a. Ordförande styrelse Johan Johander har 1 år kvar b. Styrelseledamöter Åsa Lindgren omval 2 år c. Styrelsesuppleanter Jonny Petersson omval 1 år

Transkript

1 Kallelse till Viksbergs Samfällighetsförenings årsmöte 2017 Medlemmarna i Viksbergs Samfällighetsförening välkomnas till ordinarie årsmöte i Humlan (Pingstkyrkan), Nedre Torekällgatan 16, lokal Mälarsalen, onsdagen 22 mars kl För aktuell information se också: Med kallelsen bifogas en andelstalslista per fastighet. Listan bygger på styrelsens information om boendesituationen, fritidsboende eller åretruntboende, inklusive uthyrning. Meddela ändringar till styrelsen. Årsmötets föredragningslista 1. Inledning. 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare. 3. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 4. Fråga om mötets behöriga utlysande. 5. Styrelsens verksamhetsberättelse för Styrelsens kassaberättelse för Revisorernas berättelse. 8. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet. 9. Styrelsens budgetförslag, samt fastställande av styrelsearvoden och medlemsavgift år Styrelsen föreslår att andelsavgiften ska fastslås till kr (samma som för 2016). Fasta styrelsearvoden föreslås oförändrade. De uppgår för närvarande till kr/år för ordföranden, kr till sekreteraren och kassören samt kr till vice ordföranden och vice sekreteraren. Arvodet för styrelsemöte är 500 kr per möte och styrelsemedlem inkluderande deltagande suppleanter. Möten med myndigheter och företag angående föreningens angelägenheter ersätts med förlorad timinkomst enligt specifikation under normal arbetstid och 150 kr i timmen övrig tid. 10. Val av styrelse och funktionärer: Not till årsmötessekreteraren: I årsmötesprotokollet ska hela styrelsens sammansättning anges och att föreningens ordförande och kassör tecknar föreningen var för sig. a. Ordförande styrelse Johan Johander har 1 år kvar b. Styrelseledamöter Åsa Lindgren omval 2 år Kenth Thomasson har 1 år kvar Sonny Sommevåg nyval 2 år Bert Johansson omval 2 år c. Styrelsesuppleanter Jonny Petersson omval 1 år Tomas Ekelöf omval 1 år Niklas Modig nyval 1 år d. Revisorer Tage Stödberg har 1 år kvar Anita Saldén Enerus omval 2 år e. Revisorssuppleanter Solveig Nurmimäki omval 2 år Anette Gröjer har 1 år kvar f. Ledamöter valberedning Gustav Hedin (sammankallande) omval 1 år Leif Betzholtz omval 1 år David Winnerdahl nyval 1 år Enligt stadgarna är mandattiden för ordinarie styrelseledamoter 2 år, styrelsesuppleanter 1 år, revisorer och revisorssuppleanter 2 år. Mandattiden för valberedningen nämns inte i stadgarna men är bestämd till 1 år. 11. Ärenden medlemmar önskar ta upp vid årsmötet skriftligen anmälda före Två motioner har inkommit, en från Leif Betzholtz och en från Anders Lindgren. Motionerna i sin helhet bifogas Angående sommarvatten Sommarvattenanläggningen i området finns inte med VSF:s anläggningsbeslut. Sommarvattnets förvaltning har trots det skötts, under mild protest, av samfällighetens styrelse. Anläggningen fungerar i stort sett bra, men det är från tid till annan problem med bl a trycket i delar av anläggningen. Detta har Sid 1 av 2

2 lett till avhopp från sommarvattnet, med följd att ett allt mindre antal fastighetsägare skall dela på driftskostnaden vilket på några års sikt kan äventyra hela anläggningen. Motionären föreslår att stämman ska utse en person från vardera Holmen och Tegeltorp som ska vara adjungerade till styrelsen i frågor kring sommarvatten, för att avlasta styrelsen i frågor om ekonomi, drift m m. Dessa personer ska också till nästa årsmöte i samråd med styrelsen för VSF ta fram förslag till hur sommarvattenfrågan slutgiltigt ska hanteras på ett ordentligt och formellt korrekt sätt. Fråga till årsmötet: Kan stämman utse en person från vardera Holmen och Tegeltorp, adjungerade till styrelsen, som tittar på en varaktig lösning av sommarvattenfrågan till nästa årsmöte? 11.2 Ny punkt om rörelsedetektorer i VSF regler och policys Det förekommer att tomtägare sätter spotlight eller annan belysning styrd av s k rörelsedetektorer. Ibland är detektorerna riktade mot områden utanför den egna fastigheten, vilket innebär att det plötsligt kan tändas upp en lampa när man passerar en tomt gåendes på vägen framför. Motionären anser att detta inte är trevligt och dessutom bländande för det mesta. Vidare anser hen att det inte finns anledning att rikta detektorer som reagerar på rörelser utanför den egna fastigheten. Motionären anser detta i princip vara ett ofredande, och tycker att man ska kunna röra sig på samfälld mark utan att känna sig iakttagen. Fråga till årsmötet: Vill årsmötet att styrelsen undersöker hur en punkt angående detektorer och belysning utanför den egna fastigheten eventuellt kan inarbetas i befintliga regler och policyer? 12. Styrelsen informerar om de arbeten som utförts under år 2016 och de som planeras år 2017, samt svarar på frågor från medlemmarna. Verksamhetsberättelsen för 2016 beskriver arbetena. Styrelsen svarar på frågor om dessa och eventuella frågor rörande styrelsens förvaltning av föreningens egendom i enlighet med anläggningsbeslutet. 13. Övriga frågor Sommarvattnet. Sommarvattnet klarade inte budgeten 2016 trots den höjning av avgiften som gjordes. Kostnaderna ligger på en oförändrad nivå samtidigt som antalet betalande minskar. För att inte de reserver som ännu finns kvar i form av fonderade medel ska förbrukas helt är det därför nödvändigt att få resultatet i balans. Samtidigt kan en höjning av avgiften få fler att hoppa av. Avgiften för 2017 föreslås därför oförändrat vara 700 kr, och att fokus läggs på att försöka minska kostnaderna nästkommande år. För de fastigheter som avgiften inte har betalats har eller kommer anslutningarna att stängas. Återanslutning debiteras en enhetsavgift på kr. Fråga till årsmötet: Ska avgiften för sommarvattnet hållas oförändrad? 14. Meddelande av plats där årsmötesprotokollet hålls tillgängligt. 15. Mötet avslutas. Viksbergs Samfällighetsförening, Box 19101, Södertälje Sid 2 av 2

3 Viksberg 22 februari 2017 Viksbergs Samfällighetsförenings (VSF) verksamhetsberättelse för år 2016 Styrelse under året: Övriga funktionärer har varit: Ordförande Johan Johander Revisorer Tage Stödberg Sekreterare Åsa Lindgren Evert Olsson Kassör Kenth Thomasson Revisorssuppleanter Fredrik Hedin Vice ordförande Niklas Modig Vice sekreterare Bert Johansson Suppleanter Tomas Ekelöf Valberedning Gustav Hedin, sammankallande Jonny Petersson Leif Betzholtz Sonny Sommevåg Fredrik Larsson Medlemmar Samfälligheten inkluderar 384 fastigheter, som för 2016 betalade en medlemsavgift om kr/år för fritidsboende med 2 andelar i föreningen och kr/år för fastboende med 3 andelar. Sammanträden, möten och andra aktiviteter Under 2016 hölls totalt 10 ordinarie styrelsemöten och en ordinarie områdesbesiktning genomfördes. Löpande arbete har utförts av olika styrelsemedlemmar inkluderande kontakter och möten med externa parter, framförallt i samband med planering och genomförande av projekt i området. Styrelsen har även haft längre arbetsmöten, möten med diverse entreprenörer m m för att utveckla arbetet som samfällighetsförening. Styrelsesammanträden hålls normalt en gång i månaden och mötestiderna anslås på hemsidan. Extrainkallat möte hålls om något ärende kräver det. Löpande förvaltning i enlighet med anläggningsbeslutet Den årliga cykeln för förvaltningen illustreras i figuren till höger. Här anges de arbetsmoment som minst utförs varje år för att hålla området i trivsamt skick, och som föreskrivs i lag, anläggningsbeslut och stadgar. Utöver de årligen återkommande momenten finns i förvaltning ett antal arbetsmoment som återkommer med 2-5 års mellanrum. Dessa är framförallt underhåll av vägar och parkeringsytor, dikning, underhåll av skogsområden och underhåll av bryggor och andra anläggningar. Styrelsen har upprättat en medel- och långsiktig underhållsplan för dessa större och återkommande arbetsmoment, med tydliga och kommunicerbara finansiella nivåer angivna. Underhållsplanen hålls uppdaterad årsvis och presenteras på årsmötet. Förvaltningsåret 2016 kan sägas ha utgjort en förlängning av föregående år. Flera projekt som blev förskjutna 2015, såsom beskrevs i förvaltningsberättelsen för 2015, genomfördes först Belysning längs Käggebodavägen, upprustning av grusade vägar och färdigställande av gångvägar var de större av dessa och beskrivs närmare nedan. Några projekt återstår fortfarande att slutföra. Styrelsen har även Sid 1 av 3

4 planerat för 2017 års prioriterade projekt i enlighet med den långsiktiga plan som har ställts upp (dessa beskrivs separat). Planen innebär i korthet att både kortsiktiga och långsiktiga insatser, framförallt de som är av återkommande karaktär, planeras och finansieras så att de blir förutsägbara och så att så få överraskningar som möjligt dyker upp i form av oförutsedda större kostnader. Ekonomisk översikt Budgeten för 2016 hölls med god marginal. Primära orsaker till detta var att projekt kunde genomföras till väsentligt lägre kostnad än budgeterat och att vissa projekt blev förskjutna i tiden. Ekonomin i föreningen är fortsatt sett mycket stark. Vi har en betydande reserv av likvida medel. Fortfarande finns dock ett behov av att bygga upp en buffert för investeringsbehovet i framförallt asfalterade vägar. Styrelsen har påbörjat arbetet med att kostnadsuppskatta insatserna som kommer att behöva göras på framförallt de asfalterade vägarna utöver Käggebodavägen, och föreslår att den avsättningsökning som påbörjades under föregående år fortsätter även detta år. En mer detaljerad översikt över resultatet 2016 och budgeten för 2017 finns bifogad kallelsen till årsmötet. Belysning vid utvalda platser längs Käggebodavägen Arbetet med att installera belysning vid fyra platser utmed Käggebodavägen, i syfte att öka den upplevda tryggheten och i största möjliga utsträckning även trafiksäkerheten, har genomförts under året. Projektet löpte på snabbt och smidigt, och kostnaden hamnade väl under den initialt satta budgeten. Upprustning av större grusade vägar 2016 års stora projekt var upprustningen av alla större grusade vägar i området samt ett antal mindre hårt ansatta grusvägar. Örnstigen, Hägervägen, Hökstigen/Skatstigen, Tjäderstigen och Duvstigen har alla fått en grundlig genomarbeten som ska hålla ett antal år framöver. Dessutom har parkeringsytan vid Vargvägen/Älgvägen/Hökstigen snyggats till. Det som återstår i projektet är arbeten med stora parkeringen på Holmen. Samma entreprenör ska även hantera utplacering av diverse vägskyltar i området, inklusive uppskyltning av parkeringar. Förlängd gångväg Labbvägen-Hägervägen Under året slutfördes arbetet med gångväg Labbvägen-Hägervägen. Denna ska förhoppningsvis leda till färre gående på Käggebodavägen, och även till att skapa trevliga promenadstråk i området. Fartbegränsande åtgärder Styrelsen har under året implementerat fartbegränsande åtgärder på utvalda platser i området. Mycket bra input har kommit från boende i området och andra som nyttjar våra vägar. Arbetet fortsätter under Upprustning av lekplatser Arbetet med att upprustning av lekplatser i området som beslutades på årsmötet 2015 fortgår. Som styrelsen skrev i förra årets förvaltningsberättelse var projektet då i träda p g a avhoppad leverantör. Målet är nu att upprustningen ska vara klar till sommaren Även om den ursprungliga planen med att hitta kostnadseffektiva lösningar inte går att genomföra såsom styrelsen hade tänkte så kommer tidsplanen att vara prioriterad. Det innebär att styrelsen kommer att välja att ta en kostnad för projektet, inom den budget som årsmötet 2015 ställde upp, för att slutföra arbetet inom uppsatt tid. Snöröjning Även i år har styrelsen jobbat aktivt med att förbättra vinterväghållningen. Kommunikationen med anlitad entreprenör fungerar väl. Input från boende tas emot positivt och nya rutiner jobbas in successivt. T ex har röjning av vissa vägar som tidigare röjdes endast sporadiskt eller inte röjdes alls styrts upp. Sid 2 av 3

5 Styrelsen, styrelsearbetet och framtiden Styrelsens arbete med att skapa rutiner, processer och en kunskapsbank som är personoberoende har fortsatt under året. Ambitionsnivån är hög, men det är inte alltid tiden räcker till, och därför har inte arbetet kommit riktigt så långt som styrelsen själv vill. Målbilden är dock fortsatt att vem som helst i området ska kunna kliva in i styrelsen och utan större svårigheter sätta sig in i förvaltningen av föreningens egendom och vad som krävs av styrelsen därvidlag. Styrelsen har tagit fram ett utkast på policydokument som är tänkt att vara ledande i den långsiktiga förvaltningen av föreningens egendom. Policyn presenteras återkommande på årsmötet. Hemsidan och Facebook Föreningens hemsida ( används för att informera medlemmarna på snabbast möjliga sätt. Under året har löpande uppdateringar av hemsidan gjorts, bland annat har svar på vanliga frågor lagts upp och formulär för adressändring direkt på hemsidan har adderats. På hemsidan finns också e- postadresser till styrelsen (info@viksberg.org m fl) och möjlighet att prenumerera på nyheter. Vid föregående års fakturering påbörjades en kampanj för att få fler medlemmar att välja fakturering av årsavgiften via e-post. Detta sparar föreningen pengar och underlättar arbetet i styrelsen. I år lanseras på årsmötet möjligheten att få tillgång till Min sida hos Föreningshuset som hanterar vår fakturering, där du som medlem själv kan hålla kontaktuppgifter uppdaterade, se och hantera dina fakturor m m. VSF:s hemsida med kontaktformulär till vänster där nyheter och faktura kan beställas per e-post. Vidare finns på hemsidan länk till föreningen på Facebook ( där nyheter från föreningen läggs ut. Inlägg på Facebook kan läsas av alla oavsett om man är Facebookmedlem eller inte. Sid 3 av 3

6

7 VIKSBERGS SAMFÄLLIGHET RESULTATRÄKNING 2014, 2015, samt BUDGET 2016 och 2017 INTÄKTER Utfall 2014 Utfall 2015 Budget 2016 Utfall 2016 Budget 2017 Medlemsavg 2016=1500kr/andel 1) Räntor Statliga bidrag Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Styrelsearvoden Extern konsultation/juristhjälp Kontors/porto, lokal/sammantr Käggebodavägen, Sommar Käggebodavägen, Vinter Övriga vägar, Sommar 3) Övriga vägar/vissa stigar, Vinter Grönområden, Badplatser Underhåll Vägskyltar/farthinder Dikning, skogsavverkning Underhåll Stigar och gångvägar Försäkringar Underhållsprojekt (särredovisade) 3) Övigt (soc,avg/öresutj) 2) SUMMA KOSTNADER FOND (väg) Fond, ingående Fond, avsättning till fonden Fond, uttag från fond FOND, Utgående SAMMANSTÄLLNING SUMMA INTÄKTER SUMMA KOSTNADER SUMMA KOSTNAD, AVSÄTTN FOND ÅRETS RESULTAT LÅN UTTAGET FRÅN FOND ÖVERFÖRES TILL NY RÄKNING ) Fastboende 3 andelar - Fritidsboende 2 andelar 2) Inklusive eventuella arvoden och sociala avgifter 3) Dessa projekt särredovisas på separat blad

8

9

10

11 Motion till VSFs årsstämma 2017 angående sommarvatten Historik Det finns i området två sommarvattenanläggningar, en för Holmen och en för Tegeltorp. Anläggningarna anlades för mer än femtio år sedan då Viksberg exploaterades som ett led i det allmänna lyftet av infrastrukturen. De har sedan dess skötts av Viksbergs Tomtägarförening fram till för några år sedan då Viksbergs vägförening ombildades till Viksbergs Samfällighetsförening och förvaltningen av sommarvattenanläggningarna inte togs med i anläggningsbeslutet. Anledningen till det är historia men sedan dess har sommarvattnets förvaltning skötts under mild protest av Samfällighetens styrelse eftersom de flesta vill ha sommarvattnet kvar, vilket framgått av de diskussioner som förevarit på årsstämmorna under senare år. Nuläge Vi har två anläggningar som fungerar bra tack vare ett antal större insatser samt löpande arbete för att byta ut ledningar som av olika anledningar gått sönder, och också utbyten/renoveringar av pumpar och styrningen av dessa. Det finns från tid till annan ett antal problem i anläggningen. Det handlar framförallt framför allt om att utnyttjandet (av naturliga skäl) sker av många användare på en gång vilket sätter stort tryck på kapaciteten. Att få trycket att räcka till för dem som bor högt eller långt bort från cisternerna är också en stor utmaning. Under senare år har det visat sig att ett antal fastighetsägare inte velat betala avgiften för sommarvattnet och antingen kunnat nyttja anläggningen ändå under en period eller valt att plombera sin anslutning och därmed kliva av sitt medlemskap. Konsekvensen har nu blivit att ett allt mindre antal fastighetsägare skall dela på driftskostnaden vilket på några års sikt kan äventyra hela anläggningen. Förslag Jag föreslår att stämman skall utse en person från vardera Holmen och Tegeltorp som skall vara adjungerade till styrelsen i frågor kring sommarvatten, för att avlasta styrelsen dessa extrafrågor (ekonomi, drift ) så snart som möjligt. Dessa personer skall också till nästa årsmöte i samråd med styrelsen för VSF ta fram förslag till hur vi slutgiltigt skall hantera sommarvattenfrågan på ett ordentligt och formellt korrekt sätt. Fram till dess fortsätter vi som föregående år. Frågor som behöver besvaras är exempelvis: För att motverka förfallsprocessen ovan, borde alla som har anslutning idag också vara obligatoriskt deltagande i Sommarvattnet *. Möjligt? Kostnad för avplombning? Kända problem med distributionen av sommarvattnet skall analyseras och åtgärdas. Kostnad? Nybildad dottersamfällighet till VSF eller bara administrativ separation med egna andelstal enbart för Sommarvattenmedlemmar? Styrning och ledning av Sommarvattnet *? En eller två anläggningar administrativt och ekonomiskt? * Sommarvattnet är ett arbetsnamn på sommarvattenföreningen, vilken form den nu kommer att ta. Leif Betzholtz, Viksberg 2:

12 Viksbergs Samfällighetsförening Motion till årsmötet år 2017 Förslagsläggare: Anders Lindgren Fastighet: 2:181 Datum: _ Ny punkt 13 om rörelsedetektore i VSF regler och policys Motion: Det förekommer att tomtägare sätter spotlight eller annan belysning styrd av s k rörelsedetektorer. Ibland är detektorerna riktade mot områden utanför den egna fastigheten, vilket innebär att det plötsligt kan tändas upp en lampa när man passerar en tomt gåendes på vägen framför. Det är inte trevligt och bländar dessutom för det mesta. Det finns ingen anledning att rikta detektorer som reagerar på rörelser utanför sin egen fastighet. Det är i princip ett ofredande. Man ska kunna röra sig på samfälld mark utan att känna sig iakttagen. Förslag till beslut: Att styrelsen inarbetar en punkt i befintliga regler och policys där det framgår att detektorer inte får omfatta rörelser utanför den egna fastigheten. Med vänlig hälsning, Anders Lindgren