. Ändringshanteringen är särskild viktig i de fall som ändringar kan påverka leveranstidpunkter

17 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 16(18) i tidsplan, kvalitet och/eller kostnader. Mindre anpassningar i tidsplanen som inte föranleder förändringar i leveranser föranleder däremot inte någon formell förändringsbegäran. 14 Leverabler (1 januari september 2013) Projektet ska mellan 1 januari september leverera följande underlag (som utförare) för diskussion och beslut i styrgruppen: Styrgruppsmöte v.02 (11 januari) - Projektplan (förberedelseprocess 1 jan sep 2013) Styrgruppsmöte v.07 (14-15 februari) - Kommunikationsplan Styrgruppsmöte v.11 (15 mars) - Hemsida (fråga/svar-funktion) - PM (dokumentation vid hälsosamtal) Styrgruppsmöte v.17 (26 april) - Utredning/förslag (avgifter) - Beslutsunderlag (avgifter) för politiskt beslut - PM (länsövergripande hjälpmedelskommité) - PM (länsövergripande tolkningsgrupp) - PM (praktiska frågor vid övertagande av personal) - PM (länsövergripande tolkningsgrupp) - PM (tillvägagångssätt vid mätning av patient-/och medarbetarnöjdhet) Styrgruppsmöte v.22 (31 maj) - Beräkningsunderlag (slutlig skatteväxlingsnivå) - Ev. beslutsunderlag (om förändrad skatteväxlingsnivå), för politiskt beslut Styrgruppsmöte v.24 (14 juni) - Informationsmaterial (patient, allmänhet, personal) - PM, behov av avtal - PM (rutin LSS-intyg) - Projektplan (förberedelseprocess 9 sep feb 2014)

18 Projektplan Överföring av hemsjukvård (förberedelseprocess) 17(18) Styrgruppsmöte v.35 eller 36 (datum ej fastställt) - Ansökan (skatteväxling), till finansdepartementet - Mall (arbetsmiljökonsekvensanalys) - Mall (riskanalys) - PM (resultat från mätning av patient-/och medarbetarnöjdhet) Därutöver ska projektets samordning bistå till att följande underlag levereras från andra länsövergripande utförare för diskussion och beslut i styrgruppen/beredningsgruppen: Styrgruppsmöte v.17 (26 april) - Avtal, läkarmedverkan Styrgruppsmöte v.24 (14 juni) - Avtal, kommun-hjälpmedelscentral I projektets tidsplan, se bilaga 1, förekommer även ytterligare länsövergripande aktiviteter som kommer att lyftas för diskussion och beslut i andra forum än styrgruppen, t.ex. styrgrupp för E-hälsa etc. 15 Acceptanskriterier (1 januari september 2013) Styrgruppen tar emot och godkänner leveranser samt ansvarar för eventuell vidare beslutshantering.