1 Avtalsvillkor. 1.1 Parter. 1.2 Omfattning. Parterna har denna dag träffat nedanstående avtal. Haninge kommun Haninge

Transkript

1 1 Avtalsvillkor 1.1 Parter Parterna har denna dag träffat nedanstående avtal Haninge Tyresö kommun TYRESÖ Antagen leverantör 1.2 Omfattning Leverans av färskt kött, djupfrysta köttprodukter och mejerivaror för uttag vid behov under avtalstiden i enlighet med detta avtal, upphandlingens förfrågningsunderlag och leverantörens lämnade anbud. Kravspecifikationen utgör Bilaga 1 till detta avtal. Kommunerna äger rätten att tillsammans med leverantören utveckla anbudssortimentet under avtalsperioden. Kommunerna förbehåller sig rätten att vid sidan av detta avtal, under begränsad tid och omfattning, prova nya och alternativa produkter från annan producent. Kommunerna förbehåller sig även rätten att vid sidan av detta avtal göra kompletteringsköp från annan en avtalspart, när särskild anpassning krävs. Vid mindre/speciella projekt förbehålls rätten att infodra särskilt anbud eller genomföra separat upphandling. Ekonomiska och/eller organisatoriska förändringar inom kommunerna som ändrar omfattningen eller i övrigt förutsättningarna för avtalet kan komma att ske under avtalsperioden. Förhandling mellan parterna upptas vid sådana förändringar. Omorganisationen inom Tyresö kommun fortgår under avtalets gång vilken innebär stegvis avveckling av centralkök och övergång till tillagningskök i alla skolor. I kommunerna kan det under avtalsperioden komma att införas s.k. tredjepartslogistik med logistikcentrum placerat i Västberga. Om detta införs så ska leverantören leverera varorna direkt till logistikcentrumet där varorna sedan ompackas och levereras ut till kommunerna av en tredje part. Antal ätande per beställande enhet (kökens storlek) i respektive kommun anges i Leveransadresser utgör Bilaga 2 till detta avtal. Sammanställning av kommunernas politiska strategier och policys inom området utgör Bilaga 3 till detta avtal. 1

2 1.3 Kontaktpersoner (kompletteras innan avtalsstart) 1.4 Avtalstid Avtalet planeras att träda i kraft från och med till och med Avtalet innehåller förlängningsoptioner. Första förlängningsoptionen löper till och med Andra förlängningsoptionen löper till och med Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att ingen av parterna säger upp avtalet minst 3 månader före avtalsperiodens slut. Exakta datum regleras vid tidpunkten för tecknandet av avtalet. 1.5 Priser Offererade priser ska gälla under upphandlingens gång och får sedan justeras på dagen för avtalsstart i de fall leverantörens inköpspriser har påverkats positivt eller negativt av ändrade världsmarknadspriser ifrån basprisdag till avtalsstart. Begäran om sådan prisjustering ska vara kommunerna tillhanda senast två veckor innan avtalsstart och verifieras ifrån producent i tidigare led. Dokumentation ska bifogas prisjusteringen. Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader. Tilläggsprodukter ska rabatteras och omräknas på samma sätt som produkterna i grundavtalet. 1.6 Prisändringar Begäran om prisjustering ska skriftligen vara kommunen tillhanda senast en (1) månad innan föregående fastprisperiods utgång för att äga giltighet. Samtliga prisändringar ska vara dokumenterade ifrån producent i tidigare led (verifierade i kronor/ören) och lätt kunna kontrolleras och följas upp av kommunerna. Om prishöjningar på vissa volymprodukter under avtalsperioden bedöms som alltför stora, förbehåller sig kommunerna rätten att byta ut upphandlad produkt och ersätta den med ett annat billigare alternativ och fabrikat. Färska köttråvaror Prisjustering kan ske varje månad med 15 dagars avisering. Djupfrysta köttprodukter, sous-vide Priserna justeras enligt vedertagna DLF-perioder (Dagligvaruleverantörers förbund), 4 ggr per år första måndagen i februari, maj, september och november. Justerade priser ska gälla fast mellan DLF-perioderna. 30 dagars avisering. 2

3 Mejerivaror Priserna justeras årligen i september med 30 dagars avisering. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas innan fastprisperiodens utgång, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp avtalet med 3 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen Mervärdesskatt Tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. 1.7 Beställningar Se Bilaga 1 (kompletteras innan avtalsstart). Som referens vid samtliga beställningar ska beställarens referensid/beställarkod anges. Den ska alltid efterfrågas ifall beställaren inte anger referensid/beställarkod vid beställning. 1.8 Leveransvillkor Se Bilaga 1 (kompletteras innan avtalsstart). 1.9 Miljö och djurhållning Leverantören ska uppfylla lagstadgade krav ur hälso- och miljösynpunkt. Produkter som innehåller förbjudna ämnen eller har miljö- och hälsoskadliga effekter får inte levereras. Samtliga specifika miljökrav (Miljöstyrningsrådets) i Kravspecifikationen ska uppfyllas under hela avtalsperioden. Kommunerna förbehåller sig rätten att i samråd med leverantören kvartalsvis följa upp dessa miljökrav och verifikat (europeiska verifieringar) under hela avtalsperioden. Om det under avtalsperioden upptäckts att någon produkt innebär risk för människor och miljö eller inte motsvarar specifika miljökrav, ska denna omedelbart ersättas. Den nya likvärdiga produkten får inte vara dyrare än den ersatta produkten. Se även Bilaga 1 samt Bilaga Faktura Haninge 3

4 Fakturering till kommunen ska ske elektroniskt via kommunens upphandlade VAN leverantör. Leverantör till ska kunna skicka fakturor elektroniskt i lägst formatet Svefaktura. Övriga format omvandlas till Svefakturaformat vid mottagande. Referens-id ska anges, detta uppges av beställaren. Övriga fakturauppgifter ska anges i avsedda fält. Genom Svefakturaformatet kommer alla uppgifter som behövs för att genomföra en betalning att vara med. Finns inte alla efterfrågade uppgifter med eller är felaktigt inmatade kommer fakturan att återsändas till leverantören utan åtgärd Elektronisk faktura Det åligger er som leverantör att säkerställa att era fakturor till kan sändas elektroniskt senast sex månader efter att detta avtal är underskrivet. Har kommunens e- fakturering inte kommit igång vid detta avtals ikraftträdande räknas sex månader från det att kommunen kan ta emot elektroniska fakturor, och fram till dess skickas fakturor enligt instruktionerna för pappersfaktura. De elektroniska fakturorna kommer att hanteras i det av SFTI fastställda standardformatet Svefaktura. Kommunen hänvisar till den VAN leverantör (fakturaväxel/webbportal) som ni som leverantör ska använda. Via kommunens VAN leverantör säkerställs att fakturainnehållet överensstämmer med s behov av korrekta uppgifter Pappersfaktura Utställs på och sänds i 1 exemplar till: Förvaltning Box Östersund Inkomna fakturor skannas in innan de registreras i kommunens ekonomisystem. Samtliga fakturor ska vara märkta med en referens i fältet "Er referens". Som referens ska beställarens referensid anges. Den ska alltid efterfrågas ifall beställaren inte anger referensid vid beställning och fungerar som adressat i systemet. Som fakturadatum räknas det datum när fakturan ankommer kommunen. Vid eventuella felaktigheter returneras fakturan för åtgärd. Av fakturan ska utöver F-skattesedelnummer, framgå leverantör med angivet organisations- och mervärdesskatteregistreringsnummer, gods/utförd tjänst, beställare, referens, mottagare och leveransdatum. Om leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem eller bank/plusgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas upphandlingsenheten i Haninge kommun Faktura Tyresö 4

5 Beställarkod och namn på beställaren ska tydligt anges på varje faktura. Som fakturadatum räknas det datum när fakturan kommer fram till Köparen. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan utan åtgärd till Leverantören för rättning. Denna tid får inte räknas in som tid för försenad betalning. Kan leverantören erbjuda e-faktura (Svefakturaformat) så är det önskvärt från Kommunens sida. På fakturan ska följande anges: Fakturadatum. Fakturanummer. Leverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt. Leverantörens och Köparens namn och adress. Referens i form av Beställarens beställarkod och namn. Art och omfattning av levererade produkter. Datum då produkterna levererats. Den mervärdesskatt som ska betalas. Faktura ska skickas till: Tyresö kommun Box Tyresö Om Leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem eller post-/bankgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas Upphandlingsenheten Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och godkänd mottagen faktura Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte Dröjsmålsränta (Referensränta) I enlighet med svensk räntelagstiftning. Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr o m/t o m) då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Parterna är överens om att dröjsmålsränta understigande 100:- inte ska utgå Tillstånd, registreringar m.m. 5

6 Leverantören ansvarar för att vid varje tid i Sverige gällande regelverk genom lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd tillgodoses av levererade produkter och tjänster. Leverantören ska på egen bekostnad införskaffa och vidmakthålla samtliga tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, författningar, normer eller föreskrifter behövs för utförande av åtagande som åligger leverantören enligt detta avtal Försäkringar Leverantören och av denne anlitad underleverantör ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring och samtliga de försäkringar som leverantören/underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha Information För att säkerställa hög avtalstrohet har kommunerna och leverantören ansvar för att aktivt informera om/marknadsföra tecknat avtal. Produktinformation ska, om kommunerna begär, lämnas av leverantören. Eventuella prislistor och broschyrmaterial tillhandahålls i nödvändigt antal exemplar utan kostnad för kommunerna. Leverantören ska på begäran av upphandlaren eller kostansvariga i kommunerna kunna lämna varuprover. Proverna ska tillhandahållas utan kostnad och de behöver inte återsändas Marknadsföring Leverantören får inte i sin marknadsföring använda kommunerna eller dess vapen utan kommunens skriftliga godkännande Statistik Leverantören ska på kommunernas begäran lämna skriftliga uppgifter över vad som levererats under efterfrågad tidsperiod (kvartalsvis eller halvårsvis). Leverantören ska tillhandahålla uppgifterna utan kostnad för kommunerna. Statistiken ska anpassas efter kommunernas specifika önskemål och lämnas i excelfil Fel i leverans Enligt köplagen Returvillkor 6

7 Vid felaktiga leveranser orsakade av leverantören svarar leverantören för samtliga kostnader. Se även Leveransvillkor Anställda hos leverantören Leverantören ska ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs och att arbetsmiljölagen upprätthålls. Endast branschkunnig personal får anlitas för uppdraget. I de fall särskild behörighet behövs för utförande av arbete har leverantören ansvar för att giltigt behörighetsbevis finns och kan uppvisas om kommunen så begär Sociala och etiska villkor Leverantören eller av denne anlitad underleverantör får inte i sin affärsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning. Ett brott mot förpliktelserna ska utgöra ett väsentligt kontraktsbrott såtillvida leverantör/underleverantören inte omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad eller om överträdelsen anses som ringa. Om leverantören bryter mot vad som anges ovan har kommunen rätt att häva tecknat avtal Ansvar Leverantören ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom vållande hos leverantören eller av dennes personal. Leverantören är skyldig att hålla sig försäkrad för sådan skada och ska, om kommunen så begär, utan fördröjning uppvisa gällande försäkringsbesked Kvalitetskontroll Representanter för kommunerna och leverantör ska träffas när endera parten har behov, för att gemensamt utvärdera verksamheten avseende kvalitet och leveranssäkerhet. I de fall en produkt inte uppfyller den kvalitet som avtalats äger kommunerna rätten att byta ut produkten till fullvärdig produkt. Den nya produkten får inte vara dyrare än den utbytta produkten. Se även Bilaga 1 samt Miljö och djurhållning Force Majeure Parterna är befriade från åtagande om parts respektive åtagande förhindras av force majeurekaraktär. Som force majeure räknas krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal. 7

8 Arbetskonflikt som har sin grund i brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motpart skall omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Uppsägning av avtal Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. Kan inte överenskommelse om prisändring träffas mellan parterna äger parterna rätt att häva avtalet utan någon kompensation till motparten. Här avses prisjusteringsklausuler som inte kan hänföras till vedertagna index eller formler som upprättats av parterna gemensamt Hävning Kommunerna har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om leverantören efter avtals ingående: Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna. Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller fått näringsförbud. Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Kommunerna har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om leverantören före eller efter avtalets tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet Skadestånd Enligt köplagen Underleverantörer 8

9 Om leverantören anlitar underleverantörer för utförande av uppdrag, ansvarar leverantören för att dessa uppfyller och arbetar efter villkoren i detta avtal Information/Samråd Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. All information från leverantören avseende produkter, prislistor etc. som sänds till respektive enhet ska även distribueras till upphandlingsenheterna i och Tyresö kommun Överlåtelse av avtal Leverantören får inte överlåta detta avtal på annan utan kommunernas skriftliga medgivande Ändringar och tillägg Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt kommit överens om detta Handlingars inbördes förhållande Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. Inga andra handlingar än detta avtal med bilagor gäller. 1. Skriftliga ändringar och tillägg godkända av båda parter. 2. Detta avtal. 3. Förtydliganden och kompletteringar till förfrågningsunderlaget. 4. Förfrågningsunderlag. 5. Leverantörens anbud, daterat xxxxx Tvist Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på kommunens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 9

10 Detta avtal är upprättat i 3 likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Ort, datum Haninge, 20xx-xx-xx För Namnförtydligande Jörn Karlsson Upphandlingschef Ort, datum Haninge, 20xx-xx-xx För Tyresö kommun Namnförtydligande Charlotte Barkman Hedin Upphandlingschef Ort, datum Xxxxxxx, 20xx-xx- För Företagsnamn Namnförtydligande xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 10

11 11