Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack

Transkript

1 Bilaga till rektorsbeslut RÖ 25, 2017 Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack Bibliotek och verksamhetsstöd vid Konstfack Plan för verksamhetsstödet är rektors uppdrag till administrativ personal vid förvaltning, bibliotek och institutioner i syfte att uppfylla Konstfacks vision, mission och övergripande mål för utbildning, forskning och samverkan (avsnitt 2). Den ska också bidra till att fastställda utbildningsuppdrag, strategier, budgetunderlag samt politiska beslut och uppdrag till myndigheten genomförs. Högskolans verksamhetsstöd ska erbjuda goda förutsättningar för utbildning och forskning. Under förvaltningschefen är verksamhetsstödet indelat i bibliotek och fem förvaltningsenheter. Inom sitt ansvarsområde svarar varje enhet genom egna initiativ och prioriteringar för omvärldsbevakning och att verksamheten och högskolegemensamma processer utvecklas. Grunden för intern styrning och kontroll är att riskanalys genomförs, riktlinjer/rutiner finns för att styra, följa upp och rapportera samt att högskolans ledning hålls informerad och kan förmedla sin syn på risker. Verksamhetsstödets systematiska kvalitetsarbete tar sin utgångspunkt i denna verksamhetsplan, handlingsplaner, rutin- och processbeskrivningar samt kompletteras med interna och externa granskningar och analyser. Verksamhetsstödets prioriteringar och kostnader ska vara transparenta och dess olika delar ska tillsammans Förvaltningschefen svarar för att högskolans verksamhetsstöd bidrar till att uppfylla Konstfacks roll som ledande konstnärlig högskola inom bild- och formfältet, uppfylla högskolans roll som statlig myndighet, genom att säkerställa rättssäkerhet, informationssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande, utveckla och upprätthålla enhetlighet och samordning i det administrativa arbetet, vara stöd för planering, beredning, kvalitetskontroll och uppföljning samt verka för att samordna och förenkla administrationen samt anvisa lösningar, ge stöd och kvalificerad service Arbetet vid förvaltning och bibliotek liksom institutionernas tekniskt administrativa arbete ska kännetecknas av hög kompetens, effektivitet, respekt för kärnverksamheten och kvalitet. Våra arbetsformer ska vara inkluderande och ge utrymme för oliktänkande. I beredning av ärenden eftersträvas bred förankring och att frågeställningar blir allsidigt belysta. Tydliga processer ska stödja beslutsfattandet. Det är varje medarbetares ansvar att bevaka utvecklingen inom det egna ansvarsområdet, kommunicera med berörda målgrupper internt och externt samt bidra till utvecklingen inom det egna ansvarsområdet. Arbetsfördelning, mandat och ansvar ska vara transparent. Inom respektive verksamhetsområde möts administrativ personal kontinuerligt för att gemensamt utveckla och säkra de administrativa processerna. arbeta mot gemensamma mål. Resurserna för ett välfungerande verksamhetsstöd ska balanseras mot kärnverksamhetens behov inom utbildning och forskning. Planens indelning följer SUHF:s redovisningsmodell så att jämförelseräven kan göras över tid mellan lärosäten. Förvaltning och bibliotek svarar för högskolans drygt 20 IT-system (utom två system som finns på institution utlån och validering av lärarutbildning), se bilaga 2. Konstfack hade i medeltal 201 anställda 2016, varav knappt 70 är teknisk/administrativ personal. Totalt genomförde verksamhetsstödet 68 årsarbetskrafter 2016 (knappt 47 vid förvaltningen, drygt 4 vid Biblioteket och 17 vid institutionerna). Vid förvaltning och bibliotek var detta mindre än planerat och förklaras av långtidssjukdom, tjänstledigheter och vakanser beräknas verksamhetsstödet vid förvaltningen uppgå till ca 49,5 årsarbetskrafter, för att därefter minska något. 2. Vision, mission och övergripande mål för Konstfack som helhet Högskolestyrelsen, senaste reviderad (tidigare rev , )

2 Vision Konstfack ska skapa ny kunskap och vara tongivande, nationellt och internationellt, inom konstnärlig utbildning och forskning liksom inom konstnärlig ämnes- och professionsutveckling. Mission Vi ska erbjuda särskilt lovande och motiverade studenter och forskare inom konst, design, konsthantverk och bildpedagogik, en internationell och multidisciplinär utbildnings- och forskningsmiljö. Våra utbildningar erbjuder ett brett utbud av konstnärliga gestaltningsmetoder samt en kritisk dialog. Hög kvalitet, humanism, hållbar utveckling och höga krav på kreativ förmåga ska prägla Konstfacks utbildning och forskning. Övergripande mål Utbildning Efter avslutad utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå ska studenterna äga; 1. Färdighet och kunskap att etablera sig inom sin profession 2. Skicklighet i gestaltande arbete, kommunikation samt en förmåga att tänka och arbeta bortom den egna disciplinens gränser. 3. Förmåga till kritiskt tänkande, mod, problemlösning och ledarskap. 4. Betydande kunskaper i teorier och historia inom konst, design, konsthantverk och bildpedagogik. 5. Ett brett perspektiv på samtida kultur- och samhällsströmningar 6. Kunskaper att driva ett medvetet arbete kring hållbar utveckling och mångfaldsfrågor. 7. Förmåga att vara delaktig i det internationella samtalet inom våra kunskapsområden. Forskning Konstfack ska ha en forskningsmiljö som är stark nog för att utveckla forskningen inom Konstfacks kunskapsområden i interdisciplinär och internationell samverkan med andra. Forskningsmiljön ska präglas av nära kontakt med utbildning på grund- och avancerad nivå. Samverkan Konstfack ska verka för förståelse om konstens, konsthantverkets, designens och bildpedagogikens föränderliga förutsättningar och villkor inom kultur och samhälle Strategi För att med framgång uppnå övergripande mål prioriteras strategiska utvecklingsområden de närmaste åren. De har valts ut mot bakgrund av förväntade eller pågående förändringar och trender i vår omvärld i relation till styrkor och svagheter i vår egen verksamhet. Högskolan gemensamt Ledarskap och aktivt medarbetarskap utvecklar verksamheten Kompetensförsörjning och flexibla anställningsformer som stärker verksamheten Säkra kompetens och effektivt resursutnyttjande Offensiv synlighet stärker bilden av Konstfack som samhällsaktör inom kultur och högskoleområdet Långsiktig planering samt uppföljning av resultatbudget och investeringar Säkerställa intäkter för grundutbildning och forskning Tvåspråkig, internationell arbetsmiljö för studenter och personal Miljöledning och kompetens för hållbar utveckling Utbildning Attrahera särskilt lovande och motiverade studenter ur ett mångfaldsperspektiv Möjliggöra strategisk lärarrekrytering Säkra utbildningskvalitet och examensrätt Utveckla stöd för flexibelt lärande i en konstnärlig utbildningsmiljö Stärka förutsättningar för studentinflytande Forskning Större, attraktiv miljö för forskning och forskarutbildning Strategiska samarbeten för stärkt forsknings- och forskarutbildningsmiljö Utvecklad administration och infrastruktur som stöd för forskning och forskarutbildning - 2 -

3 3. Plan för verksamhetsstöd Nuläge och verksamhetsbehov Nedanstående behov ska ses i ljuset av en fortsatt ansträngd ekonomi då anslagen inte räknas upp i paritet med pris- och löneuppräkningen. Detta ställer krav på såväl löpande uppföljning som fortsatt genomtänkt och planerad omprioritering av arbetsuppgifter och kompetenser inom verksamhetsstödet. Med anledning av det nationella kvalitetsgranskningssystemet för utbildning implementeras ett lokalt kvalitetssäkringssystem vid Konstfack med start Administrativa stödsystem ska anpassas för att stärka detta (kompetensförsörjning, kursvärdering, hantering av kursplaner osv) som ett led i att säkra utbildningskvalitet och examensrätt. De flesta verksamheter behöver idag ett avancerat ITstöd (även utbildning i verkstäder). Internt ställs krav på integration mellan administrativa system, utveckling av mobila lösningar och IT-stöd för flexibelt lärande. Parallellt märks skärpta EU-direktiv kring personuppgiftshantering och fokus på systemkompetens, informationssäkerhet och riskbedömning. Från regering och EU märks även krav på att tillgängliggöra forskningsresultat och forskningsdata, system för elektronisk långtidslagring och medverkan i utveckling av det digitala Sverige för medborgaren. I Forskningspropositionen aviserade Regeringen en utökning av Konstfacks forskningsanslag från Utveckling av forskningsstödet är därför fortsatt prioriterat och syftar bland annat till att generera externfinansierad forskning, möjliggöra utbildning på forskarnivå och erbjuda forskningstid i läraranställningar. Bibliotekets satsningar på forskningsinfrastruktur och ett effektivt HR- och ekonomiadministrativt stöd ska stödja denna utveckling. Verkstadsresurser och service kan bättre anpassas efter lärares och studenters behov, samtidigt som resurserna nyttjas mer effektivt års kartläggning av verksamhetsstöd ledde till att utbildningsadministratörerna återfördes till institutionerna och prefekterna försågs med lokalt handläggarstöd. HR centraliserades och omorganiserades med kontaktpersoner mot institutioner och förvaltning. På motsvarande sätt centraliseras ekonomi våren Även inom IT inrättas kontaktpersoner mot institutioner och förvaltning. Kompetens inom vissa områden behöver stärkas, exempelvis inom IT-nätverk/säkerhet/systemintegration och vägledning av studenter. Arbetsrättsliga och arbetsgivarpolitiska frågor om tidsbegränsade anställningar och tolkningar av regelverk kring anställningar och karriärvägar står i fokus nationellt. Det ska ställas mot Konstfacks behov av kontinuerlig förnyelse av kompetenser och förmågor inom utbildningen. Avtal och anställningsformer ska svara mot verksamhetens behov, modern arbetsgivarpolitik och attrahera sökande. Behov av nya rutiner, revidering av lokalt arbetstidsavtal och anställningsordning är därför fortsatt prioriterat. Ett gott ledarskap ska stimulera ett aktivt medarbetarskap i syfte att utveckla verksamheten. Insatser för detta ska ske kontinuerligt. Fortsatt arbete krävs gällande jämställdhetsintegrering samt uppdraget att tillhandahålla moderna beredskapsjobb och praktikplatser för nyanlända respektive personer med funktionsnedsättning. Professorer och lektorer rekryteras internationellt, likaså studenter på avancerad nivå. Stödverksamheten ska därför verka för en tvåspråkig högskolemiljö. Att nå ut på landsbygden är en utmaning i breddad rekrytering. Vi vill nå fler män och nya grupper av sökande som av tradition inte har övervägt en konstnärlig utbildning. Kommande år sker fortsatta investeringar i lokaler för förändrad verksamhet och förbättring av restaurangmiljön och vår avfallshantering. Förtroendet för Konstfack som myndighet är en garant för fortsatt autonomi och manöverutrymme inom utbildning och forskning. Krav på intern styrning och kontroll av verksamheten (interna regelverk, uppföljning, analys, strategier och planering), förväntas ske inom ramen för befintliga resurser. Goda berednings- och beslutsfunktioner förutsätter transparenta stödprocesser som är väl kända, vilket är angeläget för hela verksamhetsstödet. Den funktion som inrättats för interkommunikation syftar bland annat till att stärka detta. Verksamhetsstödet prioriterar följande gemensamma utvecklingsområden : Kvalitetssäkring av utbildning, forskning och administration Kompetensförsörjning och arbetsgivarpolitik Planering, kompetens och effektiva processer vid systemintegration, inklusive informationssäkerhet och riskhantering Kvalitativt nyttjande av lokaler och verkstadsresurser. Under nedanstående avsnitt redovisas verksamhetsstödets insatser inom respektive område

4 Bilaga till rektorsbeslut RÖ 25, 2017 Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack Bibliotek och verksamhetsstöd vid Konstfack Vision, mission och övergripande mål för Konstfack som helhet Plan för verksamhetsstöd Biblioteksresurser och stöd för digitala lärmiljöer Ekonomistöd Forskningsstöd Kommunikation Kompetensförsörjning och HR-stöd Lokalförsörjning och service Miljöledning & fysisk arbetsmiljö Utbildningsadministrativt stöd... 14

5 4. Biblioteksresurser och stöd för digitala lärmiljöer 4.1. Verksamhetsbeskrivning Informationsförsörjning Biblioteket (5 åa 2017) ska ansvara för informationsförsörjningen på Konstfack genom att förvärva och tillgängliggöra relevant litteratur både i tryckt och i elektronisk form, samt att presentera det på ett användarvänligt sätt. Förvärvet skall ske genom en kombination mellan användarstyrt förvärv och bibliotekets bevakning av nyinkommen litteratur inom Konstfacks utbildnings och forskningsområden. Det är främst böcker, tidskrifter och databaser, men även konstvideo. Studiemiljö Biblioteket ska vara en god studiemiljö speciellt för högskolans studenter. Detta skall inbegripa både tysta läsplatser, grupparbetsplatser samt platser med tillgång till datorer. Även personer med läshinder skall ha en lugn studiemiljö och få teknisk hjälp. Undervisning Biblioteket ska genom undervisning, handledning och ett pedagogiskt förhållningssätt i det dagliga arbetet stödja studenternas utveckling av informationskompetens så att de självständigt kan söka, samla och kritiskt tolka information. Biblioteket skall även medverka till att sprida information om upphovsrätt och plagiering, samt om hur studenterna ska publicera sina examensarbeten i DiVA. Forskningsinfrastruktur Biblioteket deltar i uppbyggandet av Konstfacks forskningsinfrastruktur genom att säkerställa tillgång till relevant forskningsrelaterad litteratur samt ansvarar för redovisning och öppen tillgång av forskningsresultat i DiVA. Biblioteket arbetar också med att skapa ett system att öppet redovisa forskningsdata Verksamhetsutveckling Lärlabb (digital lärandemiljö) Lärlabb är en ny verksamhet sedan 2016 vars målsättning är att utveckla Konstfacks digitala och flexibla lärandemiljö och vara ett stöd till lärare i att använda lärplattform och andra digitala verktyg i sin undervisning Prioriterade insatser 2017 (2018) Informationsförsörjning Ersätta Libra som bibliotekssystem Upphandla ny självbetjäningsautomat och larmbågar Undersöka olika alternativ till Discovery-system för att kunna presentera e-medier (e-tidskrifter) på ett användarvänligt sätt Presentera bibliotekets utbud av e-media till forskare, lärare och doktorander Studiemiljö Inga större förändringar av studiemiljön planeras Undervisning Fortsatt informationsinsats för att erbjuda alla studenter, lärare och forskare undervisning Forskningsinfrastruktur Registrering och publicering av forskarnas publikationer in i DiVA Projekt med utsökningar ur DiVA på Konstfacks webbplats Lärlabb Implementera lärplattform genom ett flertal pilotprojekt vid olika institutioner och program. Systemförvaltning, kris- och riskhantering Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Att erbjuda Konstfacks studenter och anställda relevant och aktuell litteratur på ett användarvänligt sätt. Att skapa en bra studiemiljö för främst Konstfacks studenter. Att stödja studenternas utveckling av informationskompetens så att de självständigt kan söka, samla, kritiskt tolka och använda information. Att presentera Konstfacks forskningsresultat för det omgivande samhället. Att utveckla Konstfacks digitala lärandemiljö - 5 -

6 5. Ekonomistöd 5.1. Verksamhetsbeskrivning Ekonomistödet vid Konstfack omfattar finansiering och redovisning, budget-, prognos- och uppföljning (årsredovisning, statistik mm), projektredovisning samt inköps- och upphandlingsstöd. Stödet finns både på institutions-, forsknings- och central nivå. Från 1 april 2017 tillhör samtliga anställda ekonomienheten och blir en del av högskolegemensamma kostnader (budgetmässigt från 2018). Ekonomienheten har särskilt ansvar för processledningen, är systemägare till myndighetens ekonomiadministrativa system och har hand om Konstfacks stiftelser. Vid upphandling/inköp ska ekonomienheten bistå med adekvat kompetens samt stöd för genomförande och information/utbildning vid avrop och direktupphandlingar. Ekonomienheten har regelbundna möten och vid behov tillsammans med HR-enheten Verksamhetsutveckling Kraven på ekonomisk redovisning och frågor som avser upphandling har ökat under senare år. Regeringen och myndigheter har krävt både snabbare och utökad rapportering. Arbetet med att arbeta långsiktigt med institutionernas utbildningsuppdrag (3-årsperiod), ställer förändrade krav på budgetarbetet. Budgetprocessen bör starta tidigare och med ökat fokus på att den ska bidra till ökad helhetssyn vid Konstfack. Även den löpande uppföljningen har utvecklats genom tertialbokslut. Redovisningsansvarig har större ansvar för löpande redovisning medan ekonomichef arbetar mer med budgetprocessen och resultatuppföljning. Vid inköp/upphandling gäller det att styra och skapa samordningsfördelar för varor, tjänster och entreprenader som köps in på Konstfack. Genom att stödverksamheten på institutioner och inom forskning från tillhör ekonomienheten ökar möjligheterna att i samförstånd utveckla Konstfacks ekonomiadministration Prioriterade insatser 2017 (2018) En samlad ekonomienhet All ekonomiadministration samlas i en enhet. Det är prioriterat att i samråd med alla ekonomer arbeta för att skapa en enhet som arbetar mer enhetligt och se till att minska sårbarheten för vissa arbetsuppgifter. E-beställning/inköp/upphandling öka andelen e-beställningar öka ramavtalstroheten fortsatt ansluta nya leverantörer till orderdelen i Visma Proceedo verka för att fler skickar fakturor elektroniskt verka för ökad miljömedvetenhet och att miljömål är en naturlig del i inköpsarbetet utveckling av samarbetet mellan inköpsansvarig och inköpare Övrigt Fortsatt utveckla ekonomihandboken på intranätet, ge mer överskådlig struktur samt dokumentera- /publicera fler rutinbeskrivningar. revidera representationspolicy uppdatera policy och handbok för tjänsteresor Rapporter Ekonomienheten ska i samråd med institutioner och forskning skapa möjligheter att ta fram egna rapporter och ställa frågor för löpande uppföljning av ekonomin, alternativt distribuera rapporter på andra sätt. Stöd för ekonomihantering/budget fortsatt utveckla rutiner för budgetprocessen fortsatt utveckla rutiner/arbetssätt för löpande ekonomisk uppföljning som ska ge bättre ekonomisk uppföljning vid sidan av tertialbokslut fortsatt utveckling av rutiner för prognoser över utbildningsanslaget, dels som redovisning till Utbildningsdepartementet, dels som grund för att följa upp intern medelstilldelning säkerställa att arkivredovisningen avseende räkenskapsinformation är aktuell Systemförvaltning, kris- och riskhantering Dokumentera systemförvaltning, säkerställa kunskap inom informationssäkerhet Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med ny dataskyddsförordning Mål Att den ekonomiska redovisningen vid alla mätbara tillfällen är rättvisande och korrekt. Att beslut om investeringar och resursanvändning är motiverade, inom ramen för högskolans verksamhet, att medel finns avsatta och att skatteregler, policys, riktlinjer och föreskrifter följs. Att långsiktig planering förbättras för både resultatbudget och investeringar Att se till att intäkter för grundutbildning och forskning säkerställs

7 6. Forskningsstöd 6.1. Verksamhetsbeskrivning Forskningsadministration består av forskningskommunikation, handläggar- och sekreterarstöd till beslutande organ, stöd till forskarutbildning som förläggs till gemensam centrumbildning med KTH, stöd till externfinansierad forskning samt övrigt forskningsstöd. Verksamhetsstödet finns vid avdelningen för utbildnings- och forskningsadministration (UFA), institutionerna och biblioteket. UFA-avdelningen bistår med administrativt stöd för forskarutbildning, forskning och forskningsledning. Biblioteket har ansvar för utveckling av stöd för forskningspublicering, se Infrastruktur - bibliotek. I administrativa funktioner vid institutionerna ingår vissa forskningsadministrativa uppgifter Verksamhetsutveckling effektiv stödstruktur till externfinansierad forskning och forskares forskningskommunikation behöver utvecklas Prioriterade insatser 2017 (2018) Det forskningsadministrativa stödet ska kartlägga, förbättra och kvalitetssäkra stödprocesser för forskning och forskarutbildning stödja administrationen kring doktorandprogrammet KTD bidra till implementering av forskningsstrategi synliggöra stärkt forskningsprofil uppmana forskare att publicera via DIVA samt automatisera flöde via Konstfacks hemsida (KU/ledningens kansli/biblioteket) Systemförvaltning och riskhantering Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Högskolans prioriteringar inom forskning och forskarutbildning som anges i Konstfacks forskningsstrategi ska brytas ned i delmål och aktiviteter. Regeringens utlovade höjning av Konstfacks basanslag anges budgetpropositionen för 2018 kommer att få betydelse för detta arbete. Nuvarande organisation av forskningsledning är sårbar, både centralt och på institutionsnivå. Stödfunktion till doktorandutbildning behöver säkerställas. En tydlig och Större, attraktiv miljö för forskning och forskarutbildning genom strategiskt samarbete Offensiv synlighet stärker bilden av Konstfack som samhällsaktör inom kultur och högskoleområdet Utveckla infrastruktur som stöd för forskning och forskarutbildning Säkrad kompetens och effektivt resursutnyttjande

8 7. IT-stöd & AV 7.1. Verksamhetsbeskrivning IT-stödet vid Konstfack är centraliserat och förlagt till ITenheten. I uppdraget ingår drift och support av arbetsplatser (Mac/PC) och datorsalar, säkerställande av infrastruktur (nätverk, servrar mm), anskaffning och avveckling av hårdvara samt licenshantering. Enheten har även ansvar för AV-utrustning i gemensamma lokaler. IT-enheten har ansvar för inköp av datorer till personal och datasalar. Institutionerna ansvarar för verkstäder, vissa datasalar och andra undervisningslokaler. Enheten är systemägare tav Konstfacks system för e- post, utskrift, helpdesk och Active Directory. Enheten ska bistå med stöd till övriga systemägare Verksamhetsutveckling IT-enheten ska arbeta nära kärnverksamhet och förvaltning, för att kunna förstå, diskutera och tillgodose de krav och önskemål som finns. För att uppnå ökad kostnadseffektivitet och kvalitet över IT-enheten budget och ansvar för institutionernas personaldatorer från IT- miljön ska var säker och stabil och följa de myndighetskrav och lagar som finns. Nuvarande organisation är sårbar, främst på infrastruktursidan. Insatser för minskad sårbarhet krävs. Integration av system ökar och IT-enheten behöver stärka kompetens och resurser inom detta område. Utbildning, service och support till studenter och personal ska utvecklas i samarbete med övriga delar av Konstfack Prioriterade insatser 2017 (2018) Bilaga till rektorsbeslut RÖ 25, 2017 Säkerställa att personal och studenter har rätt förutsättningar för att kunna arbeta med IT kunna utnyttja AV-tekniken i de lokaler IT-enheten ansvarar för Ökad fysisk säkerhet genom byte av switchar och trådlöst mm. Framtagning av ny telefonilösning med mobila enheter samt växel i molnet. Stödja Konstfack förberedelse inför nya dataskyddsförordningen Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med ny dataskyddsförordning i egna system Förberedelse för säker integration (exempelvis för Ladok3) genom att gå till SWAMID tillitsnivå AL2 Genomföra riskanalys utifrån sårbarhet Öka kompetensen inom integrationsområden såsom ADFS federering 7.4. Mål Säkerställa en säker och stabil driftmiljö för IT, som följer myndighetskrav och lagar

9 8. Kommunikation 8.1. Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsstödet ska ge förutsättningar för högskolan att kommunicera (utbildning, förvaltning av webbplattform, profilerande informationsmaterial, visuell identitet, presstjänst, redaktionell samordning samt planering och samordning av kommunikationsinsatser). Samordningen ska bidra till en integrerad kommunikation, där olika delar samverkar och stödjer varandra. Stödet finns på central nivå (4 ÅA) samt ingår i arbetsuppgifter på institutionsnivå: Kommunikationsgruppen vid Ledningens kansli svarar för högskolegemensamma kommunikationsinsatser och bistår ledningen i strategiska kommunikationsfrågor, mediekontakter samt driver övergripande frågor i högskolans kommunikationskrets. Studentkansliet svarar för att korrekt information ges till sökande inför och under antagningen Vid institutioner/enheter finns lokala webbredaktörer/andra med tydliga informationsuppgifter. Ledningens kansli är ägare till högskolans system för administration av alumnnätverk och webbpublicering Verksamhetsutveckling Kommunikationsaspekten kan integreras bättre i det strategiska arbetet med forskning samt vidareutvecklas vad gäller utbildning. Internkommunikation ska förbättra samverkan och förståelse mellan förvaltning och institutioner. Arbetsrelaterad informationsspridning och dialog mellan medarbetare ska stärkas. Internkommunikation ska bidra till ökad känsla av delaktighet hos Konstfacks medarbetare och skapa god samverkan och förståelse mellan institutioner och förvaltning. Det kommunikativa arbetssättet ska stärkas. Vi ska stödja medarbetare i att kommunicera, sprida information om och hålla en dialog omkring sin verksamhet. Tillgänglighet och demokratiska värderingar utgör grunden för detta arbete. Studentrekryteringen behöver breddas med insatser riktade mot underrepresenterade grupper (bland annat manliga sökande med studieovan bakgrund). Den internationella marknadskommunikationen ska utvecklas strategiskt Prioriterade insatser 2017 (2018) Internkommunikation bistå ledningen med att samla, sålla och sprida verksamhetskritisk information, centrala budskap samt omvärldsbevakning och samordna så att olika kanalerna stärker varandra medverka i planering och genomförande av högskolegemensamma kommunikationsinsatser förbättra information innehåll/struktur på intranätet med lokala webbredaktörer (projekt) förbättra information på engelska på intranätet synliggöra högskolans arbete med hållbar utveckling Extern kommunikation stärka offensiv synlighet via externa föreläsningar pressreleaser, nyhetsbrev, debattartiklar och sociala medier, Konstfack Alumni, deltagande i debatter/seminarier m.m. synliggöra forskning och forskarutbildning, ta fram strategi för forskningskommunikation planera och samordna Vårutställning 2018 med förändrad tillgång till lokalyta utveckla strategi för marknadskommunikation internationellt (del av internationaliseringsarbetet) Stöd för studentrekrytering (se även utbildningsstöd) uppdatera utbildningsinformation (tryckta och elektroniska medier) för spridning via studie och yrkesvägledare, publika evenemang, externa besök, nationella/internationella webbplatser osv rekryteringsinsatser mot underrepresenterade grupper, se plan för jämställdhetsintegration ta fram marknadsplan (inkl marknads- och målgruppsanalys) samt genomföra/samordna rekryteringsaktiviteter utveckla innehåll i introduktionen för nya studenter Systemförvaltning, kris- och riskhantering Uppdatering av webbplattfrom Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med ny dataskyddsförordning Mål Internkommunikationen ska erbjuda struktur/stöd för arbetsnära information erbjuda ett väl avvägt nyhetsflöde och omvärldsbevakning bidra till delaktighet och relationsbyggande (vikänsla). styra verksamheten mot gemensamma mål Extern kommunikation ska bidra till rekrytering av särskilt motiverade och lovande studenter breddad studentrekrytering rekrytering av skickliga medarbetare ökad kännedom om Konstfacks verksamhet ska stärka bilden av Konstfack som samhällsaktör inom kultur- och utbildningsområdet

10 9. Kompetensförsörjning Prioriterade och HR-stöd insatser 9.1. Verksamhetsbeskrivning HR-enheten har ett övergripande ansvar att stödja och driva frågor inom det arbetsgivarpolitiska området såsom arbetsrätt och avtal, lönebildning, kompetensförsörjning, kompetensutvecklingsinsatser, ledarskap, medarbetarskap, hälsa- och arbetsmiljö samt jämställdhets- och likabehandlingsfrågor. HR-enheten ansvarar även för förhandling och samverkan med de fackliga organisationerna samt kontakten med Företagshälsovården. HR-enheten har övergripande ansvar för högskolans HR-processer. Enheten är systemägare av lönesystem och rekryteringsverktyg. HR-stödet är centraliserat. Det verksamhetsnära administrativa stödet innefattar konsultativt stöd och service kopplat till exempelvis bemannings- och löneadministrativa frågor via utsedda kontaktpersoner (KP) Verksamhetsutveckling Konstfack ska vara en attraktiv arbetsplats med engagerad och kompetent personal. Vi ska ha en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. HR-arbete ska vara verksamhetdrivet med fokus på ökad enhetlighet, minskad sårbarhet samt ökad effektivitet inom samtliga HR-processer. Med stöd av kontaktpersoner, sk HR KP ska ett ökat och processinriktat samarbete ske över institutions- och enhetsgränser. Analys av personalstruktur och framtida kompetensbehov är prioriterat. Anställningsprocessen och hanteringen av förändring i lärarnas anställningsgrad behöver säkerställas och effektiviseras. Högskolans prioritering av forskning och forskarutbildning ställer nya krav på utveckling av stödprocesser kring dessa anställningar. För att minska sårbarheten i löneadministrationen ansluter Konstfack från och med april 2017 sig till Statens servicecenters (SSC) tjänster inom löne-, resoch utläggsadministration. I samband med övergången behöver Konstfack anpassa och effektivisera rutiner inom lön-, rese- och utläggsadministration. Psykosocial arbetsmiljö Samordna och driva utvecklingsarbete utifrån resultat i medarbetarundersökning (2017) Tydliggöra ansvarsfördelning bland chefer och medarbetare (medarbetarpolicy) (2018) Fastställa chefsutvecklingsprogram(2017/18) Kompetensförsörjning och anställningsformer Revidera anställningsordningen (2017) Ta fram kompetensförsörjningsplan (2017/18) Revidera arbetstidsavtal utifrån verksamhetsbehov och modern arbetsgivarpolitik (2017) Revidera lönepolicy och utvecklingssamtalsmall (2017) Genomföra regeringsuppdrag (praktik mm) Effektivt resursutnyttjande och säkerhet Slutföra övergång till SSC, inkl byte av lönesystem och implementering av nya rutiner (2017) Dokumentera och riskbedöma processer för lön och anställning (2017) Effektivisera ärendeprocesser och HRadministration (2017) Säkerställa information på intranätet (2017/18) Jämställdhet och likabehandling Säkerställa årlig lönekartläggning (2017). Plan för jämställdhetsintegrering (2017) (Ledningens kansli/hr) Uppföljning av aktiviteter och mål gällande lika villkor i arbetslivet (2017) Revidera riktlinjer för trakasserier och diskriminering (2017) Friskvård & rehabilitering Kvalitetssäkra rehabiliteringsprocessen (2017) Systemförvaltning, kris- och riskhantering Dokumentera systemförvaltning och säkerställa kunskap inom informationssäkerhet och hantering av sekretess inom enheten Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Konstfack är en attraktiv arbetsgivare Ett modernt ledarskap och aktivt medarbetarskap som utvecklar verksamheten Kompetensförsörjning och anställningsformer som stärker verksamhetens behov Säkrad kompetens och effektivt resursutnyttjande Effektiviserad löne- och anställningsprocess

11 10. Ledningsadministration Verksamhetsbeskrivning Ledningsadministrationen omfattar rektors stöd för verksamhetsplanering, -uppföljning, -analys och beslutsfattande. Det är spritt över enheter inom förvaltning och bibliotek utifrån ansvarsområde. Vid ledningens kansli finns rektors sekreterare, registrator och arkivarie (2, åa 1 ) med särskilt ansvar för processer för beslut, ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering. Kansliet förvaltar högskolans system för diarie- och ärendehantering. Förvaltningschefen svarar för ledningen av kansliets arbete och att stöd finns för högskolestyrelsens sammanträden, rektors ledningsråd, rektorsbeslut m.m. Förvaltningschefen är sammankallande av förvaltningschefsgruppen (inkl bibliotekschef) som träffas med syftet att leda och samordnar verksamhetsstödets arbete Verksamhetsutveckling Högskolegemensam verksamhetsplanering ska balansera verksamhetens behov mot externa krav på myndighetens återrapportering. Den ska stödja det systematiska kvalitetsarbetet inom utbildning, forskning och administration, inklusive användandet av nyckeltal för att jämföra, utvärdera och utveckla kärnverksamhet och verksamhetsstöd. En sammanhållen övergripande verksamhetsplan för Konstfack ska tas fram. Systematiken i arbetet med att identifiera risker i verksamheten, värdera och sammanställa dem i en riskanalys ska ingå som en del i ovanstående. De viktigaste åtgärderna för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster ska integreras i ordinarie verksamhetsplanering (se resp avsnitt). Fortsatt integration av intern styrning och kontroll sker i verksamhetsprocesser och verksamhetsplanering. Syftet är också att öka transparens och tydlighet i rutiner, ansvar och mandat m.m. Det digitala stödet ska stödja detta samt bidra till förenklad administration, minskat dubbelarbete och ökad enhetlighet i arbete. Informationsspridningen i samband med att beslut tas fungerar väl. Däremot kan former för beredning utvecklas, liksom systemstödet för detta. Följande insatser prioriteras: Organisation & beslutsstöd Komplettera kärnverksamhetens utbildningsuppdrag och budget med övriga mål/uppdrag Gemensam struktur för institutionernas verksamhetsplanering Utveckla stöd i W3D3 för beslutprocesser (ärendeoch dokumenthantering) 2017 Förnya besluts- och protokollsmallar. Registratur & arkivering, ärendehantering Stöd för registratur och arkivering på institutionsnivå (utbildning, checklistor m.m.). Se över licenser och driftmiljö samt ta fram lathund och utbilda användare i W3D3 Information om allmän handling, diarieföring och arkivering för nyanställda Fortsatt bevakning och beredskap inför krav på elektronisk långtidslagring, anslutning till tjänster som Mina meddelanden m.m. Systemförvaltning och riskhantering Genomföra riskanalys på övergripande nivå inom verksamheten Dokumentera systemförvaltning och säkerställa kunskap inom informationssäkerhet och hantering av sekretess Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Mål för intern styrning och kontroll Ha en god intern miljö (riktlinjer/rutiner) Att riskanalys genomförs Att riktlinjer/rutiner finns för att styra, följa upp och rapportera (verksamhetsstyrning) Att högskolans ledning hålls informerad och kan förmedla sin syn på risker. 1 varav 30 % arkivarie, som delas med Kungl. Musikhögskolan

12 11. Lokalförsörjning och service Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsstödet för lokalförsörjning (inklusive administration av studentbostäder), säkerhetsfrågor, vaktmästeri/reception mm är förlagt till fastighetsavdelningen samt institutionerna: Fastighetsavdelningen är indelad i fastighet, reception och lokalvård. Underhåll av inredning och utrustning som tillhör institutionerna ingår även i arbetsuppgifter vid institutionerna (t ex verkstadsansvariga) För schemaläggning/lokalbokning svarar lärare och TA-personal vid institutionerna Fastighetsavdelningen är ägare av systemstöd för inpassering, lokalbokning samt kemikaliehantering/ arbetsmiljö (se nästa avsnitt) samt har ett delat ansvar för telefoni tillsammans med IT-enheten. Avdelningen har särskilt ansvar för att driva arbetet i högskolans fastighetskrets Verksamhetsutveckling En god, attraktiv fysisk arbetsmiljö för studenter och anställda ska bidra till att öka högskolans konkurrenskraft. Servicefunktioner ska vara väl samordnade gentemot personal och studenter. En kvalitativ lokalanvändning och nyttjande av verkstadsresurser ska utvecklas med ett högskolegemensamt perspektiv. inriktningsbeslut i HS om hyreskontraktets upphörande 2029 (underlag för investeringsplan) Service & reception Utveckla KronoX som stöd för lokalbokning och schemaläggning. Utreda möjlighet/behov av överföring av informationsinnehåll i KronoX i relation till lärplattform, schemaläggnings app m.m. Samordna servicefunktioner gentemot lärare och student (Studentkansli/Reception/IT) 2018 Systemförvaltning, kris- och riskhantering Översyn av inpasseringssystemet. Initiera övning i krishantering för högskolans lednings- och nyckelfunktioner Dokumentera systemförvaltning och säkerställa kunskap inom informationssäkerhet Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Attraktiv, kreativ arbetsmiljö för studenter och anställda Säkerställa kompetens, effektivt resursutnyttjande och säkerhet. Lokaler ska förändras i syfte att främja en kreativ utbildnings- och forskarmiljö och även rymma den gemensamma forskarutbildningen vid KTH och Konstfack (20-30 doktorander då den är fullt utbyggd). Inpasseringssystemet behöver utredas utifrån krav på effektiv resursanvändning, funktionalitet och ur ett risk-och säkerhetsperspektiv. Prioriterade insatser 2017 (2018) Lokaler & fastighet Fortsatt samordning med institutionerna gällande kvalitativ lokalanvändning Avsluta restaurangupphandling och ombyggnation Behovsanalys/prioritering av inventarier/utrustning för bokningsbara lokaler Utveckla modell för intern lokalkostnadsfördelning Bereda alternativ lokalförsörjning för vårutställning vid rivning av Svarta Huset (Fastighet/Utställningsansvarig) Upphandla totalentreprenad/entreprenör Utreda om nytt inpasseringssystem kan vara kostnadseffektivt

13 12. Miljöledning & fysisk arbetsmiljö Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsstödet är spritt över enheter inom förvaltningen 2 och institutionerna. Högskolans funktion för miljöledning och arbetsmiljösamordning är förlagd till Fastighetsavdelningen. Den svarar bl a för introduktion i arbetsmiljö och säkerhet för ny personal och studenter. Arbetsuppgifter med relevans för miljöledning och fysisk arbetsmiljö finns i stor utsträckning vid institutionerna Högskolans arbetsmiljökommitté deltar i den övergripande planeringen av Konstfacks arbetsmiljöarbete och ska initiera och övervaka arbetsmiljöinsatser. Som stöd för samordning finns även Verkstadsforum och Fastighetskretsen. förbättra intern information kring källsortering, avfallshantering undersöka förutsättningar för återbruk av matavfall och återvinning av material uppföljning av arbetsmiljöföreskrifter i verkstäder beakta miljö- och avfallsaspekten vid materialinköp till utbildning och forskning Mål Attraktiv, kreativ arbetsmiljö för studenter och anställda Säkerställa effektivt resursutnyttjande och säkerhet Säkerställa en tillfredsställande arbetsmiljö och Säkerställa ett systematiskt miljö- och arbetsmiljöarbete enligt myndighetskrav och lagar Miljöledning och stärkt kompetens för hållbar utveckling Verksamhetsutveckling Konstfack har ett relativt väl utvecklat och systematiskt arbetsmiljöarbete. Miljöledningen behöver utvecklas på liknande sätt, exempelvis med stöd av miljöledningsstandarder (ISO eller Emas). Samordning av miljö- och arbetsmiljöarbetet ska bidra till att hålla nere administration och genomförande av rutiner. Miljöfrågor bör på samma sätt som arbetsmiljöfrågor integreras i ordinarie verksamhet. Även brandskyddsarbetet behöver ha en mer systematisk utveckling. Konstfack har sedan tidigare identifierat sina betydande miljöaspekter: energi, resor, kemikalier och avfall. Fortsatt arbete behövs med exempelvis: vattenprovtagning och förbättrad hantering av miljöfarliga ämnen som destrueras minskad användning av farliga och miljöpåverkande kemikalier minskad energianvändning aspekt vid inköp, ombyggnad, byte av belysning osv Prioriterade insatser 2017 (2018) Förbättring av spånsugsanläggningar IT för grönare förvaltning, reviderad handlingsplan förbättra luftkvalitén i ID:s verkstadslokaler fastställa miljöorganisation vidareutveckla det systematiska brandskyddsarbetet fortsatt utveckling av webbaserat skyddsrondsstöd (SAM på ett ställe) 2 Arbetsmiljö-/miljösamordning är fördelad 0,75 åa på fastighet och övrigt på tre institutionerna

14 13. Utbildningsadministrativt stöd Verksamhetsbeskrivning Det utbildningsadministrativa verksamhetsstödet omfattar studentrekrytering, antagning, studie- och utbildningsadministration, internationalisering, studenthälsa, studenträtt, insatser för studenters särskilda behov, utbildningsinformation, administration av verksamhetsförlagd utbildning, lärarstöd och beredning av utbildningsfrågor till beslutande organ. Det utbildningsadministrativa stödet finns på både central nivå och institutionsnivå: Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) Institutionernas utbildningsadministration Verksamhetsförlagd utbildning administreras av institutionen för bild- och slöjdpedagogik Ledningens kansli (kommunikationsgruppen) Utbildningsadministrationen samordnas av UFA genom högskolans utbildningskretsmöten. UFA är ägare till högskolans studieadministrativa system (Ladok), antagningssystem (NyA), arbetsprovsdatabas/bedömningsapplikation, system för kursvärdering samt stöd för kurshantering (KursInfo) Verksamhetsutveckling Fokus för utvecklingsarbetet för det utbildningsadministrativa är implementeringen av det nya kvalitetssystemet samt implementeringen av Ladok3 och KursInfo. De utbildningsadministrativa huvudprocesserna ska fortsätta att effektiviseras och kvalitetssäkras. Konstfack behöver utveckla en central studievägledningsfunktion under perioden. Högskolans arbete med att bredda rekryteringen inom underrepresenterade grupper och en fortsatt hög internationalisering av utbildningarna är fortsatt angelägen. Den nya diskrimineringslagen och regeringens uppdrag att upprätta en plan för jämställdhetsintegration innebär att flera styrdokument behöver ses över Prioriterade insatser 2017 (2018) Det utbildningsadministrativa stödet ska stödja implementeringen av det nya kvalitetssäkringssystemet implementera LADOK 3 implementera KursInfo utveckla schemaläggning som stöd för utbildningsplanering (Institutionerna) stödja framtagande av utbildningsstrategi utveckla en central studievägledningsfunktion Stöd för internationalisering ska bidra till rekrytering av internationella studenter förbättra information om internationell verksamhet på extern hemsida och intranät Stöd för studentrekrytering ska stödja breddad rekrytering av underrepresenterade studentgrupper genomföra marknadsföringsinsatser för prioriterade utbildningar (Ledningens kansli) utveckla stöd för lärarnas bedömning av reell kompetens Systemförvaltning och riskhantering Säkerställa hantering av personuppgifter i enlighet med kommande dataskyddsförordning Mål Aktiv i gemensamma utvecklingsområden för förvaltning och bibliotek: Säkerställa processer som stödjer utbildningskvalitet och bibehållna examensrätter Säkerställa god intern styrning och kontroll i de utbildningsadministrativa huvudprocesserna Säkra kompetens och effektivt resursutnyttjande Rekrytering av särskilt motiverade och lovande studenter ur ett mångfaldsperspektiv

15 Bilaga 2 - System System Systemägare Systemansvarig Driftansvarig Kommentar Office365 Active directory Skrivarsystem Hyper-V DNS/Infoblox Stay Brandväggar Lokala LAN DPM F-Secure Utsedd IT-tekniker Konica/minolta Agresso Ekonomichef Redovisningsansvarig Proceedo Ekonomichef Inköpsansvarig Softwin (inventariesystem) Ekonomichef Redovisningsansvarig W3D3 Förvaltningschef Huvudregistrator EpiServer Förvaltningschef Webbmaster Alumniwebb Förvaltningschef Webbmaster VFU-portal Förvaltningschef VFU-handläggare Valda Prefekt IBIS Utb handläggare Kursinfo UFA-chef Bitr UFA-chef Bedömningsapp UFA-chef Antagningsansvarig NyA UFA-chef Antagningsansvarig SUNET survey UFA-chef Kvalitetsansvarig LADOK UFA-chef Ladokansvarig Nationellt adm/infosystem för samordnare (Nais) UFA-chef Antagningsansvarig Primula HR-chef Lönehandläggare ReachMee HR-chef HR-handläggare Inpass Fastighetschef Fastighetstekniker Kronox Fastighetschef Arbetsledare rec Klara Kemi/Samsyn Fastighetschef Arbetsmiljösam DIVA Bibliotekschef PN, Bibliotekarie LIBRA/nytt system Bibliotekschef PN, Bibliotekarie EZ-proxy Bibliotekschef? Tor RF1 Bibliotekschef PN, Bibliotekarie Telefoni (växel) Arbetsledare rec CANVAS (lärplattform) Bibliotekschef IKT-samordnare Agresso (SLA) Proceedo (SLA) KnowIt (SLA) Ses över 2017 Acon AB/IT (SLA) Ses över 2017 Binero SU UHR UHR Sunet PUL-avtal SUNET UU (SLA) UHR PUL-avtal med UHR SSC Globesoft IT IT Konsortieavtal NordicPort EPC/UU (SLA)? Upphandling 2017? Sunet Upphandling 2017 Övriga Utlån Prefekt Konst Utsedd lärare Städsystem Fastighetschef Städledare Konstdatabas Fastighetschef Utsedd rec.?? Statens konstråd