Kristina Scheuer-Krantz Planering och administration

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kristina Scheuer-Krantz Planering och administration"

Thomas Svensson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Mötesnamn: Ledningsgruppsmöte på utföraravdelningen Datum: kl Plats: Holmen Ordförande: Kjell Nilsen Sekreterare: Sandén Justerare: Bertil Eriksson & Kjell Nilsen Närvarande: X Bertil Eriksson Rent X Sandén Planering och administration X Hans Derehag Gata X Kjell Nilsen Gata och Grönt Kristina Scheuer-Krantz Planering och administration X Lars-Erik Gross Ekonomi Lars Hartman Grönt Lars Lundgren Drift och underhåll X Lennart Svensson Maskin och teknik X Olle Dahlin Rent 1 t o m kl 14 X Zgrablic Ekonomi X Ulf Sturesson Rent 3 X Ulrika Asztély-Nilsson Rent 2 MÖTESANTECKNINGAR Dagordning I:\Utförare\Avdelningens ledningsgrupp Att göra-lista och beslutslogg I:\Utförare\Avdelningens ledningsgrupp Minnesanteckningar från våra ledningsgruppsmöten sparas i protokollsdatabasen. Aktuellt från förvaltningsledningen o Parkeringsregler från och med 1 oktober typer av kort är föreslagna från arbetsgruppen: Årskort med avdrag 150 kr/mån, Vinterkort okt-mars samt tidsbegränsat kort för tidsbegränsat anställda. Pengarna är bl a tänkta att användas för att betala del av förvaltningens parkeringshyror. Mötet anser att pengarna bör användas till åtgärder som främjar cykling och dylikt. o Klas Thorén blir ny verksamhetschef för Gata/Grönt Aktuellt från LSG Inget att rapportera. EKONOMI Ekonomiskt nuläge. Periodens resultat kommenterades. Månadsuppföljningarna i sin helhet I:\Utförare\Ekonomi Sida 1 av 2

2 KUNDER/MEDBORGARE Förvaltning och planering. Inget nytt att rapportera. Fastighetskontoret. Ramavtal tecknat den 15 maj Se överenskommelse I:\Utförare\Ekonomi\Överenskommelse Beställare-Utförare Lokalförvaltningen. Inget nytt att rapportera. Parkeringsbolaget. Nytt ägardirektiv är på gång. Vem som i fortsättningen skall svara för drift och underhåll av p-automaterna diskuteras. Inget beslut är fattat. Beslutet kommer att fattas av Kommunstyrelsen. MEDARBETARE Aktuella rekryteringar. Gata söker en bitr platschef anläggning/beläggning. Grönt rekryterar internt till den tidigare utannonserade tjänsten som landskapsingenjör. Introduktion av nyanställda. Beslutades att checklistan för introduktion av nyanställda skickas in till HR för alla nyanställningar (6 mån eller längre) som skett efter 1 januari VERKSAMHET Uppföljning av verksamhetsplanen. ombads att relativt omgående fylla i den första uppföljningskolumnen (till och med mars månad) och skicka ut på remiss. Nästa avstämning på lgr-mötet den 15 augusti. Lägesrapport för fordonsbytena. Nästa möte med TS den 27 juni. Semesterdelegation. Viktigt att alla fyller i blanketten för attestdelegation. mailar ut länk till blanketten som ligger i vhb. Resultatet av externrevisionen. Utföraravdelningen berörs i huvudsak av två revisionsavvikelser. Vi måste genomföra introduktionen av nyanställda enligt rutin (se rubrik Medarbetare ovan). Vi måste även se över rutin för arbetsmiljöronder. Revisionsrapporten i sin helhet Vhb > Kap 9 > Kvalitet. ÖVRIGT Att göra-lista och beslutslogg. Nyhet. En sammanfattning av beslut som tagits på ledningsgruppsmöten och LSG-möten under ansvarar för att nya uppdrag och beslut läggs till i dokumentet. Status på uppdragen följs upp på ledningsgruppens möten varje månad. Beslutades att var och en uppdaterar dokumentet löpande när ett uppdrag är slutfört. STÅENDE PUNKTER Tidplan för hösten Starttid för alla möten är 13:00. skickar omgående kallelse till samtliga möten via Notes. o 15 augusti, Ringön o 12 september, Holmen o 17 oktober, Ringön o 21 november, Holmen o 12 december, Ringön Sida 2 av 2

3 Att göra-lista och beslutslogg för 2012 En sammanfattning av beslut som tagits på ledningsgruppsmöten och LSG-möten under Syftet med dokumentet är att det ska vara lätt att hitta tidigare beslut, utan att behöva gå igenom diverse olika protokoll och stora mängder text. Var och en uppdaterar dokumentet när ett uppdrag är slutfört och dokumentet följs upp en gång per månad på ledningsgruppens möten. Nya uppdrag och beslut läggs in längst upp i tabellerna. Att göra Beslutade åtgärder Tid (före) Ansvarig Klart Se över rutin för arbetsmiljöronder/skyddsronder Gör en första uppföljning av verksamhetsplanen (t o m mars månad). Hälsoproblem för personalen på Ta fram en handlingsplan för kvarstående åtgärder relaterade till hälsoproblem för personalen på Tunga lyft för lokalvårdarna. Fundera ut en lösning på problemet att lokalvårdarna på Ringön har problem att både bära säckar och att slänga upp de i containern. Informera om larmet på Ringön. Informera på APT hur man larmar av på Ringön. Gör verksamhetsplanen känd. Gör planen och målen kända på APT. Specialutbildning för motorsåg. Ordna specialutbildning för motorsåg för Drift och underhåll och i viss mån personal inom Grönt. Utbildning i Heta arbeten och skylift. Ta fram förslag på utbildning i Heta arbeten och skylift Registreringsbevis i fordonen. Placera ut inplastade registreringsbevis i de fordon som fortfarande saknar. Ta fram instruktion för direktupphandling. Utveckla Vinterpådrag. Funktion för att samordna vår egen internkontroll med kundernas krav på dokumenterad internkontroll Kartlägg våra betalningsströmmar och system. Kan vi förenkla? Bertil Kjell Åtgärdat 1/ Enhetscheferna Ringön Kjell Enhetscheferna Enhetscheferna Ringön Ulrika Lars-Erik & Ta fram en spec till prototyp för ny elbåt Olle & L Digitala kartor och gps. Utred möjligheterna att utrusta fordonen med digitala kartor och gps /Teresa Durefors Förbättra brandskyddet på Holmen Kristina Översyn av processer och gränssnitt. Översyn av avdelningens interna processer och gränssnittet mot Förvaltning och planering Analys av WhiteCard. Gör en sammanställning av ärendena i WhiteCard för att få en bild av områden med flest synpunkter Bertil & Kjell Ta fram processkartor Sida 1 av 3

4 Ta fram nödlägesrutiner. Rent ser över nödlägesrutiner i enlighet med krav i miljöledningsstandarden. Mapp för avtal. Skapa en mapp där vi samlar avtal för direktupphandlingar, exempelvis I:\Utförare\Ekonomi\Direktupphandling Frågor till budgetförutsättningar Alla uppmanas fundera igenom följande frågeställningar: Är nuvarande kompetens inom avdelningen/enheten tillräcklig, både i ett nuläge och för att möta framtida behov? - Vilka behov av kompetensutveckling finns hos befintlig personal? - Vilka rekryteringsbehov finns? - Finns det andra faktorer som kan påverka behoven av kompetensutveckling/rekrytering under kommande år? Dokumentation av inköp av maskiner. Skall vi registrera inköp av maskiner på Utföraravdelningen? genomför en inventering för att se om vi har ordning eller ej. Utred hur trängselskatter påverkar avdelningen. Be HR gå ut med direktiv om fackligt arbete. Vad gäller för fackligt arbete? Rapportering av timmar i Personec, antal representanter på LSG, mm. Samla avdelningens alla filer i två mappar. Arbeta mot att på sikt samla avdelningens alla filer under Utförare och Utförare Ledning Alla Lars-Erik Lars-Erik & Bertil 2012 Sida 2 av 3

5 Beslutslogg Var och en ansvarar för att uppdatera Att göra-listan när ett uppdrag är slutfört Fyll omgående i blanketten för attestdelegation inför semesterledigheten Checklistan för introduktion av nyanställda skickas in till HR för alla nyanställningar (6 mån eller längre) som skett efter 1 januari Följ rutinen för Personec om att före stoppdatumet skriva ut transaktionslistor över din personal och attestera rimligheten i kommande utbetalning Handla arbetskläder på Holmen i första hand innan ni går till SIKAB. Kristina har ett lager av betalda arbetskläder. Följ beslut från kommunstyrelsen om att lätta fordon uteslutande skall vara miljöfordon. För arbetsfordon/tunga fordon gäller att miljöfordon skall väljas om alternativet finns. Verksamhetsbehovet går före miljökrav. Ange avtalsnummer och kommentar på alla fakturor över kr. Avtalslistorna finns att läsa här: I:\Gemensam\ekonomi\Avtalstrohet o avtalslistor\ Dela ut kundenkäter (Gata/Grönt) så snart det finns tillfälle. Viktigt att vi kan visa på kundnöjdhet. Gör fler avvikelseutredningar för att visa att vi själva upptäcker avvikelser innan kund gör det. Tjänstefordon har företräde till p-platser med eluttag på Ringön. Underteckna snarast delegationsdokument för arbetsmiljöansvar om du inte redan gjort det. Ta fram uppdragshandlingar och handlingsplaner för projekt. Förvaltningen bekostar inte förlängning av C-körkort. HR-specialisten kommer att göra två verksamhetsbesök per år. Använd gemensam mall för arbetsmiljöronder. Sida 3 av 3

Relevanta dokument

Tabell 1. Aktuell status på ärenden i WhiteCard den 15 november

Tabell 1. Aktuell status på ärenden i WhiteCard den 15 november 1-6 Anteckningar från utföraravdelningens kvalitets- och miljögenomgång Plats: Holmen Tid: 2012-11-20, kl 13.00 15.30 Ordförande: Sekreterare: Fredrik Sandén Justerat av: och Klas Thorén Närvarande:, Fredrik