1 Kommersiella villkor

Transkript

1 1 Kommersiella villkor 1.1 Omfattning Kort beskrivning - Leverantören förbinder sig, att i enlighet med angivna krav i förfrågningsunderlaget daterat 20xx-xx-xx tillhandahålla, det av Leverantören i anbud daterat 20xx-xx-xx beskrivna tillvägagångssättet för att genomföra uppdraget i enlighet med uppställda krav och förutsättningar vilket utgör underlag för utförande av leveranserna. Leverantören får inte vidta åtgärd som kan förväntas medföra åsidosättande av lag eller avtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens arbetsområde Avrop mot avtalet får göras av Nynäshamns Kommun samt Kommunens egna bolag. Kommunen förbinder sig inte till någon avropsvolym. 1.2 Parter Köpare: (nedan Kommunen) Nynäshamns Kommun Nynäshamn Org.nr Kontaktperson: Jonas Löfgren, Södertörns upphandlingsnämnd Tel: jonas.lofgren@haninge.se Kommunens kontaktperson för sakfrågor är de samma som respektive Beställare Leverantör (nedan Leverantören) Företagsnamn Adress Postnummer, Postort Org.nr. Kontaktperson: Namn Efternamn Titel: Tel: I de fall Leverantören byter kontaktperson, ska detta omedelbart meddelas kommunens upphandlingsenhet. 1.3 Avtalshandlingars inbördes rangordning Bestämmelserna i avtalshandlingarna gäller i följande inbördes ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 1

2 2. detta avtal 3. förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar 4. anbud daterat 20xx-xx-xx med kompletteringar Eventuella ändringar och tillägg ska godkännas och skriftligen undertecknas av behörig företrädare för både Kommunen och Leverantören 1.4 Avtalstid Avtalstiden är från och med till och med Kommunen har rätt till två förlängningsoptioner, första optionen löper till och andra optionen löper till Förlängningsoptionen träder i kraft under förutsättning att ingen av parterna säger upp avtalet minst 3 månader före avtalsperiodens slut. Vid en eventuell försening av avtalsstart kan avtalsperioden komma att förändras. 1.5 Priser och prisjusteringar 1. Priserna är fasta i 3 månader, fastprisperiod eller 2. Priserna är fasta i 1 månad (färskt kött, färska korv- och charkprodukter), fastprisperiod eller 3. Offererade priser ska gälla under upphandlingens gång och får sedan justeras på dagen för avtalsstart i de fall Säljarens inköpspriser har påverkats negativt av ändrade världsmarknadspriser ifrån basprisdag till avtalsstart. Begäran om sådan prisjustering ska vara Köparen tillhanda senast och vara mycket väl dokumenterad ifrån tidigare led (verifierad ifrån tillverkare). Dokumentationen ska bifogas prisjusteringen. Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade omkostnader Prisjusteringar (ej frukt och grönt) 1. Begäran om prisändringar ska vara Köparen tillhanda senast 1 månad innan fastprisperiodens utgång för att äga giltighet. Justerade priser ska gälla fasta enligt punkt 1.5, därefter inträder nya fastprisperioder. eller 2. Prisändring sker varje månad med 15 dagars avisering. eller 3. Priserna justeras enligt vedertagna DLF-perioder (Dagligvaruleverantörers förbund), 4 ggr per år, justeras första måndagen i februari, maj, september och november. Justerade priser ska gälla fasta mellan DLF-perioderna. Samtliga prisändringar ska vara väl dokumenterade från tidigare led och lätt kunna kontrolleras av Köparen. Prisändringarna ska verifieras med underlag i kronor/ören från respektive underleverantör om kommunerna så begär. Om prishöjningar på vissa volymprodukter under avtalsperioden bedöms som alltför stora, förbehåller sig kommunerna rätten att byta ut upphandlad produkt och ersätta den med ett annat billigare alternativ och fabrikat. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte Prisjusteringar frukt och grönt 2

3 Avtalad rabattsats ska ligga fast under hela avtalsperioden. Se punkt 7.2 i kravspecifikationen Elektroniska prislistor Gällande prislistor ska kontinuerligt och i god tid innan ikraftträdandet skickas till Södertörns upphandlingsenhet. Elektroniskt anpassade prislistor ska även skickas anpassade efter Basera och Mashie till kostchefen i. 1.7 Leveransvillkor Leverans ska ske enligt DDP, fritt angiven leveransadress inom Kommunen, Incoterms Returemballage Returemballage, t.ex. rullpallar, transportvagnar och backar återtas senast vid påföljande leverans från Leverantören utan extra kostnad. Leverantören ska vara ansluten till REPA registret eller genom annat motsvarande system. 1.9 Faktureringsvillkor Fakturering sker månadsvis i efterskott. Fakturan utställs på och sändes i ett (1) exemplar till beställande enhet. Beställare och beställningsnummer ska tydligt anges på varje faktura. Faktura adress: Fakturaservice Avropande Beställare/Enhet Box Nynäshamn Fakturan skall märkas med beställar-id. Fakturan skall vara specificerad per tjänst (fullfaktura), eller om detta ej är möjligt skall följesedel på avsedd levereras alltid bifogas fakturan. Fakturor som saknar beställar-id, är ospecificerade alternativt saknar följesedel kommer att returneras som felaktig faktura. Fakturan får ej innehålla personnummer. Som fakturadatum räknas det datum när fakturan ankommer Kommunen. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Av fakturan skall utöver F-skattesedelnummer, framgå Leverantör med angivet organisationsoch mervärdesskatteregistreringsnummer, utförd tjänst, beställare, mottagare och leveransdatum. Om detta inte är fallet återsändes fakturan utan åtgärd. Om Leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem eller bank/plusgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas Södertörns upphandlingsnämnd. Fakturering skall ske löpande inom avtalat uppdrag. Faktureringsavgift får inte debiteras Betalningsvillkor Kommunen har betalningsvillkor om 30 dagar efter mottagen och av Kommunen godkänd faktura. Leverantören ska beakta postgången och bankfria betalningsdagar vid beräkning av fakturans förfallodag. Gällande e-faktura ska fakturadatum utgöras av ankomstdag till Kommunens system. Dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen. Inga övriga administrativa 3

4 och/eller faktureringsavgifter godkänns Dröjsmålsränta Vid försenad betalning orsakad av kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt gällande räntelagen dvs. referensränta +8%. Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 300 kr (SEK) per faktura Kravrutiner Påminnelser och krav sänds av Leverantören direkt till fakturaadressen med bifogad obetald fakturakopia alternativt ska sådana uppgifter finnas på påminnelsen så att det klart framgår vilken person, enhet eller avdelning inom kommunen som påminnelsen avser Underleverantör Leverantören har fullt ansvar för den underleverantör som denne anlitar för föreliggande uppdrag. I Leverantörens ansvar ingår att tillse att också underleverantör uppfyller de krav som Kommunen ställer på leverantören. Kommunen ska ges möjlighet att kontrollera underleverantör i detta hänseende. Endast underleverantörer som angivits i anbudet och blivit godkända i utvärderingen får anlitas. Eventuella nya underleverantörer under avtalstiden måste skriftligen godkännas av Kommunen innan dessa anlitas. Fakturering sker enbart via Leverantörens organisationsnummer Utbyte av personal Leverantören är skyldig att byta ut personal som enligt Kommunen inte fullgör uppdraget på ett för Kommunen godtagbart sätt eller agerat så att förtroendet rubbats Sekretess Leverantören förbinder sig att följa gällande bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt att tillse av Leverantören anställd personal och eventuella underleverantörer som får tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller i den upphandlande myndighetens verksamhet att iakttaga motsvarande sekretess. Sekretesskyldighet gäller för Leverantören och Leverantörens anställda även efter att avtal har upphört. Om Beställaren så kräver ska Leverantören och berörd personal som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser att underteckna sekretessförbindelse Myndighets- eller kommunala beslut Beslut om förändringar i Kommunens organisation, konkurrensutsättning, outsourcing eller andra omständigheter som påverkar detta kontrakt kan komma att ske under kontraktstiden. Om dessa händelser innebär en väsentlig förändring av förutsättningarna för detta avtal kan båda parter begära omförhandling av avtalets innehåll. Kan ny överenskommelse ej träffas kan parterna säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid 1.17 Sociala och etiska villkor Leverantören eller av denne anlitad underleverantör får inte i sin affärsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning. Ett brott mot förpliktelserna ska utgöra ett väsentligt kontraktsbrott 4

5 åtillvida Leverantör/underleverantören inte omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad eller om överträdelsen anses som ringa Produktinformation Produktinformation som ej framgår av detta avtal ska, om Kommunen så begär, lämnas av Leverantören. Eventuella prislistor och broschyrmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar utan kostnad för Kommunen Ersättningsvara I de fall att avtalade produkter utgår ifrån sortimentet, ska Leverantören ersätta produkten med av Kommunen godkänd likvärdig produkt Ansvar/Försäkring Leverantören ansvarar för samtliga skador, som kan uppkomma på grund av Leverantörens uppdrag. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sitt åtagande enligt kraven i förfrågningsunderlaget. Självrisken skall vara högst ett basbelopp. I detta avseende avses gällande basbelopp vid tidpunkten för skadans upptäckt. Om Kommunen har framställt krav på skadestånd, enligt denna eller annan punkt i detta avtal, skall Leverantören utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare Slutavräkning Slutavräkning ska ske vid avtalets utgång. Leverantören ska inom tre månader efter det att uppdraget slutförts till Kommunen översända faktura som upptar återstående fordringar avseende uppdraget Garantier Garantitiden skall vara 2 år från och med godkänd leverans. Leverantören ska utan kostnad ansvara för fel i produktens utförande som visar sig inom garantitiden och svara för produktens fullgodhet. Vid eventuella fel ska Leverantören utan tilläggskostnad för Kommunen tillhandahålla annan motsvarande vara. Parterna ska vara överens om varans fullgodhet Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till Kommunen i reklam eller marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Kommunens skriftliga godkännande Statistik Statistik ska lämnas per 30/6 och 31/12 per artikel för varje referensnummer och totalt för Kommunen, där så efterfrågas. Statistiken ska anges i antal samt belopp per artikel. Statistiken ska delas upp i bassortiment, rabattsortiment och ej upphandlade produkter. Produkter som kommit att ingå i varukorgen genom utbyte ska kunna särredovisas som ersättningsprodukter, med samma information som de i övrigt upphandlade produkterna. Statistiken ska utan anmodan, kostnadsfritt och utan dröjsmålsränta levereras. Om kommunen så efterfrågar ska statistik kunna levereras per månad istället för per halvår Skadestånd Kommunen har rätt till skadestånd om Leverantören inte utför de avtalade leveranserna på ett korrekt sätt och detta medför en kostnad för Kommunen. Storleken på skadeståndet ska motsvara Kommunens merkostnad men ska maximalt kunna uppgå till SEK. 5

6 1.26 Uppsägning av avtal Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal med 6 månaders uppsägningstid under löpande avtalstid om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. Under uppsägningstiden ska, om inget annat överenskommits mellan parterna, åtaganden och förpliktelser enligt avtalet fullgöras. Uppsägande part är berättigad till ersättning för de direkta kostnader som denne får i anledning av avtalets upphörande Hävning Kommunen har rätt att skriftligen, med omedelbar verkan, häva avtalet om Leverantören: Väsentligt misskött uppdraget och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse I väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse Kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande Inte uppfyller de krav som ställts i förfrågningsunderlaget Utan medgivande från Kommunen överlåter avtalet på annan och detta är av beaktansvärd betydelse för Kommunen Om förhållanden som anges i LOU 10:1 och 10:2 råder, med undantag för konkurs Kommunen har rätt till skälig ersättning för merkostnader som kan uppkomma på grund av hävningen. Leverantören har rätt till ersättning för sådant utfört arbete som överensstämmer med vad som här avtalats samt nedlagd ersättningsgill kostnad för sådant arbete. Leverantören har rätt att skriftligen, med omgående verkan häva avtalet om Kommunen: I väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse Vidhåller begäran som innebär att Leverantören skall efterge kravet på god yrkessed Utan medgivande från Leverantören överlåter avtalet på någon annan och detta är av beaktansvärd betydelse för Leverantören. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utfört arbete, nedlagd ersättningsgill kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid hävning skall resultatet av utfört arbete redovisas och överlämnas till Kommunen senast när Kommunen har fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnande får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. Kommunen har rätt att häva avtalet om rättelse ej sker efter skriftlig uppmaning att åtgärda noterade brister. Kommunen äger även rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inställer betalningarna, inleder ackordförhandling, försätts i konkurs eller träder i likvidation. 6

7 1.28 Avtalsbrott m.m. Om Leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter skriftlig anmodan inte inom den tid som Kommunen anser rimlig vidtar rättelse har Kommunen rätt att häva avtalet. Kommunen har härutöver rätt att med omdelbar verkan häva avtalet om Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att Leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Kommunen har vidare rätt att häva detta avtal om företrädare för, eller anställd hos Leverantören, under avtalstiden och i sin roll som företrädare för, eller anställd hos Leverantören, blir dömd för olaga diskriminering eller om Leverantören tvingas betala ut skadestånd enligt följande lagstiftning: Jämställdhetslagen (1991:433) Lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning. Hävande part är berättigad till skadestånd 1.29 Force majeure Part är befriad från sina åtaganden enligt avtal om parten visar att det inträffat ett hinder utanför parts kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den parten anlitat har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Kommunens skriftliga medgivande Omförhandling Kommunen eller Leverantören får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopande förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse Tvist Tvist med anledning av tolkning och tillämpning av avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor ska i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse ska tvist 7

8 avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar ska i första instans äga rum i domstol närmast Kommunen. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta uppdraget. Ort, datum För Kommunen: Ort, datum För Leverantören: 8