Guide och mall. Att skriva en rapport

Transkript

1 Guide och mall Att skriva en rapport

2 Att skriva en rapport Att skriva rapporter är en utmaning. Du får tillfälle att sprida erfarenheter och resultat som du kommit fram till i ett arbete eller ett projekt. Men det är alltid en del frågeställningar man som rapportskrivare undrar över. Blir läsarnas/ uppdragsgivarnas reaktioner de jag förväntar mig? Är min rapport utformad så som de väntar sig? Är den intressant att läsa? På följande sidor (se sidhänvisning nedan) finns en del tankar och tips som främst är avsett för dig som anser dig sakna rutin som rapportskrivare. Dessa syftar till att göra dig medveten om ofrånkomliga problem, samtidigt som det ger anvisningar om hur du skall tackla sådana. Allmänt om planering och skrivande 3-5 Rapportplanering 3 Skrivprocessen 4 Några skrivråd 5 Rapportutformning 6-10 Översikt (normalstandard) 6 Inledande del 7 Huvuddel 8-9 Referensdel 10 Några kontrollfrågor till en rapportförfattare 11 2 (11)

3 Allmänt om planering och skrivande Rapportplanering Tankarna på rapportredovisningen bör helst vara aktuella för dig under hela ditt uppdrag. Det största och första problemet gäller ofta hur man skall hantera och bearbeta det arbetsmaterial som man samlar på sig. Något att komma ihåg är också att det tar tid att skriva. Börja i tid! Se till att du i din planering anslår gott om tid för själva rapportarbetet. Dokumentera! Ta för vana att dokumentera - eventuellt också i bild - allt ditt arbete, din läsning, dina experiment, dina intervjuer. För dagbok! Om du t ex regelmässigt för någon form av dagbok eller projektdagbok, blir det lättare för dig att skaffa överblick. Du får bättre uppfattning om vad som är väsentligt eller värt att utveckla, och du underlättar din egen sortering och gallring av materialet. Arbetspärm! Allt arbetsmaterial kanske inte kan lagras digitalt. Se därför till att du också har en arbetspärm där du systematiskt samlar ditt arbetsmaterial. Denna bör också innehålla en flik för infall, idéer eller tänkta formuleringar. De kan bli användbara så småningom. 3 (11)

4 Skrivprocessen Det är inte möjligt att här belysa alla de skrivproblem som den ovane rapportförfattaren kan uppleva. Om man emellertid har i minnet att språkarbete, som nämnts, tar tid, kan man förhoppningsvis ge realistiska proportioner åt sin kanske onödigt uppskruvade oro för skrivandet. Innehåll En fix och färdig formulering inställer sig sällan på en gång, utan man får pröva sig fram i en fortgående skrivprocess. Struktur Det normala är att man först bestämmer sig för vad man skall skriva och sedan i vilken ordning detta skall presenteras. Formulering Först därefter tar man itu med formuleringsarbetet, som bör resultera i ett utkast eller en kladd. Kontroll/granskning Denna kladd utsätter man sedan för kontroll och granskning, både egen och andras. Därefter följer bearbetningsfasen, eventuellt ytterligare granskning och så till sist utskriften. Din text måste alltså inte vara perfekt från början. Du skall inte behöva blockeras i det tidiga skedet av skrivprocessen av krav på att du skall formulera dig felfritt och helt genomtänkt. Sätt igång att skriva så snabbt som möjligt istället, när du har fattat dina inledande beslut om innehåll och struktur. Språklig puts, omkastningar av innehåll, strykningar och tillägg får komma successivt. Vad datorn betyder som effektivt redskap i redigeringsarbetet behöver man idag inte påminna om. 4 (11)

5 Några skrivråd Du må vara tekniker, ekonom eller något annat, men du märker snart att den språkliga redovisningen av ett arbete kräver respekt. För att din kommunikation med rapportläsarna skall fungera så effektivt som möjligt, är det lämpligt att beakta följande språkråd: Skriv preciserat! Uttryck dig så exakt som möjligt. Inga svepande formuleringar. Skriv koncentrerat! Läsaren har ingen nytta av en ordrik, pratig framställning, bara av en direkt förmedling av nödvändiga uppgifter. Skriv strukturerat! En logiskt utformad rapport underlättar läsningen och avspeglar den ordning och reda du strävat efter under hela ditt uppdrag. En genomtänkt indelning i avsnitt och textstycken är de tydligaste yttre tecknen på klarhet. Skriv enkelt! En lättläst rapport får läsvärde för många. Skriv alltså inte bara för utpräglade specialister, men din ambition att popularisera får naturligtvis inte gå ut över exakthet och koncentration. Skriv korrekt! Brister i stavning, ordval och meningskonstruktion kan drabba klarheten, och med ett korrekt språk minskar du risken för negativa läsarreaktioner. Plagiera inte! Att kopiera in en text utan att ange dess källa betraktas som plagiat och därmed som allvarligt fusk. Upptäcks plagiat, detta gäller såväl Yrkeshögskolenivå som högskole-/universitetsnivå, så underkänns rapporten helt. Tanken är att du skall producera ny kunskap eller nya tankar kring ett antingen nytt eller gammalt ämne. Huvudsaken är att dina tankar och formuleringar skiljs från andras tankar och formuleringar genom citatmarkeringar, om det är en ordagrann lydelse ur en text, men ändå en källhänvisning om du har ändrat orden men ändå behållit grundtanken i texten. Var alltid tydlig med var du hämtat text, tanke eller för den delen bild så kommer du aldrig att råka illa ut. 5 (11)

6 Rapportutformning Rapporter disponeras med fördel efter en särskild mall. Läsarna är i allmänhet vana vid att rapporter ser ut på ett visst sätt, och ditt eget arbete underlättas troligtvis av att du anpassar dig efter rådande standard. Den följande översikten kan du betrakta som en normalstandard. Observera emellertid att allt tal om standard skall tjäna praktiska syften, nämligen att förenkla och därigenom effektivisera arbetet för både författare och läsare. Standardiseringen får inte bli ett tvingande självändamål! Översikt (normalstandard) Inledande del Titelsida Förord Sammanfattning Innehållsförteckning Informativ titel! bild eller referat/ sammafattning Ej obligatoriskt orientering/ bakgrund tacka källor Koncentrat av det viktigaste/ Intresseväckare skrivs sist max 1 A4 1. Aaaaa Aaaaaa 2 2. Bbbb Bbbbbb 4 Huvuddel Rapportinnehåll Innehåll - Projektbeskrivning - Resultat - Slutsats Disposition: -Kronologisk eller -Löpsedel Logiskt upplägg VARFÖR du gjort vad du gjort VAD. du arbetat med HUR du burit dig åt VAD. du uppnått NÄR.du utfört ditt arbete Referensdel Litteratur/källor För att styrka det du ev. hänvisar till i rapportens huvuddelen Bilagor Detaljer/ specifikationer som tynger rapporten och som du istället hänvisar till 6 (11)

7 Inledande del Titelsida Informativ titel! Titelsidan blir läsarens första bekantskap med rapporten. Om denna inte har något omslag, bör titelsidan vara av ett tjockare papper än de övriga sidorna. Titeln är självklart mycket viktig. Den skall vara informativ och innehålla nyckelord, som anger vad rapporten handlar om. Tycker du att din titel blir alltför lång, kan du försöka dela upp den i en huvud- och en undertitel. Tidsangivelse, författare och institution (utgivare) är obligatoriska uppgifter i övrigt. På titelsidan kan även förekomma referat eller sammanfattning (se Sammanfattning nedan). En bild kan försvara sin plats på titelsidan. Den kan bli ett blickfång och därigenom skapa uppmärksamhet åt rapporten. Se bara till att den inte blir huvudsak och står i vägen för titeln själv. Observera dessutom att en väl genomtänkt layout för enbart text även kan bli bildmässigt mycket effektiv. Förord Väljer du att skriva ett förord, vilket inte är obligatoriskt, får du i det ett tillfälle att tacka handledare och att, t ex i samband med viss utbildning, orientera allmänt om projektets eller examensarbetets plats i din utbildning. Du kan överhuvudtaget meddela sådant av intresse som inte direkt berör själva arbetsuppgiften men som ändå känns angeläget att nämna. Förordet får inte fungera som en rapportinledning, som behandlar t ex bakgrund, förutsättningar, syfte etc. Det är brukligt att man sätter ut sitt namn under förordet. Sammanfattning Sammanfattningen eller referatet blir efter titelsidan läsarens andra bekantskap med ditt arbete. På maximalt en A4-sida återger du det väsentligaste innehållet i den följande rapporten. Sammanfattningen skall t ex en läsare som bara vill orientera sig om ditt arbete, kunna läsa för sig utan att ha tillgång till den övriga rapporttexten. Om dessutom sammanfattningen lockar till ett fortsatt, fördjupat läsande i rapporten, är det förstås inte till någon nackdel Alltså: Se på din egen sammanfattning som en kortfattad variant av din rapport i övrigt. Det är lämpligt att skriva sammanfattningen sist. Det får absolut inte komma in några nya moment i den, och den övriga rapporttexten i sin tur skall självklart kunna förstås utan att man har tillgång till sammanfattningen. Denna är alltså inte en rapportinledning. Oftast blir sammanfattningen informativ, dvs att den återger den övriga rapportens viktigaste innehåll eller resultat. För vissa rapporttyper kan det emellertid undantagsvis vara lämpligare att nöja sig med att låta sammanfattningen bli beskrivande - deskriptiv - eller antydande - indikativ. Denna kan då orientera om ett uppdrag i stort utan att ange resultat, om metoder i arbetet och om sättet att presentera resultat, exempelvis med hjälp av ritningar. Innehållsförteckning Läsarens tredje bekantskap med ditt arbete blir innehållsförteckningen, som redovisar huvudavsnittens rubriker och dessutom underrubriker. Syftet med den är att göra det lättare för läsaren att orientera sig i rapporten. I det här häftets innehållsförteckning kan du se hur man med ett decimalsystem kan rangordna rubriker. Tänk på att fler siffror i systemet än tre lätt skapar förvirring. För bilagor gäller inte den löpande sidnumreringen, utan de numreras för sig. 7 (11)

8 Huvuddel Innehåll Det är huvuddelens innehåll som rimligen tilldrar sig rapportläsarens största intresse. I redovisningen där av ett projekt är vissa moment självklara eller obligatoriska. Läsaren måste få reda på vad du verkligen uträttat och uppnått. Du skall så tydligt som möjligt för din uppgift ange: Syfte Avgränsning Arbetsmetod Projektplan Resultat Slutsats oftast kompletterat med bakgrund eller orsak presentera ditt problemområde och precisera vad det var du skulle göra och redovisa i vissa fall mycket intressant, i andra fall mindre; problem i arbetet kan vara värdefulla att få redovisade beskrivning av projektet inkluderande tidsplan (gantt-schema) resultatet av arbete (huvuddelen av det som skall redovisas) slutsatser och kommentarer För vissa typer av rapporter rekommenderas fullständiga undersökningsprotokoll, som redovisar också sådant som inte är av omedelbart intresse i ett givet sammanhang. Läsaren skall under alla omständigheter få reda på: VARFÖR VAD HUR VAD NÄR du gjort vad du gjort du arbetat med du burit dig åt du uppnått du utfört ditt arbete, om inte detta meddelas på annan plats i rapporten Disposition Att disponera huvuddelen i sin rapport kronologiskt är både traditionellt och vanligt. För läsaren kan det vara en fördel att följa arbetet i dess olika faser i tidsföljd från bakgrund till resultat, och för rapportskrivaren själv kan den här uppläggningen vara behändig att följa i skrivarbetet. En allt vanligare dispositionsvariant till denna är löpsedelsmodellen, dvs att skriva det viktigaste först. En sådan modell ger t ex resultat eller förslag en framskjuten placering. Ingen bakgrundstext skall stå i vägen för det viktiga du har att meddela. 8 (11)

9 Oavsett vilken dispositionsmodell du använder, måste du vara logisk i din strukturering, kunna försvara ditt val av uppläggning och självfallet framför allt ta hänsyn till läsarnas krav på en så klar och lättillgänglig framställning som möjligt. Markera det viktigaste! Under hanteringen av ditt textmaterial gör du klokt i att sortera vad du skall redovisa efter angelägenhetsgrad. Det räcker inte att försvara sig med att en viktig uppgift som läsaren efterlyser, finns redovisad, om detta skett på en undanskymd plats, t ex i en omfattande tabell eller i ett långt, kompakt skrivet avsnitt. Skilj mellan stort och smått och markera viktiga uppgifter särskilt. Det kan ske på olika sätt, exempelvis genom fet stil, extra marginalmarkering eller genom luftig layout. Visualisering Låt läsaren få ett så gott bildmässigt intryck av din rapport som möjligt. Det betyder dels att du ställer krav på utskrift och layout, dels att du beaktar dina möjligheter att effektivisera din framställning med bilder. En genomtänkt, vårdad utskrift med konsekvens i rubriker, stilstorlek, marginalstorlek, radavstånd och styckeindelning avspeglar tankereda, omsorg och hänsyn. Sådana egenskaper uppskattar dina läsare. Att tänka och arbeta visuellt i sitt skrivarbete innebär också att överväga hur man kan bryta den löpande framställningen i ord med avvikande grafiska element (bilder) i någon form. Det kan t ex vara tabeller, diagram, block- eller flödesscheman, punktuppställningar, olika typsnitt och egentliga bilder som fotografier, teckningar, skisser eller ritningar. Funktionella bilder med text Dock: Bilden måste vara funktionell, inte finnas där bara som omväxling, som dekoration. En framställning blir inte bättre av att man blandar den med bilder i största allmänhet. Nej, det är den medvetet valda bilden på rätt plats som det gäller. Den vädjar till läsarnas bildbegåvning, är åskådlig och förklarar. Generellt sett minns vi också bilder jämförelsevis väl. Ska bilderna bli riktigt funktionella, måste de vara försedda med informativa bildtexter. 9 (11)

10 Referensdel Litteratur/källor Som rapportskrivare är du skyldig att styrka alla dina utsagor, antingen genom att hänvisa (referera) till egna iakttagelser, t ex i samband med experiment, eller genom att ange källor för dina påståenden. De vanligaste källorna är tryckta texter. Vanliga rubriker för en referensförteckning är "Litteratur", "Källor och litteratur" och "Referenser." Du får alltså inte stoltsera med lånta fjädrar och ge läsaren intryck av att du själv är upphovet till ett uppseendeväckande uttalande, om du i verkligheten använder eller återger en annan persons uttryck. I princip skall en litteraturförteckning uppta bara sådana texter som du tidigare hänvisat till i rapportens huvuddel, t ex genom sidhänvisningar till en bok inne i texten ñ läsaren skall kunna kontrollera dina uppgifter. Allmänna uppslagsverk skall generellt sett inte behöva förekomma i en litteraturförteckning. Också för denna gäller kraven på konsekvens och omsorg. Tips om hur en litteraturförteckning ställs upp kan du hitta i de flesta fackböcker och kan se ut som nedan: Litteratur/källor Institutet för kvalitetsutveckling: SIQ, Utmärkelsen svensk Kvalitet, 1997 Svenska Akademiens Ordlista över svenska språket. Elfte upplagan. Stockholm TNCs skrivregler. TNC 83 Tekniska Nomenklaturcentralen. Stockholm SIS Forum: Nya ISO9000, Bilagor Under rubriken Bilagor placerar du sådana tillägg till din rapport som du anser befogade. Det kan vara fråga om detaljerade tabeller och ritningar som skulle göra rapportens huvuddel onödigt tung att läsa. I denna kan du istället ha en sammanfattande tabell eller en översiktsritning (-skiss) i litet format. Bland bilagor kan man också återfinna brev, smärre trycksaker (broschyrer, produktbeskrivningar, prislistor), diagram, beräkningar etc. Observera att läsaren i normalfallet läser en bilaga efter en hänvisning i rapportens huvuddel. Man skall inte behöva stå villrådig inför en bilaga och fråga sig varför den överhuvudtaget finns med. Det är t ex missriktad ambition att som bilaga bunta ihop trycksaker med allmän anknytning till ämnet utan att hänvisa till dem i den föregående rapporttexten. Bilagorna numreras enligt exempel nedan: Bilagor Nr 1 Företagets lönsamhet, lönsamhetsdiagram (Excel) Nr 2 Detaljerad skiss över produktionsgrupp 1 (Powerpoint) Nr 3 Aktivitetsområdeskarta. Beskrivning av företagets huvuduppgifter. (Powerpoint) 10 (11)

11 Några kontrollfrågor till en rapportförfattare 1. Är det sant, det som står i rapporten? 2. Är resultatet eller slutsatserna rimliga? 3. Är titeln tillräckligt informativ, och täcker den rapportens innehåll? 4. Kan sammanfattningen läsas för sig som en avrundad framställning? 5. Är innehållsförteckningens rubrikformuleringar och siduppgifter korrekta? 6. Är det försvarbart att ta med alla bilagorna? 7. Kommer de flesta läsarna att reagera positivt på rapportens typografi och layout? 8. Har varje bild en funktion? 9. Har någon annan läst manuskriptet? 10. Kommer de avsedda läsarna att anse rapporten intressant att läsa? 11. Är rapporten så välstrukturerad att den tillgodoser läsarnas krav på en klarläggande och lättläst rapport? 12. Är det tydligt markerat vilka resultat, förslag eller iakttagelser som är viktigast? 13. Är det motiverat att förenkla språket ytterligare? 14. Kommer läsarna att få läsa en till 100 % rätt stavad rapporttext? 15. Är källhänvisningarna tillräckligt tydliga? 16. Är ordagrant återgiven text försedd med citationstecken och källhänvisning? 11 (11)