Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 1 / 7

Transkript

1 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 1 / 7 Projektuppgifter Projekt: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete. Bidragsgivare: Utvecklingsmedel från Region Uppsala Primärvårdens forskningsmedel Ansökan skickades in , äskade medel: kr Tilldelade medel : kr Bakgrund Sjukdomsförebyggande arbete behöver få en större och mer självklar plats i hälso- och sjukvården, då arbetet är en del av hälso- och sjukvården enligt hälso- och sjukvårdslagen (Socialstyrelsen, 2011). Enligt regelboken för primärvård ska vårdgivare inom ramen för det hälsoinriktade arbetet skapa strukturella förutsättningar för ett systematiskt arbetssätt nära integrerat med övrig verksamhet med rutiner för och dokumentation av åtgärder samt effekter av insatta åtgärder enligt landstingets kunskapsunderlag för levnadsvanor. Ekeby Hälsocenter är med och driver utvecklingen av det sjukdomsförebyggande arbetet. Som ett led i detta har en Levnadsvanemottagning utvecklats. Patienterna på Levnadsvanemottagningen är personer med ohälsosamma levnadsvanor. Arbetet genomförs strukturerat enligt en dokumenterad plan. Inhämtandet av patientdata sker muntligen och skriftligen för hand på papper. Dokumentation av patientdata sker på flera olika ställen; på papper, i digitala dokument och i patienternas journaler. Arbetsmetoden för dokumentationen är ineffektiv och tidskrävande. Möjligheterna till uppföljning av arbetet, både på individnivå med varje patient, och på gruppnivå för hela patientgruppen är begränsade, då uppgifter i de digitala medierna saknar ett bra sätt att sammanställa och ta fram utdata. Syftet med detta utvecklingsprojekt var att hitta metoder, verktyg och arbetssätt för att bättre kunna inhämta, sammanställa, mäta och utvärdera resultaten av levnadsvanearbetet. Se även Projektplanen som bifogades ansökan Deltagare Deltagare i projektarbetet från Ekeby Hälsocenter har varit: Mats Brolin, verksamhetschef (till ), vd och projektansvarig Karin Brodin, projektledare, leg. fysioterapeut och hälsokoordinator Ann-Hild Holte, leg. sjuksköterska Cecilia Borg, leg. distriktssköterska Erika Alm, kurator (till ) Johanna Burström, leg. dietist (till )

2 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 2 / 7 Från Region Uppsala har följande personer deltagit i olika projektmöten Daniel Rosenfeldt, objektspecialist vårddokumenation EPJ Louise Hjortenfalk, Folkhälsoenheten Helena Karlén, Hälsa och Habilitering Mats Norman, Controller Primärvården Tidplan Utvecklingsprojektets ursprungliga tidplan var april 2016 mars Slutpunkten har förlängts på grund av att vi inväntade möjligheterna att ta fram utdata från projektarbetet. Denna rapport, daterad sätter punkten för projektet som härmed är avslutat och slutredovisat. Projektmöten Projektgruppen har haft fem möten tillsammans med representanter från Region Uppsala, varav tre är protokollförda, samt ett tiotal interna möten. Delrapportering En delrapportering av projektets arbete och resultat har genomförts på Primärvårdsrådet. Då deltog Mats Brolin, Karin Brodin samt Louise Hjortenfalk. Ekonomisk redovisning Det erhållna bidraget har använts för att täcka en del av kostnaderna för projektarbetet, resterande kostnad har finansierats av Ekeby Hälsocenter enligt följande: Arbetsuppgift Utförare Dagar Projektledning/Projektarbete Dietist 6 Projektarbete Kurator 3 Projektledning/Projektarbete/Projektrapport Fysioterapeut 6 Projektarbete/Projektrapport Verksamhetschef 5 Projektarbete Sköterska 4 Projektrapport Övriga 4 Summa projektarbete kr Projektmaterial kr Summa totalt kr Region Uppsala kr Ekeby Hälsocenter kr

3 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 3 / 7 Projektets genomförande Projektet delades initialt upp i tre delar: A. Förbättrad metod för att mata in data B. Förbättrad metod för att lagra och följa data under behandlingsperioden C. Förbättrad möjlighet att ta fram utdata för uppföljning och analys Vi kunde snabbt konstatera att projektets ambition inte var möjlig att uppnå i sin helhet under projekttiden och med de medel som fanns för projektet. Punkten A, att ta fram en bättre metod för att mata in data skulle kräva omfattande arbete med en teknisk plattform för indata. Ett arbete som både krävde mer resurser samt tillstånd från Region Uppsala om att koppla ihop en indataenhet med Cosmic, vilket inte bedömdes vara möjligt att erhålla. Fokus lades på punkten B, dvs hur man kan hitta effektivare sätt att samla och lagra data i journalsystemet Cosmic under behandlingsperioden. Detta ledde fram till att vi beslutades oss för att i samverkan med EPJ utveckla en ny journalmall, skräddarsydd för ändamålet. Punkten C, dvs att mer effektivt arbeta med utdata visade sig också vara omöjlig att uppnå inom ramen för projektarbetet. Vi har dock ändå lagt arbete på att reda ut möjligheterna för att i samverkan med Region Uppsala få fram verktyg för utdata. Region Uppsala har under projektperioden arbetat med att utveckla utdataverktyget SAS, men inte kommit tillräckligt långt för att det skulle vara möjligt att skapa utdatamallar från Cosmic för detta ändamål. Den utdata som har kunnat erhållas kommer från det befintliga systemet Business Objects genom ett manuellt förfarande. Ny Journalmall Huvuddelen av projektets arbete lades alltså på att utveckla en ny journalmall och testa denna i det kliniska arbetet. Den nya journalmallen som tagits fram kallas NY Besök Levnadsvanor Ekeby Pilot. Mallen är utformad utifrån de behov av dokumentation som finns i det kliniska arbetet med patienter som kommer till levnadsvanemottagningen på Ekeby Hälsocenter. Mallen är byggd av Daniel Rosenfeldt och Matilda Norling på EPJ (Elektronisk patientjournal). Ett första förslag om mallens utformning dokumenterades först i ett Exceldokument. I detta noterades information om önskade sökord, frågor, utvärderingsinstrument, enheter mm. Detta utformades efterhand till resultatet av nuvarande mall. Två redigeringar med önskemål om förändringar har utförts efter att den första mallen blev klar.

4 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 4 / 7 Journalmallen är uppdelad i 7 delar: 1. Allmänna uppgifter med underrubriker: Kontaktorsak där vi har flera fasta val, Levnadsvanemottagning samt att man som vårdgivare kan välja den/de levnadsvanor som är huvudanledningen till besöket. Besöksnummer - exempelvis Anamnes med underrubriker: Tidigare hälsotillstånd Aktuellt hälsotillstånd Andra vårdgivare Förväntningar Ärftlighet Aktuella läkemedel Socialt. 3. Patientens svar från de formulär vi använder oss av vid levnadsvanemottagningen (se nedan under rubriken Formulär). Frågor gällande: Tobak Alkohol Fysisk aktivitet Mat Stress Sömn. 4. Utredningsresultat med provsvar: Blodsocker (P-Glukos) Totalkolesterol HDL LDL 5. Status med underrubriker: Längd Vikt BMI Midjemått Blodtryck. 6. Bedömning med underrubriker: Måluppföljning (kort och lång sikt) Behandlingsmål (kort och lång sikt) 7. Åtgärder med underrubriker: Rådgivning Planering Information (för att få tillgång till FaR-åtgärd) Åtgärdskodning

5 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 5 / 7 Formulär Egenupplevd hälsa (med fem fasta val, från mycket bra till mycket dålig) Frågor om levnadsvanor. Utifrån Region Uppsalas frågeformulär om levnadsvanor (1). Vi har valt att lägga till ett kommentarsfält för fritext. Stress med formuläret SMBM (Shirom Melamed Burnout Measure). SMBM är en nyare och mer utvecklad version av SMBQ (Shirome Melamed Burnout Questionnaire). SMBM fångar upp risk för att vara på väg till utmattning medan SMBQ fångar upp utmattning. Den främsta forskningen har utförts på SMBQ och är validerad och fri att användas i klinisk miljö. Ekeby Hälsocenter har fått klarteckning från Stressmottagningen i Stockholm (Stressmottagningen samarbetar med forskare på Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet och Karolinska Institutet) och forskningsansvarige Giorgio Grossi att SMBM är fri att använda för icke kommersiella ändamål, forskning och behandling inom offentlig vård. (2-5) Sömn med formuläret ISI (Insomnia Severity Index). Detta formulär är fritt att använda där Ekeby Hälsocenter har fått klartecken från professor Per Carlbring, Psykologiska institutet Stockholms universitet. Formuläret har god reliabilitet och validitet. (6,7) Referenser till formulär 1. evnadsvanor% pdf 2. Lundgren-Nilsson, Å., Jonsdottir, I. H., Pallant, J., Ahlborg Jr, G. (2012). Internal construct validity of the Shirom-Melamed Burnout Questionnaire (SMBQ). BMC Public Health, 12, Melamed S., Kushnir, T. och Shirom A. (1992). Burnout and risk factors for cardiovascular diseases. Behavioural Medicine 18, Melamed S., Ugarten U., Shirom A., Kahana L., Lerman Y. och Froom P. (1999). Chronic burnout, somatic arousal and elevated salivary cortisol levels. J Psychosom Res, 46, Lundgren-Nilsson, Å., Jonsdottir, I. H., Pallant, J., Ahlborg Jr, G. (2012). Internal construct validity of the Shirom-Melamed Burnout Questionnaire (SMBQ). BMC Public Health, 12, Morin, C.M., & Espie, C.A. (2003). Insomnia: A clinical guide to assessment and treatment. New York: Kluwer Academic/Plenum Publishers 7. E. Trott, EN RELIABILITETS- OCH VALIDITETSSTUDIE AV DEN SVENSK VERSIONEN AV SJÄLVSKATTNINGSFORMULÄRET INSOMNIA SEVERITY INDEX (ISI) Kliniskt arbete med Journalmallen Den färdiga mallen har använts sedan av de tre vårdgivare på Ekeby Hälsocenter som arbetar med patienter på Levnadsvanemottagningen (Karin Brodin, leg fysioterapeut och hälsokoordinator, Ann-Hild Holte Holmdahl, leg sjuksköterska och Cecilia Borg, leg. distriktssköterska). Under arbetets gång har användandet av mallen följts upp och brister har analyserats. Det handlar främst om vikten av att all relevant indata journalförs på rätt sätt och på rätt plats i journalmallen. Men vissa förbättringar och uppdateringar av själva mallen skulle också behöva göras efter en noggrannare analys.

6 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 6 / 7 Utdata och analys Utdata från journalmallen har hämtats för perioden Detta har gjorts av manuellt av Mats Norman från Region Uppsala genom Business Objects och levererats till Ekeby Hälsocenter i ett exceldokument. Patienternas identitet är ersatt av ett anonymt id-nr. Sammanställning och analys av denna data kan i dagsläget alltså endast utföras manuellt genom att arbeta med exceldokumentet. Förhoppningsvis blir det längre fram möjligt att göra denna databearbetning med hjälp av SAS. Av ovanstående anledning har det inte varit möjligt att göra någon ingående analys av utdata. Vi har ändå, för att åskådliggöra möjligheterna och behoven av att kunna arbeta med utdata, sammanställt några av uppgifterna: Utdata för perioden omfattar sammanlagt 4506 kontakthändelser fördelat på 102 patienter som behandlats och journalförts i journaltabellen. Dessa 102 personer har besökt levnadsvanemottagningen totalt 216 gånger, det vill säga 2,1 gång per patient. Besöken är fördelade efter kön och åldersgrupp enligt följande: Antal besök Antal besök till levnadsvanemottagningen Åldersgrupp kvinna man Som ett exempel på utfall har vi tagit förändring av blodsocker. I gruppen finns 6 kvinnor och 3 män som hunnit fullfölja behandlingens samtliga 4 besök på levnadsvanemottagningen under perioden. Mätdata från första och sista besöket, i medelvärde per kön redovisas här: Förändring blodsocker Man Kvinna 4,00 mmol/l 4,50 mmol/l 5,00 mmol/l 5,50 mmol/l 6,00 mmol/l 6,50 mmol/l 7,00 mmol/l Första besök Sista besök

7 Projektrapport: Dokumentation och uppföljning av livsstilsarbete 7 / 7 Resultat Projektet har belyst behovet av att arbeta effektivare med indata, men inte närmare berört hur det skulle kunna gå till. Projektets resultat är att det nu på ett effektivare och mer sammanhållet sätt går att dokumentera arbetet med patienter som behandlas för levnadsvaneförändringar. Journalmallen som tagits fram skulle kunna användas av samtliga enheter inom Region Uppsala. Projektets resultat visar också på behoven av att förbättra möjligheterna att kunna arbeta med utdata för att kunna utvärdera och förbättra insatserna för levnadsvaneförändringar. Rekommendationer och frågor Projektgruppen på Ekeby Hälsocenter rekommenderar Primärvården i Region Uppsala att mer systematiskt arbeta med att ta fram möjligheter för mottagningarna att dokumentera och följa upp sitt arbete med levnadsvanor och förebyggande sjukvård. Ekeby Hälsocenter avser att fortsätta att använda den framtagna journalmallen men efterfrågar besked från Region Uppsala kring följande: Ska denna journalmall betraktas som en permanent journalmall som ska behållas och uppdateras, eller är den att betrakta endast som en pilot? Kommer Region Uppsala att utveckla möjligheterna att förbättra projektets andra två delar, dvs indata och utdata? Uppsala Karin Brodin och Mats Brolin